Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 8: Rigsrevisionens fortsatte notat af 9. marts 2021

Energi- Forsynings- og Klimaudvalget 2017-18
SB 18 8
Offentligt

Marts 2021

Rigsrevisionens notat om

beretning om

udﬂytning af statslige

arbejdspladser

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 8: Rigsrevisionens fortsatte notat af 9. marts 2021

Fortsat notat til Statsrevisorerne

Opfølgning i sagen om udflytning af statslige arbejds-

pladser (beretning nr. 18/2017)

9. marts 2021

RN 703/21

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om udflytning af statslige arbejds-

pladser, som blev indledt med en beretning i 2018. Vi har tidligere behandlet sagen i

notat til Statsrevisorerne af 26. september 2018.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Konklusion

Udflytningen af statslige arbejdspladser havde negative konsekvenser for institutioner-

nes produktion, hvilket også har påvirket borgere og virksomheder. Ved udgangen af

2020 – ca. 4 år efter udflytningen – er produktiviteten og kvaliteten i de 4 udvalgte in-

stitutioner ifølge institutionernes egne indrapporteringer til Finansministeriet tilbage

på samme niveau eller over niveauet fra før udflytningen. Rigsrevisionen vurderer sær-

skilt i beretning om sagsbehandlingstider og produktivitet i Nævnenes Hus, hvorvidt

niveauet for sagsbehandlingstider og produktivitet er forbedret tilstrækkeligt i forhold

til målsætningen med sammenlægningen af nævnene. Tomgangsudgifter til ledige leje-

mål er reduceret væsentligt, og Finansministeriet vil ved en eventuel ny udflytnings-

runde udarbejde nye retningslinjer for en mere præcis opgørelse af omkostninger.

Rigsrevisionen finder udviklingen tilfredsstillende og vurderer, at sagen kan afsluttes.

Rigsrevisionen baserer denne konklusion på følgende:

•

De 4 institutioners produktivitet og kvalitet i opgaveløsningen er ultimo 2020 på

niveau med eller over niveauet før udflytningen ifølge institutionerne egne indrap-

porteringer til Finansministeriet.

Tomgangsudgifter til de 3 ledige lejemål i hovedstadsområdet er ifølge Bygnings-

styrelsen reduceret fra 8,1 mio. kr. i 2017 til 1,9 mio. kr. i 2020 med et yderligere

fald i 2021.

Finansministeriet vil inddrage erfaringerne fra Rigsrevisionens beretning og erfa-

ringer fra ministerierne i forbindelse med Bedre Balance I og II, hvis det eventuelt

bliver aktuelt at udarbejde nye og mere præcise retningslinjer for omkostningsop-

gørelse ved en ny udflytningsrunde.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på

www.rigsrevisionen.dk

•

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 8: Rigsrevisionens fortsatte notat af 9. marts 2021

I. Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i juni 2018 en beretning om udflytning af statslige arbejdsplad-

ser. Beretningen handlede om den første runde af udflytningen af statslige arbejds-

pladser, hvortil det forberedende arbejde blev påbegyndt i juni 2015. Formålet med

undersøgelsen var at vurdere, om ministeriernes arbejde med at udflytte statslige ar-

bejdspladser har været varetaget hensigtsmæssigt.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, bemærkede de, at det var tilfredsstil-

lende, at ministeriernes arbejde med at udflytte de statslige arbejdspladser samlet set

havde været varetaget hensigtsmæssigt. Statsrevisorerne konstaterede samtidig, at

udflytningen – som forventet – havde medført en produktionsnedgang i institutioner-

ne, herunder længere sagsbehandlingstider, som borgere og virksomheder har kunnet

mærke. Statsrevisorerne beklagede samtidig, at Landbrugsstyrelsen, Geodatastyrel-

sen og Nævnenes Hus ikke havde opfyldt alle mål for produktionen, hvoraf flere i for-

vejen var blevet nedjusteret på grund af udflytningen. Udflytningen havde haft negati-

ve konsekvenser for borgere og virksomheder i form af øgede sagsbehandlingstider

og fald i produktionen.

4. Rigsrevisionen oplyste i § 18, stk. 4-notatet til beretningen, at Rigsrevisionen fortsat

ville følge og orientere Statsrevisorerne om udviklingen i institutionernes produktion.

Statsrevisorerne ønskede samtidig fortsat at følge udviklingen i arbejdet med at ud-

leje og nyttiggøre statens ledige lokaler i hovedstadsområdet og Finansministeriets

udarbejdelse af mere præcise retningslinjer for registrering af omkostninger forbun-

det med udflytningen.

5. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på

følgende punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsre-

visionen vurderer, at myndig-

hedernes initiativer er tilfreds-

stillende.

Opfølgningspunkt

1. Udviklingen i Geodatastyrelsens, Landbrugssty-

relsens, Nævnenes Hus’ og Statens Administrati-

ons produktion.

2. Nyttiggørelse af statens ledige lokaler i hoved-

stadsområdet og tilpasning af statens lokaler i ho-

vedstadsområdet, Aarhus og Odense.

3. Finansministeriets udarbejdelse af retningslinjer

for registrering af omkostninger til udflytningen af

statslige arbejdspladser.

Status

Behandles i dette notat.

6. Vi redegør i dette notat for resultaterne af opfølgningen på ovenstående punkter.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 8: Rigsrevisionens fortsatte notat af 9. marts 2021

II. Ministeriernes initiativer

Udviklingen i institutionernes produktion, opgørelse af tomgangsudgif-

ter og udarbejdelse af retningslinjer

7. Vi gennemgår i det følgende Finansministeriets, Transport- og Boligministeriets, Mi-

nisteriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeris, Klima-; Energi- og Forsyningsministeri-

ets og Erhvervsministeriets oplysninger i forhold til de udestående opfølgningspunk-

ter. Gennemgangen er baseret på brevveksling med ministerierne.

Udviklingen i institutionernes produktion

8. Statsrevisorerne beklagede, at Landbrugsstyrelsen, Geodatastyrelsen og Nævne-

nes Hus ikke havde opfyldt alle mål for produktionen, hvoraf flere i forvejen var blevet

nedjusteret på grund af udflytningen. Udflytningen havde haft negative konsekvenser

for borgere og virksomheder i form af øgede sagsbehandlingstider og fald i produktio-

nen.

9. De udflyttede institutioner har 4 gange siden beretningens afgivelse i juni 2018 ind-

sendt statusopfølgning til Finansministeriet. Som en del af opfølgningen skal de udflyt-

tede institutioner vurdere den samlede produktivitet/kvalitet af opgaveløsningen i

forhold til niveauet før udflytningen. Tabel 1 viser de 4 institutioners indberetninger.

Tabel 1

Indberetninger fra de 4 institutioner om status for den samlede produktivitet/kvalitet af opgave-

løsningen fra november 2018 til november 2020

Statens Administration

November 2018

På niveau med niveauet

før udflytning

På niveau med niveauet

før udflytning

På niveau med niveauet

før udflytning

På niveau med niveauet

før udflytning

Landbrugsstyrelsen

Væsentligt under/under

niveauet før udflytningen

Under niveauet før

udflytning

På niveau med situatio-

nen før udflytning

På niveau med situatio-

nen før udflytning

Geodatastyrelsen

Under niveauet før

udflytning

Under niveauet før

udflytning

Under niveauet før

udflytning

På niveau med situatio-

nen før udflytning

Nævnenes Hus

Over niveauet før

udflytning

Over niveauet før

udflytning

Over niveauet før

udflytning

Over niveauet før

udflytning

Marts 2019

Januar 2020

November 2020

Kilde:

Finansministeriet.

Som det fremgår af tabel 1, har Statens Administration og Nævnenes Hus i alle indbe-

retninger siden november 2018 angivet, at produktiviteten og kvaliteten i opgaveløs-

ningen har været på niveau med eller over niveauet før udflytningen. Erhvervsmini-

steriet har oplyst, at effekten af udflytningen ikke kan ses isoleret fra effekten af den

samtidige etablering og konsolidering af Nævnenes Hus som en ny styrelse samt sty-

relsens bevillingsudvikling. Rigsrevisionen vurderer særskilt i beretning om sagsbe-

handlingstider og produktivitet i Nævnenes Hus, hvorvidt niveauet for sagsbehand-

lingstider og produktivitet er forbedret tilstrækkeligt i forhold til målsætningen med

sammenlægningen af nævnene.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 8: Rigsrevisionens fortsatte notat af 9. marts 2021

Landbrugsstyrelsen og Geodatastyrelsen har i indberetningerne fra 2018 og 2019 vur-

deret, at produktionen lå væsentligt under eller under niveauet før udflytningen. I ind-

beretningen fra januar og november 2020 har Landbrugsstyrelsen vurderet, at pro-

duktionen nu var på samme niveau som før udflytningen, og Geodatastyrelsen opju-

sterede vurderingen til at ligge på samme niveau som før udflytningen i november

2020.

10. Indberetningerne til Finansministeriet er af generel karakter og omfatter en sam-

let vurdering af de udflyttede institutioners produktion. Vi har derfor undersøgt, om

og hvordan udflytningen konkret har påvirket de ydelser, som institutionerne leverer.

11. Finansministeriet har oplyst, at Statens Administration under udflytningen og op-

bygningen af styrelsen i Hjørring ikke har oplevet væsentlige nedgange i produktivite-

ten og kvaliteten. Styrelsens kunder har dog kunnet mærke udflytningen, herunder

omlægningen af driftsafviklingen, opbygning af styrelsen og rekruttering af over 250

nye medarbejdere. Dette er bl.a. afspejlet i de årlige kundetilfredshedsundersøgelser

og i løbende møder med kunderne. I løbet af 2020 har styrelsen optimeret resursean-

vendelsen på kerneopgaverne med over 30 årsværk, og den årlige kundetilfredsheds-

undersøgelse har vist det højeste resultat siden udflytningen.

12. Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri har oplyst, at det ved udflytningen

af Landbrugsstyrelsen i foråret 2016 var en meget begrænset del af medarbejderne,

som valgte at flytte med opgaverne til Sønderjylland. Der var i perioden omkring ud-

flytningen en stor medarbejderomsætning, hvilket resulterede i lavere produktivitet

og kvalitet i opgaveløsningen samt stigende sagsbehandlingstider som følge af oplæ-

ring, tab af viden osv. Ministeriet har endvidere oplyst, at det ved vurdering af pro-

duktivitet og kvalitet er svært at isolere vurderingen til udelukkende at knytte sig til

udflytningen. Vurderingen er også knyttet til udfordringer i forbindelse med bl.a. æn-

dringer i administrationsgrundlaget, som er gennemført uafhængigt af udflytningen.

Den samlede vurdering af Landbrugsstyrelsens produktivitet og kvalitet er fra januar

2020 vurderet til at være på samme niveau som før udflytningen.

13. Klima-; Energi- og Forsyningsministeriet har oplyst, at udflytningen af Geodatasty-

relsen betød et stort tab af viden, og at det har taget tid at opnå fuld bemanding og op-

lære nye medarbejdere til at kunne løse opgaverne på samme niveau som de erfarne

medarbejdere. Udflytningen har medført længere sagsbehandlingstid i forhold til regi-

strering af matrikulære forandringer og en forsinket produktion af søkort. Ministeriet

har videre oplyst, at Geodatastyrelsen ved den seneste afrapportering til Finansmini-

steriet ultimo 2020 har opjusteret vurderingen af produktionen. Styrelsen er nu fuldt

bemandet, og produktiviteten og kvaliteten i opgaveløsningen er nu på niveau sva-

rende til før udflytningen, når man ser bredt på styrelsens opgaveportefølje. På ejen-

domsområdet er sagsbehandlingstiderne nu på niveau med før flytningen, og det

gælder også store dele af søkortproduktionen. Enkelte opgaver er dog stadig påvir-

ket af udflytningen. Det gælder primært produktionen af papirsøkort og den grøn-

landske søkortproduktion. Dette skyldes, at det tager op til 5 år at oplære nye medar-

bejdere.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 8: Rigsrevisionens fortsatte notat af 9. marts 2021

14. Erhvervsministeriet har oplyst, at trods oplæring af nye medarbejdere har Nævne-

nes Hus’ produktivitet været høj og af god kvalitet. Erfaringsmæssigt tager det lang tid

at opbygge nødvendige kompetencer hos medarbejderne inden for de mest komplek-

se sagsområder, herunder bl.a. sager i Miljø- og Fødevareklagenævnet og Energikla-

genævnet. Derfor har Nævnenes Hus i de første år efter sin etablering behandlet et

relativt lavere antal sager inden for de mest komplekse og tekniske sagstyper på Mil-

jø- og Fødevareklagenævnets område og i Energiklagenævnet, idet de fornødne spe-

cialiserede juridiske og tekniske kompetencer skulle opbygges først. De fornødne

specialiserede kompetencer er nu opbygget. Ministeriet har løbende fulgt med i ud-

viklingen i sagsbehandlingstider og sagsbeholdningens alder mv. og kan observere,

at styrelsen er kompetent og har et produktivitetsniveau over niveauet før udflytnin-

gen.

15. Rigsrevisionen kan konstatere, at ministerierne har oplyst, at alle 4 institutioners

produktivitet og kvalitet i opgaveløsningen ved den seneste indberetning til Finans-

ministeriet i november 2020 er på niveau med eller over niveauet før udflytningen.

Rigsrevisionen vurderer særskilt i beretning om sagsbehandlingstider og produktivi-

tet i Nævnenes Hus, hvorvidt niveauet for sagsbehandlingstider og produktivitet er

forbedret tilstrækkeligt i forhold til målsætningen med sammenlægningen af nævne-

ne. Rigsrevisionen finder udviklingen tilfredsstillende og vurderer på den baggrund, at

denne del af sagen kan afsluttes.

Nyttiggørelse af ledige lokaler i hovedstadsområdet og tilpasning af statens loka-

ler i hovedstadsområdet, Aarhus og Odense

16. Statsrevisorerne konstaterede i deres bemærkning til beretningen, at Bygningssty-

relsen som følge af udflytningen har overtaget 8.638 m

lokaler i hovedstadsområdet,

der i øjeblikket står tomme og udgør en udgift for staten.

17. I beretningen blev der omtalt 3 adresser omfattende i alt 8.638 m

lokaler i hoved-

stadsområdet, der stod tomme efter udflytningen. Tabel 2 viser udviklingen i de årli-

ge udgifter på grund af manglende huslejeindtægter (tomgangsudgifter) for de 3

adresser.

Tabel 2

Udviklingen i tomgangsudgifter for 3 adresser i hovedstadsområdet for årene 2017-2020

Institution, adresse og start for tomgangsperiode

Moderniseringsstyrelsen

Sankt Annæ Palæ (5�½399 m

)

Arbejdsmarkedets Erhvervssikring

Æbeløgade 1 (1�½458 m

)

Patent- og Varemærkestyrelsen

Helges Høj Alle 81 (1�½781 m

)

Udgifter i alt

Note: Udgifterne er opgjort i 2017-priser.

Kilde:

Bygningsstyrelsen

2017

6�½3 mio. kr.

1�½0 mio. kr.

0�½8 mio. kr.

8�½1 mio. kr.

2018

8�½6 mio. kr.

1�½3 mio. kr.

1�½4 mio. kr.

11�½3 mio. kr.

2019

6�½8 mio. kr.

1�½3 mio. kr.

1�½4 mio. kr.

9�½5 mio. kr.

2020

0�½1 mio. kr.

1�½3 mio. kr.

0�½5 mio. kr.

1�½9 mio. kr.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 8: Rigsrevisionens fortsatte notat af 9. marts 2021

Det fremgår af tabel 2, at tomgangsudgifterne udgjorde i alt 8,1 mio. kr. i 2017, hvor in-

stitutionerne i løbet af året fraflyttede de 3 lokaliteter. I 2018 steg tomgangsudgifterne

til 11,3 mio. kr., hvorefter udgifterne i 2019 og 2020 faldt til henholdsvis til 9,5 mio. kr.

og 1,9 mio. kr., i takt med at Bygningsstyrelsen har udlejet de tomme lokaler. Inklude-

ret i tomgangsudgifterne for 2020 indgår 0,5 mio. kr. for de første 4 måneder af 2020

vedrørende Patent- og Varemærkestyrelsens lokaler.

18. Moderniseringsstyrelsens lokaler er nu opdelt på flere lejemål, der løbende er udle-

jet. Ved udgangen af 2020 mangler Bygningsstyrelsen fortsat at udleje en mindre del

af lokalerne svarende til en årlig tomgangsudgift på 0,1 mio. kr. Bygningsstyrelsen har

oplyst, at styrelsen overvejer, om det ledige areal i Sankt Annæ Palæ kan være en re-

levant mulighed for statslige institutioner, ligesom der løbende er en dialog med de ek-

sisterende lejere om udvidelse af deres lejemål.

19. Arbejdsmarkedets Erhvervssikrings lokaler er under ombygning med henblik på

udlejning til en anden statslig institution. Staten har derfor fortsat en årlig tomgangs-

udgift på 1,3 mio. kr. i relation til disse lokaler. Bygningsstyrelsen er ved at afsøge, hvil-

ke statslige institutioner der kunne være relevante at indtænke i det tomme areal.

20. Bygningsstyrelsen har fra den 1. maj 2020 udlejet Patent- og Varemærkestyrel-

sens lokaler, hvor Københavns Vestegns Politi har taget de ledige lokaler i brug.

21. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at tomgangsudgifter til de 3 ledige lejemål

i hovedstadsområdet ifølge Bygningsstyrelsen er reduceret væsentligt fra 8,1 mio. kr. i

2017 til 1,9 mio. kr. i 2020 med et yderligere fald i 2021. Rigsrevisionen finder udviklingen

tilfredsstillende og vurderer på den baggrund, at denne del af sagen kan afsluttes.

Finansministeriets udarbejdelse af retningslinjer for registrering af omkostninger

til udflytningen af statslige arbejdspladser

22. Statsrevisorerne bemærkede, at de fandt det nyttigt i forhold til den videre udflyt-

ningsproces, at Finansministeriet fremadrettet følger Rigsrevisionens anbefaling om

at angive mere præcise retningslinjer for registrering af både direkte engangsudgifter

og totalomkostninger til udflytning af statslige arbejdspladser, da Finansministeriets

nuværende skøn er behæftet med usikkerhed.

23. Finansministeriet har oplyst, at det ikke er hensigtsmæssigt at ændre metoden for

opgørelse af omkostninger i relation til de indeværende udflytningsrunder. Det skyl-

des, at det derved sikres, at de løbende statusmålinger for Bedre Balance I og II kan

sammenlignes med ministeriernes oprindelige skøn. Finansministeriet vil dog, hvis el-

ler når dette måtte blive aktuelt, inddrage erfaringerne fra Rigsrevisionens beretning –

samt erfaringer fra ministerierne i forbindelse med Bedre Balance I og II.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 8: Rigsrevisionens fortsatte notat af 9. marts 2021

24. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Finansministeriet vil inddrage erfa-

ringerne fra Rigsrevisionens beretning og erfaringer fra ministerierne i forbindelse

med Bedre Balance I og II, hvis det eventuelt bliver aktuelt at udarbejde nye retnings-

linjer for omkostningsopgørelse ved en ny udflytningsrunde. Rigsrevisionen vurderer

på den baggrund, at denne del af sagen kan lukkes.

Lone Strøm