Statsrevisorerne beretning SB14/2018 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. januar 2021

Finansudvalget 2018-19 (1. samling)
SB 14 4
Offentligt

Januar 2022

Rigsrevisionens notat om

beretning om

lønforvaltningen

i staten

Statsrevisorerne beretning SB14/2018 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. januar 2021

Fortsat notat til Statsrevisorerne

Opfølgning i sagen om lønforvaltningen i staten

(beretning nr. 14/2018)

3. januar 2022

RN 1501/22

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om lønforvaltningen i staten, som

blev indledt med en beretning i 2019. Vi har tidligere behandlet sagen i notat til Stats-

revisorerne af 17. september 2019.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Konklusion

Rigsrevisionen finder, at Finansministeriets arbejde med at vurdere opgavesplittet mel-

lem institutionerne og Statens Administration samt sikre relevant fejlopsamling er til-

fredsstillende. Ministeriet har herudover tilvejebragt en afklaring af ressortansvaret i

forhold til de kongelige resolutioner. Rigsrevisionen vurderer derfor, at sagen kan af-

sluttes.

Rigsrevisionen baserer konklusionen på følgende:

•

Finansministeriet har vurderet opgavesplittet mellem institutionerne og Statens

Administration i forlængelse af, at Statens HR i væsentligt omfang er blevet imple-

menteret.

Finansministeriet har iværksat initiativer til at sikre relevant fejlopsamling og har

herigennem sikret, at der overordnet set samles systematisk op på fejl i lønforvalt-

ningen.

Finansministeriet har tilvejebragt en afklaring af ressortansvaret i forhold til de kon-

gelige resolutioner og har herefter sikret overensstemmelse mellem nye kongelige

resolutioner og arbejdsdelingen i lønforvaltningen.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på

www.rigsrevisionen.dk

•

I. Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i april 2019 en beretning om lønforvaltningen i staten. Beretnin-

gen handlede om, hvordan Finansministeriet understøtter lønforvaltningen i staten,

dvs. Statens Administrations og institutionernes opgave med at forvalte og i sidste en-

de udbetale løn til ansatte i staten.

Statsrevisorerne beretning SB14/2018 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. januar 2021

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, fandt de det ikke tilfredsstillende, at

der mere end 10 år efter, at statens lønforvaltning blev samlet i Finansministeriet, fort-

sat var problemer med dobbeltadministration og deraf følgende risici for fejl. Statsre-

visorerne gentog således deres kritik fra 2013 af, at det var utilfredsstillende, at sta-

tens lønforvaltning endnu ikke var blevet effektiviseret i det omfang, det var hensig-

ten med at samle lønadministrationen i Finansministeriet.

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på

følgende punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsre-

visionen vurderer, at myndig-

hedernes initiativer er tilfreds-

stillende.

Opfølgningspunkt

1. Finansministeriets arbejde med at vurdere opga-

vesplittet mellem institutionerne og Statens Admi-

nistration og implementeringen af Statens HR.

2. Finansministeriets arbejde med at sikre relevant

fejlopsamling.

3. Finansministeriets arbejde med at tilvejebringe

en afklaring af ressortansvaret i forhold til de kon-

gelige resolutioner.

Status

Behandles i dette notat.

5. Vi redegør i dette notat for resultaterne af opfølgningen på ovenstående punkter.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

II. Finansministeriets initiativer

6. Vi gennemgår i det følgende Finansministeriets initiativer i forhold til opfølgnings-

punkterne. Gennemgangen er baseret på skriftligt materiale og møder med Finans-

ministeriet, herunder Statens Administration og Økonomistyrelsen.

Vurdering af opgavesplittet

7. Statsrevisorerne bemærkede, at det ikke var tilfredsstillende, at der fortsat var pro-

blemer med dobbeltadministration, og at arbejdsgange i lønforvaltningen ikke var til-

strækkeligt standardiserede og systemunderstøttede.

Implementering af

Statens HR

Finansministeriet har udrullet

Statens HR i 4 bølger, hvoraf

den sidste bølge udestår. Den

fjerde bølge forventes igang-

sat i april 2022, hvor de sidste

6 planlagte ministerier vil

være omfattet.

8. Finansministeren oplyste i sin redegørelse til beretningen, at det nye HR-administra-

tive system Statens HR, som skulle implementeres i efteråret 2019, ville understøtte

en langt mere effektiv og digitaliseret lønproces og mindske den dobbeltadministra-

tion, som fortsat udgjorde en udfordring. Ministeren oplyste videre, at Moderniserings-

styrelsen (nu Økonomistyrelsen) sammen med Statens Administration i slutningen af

2019 ville vurdere, om der var behov for yderligere tilpasning af systemunderstøttel-

sen, og om implementeringen af Statens HR gav anledning til ændringer i opgavesplit-

tet mellem Statens Administration og de statslige institutioner.

Statsrevisorerne beretning SB14/2018 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. januar 2021

9. Finansministeriet har i et notat fra juni 2020 oplyst, at implementeringen af Statens

HR er kommet så langt, at de væsentligste lønprocesser er systemunderstøttede. Mi-

nisteriet har derfor vurderet opgavesplittet og er kommet frem til, at implementerin-

gen af Statens HR ikke i sig selv giver anledning til at ændre opgavesplittet.

Vores opfølgning viser, at Statens HR har medført en standardisering af arbejdsgan-

ge og oplysninger, der skal indtastes. Det fremgår af et notat fra Statens Administra-

tion, at dobbeltindtastning er blevet begrænset, og at manuelle arbejdsgange i Sta-

tens Administration er blevet fjernet. Statens Administration har også sideløbende

med implementeringen af Statens HR arbejdet med at fjerne print i lønadministratio-

nen for at standardisere og effektivisere arbejdsgangene.

10. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Finansministeriet har vurderet opgave-

splittet mellem institutionerne og Statens Administration i forlængelse af, at Statens

HR i væsentligt omfang er blevet implementeret. Rigsrevisionen vurderer derfor, at

denne del af sagen kan afsluttes.

Fejlopsamling

11. Statsrevisorerne bemærkede, at Finansministeriet ikke i tilstrækkelig grad fandt og

samlede op på fejl i lønforvaltningen og dermed ikke havde et tilstrækkeligt grundlag

for at forbedre kvaliteten i lønforvaltningen.

12. Finansministeren oplyste i sin redegørelse til beretningen, at Statens Administra-

tion havde sat gang i et arbejde med at sikre en relevant fejlopsamling. Ifølge ministe-

ren betød det, at Statens Administration løbende ville følge op på og analysere kvali-

teten af de bestillinger, som Statens Administration modtager. Ministeren oplyste, at

det var forventningen, at omfanget af dobbeltkontroller herved kunne mindskes, og

at der kunne skabes et mere solidt grundlag for at overvåge og forbedre kvaliteten.

Ministeren oplyste også, at Moderniseringsstyrelsen (nu Økonomistyrelsen) var i gang

med at udarbejde et nyt vejledningsmateriale om tilrettelæggelsen af interne kontrol-

ler.

13. Vores opfølgning på fejlopsamlingen i Statens Administration viser, at Statens Ad-

ministration overordnet set har implementeret en systematisk og systemunderstøttet

proces for fejlopsamling. Den nye fejlopsamlingsproces er implementeret i april 2021.

Statens Administration har i 2020 udarbejdet et koncept for fejlopsamling og KPI’er

ud fra konceptet. Det fremgår af dette materiale, at sager med fejl skal kategoriseres

på baggrund af fejltype, sagstype, institution, og hvor i processen fejlen er forekommet.

Fejl identificeres ved kontrol af ind- og uddata eller gennem kundernes indberetning

af fejl via fejlblanketter. Herefter skal medarbejderne i Statens Administration regi-

strere fejlene i en digital database for fejlopsamling. På den baggrund kan Statens Ad-

ministration – ud over at håndtere de enkelte fejl – analysere årsagen til forekomsten

af særligt hyppige fejl. Det fremgår af vejledningen, at Statens Administration vil udfø-

re temakontroller ved forekomsten af 15 fejl på en måned inden for samme kategori.

Statsrevisorerne beretning SB14/2018 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. januar 2021

Vores gennemgang af Statens Administrations fejlregister viser, at Statens Admini-

stration siden april 2021 har registreret fejl ud fra de omtalte kategorier. Fejlopsam-

lingen har endnu ikke givet anledning til at udføre temakontrol. Herudover er ca. 20 %

af fejlene registreret under kategorien ”Øvrige”. Fejlene i denne kategori er meget for-

skellige, hvilket kan gøre det vanskeligt for Statens Administration at følge op på dem.

Statens Administration har oplyst, at fejlkategorierne løbende bliver tilpasset, bl.a. ud

fra de fejl, der registreres som øvrige.

14. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Finansministeriet har iværksat initiati-

ver til at sikre relevant fejlopsamling og herigennem har sikret, at der overordnet set

samles systematisk op på fejl i lønforvaltningen. Rigsrevisionen vurderer derfor, at den-

ne del af sagen kan afsluttes.

Kongelige resolutioner

15. Statsrevisorerne bemærkede, at der var uoverensstemmelse mellem de konge-

lige resolutioner, hvormed man samlede alle lønopgaver i Finansministeriet, og den

konkrete arbejdsdeling i statens lønforvaltning.

16. Finansministeren oplyste i sin redegørelse til beretningen, at Finansministeriet sna-

rest ville tilvejebringe en afklaring af ressortansvaret i forhold til den konkrete arbejds-

deling.

17. Vores opfølgning viser, at Finansministeriet har skabt overensstemmelse mellem

de kongelige resolutioner og arbejdsdelingen i lønforvaltningen ved at tilføje i den kon-

gelige resolution, at overførslen af lønopgaver sker ”i henhold til nærmere aftale”, som

henviser til kundeaftaler m.m. Ændringerne blev vedtaget ved kongelig resolution af

29. juni 2021 og fremgår af bekendtgørelse om ændring i forretningernes fordeling

mellem ministrene fra juli 2021.

18. Rigsrevisionen konstaterer, at Finansministeriet har tilvejebragt en afklaring af res-

sortansvaret i forhold til de kongelige resolutioner og herefter har sikret overensstem-

melse mellem nye kongelige resolutioner og arbejdsdelingen i lønforvaltningen. Rigs-

revisionen vurderer derfor, at denne del af sagen kan afsluttes.

Lone Strøm