Lederne i administrationen har grund til at være tilfredse med den bedømmelse, de fik i den seneste trivsels- og strategipejling. Der er generelt en pæn score på de fleste spørgsmål. Trivsel og arbejdsglæde er høj, men der er plads til fremgang, når vi taler ledelseskommunikation og ledernes fordeling af arbejdsopgaverne.

Cheferne satte derfor fokus på de to spørgsmål på chefseminaret i marts og gik i dybden med, hvordan tilbagemeldingen om arbejdsfordelingen skal forstås, og hvad vi kan gøre bedre. 

Cheferne skal fordele arbejdet, så der er en rimelig balance mellem opgaver og ressourcer. Både i forhold til den enkelte medarbejder og i enheden som helhed. Det er i orden at have travlt i perioder, men et stort arbejdspres skal ikke være det normale.

Når en større opgave tildeles en bestemt medarbejder, eller der ændres i fordelingen af enhedens opgaver, kan I som medarbejdere forvente, at jeres chef begrunder beslutningen og sætter den ind i en større sammenhæng, så man bedre forstår de overvejelser, der ligger bag arbejdsfordelingen. Som oftest er forklarin-gen, at løsningen af en opgave gives til den medarbejder, der har tid og kvalifikationer til at løse den. Men engang imellem kan det være rart, at cheferne sætter ord på deres valg.   

Hvis der er rift om bestemte opgaver i en enhed, er det en god ide, at chef og medarbejdere taler sammen om, hvilke kompetencer der skal til. Det er f.eks. et oplagt tema at tage op i forbindelse med udviklings-samtalen (MUS), så alle kan komme i spil til de eftertragtede opgaver.

Cheferne har desuden et ansvar for at prioritere de gængse opgaver, hvis der viser sig et større behov for andre (og nye) opgaver. Når en enhed får tilført en større opgave, er det en god anledning til at stoppe op og vurdere, om man skal nedprioritere andre opgaver eller måske helt ophøre med dem.

I direktionen anerkender vi, at vi også har et ansvar i denne sammenhæng. Vi har netop haft spørgsmålet oppe og vende i forbindelse med den seneste projektstatus. Vi vil fremover skærpe opmærksomheden på, hvor mange og hvor store projekter, organisationen kan magte ved siden af driftsopgaverne.

Som i mange andre situationer er god ledelse et spørgsmål om kommunikation på rette tid og sted. Det er ikke noget, vi ændrer med et fingerknips, men forhåbentlig vil næste pejling vise, at vi bevæger os i den rigtige retning.

Folketinget har besluttet at hæve gruppestøtten med cirka 40%, så grupperne fremover får tildelt 52 millioner kroner mere om året. Tanken er at give grupperne flere penge til at trække på eksperter, men støtten kan også bruges til konferencer og andre debatskabende aktiviteter samt til ansættelser.

Forøgelsen af gruppestøtten har afsmittende effekt på vores arbejde, så indledningsvist har IT-Systemer taget en runde hos grupperne for at høre, hvordan de forventer at bruge de ekstra penge. 

 

De fleste grupper har planer om at ansætte flere medarbejdere, men ikke i stort omfang. Samlet set bliver de forventede 3-5 ekstra ansættelser i de fleste grupper dog mærkbare. Det bliver i alt til 30-40 flere medarbejdere, der skal betjenes i Servicecentret og gøres rent efter, ligesom der kommer et større pres på de parlamentariske enheder.

 

Enkelte grupper oplyser, at de også vil lave projektansættelser i perioder eller købe sig til rapporter eller undersøgelser ude i byen. 

 

Forventningerne om, at flere medarbejdere vil være tilstede i Folketinget på skæve tidspunkter, er ikke blevet til virkelighed endnu. De ekstra ansættelser har dog allerede gjort det nødvendigt at købe flere pc’er, så særligt de mindre grupper har pc´er til alle deres ansatte.

 

Pladsen i Folketinget er trang i forvejen. De grupper, som har ansat ekstra medarbejdere, kan ikke få flere lokaler, men må klare sig med dem, de allerede har. Driftskontoret indkøber derfor mindre skriveborde, så grupperne kan indrette deres kontorer til flere. Når der kommer flere i samme kontor, er det nødvendigt at finde praktiske løsninger, der kan begrænse støj og skabe små mødesteder rundt omkring. Det giver arbejdsopgaver til driftsassistenter og håndværkere.  

 

Grupperne er glade for vores service, men de ønsker også bedre information om, hvad vi tilbyder.  

Vi har mange uformelle tilbud, hvor medarbejdere kommer ud til grupperne og underviser. Det gælder fx Biblioteket, men vi kan blive bedre til at sælge dem. Det er ikke alle grupper, der er helt klar over, hvad administrationen kan hjælpe med.

Grupperne ser ikke altid tilbuddene på Nettinget, så enhederne kan overveje at supplere informationen på intranettet med en direkte kontakt til grupperne og måske endda skrue nogle målrettede tilbud sammen. Vi har indkøbt et nyt kursustilmeldingssystem, men hvis jeres enhed har et godt tilbud, så tag fat i sekretariatscheferne for folketingsgrupperne. 

 

De endelige konsekvenser af den forhøjede gruppestøtte vil nok først slå rigtigt igennem, når grupperne har fundet ud af, hvad der fungerer bedst for dem. I direktionen følger vi udviklingen og vil tage stilling til, om vi skal ændre vores service, eller om der er behov for flere ressourcer til at betjene grupperne.

Fra januar 2018 kan borgere gå ind på en ny hjemmeside og uploade deres egne beslutningsforslag og dermed sætte gang i en politisk proces, som i sidste ende kan føre til, at der fremsættes et beslutningsforslag i Folketinget.

Dermed indfører Folketinget en ordning, der kendes fra f.eks. Finland og Holland. I Finland har ordningen ført til, at seks forslag foreløbigt er fremsat i rigsdagen, og et enkelt er blevet til lov. Det skete, da en lov om homoseksuelles rettigheder blev stemt igennem i 2013.

En række betingelser skal være opfyldt, før et borgerforslag kan blive fremsat. Det skal bl.a. samle støtte fra mindst 50.000 danskere med stemmeret til Folketinget.

En projektgruppe med deltagere fra LOV, UDV, ITS og ITU har sammen beskrevet den praktiske løsning bag ordningen, og for nylig valgte vi en it-leverandør. Det betyder, at projektgruppen nu kan koncentrere sig om at få ordningen til at fungere i praksis.

Ordningen kommer til at foregå på den måde, at en borger som såkaldt ”hovedstiller” går ind på hjemmesiden www.borgerforslag.dk og uploader sit forslag. For at det kan gå videre, skal det have mindst tre ”medstillere”. Når det er opfyldt, skal administrationen vurdere, om forslaget holder sig inden for grundloven.

Er det afklaret, kan den egentlige støtteindsamling gå i gang. Støtterne skal bruge NemID, når de går ind på hjemmesiden og skriver under på et forslag. Samtidig bliver det automatisk tjekket, om støtterne opfylder betingelsen om stemmeret til Folketinget.

Selv om løsningen er digitaliseret, er der fundet en måde, så også ikke-digitale borgere kan være med. De indsender en blanket, og vi har så opgaven med at indtaste oplysningerne i systemet.

På baggrund af erfaringerne fra Finland var det tidligere direktionens vurdering, at det ville kræve yderligere 1-2 fuldtidsmedarbejdere at understøtte ordningen. Vores vurdering er nu, at tallet snarere er 3-4, fordi administrationen skal sikre, at der ikke kommer støtteerklæringer til forslag, der er på kant med grundloven. Vi forventer at bede Præsidiet om ekstra ressourcer i efteråret 2017.

Det bliver en opgave, som direktionen vil følge tæt i det næste halve år. Dels for at sørge for, at vi bliver klar til tiden. Dels fordi det er en opgave, som har stor politisk bevågenhed. Det betyder, at vi løbende vil holde Præsidiet orienteret om fremdriften.

Foreløbig er der tale om et forsøg, som skal løbe i to år.