Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 18: Rigsrevisionens notat af 24. marts 2021

Indenrigs- og Boligudvalget 2020-21
SB 5 18
Offentligt

April 2021

Rigsrevisionens notat om

beretning om

beslutningsfasen i

statslige it-projekter

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 18: Rigsrevisionens notat af 24. marts 2021

Notat til Statsrevisorerne, jf. rigsrevisorlovens § 18, stk. 4

Vedrører:

Statsrevisorernes beretning nr. 5/2020 om beslutnings-

fasen i statslige it-projekter

Erhvervsministerens redegørelse af 22. januar 2021

Skatteministerens redegørelse af 25. januar 2021

Klima-, energi- og forsyningsministerens redegørelse af 1. februar 2021

Finansministerens redegørelse af 1. februar 2021

Transportministerens redegørelse af 1. februar 2021

Udlændinge- og integrationsministerens redegørelse af 2. februar 2021

Udenrigsministerens redegørelse af 9. februar 2021

Uddannelses- og forskningsministerens redegørelse af 9. februar 2021

Børne- og undervisningsministerens redegørelse af 9. februar 2021

Forsvarsministerens redegørelse af 15. februar 2021

Beskæftigelsesministerens redegørelse af 15. februar 2021

Justitsministerens redegørelse af 15. februar 2021

Miljøministerens redegørelse af 15. februar 2021

Ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeris redegørelse af 15. februar 2021

Sundhedsministerens redegørelse af 15. februar 2021

Kulturministerens redegørelse af 10. marts 2021

24. marts 2021

RN 1505/21

1. Rigsrevisionen vurderer i dette notat de initiativer, som ministrene har iværksat og

vil iværksætte som følge af Statsrevisorernes bemærkninger og beretningens konklu-

sioner.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Konklusion

Ministrene oplyser generelt, at de tager beretningen til efterretning, og at beretningens

resultater berører et vigtigt emne og tilvejebringer vigtig viden og læring. Ministrene

oplyser også, at beretningens resultater vil indgå i ministeriernes videre arbejde med

it-projekterne. Endelig oplyser ministrene, at de er enige i, at projekterne skal indsen-

des til risikovurdering i Statens It-råd i analysefasen.

Finansministeren og justitsministeren oplyser, at ministrene er enige i, at it-projekter-

ne skal indsendes til risikovurdering i Statens It-råd i analysefasen, så anbefalingerne

fra Statens It-råd kan indgå i tilrettelæggelsen af projekterne. Skatteministeren oplyser,

at Skatteministeriet løbende arbejder på at udvikle og forbedre tilrettelæggelsen og

gennemførelsen af it-projekter.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Eventuelt

fortsat(te) notat(er)

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på

www.rigsrevisionen.dk

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 18: Rigsrevisionens notat af 24. marts 2021

Finansministeren, justitsministeren og skatteministeren oplyser, at de er enige i, at tek-

nisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform skal vælges med udgangspunkt i, hvad

der er bedst egnet i det pågældende it-projekt. Ministrene oplyser, at de derfor fremad-

rettet vil have opmærksomhed på dette i deres it-projekter.

Rigsrevisionen konstaterer, at finansministeren og justitsministeren er enige i, at it-pro-

jekterne skal indsendes til risikovurdering i Statens It-råd i analysefasen, og at Skatte-

ministeriet løbende arbejder på at udvikle og forbedre tilrettelæggelsen og gennemfø-

relsen af it-projekter. Rigsrevisionen konstaterer videre, at finansministeren, justitsmi-

nisteren og skatteministeren er enige i, at teknisk løsning, udviklingsmetode og ind-

købsform fremadrettet skal vælges med udgangspunkt i, hvad der er bedst egnet i det

pågældende it-projekt.

Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen og orientere Statsrevisorerne om:

•

Finansministeriets, Justitsministeriets og Skatteministeriets arbejde med at sikre, at

ministeriernes it-projekter fremover bliver risikovurderet i analysefasen

Finansministeriets, Justitsministeriets og Skatteministeriets arbejde med at doku-

mentere, at ministerierne fremover vælger teknisk løsning, udviklingsmetode og

indkøbsform med udgangspunkt i, hvad der er bedst egnet i det enkelte it-projekt.

I. Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i december 2020 en beretning om beslutningsfasen i statslige

it-projekter. Beretningen handlede om, hvad der karakteriserer beslutningsfasen i

statslige it-projekter, og om der er en sammenhæng mellem ministeriernes beslutnin-

ger i beslutningsfasen, og hvordan projekterne er kommet i mål i forhold til pris, tid og

gevinster. Undersøgelsen blev igangsat på baggrund af en anmodning fra Statsreviso-

rerne, der fandt det betydningsfuldt, at der blev indsamlet viden og opnået læring om,

hvorvidt og i givet fald hvordan beslutningsfasen påvirker projekternes succes i for-

hold til de opstillede mål.

Beslutningsfasen omfatter perioden, fra et ministerium har truffet beslutning om at

igangsætte et it-projekt, til udviklingen af it-systemet går i gang. De forhold ved beslut-

ningsfasen, der blev undersøgt, omfatter udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen, mi-

nisteriernes beslutninger i forhold til teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform

samt ministeriernes justeringer af projekternes budget og afslutningstidspunkt i be-

slutningsfasen.

Beretningen omfattede en kortlægning af beslutningsfasen i 96 statslige it-projekter,

der er igangsat i 15 ministerier siden 2011. Derudover omfattede den en nærmere un-

dersøgelse af beslutningsfasen i 6 projekter, som Finansministeriet, Justitsministeriet

og Skatteministeriet havde ansvaret for. It-projekterne havde alle et budget på mere

end 10 mio. kr. og blev risikovurderet af Statens It-råd (herefter It-rådet).

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 18: Rigsrevisionens notat af 24. marts 2021

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, konstaterede de, at der ikke er en en-

tydig sammenhæng mellem statslige it-projekters målopfyldelse i forhold til pris, tids-

forbrug og gevinster, og hvor mange penge og hvor lang tid ministerierne bruger på be-

slutningsfasen. Statsrevisorerne noterede sig, at en bestemt teknisk løsning, udvik-

lingsmetode eller indkøbsform (rammeaftale eller EU-udbud) ikke nødvendigvis sikrer

en højere succesrate for de statslige it-projekter.

4. Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

II. Gennemgang af ministrenes redegørelser

Tidspunkt for risikovurdering af projekterne

5. Statsrevisorerne konstaterede, at It-rådets risikovurdering af 23 ud af de 96 projek-

ter først blev afsluttet efter overgangen til gennemførelsesfasen, og at den sene risiko-

vurdering begrænser It-rådets mulighed for at komme med relevante anbefalinger i

projekternes beslutningsfase, som kan være med til at reducere risici i projektet og

have betydning for projektets succes.

Det fremgik af beretningen, at 5 af de 6 projekter, som Finansministeriet, Justitsmini-

steriet og Skatteministeriet havde ansvaret for, blev risikovurderet så sent, at det kan

have haft betydning for, hvilke anbefalinger der har været relevante for It-rådet at give

i forbindelse med risikovurderingen.

6. Ministrene oplyser generelt, at de er enige i, at it-projekterne skal indsendes til risiko-

vurdering i It-rådet i analysefasen. Ministrene oplyser, at de derfor har opmærksom-

hed på dette i projekterne.

Finansministeren oplyser, at ministeren er enig i, at det vil reducere risici i it-projekter-

ne, hvis It-rådets risikovurderinger afsluttes inden overgangen til gennemførelsesfa-

sen, da det er vigtigt, at projekterne får anbefalinger i beslutningsfasen. Ministeren op-

lyser videre, at Finansministeriet ønsker at indarbejde mest mulig relevant viden i pro-

jekterne for på den måde at reducere risici og sikre, at projekterne bliver succesfulde.

Ministeriet vil derfor også fremadrettet have opmærksomhed på at estimere udgifter

og tidsplan for projekter bedst muligt og tidligt i processen for på den måde at imøde-

komme, at projekterne kan risikovurderes rettidigt.

Justitsministeren oplyser, at ministeren mener, at det bør tilstræbes, at it-projekter ri-

sikovurderes rettidigt, så projekterne kan få størst mulig nytte af It-rådets anbefalin-

ger. Ministeren oplyser også, at beretningen har givet anledning til, at det er blevet ind-

skærpet over for myndighederne på ministerområdet, at de tilrettelægger it-projekter,

så risikovurderingen kan afsluttes før projekternes overgang til gennemførelsesfasen,

og at Justitsministeriet løbende vil have fokus på dette.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 18: Rigsrevisionens notat af 24. marts 2021

Skatteministeren oplyser, at Skatteministeriet løbende arbejder på at udvikle og for-

bedre tilrettelæggelsen og gennemførelsen af it-projekter. Ministeren oplyser også, at

hvis ministeriet havde haft den tilstrækkelige kapacitet til at igangsætte implemente-

ringen tidligere, ville det sandsynligvis have skabt rum til en mere kvalificeret beslut-

ningsfase. Ministeren oplyser desuden, at ministeriet fulgte retningslinjerne ved at sik-

re dispensation til at fremrykke en række udviklingsaktiviteter til analysefasen.

7. Rigsrevisionen konstaterer, at finansministeren og justitsministeren er enige i, at it-

projekterne skal indsendes til risikovurdering i It-rådet i analysefasen, så anbefalinger-

ne fra It-rådet kan indgå i tilrettelæggelsen af projekterne. Rigsrevisionen konstaterer

også, at skatteministeren oplyser, at Skatteministeriet løbende arbejder på at udvikle

og forbedre tilrettelæggelsen og gennemførelsen af it-projekter. Rigsrevisionen vil føl-

ge op på Finansministeriets, Justitsministeriets og Skatteministeriets arbejde med at

sikre, at ministeriernes it-projekter bliver risikovurderet i beslutningsfasen.

Begrundelse for valg af teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbs-

form i it-projekterne

8. Statsrevisorerne fandt det mindre tilfredsstillende, at 3 ministerier ikke i alle tilfælde

har begrundet deres beslutninger om it-projekternes tekniske løsning, udviklingsform

og indkøbsform ud fra, hvad der er bedst egnet til det enkelte it-projekt.

Det fremgik også af beretningen, at det ikke var begrundet, hvilken udviklingsmetode

der egner sig bedst til projektet, i de 6 projekter, som Finansministeriet, Justitsministe-

riet og Skatteministeriet havde ansvaret for. I stedet begrundede ministerierne bl.a.

valgene med tidligere erfaringer.

9. Finansministeren oplyser, at ministeren er enig i, at det i hvert enkelt statsligt it-pro-

jekt er nødvendigt at vurdere, hvordan projektet skal tilrettelægges for at komme

bedst i mål. Ministeren oplyser endvidere, at Digitaliseringsstyrelsen i 2020 har udar-

bejdet en anskaffelsesstrategi, hvor der tages stilling til, hvilken form for anskaffelses-

model der bedst understøtter Digitaliseringsstyrelsens forretning. Ministeren oplyser

også, at Økonomistyrelsen – særligt i nyere it-projekter – har haft fokus på at overve-

je og begrunde valg af udviklingsmetode og indkøbsform i forbindelse med udarbejdel-

se af projektgrundlaget.

Justitsministeren oplyser, at ministeren er enig i, at de væsentlige beslutninger om et

it-projekts tekniske løsning, udviklingsform og indkøbsform bør begrundes i projektets

behov og ikke udelukkende på baggrund af tidligere erfaringer. Ministeren har derfor

indskærpet over for myndighederne på ministerområdet, at de i projektgrundlaget be-

grunder de væsentligste valg med udgangspunkt i det enkelte projekts behov.

Skatteministeren oplyser, at ministeren er enig i, at der bør være dokumentation for

begrundelser af valg, når det gælder teknisk løsning, udviklingsform og indkøbsform i

forbindelse med it-projekter.

Skatteministeren oplyser desuden, at Folketinget har besluttet at etablere et nyt, uaf-

hængigt it-tilsyn på ministerområdet fra den 1. januar 2021, der bl.a. skal sikre Skatte-

ministeriet, regeringen og Folketinget bedre rådgivning og et bedre beslutningsgrund-

lag, når det gælder Skatteministeriets it-systemer.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 18: Rigsrevisionens notat af 24. marts 2021

10. Rigsrevisionen konstaterer, at finansministeren, justitsministeren og skattemini-

steren er enige i, at teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform fremadrettet

skal vælges med udgangspunkt i, hvad der er bedst egnet i det pågældende it-pro-

jekt. Rigsrevisionen vil fortsat følge Finansministeriets, Justitsministeriets og Skatte-

ministeriets arbejde med at dokumentere, at ministerierne har valgt teknisk løsning,

udviklingsmetode og indkøbsform med udgangspunkt i, hvad der er bedst egnet i det

enkelte it-projekt.

Lone Strøm