Formål
Denne kasse fortæller i en kort sætning, hvorfor der overhovedet findes en Folketingets Administration og yderligere, hvad der i disse år er administrationens tre mest betydningsfulde værdier.
Vi arbejder for det danske folkestyre. Det er et lidt højere formål end hidtil, hvor vi har talt om at være her for de 179 medlemmer. Det er vi stadig væk, men det danske folkestyre er mere end de 179 personer. Det er også institutionen Folketinget, Christiansborg, salen, udvalgene, lovene, vandrehallen, fortællingen og formidlingen, servicen, sikkerheden, ministerierne, borgerne og meget mere.
I de sidste fem år har vi bevidst arbejdet hen mod målet om at være medlemsorienterede, selvledende og helhedstænkende. De tre indsatsområder udgør nu administrationens værdigrundlag.
7 Ambitioner
Denne kasse fortæller i korte sætninger, hvad vi gerne vil opnå i de kommende år. Vi skaber kvalitet på stedet. Vi udvikler stadig mere effektive og professionelle rammer for folkestyrets arbejde. Vi vil åbenhed, dialog og interaktion. Sammen skaber vi den gode arbejdsplads. I alle ambitionerne lægges der vægt på formål og værdier. Her er nogle uddybninger.
- Vi vil levere ydelser med den rette høje kvalitet på rette tid og sted, uanset om det drejer sig om driftsopgaver eller udviklingsprojekter. Det kræver en fælles forståelse af, hvad der skal prioriteres, og det kræver, at man hver især er ansvarsfuld, deler viden, tænker i helheder og kender organisationen.
- Vi vil arbejde for, at det politiske arbejde fortsat er forankret i Folketinget. Vi skal blive bedre til en direkte forventningsafstemning og vi skal komme med forslag til modernisering af den parlamentariske arbejdstilrettelæggelse, der i flere tilfælde stadig er tilpasset politiske arbejdsgange, som ikke mere er så fremtrædende.
- Vi skal styrke effektiviteten og professionalismen i vores administration og service, bl.a. ved at styrke kvaliteten i vores sagsbehandling og tilrettelægge arbejdet ud fra brugernes behov. Vi skal arbejde med en servicekultur og mentalitet, som styrker vores evne til at levere god service i øjenhøjde med brugerne.
- IT-udviklingen giver nye muligheder for virtuelle møder og dialogformer. Det er vores opgave at komme med oplæg, der styrker det personlige møde i Folketinget, retter fokus på indhold frem for proces, på den direkte debat mellem mennesker, og kombinere det med den åbenhed overfor borgerne, som den virtuelle verden byder alle i dag (facebook, twitter, instagram m.v.).
- Hele kernen i et folkestyre er meningsudvekslinger, debat og åbenhed. Vi skal have en dialog og kommunikation med MF’erne, med borgerne og med os selv til gavn for folkestyret. Vi skal vælge kommunikationsstrategier (kommunikation, formidling og it) for mængderne af informationer, der strømmer ud fra Folketinget hver dag.
- Med dialogen som arbejdsredskab skal vi træde et skridt mere frem. Vi skal medtænke og blive bedre til en direkte forventningsafstemning og evne at modernisere os selv gennem dialog med vores ”kunder” for at skabe rammer for folkestyret, der reelt efterspørges.
- Vi skal udvikle vor evne til på en og samme gang at være selvledende og helhedstænkende, bl.a. ved i højere grad at tænke på tværs af administrationen når vi skal planlægge, udvikle, implementere og drifte arbejdsopgaver.
6 Strategier
Vore ambitioner medfører behovet for, at der udvikles en række strategier, som lægger de overordnede linjer for administrationens interne udviklingsarbejde i fremtiden. Projektgruppen for Vision 18 har peget på, at vi særligt har behov for strategier på seks områder: HR, kvalitet- og service, parlamentarisk område, kommunikation, it samt bygning og vedligeholdelse.
- Tre strategier vil blive udarbejdet i år og tre til næste år. Arbejdet vil ske inden for vor projektmodel, og en række medarbejdere vil inden sommerferien blive bedt om at deltage i tre strategiprojekter. Hvem kan man læse på nettinget i næste uge. Alle strategierne har deres udgangspunkt i en eller flere af vore ambitioner:
- HR-strategien, som skal anvise de kommende års retning for bl.a. selvledelse vers. 2, ledelse/lederudvikling, medarbejder- og kompetenceudvikling, rekruttering, virksomhedskultur, løn og vilkår, personalevelfærd, arbejdsmiljø…
- Kvalitets- og servicestrategien skal lægge retningslinjerne for, hvordan vi vil levere god kvalitet i sagsbehandlingen og den bedste service i den konkrete situation. Vi skal bl.a. se på, hvordan vi tilrettelægger arbejdsprocesser, ydelser og ressourcer, så både kvalitet og effektivitet tilgodeses, hvordan måler vi på kvaliteten af vores kerneydelser, hvordan vi møder vores brugere, så de føler sig velkomne og velinformerede…
- I den parlamentariske strategi skal den løbende medlemsbetjening og bistanden til udvikling af medlemmernes arbejdsformer indgå. Hvordan skal Folketingets arbejde tilrettelægges, er der nye møde- og debatformer som skal indarbejdes, kan vi hjælpe medlemmerne med tanker om sals- og udvalgsstruktur og effektivisering af kontrolinstrumenterne, er der nye metoder til dokumentation af folkestyrets arbejde, kan samarbejdet mellem de parlamentariske enheder styrkes, hvilke kommunikationsplatforme skal anvendes…
- Kommunikationsstrategien vil fortælle, hvordan administrationen skal kommunikere internt og eksternt, således at den rigtige kommunikation finder sted på rette tid og sted. Hvad SKAL den enkelte medarbejder, medlemmerne og eksterne interessenter vide, hvilke kanaler skal anvendes, hvordan times kommunikation (internt og eksternt), hvordan forholder kommunikation sig til it…
- IT-strategien skal afdække kommende behov og sikre, at it-systemerne hænger sammen. Således er der løbende behov for bl.a. at vurdere, hvorledes it bedst kan understøtte det parlamentariske og det administrative arbejde, den eksterne kommunikation, digitaliseringsarbejdet, selvbetjeningsløsninger…
- Bygnings- og vedligeholdelsesstrategien skal understøtte ambitionerne ved at sørge for, at der kommer en effektiv udnyttelse af Folketingets lokaler og arealer. Der er behov for en langtidsplanlægning af byggeriet (f.eks. Rigsarkivet) og vedligeholdelsen, at foretage en vurdering af nybyggeri vs vedligeholdelse og anvendelse af it i bygningerne. Vi skal overveje yderligere tiltag til energibesparelser, grøn omstilling og bæredygtige løsninger…
Handlinger
Når strategierne er udbygget vil den enkelte medarbejder, den enkelte enhed, afdelinger og hele administrationen skulle vurdere hvad de udviklede strategier har af betydning. Hvad betyder den enkelte strategi for vort arbejde? Skal vi udføre nye arbejdsopgaver? Hvilke skal så neddrosles eller lægges til side? Skal vi udføre vore arbejdsopgaver på en anden måde?