Brug af Folketingets lokaler

Konferencer, der afholdes i Folketinget, skal leve op til følgende regler, medmindre det er Folketinget som institution, der står bag.

1. Formålet med en konference, der afholdes i Folketingets sale, skal som hovedregel være at belyse et politisk emne.


2. Brug af Folketingets sale er gratis, og lån af Folketingets sale må derfor ikke give økonomisk overskud for nogen af de involverede parter.


3. Et sikkerhedsmæssigt højt risikoniveau kan ikke i sig selv begrunde, at et arrangement afholdes i Folketinget.


4. Hensynet til Folketingets arbejde eller særlige sikkerhedsmæssige omstændigheder kan betyde, at arrangementer uden varsel må flyttes eller aflyses. Folketinget kompenserer ikke for udgifter i forbindelse med flytning eller aflysning af et arrangement.


5. Et medlem af Folketinget skal påtage sig værtskabet for en konference, hvilket indebærer
   
   
   • at værten er til stede ved konferencen,
   • at værten er ansvarlig for konferencens politiske relevans, og
   • at Folketingets lokaleregler overholdes.
   
   Hvis folketingsmedlemmet skal på orlov eller af anden grund ikke kan varetage hvervet som vært, skal konferencen overdrages til et andet medlem, for at den kan gennemføres.


6. Der må ikke ske markedsføring af produkter, servicer el.lign. i forbindelse med konferencer i Folketingets lokaler. Området uden for mødelokaler og konferencesale må ikke dekoreres med logoer, bannere eller andet reklamerende materiale.


7. Værten kan få hjælp til at tilrettelægge og gennemføre en konference fra en ekstern forening, organisation eller konsulentvirksomhed, fra andre medlemmer og fra Folketingets grupper.


8. Årligt tilbagevendende konferencer med samme tema og samme medarrangør kan kun afholdes, hvis der kan indhentes opbakning fra det relevante udvalg. Der skal fortsat være et folketingsmedlem, som er vært. Et eventuelt deltagergebyr må alene dække udgifter, der kan henføres til den direkte afholdelse af mødet.


9. Deltagergebyret må f.eks. ikke dække
   
   
   • udgifter til administration
   • udgifter til løn- og konsulentbistand
   • udgifter til personers transport og ophold i forbindelse med arrangementet
   • udgifter til udsmykning
   • udgifter til deltagere, der er inviteret til at deltage gratis
   
   
   Dog kan udgifter til deltagelse af medlemmer af Folketinget, ministre og ansatte i folketingsgrupperne og Folketingets Administration belaste et eventuelt deltagergebyr.


10. Følgende information om et arrangement skal fremgå af Folketingets hjemmeside eller af anden annoncering af arrangementet
    
    
    • hvad konferencens titel og formål er
    • hvad konferencens relevans for det politiske arbejde er
    • hvad konferencens dagsorden er
    • hvilket medlem af Folketinget der er vært
    • hvilken organisation, forening, konsulentvirksomhed eller virksomhed der eventuelt bistår værten
    • hvad et eventuelt deltagergebyr er
    • hvad budgettet for deltagergebyret er, hvis der er deltagergebyr


11. Interesserede folketingsmedlemmer og ansatte i folketingsgrupperne skal kunne tilmelde sig konferencen gratis, så længe der er ledige pladser. Der skal kunne forhåndsreserveres et antal pladser, så Folketingets medlemmer og ansatte har mulighed for at deltage.


12. Hvis Eventteamet vurderer, at en konference kræver ekstra sikkerhed, skal arrangøren være indstillet på, at der lukkes for deltagertilmelding, senest 4 hverdage før konferencen afholdes.


13. Generelt skal et højrisikoarrangement anmeldes i så god tid som muligt inden afholdelse. Ved konferencer, der kræver ekstra sikkerhed, skal værten eller en repræsentant for denne, der har kendskab til de inviterede gæster, være til stede i Folketingets besøgsindgang under scanningen.


14. Deltagere i en konference kan tidligst ankomme til Folketinget kl. 8.00, hvor Folketingets besøgsindgang åbner.


15. Manglende overholdelse af Folketingets regler for afholdelse af konferencer vil kunne have konsekvenser for muligheden for fremtidige afholdelser af konferencer i Folketinget.


16. Folketingets formand kan dispensere i alle forhold.