Statsrevisorerne beretning SB18/2018 - Bilag 2: Beskæftigelsesministerens redegørelse af 27. august 2019

Beskæftigelsesudvalget 2018-19 (1. samling)
SB 18 2
Offentligt

Statsrevisorernes Sekretariat

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

[email protected]

Beskæftigelsesministeren

Ved Stranden 8

1061 København K

T +45 72 20 50 00

E [email protected]

www.bm.dk

Beskæftigelsesministerens redegørelse vedr. Beretning om

transaktionsomkostninger ved udbud i staten (nr. 18/2018)

CVR 10172748

Statsrevisorerne har den 7. juni 2019 afgivet Beretning nr. 18/2018 om transakti-

onsomkostninger ved udbud i staten og har i brev af 18. juni 2019 bedt om en rede-

gørelse for de foranstaltninger og overvejelser, som beretningen har givet anled-

ning til.

Rigsrevisionen konkluderer overordnet, at ministerierne har et forbedringspotenti-

ale i forhold til at minimere transaktionsomkostninger i forbindelse med gennemfø-

relse af udbud. Der er eksempler på, at transaktionsomkostningerne udgør mere

end halvdelen af indkøbets værdi.

Opgørelse af ministeriernes transaktionsomkostninger

27. august 2019

J.nr.

2018-5394

Undersøgelsen viser, at transaktionsomkostningerne udgør en væsentlig og for stor

del af indkøbets værdi. Transaktionsomkostningerne for ministerierne i procent af

kontraktværdien er uafhængigt af udbudsformen. Det gælder ikke for den enkelte

tilbudsgiver, hvor transaktionsomkostningerne er noget højere ved indkøbsformen

annoncering end ved et EU-udbud. Beskæftigelsesministeriet er meget opmærk-

somt på udgifterne og vil fremover, som i dag fortsat overveje indkøbsformen nøje,

så ministeriet ikke påfører markedet uhensigtsmæssige udgifter.

Ministeriernes udbudsprocesser

Rigsrevisionen peger på, at ministerierne kan minimere transaktionsomkostnin-

gerne, og undersøgelsen peger på fire indsatsområder.

Organisering og koordinering af indkøb

Jeg noterer mig med tilfredshed, at Beskæftigelsesministeriet er et af de fire mini-

sterier, som har arbejdet med at miniminere transaktionsomkostninger bl.a. ved at

organisere

området i en samlet enhed ’Koncernindkøb’,

som varetager opgaver for

hele ministeriet.

Beretningen peger på, at ministerierne i højere grad bør koordinere udbud og ind-

køb på tværs af ministerområder for at minimere omkostninger. Beskæftigelsesmi-

nisteriet har etableret arbejdsgange, som skal sikre koordination af udbud og ind-

køb, hvilket også bekræftes af undersøgelsen resultater.

Statsrevisorerne beretning SB18/2018 - Bilag 2: Beskæftigelsesministerens redegørelse af 27. august 2019

Til at koordinere indkøbene på tværs i ministeriet har Koncernindkøb etableret en

indkøbs- og udbudsplan, hvor planlagte større indkøb skal registreres for at koordi-

nere indkøbsaktiviteterne. Derudover har ministeriet to indkøbsfora, hvor der er

deltagelse fra alle enhederne, møderne holdes kvartalsvist, hvor bl.a. fremtidige

indkøb koordineres. Ministeriet vil derfor ikke iværksætte yderligere tiltag, hvad

angår den interne koordinering i ministeriet.

Rigsrevisionen peger på, at ministerierne kan blive endnu bedre til at udbyde ind-

køb på tværs af ministeriet, men fremhæver dog også, at der er eksempler på dette i

ministeriet. Ministeriet vil fremadrettet i endnu højere grad afsøge muligheden for

flere tværministerielle udbud.

Markedsafdækning og dialog

Rigsrevisionen peger på, at ministerierne kan minimere transaktionsomkostnin-

gerne ved i højere grad at afdække markedet og have dialog med leverandører, før

ministerierne udbyder en opgave.

Beskæftigelsesministeriet har interne retningslinjer for indkøb og udbud, som be-

skriver, hvordan indkøb og udbud skal gennemføres i praksis. Her fremgår det

hvornår og hvordan, ministeriet skal foretage en markedsafdækning.

Undersøgelsen viser desuden, at Beskæftigelsesministeriet ikke har annulleret ud-

bud i undersøgelsesperioden, og at der således i ministeriet og hos leverandører

ikke har været unødvendige transaktionsomkostninger, fordi et udbud blev annulle-

ret. Ministeriet vil fortsat have fokus på udbudsprocesserne og udbudsmaterialet, så

vi minimerer risikoen for at skulle annullere et udbud.

Fokus på udbudsmaterialet

Rigsrevisionen fremhæver, at en vigtig faktor i at minimere transaktionsomkostnin-

gerne er, at udbudsmaterialet afspejler det faktiske indkøb, og ikke medtager unød-

vendige krav eller har en unødig detaljegrad. En konkret anbefaling til at minimere

transaktionsomkostningerne er, at ministerierne sætter begrænsning på antal sider

tilbuddet må fylde.

Det fremgår af Beskæftigelsesministeriets retningslinjer, at de krav ministeriet stil-

ler til en leverandør, skal stå i et rimeligt forhold til det, som skal indkøbes. Be-

skæftigelsesministeriet har hidtil ikke sat fokus på begrænsning af sideantal, men

vil følge beretningens anbefalinger og indarbejde det i ministeriets retningslinjer,

så tilbudsgiverne har en rettesnor ved afgivelse af tilbud.

Rigsrevisionens undersøgelse viser, at Beskæftigelsesministeriet ikke har en fælles

skabelon for annonceringer under tærskelværdierne, som offentliggøres på Beskæf-

tigelsesministeriet hjemmeside. Beskæftigelsesministeriet vil som opfølgning på

undersøgelsen udarbejde en skabelon til brug ved annoncering på egen hjemme-

side, og generelt præcisere brugen af ministeriets skabeloner ved annoncering og

udbud.

Statsrevisorerne beretning SB18/2018 - Bilag 2: Beskæftigelsesministerens redegørelse af 27. august 2019

Fleksible udbudsprocedurer

I forbindelse med udbudsloven fra 2016, blev der introduceret nye fleksible ud-

budsprocedurer, som åbner op for mere dialog med markedet og som skal sikre en

bedre udbudsproces, da tilbudsgiverne får et bedre indblik i opgaven. Beretningen

viser, at de nye fleksible udbudsprocesser kun i begrænset omfang bliver benyttet i

ministerierne. Det hænger bl.a. sammen med, at indkøbsformen primært er relevant

ved nogle typer af udbud, og at der er betingelser for, hvornår en fleksibel udbuds-

procesure kan benyttes.

I Beskæftigelsesministeriet vil vi fremover, som i dag, overveje udbudsformen.

Sammenfattende bemærkninger

Det er min vurdering, at ministeriet med ovenstående redegørelse kan imøde-

komme Statsrevisorernes bemærkninger. Samtidig vil ministeriet fortsat have fokus

på at nedbringe transaktionsomkostninger ved generelt at optimere sagsgange og

værktøjer samt fastholde en høj faglighed, så ministeriet også fremover kan fore-

tage effektive og korrekte indkøb og udbud.

Afslutningsvis skal jeg bemærke, at ministeriet har sendt en kopi af ovenstående til

Rigsrevisionen.

Venlig hilsen

Peter Hummelgaard Thomsen