Dette notat er udarbejdet i forbindelse med Basicos medvirken ved ansættelse af en økonomichef til Folketingets Administration (FTA) med forventet tiltræden den 1. februar 2021 eller snarest derefter.

Basico samarbejder gennem hele ansættelsesprocessen med et bedømmelsesudvalg og direktionen, som har ansættelseskompetencen.

Interesserede kan kontakte vicedirektør i Folketinget Anne Mette Falbe-Hansen på telefon 3337 3015 og/eller Director i Basico Lykke Pedersen på telefon 2888 2510 for en fortrolig drøftelse af mulighederne i og vilkårene for stillingen.

Stillingen kan søges i perioden frem til den 29. oktober 2020 kl. 12.00. 

Vi forventer at holde ansættelsessamtaler den 12. november og 2. samtalerunde den 24. og 27. november. Der vil i forbindelse med rekrutteringen blive udarbejdet en erhvervspsykologisk profil.

Det er et krav, at du kan sikkerhedsgodkendes.

Om Folketingets Administration

FTA arbejder for det danske folkestyre, og opgaven for de cirka 440 medarbejdere er at skabe rammerne for, at folketingsmedlemmerne kan koncentrere sig om deres politiske arbejde i Folketingssalen og i udvalgene. Medarbejderne bidrager til lovgivningsarbejdet og varetager derudover en lang række administrative og praktiske opgaver, der dels understøtter de politiske aktiviteter, dels holder de fysiske rammer på Christiansborg i orden. 

FTA er organisatorisk opdelt i tre søjler. Folketingssekretariatet består af fem enheder og ledes af folketingssekretæren/vicedirektøren. Opgaven er at hjælpe Folketingets formand og medlemmerne i forbindelse med forberedelse og gennemførelse af lovgivningsarbejdet og kontrollen med regeringen samt varetagelse af den tilhørende dokumentationsopgave. Service- og Administrationsafdelingen ledes af en vicedirektør og tager sig af en række opgaver i relation til kommunikation, it, sikkerhed og drift fordelt på i alt otte enheder. Direktørens søjle rummer Ledelsessekretariatet og Personalekontoret, og direktøren har også ansvaret for Folketingets projektarbejde.

Folketingets formand er øverste chef for FTA. I det daglige ledes FTA af direktøren, som sørger for, at de tre søjlers arbejde koordineres gennem direktionen, hvor de to vicedirektører og direktøren har sæde. Direktionen og chefgruppen virker som FTA's strategiske forum, hvor opgaven er at afdække de udfordringer, som fremtiden bringer, og bedst muligt justere/prioritere FTA's arbejde i forhold hertil. Det er målet, at de tre direktionsmedlemmer fremstår som en samlet ledelse i forhold til såvel chefer som medarbejdere og derfor engagerer sig i hele organisationens arbejde.

På Folketingets hjemmeside kan du læse om Folketingets arbejde, og der henvises særligt til www.ft.dk/da/organisation, hvor du kan læse om de enkelte enheders arbejde, årsberetninger, regnskaber og andre forhold.

Organisatorisk placering

Økonomichefen leder Økonomikontoret (ØKO), som er en stabsfunktion med reference til vicedirektør Anne Mette Falbe-Hansen.

Økonomichefen indgår i chefgruppen, som består af direktionen og 14 enhedschefer. Enhedscheferne refererer hver især til et medlem af direktionen. Chefgruppen drøfter den overordnede udvikling af administrationen, orienterer hinanden om større aktuelle sager og koordinerer udviklingsprojekter.

Om Økonomikontoret og dine opgaver

Økonomikontoret (ØKO) har i dag 11 medarbejdere: kontorfunktionærer og AC’er, der arbejder med budget og regnskab, tilskudsadministration, indkøb, udbud og kontrakter, ledelsesinformation, service til Folketingets medlemmer, sparring med kolleger i Administrationen samt projekt- og udviklingsopgaver. Kontoret har desuden ansvaret for administration af rejseregler for folketingsmedlemmer og ansatte.

ØKO har en bred kontaktflade til hele organisationen og er i kontakt med mange forskellige aktører dagligt: Formand, Præsidiet og direktionen, de enkelte folketingsmedlemmer og folketingsgrupperne, enhedscheferne og de administrative nøglemedarbejdere m.fl.

Folketingets finanslovsbudget er omkring 900 mio. kr.

Økonomikontorets opgaver

• ØKO har det overordnede ansvar for budgetlægning, løbende rapportering og regnskabsaflæggelse, indkøbsrådgivning, rejseafregning, selvforsikringssager, gruppestøtte m.v.
• ØKO arbejder med udgiftsprognoser og udgiftsopfølgning ift. både ”de store tal”, ift. at hjælpe med prognoserne på løn- og pensionsområdet, ift. at konsekvensvurdere påtænkte regelændringer og i øvrigt også på helt konkrete sager i dialog med andre enheder.
• ØKO sikrer lovlighed i Folketingets indkøb ved at bistå enhederne i indkøbsprocesserne og med kontraktstyring og med overblik over Folketingets kontrakter og aftaler.
• ØKO deltager i PMO med udvikling af organisationens projektledelse. ØKO bidrager med rådgivning om økonomistyring i projekter og god adfærd på det kontrakt- og udbudsretlige område.
• ØKO bidrager også til konkrete analyser i samarbejde med berørte enheder af f.eks. økonomi- og tidsdata mhp. at belyse muligheder for ændret planlægning, effektivisering eller omprioritering.
• ØKO står for aftalerne om drift af økonomisystem, rejsesystem og ledelsesinformationssystem.
  
• ØKO har god system og it-forståelse og interesse for at nyttiggøre informationerne i Folketingets forretningsdata.
• ØKO har ansvaret for flere administrative regler, bl.a. rejseregler, gruppestøtteregler, forskellige interne regelsæt og ordninger med udgangspunkt i folketingsvalgsloven.
• ØKO bidrager til det strategiske arbejde med at udforme, forankre og forenkle forskellige regelsæt samt fortolke og vejlede om de gældende regelsæt.
• ØKO har ansvaret for kontakten til Folketingets revisor og bank, Økonomikontorets forskellige leverandører og kontakten til forskellige myndigheder ifm. økonomisk-administrative opgaver.

Din primære opgaveportefølje bliver at stå i spidsen for at:

• Lede og videreudvikle Folketingets økonomistyring og regnskabsførelse.
• Udvikle arbejdsgange, der sikrer et godt og værdiskabende samarbejde med Folketingets øvrige chefer og de til Folketingets tilknyttede institutioner (Rigsrevisionen, Statsrevisorerne og Folketingets Ombudsmand).
• Formidle strategiske beslutningsoplæg til direktionen og Folketingets Præsidium.
• Prioritere og lægge rammerne for et godt samarbejde i en travl enhed.

Eksempler på fremtidige opgaver

• Konsolidere Folketingets udbuds- og indkøbsfunktion, herunder optimere kontraktstyringen.
• Udnytte ressourcerne bedre ift. udgiftsprognoser.
• Give mulighed for, at den administrative linje i Folketingets regler på sigt kan udvikle sig mere ensartet ift. vejledningsindsatser, tilsynsniveauer, systemunderstøttelse og praktisk-administrativ tilrettelæggelse.
• Etablere rammerne for en effektiv lønstyring (sammen med direktionen og HR-chefen).

Vi søger – i forhold til direktionen

Direktionen ønsker, at Folketingets Administration skal være karakteriseret ved:

• Kompetent og effektiv service til Folketingets medlemmer
• Åbenhed over for borgerne
• En moderne administration.

Det kræver en udviklingsorienteret og effektiv tilgang til økonomistyring, hvor Økonomikontoret ser sig selv som en tværgående stabsfunktion, der understøtter og samarbejder åbent med alle enheder.

FTA søger derfor en økonomichef, som sammen med Direktionen har fokus på at udvikle service og opgavevaretagelse og samtidig tager ansvar for at udvikle Økonomikontoret som en strategisk samarbejdspartner på økonomiområdet.

Direktionen lægger desuden vægt på, at chefgruppen i Folketingets Administration optræder og fungerer som et fælles hold, hvor alle bidrager til at formulere og gennemføre en fælles strategisk retning.

Vi søger – i forhold til enheden

Det er væsentligt, at den en ny økonomichef har sans for at lede en sikker økonomistyring og regnskabsførelse, og samtidig evner at udvikle økonomifunktionerne i Folketinget, herunder udarbejde strategiske beslutningsoplæg til direktionen og Præsidiet og opsøge og indgå konstruktivt og værdi-forøgende i samarbejdet med øvrige chefer og samarbejdspartnere (bl.a. Rigsrevisionen, Statsrevisorer og Folketingets Ombudsmand).

Den kommende økonomichef skal med anerkendende og inddragende ledelsesstil og god situationsfornemmelse aktivt arbejde for, at selvledelsen fortsat udbygges. FTA ønsker, at den enkelte, såvel chef som medarbejder, får stor indflydelse på egen indsats – med fuld respekt for helheden – således at de menneskelige kompetencer anvendes og udvikles. Heri ligger foruden personale-, forretnings- og organisationsudvikling også den rette ressourcefordeling inden for budgetrammerne.

Det nødvendige blik for processer og fasthed i forhold til opsatte mål betyder, at økonomichefen skal være dialogorienteret, kunne igangsætte og afslutte og være såvel proces- som resultatorienteret.

Gennem åbenhed over for initiativer, viljen til at give og skabe tillid samt evnen til at give anerkendelse og konstruktiv kritik, alt sammen doseret med situationsfornemmelse, evner du at vedligeholde og udbygge et miljø, hvor viden søges og deles.

Som chef tør du overlade ansvaret for opgaveløsningen til dine medarbejdere, når du har sat retningen. Dine erfaringer sætter dig i stand til at lede proaktivt og ud fra et brugerperspektiv. Du er analytisk stærk, har fokus på værdiskabende samarbejde og deler din indsigt med resten af organisationen.

Din profil

Vi lægger vægt på en veluddannet og analytisk stærk person, som med personlig integritet vil reflektere over opgavernes løsning og sikre et ordentligt og nuanceret beslutningsgrundlag for arbejdets gang. 

Du er cand.oecon. eller har anden relevant samfundsvidenskabelig baggrund, og vi vil vælge en person, som kan dokumentere erfaring med vellykket personaleledelse og som herudover har solid faglighed i forhold til offentlig økonomistyring. 

Du har erfaringer med ledelsesopgaver i en politisk styret organisation, gerne fra det statslige område, og med håndtering af ledelsesopgaver med et betydeligt ’opgavespænd’. Erfaring med optimering af administrative processer og forandringsledelse vil veje tungt.

Du kan dokumentere, at du er en god personaleleder og kan skabe resultater i en politisk styret organisation, hvor overblik, politisk tæft og fingerspidsfornemmelse er nøgleord.
Du har en god strategisk og organisatorisk forståelse og er optaget af, hvordan du kan være med til at udvikle organisation, arbejdsprocesser og medarbejdere i overensstemmelse med strategier og handleplaner.

Værdifulde kompetencer i forhold til ledelsen af Økonomikontoret

• Evner at skabe relationer i organisationen – både op og ned og på tværs.
• Kan lede arbejde med høj detaljeringsgrad, men også have et strategisk blik, der gør økonomichefen til en relevant sparringpartner for Folketingets direktion og øvrige enhedschefer.
• Tydelighed omkring faglig retning og en god sparringspartner.
• Kan formidle komplekse problemstillinger troværdigt, enkelt og modtagerorienteret.
• Optaget af høj kvalitet og driftssikkerhed i opgaveløsningen.
• Uformel og humoristisk omgangsform og rummelig i forhold til medarbejdernes forskelligheder.
• Kan det administrative håndværk og kender principperne for god forvaltningsskik.
• Kendskab til statens it-systemer på økonomistyrings- og budgetområdet.

Personlige og relationelle kompetencer

• Du har stærke relations- og samtalekompetencer og kan kommunikere tillidsvækkende og i øjenhøjde på alle niveauer i organisationen.
• Robusthed, gennemslagskraft og personligt mod.
• Evne til at håndtere organisatoriske og interpersonelle konflikter på en kompetent og saglig måde.
• Helhedsorienteret fokus. Optaget af, at politikker, beslutninger og spilleregler efterleves i praksis.
• Energisk og løsningsorienteret arbejdsform med blik for processen og for, at ”ting kan tage tid”.
• Ordentlighed og forståelse for forskellige personalegruppers særlige vilkår og udfordringer.

Vi tilbyder

Jobbet rummer gode muligheder for faglig og personlig udvikling.

Du bliver ansat efter rammeaftale om kontraktansættelse af chefer i staten, løngruppe 1. Herudover kan der forhandles et pensionsgivende kvalifikationstillæg.

Ansøgning

Send din elektroniske ansøgning via stillingsopslaget på Folketingets hjemmeside.

Ansøgningsfrist: Torsdag den 29. oktober 2020 kl. 12.00.

Vi forventer at holde ansættelsessamtaler den 12. november og 2. samtalerunde den 24. og 27. november.