Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Beskæftigelsesudvalget 2019-20
SB 15 1
Offentligt

Maj 2020

— 15/2019

Rigsrevisionens beretning afgivet

til Folketinget med Statsrevisorernes

bemærkninger

Outsourcede

persondata

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

15/2019

Beretning om

outsourcede persondata

Statsrevisorerne fremsender denne beretning med

deres bemærkninger til Folketinget og vedkommende

minister, jf. § 3 i lov om statsrevisorerne og § 18, stk. 1,

i lov om revisionen af statens regnskaber m.m.

København 2020

Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:

Statsrevisorerne fremsender med deres bemærkning Rigsrevisionens beretning til Folketinget og vedkom-

mende minister.

Alle ministre undtagen udenrigsministeren afgiver en redegørelse til beretningen.

Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministrenes redegørelser.

På baggrund af ministrenes redegørelser og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beret-

ningen, hvilket forventes at ske i november 2020.

Ministrenes redegørelser, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles

i Statsrevisorernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i februar må-

ned – i dette tilfælde Endelig betænkning over statsregnskabet 2019, som afgives i februar 2021.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Statsrevisorernes bemærkning tager udgangspunkt i denne karakterskala:

Karakterskala

Positiv kritik

•

finder det meget/særdeles positivt

•

finder det positivt

•

finder det tilfredsstillende/er tilfredse med

•

finder det ikke helt tilfredsstillende

•

finder det utilfredsstillende/er utilfredse med

•

påpeger/understreger/henstiller/forventer

•

beklager/finder det bekymrende/foruroligende

•

kritiserer/finder det kritisabelt/kritiserer skarpt/og indskærper

•

påtaler/påtaler skarpt

•

påtaler skarpt og henleder særligt Folketingets opmærksomhed på

Kritik under middel

Middel kritik

Skarp kritik

Skarpeste kritik

Henvendelse vedrørende

denne publikation rettes til:

Statsrevisorerne

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

Tlf.: 3337 5987

[email protected]

www.ft.dk/statsrevisorerne

Yderligere eksemplarer kan

købes ved henvendelse til:

Rosendahls Lager og Logistik

Vandtårnsvej 83A

2860 Søborg

Tlf.: 4322 7300

[email protected]

www.rosendahls.dk

ISSN 2245-3008

ISBN trykt 978-87-7434-663-0

ISBN online 978-87-7434-664-7

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorernes

bemærkning

Statsrevisorerne

Beretning om outsourcede persondata

Danmark er et af de mest digitaliserede lande i verden. Digitaliseringen

betyder, at de offentlige myndigheder indsamler og behandler mange op-

lysninger om borgerne. En stor del af oplysningerne er af følsom eller for-

trolig karakter. Det kan derfor have store negative konsekvenser for såvel

den enkelte borger som for den offentlige forvaltning, hvis oplysningerne

ender i de forkerte hænder eller går tabt.

Danmark er blandt de lande i EU, som outsourcer den største andel af

statslige it-systemer. Outsourcing betyder, at en opgave, fx drift, vedlige-

holdelse og udvikling af it-tjenester, overlades til en ekstern leverandør,

fx en privat virksomhed eller en anden offentlig myndighed. Outsourcing

muliggør på den ene side billigere drift og bedre udnyttelse af ekspertise,

men ændrer samtidig styringsopgaven fra at være operationel til at være

en kontraktbaseret styring af relationen til de eksterne databehandlere.

I denne undersøgelse har Rigsrevisionen gennemgået 148 it-systemer,

hvor opbevaringen af persondata er outsourcet af myndigheder på alle

ministerområder, undtagen Udenrigsministeriet, og af Region Midtjylland.

Statsrevisorerne påtaler og finder det meget alvorligt, at myndighe-

dernes styring ikke har sikret, at outsourcede følsomme og fortrolige

persondata opbevares sikkert hos de eksterne databehandlere. Stats-

revisorerne påtaler i den forbindelse, at myndighederne ikke har

overholdt reglerne om databeskyttelse, herunder krav om at udarbej-

de risikovurderinger, indgå databehandleraftaler og føre tilsyn med

databehandlerne, som har været gældende siden 2000.

Statsrevisorerne bemærker, at særligt Udlændinge- og Integrations-

ministeriet og Region Midtjylland har haft en kritisabel styring af eks-

terne databehandlere, mens Finansministeriet har haft den bedste

styring af databehandlere.

15. maj 2020

Henrik Thorup*

Klaus Frandsen

Villum Christensen

Frank Aaen

Britt Bager

Flemming Møller Mortensen

* Statsrevisor Henrik Thorup

har ikke deltaget ved behand-

lingen af denne sag på grund

af inhabilitet.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorerne finder det utilfredsstillende, at Justitsministeriet,

herunder Datatilsynet, og Finansministeriet ikke i tilstrækkelig grad

har understøttet de øvrige myndigheders styring af databehandlere.

Statsrevisorerne har hæftet sig ved disse resultater fra undersøgelsen:

•

Myndighederne har ikke udarbejdet en risikovurdering, inden de har

indgået en databehandleraftale, for 58 % af de it-systemer, der indgår

i undersøgelsen. Myndighederne har således ikke haft grundlag for at

fastsætte passende sikkerhedsforanstaltninger eller planlægge deres

tilsyn.

Myndighederne har kun i 6 ud af 17 tilfælde, hvor de benytter globale

cloud-udbydere til at opbevare persondata, udarbejdet en risikovur-

dering, og flere myndigheder har i øvrigt ikke haft fuld klarhed over

indholdet af de standardvilkår, som de har accepteret.

Myndighederne har ikke indgået en databehandleraftale for 14 % af

it-systemerne, selv om de har outsourcet opbevaringen af følsomme

eller fortrolige persondata.

Myndighederne har ikke ført tilsyn med databehandlerne for 23 % af

systemerne og har ikke undersøgt, om databehandlerne overholder

vilkårene i databehandleraftalen og databeskyttelsesreglerne.

Myndighederne har for 24 % af systemerne ikke haft kendskab til alle

de underdatabehandlere, der har behandlet deres følsomme og for-

trolige persondata.

Justitsministeriet har ikke udgivet hverken en bekendtgørelse eller en

vejledning om lokationskravet, som bestemmer, hvilke it-systemer

der af hensyn til statens sikkerhed skal opbevares i Danmark.

Væsentlige vejledninger fra Justitsministeriet og Finansministeriet ud-

kom først, efter at myndighederne skulle have implementeret GDPR

(databeskyttelsesforordningen).

Datatilsynet har ikke ført et risikobaseret tilsyn og har ikke opdateret

sin strategi, siden GDPR blev gældende i maj 2018. Datatilsynet har

heller ikke gennemført de tilsyn hos offentlige myndigheder og priva-

te virksomheder, som var planlagt. Det har medført lav risiko for at

blive opdaget i overtrædelser af reglerne om databeskyttelse.

•

Statsrevisorerne finder det bekymrende, at der stadig er så store proble-

mer med sikring af følsomme og fortrolige persondata. Der er gået 8 år

siden det største læk af fortrolige persondata og mere end 5 år, siden

Statsrevisorerne skarpt kritiserede, at en række statslige institutioner ik-

ke i tilstrækkeligt omfang beskytter fortrolige oplysninger om personer

og virksomheder i

beretning nr. 1/2014 om statens behandling af fortrolige

oplysninger om personer og virksomheder.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Indholdsfortegnelse

1. Introduktion og konklusion ....................................................................................................... 1

1�½1. Formål og konklusion ....................................................................................................................... 1

1�½2. Baggrund ............................................................................................................................................... 5

1�½3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning ........................................................................ 11

2. Myndighedernes styring af databehandlere .................................................................... 14

2�½1. Risikovurderinger ........................................................................................................................... 15

2�½2. Databehandleraftaler ................................................................................................................... 19

2�½3. Tilsyn .................................................................................................................................................... 23

3. Understøttelse af myndighedernes styring af databehandlere ................................. 32

3�½1. Vejledningsindsats ......................................................................................................................... 33

3�½2. Datatilsynets tilsyn ......................................................................................................................... 39

Bilag 1. Metodisk tilgang ................................................................................................................................. 44

Bilag 2. Ordliste................................................................................................................................................... 60

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Rigsrevisionen har selv taget initiativ til denne undersøgelse og af-

giver derfor beretningen til Statsrevisorerne i henhold til § 17, stk. 2,

i rigsrevisorloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 101 af 19. januar 2012.

Rigsrevisionen har revideret regnskaberne efter § 2, stk. 1, nr. 1,

jf. § 3 i rigsrevisorloven.

Rigsrevisionen har gennemgået regnskaberne efter § 4, stk. 1, nr. 1,

jf. § 6 i rigsrevisorloven.

Beretningen vedrører Region Midtjylland og alle ministerområder

med undtagelse af Udenrigsministeriet, dvs. finanslovens § 5 og

§ 7-29. På alle de omfattede ministerområder har der været ud-

skiftning på ministerposten i undersøgelsesperioden 2016-2020.

Rigsrevisionen har derfor valgt ikke at opliste alle ministre.

Beretningen har i udkast været forelagt de omfattede ministerier og

Region Midtjylland, hvis bemærkninger er afspejlet i beretningen.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Introduktion og konklusion |

1. Introduktion og

konklusion

1.1.

Formål og konklusion

1. Data om dig er under angreb. Personlige oplysninger om borgere er ifølge Center for

Cybersikkerhed i høj kurs hos cyberkriminelle og har været det gennem flere år. Hvis

borgeres data ender hos de forkerte, kan det fx medføre tab af omdømme, identitets-

tyveri eller afpresning, og hvis data går tabt, kan det betyde, at det offentlige ikke kan

levere en ordentlig service til borgerne.

2. Danmark er et af de mest digitaliserede lande i verden. Et stort udbud af digitale

tjenester gør livet nemmere for både borgere, virksomheder og myndigheder, fx i

form af borger.dk, NemID og TastSelv på skat.dk. Digitaliseringen betyder, at de of-

fentlige myndigheder indsamler og behandler en stor mængde oplysninger om bor-

gerne. Mange af oplysningerne er af følsom eller fortrolig karakter, fx cpr-numre og

oplysninger om sundhed, politisk overbevisning og strafbare forhold. Det kan derfor

have store negative konsekvenser for såvel den enkelte borger som den offentlige

forvaltning, hvis oplysningerne ender i de forkerte hænder eller går tabt.

3. Ifølge

Strategi for it-styring i staten

(2017) er Danmark blandt de lande i EU, som

outsourcer den største andel af statslige it-systemer. Outsourcing giver på den ene

side mulighed for billigere drift og bedre udnyttelse af ekspertise, men stiller på den

anden side øgede krav til myndighedernes styring af databehandlere, der behandler

data om borgerne.

4. Reglerne om behandling af personoplysninger er forankret i databeskyttelsesfor-

ordningen (herefter GDPR), som EU vedtog i april 2016. GDPR har været gældende

siden den 25. maj 2018 og afløste i Danmark persondataloven fra 2000, som imple-

menterede EU’s databeskyttelsesdirektiv i dansk lov. GDPR viderefører flere af reg-

lerne om databeskyttelse fra persondataloven. Det gælder bl.a. krav om, at den data-

ansvarlige skal udarbejde risikovurderinger, indgå databehandleraftaler og føre tilsyn

med databehandlere.

GDPR indførte dog også nye regler på området. Det gælder fx kravet om at udpege

en databeskyttelsesrådgiver og muligheden for at give betydelige bøder, hvis regler-

ne ikke bliver overholdt. De nye regler og muligheden for bøder har ført til en øget op-

mærksomhed om håndteringen af persondata både i det private og i den offentlige

forvaltning.

Outsourcing

Outsourcing betyder, at en op-

gave, fx drift, vedligeholdelse

og udvikling af it-tjenester,

overlades til en ekstern leve-

randør. Det kan enten være en

privat virksomhed eller en an-

den offentlig myndighed.

Et eksempel på outsourcing er

Justitsministeriet, der har hy-

ret en privat it-leverandør til

at opbevare data fra Kriminal-

registeret.

GDPR

GDPR er forkortelsen for Ge-

neral Data Protection Regula-

tion. Den danske oversættelse

er databeskyttelsesforordnin-

gen.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Introduktion og konklusion

5. Denne undersøgelse går på tværs af hele staten og inkluderer regionerne i form af

Region Midtjylland som case. Vi har inkluderet en region, fordi regionerne håndterer

store mængder helbredsoplysninger om borgerne.

Myndighederne

”Myndighederne” er i denne

undersøgelse de 17 ministeri-

er, som indgår i undersøgel-

sen, og Region Midtjylland.

6. Formålet med undersøgelsen er at vurdere, om myndighederne har ydet en tilfreds-

stillende indsats for at sikre, at outsourcede følsomme og fortrolige persondata om

borgerne opbevares sikkert. Vi besvarer følgende spørgsmål i beretningen:

Har myndighederne haft en tilfredsstillende styring af databehandlere, som opbe-

varer følsomme eller fortrolige persondata?

•

Har Justitsministeriet, herunder Datatilsynet, og Finansministeriet i tilstrækkelig

grad understøttet de øvrige myndigheders styring af databehandlere?

Rigsrevisionen har selv taget initiativ til undersøgelsen i februar 2019.

•

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Introduktion og konklusion |

Hovedkonklusion

Myndighederne har samlet set ydet en utilfredsstillende indsats for at sik-

re, at outsourcede følsomme og fortrolige persondata om borgerne opbe-

vares sikkert. Konsekvensen er en øget risiko for, at borgernes følsomme

og fortrolige data kompromitteres.

Myndighederne har samlet set haft en meget utilfredsstillende styring af databe-

handlere, som opbevarer følsomme eller fortrolige persondata, for de it-systemer,

som indgår i undersøgelsen. Dette er på trods af, at kravene om at udarbejde risi-

kovurderinger, indgå databehandleraftaler og føre tilsyn med databehandlere har

været gældende siden 2000. Særligt Udlændinge- og Integrationsministeriet og

Region Midtjylland har haft en kritisabel styring af databehandlere. Finansministe-

riet har overordnet set haft den bedste styring af databehandlere sammenlignet

med de øvrige myndigheder

Myndighederne har ikke udarbejdet en risikovurdering for 58 % af deres it-systemer,

inden de har indgået en databehandleraftale. Dermed har myndighederne for største-

delen af systemerne ikke haft et grundlag for at fastsætte passende sikkerhedsforan-

staltninger i databehandleraftalerne og planlægge deres tilsyn. Det finder Rigsrevisio-

nen kritisabelt. Rigsrevisionen finder det særligt uhensigtsmæssigt, at myndighederne

kun har udarbejdet en risikovurdering i 6 ud af de 17 tilfælde, hvor de benytter globale

cloud-udbydere til at opbevare persondata. Det skyldes, at myndighederne skal god-

kende cloud-udbydernes standardvilkår, der som udgangspunkt ikke kan tilpasses de

enkelte myndigheders behov. Rigsrevisionen finder det desuden utilfredsstillende, at

flere myndigheder ikke har haft fuld klarhed over indholdet af de standardvilkår, som

de har accepteret, når de benytter globale cloud-udbydere til at opbevare persondata.

Myndighederne havde ikke indgået en databehandleraftale for 14 % af systemerne, selv

om de havde outsourcet opbevaringen af følsomme eller fortrolige persondata. Myndig-

hederne havde i disse tilfælde ikke et juridisk grundlag for at kunne bestemme, hvor-

dan databehandleren må behandle deres persondata. For en tredjedel af disse syste-

mer har myndighederne imidlertid indgået en databehandleraftale undervejs i Rigsre-

visionens undersøgelse, selv om data var outsourcet inden.

Myndighederne har ikke ført tilsyn med deres databehandlere for 23 % af systemerne

og har dermed ikke undersøgt, om databehandlerne faktisk overholder vilkårene i da-

tabehandleraftalen og databeskyttelsesreglerne. For 40 % af de tilsyn, der er udført,

har myndighederne ikke kunnet dokumentere, at de har fulgt op på tilsynenes resulta-

ter og taget stilling til, om de skal reagere over for databehandleren. Disse tilsyn har

dermed ikke har tjent deres formål.

Manglende tilsyn kan have den konsekvens, at myndigheden ikke ved, om behandlin-

gen af data sker inden for databehandleraftalens og databeskyttelsesreglernes rammer.

Rigsrevisionens undersøgelse viser, at myndighederne ikke har haft kendskab til alle

underdatabehandlere for 24 % af de systemer, hvor der benyttes underdatabehandle-

re. Det betyder, at underdatabehandlere i praksis har behandlet følsomme eller fortro-

lige persondata uden myndighedernes forudgående viden.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Introduktion og konklusion

Justitsministeriet, herunder Datatilsynet, og Finansministeriet har ikke i tilstræk-

kelig grad understøttet de øvrige myndigheders styring af databehandlere

Justitsministeriet, Datatilsynet og Finansministeriet har udgivet 20 vejledninger, som

de vurderede var nødvendige for at understøtte myndighederne i deres implemente-

ring af GDPR. Det finder Rigsrevisionen positivt.

Rigsrevisionen finder det imidlertid uhensigtsmæssigt, at 8 vejledninger først udkom,

efter at myndighederne skulle have implementeret GDPR. Væsentlige vejledninger om

udarbejdelsen af risikovurderinger og brugen af cloud-services udkom først mere end

1 år efter, at GDPR blev gældende. Desuden finder Rigsrevisionen det utilfredsstillende,

at Justitsministeriet endnu ikke har udgivet hverken en bekendtgørelse eller en vejled-

ning om lokationskravet (tidligere krigsreglen), som bestemmer, hvilke it-systemer der

af hensyn til statens sikkerhed skal opbevares i Danmark.

Datatilsynet har ikke ført et risikobaseret tilsyn. Datatilsynet har ikke udarbejdet risiko-

analyser til at understøtte planlægningen af sit tilsyn og har ikke opdateret sin strate-

gi, siden GDPR blev gældende i maj 2018. Datatilsynet har ikke kunnet dokumentere,

at de tilsyn, som Datatilsynet har planlagt, er udvalgt på baggrund af en risikobetragt-

ning. Det betyder, at det er usikkert, om Datatilsynet har anvendt de tilgængelige re-

surser til at føre tilsyn, der hvor risikoen er størst.

Datatilsynet har kun afsluttet 8 tilsyn med offentlige myndigheder og 14 tilsyn med pri-

vate virksomheder, siden GDPR blev gældende. Det betyder, at der har været få afgø-

relser, som myndighederne kan bruge som fortolkningsbidrag i arbejdet med at sikre

en tilstrækkelig styring af databehandlere og en korrekt implementering af GDPR. Det

betyder også, at risikoen for at blive opdaget i overtrædelser af GDPR – og dermed til-

synenes præventive effekt – har været relativt lav.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Introduktion og konklusion |

1.2. Baggrund

7. Offentlige myndigheder indsamler og behandler data om landets borgere, når de

skal forvalte deres opgaver og sikre en effektiv service. Hvor informationer om bor-

gere tidligere blev opbevaret i arkivskabe og mapper, er data om borgere nu primært

digitale og opbevares på servere og i datacentre.

8. Der er flere eksempler på, at borgernes oplysninger er blevet kompromitteret, når

offentlige myndigheder har outsourcet oplysningerne til eksterne databehandlere. I

2012 fik hackere adgang til følsomme personoplysninger fra Rigspolitiet, SKAT, CPR-

kontoret og Moderniseringsstyrelsen ved at hacke myndighedernes databehandler

CSC. Roskilde Kommune mistede i 2018 over 80.000 dokumenter fra sit sundheds-

og omsorgssystem, fordi kommunens databehandler KMD benyttede en underdata-

behandler i Indien, som havde et servernedbrud, og en teknisk fejl fra KMD’s side gjor-

de, at den relevante backup ikke var blevet foretaget korrekt. Samtidig har Center for

Cybersikkerhed hvert år i perioden 2016-2019 vurderet truslen for cyberkriminalitet

og cyberspionage mod Danmark til at være meget høj.

9. Datatilsynet har i flere tilfælde, inden GDPR blev gældende, konstateret problemer

med, at offentlige myndigheder enten ikke har indgået databehandleraftaler eller ik-

ke har ført tilsyn med, om databehandleraftalerne er blevet overholdt. Rigsrevisionen

har desuden i en beretning fra 2016 om styring af it-sikkerheden hos it-leverandører

kritiseret, at nogle offentlige myndigheder ikke har udarbejdet risikovurderinger, eller

at risikovurderingerne ikke har været tilstrækkelige, når myndighederne outsourcede

it-drift til eksterne it-leverandører.

10. Det har siden 2016 været et krav for statslige myndigheder, at de skal overholde

sikkerhedsstandarden ISO 27001, mens regionerne har været forpligtede til at arbej-

de efter principperne i ISO 27001. ISO 27001 er en international standard for styring

af informationssikkerhed, som skal understøtte myndighederne i at beskytte værdi-

fulde informationer, herunder personoplysninger. Standarden forpligter bl.a. de stats-

lige myndigheder til at sikre, at leverandører opretholder det aftalte niveau af informa-

tionssikkerhed. Digitaliseringsstyrelsen følger halvårligt op på, hvor langt de statslige

myndigheder er med at implementere ISO 27001. En selvevaluering blandt statslige

myndigheder i 2019 viste, at 37 % af de statslige myndigheder stadig ikke har et til-

strækkeligt modenhedsniveau for leverandørstyring.

11. Samlet set giver det et billede af, at offentlige myndigheder i flere tilfælde ikke har

haft en tilstrækkelig styring af databehandlere.

Dataansvarlig, databehandler og underdatabehandler

Informationssikkerhed

Informationssikkerhed er en

bred betegnelse for de samle-

de foranstaltninger til at sikre

informationer mod at gå tabt

eller falde i forkerte hænder. I

arbejdet indgår bl.a. organise-

ring af sikkerhedsarbejdet,

processer for behandling af

data, styring af leverandører

og tekniske sikkerhedsforan-

staltninger.

12. Når offentlige myndigheder indsamler personoplysninger, bliver de dataansvarli-

ge. Som dataansvarlig har myndighederne ansvaret for, at personoplysninger behand-

les sikkert. Opbevaring og behandling af personoplysninger kræver den nødvendige

it-infrastruktur og ekspertise. Derfor kan det være hensigtsmæssigt for myndigheder-

ne – både sikkerhedsmæssigt og økonomisk – at outsource opbevaringen eller andre

behandlinger af personoplysninger til private virksomheder eller specialiserede myn-

digheder, fx Statens It.

Dataansvarlig

En dataansvarlig er den juridi-

ske eller fysiske person, priva-

te virksomhed, offentlige myn-

dighed mv., der bestemmer, til

hvilket formål og hvordan per-

sonoplysningerne må behand-

les.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Introduktion og konklusion

Databehandler

En databehandler er den juri-

diske eller fysiske person, pri-

vate virksomhed, offentlige

myndighed mv., som behand-

ler personoplysninger på veg-

ne af den dataansvarlige. Da-

tabehandleren har adgang til

at behandle data, men bestem-

mer hverken formål med be-

handlingen, eller hvordan be-

handlingen sker. Databehand-

leren handler kun på baggrund

af instruks fra den dataansvar-

lige.

Hvis en offentlig myndighed outsourcer opbevaringen eller en anden behandling af

personoplysninger til fx en privat virksomhed, indgår de i en databehandlerrelation,

hvor den offentlige myndighed er dataansvarlig, og den private virksomhed er data-

behandler. Selv om data opbevares af en databehandler, er det stadig den dataan-

svarlige, der er ansvarlig for at sikre, at databehandleren stiller de fornødne garantier

for, at der gennemføres de rette sikkerhedsmæssige foranstaltninger for opbevarin-

gen af data. Det er også alene den dataansvarlige, der beslutter, hvordan databehand-

leren må behandle data og til hvilke formål.

En databehandler kan anvende underdatabehandlere til at varetage dele af sin data-

behandling. Det kan fx være at stille den serverplads til rådighed, hvor personoplys-

ningerne opbevares. Det kan også være vedligeholdelse af databehandlerens it-infra-

struktur eller support, hvis behandling af data er en central del af opgaven. Underda-

tabehandlere kan også selv anvende underdatabehandlere. Der kan derfor opstå da-

tabehandlerkæder, hvor det kan være svært for den dataansvarlige at bevare et sam-

let overblik. Figur 1 viser et eksempel på en databehandlerkæde.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Introduktion og konklusion |

Figur 1

Eksempel på en databehandlerkæde

Borger

Myndigheden indsamler data om

borgere og bliver dataansvarlig

Dataansvarlig

Myndigheden kan overlade behandling

af data til en databehandler

Databehandler

Databehandleren kan overlade opbevaring,

vedligeholdelse, support eller anden

behandling til underdatabehandlere

Underdatabehandler 1

(opbevaring)

Underdatabehandler 2

(vedligeholdelse)

Underdatabehandler 3

(support)

Underdatabehandleren

kan benytte under-

underdatabehandlere

til at behandle person-

data

Under-underdatabehandlere

Kilde:

Rigsrevisionen.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Introduktion og konklusion

Regler om databeskyttelse

Databeskyttelsesloven

Databeskyttelsesloven (lov

nr. 502 af 23. maj 2018) trådte

i kraft samtidig med GDPR

(25. maj 2018) og supplerer

GDPR i en dansk kontekst.

Databeskyttelsesloven inde-

holder bl.a. en bestemmelse

om, hvilke systemer der

skal

opbevares i Danmark (loka-

tionskravet), og fastsætter

nærmere regler for Datatilsy-

nets arbejde.

Retshåndhævelsesloven

13. Reglerne for behandling af personoplysninger er forankret i GDPR, som offentlige

myndigheder og private virksomheder har skullet overholde siden den 25. maj 2018.

GDPR suppleres i Danmark af databeskyttelsesloven, som dog ikke fastsætter andre

regler på de undersøgte områder. Retshåndhævende myndigheders (fx politiet og

domstolene) behandling af personoplysninger er reguleret i retshåndhævelsesloven,

som trådte i kraft i april 2017. Reglerne i retshåndhævelsesloven er imidlertid i over-

ensstemmelse med reglerne i GDPR på de punkter, som indgår i denne undersøgelse.

Derfor er reglerne i GDPR udgangspunktet for undersøgelsen.

14. Vi har i undersøgelsen fokus på myndighedernes risikovurderinger, databehand-

leraftaler og tilsyn. Vi fokuserer på netop disse 3 elementer, da de dækker hele forlø-

bet for outsourcing af persondata, dvs. før, under og efter, at databehandlingen er over-

ladt til databehandleren.

15. I GDPR er omdrejningspunktet en risikobaseret tilgang til beskyttelse af persondata.

Det betyder, at den dataansvarlige – allerede inden en behandling af persondata på-

begyndes, eller persondata outsources – skal overveje de risici, der kan forekomme

ved behandlingen. Overvejelserne skal ligge til grund for, hvilket sikkerhedsniveau der

er nødvendigt, og hvilke forholdsregler der skal tages for at imødegå de identificere-

de risici – hverken mere eller mindre. Dette sker i form af en risikovurdering.

Resultatet af risikovurderingen skal i første omgang ligge til grund for beslutningen om,

hvorvidt persondata i det hele taget skal outsources. Hvis persondata outsources,

skal risikovurderingen ligge til grund for valget af sikkerhedsforanstaltninger i databe-

handleraftalen og være styrende for formen og hyppigheden af tilsynet med databe-

handleren. Dette er illustreret i figur 2. Hvis der fx er tale om et outsourcet it-system,

som indeholder få ikke-følsomme personoplysninger, bør både sikkerhedskravene i

databehandleraftalen og tilsynet være af mindre omfang. Hvis der omvendt outsour-

ces følsomme oplysninger om mange borgeres helbred, bør myndigheden sikre til-

svarende højere sikkerhedskrav i databehandleraftalen og føre et mere omfattende

og hyppigere tilsyn med databehandleren.

Retshåndhævelsesloven (lov

nr. 410 af 27. april 2017) trådte

i kraft den 27. april 2017.

Retshåndhævelsesloven gæl-

der for retshåndhævende

myndigheders (politi, anklage-

myndighed, Kriminalforsorgen,

Den Uafhængige Politiankla-

gemyndighed og domstolene)

behandling af personoplysnin-

ger på det strafferetlige om-

råde og træder i stedet for

GDPR og databeskyttelseslo-

ven. Mange af kravene i rets-

håndhævelsesloven er imid-

lertid sammenfaldende med

reglerne i GDPR, herunder reg-

lerne om risikovurderinger, da-

tabehandleraftaler og tilsyn.

Figur 2

Relationen mellem risikovurdering, databehandleraftale og tilsyn

RISIKOVURDERING

Kilde:

Rigsrevisionen.

DATABEHANDLERAFTALE

TILSYN

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Introduktion og konklusion |

16. GDPR’s regler om risikovurderinger, databehandleraftaler og tilsyn er i store træk

en videreførelse af persondatalovens regler på området, som har været gældende si-

den 2000. Det er derfor ikke nyt, at myndighederne skal udarbejde risikovurderinger,

indgå databehandleraftaler og føre tilsyn.

Figur 3 viser en sammenfatning af reglerne om risikovurderinger, databehandlerafta-

ler og tilsyn før og efter, at GDPR blev gældende. Det fremgår af figuren, at det også

var et krav i persondataloven, at der skulle udarbejdes risikovurderinger. Kravet blev

imidlertid mere eksplicit med GDPR. Desuden blev det tydeliggjort, at risikovurderin-

gerne skal tage udgangspunkt i risici for de registreredes rettigheder og ikke blot i ri-

sici for myndighedens egen forretning. Med GDPR blev der samtidig indført en række

minimumskrav til indholdet af en databehandleraftale. Det gælder fx, at det skal frem-

gå af databehandleraftalen, at eventuelle underdatabehandlere skal overholde de

samme krav som databehandleren. Endelig skal den dataansvarlige også under GDPR

leve op til kravet om ansvarlighed og kunne påvise, at behandlingen af personoplys-

ninger er i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne. Det betyder ifølge Da-

tatilsynet, at den dataansvarlige skal føre tilsyn med sine databehandlere.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Introduktion og konklusion

Figur 3

Regler om risikovurderinger, databehandleraftaler og tilsyn før og efter GDPR

24. oktober 1995

Databeskyttelsesdirektivet

træder i kraft i EU

31. maj 2000

Folketinget vedtager persondataloven, som

implementerer databeskyttelsesdirektivet i Danmark

April 2016

GDPR bliver vedtaget i EU

25. maj 2018

GDPR er gældende, og Folketinget

vedtager databeskyttelsesloven

Persondataloven

GDPR

Databeskyttelsesloven

DATABESKYT-

TELSESREGLER

• Den dataansvarlige skal træffe de fornødne sikkerheds-

foranstaltninger for behandlingen af personoplysninger

og dermed udarbejde en risikovurdering.

§ 41, stk. 3, i persondataloven

• Det fremgår mere eksplicit, at den dataansvar-

lige skal risikovurdere behandlingen af person-

oplysninger for at afgøre, hvilke foranstaltninger

der skal iværksættes.

• Det er tydeliggjort, at risikovurderingen skal

tage udgangspunkt i risici for de registreredes

rettigheder.

Artikel 24, 25 og 32 mfl. i GDPR

RISIKO-

VURDERING

• Den dataansvarlige skal indgå en databehandleraftale

med sin databehandler.

§ 42, stk. 2, i persondataloven

DATABEHANDLER-

AFTALE

• Den dataansvarlige skal indgå en databehand-

leraftale med sin databehandler.

• Der er en række minimumskrav for indholdet

af en databehandleraftale.

Artikel 28 i GDPR

• Den dataansvarlige skal påse behandlingssikkerheden

hos databehandleren.

§ 42, stk. 1, i persondataloven

• Den dataansvarlige skal påvise overholdelsen

af databeskyttelsesreglerne.

Artikel 24 i GDPR

TILSYN

Kilde:

Rigsrevisionen.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Introduktion og konklusion |

1.3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning

Revisionskriterier

17. Formålet med undersøgelsen er at vurdere, om myndighederne har ydet en tilfreds-

stillende indsats for at sikre, at outsourcede følsomme og fortrolige persondata om

borgerne opbevares sikkert. Undersøgelsen inkluderer regionerne i form af Region

Midtjylland som case. Region Midtjylland adskiller sig ikke umiddelbart fra de andre

regioner på parametre som typen af følsomme og fortrolige persondata, typer af da-

tabehandlinger o.l. Vi har inkluderet en region, fordi regionerne håndterer store mæng-

der følsomme personoplysninger fra sundhedssektoren.

18. I

kapitel 2

undersøger vi, om myndighederne har haft en tilfredsstillende styring af

databehandlere, som opbevarer følsomme eller fortrolige persondata. Vi undersøger

dermed ikke, om myndighederne generelt set overholder reglerne i GPDR, eller om it-

sikkerheden i praksis er tilstrækkelig hos databehandlerne.

Vi undersøger for det første, om myndighederne har udarbejdet en risikovurdering,

når de outsourcer opbevaringen af følsomme eller fortrolige personoplysninger. For

det andet undersøger vi, om myndighederne har indgået databehandleraftaler med

deres databehandlere, som opbevarer følsomme eller fortrolige persondata. For det

tredje undersøger vi, om myndighederne har ført tilsyn med deres databehandlere,

herunder om de har haft kendskab til de underdatabehandlere, der behandler deres

følsomme eller fortrolige personoplysninger. Størstedelen af kriterierne tager udgangs-

punkt i de gældende regler under GDPR og databeskyttelsesloven, som alle myndig-

heder er forpligtede til at overholde, uanset hvornår de har taget deres it-systemer i

brug, eller hvornår systemerne er outsourcet. Disse kriterier suppleres af kriterier,

som baserer sig på Datatilsynets vejledninger og Rigsrevisionens opfattelse af, hvad

en hensigtsmæssig styring af databehandlere indebærer. Baggrunden for de enkelte

kriterier er beskrevet i de enkelte afsnit.

19. I

kapitel 3

undersøger vi, om Justitsministeriet, herunder Datatilsynet, og Finans-

ministeriet i tilstrækkelig grad har understøttet de øvrige myndigheders styring af da-

tabehandlere.

Vi undersøger for det første, om de 3 myndigheder rettidigt har vejledt de øvrige myn-

digheder i forbindelse med implementeringen af GDPR. For det andet undersøger vi,

om Datatilsynet har ført et risikobaseret tilsyn.

20. Det er til enhver tid de enkelte myndigheders ansvar at overholde gældende lov-

givning, herunder GDPR. Ikke desto mindre kan de myndigheder, som har en central

rolle på området og dermed den største ekspertise, understøtte de øvrige myndighe-

der i at overholde databeskyttelsesreglerne. En god understøttelse kan medvirke til,

at myndighederne er bedre rustede til at overholde de gældende regler.

21. Justitsministeriet, herunder Datatilsynet, og Finansministeriet har alle centrale rol-

ler, hvad angår datasikkerhed, herunder styring af databehandlere. Justitsministeriet

har ressortansvaret for GDPR og databeskyttelsesloven. Justitsministeriet har der-

med mulighed for at vejlede myndighederne om lovgivningen, hvis der viser sig et be-

hov for det.

Følsomme person-

oplysninger

Følsomme personoplysninger

er ifølge GDPR oplysninger

om race og etnisk oprindelse,

politisk, religiøs eller filosofisk

overbevisning, fagforenings-

mæssige tilhørsforhold, gene-

tisk og biometrisk data, hel-

bred og seksuel orientering.

Behandling af disse personop-

lysninger kræver en højere

grad af beskyttelse end almin-

delige personoplysninger.

Fortrolige person-

oplysninger

Fortrolige personoplysninger

er ifølge databeskyttelseslo-

ven cpr-numre og oplysninger

om strafbare forhold. Strafba-

re forhold kan fx være oplys-

ninger om lovovertrædelser

og politianmeldelser.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Introduktion og konklusion

Datatilsynet er den uafhængige tilsynsmyndighed på databeskyttelsesområdet. Da-

tatilsynet skal på den ene side føre tilsyn med og håndhæve, at databeskyttelsesreg-

lerne overholdes, og på den anden side rådgive og vejlede offentlige myndigheder og

private virksomheder om databeskyttelsesreglerne. Det kan fx være ved at udgive

vejledende tekster og offentliggøre afgørelser på baggrund af gennemførte tilsyn. Der-

udover har Datatilsynet også en række andre opgaver, fx at fremme offentlighedens

kendskab til databeskyttelsesreglerne og deltage i internationalt samarbejde.

Digitaliseringsstyrelsen under Finansministeriet har til opgave at udforme og imple-

mentere digitaliseringsinitiativer i det offentlige. Som en del af den opgave skal Digi-

taliseringsstyrelsen understøtte en tilstrækkelig informationssikkerhed i den offent-

lige sektor, hvilket i mange tilfælde har snitflader til databeskyttelsesreglerne.

Metode

22. Undersøgelsens

kapitel 2

er baseret på en gennemgang af dokumentation for 148

it-systemer på tværs af staten og Region Midtjylland, hvor myndighederne har out-

sourcet opbevaringen af følsomme eller fortrolige personoplysninger til en databe-

handler. Vi har valgt at fokusere på systemer med følsomme og/eller fortrolige per-

sonoplysninger, idet en kompromittering af disse typer data kan have de største kon-

sekvenser for borgerne. 108 ud af de 148 systemer indeholder følsomme personop-

lysninger, og de resterende 40 systemer indeholder fortrolige personoplysninger. 101

ud af de 148 systemer indeholder både følsomme og fortrolige personoplysninger. Vi

har for alle systemerne gennemgået dokumentation for risikovurderinger, databehand-

leraftaler og tilsynsaktiviteter.

Behandling af person-

oplysninger

Behandling af personoplysnin-

ger er et bredt begreb, som fx

kan omfatte opbevaring, ind-

samling, registrering, organi-

sering, systematisering, tilpas-

ning eller ændring, genfinding,

søgning, brug, videregivelse

ved transmission, formidling

eller enhver anden form for

overladelse, sammenstilling

eller samkøring, begrænsning,

sletning eller tilintetgørelse af

personoplysninger.

23. Behandling af personoplysninger kan have mange former. Vi fokuserer i kapitel 2

kun på outsourcing til databehandlere, som

opbevarer

persondata. Det gør vi ud fra

en risikobetragtning, fordi databehandlere, som opbevarer data, typisk også foreta-

ger anden behandling af data, fx søgning i eller organisering af data. Desuden anven-

der databehandlere, som opbevarer data, i mange tilfælde underdatabehandlere til

fx at vedligeholde servere eller yde support.

24. Vi har udvalgt de 148 it-systemer på baggrund af en bruttoliste på ca. 950 syste-

mer, som ifølge myndighederne falder inden for undersøgelsens afgrænsning. Vi har

udvalgt op til 10 systemer pr. myndighed, men færre i de tilfælde, hvor myndigheden

ikke har haft 10 systemer, der falder inden for undersøgelsens afgrænsning. Vi har ud-

valgt systemerne ud fra en risikobetragtning på baggrund af oplysninger fra myndig-

hederne om systemerne. Undersøgelsens resultater kan derfor ikke generaliseres til

alle outsourcede it-systemer i staten og regionerne, som opbevarer følsomme eller

fortrolige personoplysninger. De udvalgte systemer omfatter imidlertid en væsentlig

andel af populationen.

25. Undersøgelsens

kapitel 3

bygger på:

•

gennemgang af skriftligt materiale fra Finansministeriet, Justitsministeriet og Da-

tatilsynet, herunder vejledninger, mødereferater, notater og strategipapirer

•

data om Datatilsynets tilsynsaktivitet

•

redegørelser fra Finansministeriet, Justitsministeriet og Datatilsynet

•

en spørgeskemaundersøgelse, som omfatter alle statslige myndigheder, der har

outsourcet opbevaringen af følsomme eller fortrolige persondata, og Region Midt-

jylland.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Introduktion og konklusion |

26. Vores metodiske tilgang, udvælgelse af it-systemer og operationalisering af krite-

rier er uddybet i bilag 1. I bilaget fremgår også en liste over de 148 it-systemer, som ind-

går i undersøgelsen, og vores kodebog, der uddyber, på hvilket grundlag vi har vurde-

ret dokumentationen for de enkelte systemer.

27. Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision,

jf. bilag 1.

Afgrænsning

28. Undersøgelsen omfatter alle ministerier på nær Udenrigsministeriet, som har op-

lyst, at ministeriet ikke har outsourcet opbevaringen af følsomme eller fortrolige per-

sondata. Vi har i udvælgelsen af myndigheder lagt vægt på også at dække det regio-

nale niveau, som behandler mange følsomme helbredsoplysninger om borgere. Vi har

på den baggrund udvalgt Region Midtjylland som case for regionerne. Undersøgelsen

omfatter således 17 ministerier og én region.

29. Vi har i undersøgelsen afgrænset outsourcing til at omfatte tilfælde, hvor den da-

taansvarlige myndighed benytter en databehandler uden for ministeriets koncern. I

undersøgelsen opfattes data således ikke som outsourcede, hvis fx en styrelse er da-

tabehandler for sit departement eller andre styrelser inden for samme koncern, med-

mindre data i sidste ende outsources ud af koncernen. En undtagelse er Statens It,

som vi betragter som en ekstern databehandler for alle ministerier, selv om Statens It

organisatorisk er en del af Finansministeriets koncern.

30. Vi foretager ikke en juridisk vurdering af, om risikovurderinger, databehandleraf-

taler og tilsyn i sin helhed lever op til alle regler i GDPR. Vi undersøger heller ikke, om

fx databehandleraftalen i tilstrækkelig grad tager højde for de risici, som er identifice-

ret i risikovurderingen, eller om de gennemførte tilsyn har været tilstrækkelige. Under-

søgelsens sigte er derimod at se bredt på tværs af mange myndigheder og vurdere,

om myndighederne overholder en række minimumskrav for styring af databehand-

lere.

31. Undersøgelsesperioden går fra GDPR’s vedtagelse i EU i april 2016 til 1. januar 2020,

hvor vi afsluttede vores materialeindsamling. Vi har kun inkluderet dokumentation for

risikovurderinger og databehandleraftaler for de enkelte it-systemer, som er udarbej-

det inden den 20. september 2019, hvor vi første gang modtog dokumentation fra myn-

dighederne. Vi har kun inkluderet dokumentation for tilsynsaktiviteter, som er udar-

bejdet inden den 20. august 2019, hvor vi anmodede myndighederne om dokumenta-

tion for de enkelte systemer. Skæringsdatoerne er fastsat med henblik på at give et

retvisende øjebliksbillede af de undersøgte myndigheders styring af databehandlere.

Flere myndigheder har oplyst, at de efterfølgende har udarbejdet risikovurderinger,

indgået databehandleraftaler, udført tilsyn eller fx skiftet databehandler for ét eller

flere af deres systemer.

32. I bilag 1 er undersøgelsens metodiske tilgang beskrevet. Bilag 2 indeholder en ord-

liste, der forklarer udvalgte ord og begreber.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Myndighedernes styring af databehandlere

2. Myndighedernes

styring af databehandlere

Delkonklusion

Myndighederne har samlet set haft en meget utilfredsstillende styring af

databehandlere, som opbevarer følsomme eller fortrolige persondata, for

de it-systemer, som indgår i undersøgelsen. Dette er på trods af, at krave-

ne om at udarbejde risikovurderinger, indgå databehandleraftaler og føre

tilsyn med databehandlere har været gældende siden 2000. Særligt Udlæn-

dinge- og Integrationsministeriet og Region Midtjylland har haft en kritisa-

bel styring af databehandlere. Finansministeriet har overordnet set har

haft den bedste styring af databehandlere sammenlignet med de øvrige

myndigheder.

For det første har myndighederne ikke udarbejdet en risikovurdering for 58 % af deres

it-systemer, inden de indgik en databehandleraftale. I de tilfælde har myndighederne

ikke haft et grundlag for at fastsætte passende sikkerhedsforanstaltninger i databehand-

leraftalerne og planlægge deres tilsyn. Rigsrevisionen finder dette kritisabelt. Myndig-

hederne har for kun 18 % af systemerne udarbejdet en risikovurdering, inden de indgik

en databehandleraftale, som også forholder sig til risici for de registreredes rettigheder

og indeholder overvejelser om sandsynligheden for og konsekvensen ved, at der sker

en sikkerhedshændelse. Rigsrevisionen finder det særligt uhensigtsmæssigt, at myndig-

hederne kun har udarbejdet en risikovurdering for 6 ud af de 17 systemer, hvor data

opbevares hos globale cloud-udbydere. Det skyldes, at myndighederne skal godkende

cloud-udbydernes standardvilkår, der som udgangspunkt ikke kan tilpasses de enkelte

myndigheders behov. Rigsrevisionen finder det desuden utilfredsstillende, at flere myn-

digheder ikke har haft fuld klarhed over indholdet af de standardvilkår, som de har ac-

cepteret, når de benytter globale cloud-udbydere til at opbevare persondata.

For det andet havde myndighederne for 14 % af de outsourcede systemer ikke et juri-

disk grundlag for at styre deres databehandlere, da de ikke havde en gældende data-

behandleraftale. For en tredjedel af disse systemer har myndighederne indgået en da-

tabehandleraftale undervejs i Rigsrevisionens undersøgelse, selv om data var outsour-

cet inden.

For det tredje har myndighederne ikke ført tilsyn med deres databehandlere for 23 %

af systemerne. Dermed har de ikke undersøgt, om databehandleren overholder de af-

talte vilkår. For 40 % af de udførte tilsyn har myndighederne ikke kunnet dokumen-

tere, at de har fulgt op på tilsynenes resultater og taget stilling til, om de skal reagere

over for databehandleren. Disse tilsyn har dermed ikke tjent deres formål.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Myndighedernes styring af databehandlere |

Manglende tilsyn kan have den konsekvens, at myndigheden ikke ved, om behandlin-

gen af data sker inden for databehandleraftalens og databeskyttelsesreglernes ram-

mer. Undersøgelsen viser, at myndighederne ikke har haft kendskab til alle underda-

tabehandlere for 24 % af de systemer, hvor der benyttes underdatabehandlere. Det

betyder, at underdatabehandlere i praksis har behandlet følsomme eller fortrolige per-

sondata uden myndighedernes forudgående viden.

33. Dette kapitel handler om, hvorvidt myndighederne har haft en tilfredsstillende sty-

ring af databehandlere, som opbevarer følsomme eller fortrolige persondata. Vi un-

dersøger myndighedernes arbejde med at udarbejde risikovurderinger, indgå data-

behandleraftaler og føre tilsyn, herunder deres kendskab til underdatabehandlere.

2.1. Risikovurderinger

34. Vi har undersøgt, om myndighederne har udarbejdet en risikovurdering, inden de

har indgået en databehandleraftale med databehandleren. Det har været et krav bå-

de under persondataloven og GDPR, at myndighederne skal udarbejde en risikovur-

dering, når de behandler personoplysninger. Formålet med en risikovurdering er bl.a.

at vurdere, hvilke sikkerhedsforanstaltninger der skal skrives ind i databehandleraf-

talen, og hvilken form for tilsyn myndigheden skal gennemføre. Da risikovurderingen

danner grundlag for, at myndighederne kan fastsætte de rette sikkerhedsforanstalt-

ninger i databehandleraftalen, vurderer Rigsrevisionen, at det er vigtigt, at risikovur-

deringen er foretaget, inden databehandleraftalen indgås.

Vi har også undersøgt, om risikovurderingerne eksplicit forholder sig til risici for de re-

gistreredes rettigheder, fx hvilke konsekvenser det kan få for de registrerede, hvis de-

res data går tabt, eller uvedkommende får adgang til dem. Det fremgår af GDPR, at

risikovurderingerne skal tage udgangspunkt i risici for de registreredes rettigheder.

Det kan i praksis betyde, at it-systemer, som ikke er særligt kritiske på forretnings-

området, kan vise sig særligt risikofyldte for de registrerede og derfor også kræver

særlige sikkerhedsforanstaltninger. Vi har ikke juridisk forholdt os til, om risikovurde-

ringerne lever op til GDPR, men har ud fra en minimumsbetragtning vurderet, om risi-

kovurderingerne eksplicit

forholder

sig til én eller flere risici for de registreredes ret-

tigheder.

Endelig har vi undersøgt, om risikovurderingerne indeholder overvejelser om sandsyn-

ligheden for og konsekvensen ved mulige sikkerhedshændelser. Det fremgår af Da-

tatilsynets vejledning om risikovurderinger, at risikovurderingen bør omfatte overve-

jelser om sandsynlighed og konsekvens, da det giver et samlet overblik over risikobil-

ledet.

Vejledning om risiko-

vurderinger

Datatilsynet har i samarbejde

med Rådet for Digital Sikker-

hed udgivet en vejledning om

risikovurderinger.

Vejledningen indeholder bl.a.

en risikovurderingsmetodik og

en skabelon, som den dataan-

svarlige kan benytte i sit arbej-

de med risikovurderinger.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Myndighedernes styring af databehandlere

35. Figur 4 viser, om myndighederne har udarbejdet risikovurderinger for deres it-sy-

stemer, og om risikovurderingerne er udarbejdet, inden databehandleraftalen er ind-

gået.

Figur 4

Risikovurderinger pr. myndighed og samlet

(Antal it-systemer)

16 %

42 %

(Andel af alle it-systemer)

Beskæftigelsesministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Udlændinge- og Integrationsministeriet

Transport- og Boligministeriet

Erhvervsministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Justitsministeriet

Skatteministeriet

Kulturministeriet

Statsministeriet

Kirkeministeriet

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Finansministeriet

Social- og Indenrigsministeriet

Forsvarsministeriet

Der er udarbejdet en risikovurdering, inden der er indgået en databehandleraftale

Der er udarbejdet en risikovurdering, men først efter, at der er indgået en databehandleraftale

Der er ikke udarbejdet en risikovurdering

Denne kategori indeholder også enkelte tilfælde, hvor der er udarbejdet en risikovurdering, men hvor der ikke er indgået en databehandleraftale.

Note: n=148 it-systemer fordelt på alle 18 myndigheder.

Kilde:

Rigsrevisionen.

Det fremgår af figur 4, at myndighederne for 42 % af it-systemerne ikke har foretaget

en risikovurdering, selv om det er et lovkrav. For yderligere 16 % af systemerne har

myndighederne først udarbejdet en risikovurdering, efter at databehandleraftalen er

indgået. Risikovurderingen kan derfor ikke have ligget til grund for de krav, der blev

skrevet ind i databehandleraftalen. Der kan dog være tilfælde, hvor myndighederne

på baggrund af en senere risikovurdering har genbesøgt deres databehandleraftale

og vurderet, at aftalen var tilstrækkelig. 11 ud af de 18 myndigheder har udarbejdet en

risikovurdering for under halvdelen af deres systemer, inden de har indgået databe-

handleraftaler. Finansministeriet og Kulturministeriet skiller sig positivt ud i forhold til

de øvrige myndigheder ved at have udarbejdet en risikovurdering for henholdsvis 9 ud

af 10 systemer og 5 ud af 6 systemer, inden de har indgået en databehandleraftale.

Region Midtjylland

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Myndighedernes styring af databehandlere |

Boks 1 beskriver et eksempel på et it-system, hvor der ikke er udarbejdet en risiko-

vurdering.

Boks 1

Eksempel på manglende risikovurdering

Region Midtjylland bruger en privat databehandler til at sende elektroniske breve, fx

henvisning til egen læge eller oplysninger til kommuner og andre eksterne parter. I den

forbindelse sker der også en midlertidig opbevaring af data hos databehandleren. Sy-

stemet indeholder både følsomme og fortrolige personoplysninger. Region Midtjylland

har ikke udarbejdet en risikovurdering for systemet, inden systemet blev outsourcet.

Det fremgår desuden af figur 4, at myndighederne for de resterende 42 % af it-syste-

merne har foretaget en risikovurdering, inden databehandleraftalen blev indgået. Af

de 42 % forholder knap halvdelen sig ikke eksplicit til risici for de registreredes rettig-

heder, og en fjerdedel forholder sig ikke til sandsynligheden for og konsekvensen ved,

at der indtræffer en hændelse, som kompromitterer datasikkerheden. Disse risikovur-

deringer udgør derved et svagere grundlag for den dataansvarlige til at kunne vurde-

re, hvilke sikkerhedsforanstaltninger databehandleraftalen bør indeholde for at op-

retholde et højt sikkerhedsniveau, ikke mindst for så vidt angår risici for de registre-

redes rettigheder.

Samlet set har myndighederne for kun 18 % af it-systemerne i undersøgelsen udarbej-

det en risikovurdering, som opfylder alle de krav, vi har undersøgt. Dvs. at risikovur-

deringen er udarbejdet, inden myndigheden har indgået en databehandleraftale, og

at den forholder sig til både risici for de registreredes rettigheder, som er et krav iføl-

ge GDPR, og til sandsynligheden for og konsekvensen ved en sikkerhedshændelse.

36. Boks 2 giver et eksempel på en myndighed, der har arbejdet systematisk med at

udarbejde risikovurderinger for sine it-systemer.

Boks 2

Eksempel på en systematisk tilgang til risikovurderinger

Statens Administration har en systematisk tilgang til arbejdet med risikovurderinger.

Statens Administration udarbejder årligt en samlet risikovurdering for alle sine it-syste-

mer, processer og leverandører. I risikovurderingen forholder Statens Administration sig

til:

•

Konsekvensen for de registreredes rettigheder, hvis der sker et sikkerhedsbrud, fx

datalæk eller uautoriseret brug af personoplysninger.

•

Det samlede risikobillede på baggrund af overvejelser om sandsynligheder og konse-

kvenser for sikkerhedsbrud.

•

Hvilke tiltag der skal iværksættes for at styrke sikkerheden. Tiltagene beskrives i en

kort handleplan for hvert system, som indeholder et tidspunkt for, hvornår tiltagene

skal være iværksat.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Myndighedernes styring af databehandlere

Risikovurderinger ved brug af cloud-services

Cloud-services

Cloud-services dækker bredt

set over internetbaserede it-

løsninger. Løsningerne kan

have mange former – fra pro-

grammer som fx Gmail og Fa-

cebook, som tilgås via inter-

nettet og ikke er installeret på

computeren, til løsninger, som

kun opbevarer data. Opbeva-

ringsløsningerne kan variere i

fuldstændighed – fra færdige

løsninger som fx Dropbox og

Google Drive til mere rå ser-

verkapacitet som fx Microsoft

Azure og Amazon Web Ser-

vice.

Fælles for løsningerne er, at

data og applikation ligger på

internettet og ikke på den

computer, som man tilgår løs-

ningerne fra.

Mere information om brugen

af cloud findes i Digitaliserings-

styrelsens vejledning til anven-

delse af cloud.

37. En række myndigheder gør brug af såkaldte cloud-services. Når man taler om out-

sourcing af persondata, vil cloud-services typisk dække over løsninger, hvor opbeva-

ringen af data ikke foregår lokalt, men i ét eller flere eksterne datacentre. Cloud-ser-

vices kan være fordelagtige, fordi de ofte er billigere, da løsningerne er fleksible og kun

trækker på den kapacitet, som er nødvendig. Der er imidlertid nogle særlige karakte-

ristika for cloud-services leveret af globale cloud-udbydere, som myndighederne skal

være opmærksomme på. Det gælder fx, at myndighederne skal godkende cloud-ud-

bydernes standardvilkår, som ikke kan tilpasses den enkelte myndigheds behov.

Standardvilkårene indebærer, at myndighederne giver en generel godkendelse til, at

udbyderne benytter underdatabehandlere i hele verden, som det i praksis kan være

svært at føre tilsyn med. Det er derfor særligt vigtigt, at myndighederne foretager en

risikovurdering, inden de gør brug af cloud-services hos en global cloud-udbyder.

38. Undersøgelsen viser, at myndighederne kun har udarbejdet en risikovurdering for

6 ud af de 17 it-systemer, hvor der benyttes globale cloud-udbydere, inden de har out-

sourcet opbevaringen af persondata.

Resultater

Undersøgelsen viser, at myndighederne ikke har udarbejdet en risikovurdering for 42 %

af it-systemerne, selv om det er et lovkrav. For yderligere 16 % af systemerne har myn-

dighederne først udarbejdet en risikovurdering, efter de har indgået en databehand-

leraftale. Det betyder, at myndighederne for størstedelen (58 %) af systemerne, som

opbevarer følsomme eller fortrolige persondata, ikke har haft et grundlag for at kun-

ne fastsætte tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger i databehandleraftalerne og til

at kunne planlægge deres tilsyn. 11 ud af de 18 myndigheder har udarbejdet en risiko-

vurdering for under halvdelen af deres systemer, inden de indgik en databehandler-

aftale. Finansministeriet har udarbejdet en risikovurdering for 9 ud af 10 systemer og

Kulturministeriet for 5 ud af 6 systemer, inden de indgik en databehandleraftale.

Undersøgelsen viser også, at myndighederne har udarbejdet en risikovurdering for

42 % af systemerne, inden de indgik en databehandleraftale. Halvdelen af disse risiko-

vurderinger forholder sig imidlertid ikke til risici for de registreredes rettigheder, og en

fjerdedel indeholder ikke overvejelser om sandsynlighed og konsekvens. Samlet set

har myndighederne kun udarbejdet en risikovurdering for 18 % af de undersøgte sy-

stemer, som opfylder alle de krav, vi har undersøgt. Dvs. at myndigheden har udarbej-

det en risikovurdering, inden myndigheden har indgået en databehandleraftale, og at

risikovurderingen forholder sig til både risici for de registreredes rettigheder, som er

et krav ifølge GDPR, og til sandsynligheden for og konsekvensen ved, at der sker en

sikkerhedshændelse.

Endelig viser undersøgelsen, at myndighederne kun har udarbejdet en risikovurdering

for 6 ud af 17 systemer, hvor persondata opbevares hos en global cloud-udbyder. Det

finder Rigsrevisionen særligt uhensigtsmæssigt, fordi der gør sig særlige forhold gæl-

dende ved brugen af globale cloud-udbydere, som myndighederne bør forholde sig

til.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Myndighedernes styring af databehandlere |

2.2. Databehandleraftaler

39. Vi har undersøgt, om myndighederne har indgået databehandleraftaler med de-

res databehandlere, som opbevarer følsomme eller fortrolige persondata. Vi har og-

så undersøgt, om data fysisk opbevares inden for det aftalte område, som fremgår af

databehandleraftalen.

Den dataansvarlige og databehandleren skal indgå en skriftlig databehandleraftale,

når behandlingen af persondata overlades til databehandleren. Dette er et krav i

GDPR og har været et udtrykkeligt lovkrav, siden persondataloven blev gældende i

2000. Databehandleraftalen er det juridiske grundlag, der regulerer, hvordan data-

behandleren må behandle personoplysningerne. Det kan fx være, om databehandle-

ren skal have en specifik godkendelse af nye underdatabehandlere fra den dataan-

svarlige, hvorfra i verden data må behandles, eller om databehandleren skal slette

personoplysningerne, når samarbejdet ophører.

40. Figur 5 viser, om myndighederne har indgået databehandleraftaler med deres

databehandlere, som opbevarer følsomme eller fortrolige personoplysninger.

Figur 5

Vejledningsmateriale om

databehandleraftaler

Datatilsynet har udgivet en

vejledning om databehandlere

og dataansvarlige.

Vejledningen beskriver, hvilke

overvejelser den dataansvar-

lige bør gøre sig ved indgåelse

af en databehandleraftale. Da-

tatilsynet har også udarbejdet

en standarddatabehandleraf-

tale, som er en skabelon for,

hvordan en databehandleraf-

tale kan udformes.

Databehandleraftaler pr. myndighed og samlet

(Antal it-systemer)

86 %

(Andel af alle it-systemer)

Miljø- og Fødevareministeriet

Beskæftigelsesministeriet

Udlændinge- og Integrationsministeriet

Transport- og Boligministeriet

Skatteministeriet

Kirkeministeriet

Erhvervsministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Justitsministeriet

Statsministeriet

Kulturministeriet

Finansministeriet

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Social- og Indenrigsministeriet

Forsvarsministeriet

Der er en gældende databehandleraftale

Der er en gældende databehandleraftale, men den er først indgået i undersøgelsesperioden

Der er ikke en gældende databehandleraftale

Note: n=148 it-systemer fordelt på alle 18 myndigheder. De 5 % af databehandleraftalerne, som er indgået i undersøgelsesperioden, er indgået i pe-

rioden, fra Rigsrevisionen påbegyndte sin hovedundersøgelse i juni 2019, til Rigsrevisionen afsluttede materialeindsamlingen for databehand-

leraftaler i september 2019.

Kilde:

Rigsrevisionen.

Region Midtjylland

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Myndighedernes styring af databehandlere

Det fremgår af figur 5, at myndighederne samlet set havde indgået en databehandler-

aftale for 86 % af deres it-systemer, da vi påbegyndte undersøgelsen i juni 2019. 9 ud

af de 18 myndigheder havde gældende databehandleraftaler for alle deres outsource-

de systemer, da vi påbegyndte undersøgelsen. For 5 % af systemerne har myndighe-

derne først indgået en databehandleraftale undervejs i Rigsrevisionens undersøgelse,

selv om systemerne var outsourcet inden. Social- og Indenrigsministeriet, Forsvarsmi-

nisteriet, Transport- og Boligministeriet og Kulturministeriet har undervejs i undersø-

gelsesperioden indgået nye databehandleraftaler, så ministerierne nu har databe-

handleraftaler for alle de systemer, der indgår i undersøgelsen. Myndighederne har

ikke indgået en databehandleraftale for 9 % af deres outsourcede systemer med føl-

somme eller fortrolige personoplysninger. Region Midtjylland, Udlændinge- og Inte-

grationsministeriet, Sundheds- og Ældreministeriet og Justitsministeriet har ikke en

gældende databehandleraftale for flere af deres systemer.

41. Boks 3 giver 2 eksempler på it-systemer, hvor der ikke er indgået en databehand-

leraftale.

Boks 3

Eksempler på manglende databehandleraftaler

Sundhedsdatastyrelsen

Sundhedsdatastyrelsen opbevarer Organdonorregisteret hos en privat it-leverandør.

Systemet indeholder cpr-numre om organdonorer. Sundhedsdatastyrelsen har ikke en

databehandleraftale og har derfor ikke et juridisk grundlag til at styre, hvordan databe-

handleren anvender personoplysningerne.

Styrelsen for International Rekruttering og Integration

Styrelsen for International Rekruttering og Integration (SIRI) anvender en privat it-leve-

randør til at vurdere ægtheden af opholdsdokumenter, når udenlandske borgere søger

om opholdstilladelse. Opholdsdokumenterne, fx udenlandske pas, indeholder typisk et

nationalt id-nummer, som er en fortrolig oplysning. SIRI overtog systemet fra Statsfor-

valtningen ved ressortoverdragelse pr. 1. april 2019, hvor der ikke forelå en databehand-

leraftale. Arbejdet med at indgå en databehandleraftale er endnu ikke afsluttet. SIRI har

derfor på nuværende tidspunkt ikke et juridisk grundlag, der bestemmer, hvordan data-

behandleren må anvende disse personoplysninger.

42. For 27 % af it-systemerne i undersøgelsen (40 systemer) er databehandlerafta-

len indgået, før GDPR blev gældende den 25. maj 2018. Vores gennemgang viser, at

knap halvdelen (18) af databehandleraftalerne henviser til persondataloven og ikke til

GDPR. Det indikerer, at databehandleraftalerne for 18 systemer, svarende til 12 % af

systemerne i undersøgelsen, ikke fuldt ud lever op til kravene i GDPR.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Myndighedernes styring af databehandlere |

Digital Post-løsningen

43. En række it-systemer er fællesstatslige og benyttes af mange myndigheder. For

systemet Digital Post har flere myndigheder oplevet, at der er uklarhed om, hvem der

har ansvaret for at udarbejde risikovurderinger, indgå databehandleraftaler og føre

tilsyn med e-Boks, som leverer løsningen. Digitaliseringsstyrelsen har oplyst, at de

enkelte myndigheder er dataansvarlige for de personoplysninger, som de sender via

Digital Post, og derfor er ansvarslige for selv at udarbejde en risikovurdering, indgå en

databehandleraftale og føre et passende tilsyn. Dette var også tilfældet under person-

dataloven og er ikke blevet ændret som følge af GDPR. Digital Post indgår 7 gange i

undersøgelsen, hvor 7 forskellige myndigheder er dataansvarlige. Undersøgelsen vi-

ser, at myndighederne i 2 ud af de 7 tilfælde ikke har indgået en databehandleraftale

med e-Boks.

44. Digitaliseringsstyrelsen har tilkendegivet, at det ud fra en resursemæssig betragt-

ning ikke er hensigtsmæssigt, at alle myndigheder selv er ansvarlige for at føre tilsyn

med e-Boks. Det er imidlertid Digitaliseringsstyrelsens vurdering, at styrelsen ikke in-

den for de gældende juridiske rammer kan føre tilsyn på vegne af de enkelte dataan-

svarlige myndigheder. Digitaliseringsstyrelsen har i forbindelse med vores undersø-

gelse aftalt med e-Boks, at Digitaliseringsstyrelsens databehandleraftale og revisor-

erklæring gøres tilgængelige for øvrige myndigheder. Digitaliseringsstyrelsen vil også

synliggøre, hvordan styrelsen fører tilsyn med e-Boks med henblik på, at de øvrige

myndigheder kan vurdere, om Digitaliseringsstyrelsens tilsyn er tilstrækkeligt i forhold

til myndighedernes egen risikovurdering.

Fysisk opbevaring af persondata

Fællesstatslige it-systemer

Fællesstatslige it-systemer er

systemer, som én myndighed

er ansvarlig for, men som be-

nyttes af en lang række myn-

digheder på tværs af staten, fx

Statens Budgetsystem og sta-

tens rejseafregnings- og ud-

lægssystem (RejsUd).

Typisk er den ansvarlige myn-

dighed, og ikke de enkelte

myndigheder, dataansvarlig

for data, som behandles i fæl-

lesstatslige systemer.

45. For at sikre, at EU’s databeskyttelsesregler ikke udvandes, hvis data føres ud af

EU, gælder der særlige regler, når persondata overføres til tredjelande eller internatio-

nale organisationer. Vi har undersøgt, om myndighederne har defineret, hvor databe-

handlerne må opbevare deres persondata, og bedt myndighederne indhente oplys-

ninger fra deres databehandler om, hvor data faktisk blev opbevaret.

46. Myndighederne har for 85 % af it-systemerne i undersøgelsen (126 ud af 148 sy-

stemer) stillet krav til databehandleren om, at deres personoplysninger skal opbeva-

res i Danmark eller inden for EU/EØS. For de resterende 15 % har myndighederne ik-

ke taget stilling til, hvor deres data må opbevares.

Personoplysningerne i 123 ud af de 126 it-systemer blev ifølge databehandlerne op-

bevaret inden for det område, som myndigheden havde bestemt. I 2 tilfælde blev da-

ta opbevaret i et andet EU-/EØS-land, selv om det fremgik af databehandleraftalen,

at data skulle opbevares i Danmark. Desuden kunne Beredskabsstyrelsen under For-

svarsministeriet ikke dokumentere, hvor data fra et af deres systemer fysisk blev op-

bevaret. Beredskabsstyrelsen har efterfølgende opsagt samarbejdet med databe-

handleren. Data for de 15 % af systemerne, hvor der ikke var taget stilling til opbeva-

ring, blev i alle tilfælde ifølge databehandlerne opbevaret i Danmark eller i et andet

EU-/EØS-land.

Tredjelande

Tredjelande er lande, som ik-

ke er medlem af EU eller EØS

(Island, Lichtenstein og Norge).

Som udgangspunkt er alle lan-

de uden for EU/EØS at betrag-

te som usikre tredjelande. Eu-

ropa-Kommissionen har imid-

lertid afgjort, at beskyttelses-

niveauet for en række tredje-

lande lever op til sikkerheds-

standarderne, der gælder in-

den for EU, og dermed kan be-

tragtes som sikre tredjelande.

Det gælder fx Schweiz, New

Zealand og organisationer/

virksomheder i USA, som har

tilsluttet sig EU-U.S. Privacy

Shield.

Datatilsynet har udgivet en

vejledning om overførsler til

tredjelande. Vejledningen be-

skriver bl.a., hvad en dataan-

svarlig skal være opmærksom

på ved overførsler til sikre og

usikre tredjelande.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Myndighedernes styring af databehandlere

Standardvilkår ved brug af cloud-services

47. Når myndighederne bruger globale cloud-udbydere som databehandlere eller un-

derdatabehandlere, består databehandleraftalen som udgangspunkt af cloud-udby-

derens standardvilkår, som ikke kan tilpasses den enkelte myndigheds behov. Af

standardvilkårene fremgår det typisk, at cloud-udbyderen har en generel godkendel-

se til at benytte underdatabehandlere, som kan være placeret rundt omkring i verden

og i visse situationer kan tilgå persondata.

Vores undersøgelse viser, at flere myndigheder ikke har været klar over, at de har gi-

vet den globale cloud-udbyder generel godkendelse til at anvende underdatabehand-

lere fra sikre og usikre tredjelande, der som udgangspunkt kan få

adgang

til at be-

handle myndighedernes data, fx i forbindelse med support eller vedligeholdelse af

servere.

Resultater

Undersøgelsen viser, at myndighederne ikke har indgået en databehandleraftale for

9 % af deres outsourcede it-systemer med følsomme eller fortrolige oplysninger, og

at de for 5 % af systemerne først har indgået en databehandleraftale undervejs i

Rigsrevisionens undersøgelse, selv om data var outsourcet inden. Dette er tilfældet,

selv om lovkravet om databehandleraftaler har været gældende siden 2000. Region

Midtjylland, Udlændinge- og Integrationsministeriet, Sundheds- og Ældreministeriet

og Justitsministeriet skiller sig ud ved ikke at have indgået databehandleraftaler for

flere af deres systemer. 9 ud af de 18 myndigheder havde indgået en databehandler-

aftale for alle deres systemer, da Rigsrevisionen påbegyndte undersøgelsen. Databe-

handleraftalerne for 12 % af systemerne i undersøgelsen er indgået inden GDPR og

henviser til de gamle databeskyttelsesregler. Det indikerer, at de ikke fuldt ud lever

op til de gældende databeskyttelsesregler i GDPR.

Undersøgelsen viser, at flere myndigheder har oplevet uklarhed om ansvarsfordelin-

gen for systemet Digital Post, herunder hvem der skal føre tilsyn med databehandle-

ren e-Boks. Det er Rigsrevisionens vurdering, at Digitaliseringsstyrelsen tidligere bur-

de have stillet sit tilsyn til rådighed for de øvrige myndigheder, så myndighederne

kunne vurdere, om det udførte tilsyn var tilstrækkeligt i forhold til deres egen risiko-

vurdering.

Undersøgelsen viser desuden, at myndighederne for 85 % af systemerne i undersø-

gelsen har stillet krav om, hvor deres personoplysninger fysisk må opbevares. Rigs-

revisionen kan konstatere, at data ifølge databehandlerne for alle undtagen 3 syste-

mer var fysisk placeret i overensstemmelse med myndighedernes krav. I 2 tilfælde

var data opbevaret i et andet EU-/EØS-land, selv om data skulle opbevares i Dan-

mark. For et enkelt system har Beredskabsstyrelsen ikke kunnet oplyse, hvor data

opbevares. Myndighederne har for 15 % af systemerne i undersøgelsen ikke taget

stilling til, hvor data må opbevares. Her blev data ifølge databehandlerne i alle tilfæl-

de opbevaret i Danmark eller i et andet EU-/EØS-land.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Myndighedernes styring af databehandlere |

Endelig viser undersøgelsen, at flere myndigheder ikke har været klar over, at de har

givet globale cloud-udbydere generel godkendelse til at anvende underdatabehand-

lere i sikre og usikre tredjelande, der som udgangspunkt kan få adgang til at behandle

deres data. Myndighederne har således ikke har haft fuld klarhed over indholdet af

de globale cloud-udbyderes standardvilkår, som de eller deres databehandlere har

accepteret.

2.3. Tilsyn

48. Vi har undersøgt, om myndighederne har ført tilsyn med deres databehandlere.

Det har vi gjort ved at undersøge, om myndighederne har en plan for at føre tilsyn med

deres databehandlere, om myndighederne faktisk har ført tilsyn med deres databe-

handlere, og om myndighederne har fulgt op på de tilsyn, som de har gennemført.

Vi har desuden undersøgt, om myndighederne har kendskab til alle underdatabehand-

lere, som behandler deres persondata, og om myndighederne har sikret, at der er ført

tilsyn med underdatabehandlere.

49. Tilsyn skal sikre, at databehandlerne i praksis overholder de krav, som er fastsat i

databehandleraftalerne og i de gældende databeskyttelsesregler. Det er ikke et lov-

krav at have en tilsynsplan, men Rigsrevisionen vurderer, at en tilsynsplan sikrer, at

myndighederne har overblik over og sikrer konsistens i de tilsyn, som myndighederne

skal udføre. Det er Datatilsynets opfattelse, at kravet om at føre tilsyn følger af GDPR,

idet den dataansvarlige skal kunne påvise, at behandlingen overholder GDPR og da-

tabehandleraftalen. Datatilsynet lægger vægt på, at formen og hyppigheden af tilsy-

net afhænger af den forudgående risikovurdering. Endelig er det Rigsrevisionens op-

fattelse, at værdien af et udført tilsyn først kommer til udtryk, når myndigheden følger

op på tilsynets resultater, dvs. at myndigheden tager stilling til, om de skal reagere

over for databehandleren på baggrund af tilsynets resultater.

Det følger af GDPR, at en databehandler ikke må bruge underdatabehandlere, uden

at den dataansvarlige har givet en forudgående specifik eller generel skriftlig godken-

delse. Ved specifik godkendelse må databehandleren ikke anvende underdatabe-

handlere, før den dataansvarlige specifikt har godkendt de konkrete underdatabe-

handlere. Hvis det fremgår af databehandleraftalen, at myndigheden har givet en ge-

nerel godkendelse, skal myndigheden stadig orienteres om brugen af nye underdata-

behandlere. Hvis myndigheden har et mangelfuldt tilsyn med sin databehandler, kan

en konsekvens være, at myndigheden ikke har kendskab til alle underdatabehandle-

re, eller at databehandleren ikke fører tilsyn med underdatabehandlere.

Vejledningsmateriale om

tilsyn

Datatilsynet har udgivet en

vejledning, der bl.a. beskriver,

hvordan man kan føre tilsyn

med databehandlere og un-

derdatabehandlere.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Myndighedernes styring af databehandlere

Planer for tilsyn med databehandlere

50. Figur 6 viser, om myndighederne har en plan for at føre tilsyn med deres databe-

handlere. En tilsynsplan kan enten fremgå direkte af databehandleraftalen, hvor det

fx bestemmes, at der skal indhentes en årlig revisorerklæring af en bestemt type, el-

ler af en selvstændig tilsynsplan i myndigheden.

Figur 6

Planer for tilsyn med databehandlere pr. myndighed og samlet

(Antal it-systemer)

53 %

(Andel af alle it-systemer)

24 %

23 %

Miljø- og Fødevareministeriet

Beskæftigelsesministeriet

Transport- og Boligministeriet

Udlændinge- og Integrationsministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Erhvervsministeriet

Skatteministeriet

Kulturministeriet

Statsministeriet

Kirkeministeriet

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Finansministeriet

Social- og Indenrigsministeriet

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Der findes en tilsynsplan for systemet

Der findes kun en overordnet tilsynsplan

Der findes hverken en overordnet eller systemspecifik tilsynsplan

Note: n=120 it-systemer fordelt på alle 18 myndigheder. Systemer, hvor Statens It eller Statens Administration er databehandler, fremgår ikke af

figuren, da Finansministeriet har ansvaret for at føre tilsyn med disse systemer. En overordnet tilsynsplan skal forstås som en plan, der ikke

forholder sig til det enkelte system. En overordnet tilsynsplan vil typisk omfatte fx en enkelt styrelse og vil oftest ikke gælde hele ministerom-

rådet.

Kilde:

Rigsrevisionen.

Det fremgår af figur 6, at myndighederne har en plan for at føre tilsyn med databe-

handlerne for 53 % af deres outsourcede it-systemer. Myndighederne har ikke en

plan for at føre tilsyn for 24 % af deres systemer, og for 23 % af systemerne findes

der kun en overordnet tilsynsplan. Det betyder, at myndigheden har et overordnet

koncept for, hvordan der generelt skal føres tilsyn med myndighedens databehand-

lere, men at myndigheden ikke har bestemt, hvordan og hvor ofte der skal føres tilsyn

med det specifikke system. 10 ud af de 18 myndigheder har en tilsynsplan for under

halvdelen af deres systemer. Kirkeministeriet har som den eneste myndighed en til-

synsplan for alle sine systemer.

Region Midtjylland

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Myndighedernes styring af databehandlere |

Tilsyn med databehandlere

51. Tilsyn med databehandlere kan have flere forskellige former og bør afspejle den

risikovurdering, som myndigheden har foretaget. Et tilsyn kan enten ske ved, at myn-

digheden indhenter en specifik eller generel revisorerklæring, som udarbejdes af eks-

terne revisorer, eller ved, at myndigheden selv indhenter oplysninger eller gennemfø-

rer fysiske inspektioner hos databehandleren. Figur 7 viser, om myndighederne har

ført tilsyn med deres databehandlere, hvor der er indgået en databehandleraftale.

Figur 7

Tilsyn med databehandlere pr. myndighed og samlet

(Antal it-systemer)

77 %

(Andel af alle it-systemer)

23 %

Beskæftigelsesministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Erhvervsministeriet

Udlændinge- og Integrationsministeriet

Transport- og Boligministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Social- og Indenrigsministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Der er udført ét eller flere tilsyn

Der er ikke udført tilsyn

Note: n=86 it-systemer fordelt på 17 myndigheder. I figuren indgår kun systemer, hvor der findes en databehandleraftale. Systemer, hvor der ikke er

ført tilsyn, men hvor der er gået mindre end 1 år siden indgåelse af databehandleraftalen, indgår ikke. Desuden indgår systemer, hvor Statens It

eller Statens Administration er databehandler, heller ikke, da Finansministeriet er ansvarlig for at føre tilsyn med disse systemer. Statsministe-

riet indgår ikke i opgørelsen, idet ingen af ministeriets systemer falder inden for disse afgrænsninger.

Kilde:

Rigsrevisionen.

Forsvarsministeriet

Region Midtjylland

Justitsministeriet

Finansministeriet

Skatteministeriet

Kulturministeriet

Kirkeministeriet

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Myndighedernes styring af databehandlere

Generel revisorerklæring

En generel revisorerklæring

omfatter som udgangspunkt

databehandlerens generelle

it-sikkerhed, interne kontroller

og i nogle tilfælde databeskyt-

telse. Denne type erklæring

omfatter som udgangspunkt

ikke det specifikke system el-

ler den behandling af person-

data, som finder sted i syste-

met.

Specifik revisorerklæring

Det fremgår af figur 7, at myndighederne har ført én eller flere former for tilsyn med

deres databehandlere for 77 % af deres it-systemer. 6 ud af de 17 myndigheder har

ført tilsyn for alle deres systemer. For 41 % af de udførte tilsyn gælder, at der udeluk-

kende er indhentet en generel revisorerklæring. Det betyder, at uafhængige revisorer

har ført tilsyn med databehandlerens generelle informationssikkerhed eller it-kontrol-

ler, men ikke har taget stilling til, om databehandleren overholder kravene i databe-

handleraftalen for det specifikke system.

Myndighederne har ikke ført nogen form for tilsyn med deres databehandlere for 23 %

af deres it-systemer. For alle disse gælder, at der er gået mindst 1 år, siden databe-

handleraftalen blev indgået. Udlændinge- og Integrationsministeriet, Kulturministeri-

et og Uddannelses- og Forskningsministeriet har ikke ført tilsyn for nogen af deres sy-

stemer.

Opfølgning på udførte tilsyn

En specifik revisorerklæring

omfatter det specifikke it-sy-

stem eller den specifikke da-

tabehandling, som myndighe-

den har outsourcet.

Ny type revisorerklæring

FSR - danske revisorer har i

samarbejde med Datatilsynet

i februar 2019 udarbejdet en

ny type revisorerklæring, som

skal give sikkerhed for, at da-

tabehandleren har orden i pro-

cedurer og regler for beskyt-

telse af persondata.

Revisorerklæringen har fået

navnet ”Uafhængig revisors

ISAE 3000-erklæring med sik-

kerhed om informationssikker-

hed og foranstaltninger i hen-

hold til databehandleraftale

med [dataansvarlig]” og kan

findes på FSR’s hjemmeside.

52. Figur 8 viser, om myndighederne har fulgt op på deres senest udførte tilsyn. En op-

følgning kan fx være, at myndigheden har sendt opfølgende spørgsmål til databehand-

leren, eller at myndigheden har konstateret i en intern mail, at tilsynet ikke gav anled-

ning til yderligere handlinger over for databehandleren.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Myndighedernes styring af databehandlere |

Figur 8

Opfølgning på udførte tilsyn pr. myndighed og samlet

(Antal it-systemer)

40 %

60 %

(Andel af alle it-systemer)

Beskæftigelsesministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Udlændinge- og Integrationsministeriet

Skatteministeriet

Transport- og Boligministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet

Myndighederne har fulgt op på det senest udførte tilsyn

Myndighederne har ikke fulgt op på det senest udførte tilsyn

Note: n=96 it-systemer fordelt på alle 18 myndigheder. Der indgår kun systemer, hvor der er ført tilsyn med databehandleren. Antallet af systemer i

denne figur er højere end antallet i figur 7. Det skyldes, at der også indgår systemer, hvor databehandleraftalen er indgået for mindre end 1 år

siden, eller hvor Statens It eller Statens Administration er databehandler, idet myndighederne også skal følge op på disse tilsyn. Der indgår ikke

systemer, hvor der ikke er fulgt op på tilsyn, hvis det på undersøgelsestidspunktet var mindre end 3 måneder siden, at tilsynet blev udført. For

hvert system indgår kun det senest udførte tilsyn.

Kilde:

Rigsrevisionen.

Det fremgår af figur 8, at myndighederne har fulgt op på 60 % af deres udførte tilsyn.

Social- og Indenrigsministeriet, Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet, Udlændinge-

og Integrationsministeriet og Statsministeriet har fulgt op på alle deres udførte tilsyn.

Myndighederne har omvendt for 40 % af it-systemerne ikke kunnet dokumentere, at

de har fulgt op på de udførte tilsyn. For alle disse gælder, at det er mindst 3 måneder

siden, at tilsynet blev udført. 6 ud af de 18 myndigheder har fulgt op på mindre end

halvdelen af deres udførte tilsyn.

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Social- og Indenrigsministeriet

Erhvervsministeriet

Statsministeriet

Justitsministeriet

Forsvarsministeriet

Region Midtjylland

Finansministeriet

Kulturministeriet

Kirkeministeriet

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Myndighedernes styring af databehandlere

Kendskab til underdatabehandlere

53. Hvis myndigheden ikke fører tilsyn med sin databehandler, er der en risiko for, at

myndigheden ikke har et opdateret og retvisende billede af, hvordan databehandlin-

gen foregår, herunder hvilke underdatabehandlere der benyttes. Ifølge GDPR skal

den dataansvarlige godkende brugen af underdatabehandlere og dermed have kend-

skab til, hvilke underdatabehandlere der behandler persondata. Figur 9 viser, om myn-

dighederne har haft kendskab til alle underdatabehandlere for de it-systemer, hvor

der benyttes underdatabehandlere.

Figur 9

Kendskab til alle underdatabehandlere pr. myndighed og samlet

(Antal it-systemer)

76 %

(Andel af alle it-systemer)

24 %

Miljø- og Fødevareministeriet

Transport- og Boligministeriet

Udlændinge- og Integrationsministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet

Social- og Indenrigsministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Myndighederne har haft kendskab til alle underdatabehandlere

Myndighederne har ikke haft kendskab til alle underdatabehandlere

Note: n=93 it-systemer fordelt på 17 myndigheder. Der indgår kun systemer i figuren, hvor der anvendes underdatabehandlere. For de resterende

55 systemer har databehandleren oplyst, at der ikke anvendes underdatabehandlere. Kirkeministeriet indgår ikke i opgørelsen, idet ministeriet

ikke benytter underdatabehandlere for nogen af sine 9 systemer i undersøgelsen.

Kilde:

Rigsrevisionen.

Beskæftigelsesministeriet

Erhvervsministeriet

Justitsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Region Midtjylland

Skatteministeriet

Kulturministeriet

Statsministeriet

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Myndighedernes styring af databehandlere |

Det fremgår af figur 9, at myndighederne for 76 % af it-systemerne, hvor der benyttes

underdatabehandlere, har haft kendskab til alle underdatabehandlere. 8 ud af de 17

myndigheder har haft kendskab til alle underdatabehandlere for alle deres systemer.

For 24 % af systemerne har myndighederne imidlertid ikke haft kendskab til alle un-

derdatabehandlere, som behandler deres persondata. Det betyder, at der er mindst

én underdatabehandler, som har behandlet persondata uden myndighedens forudgå-

ende kendskab. Udlændinge- og Integrationsministeriet, Forsvarsministeriet og Re-

gion Midtjylland har kun haft kendskab til alle underdatabehandlere for halvdelen el-

ler færre af deres systemer, hvor underdatabehandlere behandler deres persondata.

54. Som følge af vores undersøgelse er myndighederne blevet opmærksomme på en

række tilfælde, hvor databehandlerne har gjort brug af underdatabehandlere, som

myndighederne ikke havde kendskab til. Boks 4 giver 3 eksempler på tilfælde, hvor

myndighederne ikke var klar over, at deres databehandler gjorde brug af underdata-

behandlere.

Godkendelse af under-

databehandlere

Ifølge GDPR skal den dataan-

svarlige enten give en generel

eller en specifik godkendelse

af alle underdatabehandlere

og dermed have kendskab til

de underdatabehandlere, der

behandler den dataansvarliges

persondata.

Generel godkendelse

betyder,

at databehandleren kan an-

vende nye underdatabehand-

lere uden en forudgående spe-

cifik godkendelse fra den da-

taansvarlige myndighed. Myn-

digheden skal dog underret-

tes om nye underdatabehand-

lere og kan eventuelt gøre ind-

sigelser.

Specifik godkendelse

betyder,

at databehandleren ikke må

benytte en ny underdatabe-

handler, før myndigheden spe-

cifikt har godkendt den nye

underdatabehandler.

Boks 4

Eksempler på myndigheder, der ikke havde kendskab til alle

underdatabehandlere

Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse

Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI) har anvendt en privat it-leve-

randør til at opbevare følsomme og fortrolige personoplysninger. FMI fandt i forbindelse

med undersøgelsen ud af, at leverandøren havde benyttet en global cloud-udbyder som

underdatabehandler, uden at FMI havde godkendt eller var blevet orienteret herom. FMI

har efterfølgende opsagt samarbejdet med leverandøren.

Arbejdstilsynet

Arbejdstilsynet har anvendt en privat it-leverandør til behandling af personoplysninger,

som omfatter følsomme personoplysninger og cpr-numre. Arbejdstilsynet fandt i forbin-

delse med undersøgelsen ud af, at databehandleren opbevarede data i Norge og an-

vendte en global cloud-udbyder som underdatabehandler, uden at Arbejdstilsynet var

bekendt hermed. Arbejdstilsynet var derimod af den opfattelse, at data blev opbevaret i

Danmark, og at databehandleren ikke anvendte underdatabehandlere. Der var ikke i da-

tabehandleraftalen taget stilling til, om Arbejdstilsynet skulle godkende underdatabe-

handlere. Arbejdstilsynet har afsluttet samarbejdet med den pågældende databehand-

ler.

Sundhedsdatastyrelsen

Sundhedsdatastyrelsen har anvendt en privat it-leverandør til at opbevare Landspa-

tientregisteret. Sundhedsdatastyrelsen fandt i forbindelse med undersøgelsen ud af, at

databehandleren uden styrelsens godkendelse anvender en underdatabehandler, selv

om det fremgår af databehandleraftalen, at Sundhedsdatastyrelsen specifikt skal god-

kende brugen af underdatabehandlere.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Myndighedernes styring af databehandlere

Tilsyn med underdatabehandlere

55. Det er Datatilsynets vurdering, at den dataansvarlige skal leve op til kravet om an-

svarlighed og kunne påvise, om databehandlingen hos underdatabehandlere overhol-

der databehandleraftalen og reglerne i GDPR. Vi har derfor undersøgt, om myndighe-

derne har sikret, at der er ført tilsyn med underdatabehandlere, dvs. at enten myndig-

heden selv eller databehandleren har ført tilsyn med underdatabehandlere. Figur 10

viser, om myndighederne har sikret, at der er ført tilsyn med underdatabehandlere af

myndighedernes it-systemer.

Figur 10

Tilsyn med underdatabehandlere

(Antal it-systemer)

5 %4 %

42 %

49 %

(Andel af alle it-systemer)

Miljø- og Fødevareministeriet

Beskæftigelsesministeriet

Transport- og Boligministeriet

Udlændinge- og Integrationsministeriet

Erhvervsministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Social- og Indenrigsministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Forsvarsministeriet

Der er ført tilsyn med alle underdatabehandlere

Der er ført tilsyn med nogle af underdatabehandlerne

Der er planlagt tilsyn med underdatabehandlere, som endnu ikke er udført

Der er hverken ført eller planlagt tilsyn med underdatabehandlere

Note: n=93 it-systemer fordelt på 17 myndigheder. Der indgår kun systemer, hvor der anvendes underdatabehandlere. For de resterende 55 syste-

mer har databehandleren oplyst, at der ikke anvendes underdatabehandlere. Kirkeministeriet indgår ikke i opgørelsen, idet ministeriet ikke

benytter underdatabehandlere for nogen af sine 9 systemer i undersøgelsen.

Kilde:

Rigsrevisionen.

Region Midtjylland

Justitsministeriet

Finansministeriet

Skatteministeriet

Kulturministeriet

Statsministeriet

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Myndighedernes styring af databehandlere |

Det fremgår af figur 10, at myndighederne ikke har sikret, at der er ført eller planlagt til-

syn med underdatabehandlerne for 49 % af deres it-systemer, hvor der benyttes un-

derdatabehandlere. 7 ud af de 17 myndigheder har for over halvdelen af deres syste-

mer ikke sikret, at der er ført eller planlagt tilsyn med deres underdatabehandlere.

Myndighederne har dog sikret, at der er ført tilsyn med alle underdatabehandlere for

42 % af systemerne. 6 ud af de 17 myndigheder har sikret, at der er ført tilsyn med

alle underdatabehandlere for mindst to tredjedele af deres systemer, hvor der benyt-

tes underdatabehandlere.

Resultater

Undersøgelsen viser, at myndighederne for 24 % af it-systemerne med følsomme el-

ler fortrolige persondata ikke har en plan for at føre tilsyn med deres databehandlere.

Desuden findes der for 23 % af systemerne kun en overordnet tilsynsplan, som ikke

forholder sig til de specifikke systemer. Det betyder, at myndighederne for knap halv-

delen af systemerne ikke har taget stilling til, hvor ofte eller hvordan der skal føres til-

syn med databehandlerne for de specifikke systemer, som opbevarer følsomme eller

fortrolige persondata.

Undersøgelsen viser desuden, at myndighederne for 23 % af systemerne ikke har ført

tilsyn med deres databehandlere. Undersøgelsen viser også, at myndighederne ikke

har kunnet dokumentere, at der er blevet fulgt op på 40 % af deres udførte tilsyn. Det

betyder efter Rigsrevisionens vurdering, at disse tilsyn ikke har tjent deres egentlige

formål, når myndigheden ikke forholder sig til resultaterne af tilsynet.

Hvis myndighederne ikke fører tilsyn med deres databehandlere, er der bl.a. risiko

for, at de ikke har et opdateret og retvisende billede af, hvilke underdatabehandlere

der behandler deres persondata. Undersøgelsen viser, at myndighederne ikke har

haft kendskab til alle underdatabehandlere for 24 % af de systemer, hvor underdata-

behandlere behandler følsomme eller fortrolige persondata. Udlændinge- og Integra-

tionsministeriet, Forsvarsministeriet og Region Midtjylland har kun haft kendskab til

alle underdatabehandlere for halvdelen eller færre af deres systemer, hvor underda-

tabehandlere behandler deres persondata.

Endelig viser undersøgelsen, at myndighederne for 49 % af systemerne ikke har sik-

ret, at der er ført tilsyn med underdatabehandlere, som behandler følsomme eller for-

trolige persondata. Det betyder, at myndighederne i disse tilfælde ikke har haft vis-

hed om, hvorvidt underdatabehandlerne overholder databehandleraftalen og data-

beskyttelsesreglerne.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Understøttelse af myndighedernes styring af databehandlere

3. Understøttelse af

myndighedernes styring

af databehandlere

Delkonklusion

Justitsministeriet, herunder Datatilsynet, og Finansministeriet har ikke i

tilstrækkelig grad understøttet de øvrige myndigheders styring af databe-

handlere.

Justitsministeriet, Datatilsynet og Digitaliseringsstyrelsen har udgivet 20 vejledninger,

som de vurderede var nødvendige for at understøtte myndighederne i deres implemen-

tering af GDPR. Det finder Rigsrevisionen positivt.

8 af de 20 vejledninger udkom imidlertid, efter GDPR blev gældende. Rigsrevisionen

finder det uhensigtsmæssigt, at vejledningerne er kommet så sent, da offentlige myn-

digheder og private virksomheder dermed har manglet flere relevante vejledninger på

det tidspunkt, hvor GDPR blev gældende. Datatilsynets vejledning om risikovurderin-

ger og Digitaliseringsstyrelens vejledning om cloud-services udkom mere end 1 år efter

GDPR.

Rigsrevisionen finder det utilfredsstillende, at Justitsministeriet endnu ikke har udgivet

hverken en bekendtgørelse eller en vejledning om lokationskravet (tidligere krigsreg-

len), som bestemmer, hvilke systemer der af hensyn til statens sikkerhed skal opbeva-

res i Danmark. Særligt den manglende vejledning har skabt usikkerhed blandt myndig-

hederne om, hvilke systemer der potentielt skal opbevares i Danmark.

Rigsrevisionens spørgeskemaundersøgelse viser, at størstedelen af myndighederne

vurderer, at det samlede vejledningsmateriale har understøttet dem i at udarbejde da-

tabehandleraftaler. Myndighederne vurderer dog også, at vejledningsmaterialet i min-

dre grad har understøttet deres arbejde med at udarbejde risikovurderinger og føre til-

syn med deres databehandlere.

Datatilsynet har ikke ført et risikobaseret tilsyn. Datatilsynet har ikke udarbejdet risiko-

analyser til at understøtte planlægningen af sit tilsyn og har ikke opdateret sin strate-

gi, siden GDPR blev gældende i maj 2018. Datatilsynet har ikke kunnet dokumentere,

at de tilsyn, som Datatilsynet har planlagt, er udvalgt ud fra en risikobetragtning. Det

betyder, at det er usikkert, om Datatilsynet har anvendt de tilgængelige resurser til at

føre tilsyn, der hvor risikoen er størst.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Understøttelse af myndighedernes styring af databehandlere |

Datatilsynet har kun afsluttet 8 tilsyn med offentlige myndigheder og 14 tilsyn med pri-

vate virksomheder, siden GDPR blev gældende. Det betyder, at der er få afgørelser, som

myndighederne kan benytte som fortolkningsbidrag til at overholde GDPR. Det betyder

også, at risikoen for at blive opdaget i overtrædelser af GDPR – og dermed tilsynenes

præventive effekt – har været relativt lav. Ingen af de afsluttede planlagte tilsyn blev

afsluttet inden for 6 måneder, selv om Datatilsynet har et mål om, at 80 % af tilsynene

skal være afsluttet inden for 6 måneder. Hvis Datatilsynet havde afsluttet 80 % af sine

planlagte tilsyn inden for 6 måneder, kunne Datatilsynet have afsluttet mindst 50 tilsyn

inden udgangen af 2019.

56. Dette kapitel handler om, hvorvidt Justitsministeriet, herunder Datatilsynet, og Fi-

nansministeriet i tilstrækkelig grad har understøttet de øvrige myndigheders styring

af databehandlere. Vi undersøger de 3 myndigheders vejledningsindsats, og om Da-

tatilsynet har ført et risikobaseret tilsyn.

3.1. Vejledningsindsats

57. Vi har undersøgt, om Justitsministeriet, herunder Datatilsynet, og Digitaliserings-

styrelsen under Finansministeriet rettidigt har vejledt de øvrige myndigheder i forbin-

delse med GDPR. Vi har desuden undersøgt, om vejledningerne har understøttet myn-

dighederne i deres arbejde med styring af databehandlere.

58. Det er Datatilsynets vurdering, at den øgede bevidsthed hos offentlige og private

aktører har nødvendiggjort yderligere og mere fyldestgørende vejledning om udvalg-

te emner i forhold til databeskyttelsesreglerne. Det var også Justitsministeriets vur-

dering, at der var et stort behov for, at der i løbet af 2017 blev udarbejdet vejledninger

om centrale emner i GDPR.

59. Justitsministeriet har oplyst, at ministeriets forpligtelse til at vejlede offentlige myn-

digheder om databeskyttelsesreglerne ikke går længere end kravet om god forvalt-

ningsskik. Det følger af kravet om god forvaltningsskik, at en myndighed i et vist om-

fang skal sørge for fornøden information om sit ressortområde.

Rettidig vejledning i forbindelse med GDPR

60. I april 2016 igangsatte Justitsministeriet et projektarbejde, der havde til formål at

indrette dansk lovgivning efter GDPR og udbrede kendskabet til de nye regler. En sty-

regruppe bestående af Justitsministeriet, Datatilsynet, Digitaliseringsstyrelsen og Er-

hvervsstyrelsen var ansvarlig for projektarbejdets gennemførelse. Styregruppen skul-

le bl.a. hurtigt afklare de nye krav i GDPR og på den måde danne grundlag for at udar-

bejde praktisk anvendelige vejledninger. Projektarbejdet mundede bl.a. ud i en om-

fangsrig betænkning, som beskriver, hvordan GDPR påvirker øvrig dansk lovgivning.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Understøttelse af myndighedernes styring af databehandlere

Styregruppen fordelte rollen som ansvarlig for 12 vejledninger mellem Justitsministe-

riet, Datatilsynet og Digitaliseringsstyrelsen. Det var planen, at den sidste af de 12 vej-

ledninger skulle udkomme i januar 2018 – altså 4 måneder før, GDPR blev gældende.

Ud over de 12 vejledninger, som blev aftalt i styregruppen, udgav Datatilsynet og Ju-

stitsministeriet yderligere 8 vejledninger relateret til GDPR og databeskyttelse. Sam-

let set har Datatilsynet udgivet størstedelen af vejledningerne. Datatilsynet har oplyst,

at behovet for at udarbejde de vejledninger, som ikke var en del af projektarbejdet,

først opstod, efter GDPR blev gældende. Det er Datatilsynets opfattelse, at de 8 vej-

ledninger derfor ikke skulle udarbejdes, inden GDPR blev gældende.

61. Figur 11 viser, hvornår de 12 planlagte vejledninger udkom i forhold til GDPR (25.

maj 2018) og i forhold til den sidste planlagte vejledning i projektarbejdets udgivel-

sesplan (januar 2018), samt hvornår de 8 yderligere vejledninger udkom i forhold til

GDPR.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Understøttelse af myndighedernes styring af databehandlere |

Figur 11

Oversigt over, hvornår de 20 vejledninger udkom

Planlagte vejledninger

Cloud computing

Registreredes rettigheder

Sidste planlagte vejledning

(januar 2018)

GDPR

(25. maj 2018)

Behandlingssikkerhed – databeskyttelse gennem design og standardindstillinger

Konsekvensanalyse

Håndtering af brud på persondatasikkerhed

Adfærdskodekser og certificeringsordning

Fortegnelse

Databeskyttelsesrådgiver

Samtykke

Databehandlere og dataansvarlige

Generel informationspjece om forordningen

Overførsler af personoplysninger til tredjelande

-12 -10 -8 -6 -4 -2

10 12 14 16 18

Ikke-planlagte vejledninger

Risikovurdering

Dataansvar for konsulenter og vikarer

Frivillige foreningers behandling af personoplysninger

Databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold

Underretning om indsamling af oplysninger

Tilsyn med databehandlere og underdatabehandlere

Skabelon til en aftale om fælles dataansvar

Skabelon for standardbehandleraftale

-12 -10 -8 -6 -4 -2

10 12 14 16 18

Antal måneder i forhold til GDPR

Vejledningen udkom før GDPR

eller før den sidste planlagte vejledning

Vejledningen udkom før GDPR,

men efter den sidste planlagte vejledning

Vejledningen udkom efter GDPR

Note: Figuren er baseret på første udgivelse af vejledningerne. Nogle vejledninger er sidenhen blevet opdateret.

Kilde:

Rigsrevisionens opgørelse på baggrund af offentliggjorte vejledninger og tidsplaner.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Understøttelse af myndighedernes styring af databehandlere

Det fremgår af figur 11, at 7 af de 12 planlagte vejledninger udkom mindst 4 måneder

før GDPR, som de skulle ifølge projektarbejdets udgivelsesplan. 2 af de planlagte vej-

ledninger udkom inden for de sidste 4 måneder op til GDPR, mens de resterende 3

planlagte vejledninger udkom, efter GDPR blev gældende. Digitaliseringsstyrelsens

vejledning om cloud computing udkom først i november 2019, ca. 1�½ år efter GDPR.

Digitaliseringsstyrelsen igangsatte arbejdet i oktober 2017. I december 2017 og igen i

februar 2018 tilkendegav Datatilsynet, at det var vanskeligt at se, at vejledningen i sin

nuværende form var egnet som en vejledning om fortolkning af GDPR. Digitaliserings-

styrelsen har oplyst, at styrelsen efterfølgende afventede en opdateret vejledning fra

Datatilsynet om overførsel af personoplysninger til tredjelande, som udkom i juni 2019,

og Justitsministeriets vejledning om lokationskravet (tidligere krigsreglen), der endnu

ikke er udkommet.

Forsinkelsen af cloud-vejledningen har betydet, at myndighederne i nogle tilfælde har

været usikre på, hvordan cloud-services kan anvendes inden for databeskyttelses-

reglerne. 14 % af myndighederne har i vores spørgeskemaundersøgelse givet udtryk

for, at de havde spørgsmål vedrørende cloud, som de ikke kunne få svar på gennem

den eksisterende vejledningsindsats.

Det fremgår også af figuren, at 5 af de 8 ikke-planlagte vejledninger udkom efter GDPR,

mens de resterende 3 udkom, inden GDPR blev gældende. Af de 5 vejledninger var

det særligt vejledningen om risikovurderinger, som udkom lang tid efter, at GDPR blev

gældende. Datatilsynet har oplyst, at behovet for en vejledning om risikovurderinger

først opstod i forbindelse med, at Rådet for Digital Sikkerhed kontaktede Datatilsy-

net i begyndelsen af 2019. Datatilsynet har også oplyst, at reglerne om risikovurderin-

ger var gældende under persondataloven, og at myndighederne i styregruppen prio-

riterede at udgive vejledninger om nye regler. Endelig har Datatilsynet oplyst, at for-

holdene vedrørende risikovurderinger beskrives i Justitsministeriets betænkning. Det

er imidlertid Rigsrevisionens vurdering, at betænkningen i sig selv ikke kan stå i ste-

det for en praktisk anvendelig vejledning, og at risikovurderingen er et helt grundlæg-

gende element i implementeringen af GDPR, som Datatilsynet af egen drift burde ha-

ve vejledt om tidligere.

62. Justitsministeriet vurderer, at ministeriets vejledningsindsats er gået langt videre,

end hvad ministeriet har været forpligtet til ifølge kravet om god forvaltningsskik. Rigs-

revisionen er enig i, at Justitsministeriet ikke er yderligere forpligtet til at vejlede om

databeskyttelsesreglerne, end hvad der følger af kravet om god forvaltningsskik. Rigs-

revisionen konstaterer imidlertid, at Justitsministeriet selv har fundet det relevant at

vejlede om databeskyttelsesreglerne, og finder det derfor vigtigt – ud fra hensynet til

en rettidig implementering af GDPR – at de relevante vejledninger blev udgivet, inden

GDPR blev gældende.

63. Flere myndigheder oplyser i forbindelse med vores spørgeskemaundersøgelse, at

det har været en udfordring, at en række vejledninger udkom meget sent i forhold til

GDPR. Desuden viser spørgeskemaundersøgelsen, at 30 % af de adspurgte myndig-

heder vurderer, at de selv har igangsat initiativer, som kunne have været undgået, hvis

vejledningerne havde været mere konkrete, mere omfangsrige eller var udkommet

tidligere. Datatilsynet har i den forbindelse oplyst, at Datatilsynet kun kan udøve vej-

ledning af mere generel karakter. Det skyldes, at konkret rådgivning kan fratage Da-

tatilsynet muligheden for efterfølgende at føre tilsyn med overholdelsen af reglerne.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Understøttelse af myndighedernes styring af databehandlere |

Datatilsynet vurderer derfor, at der kan være tilfælde, hvor det vil være nødvendigt for

den enkelte myndighed at inddrage ekstern bistand. Rigsrevisionen er enig i, at Data-

tilsynets rådgivning kan blive så konkret, at det kan være vanskeligt efterfølgende at

føre tilsyn med overholdelsen af reglerne. Rigsrevisionen kan ikke vurdere, om vej-

ledningerne har været tilstrækkeligt omfangsrige eller konkrete, men vurderer ude-

lukkende, om de er udkommet rettidigt. Boks 5 beskriver 2 eksempler på initiativer,

som myndigheder tog, og som myndighederne selv vurderede kunne have været und-

gået, hvis vejledningerne var udkommet tidligere.

Boks 5

Eksempler på initiativer, som myndighederne vurderede kunne

have været undgået, hvis vejledningerne var udkommet tidligere

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriets databeskyttelsesrådgiver tog initiativ til, at der

blev indhentet bistand fra et revisionshus til at udvikle en metodik for at gennemføre ri-

sikovurderinger, idet Datatilsynets vejledning om risikovurderinger først udkom 1 år ef-

ter, at GDPR blev gældende.

Region Midtjylland

Region Midtjylland har i samarbejde med de øvrige regioner udarbejdet egne skabelo-

ner til bl.a. databehandleraftaler og konsekvensanalyser, fordi regionen har oplevet, at

vejledningerne generelt er udkommet sent og har været for overordnede i deres indhold

til at være retningsgivende i arbejdet med outsourcing af persondata. Herunder har re-

gionen oplevet, at vejledningen om dataansvarlige og databehandlere ikke skaber klar-

hed om, hvornår der er tale om behandling af personoplysninger, som kræver en data-

behandleraftale. Forsinkelsen af vejledningen om brug af cloud og vejledningen om lo-

kationskravet (tidligere krigsreglen) har desuden været medvirkende til, at regionen har

været tilbageholdende med at anvende cloud-løsninger.

Spørgeskemaundersøgelsen viser også, at næsten 75 % af de adspurgte myndigheder

i høj eller meget høj grad vurderer, at vejledningsmaterialet har understøttet dem i at

udarbejde databehandleraftaler, mens tallet kun var knap 30 %, hvad angår risikovur-

deringer og tilsyn. Det kan fx skyldes, at vejledningen om risikovurderinger først udkom

mere end 1 år efter, at GDPR blev gældende.

Lokationskravet (tidligere krigsreglen)

64. Databeskyttelsesloven, som supplerer GDPR i dansk lovgivning, indeholder en

særlig bestemmelse for nye eller genudbudte it-systemer, der har betydning for sta-

tens sikkerhed – det såkaldte lokationskrav (tidligere krigsreglen). Lokationskravet

bestemmer, at disse systemer skal opbevares på servere i Danmark. Der kan være

tale om systemer med oplysninger, som fremmede magter kunne have interesse i, el-

ler hvor tabt adgang er en trussel mod, at offentlige myndigheder kan udfylde deres

funktion. Ofte vil der også være tale om systemer, som indeholder store mængder af

personoplysninger.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Understøttelse af myndighedernes styring af databehandlere

Af lovforslaget til databeskyttelsesloven fra oktober 2017 fremgik det, at justitsmini-

steren skulle udstede en bekendtgørelse, der gav et overblik over, hvilke it-systemer

der er omfattet af lokationskravet. Det fremgik også af lovforslaget, at justitsministe-

ren kunne udarbejde nærmere retningslinjer, som skulle følges, når myndigheder skal

vurdere, om deres it-systemer kan være omfattet af lokationskravet. Justitsministeri-

et planlagde at udfolde de nærmere retningslinjer i form af en vejledning om lokations-

kravet. Vejledningen skulle give myndighederne viden om, hvornår et system

kan

væ-

re omfattet af lokationskravet og derfor skal indmeldes til Justitsministeriet, som i sids-

te ende vurderer, om systemet er omfattet af lokationskravet.

Pr. 4. maj 2020 er hverken bekendtgørelse eller vejledning om lokationskravet offent-

liggjort.

65. Justitsministeriet sendte udkast til bekendtgørelse og vejledning i høring i juli 2019.

Flere myndigheder gav i deres høringssvar udtryk for, at der var en række uklarheder

i vejledningen, herunder:

uklarhed om, hvornår it-systemer kan være omfattet af lokationskravet, fx at det

er uklart, hvilke kriterier der lægges vægt på i vurderingen af, om et system kan væ-

re omfattet af lokationskravet

•

uklarhed om, hvad lokationskravet omfatter, fx om lokationskravet gælder al be-

handling af data eller kun opbevaring af data

•

uklarhed om, i hvilken udstrækning it-systemer, der er omfattet af lokationskravet,

stadig er omfattet af reglerne i GDPR.

Justitsministeriet lægger vægt på, at det er de enkelte ministerier, som skal henven-

de sig til Justitsministeriet, hvis der er tvivl om, hvorvidt et it-system kan være omfat-

tet af lokationskravet – uanset om der findes en vejledning herom eller ej. Ikke desto

mindre er formålet med Justitsministeriets vejledning netop at understøtte myndighe-

derne i at vurdere, om deres systemer

kan

være omfattet af lokationskravet, og der-

med om de i første omgang skal rette henvendelse til Justitsministeriet.

•

Resultater

Undersøgelsen viser, at Justitsministeriet, herunder Datatilsynet, og Digitaliserings-

styrelsen har udgivet 20 vejledninger i forbindelse med GDPR. Det finder Rigsrevisio-

nen positivt, da vejledningerne har kunnet understøtte en styrket overholdelse af da-

tabeskyttelsesreglerne blandt offentlige myndigheder. Rigsrevisionen finder det imid-

lertid uhensigtsmæssigt, at en række vejledninger udkom kort tid før GDPR, og at 8

vejledninger først udkom, efter GDPR blev gældende. Væsentlige vejledninger om ri-

sikovurderinger og cloud-services udkom således mere end 1 år efter GDPR. 14 % af

myndighederne har i forbindelse med Rigsrevisionens spørgeskemaundersøgelse

angivet, at de har manglet vejledningsmateriale om cloud-services. 30 % af myndig-

hederne vurderede, at de i nogle tilfælde selv har igangsat initiativer på baggrund af

GDPR, som efter deres vurdering kunne have været undgået, hvis vejledningerne hav-

de været mere konkrete, mere omfangsrige eller var udkommet tidligere.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Understøttelse af myndighedernes styring af databehandlere |

Undersøgelsen viser også, at størstedelen af myndighederne vurderer, at vejlednings-

materialet har understøttet deres arbejde med at udarbejde databehandleraftaler,

men at vejledningsmaterialet i mindre grad har understøttet deres arbejde med at ud-

arbejde risikovurderinger og føre tilsyn med databehandlere. Det kan bl.a. skyldes, at

vejledningen om risikovurderinger først udkom mere end 1 år efter, at GDPR blev gæl-

dende.

Endelig viser undersøgelsen, at Justitsministeriet knap 2 år efter, at databeskyttelses-

loven er trådt i kraft, endnu ikke har offentliggjort en bekendtgørelse om lokations-

kravet, som ministeriet skal ifølge lovforslaget til databeskyttelsesloven fra oktober

2017. Justitsministeriet har heller ikke udgivet den planlagte vejledning om lokations-

kravet. Det har betydet, at retningslinjerne for, hvilke systemer myndighederne skal

indmelde til Justitsministeriet, ikke har været klare, og at flere myndigheder derfor

har været i tvivl om, hvilke systemer der af hensyn til statens sikkerhed kan være om-

fattet af lokationskravet og dermed skal opbevares i Danmark.

3.2. Datatilsynets tilsyn

66. Vi har undersøgt, om Datatilsynet har ført et risikobaseret tilsyn. Datatilsynets til-

synsaktivitet er vigtig, fordi Datatilsynets offentliggjorte tilsynsafgørelser er blandt de

centrale fortolkningsbidrag til myndigheders forståelse af databeskyttelsesreglerne.

Desuden giver tilsynene viden om, hvorvidt reglerne overholdes i praksis, ligesom til-

synene kan have en præventiv effekt, fordi myndigheder, der ikke overholder databe-

skyttelsesreglerne, kan få dårlig omtale og betragtelige bøder. Datatilsynets opgaver

er nærmere beskrevet i boks 6.

Boks 6

Datatilsynets opgaver

Datatilsynet vejleder og fører tilsyn med det offentlige og private virksomheder. Datatil-

synets opgaver er beskrevet i GDPR’s artikel 57. Af artiklen fremgår 22 nærmere speci-

ficerede opgaver. Her fremgår det bl.a. om Datatilsynets rådgivnings- og vejledningsind-

sats, at Datatilsynet skal fremme offentlighedens, Folketingets, regeringens, dataansvar-

liges, databehandleres og borgeres kendskab til reglerne i GDPR.

Desuden bidrager Datatilsynet til det fælleseuropæiske arbejde med at udarbejde ret-

ningslinjer og vejledninger samt yder telefonisk vejledning, deltager på konferencer m.m.

I 2019 var Datatilsynet bevilget 63 årsværk sammenlignet med 34 årsværk i 2017. Data-

tilsynet er i 2019 ikke kommet i mål med de nødvendige ansættelser og har derfor kun

været 56 årsværk. I perioden, fra GDPR blev gældende den 25. maj 2018 til 1. januar 2020,

har Datatilsynet modtaget 9.978 anmeldelser om brud på persondatasikkerheden. Sam-

let set har Datatilsynet oplevet en stigning på ca. 400 % i antallet af nyoprettede sager

fra 2017 til 2019.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Understøttelse af myndighedernes styring af databehandlere

Datatilsynets planlægning af tilsyn

67. Datatilsynet har ikke gennemført analyser af, hvilke behandlinger af persondata

der er forbundet med en særlig risiko i forhold til reglerne i GDPR. Datatilsynet har hel-

ler ikke udarbejdet en ny overordnet strategi, efter GDPR blev gældende, og har der-

for fortsat planlagt sit tilsyn på baggrund af strategien for 2016-2018, som blev udar-

bejdet i 2015.

Datatilsynet er i gang med at gennemføre en evaluering af sin tilsynsvirksomhed, som

skal indgå i et samlet projekt om en ny overordnet strategi for Datatilsynet.

68. Det fremgår af Datatilsynets strategi for 2016-2018, at Datatilsynet i sine tilsyns-

planer vil have fokus på behandlinger af personoplysninger, som indebærer en særlig

risiko for de registreredes rettigheder. Dette kan ifølge Datatilsynet omfatte temaer

som sletning af personoplysninger, anmeldelser om brud på persondatasikkerheden,

registreredes ret til indsigt i, hvilke oplysninger der er registreret om dem og behand-

ling af personoplysninger hos databehandlere. Datatilsynet har oplyst, at Datatilsynet

har valgt at føre tilsyn med aktører, som behandler følsomme personoplysninger eller

en stor mængde personoplysninger. Datatilsynet har ikke kunnet dokumentere, at den

faktiske planlægning af tilsyn er baseret på disse overvejelser.

69. Datatilsynet har, siden GDPR blev gældende, udarbejdet halvårlige tilsynsplaner.

Tilsynsplanerne indeholder 85 planlagte tilsyn for perioden 25. maj 2018 til udgangen

af 2019. De planlagte tilsyn dækker over 36 tilsyn med private virksomheder, 33 tilsyn

med kommuner, 4 tilsyn med regioner og 12 tilsyn med statslige myndigheder.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Understøttelse af myndighedernes styring af databehandlere |

Datatilsynets gennemførte tilsyn

70. Figur 12 viser Datatilsynets planlagte tilsyn og ad hoc-tilsyn, fra GDPR blev gælden-

de til 1. januar 2020.

Figur 12

Planlagte tilsyn

Datatilsynets planlagte tilsyn og ad hoc-tilsyn efter GDPR fordelt på

kommuner, staten, regioner og private virksomheder

(Antal tilsyn)

Planlagte tilsyn er tilsyn, som

iværksættes på baggrund af

Datatilsynets halvårlige til-

synsplaner.

Ad hoc-tilsyn

Planlagte

Ad hoc-tilsyn er tilsyn, som

iværksættes som følge af kon-

krete hændelser, fx medieom-

tale, klager og anmeldelser.

Ad hoc

Planlagte

Ad hoc

Planlagte

Ad hoc

Planlagte

Kommuner

Staten

Regioner

Private

virksomheder

Ikke-igangsatte

Igangsatte

Afsluttede

Note: Figuren viser, hvor mange af de 85 planlagte tilsyn og 49 ad hoc-tilsyn som Datatilsynet har igangsat

eller afsluttet siden GDPR. De tilsyn, som hverken er igangsat eller afsluttet, fremgår som ikke-igangsat-

te. Vi forstår et tilsyn som

afsluttet,

når Datatilsynet har offentliggjort en udtalelse på sin hjemmeside. Vi

forstår et tilsyn som

igangsat,

når Datatilsynet har sendt et åbningsbrev, gennemført et tilsynsbesøg

eller indhentet materiale, men endnu ikke har offentliggjort en udtalelse på sin hjemmeside. Figuren in-

deholder også tilsyn med retshåndhævende myndigheder, som er underlagt retshåndhævelsesloven.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af data fra Datatilsynet og Datatilsynets hjemmeside.

Det fremgå af figur 12, at Datatilsynet har afsluttet 11 ud sine 85 planlagte tilsyn, mens

Datatilsynet har igangsat yderligere 70 af sine planlagte tilsyn. 4 af de planlagte tilsyn

er endnu ikke igangsat. Desuden fremgår det det, at Datatilsynet har afsluttet 11 ad

hoc-tilsyn, igangsat 34 ad hoc-tilsyn og planlagt 4 ad hoc-tilsyn, som endnu ikke er

igangsat. Samlet set har Datatilsynet – ca. 1�½ år efter GDPR – afsluttet 22 tilsyn,

hvoraf de 8 vedrører offentlige myndigheder.

71. Datatilsynet har et mål om, at 80 % af Datatilsynets tilsyn skal afsluttes senest 6

måneder efter, at de er igangsat. De 11 afsluttede planlagte tilsyn tog i gennemsnit 9

måneder at afslutte, og ingen af tilsynene overholdt Datatilsynets egen målsætning

om at afslutte tilsyn inden for 6 måneder. 45 af de 70 igangsatte planlagte tilsyn har

været i gang i mere end 6 måneder, herunder 9 tilsyn i mere end 1 år. Datatilsynet har

oplyst, at muligheden for at pålægge større bøder, efter GDPR blev gældende, har

haft en negativ betydning for Datatilsynets sagsbehandlingstider for tilsynssager. Det

skyldes dels, at der er særligt høje krav til bevissikkerhed i straffesager, dels at dem,

der er underlagt tilsyn, i højere grad end tidligere udfordrer Datatilsynet i forbindelse

med tilsyn og stiller flere spørgsmål til processen.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Understøttelse af myndighedernes styring af databehandlere

Datatilsynet skulle ifølge sin egen tilsynsplan have igangsat 64 af de planlagte tilsyn

inden sommeren 2019. Hvis Datatilsynet havde opfyldt sit eget mål om at afslutte 80 %

af tilsynene inden for 6 måneder, kunne Datatilsynet have afsluttet mindst 50 af de

64 planlagte tilsyn inden udgangen af 2019.

72. Figur 13 viser, hvor stor en andel af offentlige myndigheder der har været omfattet

af Datatilsynets tilsyn (både planlagte og ad hoc), fra GDPR blev gældende til den 1. ja-

nuar 2020.

Figur 13

Datatilsynets tilsyn (både planlagte og ad hoc) efter GDPR i forhold til det samlede antal offent-

lige myndigheder

Kommuner

Staten

35 %

Regioner

20 %

80 %

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Ikke-igangsatte

Igangsatte

Afsluttede

Note: Opgørelsen er baseret på, at der i perioden har været 98 kommuner, 5 regioner og 318 statslige myndigheder. Kommuner og regioner er opgjort

som samlede enheder, men vil hver især dække over forskellige forvaltninger, institutioner, sygehuse o.l. Antallet af statslige myndigheder er ud-

ledt på baggrund af Digitaliseringsstyrelsens åbne data om offentlige forvaltningsopgaver på form-online.dk. Udgangspunktet er, at der er tale

om statslige myndigheder, som fremgår af finansloven. Opgørelsen af statslige myndigheder adskiller sig fra den opgørelse, som Digitaliserings-

styrelsen anvender i forbindelse med sin opfølgning på ISO 27001, som omfatter 105 statslige myndigheder. Digitaliseringsstyrelsens opgørelse

omfatter imidlertid ikke statslige myndigheder som fx retsinstanser, ambassader og Nationalt Genom Center. Vi anvender derfor en bredere

opgørelse af statslige myndigheder. Det betyder også, at opgørelsen omfatter mindre råd og nævn.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af data fra Datatilsynet og Datatilsynets hjemmeside.

Det fremgår af figur 13, at Datatilsynets samlede tilsyn (både planlagte og ad hoc) om-

fatter 40 % af kommunerne, 7 % af staten og 100 % af regionerne. Dog dækker de af-

sluttede tilsyn kun 3 % af kommunerne, 2 % af staten og 0 % af regionerne. Opgjort på

ministerområder omfatter de 5 afsluttede tilsyn inden for staten 3 ud af 18 ministerom-

råder. Samlet set omfatter de planlagte tilsyn 10 ud af 18 ministerområder.

73. Ud over de omtalte tilsyn har Datatilsynet gennemført 128 tilsyn med statslige myn-

digheders, kommuners, regioners og private virksomheders udpegning af en databe-

skyttelsesrådgiver. Tilsynene blev udarbejdet på et skriftligt grundlag og indebar ikke

fysiske besøg. De 128 tilsyn er beskrevet i boks 7.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Understøttelse af myndighedernes styring af databehandlere |

Boks 7

Tilsyn med udpegning af en databeskyttelsesrådgiver

122 af de 128 tilsyn blev ført med offentlige myndigheder. Tilsynene afdækkede:

•

om der var udpeget en databeskyttelsesrådgiver

•

om databeskyttelsesrådgiverens kontaktoplysninger var sendt til Datatilsynet.

Tilsynene viste, at alle de offentlige myndigheder havde udpeget en databeskyttelses-

rådgiver. 27 % af myndighederne havde imidlertid ikke sendt kontaktoplysninger til Da-

tatilsynet.

Resultater

Undersøgelsen viser, at Datatilsynet ikke har ført et risikobaseret tilsyn. Datatilsynet

har ikke udarbejdet selvstændige analyser af, hvilke behandlinger af personoplysnin-

ger der er forbundet med en særlig risiko i forhold til overholdelsen af GDPR. Datatil-

synet har ikke opdateret sin overordnede strategi siden 2015 og tilrettelægger derfor

stadig sine tilsyn på baggrund af sin strategi, fra før GDPR blev gældende. Desuden

har Datatilsynet ikke kunnet dokumentere, at de tilsyn, Datatilsynet har planlagt, er

udvalgt ud fra en risikobetragtning. Det betyder samlet set, at det er usikkert, om Da-

tatilsynet har anvendt de tilgængelige resurser til at føre tilsyn, der hvor risikoen er

størst, og dermed har opnået den størst mulige effekt af de midler, Datatilsynet har til

rådighed.

Undersøgelsen viser også, at Datatilsynet kun har afsluttet 22 tilsyn, siden GDPR blev

gældende, heraf vedrører 8 offentlige myndigheder og 14 private virksomheder. De 8

afsluttede tilsyn dækker en meget lille andel af de offentlige myndigheder. De få af-

sluttede tilsyn, siden GDPR blev gældende, betyder, at der er færre afgørelser og der-

med et manglende fortolkningsbidrag til databeskyttelsesreglerne, som offentlige myn-

digheder kan rette sig efter med henblik på at sikre overholdelse af databeskyttelses-

reglerne. Det betyder også, at den præventive effekt af Datatilsynets tilsynsaktivitet

kunne have været større.

Datatilsynet har afsluttet 11 af sine 85 planlagte tilsyn. Hvis Datatilsynet havde opfyldt

sit eget mål om at afslutte 80 % af sine tilsyn inden for 6 måneder, kunne Datatilsynet

have afsluttet mindst 50 planlagte tilsyn inden udgangen af 2019.

Rigsrevisionen, den 6. maj 2020

Lone Strøm

/Michala Krakauer

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Metodisk tilgang

Bilag 1. Metodisk tilgang

Formålet med undersøgelsen er at vurdere, om myndighederne har ydet en tilfreds-

stillende indsats for at sikre, at outsourcede følsomme og fortrolige persondata om

borgerne opbevares sikkert. Derfor har vi undersøgt følgende:

•

Har myndighederne haft en tilfredsstillende styring af databehandlere, som opbe-

varer følsomme eller fortrolige persondata?

•

Har Justitsministeriet, herunder Datatilsynet, og Finansministeriet i tilstrækkelig

grad understøttet de øvrige myndigheders styring af databehandlere?

I undersøgelsen indgår 17 ministerier og Region Midtjylland. Udenrigsministeriet ind-

går ikke i undersøgelsen, da ministeriet har oplyst, at ministeriet ikke har outsourcet

opbevaringen af følsomme eller fortrolige persondata. For de 17 ministerier indgår kun

myndigheder, hvor ministeren har instruktionsbeføjelse, hvilket typisk er departemen-

ter og styrelser. Vi har valgt at inddrage det regionale niveau i form af Region Midtjyl-

land. Region Midtjylland adskiller sig ikke umiddelbart fra de andre regioner på para-

metre som typen af følsomme og fortrolige persondata, typer af databehandlinger o.l.

Vi har inkluderet en region, fordi regionerne håndterer store mængder følsomme per-

sonoplysninger fra sundhedssektoren. I valget af region har vi desuden lagt vægt på,

at Datatilsynet ikke inden for de seneste år havde ført tilsyn med regionen med fokus

på samme tema, som denne undersøgelse.

Undersøgelsesperioden går fra april 2016, hvor GDPR blev vedtaget i EU, til den 1. ja-

nuar 2020, hvor vi afsluttede vores materialeindsamling.

Kvalitetssikring

Denne undersøgelse er kvalitetssikret via vores interne procedurer for kvalitetssik-

ring, som omfatter høring hos de reviderede samt ledelsesbehandling og sparring på

forskellige tidspunkter i undersøgelsesforløbet med chefer og medarbejdere i Rigsre-

visionen med relevante kompetencer.

Møder

Vi har holdt møder med alle ministerier og regioner. Formålet med møderne har været

at drøfte undersøgelsens formål og metode.

Vi har løbende holdt møder med Datatilsynet om undersøgelsens relation til databe-

skyttelsesreglerne. Vi har desuden holdt møder med Digitaliseringsstyrelsen om arbej-

det med at implementere ISO 27001 og med Statens It om overblik over it-systemer i

staten og ansvarsfordelingen mellem Statens It og de enkelte ministerier, når Statens

It er databehandler.

Derudover har vi holdt møder med en række interessenter på området i form af Bech

Bruun, Kammeradvokaten, Djøfs TechDK Kommissionen, REVI-IT og IT-branchen. For-

målet med møderne har været at få baggrundsinformation om området og et indblik

i, hvordan erhvervslivet og offentlige myndigheder har tacklet databeskyttelsesregler-

ne, herunder særligt implementeringen af GDPR.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Metodisk tilgang |

Vi har desuden holdt møde med Roskilde Kommune for at blive klogere på, hvordan

kommuner går til styringen af databehandlere, og for at høre nærmere om tabet af do-

kumenter for 80.000 borgere i 2018.

Endelig har vi holdt møde med Hanne Marie Motzfeldt, lektor i digital forvaltning på

Københavns Universitet, og Henrik Udsen, professor i it-ret på Københavns Universi-

tet, for at få en dybere forståelse af GDPR’s betydning for offentlige myndigheders

styring af databehandlere.

Kapitel 2: Myndighedernes styring af databehandlere

Væsentlige dokumenter

Vi har gennemgået en række dokumenter fra myndighederne, herunder:

•

lovgivning om databeskyttelse, herunder GDPR (databeskyttelsesforordningen)

med virkning fra den 25. maj 2018, databeskyttelsesloven med virkning fra den

25. maj 2018 og persondataloven med virkning fra 2000, som implementererede

databeskyttelsesdirektivet fra 1995 i Danmark

risikovurderinger

databehandleraftaler og øvrigt aftalegrundlag

tilsynsplaner

revisorerklæringer og anden dokumentation for gennemførte tilsyn

mailkorrespondance, notater og mødereferater.

Udvælgelse af it-systemer

Formålet med gennemgangen af de outsourcede it-systemer, som opbevarer følsom-

me eller fortrolige personoplysninger, er at undersøge myndighedernes overordnede

styring af databehandlere.

Vi bad i forbindelse med undersøgelsen alle ministerier og Region Midtjylland om at

indsende en bruttoliste over outsourcede it-systemer, som opbevarede følsomme

og/eller fortrolige persondata. Vi bad i første omgang myndighederne om at udfylde

et skema for alle deres systemer med persondata og give ca. 20 grundoplysninger

om hvert system, fx typer af persondata og oplysninger om databehandler og even-

tuelle underdatabehandlere. På baggrund af anmodningen meldte en række ministe-

rier tilbage, at anmodningen ville medføre et meget betragteligt resursetræk, som ik-

ke stod mål med formålet. Det er vores opfattelse, at myndigheder bør have et over-

blik over deres it-portefølje, som gør det muligt at besvare en sådan anmodning med

et begrænset resurseforbrug. Da det for flere myndigheder ikke var tilfældet, bad vi i

stedet myndighederne angive følgende for hvert system:

•

systemnavn

dataansvarlig myndighed

systemets nøglefunktion

eventuelle kommentarer.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Metodisk tilgang

På den baggrund sendte myndighederne oplysninger om ca. 950 it-systemer, som le-

vede op til undersøgelsens afgrænsning. Vi udtog på baggrund af bruttolisten 10 sy-

stemer fra hvert ministerområde inkl. 2 systemer, hvor Statens It var databehandler,

og 10 systemer fra Region Midtjylland. Hvis myndighederne havde færre end 10 syste-

mer, som var omfattet af undersøgelsens afgrænsning, udtog vi alle deres systemer,

men stadig højst 2 systemer, hvor Statens It var databehandler. Vi har valgt et begræn-

set antal systemer, hvor Statens It er databehandler, da databehandlerkonstruktio-

nerne og aftalegrundlaget er ens i de fleste tilfælde, og Finansministeriet fører tilsyn

med Statens It på vegne af de andre statslige myndigheder. For systemer, hvor Sta-

tens It er databehandler, har vi ikke udtaget systemer på driftsmodel 1, men kun sy-

stemer inden for driftsmodellerne 1a, 2, 2a, 3 og 5. Det skyldes, at ansvaret for syste-

mer på driftsmodel 1 kun ligger hos Statens It. Vi har undersøgt, om Finansministeriet

har ført tilsyn med Statens It og Statens Administration. Ligesom det er tilfældet for

de øvrige tilsyn, har vi ikke vurderet, om indholdet af tilsynet har været tilstrækkeligt.

På baggrund af bruttolisten udvalgte vi i første omgang 158 it-systemer til undersøgel-

sen. I 35 tilfælde fandt myndighederne efter udvælgelsen ud af, at systemet alligevel

ikke levede op til undersøgelsens afgrænsning. Det var fx tilfælde, hvor systemet slet

ikke opbevarede persondata, hvor der ikke var tale om følsomme eller fortrolige per-

sondata, eller hvor myndigheden ikke var dataansvarlig for de persondata, der var i

systemet. I disse tilfælde udvalgte vi som udgangspunkt andre systemer som erstat-

ning. I en række tilfælde modtog vi imidlertid nye oplysninger så sent i forløbet, at vi

ikke erstattede systemerne. På den baggrund har vi undersøgt i alt 148 systemer.

Udvælgelsen af it-systemerne var baseret på en risikobetragtning. Vi har valgt en risi-

kobaseret tilgang til udvælgelsen, fordi vi vurderer, at det er mere væsentligt at under-

søge de mest risikofyldte systemer end at kunne generalisere til alle outsourcede sy-

stemer, som opbevarer følsomme eller fortrolige persondata. I vores udvælgelse tog

vi højde for myndighedernes egne oplysninger om systemets funktion, det formode-

de omfang af personoplysninger og typer af data. Vi lagde også vægt på at variere på

underliggende myndigheder inden for ministerområderne og typen af systemer for at

favne så bredt som muligt. Typen af systemer kan fx omfatte journalsystemer, registre

og sagsbehandlingssystemer.

Vi har afgrænset os fra it-systemer, som var under udfasning eller var genstand for

selvstændige undersøgelser fra Rigsrevisionen. Vi har desuden afgrænset os fra fæl-

lesstatslige it-systemer, hvor kun én central myndighed er dataansvarlig.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Metodisk tilgang |

Gennemgang af it-systemer

Vi har gennemgået 22 spørgsmål for de 148 it-systemer. Spørgsmålene er fordelt på 3

temaer: risikovurderinger, databehandleraftaler og tilsyn. Tilsyn omfatter også spørgs-

mål vedrørende brugen af underdatabehandlere. Hvert spørgsmål har en række ud-

faldsrum. Vi bad i første omgang ministerierne angive det udfaldsrum, som de vurde-

rede var mest retvisende, og medsende dokumentation herfor. Efterfølgende har vi

gennemgået myndighedernes svar og dokumentation for alle systemerne. For at sik-

re en ensartet vurdering på tværs af systemerne er alle systemer gennemgået af

mindst 2 fra projektgruppen. Alle tvivlsspørgsmål er drøftet i hele projektgruppen, og

vi har genbesøgt mange af vores vurderinger undervejs i undersøgelsen for at sikre

validiteten og konsistensen af vurderingerne på tværs af systemer. Efterfølgende har

myndighederne haft mulighed for at kommentere på vores vurderinger og sende sup-

plerende materiale i deres høringssvar, som vi har taget i betragtning i vores endelige

vurderinger.

Vi har kun vurderet spørgsmålene på baggrund af skriftlig dokumentation. Det er Rigs-

revisionens opfattelse, af det er udtryk for god styring hos offentlige myndigheder, at

overvejelser og beslutninger i henhold til databeskyttelse dokumenteres skriftligt. Det

skyldes, at det fx for risikovurderinger er væsentligt for myndighederne senere at kun-

ne genbesøge risikovurderingerne, når de skal føre tilsyn, genforhandle databehand-

leraftaler e.l., ligesom skriftlighed vil sikre ensartethed på tværs af risikovurderinger-

ne. Samtidig stiller GDPR krav til, at myndigheder i højere grad end tidligere skal do-

kumentere deres overvejelser i forhold til overholdelse af databeskyttelsesreglerne.

Vi har sat skæringsdatoer for, hvornår dokumentationen skal have været udarbejdet,

for at vi tager det i betragtning i undersøgelsen. Det skyldes hensynet til, at resulta-

terne skal illustrere situationen på det tidspunkt, hvor vi indsamlede materiale. For

risikovurderinger og databehandleraftaler har vi sat skæringsdatoen til den 20. sep-

tember 2019, som var den dato, hvor myndighederne skulle fremsende materiale for

systemerne. For tilsynsaktiviteter har vi sat skæringsdatoen til den 20. august 2019,

hvor vi fremsendte materialeanmodningen til myndighederne. Forskellen skyldes, at

risikovurderinger og databehandleraftaler ofte har længere forløb, og at myndighe-

derne skulle have mulighed for at afslutte igangværende arbejde. Flere tilsynsaktivi-

teter, fx at indhente en generel revisorerklæring eller stille opfølgende spørgsmål til

en databehandler, kan gøres med en relativt kort tidsfrist. Vi har derfor vurderet, at

det vil give det mest retvisende billede, uafhængigt af undersøgelsen, at tilsynsaktivi-

teter og godkendelse af underdatabehandlere skulle være udført inden fremsendel-

sen af materialeanmodningen.

For visse spørgsmål, fx datas faktiske fysiske placering og adgang til data fra tredje-

lande, har vi baseret os på skriftlige oplysninger fra databehandlere og ikke fra myn-

dighederne selv. Af tabel A fremgår de 22 spørgsmål, som vi har gennemgået for alle

148 it-systemer. Af tabellen fremgår også de mulige udfaldsrum og kriterier, som vi

har lagt til grund for vores vurderinger og konklusioner. For figur 9 om kendskab til al-

le underdatabehandlere gør det sig gældende, at spørgsmålet ikke fremgår eksplicit

af kodebogen. Figuren er baseret på data fra spørgsmål 3.e om godkendelse af under-

databehandlere.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Metodisk tilgang

Tabel A

Kodebog

Tema 1: Risikovurderinger

Spørgsmål

1.a) Er der udarbejdet

en risikovurdering?

Udfaldsrum

I. Ja

II. Nej

Kriterier

Der foreligger et skriftligt dokument, som forholder sig til ”risici” i forhold til det

specifikke system eller den behandling, der er knyttet til det specifikke system.

Der foreligger

ikke

et skriftligt dokument, som forholder sig til ”risici” i forhold

til det specifikke system eller den behandling, der er knyttet til det specifikke

system.

Dato for, hvornår risikovurderingen er færdiggjort/underskrevet.

Risikovurderingen er færdiggjort forud for, at databehandleraftalen er indgået.

Der er få tilfælde, hvor en risikovurdering er udarbejdet over flere måneder og

er endeligt godkendt kort tid efter databehandleraftalen. I de tilfælde har vi ko-

det ”ja”, hvor der foreligger dokumentation for, at udarbejdelsen af risikovurde-

ringen er påbegyndt inden eller foregået i forbindelse med udarbejdelsen af da-

tabehandleraftalen.

Risikovurderingen er færdiggjort, efter databehandleraftalen er indgået.

Risici eller konsekvenser for de registrerede rettigheder nævnes eksplicit i risiko-

vurderingen. Det er ikke tilstrækkeligt, at der fx nævnes omfanget eller typen af

persondata, hvis ikke det sættes i kontekst til de risici eller konsekvenser, det kan

have for de registrerede ved fx databrud eller uvedkommendes adgang til data.

Risici eller konsekvenser for de registrerede rettigheder nævnes

ikke

eksplicit i

risikovurderingen.

Risikovurderingen indeholder både en vurdering af sandsynligheden for, at sik-

kerhedshændelser sker, og konsekvensen af sådanne sikkerhedshændelser.

Risikovurderingen indeholder en vurdering af sandsynlighed eller konsekvens

eller ingen af delene.

1.b) Risikovurderin-

gens dato

1.c) Ligger risiko-

vurderingen forud

for databehandler-

aftalen?

I. [dato]

I. Ja

II. Nej

1.d) Forholder risiko-

vurderingen sig til

risici for de registrere-

des rettigheder?

I. Ja

II. Nej

1.e) Indeholder risiko-

vurderingen overve-

jelser om konsekvens

og sandsynlighed?

I. Ja

II. Nej

Tema 2: Databehandleraftaler

2.a) Er der indgået en

databehandleraftale?

I. Ja

Der eksisterer en skriftlig databehandleraftale, som omhandler det specifikke

system, og hvor navnet på den dataansvarlige og databehandleren fremgår.

Hvis der i aftalen er krav om begge parters underskrift, før aftalen er gældende,

vurderer vi kun, at den er gældende, hvis både den dataansvarlige og databe-

handleren har underskrevet aftalen. Vi kontrollerer ikke, om indholdet af data-

behandleraftalen lever op til GDPR.

Vi er stødt på enkelte tilfælde, hvor der ikke foreligger en gyldig databehandler-

aftale, men hvor myndigheden har en kontrakt eller andet aftalegrundlag, som i

et vist omfang regulerer forholdet mellem den dataansvarlige og databehandle-

ren.

Der eksisterer

ikke

en skriftlig databehandleraftale, som omhandler det speci-

fikke system, eller aftalen er ikke underskrevet, selv om der i aftalen er krav om

underskrift.

Der eksisterer ikke en skriftligt databehandleraftale, men myndigheden oplyser,

at den er under udarbejdelse.

Dato for databehandleraftalens ikrafttræden eller dato for sidste underskrift,

hvis der er krav om underskrift.

Datas fysiske placering er beskrevet i aftalen. Det kan enten være, at data

skal

opbevares i et bestemt land eller en bestemt region eller

ikke må

forlade et be-

stemt land eller en bestemt region.

Datas fysiske placering er ikke beskrevet i aftalen, eller der er ikke en gældende

databehandleraftale.

II. Nej

III. Databehandler-

aftalen er under

udarbejdelse

2.b) Databehandler-

aftalens dato

2.c) Er der taget stil-

ling til datas fysiske

opbevaring?

I. [dato]

I. Ja

II. Nej

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Metodisk tilgang |

Spørgsmål

2.d) Hvor skal data

fysisk opbevares?

2.e) Hvor var data

fysisk opbevaret kl.

12�½00 den 1. august

2019?

2.f) Har personer fra

sikre/usikre tredje-

lande eller internatio-

nale organisationer

haft adgang til at be-

handle data (herunder

"se-adgang") inden for

det seneste år (1. au-

gust 2018 - 31. juli

2019)?

Udfaldsrum

I. [geografisk lokalitet]

II. Kan ikke dokumen-

teres

Én eller flere af følgen-

de valgmuligheder:

I. Personer fra usikre

tredjelande

Kriterier

Land/område, hvor data ifølge aftalen skal opbevares, eller land/område, som

data ikke må forlade, fx EU/EØS.

Land/område, hvor data fysisk blev opbevaret den 1. august 2019 kl. 12�½00.

Kræver et svar fra databehandleren, fx i form af en mail. Kræver ikke log e.l.

Databehandleren har ikke kunnet oplyse, hvor data blev fysisk opbevaret den 1.

august 2019 kl. 12�½00.

Databehandleren oplyser, at personer fra usikre tredjelande har haft adgang til

persondata. Dette gælder også for cloud-systemer, hvor der

kan

have været

adgang til persondata fra usikre tredjelande, men hvor det ikke kan afgøres, om

der i praksis har været adgang.

Databehandleren oplyser, at personer fra sikre tredjelande har haft adgang til

persondata. Dette gælder også for cloud-systemer, hvor der

kan

have været

adgang til persondata fra sikre tredjelande, men hvor det ikke kan afgøres, om

der i praksis har været adgang.

Databehandleren oplyser, at personer fra internationale organisationer har haft

adgang til persondata. Dette gælder også for cloud-systemer, hvor der

kan

have

været adgang til persondata fra internationale organisationer, men hvor det ikke

kan afgøres, om der i praksis har været adgang.

Databehandleren oplyser, at ingen personer fra sikre/usikre tredjelande eller

internationale organisationer har haft adgang til persondata.

II. Personer fra sikre

tredjelande

III. Personer fra inter-

nationale organisatio-

ner

IV. Ingen personer fra

sikre/usikre tredje-

lande eller internatio-

nale organisationer

V. Kan ikke dokumen-

teres

2.g) Hvis ja, hvor har

personer med adgang

været fysisk placeret?

2.h) Hvilke typer af

tilsyn kan den data-

ansvarlige føre med

databehandleren?

[geografisk lokalitet]

Databehandleren kan eller ønsker ikke at oplyse, om der har været adgang til

persondata fra sikre/usikre tredjelande eller internationale organisationer.

Land/område, hvor personer har haft adgang til persondata.

Én eller flere af følgen-

de valgmuligheder:

I. Fysisk tilsyn

II. Indhente relevante

oplysninger

III. Indhente generel

revisorerklæring

Det fremgår af databehandleraftalen, at den dataansvarlige har adgang til fysi-

ske inspektioner hos databehandleren.

Det fremgår af databehandleraftalen, at databehandleren skal stille oplysninger

til rådighed for den dataansvarlige.

Det fremgår af databehandleraftalen, at en uafhængig revisor har mulighed for

at efterse databehandlerens generelle interne styring og kontroller. Hvis ikke

det er nærmere specificeret, om der er tale om en generel eller specifik revisor-

erklæring, har vi vurderet, at der som udgangspunkt er mulighed for at indhente

begge typer revisorerklæringer.

Det fremgår af databehandleraftalen, at en uafhængig revisor har mulighed for

at efterse overholdelsen af databehandleraftalen. Hvis ikke det er nærmere spe-

cificeret, om der er tale om en generel eller specifik revisorerklæring, har vi vur-

deret, at der som udgangspunkt er mulighed for at indhente begge typer revisor-

erklæring.

Der er enten ikke nogen databehandleraftale, eller muligheden for tilsyn er ikke

specificeret i databehandleraftalen.

Gælder for systemer, hvor Statens It eller Statens Administration er databe-

handler, da Finansministeriet fører et årligt tilsyn med Statens It og Statens Ad-

ministration.

IV. Indhente specifik

revisorerklæring

V. Der er ikke mulig-

hed for at føre tilsyn

VI. Finansministeriet

fører tilsyn

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Metodisk tilgang

Spørgsmål

2.i) Er der taget stil-

ling til godkendelse

af underdatabehand-

lere?

Udfaldsrum

I. Brug af underdata-

behandlere skal spe-

cifikt godkendes

II. Der er givet generel

godkendelse til brug

af underdatabehand-

lere

Kriterier

Det fremgår af databehandleraftalen, at myndigheden skal godkende under-

databehandlere, inden databehandleren må benytte dem.

Det fremgår af databehandleraftalen, at databehandleren har myndighedens

generelle tilladelse til at benytte underdatabehandlere, og at myndigheden ikke

specifikt skal godkende underdatabehandlerne, inden databehandleren tager

dem i brug. Typisk skal myndigheden dog orienteres og vil som hovedregel have

mulighed for at gøre indsigelser over for valget af konkrete underdatabehandle-

re.

Enten findes der ikke en gældende databehandleraftale, eller brugen af under-

databehandlere er ikke specificeret i databehandleraftalen.

III. Der er ikke taget

stilling til godkendelse

af underdatabehand-

lere

2.j) Skal underdata-

behandlere over-

holde samme sikker-

hedskrav som data-

behandleren?

I. Ja

Det fremgår af databehandleraftalen, at eventuelle underdatabehandlere skal

overholde de sikkerhedskrav, som er specificeret i databehandleraftalen mel-

lem den dataansvarlige og databehandleren.

Enten findes der ikke en gældende databehandleraftale, eller det fremgår

ikke

af databehandleraftalen, at eventuelle underdatabehandlere skal overholde de

sikkerhedskrav, som er specificeret i databehandleraftalen mellem den dataan-

svarlige og databehandleren.

Det fremgår af databehandleraftalen, at brugen af eventuelle underdatabehand-

lere skal reguleres ved en skriftlig aftale mellem databehandleren og underdata-

behandlere.

Enten findes der ikke en gældende databehandleraftale, eller det fremgår

ikke

af databehandleraftalen, at brugen af eventuelle underdatabehandlere skal re-

guleres ved en skriftlig aftale mellem databehandleren og underdatabehandlere.

II. Nej

2.k) Skal der indgås

en databehandler-

aftale mellem data-

behandleren og un-

derdatabehandlere?

I. Ja

II. Nej

Tema 3: Tilsyn

3.a) Er der en plan

for, hvornår og hvor-

dan der skal føres

tilsyn med data-

behandleren?

I. Der findes en plan

for at føre tilsyn

II. Der findes en over-

ordnet tilsynsplan i

myndigheden

III. Der findes ikke en

plan for at føre tilsyn

IV. Finansministeriet

fører tilsyn

Der findes et skriftligt dokument, som beskriver, hvordan og hvor ofte der skal

føres tilsyn med det specifikke system. Det kan fx være en bestemmelse i data-

behandleraftalen eller et selvstændigt dokument.

Der findes et skriftligt dokument, som beskriver, hvordan myndigheden generelt

skal føre tilsyn med databehandlere, men det er ikke specificeret, hvordan eller

hvor ofte der skal føres tilsyn med det specifikke system.

Der findes ikke et skriftligt dokument, som enten beskriver, hvordan myndighe-

den generelt skal føre tilsyn, eller hvordan der skal føres tilsyn med det specifik-

ke system.

Gælder for systemer, hvor Statens It eller Statens Administration er databehand-

ler, da det er Finansministeriets ansvar at føre et årligt tilsyn med Statens It og

Statens Administration.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Metodisk tilgang |

Spørgsmål

3.b) Er der ført tilsyn

med databehandleren

(efter databehandler-

aftalen er indgået)?

Udfaldsrum

Én eller flere af følgen-

de valgmuligheder:

I. Der er indhentet

relevante oplysninger

Kriterier

Myndigheden har indhentet relevante oplysninger fra databehandleren uafhæn-

gigt af en specifik eller generel revisorerklæring. Det kan fx være mailkorrespon-

dance med spørgsmål om databehandling, indhentning af databehandleraftaler

med underdatabehandlere og telefonnotat.

Myndigheden har ført eget fysisk tilsyn med databehandleren uafhængigt af en

specifik eller generel revisorerklæring. Det kan typisk dokumenteres ved mail-

korrespondance, internt notat, mødereferat mv.

Myndigheden har indhentet en generel revisorerklæring, som omhandler data-

behandleren. En generel revisorerklæring kigger som udgangspunkt på databe-

handlerens generelle it-sikkerhed, interne kontroller og i nogle tilfælde databe-

skyttelse. Denne type erklæring kigger som udgangspunkt ikke på det specifik-

ke system eller den behandling, der er knyttet til systemet.

Myndigheden har indhentet en specifik revisorerklæring, som omhandler det

specifikke system. En specifik revisorerklæring omfatter det specifikke system

eller den databehandling, som myndigheden har outsourcet.

Gælder for systemer, hvor Statens It eller Statens Administration er databehand-

ler, da Finansministeriet fører et årligt tilsyn med Statens It og Statens Admini-

stration.

Myndigheden har ikke ført et tilsyn eller har ikke kunnet dokumentere, at der er

ført tilsyn med databehandleren.

Dato for det senest udførte tilsyn.

Skriftlig dokumentation for, at myndigheden har taget stilling til resultaterne af

det gennemførte tilsyn. Det kan fx være et internt opfølgningsnotat, møderefe-

rat og mailkorrespondance med databehandleren.

Der er ikke skriftlig dokumentation for, at myndigheden har taget stilling til resul-

taterne af det gennemførte tilsyn.

Skriftlig dokumentation for, at myndigheden specifikt har godkendt alle under-

databehandlere, som databehandleren skriftligt oplyser, at der gøres brug af.

Det kan fx være i mailkorrespondance, mødereferater og databehandleraftalen.

Kræver, at der i databehandleraftalen er stillet krav om specifik godkendelse.

Skriftlig dokumentation for, at myndigheden specifikt har godkendt nogle, men

ikke alle, underdatabehandlere, som databehandleren skriftligt oplyser, at der

gøres brug af. Det kan fx være i mailkorrespondance, mødereferater og databe-

handleraftalen. Kræver, at der i databehandleraftalen er stillet krav om specifik

godkendelse.

Skriftlig dokumentation for, at myndigheden er blevet orienteret om alle under-

databehandlere, som databehandleren skriftligt oplyser, at der gøres brug af.

Det kan fx være i mailkorrespondance og mødereferater. Kræver, at der er givet

generel godkendelse i databehandleraftalen.

II. Der er ført eget

fysisk tilsyn

III. Der er indhentet

en generel revisor-

erklæring

IV. Der er indhentet

en specifik revisor-

erklæring

V. Finansministeriet

har ført tilsyn

VI. Der er ikke ført

tilsyn

3.c) Dato for senest

udførte tilsyn

3.d) Er der fulgt op

på tilsynet?

I. [dato]

I. Ja

II. Nej

3.e) Er underdata-

behandlere specifikt

eller generelt god-

kendt?

I. Der er givet specifik

godkendelse af alle

underdatabehandlere

II. Der er givet specifik

godkendelse af nogle

af underdatabehand-

lerne

III. Der er givet generel

godkendelse, og myn-

digheden er blevet

underrettet om brug

af alle underdatabe-

handlere

IV. Der er givet gene-

rel godkendelse, og

myndigheden er ble-

vet underrettet om

brug af nogle af un-

derdatabehandlerne

V. Der er givet generel

godkendelse, men

myndigheden er ikke

blevet underrettet om

brug af underdatabe-

handlere

Skriftlig dokumentation for, at myndigheden er blevet orienteret om nogle, men

ikke alle, underdatabehandlere, som databehandleren skriftligt oplyser, at der

gøres brug af. Det kan fx være i mailkorrespondance og mødereferater. Kræver,

at der er givet generel godkendelse i databehandleraftalen.

Der er ikke skriftlig dokumentation for, at myndigheden er blevet orienteret om

nogen af de underdatabehandlere, som databehandleren skriftligt oplyser, at

der gøres brug af.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Metodisk tilgang

Spørgsmål

Udfaldsrum

VI. Der er hverken gi-

vet specifik eller ge-

nerel godkendelse til

brug af underdatabe-

handlere

VII. Databehandleren

benytter ikke under-

databehandlere

Kriterier

Databehandleren har oplyst, at der benyttes underdatabehandlere, men der er

enten ikke en databehandleraftale, eller brugen af underdatabehandlere er ikke

reguleret i databehandleraftalen.

Skriftlig dokumentation fra databehandleren for, at databehandleren ikke be-

nytter underdatabehandlere.

Skriftlig dokumentation for, at der er ført tilsyn med alle oplyste underdatabe-

handlere. Kan fx være revisorerklæringer og databehandlerens eget tilsyn.

Skriftlig dokumentation for, at der er ført tilsyn med nogle, men ikke alle, oplyste

underdatabehandlere. Kan fx være revisorerklæringer, databehandlerens eget

tilsyn eller indhentning af oplysninger.

Skriftlig dokumentation for, at tilsyn med underdatabehandlere er fravalgt ud

fra en risikobetragtning. Kan fx være mailkorrespondance og telefonnotater fra

dialog med databehandlere.

Skriftlig dokumentation for, at der er planer om at gennemføre et tilsyn med un-

derdatabehandlere, som endnu ikke er udført.

Der er ikke skriftlig dokumentation for, at der er udført eller planlagt tilsyn med

nogen underdatabehandlere.

Skriftlig dokumentation fra databehandleren for, at databehandleren ikke be-

nytter underdatabehandlere.

3.f) Er der ført tilsyn

med underdata-

behandlere?

I. Der er ført tilsyn

med alle underdata-

behandlere

II. Der er ført tilsyn

med nogle af under-

databehandlerne

III. Tilsyn med under-

databehandlere er ud

fra en risikobetragt-

ning fravalgt

IV. Der er planlagt til-

syn, som endnu ikke

er udført

V. Der er ikke ført til-

syn med underdata-

behandlere

VI. Databehandleren

benytter ikke under-

databehandlere

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Metodisk tilgang |

Vi har undersøgt i alt 148 it-systemer. De undersøgt systemer og den dataansvarlige

myndighed fremgår af tabel B.

Tabel B

Oversigt over de 148 it-systemer i undersøgelsen

Ministerium/region og dataansvarlig myndighed

Beskæftigelsesministeriet:

Arbejdstilsynet

•

ATIS

•

Blanketmotor

•

Damvad analysesystem

Systemnavn

Departementet

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering

•

Refusionssystemet

•

Fleks- og barselsordninger TMO

•

DenDigitaleJobBro.dk

•

VAS

•

DFDG

•

Udvikling i fleksjob II

•

Manuscript

Børne- og Undervisningsministeriet:

Styrelsen for It og Læring

•

Trivselsmålingsværktøj

•

Insubiz

•

SPS 2005

•

PULS

•

Public360

Erhvervsministeriet:

Erhvervsstyrelsen

•

Kontrol OG Tilsyn (KOGT) 2019

•

Straffeattestkomponent

•

Hvidvask

•

Frakendelsesregisteret

Finanstilsynet

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Nævnenes Hus

Patent- og Varemærkestyrelsen

Sikkerhedsstyrelsen

Finansministeriet:

Digitaliseringsstyrelsen

•

Remote Backup

•

Digital Post

•

Whistleblower-system

•

Public 360

•

TSM backup

•

Workzone

•

NemID (RID og PID nummer)

•

Borger.dk support løsning

•

NemKonto inkl. Ventekonto

•

Digital Post (Digitaliseringsstyrelsen som offentlig afsender)

•

Borger.dk

Moderniseringsstyrelsen

•

Statens Lønsystem (SLS) inkl. Statens Pensionssystem (SP)

•

Tribis Integration Engine

•

Mercell

Statens Administration

•

TMO (refusion flexjob og barsel)

•

Lønportalen (blanketløsningen)

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Metodisk tilgang

Ministerium/region og dataansvarlig myndighed

Forsvarsministeriet:

Forsvarsministeriets Personalestyrelse

Beredskabsstyrelsen

Forsvarsakademiet

Departementet

Forsvarets Sanitetskommando

Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse

Justitsministeriet:

Departementet

Kriminalforsorgen

Systemnavn

•

Xform

•

NOVAX Session

•

SurveyXact

•

Novax A/S

•

Post-Let

•

DeMars

•

KESDH

•

Webreq

•

Opbevaringstjeneste Juridisk servicebureau Aps.

•

Whistleblowerportal

•

Radikaliserings Indberetnings System (RIS)

•

Elektronisk overvågning af klienter i fodlænke (Intensiv over-

vågning (IO) (Fodlænke))

•

POM

•

XMO

•

Backup

Civilstyrelsen

Rigspolitiet

•

JIF-Extranet

•

Index 1

•

PAS

•

Kriminalregisteret

Kirkeministeriet:

Departementet

•

SBL

•

IHLP

•

Person og Selvbetjeningsløsninger

•

Kandidatsystem

•

Kompetenceløft

•

Kompetencefond

•

Acadre

•

KIS (Kirkenettets Informationssystem)

•

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet:

Geodatastyrelsen

Energistyrelsen

•

Målebladsarkiv Danmark

•

Selvbetjeningsportalen for solpuljerne

•

PANDA

•

Easy Energy

•

Tilsynsdatabasen – Frekvensregistret

•

Doc2Archive

De Nationale Geologiske Undersøgelser for Danmark og

Grønland

Danmarks Meteorologiske Institut

Styrelsen for Dataforsyning og Effektivisering

•

Outlook i Office 365

•

mTime

•

Datafordeleren

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Metodisk tilgang |

Ministerium/region og dataansvarlig myndighed

Kulturministeriet:

Slots- og Kulturstyrelsen

Systemnavn

•

X-form (Capevo)

•

Digital Post

•

FilArkiv

•

SurveyXact

Det Danske Filminstitut

Rigsarkivet

Miljø- og Fødevareministeriet:

Departementet

Fiskeristyrelsen

Landbrugsstyrelsen

Fødevarestyrelsen

•

Journalen

•

Sofia-oparbejdning

•

Ennova A/S

•

Digital Post

•

BTAS

•

CAP-TAS

•

GLR/CHR

•

VETREG

•

VETSTAT

Naturstyrelsen, Kystdirektoratet

Region Midtjylland:

•

Public 360

•

EG Sensum Bosted

•

EDI

•

Emento (Digital forløbsguide)

•

InfCare

•

OpenTele

•

PPJ

•

Notus Suite Maintenance

•

IBI (Interregionalt billedindeks)

•

Patobank

•

Sårjournalen

Skatteministeriet:

Skatteforvaltningen

•

Tast Selv Borger – Forskud

•

office365 inkl. Azure

•

Datawarehouse

•

Tast Selv Borger – Årsopgørelsen

•

Centrale Skatteyder Register – Persondelen

•

Debitor og Restancesystem

•

A-Kasse bidrag og Faglige kontingenter

•

Centrale Oplysningsseddel Register

•

Centrale Pensions System (CPS)

Spillemyndigheden

•

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Metodisk tilgang

Ministerium/region (dataansvarlig myndighed)

Social- og Indenrigsministeriet:

Departementet

Familieretshuset

Socialstyrelsen

Ankestyrelsen

CPR-administrationen

Statsministeriet:

Departementet

Systemnavn

•

Digitale Vælgererklæringer

•

Qlik Sense (Click Sense)

•

Oracle DB

•

MyClinic

•

Anker – sagssortering

•

Public 360

•

Forskerudtræk

•

CPR-systemet

•

Digital Post

•

F2-ESDH

•

FERIEBEREGNING-DB

Sundheds- og Ældreministeriet:

Lægemiddelstyrelsen

Statens Serum Institut

Styrelsen for Patientsikkerhed

Sundhedsdatastyrelsen

•

Sentinel (MHRA)

•

Elektronisk arkiv hos Larix

•

Computerrome

•

Dansk Patientsikkerhedsdatabase

•

SEI2

•

LPR3

•

National Service Platform

•

Fælles Medicinkort (FMK)

•

Organdonorregister

Sundhedsstyrelsen

Transport- og Boligministeriet:

Banedanmark

Bygningsstyrelsen

Havarikommissionen for Civil Luftfart og Jernbane

Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen

Uddannelses- og Forskningsministeriet:

Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte

•

Styrket Rehabiliteringsindsats for de svageste ældre

•

Sharepoint Online

•

Whistleblower

•

Public 360

•

Targit

•

SurveyXact

•

ekstranet.fi.dk

•

Public 360

•

Digital post

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Metodisk tilgang |

Ministerium/region og dataansvarlig myndighed

Udlændinge- og Integrationsministeriet

Styrelsen for International Rekruttering og Integration

Systemnavn

•

VITAS

•

Gemini

•

Strålfors Connect

•

Keesing

Udlændingestyrelsen

•

Keesing

•

Kortbestillingsløsning

•

Digital Post

Departementet/Udlændingestyrelsen/Udlændingenævnet/

Udenrigsministeriet/Rigspolitiet

Udlændingestyrelsen/Styrelsen for International Rekruttering

og Integration

•

IVR-VIS

•

CARL2

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Metodisk tilgang

Kapitel 3: Understøttelse af myndighedernes styring af databehandlere

Væsentlige dokumenter

Vi har i forbindelse med dette kapitel gennemgået en række dokumenter, herunder:

•

lovgivning om databeskyttelse, herunder GDPR (databeskyttelsesforordningen)

med virkning fra den 25. maj 2018, databeskyttelsesloven med virkning fra den

25. maj 2018 og persondataloven med virkning fra 2000, som implementererede

databeskyttelsesdirektivet fra 1995 i Danmark

vejledninger og skabeloner om databeskyttelse udgivet af Finansministeriet, Ju-

stitsministeriet og Datatilsynet

strategier og tilsynsplaner om Datatilsynets tilsynsaktivitet

data om Datatilsynets tilsynsaktivitet

korrespondance mellem Finansministeriet, Datatilsynet og Justitsministeriet om

udarbejdelse af vejledninger.

Formålet med gennemgangen af dokumenterne var at belyse Finansministeriets, Da-

tatilsynets og Justitsministeriets vejledningsindsats samt Datatilsynets tilsynsindsats.

Spørgeskemaundersøgelse

Formålet med spørgeskemaundersøgelsen var at vurdere Digitaliseringsstyrelsens,

Datatilsynets og Justitsministeriets vejledningsindsats i forbindelse med implemente-

ringen af GDPR. Det er vores vurdering, at de enkelte myndigheder, som vejledninger-

ne har været målrettet, har den bedste indsigt i, om vejledningsmaterialet har været

brugbart. Vi har gennemført spørgeskemaundersøgelsen i form af et elektronisk spør-

geskema.

Spørgeskemaundersøgelsen blev pilottestet hos en enkelt myndighed inden udsen-

delse og blev efterfølgende udsendt til 79 myndigheder medio september 2019 med

en svarfrist på 2 uger. De 79 myndigheder er de myndigheder, som er dataansvarlige

for it-systemer, som fremgik af ministeriernes og Region Midtjyllands indsendte brut-

tolister over outsourcede systemer, som opbevarede følsomme eller fortrolige per-

sondata, uanset om myndighedernes systemer blev udvalgt blandt de 148 systemer i

beretningens kapitel 2.

Svarprocenten på spørgeskemaundersøgelsen er 100 %. Spørgeskemaundersøgel-

sen bestod af 9 lukkede spørgsmål foruden spørgsmål til baggrundsinformation om

myndighederne. Herudover indgik der 12 fritekstfelter. I det omfang besvarelser fra

fritekstfelter er anvendt i beretningen, er det godkendt af de pågældende responden-

ter.

De følgende figurer viser resultaterne af spørgeskemaundersøgelsen for de lukkede

spørgsmål, som afrapporteres i beretningen.

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Metodisk tilgang |

Figur A

Besvarelse af Rigsrevisionens spørgeskema i forhold til, om den samlede vejledningsindsats

har understøttet myndighederne i arbejdet med at udarbejde risikovurderinger, indgå data-

behandleraftaler og føre tilsyn

I hvilken grad oplever I, at den samlede vejledning fra Justitsministeriet, Datatilsynet og Digitaliseringsstyrelsen har understøttet

jer i følgende aktiviteter:

At udarbejde risikovurderinger for de

registreredes rettigheder

28 %

35 %

20 %

At udarbejde databehandleraftaler

20 %

44 %

30 %

At føre tilsyn med databehandlere

19 %

46 %

19 %

20%

40%

60%

80%

100%

Slet ikke

I lav grad

I nogen grad

I høj grad

I meget høj grad

Ikke relevant for os

Note: n=79 myndigheder. På grund af afrundinger summerer risikovurderinger og tilsyn ikke til 100 %.

Kilde:

Rigsrevisionens spørgeskemaundersøgelse.

Figur B

Besvarelse af Rigsrevisionens spørgeskema i forhold til, om myndighederne har igangsat

initiativer, som kunne have været undgået

Har I iværksat initiativer (herunder købt privat rådgivning), som kunne være undgået, hvis vejledningsindsatsen havde været

mere konkret eller mere omfangsrig, eller hvis vejledninger var udkommet tidligere?

24 %

58 %

12 %

20%

40%

60%

80%

100%

Ja, adskillelige

Ja, et enkelt

Nej

Ved ikke

Note: n=79 myndigheder.

Kilde:

Rigsrevisionens spørgeskemaundersøgelse.

Standarderne for offentlig revision

Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision.

Standarderne fastlægger, hvad brugerne og offentligheden kan forvente af revisio-

nen, for at der er tale om en god faglig ydelse. Standarderne er baseret på de grund-

læggende revisionsprincipper i rigsrevisionernes internationale standarder (ISSAI

100-999).

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

| Ordliste

Bilag 2. Ordliste

Ad hoc-tilsyn

Ad hoc-tilsyn er tilsyn, som iværksættes som følge af konkrete hændelser, fx medieomtale, klager

eller anmeldelser.

Almindelige personoplysninger omfatter alle oplysninger, der ikke er kategoriseret som følsomme

personoplysninger i GDPR, eller som opfattes som fortrolige oplysninger i en dansk kontekst. Se

"Følsomme og fortrolige personoplysninger". Almindelige personoplysninger kan fx være navn og

adresse eller generelle oplysninger om personlige økonomiske forhold.

Behandling af personoplysninger er et bredt begreb, som fx kan omfatte opbevaring, indsamling,

registrering, organisering, systematisering, tilpasning eller ændring, genfinding, søgning, brug, vide-

regivelse ved transmission, formidling eller enhver anden form for overladelse, sammenstilling eller

samkøring, begrænsning, sletning eller tilintetgørelse af personoplysninger.

Cloud-services dækker bredt set over internetbaserede it-løsninger. Løsningerne kan have mange

former – fra programmer som fx Gmail og Facebook, som tilgås via internettet og ikke er installeret

på computeren, til løsninger, som kun opbevarer data. Opbevaringsløsningerne kan variere i fuld-

stændighed – fra færdige løsninger som fx Dropbox og Google Drive til mere rå serverkapacitet som

fx Microsoft Azure og Amazon Web Service.

Fælles for løsningerne er, at data og applikation ligger på internettet og ikke på den computer, som

man tilgår løsningerne fra.

Almindelige person-

oplysninger

Behandling af person-

oplysninger

Cloud-services

Dataansvarlig

Den juridiske eller fysiske person, private virksomhed, offentlige myndighed mv., der bestemmer, til

hvilket formål og hvordan personoplysningerne må behandles.

Den juridiske eller fysiske person, private virksomhed, offentlige myndighed mv., som behandler per-

sonoplysninger på vegne af den dataansvarlige. Databehandleren har adgang til at behandle data,

men bestemmer hverken formål med behandlingen, eller hvordan behandlingen sker. Databehand-

leren handler kun på baggrund af instruks fra den dataansvarlige.

Databeskyttelsesdirektivet er et tidligere EU-direktiv fra 1995 om behandlingen af personoplys-

ninger, som blev indført i dansk lov ved persondataloven i 2000. Databeskyttelsesdirektivet blev i

2018 erstattet af GDPR (databeskyttelsesforordningen).

Databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018) trådte i kraft samtidig med GDPR (25. maj

2018) og supplerer GDPR i en dansk kontekst.

Databeskyttelsesloven indeholder bl.a. en bestemmelse om, hvilke systemer der

skal

opbevares i

Danmark (lokationskravet), og fastsætter nærmere regler for Datatilsynets arbejde.

Databehandler

Databeskyttelsesdirektivet

Databeskyttelsesloven

Fortrolige personoplysninger

Fortrolige oplysninger er en særlig kategori af personoplysninger, der ikke nævnes direkte af GDPR,

men hvor der kan være særlige beskyttelsesbehov. Det er som udgangspunkt kontekstafhængigt,

hvornår en oplysning opfattes som fortrolig, men databeskyttelsesloven fastslår, at cpr-numre og

oplysninger om strafbare forhold (fx oplysninger om lovovertrædelser og politianmeldelse af bor-

geren) skal opfattes som fortrolige oplysninger i en dansk kontekst.

Fællesstatslige it-systemer er systemer, som én myndighed er ansvarlig for, men som benyttes af

en lang række myndigheder på tværs af staten, fx Statens Budgetsystem og statens rejseafreg-

nings- og udlægssystem (RejsUd).

Typisk er den ansvarlige myndighed, og ikke de enkelte myndigheder, dataansvarlig for data, som

behandles i systemet.

Fællesstatslige it-systemer

Statsrevisorerne beretning SB15/2019 - Bilag 1: Beretning om outsourcede persondata

Ordliste |

Følsomme personoplysninger

Følsomme personoplysninger defineres i GDPR’s artikel 9 som personoplysninger om race eller et-

nisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssige tilhørsfor-

hold samt behandling af genetiske data, biometriske data med det formål at identificere en fysisk

person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksu-

elle orientering. Behandling af disse personoplysninger kræver en højere grad af beskyttelse end

almindelige personoplysninger (se ”Almindelige personoplysninger).

Forkortelse for General Data Protection Regulation. Den danske oversættelse er databeskyttelses-

forordningen.

Myndighederne kan i databehandleraftalen give databehandleren en generel godkendelse til at be-

nytte underdatabehandlere. Det betyder, at databehandleren kan anvende nye underdatabehand-

lere uden en forudgående specifik godkendelse fra den dataansvarlige myndighed. Myndigheden

skal dog underrettes om nye underdatabehandlere og kan eventuelt gøre indsigelser.

En generel revisorerklæring omfatter som udgangspunkt databehandlerens generelle it-sikkerhed,

interne kontroller og i nogle tilfælde databeskyttelse. Denne type erklæring omfatter som udgangs-

punkt ikke det specifikke system eller den behandling af persondata, som finder sted i systemet.

Informationssikkerhed er en bred betegnelse for de samlede foranstaltninger til at sikre informatio-

ner mod at gå tabt eller falde i forkerte hænder. I arbejdet indgår bl.a. organisering af sikkerhedsar-

bejdet, processer for behandling af data, styring af leverandører og tekniske sikkerhedsforanstalt-

ninger.

”Myndighederne” er i denne undersøgelse de 17 ministerier, som indgår i undersøgelsen, og Region

Midtjylland.

Outsourcing betyder, at en opgave, fx drift, vedligeholdelse og udvikling af it-tjenester, overlades til

en ekstern leverandør. Det kan enten være en privat virksomhed eller en anden offentlig myndighed.

Persondataloven er en tidligere dansk lov om behandling af personoplysninger, som implementere-

de databeskyttelsesdirektivet i dansk lov. Persondataloven var gældende fra 2000 og blev i 2018

erstattet af GDPR (databeskyttelsesforordningen) og databeskyttelsesloven.

Planlagte tilsyn er tilsyn, som iværksættes på baggrund af Datatilsynets halvårlige tilsynsplaner.

Retshåndhævelsesloven (lov nr. 410 af 27. april 2017) trådte i kraft den 27. april 2017.

Retshåndhævelsesloven gælder for retshåndhævende myndigheders (politi, anklagemyndighed,

Kriminalforsorgen, Den Uafhængige Politianklagemyndighed og domstolene) behandling af person-

oplysninger på det strafferetlige område og træder i stedet for GDPR og databeskyttelsesloven.

Mange af kravene i retshåndhævelsesloven er imidlertid sammenfaldende med reglerne i GDPR,

herunder reglerne om risikovurderinger, databehandleraftaler og tilsyn.

GDPR

Generel godkendelse af

underdatabehandlere

Generel revisorerklæring

Informationssikkerhed

Myndighederne

Outsourcing

Persondataloven

Planlagte tilsyn

Retshåndhævelsesloven

Specifik revisorerklæring

En specifik revisorerklæring omfatter det specifikke it-system eller den specifikke databehandling,

som myndigheden har outsourcet.

Myndighederne kan i databehandleraftalen indskrive et krav om en specifik godkendelse af under-

databehandlere. Det betyder, at databehandleren ikke må benytte en ny underdatabehandler, før

myndigheden specifikt har godkendt den nye underdatabehandler.

Tredjelande er lande, som ikke er medlem af EU eller EØS (Island, Lichtenstein og Norge). Som ud-

gangspunkt er alle lande uden for EU/EØS at betragte som usikre tredjelande. Europa-Kommissio-

nen har imidlertid afgjort, at beskyttelsesniveauet for en række tredjelande lever op til sikkerheds-

standarderne, der gælder inden for EU, og dermed kan betragtes som sikre tredjelande. Det gælder

fx Schweiz, New Zealand og organisationer/virksomheder i USA, som har tilsluttet sig EU-U.S. Pri-

vacy Shield.

Specifik godkendelse af

underdatabehandlere

Tredjelande