Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

Energi- Forsynings- og Klimaudvalget 2017-18
SB 18 1
Offentligt

18/2017

Rigsrevisionens beretning om

udflytning af statslige

arbejdspladser

afgivet til Folketinget med Statsrevisorernes bemærkninger

1849

147.281

237

1976

114.6

22.480

908

Juni 2018

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

18 /

2017

Beretning om udflytning

af statslige arbejdspladser

Statsrevisorerne fremsender denne beretning

med deres bemærkninger til Folketinget og

vedkommende minister, jf. § 3 i lov om

statsrevisorerne og § 18, stk. 1, i lov om

revisionen af statens regnskaber m.m.

København 2018

Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:

Statsrevisorerne fremsender med deres eventuelle bemærkninger Rigsrevisionens beretning til Folketinget og

vedkommende minister.

Finansministeren, erhvervsministeren, miljø- og fødevareministeren, transport-, bygnings- og boligministeren samt

energi-, forsynings- og klimaministeren afgiver en redegørelse til beretningen.

Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministrenes redegørelser.

På baggrund af ministrenes redegørelser og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beretningen,

hvilket forventes at ske i november 2018.

Ministrenes redegørelser, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles i Stats-

revisorernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i februar måned – i dette

tilfælde Endelig betænkning over statsregnskabet 2017, som afgives i februar 2019.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

Henvendelse vedrørende

denne publikation rettes til:

Statsrevisorerne

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

Telefon: 33 37 59 87

Fax: 33 37 59 95

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.ft.dk/statsrevisorerne

Yderligere eksemplarer kan

købes ved henvendelse til:

Rosendahls Lager og Logistik

Herstedvang 10

2620 Albertslund

Telefon: 43 22 73 00

Fax: 43 63 19 69

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.rosendahls.dk

ISSN 2245-3008

ISBN trykt 978-87-7434-566-4

ISBN pdf 978-87-7434-567-1

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

STATSREVISORERNES BEMÆRKNING

Statsrevisorernes bemærkning

BERETNING OM UDFLYTNING AF STATSLIGE

ARBEJDSPLADSER

Statsrevisorerne har anmodet om denne beretning. Da der ikke er nogen danske er-

faringer med udflytninger af statslige arbejdspladser i så stor skala, vurderer Stats-

revisorerne, at det vil være nyttigt løbende at opsamle erfaringer samt vurdere om-

kostningerne og de positive og negative effekter af udflytningerne.

Regeringen besluttede med planen

Bedre Balance

i oktober 2015 at udflytte 3.899

statslige arbejdspladser. Planen var et udtryk for et politisk ønske om at placere fle-

re statslige arbejdspladser uden for hovedstadsområdet.

Folketinget godkendte med vedtagelsen af finansloven for 2016, at der blev afsat

en reserve på 400 mio. kr. til udflytningen, og at resten af omkostningerne skulle be-

tales af ministerierne selv. På finansloven for 2017 afsatte Folketinget yderligere

knap 190 mio. kr., som blev indarbejdet i institutionernes bevillinger for 2017 og

frem. Finansministeriet skønnede med betydelig usikkerhed, at de samlede engangs-

udgifter til udflytning af statslige arbejdspladser ville blive 250.000-450.000 kr. pr.

udflyttet årsværk. Udflytningen skulle ske under hensyntagen til opretholdelse af

faglige miljøer og effektiv drift af statslige institutioner og myndigheder.

Undersøgelsen er baseret på en analyse af udflytningen af 4 udvalgte institutioner:

Nævnenes Hus, Statens Administration, Landbrugsstyrelsen og Geodatastyrelsen.

De 4 institutioner udgør samlet set 847 årsværk, svarende til 22 % af de 3.899 års-

værk. Undersøgelsen omfatter endvidere en spørgeskemaundersøgelse blandt de

42 institutioner, som er omfattet af den første udflytningsrunde.

Statsrevisorerne finder det tilfredsstillende, at ministeriernes arbejde med at ud-

flytte de statslige arbejdspladser samlet set har været varetaget hensigtsmæs-

sigt. Statsrevisorerne konstaterer samtidig, at udflytningen – som forventet – har

medført en produktionsnedgang i institutionerne, herunder længere sagsbehand-

lingstider, som borgere og virksomheder har kunnet mærke.

Statsrevisorerne beklager samtidig, at Landbrugsstyrelsen, Geodatastyrelsen og

Nævnenes Hus ikke har opfyldt alle mål for produktionen, hvoraf flere i forvejen

var blevet nedjusteret på grund af udflytningen. Udflytningen har haft negative

konsekvenser for borgere og virksomheder i form af øgede sagsbehandlingstider

og fald i produktionen.

STATSREVISORERNE,

den 20. juni 2018

Peder Larsen

Henrik Thorup

Klaus Frandsen

Søren Gade

Henrik Sass Larsen

Villum Christensen

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

STATSREVISORERNES BEMÆRKNING

Statsrevisorerne konstaterer, at følgende erfaringer indtil videre kan drages på bag-

grund af første udflytningsrunde:



At ca. ⅓ af udflytningerne er forsinkede. I april 2018 havde 32 institutioner af-

sluttet udflytningen, og ca. ⅔ af de berørte årsværk var udflyttet.

At halvdelen af de udflyttede institutioner vurderer, at opgavevaretagelsen er

påvirket negativt med hensyn til produktivitet, kvalitet og sagsbehandlingsti-

der, mens den anden halvdel ikke har oplevet negative konsekvenser ved udflyt-

ningen.

At Finansministeriet primo 2016 skønnede, at udflytningen ville koste 910 mio.

kr. i direkte engangsudgifter, men at forventningerne i den nyeste opgørelse fra

april 2018 er, at udgifterne kommer til at udgøre 808 mio. kr.

At den gennemsnitlige husleje for de udflyttede institutioner gennemsnitligt er

faldet med 24 % pr. m

og med 25 % pr. årsværk.

At Bygningsstyrelsen som følge af udflytningen har overtaget 8.638 m

lokaler

i hovedstadsområdet, der i øjeblikket står tomme og udgør en udgift for staten.

At omkring ¼ af medarbejderne i de udflyttede institutioner er fulgt med arbejds-

pladsen.

At ca. ⅓ af institutionerne oplever, at de efter udflytningen har vanskeligere ved

at rekruttere medarbejdere med relevante kompetencer end før udflytningen.

At sygefraværet er steget hos knap halvdelen af institutionerne, siden beslut-

ningen om udflytning blev truffet.

At Statens Administration har fastholdt produktionsmålene under udflytningen

og har opfyldt de fastsatte mål i 2017.



Statsrevisorerne finder det nyttigt i forhold til den videre udflytningsproces, at Fi-

nansministeriet fremadrettet følger Rigsrevisionens anbefaling om at angive mere

præcise retningslinjer for registrering af både direkte engangsudgifter og totalom-

kostninger til udflytning af statslige arbejdspladser, da Finansministeriets nuværen-

de skøn er behæftet med usikkerhed.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Introduktion og konklusion

1.1.

Formål og konklusion

1.2.

Baggrund

1.3.

Revisionskriterier, metode og afgrænsning

2. Forberedelse af beslutningen om udflytning

2.1.

Den centrale forberedende proces

2.2.

Beslutningsgrundlaget for udflytningen af de 4 institutioner

3. Ministeriernes implementering af udflytningen

3.1.

Ministeriernes planlægning af udflytningen

3.2.

Ministeriernes gennemførelse af udflytningen

4. Foreløbig status for udflytningen

4.1.

Status på udflytningen af statslige arbejdspladser

4.2.

Ændringer i institutionernes husleje

4.3.

Konsekvenser for institutionernes bemandingssituation og opgaveløsning

4.4.

Finansministeriets opfølgning på udflytningen

Bilag 1. Statsrevisorernes anmodning

Bilag 2. Metodisk tilgang

Bilag 3. Ordliste

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

Undersøgelsen er en statsrevisoranmodning, og Rigsrevisionen afgiver derfor beretningen til Statsre-

visorerne i henhold til § 8, stk. 1, og § 17, stk. 2, i rigsrevisorloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 101 af 19.

januar 2012.

Rigsrevisionen har revideret regnskaberne efter § 2, stk. 1, nr. 1 og 2, jf. § 3 i rigsrevisorloven.

Beretningen vedrører finanslovens § 7. Finansministeriet, § 8. Erhvervsministeriet, § 24. Miljø- og

Fødevareministeriet, § 28. Transport-, Bygnings- og Boligministeriet og § 29. Energi-, Forsynings- og

Klimaministeriet.

I undersøgelsesperioden har der været følgende ministre:

Finansministeriet:

Claus Hjort Frederiksen: juni 2015 - november 2016

Sophie Løhde: november 2016 -

Erhvervsministeriet:

Troels Lund Poulsen: juni 2015 - november 2016

Brian Mikkelsen: november 2016 -

Miljø- og Fødevareministeriet:

Eva Kjer Hansen: juni 2015 - februar 2016

Esben Lunde Larsen: februar 2016 - maj 2018

Jakob Ellemann-Jensen: maj 2018 -

Transport-, Bygnings- og Boligministeriet:

Hans Christian Schmidt: juni 2015 - november 2016

Ole Birk Olesen: november 2016 -

Energi-, Forsynings- og Klimaministeriet:

Lars Christian Lilleholt: juni 2015 -

Alle ministerier, bortset fra Statsministeriet og Kirkeministeriet, har deltaget i vores spørgeskema-

undersøgelse, hvor vi har indhentet en række faktuelle oplysninger om udflytninger på deres ressort-

område.

Beretningen har i udkast været forelagt de 5 involverede ministerier, hvis bemærkninger er afspejlet

i beretningen. De ministerier, der har bidraget med faktuelle oplysninger, har haft mulighed for at kom-

mentere de dele af beretningen, hvor spørgeskemaundersøgelsen omtales.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

INTRODUKTION OG KONKLUSION

1. Introduktion og

konklusion

1.1.

FORMÅL OG KONKLUSION

1. Denne beretning handler om første runde af udflytningen af statslige arbejdspladser,

hvortil det forberedende arbejde blev påbegyndt i juni 2015.

2. Undersøgelsen er igangsat i oktober 2017 på baggrund af en anmodning fra Statsreviso-

rerne, jf. bilag 1. Statsrevisorerne begrundede deres anmodning med, at der ikke er danske

erfaringer med udflytninger i så stor skala, og at udflytningen forventeligt er forbundet

med engangsomkostninger og en periode med produktivitetstab og kompetencetab. Stats-

revisorerne anførte, at det ville være nyttigt løbende at opsamle erfaringer og vurdere om-

kostninger og positive og negative effekter af udflytningen.

3. Regeringen besluttede med planen

Bedre balance

(herefter

Bedre balance I)

i oktober

2015 at udflytte 3.899 statslige arbejdspladser fra hovedstadsområdet. Formålet med ud-

flytningen var at opnå en bedre balance og udvikling i hele landet og sikre, at statslige in-

stitutioner er tæt på borgere og virksomheder. Derudover skulle udflytningen ske under

hensyntagen til opretholdelse af faglige miljøer og effektiv drift af statslige institutio-

ner og myndigheder. Regeringens plan var udtryk for et politisk ønske om at placere flere

statslige arbejdspladser uden for hovedstadsområdet. Beslutningen blev truffet med en

forventning om, at udflytningerne ville medføre betydelige udfordringer for institutioner-

ne og deres medarbejdere, og at institutionerne i en periode ville have sværere ved at lø-

se deres opgaver.

4. Vi undersøger, hvordan beslutningen om udflytning er forberedt og implementeret, og

giver en status på udflytningen. Vi undersøger ikke selve regeringens beslutning om at

udflytte statslige arbejdspladser. Det gør vi ikke, fordi Folketinget med vedtagelsen af

finansloven for 2016 har godkendt, at der blev afsat en reserve på 400 mio. kr. til udflyt-

ningen, og at resten af pengene skulle betales af ministerierne selv. Dermed har Folketin-

get godkendt regeringens beslutning om udflytning af statslige arbejdspladser. På finans-

loven for 2017 afsatte Folketinget yderligere knap 190 mio. kr., som blev indarbejdet i in-

stitutionernes bevillinger for 2017 og frem. Folketingets godkendelse af regeringens be-

slutning ændrer dog ikke ved, at ministerierne har pligt til at disponere, så udflytningen

gennemføres økonomisk mest hensigtsmæssigt.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Det er på denne baggrund, vi vurderer ministeriernes planlægning og gennemførelse af ud-

flytningerne. Vi giver også et overblik over nogle af de økonomiske konsekvenser af udflyt-

ningen, men vi giver ikke et overblik over de samlede omkostninger forbundet med udflyt-

ningen. Det skyldes, at udflytningen af nogle institutioner endnu ikke er afsluttet og i en-

kelte tilfælde endnu ikke påbegyndt. Mange institutioner kan desuden ikke opgøre de ek-

sakte omkostninger forbundet med udflytningen ud over de direkte engangsudgifter til

flytning, rejser, fastholdelsestiltag mv. Endelig er det endnu for tidligt at opgøre udflytnin-

gens effekter og de langsigtede konsekvenser for institutionernes drift.

5. Formålet med undersøgelsen er at vurdere, om ministeriernes arbejde med at udflytte

statslige arbejdspladser har været varetaget hensigtsmæssigt. Vi besvarer følgende spørgs-

mål i beretningen:



Har beslutningsgrundlaget for at udflytte statslige arbejdspladser indeholdt vurderin-

ger af udflytningens økonomiske og driftsmæssige konsekvenser?

Har ministerierne i deres arbejde med udflytningen haft fokus på at opretholde en for-

svarlig produktion?

Hvad er den foreløbige status for udflytningen af statslige arbejdspladser i forhold til

økonomi, lokaler og personale?



KONKLUSION

DE 4 INSTITUTIONER



Nævnenes Hus under

Erhvervsministeriet



Statens Administration

under Finansministeriet



Landbrugsstyrelsen (tidlige-

re NaturErhvervsstyrelsen)

under Miljø- og Fødevaremi-

nisteriet



Geodatastyrelsen under

Energi-, Forsynings- og

Klimaministeriet.

Rigsrevisionen vurderer samlet set, at ministeriernes arbejde med at udflytte de statslige

arbejdspladser har været varetaget hensigtsmæssigt. Rigsrevisionen kan dog samtidig

konstatere, at udflytningen har haft negative konsekvenser for institutionernes produk-

tion, hvilket også har påvirket borgere og virksomheder. Undersøgelsen viser, at 3 af de 4

udvalgte undersøgte institutioner har haft vanskeligt ved at opfylde deres mål for produk-

tionen, der i forvejen var blevet nedjusteret på grund af udflytningen.

Finansministeriet har i samarbejde med de berørte ministerier udarbejdet et beslutnings-

grundlag med vurderinger af udflytningens driftsmæssige konsekvenser. Finansministeri-

et har udarbejdet et skøn for statens samlede engangsudgifter til udflytningerne, og mini-

sterierne har i varierende omfang udarbejdet skøn over de økonomiske konsekvenser for

institutionerne. Det fremgik bl.a. af beslutningsgrundlaget, at en udflytning af Geodata-

styrelsen og Landbrugsstyrelsen indebar en risiko for produktionstab og økonomisk tab.

Beslutningsgrundlaget for udflytningen blev udarbejdet på under 3 måneder, hvor de oprin-

delige forslag til udflytninger blev opjusteret med over 1.000 årsværk.

Rigsrevisionen vurderer, at ministerierne i deres arbejde med at planlægge udflytningen har

haft fokus på at opretholde en forsvarlig produktion i de 4 undersøgte institutioner. Plan-

lægningen tog udgangspunkt i, at de enkelte institutioners kerneopgaver skulle kunne lø-

ses på et forsvarligt niveau. Det indebar i flere tilfælde en nedprioritering af andre opgaver

og en midlertidig nedjustering af produktionsmålene i forhold til normal drift.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Udflytningen af de 4 udvalgte institutioner har haft betydning for borgere og virksomhe-

der, der på grund af øgede sagsbehandlingstider har måttet vente længere på behandling

af visse typer sager. Danmark har desuden ikke kunnet overholde en samarbejdsaftale med

Grønlands Selvstyre om Geodatastyrelsens produktion af nye søkort, hvorved sejladssik-

kerheden ikke er forbedret som planlagt. Landbrugsstyrelsen måtte nedprioritere yderli-

gere en række opgaver for at kunne løse sine højest prioriterede kerneopgaver. Nævnenes

Hus måtte omprioritere indsatsen for at kunne håndtere en stor mængde uafsluttede sa-

ger. Mange af disse sager havde i forvejen ligget i flere år, men udflytningen forstærkede

problemet. Institutionerne har iværksat forskellige fastholdelsestiltag afhængig af deres

aktuelle situation. Fordi Geodatastyrelsen skulle etableres som en ny organisation med

en ny ledelse, blev beslutningen om fastholdelsestiltag forsinket, hvilket medvirkede til,

at der i en periode var en stor medarbejderafgang.

Produktionen i Landbrugsstyrelsen, Geodatastyrelsen og Nævnenes Hus var i 2017 fort-

sat negativt påvirket af udflytningerne. Statens Administration fastholdt produktionsmå-

lene under udflytningen og har i 2017 opfyldt de fastsatte mål for produktionen. Rigsrevi-

sionen konstaterer, at konsekvenserne af udflytningen i Danmark svarer til erfaringer med

udflytninger fra Norge og Sverige, hvor evalueringer viser, at produktionen i en flerårig pe-

riode var påvirket af udflytningen.

Ser man på alle udflytninger i

Bedre balance I,

skønnede Finansministeriet i 2016 på bag-

grund af indmeldinger fra de berørte ministerier, at udflytningen ville koste 910 mio. kr. i

direkte engangsudgifter, men i den nyeste opgørelse fra april 2018 er forventningen, at ud-

gifterne bliver lavere, nemlig 808 mio. kr. Dette skyldes bl.a., at færre medarbejdere end

forventet er fulgt med visse institutioner. Opgørelsen er dog forbundet med en vis usikker-

hed, bl.a. fordi der ikke er udarbejdet præcise retningslinjer for, hvordan institutionerne

skal registrere deres udgifter til udflytning. Hertil kommer, at opgørelsen ikke omfatter

eventuelle omkostninger i relation til bl.a. lavere produktivitet og kvalitet samt længere

sagsbehandlingstider.

I april 2018 havde 32 institutioner afsluttet udflytningen, og ca. ⅔ af de berørte årsværk

var udflyttet. Godt ⅓ af institutionerne var dog forsinkede i forhold til deres oprindelige

tidsplan. Ca. en fjerdedel af medarbejderne havde valgt at følge med institutionerne.

I Rigsrevisionens spørgeskemaundersøgelse har knap halvdelen af institutionerne oplyst,

at de har haft et øget sygefravær under udflytningen, mens de resterende har oplevet uæn-

dret eller faldende sygefravær. Undersøgelsen viser, at ca. ⅓ af de udflyttede institutio-

ner har haft vanskeligere ved at rekruttere medarbejdere med relevante kompetencer ef-

ter udflytningen. Rekrutteringsvanskelighederne vedrører særligt ledere, specialister, aka-

demikere og medarbejdere med erfaring. Det skal dog bemærkes, at sygefravær og rekrut-

tering kan være påvirket af andre faktorer end udflytningen. Halvdelen af de udflyttede

institutioner har oplyst, at opgavevaretagelsen er blevet negativt påvirket af udflytnin-

gen, navnlig hvad angår produktivitet og kvalitet, herunder med forlængede sagsbehand-

lingstider til følge. Den anden halvdel af de udflyttede institutioner har ikke oplevet nega-

tive konsekvenser for opgavevaretagelsen.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Finansministeriet følger løbende op på udflytningens konsekvenser for institutionernes

økonomi, produktion og personale – også for de institutioner, der er omfattet af den kom-

mende udflytningsrunde

Bedre balance II.

Rigsrevisionen finder dog, at ministeriet bør ud-

arbejde præcise retningslinjer for, hvordan institutionerne skal registrere deres udgifter

til udflytning, for at få en mere ensartet og præcis opgørelse af de samlede udgifter til ud-

flytning af statslige arbejdspladser. Hertil kommer, at opgørelsen ikke omfatter eventu-

elle omkostninger i relation til bl.a. lavere produktivitet og kvalitet samt længere sagsbe-

handlingstider.

1.2.

RELEVANTE STATS-

LIGE ARBEJDSPLADSER

De statslige arbejdspladser, der

indgik i puljen af mulige udflyt-

ninger, var placeret i institutio-

ner, der indgik i den statslige

styringskæde under en minis-

ter. Institutionerne varetog op-

gaver som fx kontrol, sagsbe-

handling og faglige udredninger.

Statslige arbejdspladser i bl.a.

politi, de militære dele af For-

svaret og selvejende uddannel-

sesinstitutioner indgik ikke i pul-

jen.

BAGGRUND

6. I juni 2015 præsenterede den daværende regering sit regeringsgrundlag

Sammen for

fremtiden.

Det fremgik af regeringsgrundlaget, at regeringen ville arbejde for at placere

flere statslige arbejdspladser uden for hovedstadsområdet, og at regeringen ville fremlæg-

ge en strategi herfor inden Folketingets åbning i oktober 2015. Den 1. oktober 2015 præ-

senterede regeringen sin udflytningsplan med

Bedre balance I,

som indebar, at i alt 3.899

statslige arbejdspladser skulle flytte. Det svarer til mere end 10 % af de relevante stats-

lige arbejdspladser, som på daværende tidspunkt var placeret i hovedstadsområdet. Der

var tale om mere end 40 separate udflytninger, hvoraf knap halvdelen var udflytninger af

hele institutioner. Alle ministerområder blev berørt, bortset fra Statsministeriet og Kirke-

ministeriet.

7. Der er ikke tidligere udflyttet statslige arbejdspladser i samme omfang som med

Bedre

balance I.

Det er dog ikke første gang, statslige arbejdspladser er flyttet ud af hovedstads-

området. Fx flyttede Erhvervsministeriet i 2004 Sikkerhedsstyrelsen til Esbjerg og Skatte-

ministeriet samlede en række opgaver i Betalingscentret i Ringkøbing i 2005.

8. I Norge og Sverige er der siden 1960’erne gennemført flere større udflytningsrunder. I

2017 har regeringerne i begge lande besluttet at flytte yderligere statslige arbejdspladser

fra Oslo og Stockholm til andre landsdele.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

INTRODUKTION OG KONKLUSION

9. Figur 1 viser, hvor mange statslige arbejdspladser der skulle flytte til hvilke byer som del

Bedre balance I.

FIGUR 1

UDFLYTNINGER I

BEDRE BALANCE I

Kilde: Regeringens præsentationspjece

Bedre balance – statslige arbejdspladser tættere på borgere og virksom-

heder

fra 2015.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

INTRODUKTION OG KONKLUSION

1.3.

REVISIONSKRITERIER, METODE OG AFGRÆNSNING

Revisionskriterier

10. Formålet med undersøgelsen er at vurdere, om ministeriernes arbejde med at udflytte

de statslige arbejdspladser har været varetaget hensigtsmæssigt.

11. I kapitel 2 undersøger vi, om beslutningsgrundlaget for at udflytte statslige arbejds-

pladser indeholdt vurderinger af udflytningens økonomiske og driftsmæssige konsekven-

ser. Denne del af undersøgelsen vedrører Finansministeriet, Bygningsstyrelsen og de mini-

sterier, der har ansvaret for Statens Administration, Landbrugsstyrelsen, Geodatastyrel-

sen og Nævnenes Hus. Denne del af undersøgelsen tager udgangspunkt i det forhold, at ud-

flytning af statslige arbejdspladser erfaringsmæssigt er forbundet med betydelige udgif-

ter og et midlertidigt fald i kvaliteten og effektiviteten af de offentlige ydelser. Beslutnings-

grundlaget bør derfor indeholde vurderinger af de økonomiske og driftsmæssige konse-

kvenser for de enkelte institutioner.

12. I kapitel 3 undersøger vi, om ministerierne i deres arbejde med udflytningen har haft

fokus på at opretholde en forsvarlig produktion. Herved forstår vi, om de har planlagt og

gennemført udflytningen, så den i videst muligt omfang tager højde for risikoen for produk-

tionsnedgang og behovet for at fastholde viden og kompetencer. Denne del af undersøgel-

sen vedrører udflytningerne af Statens Administration, Landbrugsstyrelsen, Geodatasty-

relsen og Nævnenes Hus. Vi tager udgangspunkt i det forhold, at udflytning af statslige

arbejdspladser erfaringsmæssigt er forbundet med et midlertidigt fald i kvaliteten og ef-

fektiviteten af de offentlige ydelser. Udflytningen bør derfor være baseret på grundige

overvejelser om, hvordan produktionen sikres bedst muligt, herunder overvejelser om en

eventuel midlertidig prioritering af opgavevaretagelsen.

13. I kapitel 4 giver vi en foreløbig status på udflytningen af statslige arbejdspladser i for-

hold til bl.a. økonomi, lokaler og personale. Denne del af undersøgelsen er baseret på vo-

res spørgeskemaundersøgelse blandt alle institutioner indeholdt i

Bedre balance I

og på

Finansministeriets nyeste opfølgning på udflytningerne. Derudover undersøger vi, om Fi-

nansministeriet har fulgt op på udflytningen.

14. Figur 2 giver et overblik over, hvilke dele af udflytningsprocessen der undersøges i hvil-

ke kapitler. Figuren viser også, hvornår de 4 udvalgte institutioner har påbegyndt og af-

sluttet de fysiske flytninger.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

INTRODUKTION OG KONKLUSION

FIGUR 2

OVERBLIK OVER UNDERSØGELSESPERIODEN OG KAPITLERNE I BERETNINGEN

Forberedelse af beslutningen om udflytning

Ministeriernes implementering af udflytningen

Foreløbig status

for udflytningen

Note: De farvede bånd illustrerer for hver af de 4 institutioner, hvornår de fysiske flytninger ud af hovedstadsområdet er påbegyndt og afsluttet. Geo-

datastyrelsen flyttede den 1. november 2016. Nævnenes Hus er en ny styrelse, som blev oprettet den 1. januar 2017. De enkelte nævn blev ud-

flyttet som selvstændige institutioner af de respektive ressortministerier i 2016.

Kilde: Rigsrevisionen.

Metode

15. Undersøgelsen er baseret på en gennemgang af skriftligt materiale om udflytningen af

statslige arbejdspladser.

16. Vi har holdt møder med Finansministeriet, Erhvervsministeriet, Miljø- og Fødevaremini-

steriet, Energi-, Forsynings- og Klimaministeriet, Bygningsstyrelsen, Moderniseringsstyrel-

sen, Statens Administration, Nævnenes Hus, Landbrugsstyrelsen og Geodatastyrelsen. Her-

udover har vi holdt møder med HK Stat og Djøf. Endelig har vi været på besøg hos en ræk-

ke institutioner i Norge og Sverige for at høre om deres erfaringer med at udflytte stats-

lige arbejdspladser. Gennem beretningen perspektiverer vi til erfaringer fra Norge og Sve-

rige.

17. En del af undersøgelsen er baseret på en mere dybdegående analyse af 4 institutioner:

Nævnenes Hus, Statens Administration, Landbrugsstyrelsen og Geodatastyrelsen. De 4 in-

stitutioner udgør samlet set 847 årsværk, svarende til ca. 22 % af de 3.899 årsværk, som

regeringen besluttede at udflytte i oktober 2015. Valget af de 4 institutioner er baseret

på en række udvælgelseskriterier, som bl.a. omfatter typen af udflytning, antal årsværk

og personalesammensætning, jf. tabel 2. Konklusionerne fra undersøgelsen af de 4 insti-

tutioner kan ikke generaliseres til de øvrige udflytninger, men kan medvirke til at give for-

skellige perspektiver på de konsekvenser, forskellige typer af udflytninger kan have.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

INTRODUKTION OG KONKLUSION

18. Vi har gennemført en elektronisk spørgeskemaundersøgelse blandt de institutioner,

der er omfattet af den første udflytningsrunde. Formålet med spørgeskemaundersøgelsen

har været at indhente en række faktuelle oplysninger fra de berørte institutioner for at

kunne give en foreløbig status på udflytningen. Institutionerne har selv besluttet, hvem

der har besvaret institutionens spørgeskema. De 42 institutioner, der indgår i spørgeske-

maundersøgelsen, fremgår af bilag 2.

19. Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision, jf.

bilag 2.

Afgrænsning

20. Undersøgelsen er afgrænset til perioden juni 2015 - ultimo 2017. I vores statusopgø-

relse for udflytningen inddrager vi oplysninger fra april 2018. Undersøgelsesperioden star-

ter ved regeringens præsentation af regeringsgrundlaget

Sammen for fremtiden,

hvor re-

geringen første gang melder ud, at den vil arbejde for at placere flere statslige arbejdsplad-

ser uden for hovedstadsområdet.

21. I beretningen bringer vi en opgørelse over de samlede afholdte og forventede engangs-

udgifter i forbindelse med udflytningen, bl.a. til fastholdelsestiltag, dobbelt husleje og flyt-

ning. Denne opgørelse er baseret på Finansministeriets opfølgning på

Bedre balance I.

estimerer ikke de samlede udgifter forbundet med udflytningen, da udflytningen af nogle

institutioner endnu ikke er afsluttet og i enkelte tilfælde end ikke påbegyndt. Hertil kom-

mer, at det for mange af institutionerne ikke er muligt at opgøre de eksakte omkostninger

forbundet med udflytningen. Det skal endvidere bemærkes, at opgørelsen ikke omfatter om-

kostninger i relation til udflytningens konsekvenser for institutionernes produktion i form

af fx lavere produktivitet og kvalitet i sagsbehandlingen. Vi undersøger heller ikke udflyt-

ningens langsigtede effekter for driften i de berørte institutioner, da dette endnu er for tid-

ligt at vurdere.

22. Endelig har vi afgrænset os fra at undersøge anden runde af udflytninger, som blev præ-

senteret med

Bedre balance II

i januar 2018.

23. Statsrevisorernes spørgsmål og angivelse af, i hvilke kapitler spørgsmålene bliver be-

svaret, fremgår af bilag 1. I bi

g 2

øg

ig g

Bilag 3

indeholder en ordliste, der forklarer udvalgte ord og begreber.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORBEREDELSE AF BESLUTNINGEN OM UDFLYTNING

2. Forberedelse af beslutnin-

gen om udflytning

DELKONKLUSION

Finansministeriet har i samarbejde med Bygningsstyrelsen og de berørte ministerier udar-

bejdet et beslutningsgrundlag med vurderinger af udflytningens økonomiske og driftsmæs-

sige konsekvenser.

Finansministeriet har udarbejdet et skøn over statens samlede udgifter til udflytningerne,

og ministerierne indmeldte forslag til, hvilke arbejdspladser der kunne udflyttes. Beslut-

ningsgrundlaget for udflytningen af statslige arbejdspladser blev udarbejdet på under 3

måneder, hvor de oprindelige forslag til udflytninger blev opjusteret med over 1.000 års-

værk.

Ministerierne har i varierende omfang vurderet de økonomiske og driftsmæssige konse-

kvenser for de 4 undersøgte institutioner. For Landbrugsstyrelsen blev der udarbejdet et

egentligt skøn over de økonomiske konsekvenser af udflytningen, mens der for Geodata-

styrelsen og Nævnenes Hus i mindre omfang indgår økonomiske overvejelser i beslutnings-

grundlaget. Det fremgik bl.a. af ministeriernes vurderinger, at en udflytning af Geodata-

styrelsen og Landbrugsstyrelsen indebar en risiko for produktionsnedgang og økonomisk

tab. Finansministeriet gjorde opmærksom på, at flere af ministeriernes forslag var behæf-

tet med væsentlige forbehold med hensyn til indfasning og placering, og at en udflytning

af statslige arbejdspladser var en kompleks opgave, der indebar risici for bl.a. ustabil myn-

dighedsvaretagelse og længere sagsbehandlingstider.

Bygningsstyrelsen skulle finde nye lokaler til hovedparten af de udflyttede institutioner,

og institutionerne skulle så vidt muligt placeres i eksisterende statsligt byggeri. Dette var

kun muligt i begrænset omfang, og de udflyttede institutioner blev derfor hovedsageligt

lokaliseret i private lejemål.

24. Dette kapitel handler om den centrale forberedende proces forud for beslutningen om

Bedre balance I, herunder Bygningsstyrelsens arbejde med at finde nye lejemål til de udflyt-

tede institutioner. Herudover omfatter kapitlet en vurdering af, om beslutningsgrundlaget

for udflytningen af de 4 institutioner har indeholdt vurderinger af udflytningens økonomi-

ske og driftsmæssige konsekvenser. Erfaringsmæssigt er udflytning af statslige arbejds-

pladser forbundet med betydelige omkostninger og et midlertidigt fald i kvaliteten og ef-

fektiviteten af de offentlige ydelser. Det er derfor vigtigt, at beslutningsgrundlaget inde-

holder vurderinger af de økonomiske og driftsmæssige konsekvenser ved at udflytte de

enkelte institutioner.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORBEREDELSE AF BESLUTNINGEN OM UDFLYTNING

2.1.

DEN CENTRALE FORBEREDENDE PROCES

25. Arbejdet med at forberede

Bedre balance I

blev gennemført af få centrale aktører i Fi-

nansministeriet, departementerne og nogle af de berørte institutioner.

26. Figur 3 viser processen fra den 6. juli 2015, hvor Finansministeriet holdt møde med re-

præsentanter fra alle ministerier om udflytning af statslige arbejdspladser, til den 1. okto-

ber 2015, hvor regeringen fremlagde

Bedre balance I.

Det fremgår af figuren, at hele den

forberedende proces blev gennemført på under 3 måneder, og at antallet af årsværk blev

opjusteret fra 2.834, som ministerierne selv havde foreslået i august, til 3.899, som blev

meldt ud med

Bedre balance I.

Dette svarer til, at antallet af årsværk blev forøget med over

1.000 i forhold til det oprindelige forslag.

FIGUR 3

DEN CENTRALE FORBEREDENDE PROCES

Kilde: Rigsrevisionen.

På fællesmødet i juli anmodede Finansministeriet de øvrige ministerier om at foretage en

screening af alle underliggende enheder og på den baggrund komme med forslag til mulige

udflytninger på deres ministerområder. Finansministeriet havde udarbejdet en skabelon til

afrapportering af screeningen, hvor ministerierne skulle beskrive hver enheds opgave og

indstille, om enheden skulle udflyttes eller ej, samt begrunde indstillingen. Ministerierne

skulle desuden uddybe deres forslag til udflytninger i et baggrundsnotat. På dette tidspunkt

i processen var det således de enkelte ministeriers ansvar at vurdere, hvilke institutioner

der var egnede til udflytning. Ministerierne indmeldte den 10. august 2015 i alt 2.834 års-

værk, som de vurderede var egnede til udflytning. Det var i overvejende grad mindre, del-

vise udflytninger og overførsel af flere medarbejdere til eksisterende institutioner uden

for hovedstadsområdet. Godt ⅓ af de indmeldte årsværk omfattede udflytning af hele in-

stitutioner.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORBEREDELSE AF BESLUTNINGEN OM UDFLYTNING

Efter ministeriernes første indmeldinger i august fulgte en proces på godt 1�½ måned, som

førte til den endelige beslutning om, hvilke institutioner der skulle flytte hvortil, og hvor

mange årsværk der skulle omfattes af udflytningen. I perioden frem til 1. oktober 2015 blev

der på baggrund af en løbende dialog mellem Finansministeriet, ressortministerierne, re-

geringens Økonomiudvalg og regeringens Koordinationsudvalg foretaget en trinvis opju-

stering af antallet af årsværk til udflytning.

27. Finansministeriet udarbejdede flere notater til regeringen til brug for beslutningen om

udflytningen af statslige arbejdspladser. Finansministeriet gjorde i et notat opmærksom

på, at flere af ministeriernes forslag til udflytninger var behæftet med væsentlige forbe-

hold med hensyn til fx indfasning og geografisk placering. Ministeriet anførte også, at en

udflytning af statslige arbejdspladser gik imod de seneste års bestræbelser på at samle

funktioner og institutioner i større enheder, og at udflytningen måtte forventes at koste

et større trecifret millionbeløb, som ikke alene kunne finansieres inden for ministeriernes

budgetter. Endelig gjorde ministeriet opmærksom på, at der måtte forventes en lavere pro-

duktivitet i de udflyttede enheder i en betydelig periode. I et andet notat gjorde Finans-

ministeriet opmærksom på, at en udflytning af statslige arbejdspladser indebar en risiko

for ustabil myndighedsvaretagelse. Baseret på erfaringer fra Norge og Sverige og tidlige-

re danske udflytninger samt på ministeriernes indmeldinger måtte der således både for-

ventes produktions- og produktivitetstab, herunder længere sagsbehandlingstider. I nota-

tet skønnede Finansministeriet med betydelig usikkerhed, at de samlede engangsudgif-

ter til udflytning af statslige arbejdspladser ville blive 250.000-450.000 kr. pr. udflyttet

årsværk. Ved en udflytning af 4.000 årsværk svarede det til en samlet engangsudgift på

1-1,8 mia. kr.

28. Den 1. oktober 2015 offentliggjorde regeringen

Bedre balance I,

som beskrev planerne

for udflytningen af 3.899 arbejdspladser fra hovedstadsområdet. I pjecen fremgik det, at

flytningerne forventedes at medføre væsentlige omkostninger og midlertidige nedgange

i produktiviteten for de berørte institutioner.

29. I boks 1 har vi beskrevet de norske og svenske processer i forbindelse med forberedel-

sen af deres seneste udflytninger.

BOKS 1

NORSKE OG SVENSKE ERFARINGER MED AT FORBEREDE UDFLYTNINGER

I Norge tog regeringen i 2016 initiativ til at flytte statslige arbejdspladser ud af Oslo. Ministe-

rierne blev bedt om at komme med forslag til mulige udflytninger. I februar 2017 udvalgte re-

geringen 11 institutioner, som ministerierne skulle analysere. I analyserne blev institutioner-

nes økonomi, fortsatte drift og potentiale for at skabe regional udvikling og aktivitet vurde-

ret. Analyserne indeholdt også en vurdering af 3 alternative placeringer i landet for hver insti-

tution. På baggrund af de udarbejdede analyser besluttede den norske regering, hvilke insti-

tutioner der skulle udflyttes, og hvor de skulle flytte hen.

I Sverige besluttede regeringen i 2017 at flytte 7 institutioner ud af Stockholm. Institutioner-

ne blev valgt ud fra en bruttoliste over institutioner, som det svenske Finansdepartement hav-

de udarbejdet. Bruttolisten var baseret på en række udvælgelseskriterier, herunder om insti-

tutionerne varetog samfundskritiske opgaver, der ikke kunne tåle et midlertidigt fald i produk-

tionen, og om udflytningen krævede væsentlige anlægsinvesteringer. De berørte institutioner

var ikke involveret i beslutningsprocessen.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORBEREDELSE AF BESLUTNINGEN OM UDFLYTNING

Ligesom i Danmark er det i Norge og Sverige regeringen, der har taget initiativ til og truf-

fet den endelige beslutning om større udflytningsrunder, og de indledende forberedelser

er gennemført af nogle få centrale aktører i ministeriernes departementer.

30. Finansministeriet bad i august 2015 Bygningsstyrelsen om at finde egnede lejemål til

udflytningerne. Det skete på baggrund af de forslag til udflytningsegnede institutioner, som

ministerierne havde indmeldt. Finansministeriet oplyste Bygningsstyrelsen om, hvor man-

ge arbejdspladser det var påtænkt at udflytte til hvilke byer, men Bygningsstyrelsen fik ik-

ke at vide, hvilke institutioner det drejede sig om, og havde derfor ingen viden om, hvilke

typer af arbejdsfunktioner lokalerne skulle anvendes til. Samtidig blev Bygningsstyrelsen

bedt om at sondere mulige lejemål og udarbejde en liste over ledige statsejendomme og

private lejemål uden for hovedstadsområdet, som var egnede til at huse større statslige

institutioner.

DE 3 HENSYN FOR

LOKALISERING

• Udflyttede institutioner skal

så vidt muligt placeres i ek-

sisterende statsligt byggeri.

• Hvis ovenstående ikke er

muligt, skal institutionerne

placeres i private lejemål,

hvor Bygningsstyrelsen har

en forudgående kontakt.

• Hvis ingen af disse tilgange

er mulige, kan regeringen

melde en region ud, så kom-

munerne kan byde ind med

mulige placeringer.

TABEL 1

31. I Finansministeriets notat til regeringens Økonomiudvalg oplyste ministeriet, at det

videre arbejde med lokalisering skulle tage udgangspunkt i 3 hensyn, hvor første prioritet

var at placere udflyttede institutioner i eksisterende statsligt byggeri. De 3 hensyn skulle

ifølge Finansministeriet sikre, at arbejdet med at finde nye lejemål til de udflyttede insti-

tutioner skete under hensyn til omkostningsbevidsthed og mulighed for hurtig udflytning.

32. Tabel 1 viser fordelingen på eksisterende statsligt byggeri, private lejemål, OPP-bygge-

rier og nye statsejendomme.

TYPER AF EJENDOMME ANVENDT I FORBINDELSE MED BEDRE BALANCE I

Eksisterende statsligt byggeri

Privat lejemål

OPP-byggeri

Ny statsejendom

valgt i 4 tilfælde

valgt i 16 tilfælde

valgt i 2 tilfælde

valgt i 1 tilfælde

374 årsværk

1.217 årsværk

655 årsværk

376 årsværk

OPP står for Offentligt-Privat Partnerskab.

Note: Bygningsstyrelsen har haft ansvaret for at lokalisere 31 institutioner. De resterende institutioner har

selv fundet lokaler. Nogle institutioner er samlokaliseret i fælles lejemål, hvilket betyder, at antallet

af ejendomme er lavere end antallet af institutioner. Tabellen viser både færdige, påbegyndte og ikke

påbegyndte udflytninger.

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af data fra Bygningsstyrelsens hjemmeside.

Det fremgår af tabel 1, at udflytningen primært er sket til private lejemål. I 4 tilfælde er der

anvendt eksisterende statslige bygninger, og i 2 tilfælde er der tale om nye OPP-bygnin-

ger. Det var kun i mindre grad muligt for Bygningsstyrelsen at placere institutionerne i ek-

sisterende statsligt byggeri. Finansministeriet har oplyst, at en række flytninger var over-

førsel af årsværk fra hovedstadsområdet til afdelinger rundt i landet, der allerede havde

til huse i private lejemål.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORBEREDELSE AF BESLUTNINGEN OM UDFLYTNING

RESULTATER

Beslutningsgrundlaget for udflytningen af de statslige arbejdspladser blev udarbejdet på

under 3 måneder, hvor ministeriernes oprindelige forslag til udflytninger blev opjusteret

med over 1.000 årsværk. Undersøgelsen viser, at Finansministeriet udarbejdede et skøn

over de samlede udgifter for staten. Bygningsstyrelsen fandt nye lejemål. Hovedparten var

i private lejemål, mens kun en mindre del var i eksisterende statsligt byggeri.

2.2. BESLUTNINGSGRUNDLAGET FOR UDFLYTNINGEN

AF DE 4 INSTITUTIONER

33. Da Finansministeriet i juli 2015 bad ministerierne om at komme med forslag til mulige

udflytninger, blev ministerierne samtidig bedt om at udarbejde et baggrundsnotat, der be-

grundede deres forslag. Finansministeriet specificerede ikke, hvilke konkrete overvejelser

der skulle indgå i ministeriernes forslag til mulige udflytninger.

34. Undersøgelsen viser, at omfanget af de skriftlige overvejelser, som ministerierne ind-

sendte til Finansministeriet i juli, august og september 2015, varierer meget på tværs af

de 4 institutioner.

For Statens Administration udarbejdede Finansministeriet ikke analyser af udflytningens

konsekvenser for økonomi og produktion. Dette skal ses i lyset af, at ministeriet selv vur-

derede, at Statens Administration var egnet til udflytning, bl.a. fordi det ikke ville blive van-

skeligt at rekruttere medarbejdere med de nødvendige generalistkompetencer uden for

hovedstadsområdet. Erhvervsministeriet fokuserede på, at etableringen af Nævnenes Hus

ville medføre synergieffekter og effektiviseringer, mens Miljø- og Fødevareministeriet til

gengæld vurderede, at en udflytning af Natur- og Miljøklagenævnet til Nævnenes Hus på

kort sigt ville få negative konsekvenser for produktionen. Til sammenligning vurderede

Energi-, Forsynings- og Klimaministeriet og Miljø- og Fødevareministeriet, at en udflytning

af Geodatastyrelsen og Landbrugsstyrelsen kunne få væsentlige konsekvenser for fast-

holdelse og rekruttering af medarbejdere. Ministerierne udarbejdede derfor mere omfat-

tende vurderinger af de økonomiske og driftsmæssige konsekvenser ved en udflytning.

Boks 2 viser Miljø- og Fødevareministeriets vurdering af de økonomiske konsekvenser ved

en udflytning af Landbrugsstyrelsen.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORBEREDELSE AF BESLUTNINGEN OM UDFLYTNING

BOKS 2

ANALYSE AF UDFLYTNINGENS ØKONOMISKE KONSEKVENSER FOR

LANDBRUGSSTYRELSEN

Miljø- og Fødevareministeriet udarbejdede en analyse af omkostningerne forbundet med ud-

flytningen af 374 årsværk i Landbrugsstyrelsen. Der var tale om en beregning af engangsom-

kostninger pr. flyttet årsværk, øget overhead, reduceret faglig synergi, ny direktør, reduceret

produktivitet og øget risiko for underkendelse af EU-støtte, dvs. tilbagebetaling af EU-tilskuds-

midler på grund af fejl i sagsbehandlingen. De samlede omkostninger blev skønnet til 550-775

mio. kr. i det første år. I december 2015, dvs. efter præsentationen af

Bedre balance I,

udarbej-

dede Landbrugsstyrelsen et opdateret skøn over samlede engangsomkostninger på ca. 100

mio. kr. Hertil kom et skøn over varige udgifter på 30 mio. kr. årligt samt eventuelle udgifter

ved øget risiko for underkendelse af EU-støtte.

GRUNDDATA-

PROGRAMMET

Grunddataprogrammet har til

formål at samle grunddata på

tværs af statens it-systemer,

så den offentlige og private

sektor kan anvende data mere

effektivt. Programmet standar-

diserer grunddata, så de kan

kombineres, løfter datakvalite-

ten og etablerer en samlet di-

stributionsplatform.

Geodatastyrelsen udarbejdede ikke et samlet skøn over omkostninger ved en udflytning,

men udarbejdede et skøn over de fremtidige husleje- og driftsudgifter og de samfundsøko-

nomiske konsekvenser ved at udflytte de enheder, der arbejdede med dele af grunddata-

programmet. Erhvervsministeriet udarbejdede en analyse, som viste, at etableringen af

Nævnenes Hus gav mulighed for stordriftsfordele og effektiviseringer, der på sigt kunne

medføre besparelser. Udflytningen ville dog samtidig medføre meromkostninger til rekrut-

tering og fastholdelse af medarbejdere.

Boks 3 viser de 3 ministeriers vurderinger af udflytningens konsekvenser for produktionen.

BOKS 3

ANALYSER AF UDFLYTNINGENS KONSEKVENSER FOR PRODUKTIONEN

Landbrugsstyrelsen

Miljø- og Fødevareministeriet gjorde ad flere omgange Finansministeriet opmærksom på, at en

udflytning af Landbrugsstyrelsen på kort sigt ville påvirke produktionen negativt, og at en ræk-

ke faglige synergier ville gå tabt. Bl.a. vurderede ministeriet, at en udflytning af sagsbehand-

lingsopgaver med udbetaling af EU-støttemidler ville øge risikoen for sagsbehandlingsfejl og

dermed risikoen for EU-underkendelser. Oprindeligt havde ministeriet foreslået at udflytte ca.

80 årsværk, men forslaget blev opjusteret til 374 årsværk, som omfattede alle enheder med

ansvar for tilskudsadministration og kontrol, dog stadig med væsentlige forbehold.

Geodatastyrelsen

Energi-, Forsynings- og Klimaministeriet vurderede risikoen for produktionsnedgang baseret

på forskellige potentielle modeller for udflytning. Styrelsen vurderede, at produktionen ville

blive påvirket negativt på kort og mellemlang sigt, da kun få medarbejdere måtte forventes

at fortsætte i deres job efter udflytningen. Oprindeligt foreslog Energi-, Forsynings- og Klima-

ministeriet at udflytte 50 årsværk i Geodatastyrelsen, men tallet blev opjusteret til 96 årsværk.

Nævnenes Hus

Erhvervsministeriet vurderede på baggrund af en analyse, at stordriftsfordele og effektivise-

ringer ved etablering af Nævnenes Hus på sigt kunne bidrage til at nedbringe sagsbehandlings-

tiden. Miljø- og Fødevareministeriet vurderede til gengæld, at en udflytning af Natur- og Mil-

jøklagenævnet på kort sigt ville få negative konsekvenser for produktionen, og at en række

faglige synergier ville gå tabt. Ministeriet vurderede, at der var risiko for kompetencetab og

deraf følgende længere sagsbehandlingstider.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORBEREDELSE AF BESLUTNINGEN OM UDFLYTNING

35. I modsætning til Finansministeriets vurdering af Statens Administration vurderede de

3 øvrige ministerier, at det kunne blive vanskeligt at sikre de relevante medarbejderkom-

petencer ved en udflytning. Deres vurderinger er beskrevet i boks 4.

BOKS 4

ANALYSER AF UDFLYTNINGENS KONSEKVENSER FOR FASTHOLDELSE

OG REKRUTTERING AF KOMPETENCER

Landbrugsstyrelsen

Miljø- og Fødevareministeriet vurderede, at der kunne opstå udfordringer med at rekruttere spe-

cialistkompetencer, hvis det blev besluttet at udflytte hele eller dele af Landbrugsstyrelsen.

Geodatastyrelsen

Energi-, Forsynings- og Klimaministeriet vurderede, at en udflytning ville medføre stor perso-

naleafgang, og at styrelsen derfor ville være tvunget til at rekruttere nye medarbejdere. Da

alle nye medarbejdere bliver oplært i styrelsen over en 3-5-årig periode, ville rekrutteringen

af mange nye medarbejdere påvirke produktionen negativt gennem en lang periode.

Nævnenes Hus

Erhvervsministeriet vurderede, at det kunne være vanskeligt at fastholde medarbejderne i for-

bindelse med en udflytning. Det ville derfor være en fordel at etablere Nævnenes Hus i Viborg,

da det her ville være muligt at rekruttere jurister og jurastuderende med de nødvendige kom-

petencer. Miljø- og Fødevareministeriet vurderede, at der kunne opstå problemer med at rekrut-

tere nye medarbejdere til Miljøklagenævnet, da der var tale om højt specialiseret arbejde.

RESULTATER

Undersøgelsen viser, at ministeriernes vurdering af de økonomiske og driftsmæssige kon-

sekvenser ved de foreslåede udflytninger varierer blandt de 4 undersøgte institutioner.

Miljø- og Fødevareministeriet udarbejdede beregninger over de forventede omkostninger

ved Landbrugsstyrelsens udflytning. De ansvarlige ministerier for Landbrugsstyrelsen, Næv-

nenes Hus og Geodatastyrelsen vurderede risikoen for produktionsnedgang helt eller del-

vist. Ministerierne har for de 4 institutioner vurderet muligheden for at fastholde og rekrut-

tere de nødvendige kompetencer. Vurderinger af de økonomiske og driftsmæssige konse-

kvenser ved en udflytning af de 4 institutioner har dermed indgået som en del af beslut-

ningsgrundlaget. Det fremgår bl.a. af ministeriernes vurderinger, at en udflytning af Geo-

datastyrelsen og Landbrugsstyrelsen indebar en risiko for produktionstab og økonomisk

tab.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

MINISTERIERNES IMPLEMENTERING AF UDFLYTNINGEN

3. Ministeriernes imple-

mentering af udflytningen

DELKONKLUSION

Rigsrevisionen vurderer, at de 4 ministerier i arbejdet med udflytningen har haft fokus på

at opretholde en forsvarlig produktion. Rigsrevisionen kan samtidig konstatere, at udflyt-

ningen har haft negative konsekvenser for institutionernes produktion i både 2016 og 2017.

Det er Rigsrevisionens vurdering, at de 4 ministerier generelt har gennemført en grundig

planlægning af udflytningen, hvor der blev udarbejdet prioriterede og risikobaserede pla-

ner for, hvordan produktionen bedst kunne sikres i forbindelse med udflytningen. For alle

4 undersøgte institutioner er udflytningen planlagt med fokus på så vidt muligt at sikre

overførsel af viden og kompetencer fra erfarne til nye medarbejdere. Alle 4 institutioner

fastsatte mål for produktionen, som afspejlede de forventede udfordringer ved udflytnin-

gen. Institutionerne har prioriteret de opgaver, de vurderede, havde størst betydning for

samfundet, men dette skete på bekostning af andre opgaver. Fx satte Statens Administra-

tion udviklingsprojekter på pause, og i perioder var det nødvendigt for Landbrugsstyrelsen

at benytte medarbejdere i København, som ikke var omfattet af udflytningen, til at vare-

tage opgaver for de dele af styrelsen, der var omfattet af udflytningen. Selv om udflytnin-

gerne var grundigt planlagt, havde institutionerne i mange tilfælde vanskeligt ved at op-

fylde de fastsatte mål for produktionen, herunder mål, der var nedjusteret i forhold til tid-

ligere år.

Institutionerne iværksatte forskellige fastholdelsestiltag afhængig af deres aktuelle si-

tuation. Fordi Geodatastyrelsen skulle etableres som en ny organisation med ny ledelse,

blev beslutningen om fastholdelsestiltag forsinket, hvilket medvirkede til, at der i en pe-

riode var en stor medarbejderafgang.

Det har i flere tilfælde været nødvendigt for institutionerne at justere indsatsen væsent-

ligt. Undersøgelsen viser fx, at Landbrugsstyrelsen nedprioriterede en række opgaver for

at kunne fokusere på sine højest prioriterede kerneopgaver. Styrelsen indstillede i en pe-

riode af 2016 dele af den EU-pligtige kvalitetssikring. I Nævnenes Hus blev en række selv-

stændige nævnssekretariater ressortoverført til den nyetablerede styrelse i januar 2017.

Nævnenes Hus måtte ved etableringen midlertidigt tilføres ekstra resurser for at kunne

håndtere en stor mængde uafsluttede sager fra Natur- og Miljøklagenævnet. Mange af dis-

se sager havde i forvejen ligget i flere år, men udflytningen forstærkede problemet.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

MINISTERIERNES IMPLEMENTERING AF UDFLYTNINGEN

Undersøgelsen viser, at institutionernes problemer med at opretholde produktionen har

haft negative konsekvenser for borgere og virksomheder. Fx har der været forsinkelser i

tilskudsudbetalinger på enkelte ordninger til landmænd, forlængede sagsbehandlingstider

for klagesager og forlængede sagsbehandlingstider for matrikulære forandringer. Danmark

har desuden ikke kunnet overholde en samarbejdsaftale med Grønlands Selvstyre om Geo-

datastyrelsens produktion af nye søkort, hvorved sejladssikkerheden ikke er forbedret som

planlagt. Driften i Landbrugsstyrelsen, Geodatastyrelsen og Nævnenes Hus var i 2017 fort-

sat negativt påvirket af udflytningerne. Statens Administration fastholdt produktionsmå-

lene under udflytningen og har i 2017 opfyldt de fastsatte mål.

36. Dette kapitel handler om, hvorvidt ministerierne har udarbejdet og fulgt en plan for ud-

flytningen af statslige arbejdspladser inden for deres område med fokus på at opretholde

en forsvarlig produktion, herunder med nødvendige justeringer. I dette kapitel har vi fokus

på departementernes og institutionernes rolle i udflytningen af de 4 udvalgte institutioner.

Tabel 2 viser de udvalgte institutioner.

TABEL 2

DE 4 UDVALGTE INSTITUTIONER

Statens Administration

Type udflytning

Hel udflytning

(efter opdeling af

tidligere styrelse).

1. april 2017

228,5

Kontorfunktionærer

Forvaltning af løn- og

regnskabsopgaver for

statslige institutioner.

Landbrugsstyrelsen

Delvis udflytning.

Geodatastyrelsen

Hel udflytning

(efter opdeling af

tidligere styrelse).

1. november 2016

Tekniske specialister

Nævnenes Hus

Nyoprettet styrelse

med 14 nævn

fra 4 ministerier.

1. januar 2017

150,8

Jurister

Sekretariatsbetjening

af klagenævn.

Klagesagsbehandling.

Flytning afsluttet

Årsværk til flytning (plan)

Største personalegruppe

Kerneopgaver

1. juni 2017

374

Kontorfunktionærer

Administration af

Registrering af fast

tilskud til landbruget,

ejendom i matriklen.

herunder sags-

Opdatering og

behandling, kontrol

produktion af søkort

og udbetaling af støtte. for Danmark, Færøerne

og Grønland.

Miljø- og Fødevare-

ministeriet

Energi-, Forsynings-

og Klimaministeriet

Ministerium

Finansministeriet

Erhvervsministeriet

Udflytningen fra København er afsluttet, men dele af styrelsen i Augustenborg sidder i midlertidige lokaler, indtil renoveringen af Augusten-

borg Slot er færdig.

Kilde: Institutionernes implementeringsplaner og Finansministeriets statusnotat fra september 2017.

Det fremgår af tabel 2, at de 4 institutioner er forskellige i forhold til bl.a. typen af udflyt-

ning, personalegrupper og kerneopgaver. Institutionerne er bl.a. valgt til vores undersøgel-

se, fordi de som udgangspunkt har forskellige forudsætninger for at opretholde produktio-

nen i forbindelse med en udflytning.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

MINISTERIERNES IMPLEMENTERING AF UDFLYTNINGEN

3.1. MINISTERIERNES PLANLÆGNING AF UDFLYTNIN-

GEN

37. Vi har undersøgt, om institutionerne i nødvendigt omfang har udarbejdet en prioriteret

og risikobaseret plan for, hvordan produktionen sikres bedst muligt i forbindelse med ud-

flytningen. En sådan plan skal efter vores opfattelse baseres på en vurdering og håndte-

ring af udflytningens risici for institutionens produktion, og planen skal sikre, at institutio-

nen har fokus på sine kerneydelser og særligt samfundsvigtige opgaver. Rigsrevisionen

anerkender, at udflytning af et stort antal statslige arbejdspladser uundgåeligt vil med-

føre ekstraomkostninger og et midlertidigt produktionstab for de berørte institutioner.

38. For at begrænse følgevirkningerne og skabe et godt grundlag for en veludført udflyt-

ning er det vigtigt, at processen er grundigt planlagt. Vi har undersøgt, om der i planlæg-

ningen er foretaget en risikovurdering og fastsat relevante og prioriterede mål for produk-

tionen, og om institutionerne har overvejet, hvordan viden og kompetencer bedst muligt

kan fastholdes med henblik på at nå deres produktionsmål. Tabel 3 viser institutionernes

hovedfokus i planlægningsarbejdet.

TABEL 3

FOKUSPUNKTER I INSTITUTIONERNES PLANLÆGNING AF UDFLYTNINGEN

Statens Administration

Fokus i risiko-

styring

Fastholde stabil drift.

Landbrugsstyrelsen

EU-underkendelser,

byggeprojektet i

Augustenborg samt fast-

holdelse og rekruttering

af medarbejdere.

Fastholde dele af

produktionen, andre

opgaver nedprioriteres.

Geodatastyrelsen

Fastholde medarbejdere

og håndtere risici

ved afgang af erfarne

medarbejdere.

Nævnenes Hus

Etablere ny organisation

og sikre produktionen.

Produktionsmål

Fastholde

produktionsniveauet.

Fastholde dele af

produktionen, andre

opgaver nedprioriteres.

Fastholde dele af

produktionen, andre

opgaver nedprioriteres.

Fokus på opbygning

af institutionen.

Primært rekruttering

og oplæring.

Medarbejder-

kompetencer

Primært rekruttering

og oplæring.

Primært rekruttering

og oplæring.

Primært fastholdelse

af medarbejdere.

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra de 4 ministerier samt Finansministeriets statusnotat fra maj 2018.

Det fremgår af tabel 3, at institutionerne har haft forskelligt fokus i planlægningsarbejdet.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

MINISTERIERNES IMPLEMENTERING AF UDFLYTNINGEN

Risikovurderinger

39. Undersøgelsen viser, at institutionerne i planlægningsarbejdet vurderede risici ved ud-

flytningen ud fra deres kerneopgaver og individuelle forhold og vurderede, hvordan disse

kunne håndteres ved udflytningen. Boks 5 viser eksempler på institutionernes risikovurde-

ringer.

BOKS 5

EKSEMPLER PÅ RISIKOVURDERINGER

Geodatastyrelsen lagde vægt på at fastholde erfarne medarbejdere og hyrede et eksternt kon-

sulentfirma til at udarbejde scenarier for effekten af forskellige fastholdelsestiltag. En ana-

lyse viste, at det var mere økonomisk fordelagtigt at tilbyde medarbejderne en række fasthol-

delsestiltag frem for at skulle oplære alle medarbejdere på ny. Geodatastyrelsen vurderede,

at styrelsen var særligt sårbar over for en stor personaleudskiftning, fordi styrelsen selv op-

lærer søkortlæggere i et 3-5 årigt forløb.

Erhvervsministeriet gennemførte en risikovurdering af risici i de enkelte nævn, der skulle sam-

les i Nævnenes Hus, fordi ministeriet kun havde et begrænset kendskab til flere af nævnene.

Risikovurderingerne omfattede bl.a. sagsmængde, sagsbehandlingstid, økonomi, og hvor man-

ge medarbejdere der forventedes at flytte med. Herudover gennemførte Miljø- og Fødevaremi-

nisteriet og Erhvervsministeriet en risikoanalyse i relation til beslutningen om den fremtidige

organisering af Nævnenes Hus. Analysen blev gennemført af et konsulentfirma, der bl.a. kort-

lagde potentielle gevinster og risici ved forskellige scenarier for organiseringen og integratio-

nen af de 14 nævn, der skulle samles i Nævnenes Hus.

Produktionsmål

40. Undersøgelsen viser, at de 4 institutioner forud for udflytningen fastsatte mål for pro-

duktionen, som i forskellig grad var nedjusteret i forhold til perioden før udflytningen. For

Statens Administration var opretholdelse af stabil drift et bærende hensyn, og styrelsens

produktionsmål for 2016 lå derfor i vid udstrækning på samme niveau som før udflytningen.

For at fokusere resurserne på at opretholde stabil drift satte Statens Administration alle

udviklingsprojekter på pause og nedprioriterede samtidig visse dele af kvalitetssikringen.

De øvrige 3 institutioner valgte i forskelligt omfang at prioritere blandt produktionsmålene.

41. Landbrugsstyrelsen valgte fra 2016 at prioritere de dele af produktionen, der havde stor

betydning for de enkelte landmænds økonomi, mens styrelsen nedprioriterede sagsbehand-

ling af andre støtteordninger samt udviklingsopgaver. Geodatastyrelsen fastsatte 7 prio-

riterede produktionsmål for 2016 og justerede for 2017 målene for bl.a. sagsbehandlings-

tid samt opdatering og produktion af søkort, så de lå lavere end nulpunktsmålingerne før

udflytningen. Erhvervsministeriet og Miljø- og Fødevareministeriet fastsatte i 2016 mål

for alle nævn, der for de fleste nævn var nedjusteret i forhold til tidligere år. Ved etable-

ringen af Nævnenes Hus i 2017 blev der ikke fastsat generelle mål for sagsbehandlingen.

Erhvervsministeriet har oplyst, at det først i forbindelse med fusionen blev muligt at se

på tværs af sekretariaternes hidtidige praksis og begynde at strømline arbejdsgange mv.

Etablering af Nævnenes Hus muliggjorde, at væsentlige problemer med produktionen i nog-

le af de overdragede nævn kunne prioriteres, og der kunne fastsættes mål, der tog højde

herfor på tværs af nævnene. Erhvervsministeriet og Nævnenes Hus valgte derfor at foku-

sere på at afvikle ophobede ældre sager på specifikke områder.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

MINISTERIERNES IMPLEMENTERING AF UDFLYTNINGEN

Medarbejderkompetencer

42. Alle institutioner forberedte rekruttering og oplæring af nye medarbejdere, men de 4

institutioners fokus i forhold til fastholdelse af medarbejdere var forskellig. Geodatasty-

relsen lagde som tidligere nævnt stor vægt på at fastholde erfarne medarbejdere og øn-

skede derfor at tilbyde en række attraktive fastholdelsestiltag til erfarne medarbejdere.

De øvrige institutioner fokuserede primært på rekruttering og oplæring frem for fasthol-

delse.

RESULTATER

Undersøgelsen viser, at de 4 undersøgte institutioner har udarbejdet prioriterede og risiko-

baserede planer for, hvordan produktionen bedst sikres i forbindelse med udflytningen. In-

stitutionernes fokus i planlægningsarbejdet var forskelligt og afspejlede hver institutions

individuelle udfordringer.

For Nævnenes Hus indeholdt risikoanalysen informationer om produktionen i hvert nævn.

De 3 andre institutioner havde ikke samme behov for information om produktionen, og ri-

sikovurderingerne var primært fokuseret mod specifikke erkendte problemstillinger i ud-

flytningen. Undersøgelsen viser også, at Landbrugsstyrelsen, Geodatastyrelsen og Næv-

nenes Hus fastsatte mål for kerneproduktionen, som i forskellig grad afspejlede en mid-

lertidig prioritering af institutionernes opgaver. Statens Administration satte udviklings-

opgaver i bero for at opretholde produktionen i udflytningsperioden og nedprioriterede

samtidig visse dele af kvalitetssikringen.

Alle 4 institutioner planlagde udflytningen ud fra overvejelser om, hvordan de kunne fast-

holde viden og kompetencer. Særligt Geodatastyrelsen lagde stor vægt på at fastholde

erfarne medarbejdere.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

MINISTERIERNES IMPLEMENTERING AF UDFLYTNINGEN

3.2. MINISTERIERNES GENNEMFØRELSE AF UDFLYT-

NINGEN

43. Vi har undersøgt, hvordan ministerierne har gennemført udflytningen. I den forbindel-

se har vi haft fokus på institutionernes arbejde med at sikre medarbejderkompetencer,

opfylde mål for produktionen og følge op på målopfyldelsen. Tabel 4 viser ministeriernes

gennemførelse af udflytningen.

TABEL 4

INSTITUTIONERNES GENNEMFØRELSE AF UDFLYTNINGEN MED UDGANGEN AF 2017

Statens Administration

Sikre medarbejder-

kompetencer

4 % af de ansatte var

flyttet med

. Styrelsen

er lykkedes med at

rekruttere og oplære.

Landbrugsstyrelsen

8 % af de ansatte var

flyttet med

. Styrelsen

er lykkedes med at

rekruttere og oplære.

Geodatastyrelsen

20 % af de ansatte var

flyttet med

. Styrelsen

lykkedes med at

rekruttere og fastholde

kompetencer gennem

pendlerpakken, dog var

det nødvendigt at rekrut-

tere visse specialister

i udlandet.

Styrelsen opfyldte

fuldt ud ét af de

opstillede mål i 2016

og ingen i 2017.

Nævnenes Hus

5 % af de ansatte var

flyttet med

. Nævnenes

Hus lykkedes med

rekruttering og

oplæring i 2017.

Målopfyldelse

Ja, for 2016 og 2017

opfyldt trods nedgang

i produktionen i dele

af 2016.

Målene for 2016 blev

opfyldt, men styrelsen

opfyldte ikke alle mål

i 2017.

Nævnene opfyldte

delvist målene for 2016,

og Nævnenes Hus op-

fyldte de opstillede

mål for 2017.

Har kun delvist fulgt

op på målopfyldelsen.

Opfølgning på

implementerings-

planens mål

Har løbende fulgt op

på målopfyldelsen.

Har løbende fulgt op

på målopfyldelsen.

Har løbende fulgt op

på målopfyldelsen.

Tal fra Rigsrevisionens spørgeskemaundersøgelse. Angiver andelen af ansatte pr. 31. december 2017, som også var ansat før oktober 2015

(opgjort i årsværk). Det bemærkes, at andelen af medflyttede medarbejdere løbende falder på grund af naturlig afgang. I Finansministeriets

opgørelser er andelen af medflyttere højere, da ministeriet opgør antallet på et tidligere tidspunkt.

Eksterne mål i form af resultatkontrakter mv.

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra de 4 ministerier samt Finansministeriets statusnotat fra maj 2018.

Det fremgår af tabel 4, at der er stor forskel på, hvor mange medarbejdere der valgte at

flytte med institutionen. Det fremgår videre, at Statens Administration – bortset fra en

nedgang i produktionen i perioder af 2016 – har opfyldt de fastsatte målsætninger. De

øvrige institutioner, og særligt Geodatastyrelsen, har i varierende omfang haft udfordrin-

ger med at nå målene for produktionen. Det fremgår også af tabellen, at Statens Admini-

stration, Landbrugsstyrelsen og Geodatastyrelsen løbende har fulgt op på de fastsatte

mål for produktionen, mens det kun delvist er tilfældet for Nævnenes Hus. I det følgende

gennemgår vi mere detaljeret institutionernes gennemførelse af udflytningen.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

MINISTERIERNES IMPLEMENTERING AF UDFLYTNINGEN

Sikre medarbejderkompetencer

44. Undersøgelsen viser, at de 4 institutioner tilbød fastholdelsestiltag til medarbejderne,

som var afstemt i forhold til de udfordringer, som institutionerne stod med.

GEODATASTYRELSENS

PENDLERPAKKE

Pendlerpakken omfattede bl.a.

2 ugentlige hjemmearbejdsda-

ge, 5.000 kr. om måneden til

overnatning og én ugentlig re-

turbillet til Aalborg med fly, tog

eller bus.

45. Geodatastyrelsen havde i sin planlægning lagt vægt på fastholdelse af erfarne medar-

bejdere, og et centralt element i styrelsens fastholdelsestiltag var en pendlerpakke. Da

Geodatastyrelsen skulle etableres som en ny organisation med en ny ledelse, blev beslut-

ningen om fastholdelsestiltag forsinket, hvilket medvirkede til, at der i en periode, hvor der

ikke var viden om vilkårene, hvis man som medarbejder ønskede at fortsætte i styrelsen,

var en stor medarbejderafgang. Først i februar-marts 2016 var styrelsens rammer på plads,

og først derefter kunne styrelsen præsentere vilkårene for fastholdelse, herunder de kon-

krete tilbud i pendlerpakken. Da styrelsens pendlerpakke blev meldt ud, aftog frekvensen

af opsigelser.

46. For alle 4 institutioner var det en udfordring at overføre viden og kompetencer til de

mange nye medarbejdere, inden de erfarne medarbejdere fratrådte, og samtidig oprethol-

de produktionsniveauet. Selv om institutionerne i planlægningen forud for udflytningen

havde forholdt sig til risiciene ved stor medarbejderafgang, medførte udflytningen en ræk-

ke uforudsete udfordringer, som krævede en justering af planerne. Institutionerne hånd-

terede de uforudsete udfordringer på forskellig vis, jf. boks 6.

BOKS 6

INSTITUTIONERNES HÅNDTERING AF UDFORDRINGERNE MED AT

OPRETHOLDE PRODUKTIONSNIVEAUET

Statens Administration opjusterede bemandingen i kritiske perioder i 2016, da medarbejdere

i København fortsat løste opgaver og samtidig oplærte nye medarbejdere i Hjørring. Der var i

gennemsnit 34 medarbejdere ekstra pr. måned i 2016 og 80 ekstra medarbejdere i oktober 2016.

Der blev derudover hyret vikarer og andre korttidsansatte for at mindske konsekvenserne af

opsigelser i samme periode.

Landbrugsstyrelsen var frem til udgangen af 2017 nødt til at inddrage medarbejdere, som ikke

var berørt af flytningen, til at løse opgaver med faglig support og oplæring. For at nå produk-

tionsmålene anvendte Landbrugsstyrelsen bl.a. dobbeltbemanding, lån af medarbejdere mel-

lem enheder og ned- eller bortprioritering af udviklingsopgaver. For at overholde sagsbehand-

lingstider ansatte styrelsen flere vikarer i Sønderjylland, oprettede en supportenhed i Køben-

havn og forlængede rutinerede medarbejderes ansættelse i København, hvis stillinger ellers

var varslet til at flytte.

Geodatastyrelsen har forlænget pendlerpakken frem til udgangen af 2019 for at fastholde

erfarne medarbejdere. Styrelsen vurderede, at opgaven med at opdatere søkort over danske

farvande ellers ville blive udfordret. Ved udgangen af 2016 var det lykkedes at fastholde ca.

30 % af Geodatastyrelsens oprindelige medarbejdere, som bidrog med at oplære nye kolleger

og opretholde produktionen efter flytningen, men en stor del af denne gruppe sagde op i løbet

af 2017.

I Natur- og Miljøklagenævnet, der fra 2017 indgik i Nævnenes Hus, var produktionen i 2016

hårdt ramt af opsigelser blandt erfarne medarbejdere. Nævnet måtte prioritere, at de tilbage-

værende erfarne medarbejdere brugte tid på oplæring af de nye medarbejdere.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

MINISTERIERNES IMPLEMENTERING AF UDFLYTNINGEN

47. For Statens Administration, Landbrugsstyrelsen og Nævnenes Hus var det generelt ik-

ke vanskeligt at rekruttere nye medarbejdere med de rette kompetencer inden for de stør-

ste personalegrupper, fx kontorfunktionærer, som udgør den største personalegruppe i

Statens Administration og Landbrugsstyrelsen. Statens Administration fremrykkede fx

første etape af nyansættelser, fordi der var et godt ansøgerfelt i Hjørring, og fordi afgan-

gen af erfarne medarbejdere i København skete hurtigere end forventet. Nævnenes Hus

beskæftiger primært jurister, og her var der som forventet et godt rekrutteringsgrundlag

i området.

Geodatastyrelsen havde ikke vanskeligt ved at rekruttere generalister, men havde som

forventet vanskeligt ved at finde højt specialiseret arbejdskraft til søkortlægning og re-

krutterede derfor fra udlandet. I dag er 10 % af medarbejderne rekrutteret fra udlandet.

48. Landbrugsstyrelsen har haft vanskeligt ved at rekruttere akademikere og særligt van-

skeligt ved at rekruttere ledere på kontorchefniveau. Som konsekvens af at det ikke var

muligt at rekruttere ledere med den relevante faglige viden, har styrelsen i stedet priorite-

ret at rekruttere ledere med stærke ledererfaringer. Som følge af at erfarne medarbejdere

forlod institutionen hurtigere end forudsat, var styrelsen nødt til at foretage en prioritering

af opgaverne, jf. boks 7.

BOKS 7

NEDPRIORITERING AF OPGAVER I LANDBRUGSSTYRELSEN

Landbrugsstyrelsen nedprioriterede en række opgaver i forbindelse med udflytningen:



Der kunne ikke åbnes yderligere ordninger under Landdistriktsprogrammet i 2017.



Den løbende udvikling, forbedring og evaluering af ordninger under Landdistrikts- og Fiske-

riprogrammerne blev sat på standby i 2017.



Mål for sagsbehandlingstid for klagesager blev forlænget.



En mindre del af kvalitetssikringen af forvaltningen af EU-midler blev sat i bero i en periode

af 2016.

Landbrugsstyrelsen skal ifølge EU’s regler kvalitetssikre forvaltningen af EU’s støttemidler, og

har – ud over 1. og 2. sagsbehandling – derfor etableret et system med yderligere decentral

kvalitetssikring i de enheder, der sagsbehandler ansøgningerne. Den decentrale kvalitetssik-

ring var i flere måneder sat i bero på 7 ud af 100 ordninger i efteråret 2016. Landbrugsstyrel-

sen fører derudover et overordnet tilsyn med den decentrale kvalitetssikring. Dette tilsyn blev

stort set stillet i bero i hele 2016 på grund af resursemangel og kompetencetab, og fordi sty-

relsen ikke havde taget endeligt stilling til, hvordan ansvaret for den overordnede kvalitets-

sikring skulle fordeles efter organisationsændringen den 1. august 2016. Kvalitetssikringen

blev genoptaget i forbindelse med drøftelserne med departementet i december 2016. Sagen

er nærmere omtalt i beretning om revision af statsregnskabet for 2016.

49. I løbet af 2016 oplevede flere af de nævn, der senere indgik i Nævnenes Hus, en bety-

delig personaleafgang. I Natur- og Miljøklagenævnet var der også inden udflytningen sket

en stigende ophobning af ubehandlede sager, og personaleafgangen som følge af udflyt-

ningen forstærkede ophobningen. Det blev derfor besluttet, at Nævnenes Hus skulle prio-

ritere indsatsen for at afvikle gamle sager fra Natur- og Miljøklagenævnet, jf. boks 8.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

MINISTERIERNES IMPLEMENTERING AF UDFLYTNINGEN

BOKS 8

TASKFORCE TIL AFVIKLING AF GAMLE SAGER I NÆVNENES HUS

Erhvervsministeriet blev i efteråret 2016 opmærksom på, at der forud for oprettelsen af Næv-

nenes Hus var sket en ophobning af sager i Natur- og Miljøklagenævnet, og at antallet af sa-

ger lå langt over det optimale. Erhvervsministeriet konstaterede, at der var risiko for, at sags-

puklen ikke kunne nedbringes, inden nævnet skulle overgå til Nævnenes Hus.

I oktober 2016 blev der etableret en taskforce til afvikling af 740 prioriterede sager. Taskfor-

cen bestod af 30 medarbejdere, som var udlånt fra Miljø- og Fødevareministeriet og i mindre

omfang fra Erhvervsministeriet. Derudover skulle der tilkøbes bistand fra Kammeradvokaten.

Det lykkedes Nævnenes Hus at afvikle de 740 prioriterede sager fra det daværende Natur- og

Miljøklagenævn inden udgangen af 2017. Styrelsen opfyldte dermed produktionsmålet fra mål-

og resultatplanen.

Selv om den særlige indsats medførte et fald i antallet af ophobede sager, var der fortsat en

stor andel af uafsluttede sager. Nævnenes Hus vurderede, at hvis der ikke blev rettet særligt

fokus mod disse sager, ville afviklingen af denne sagspukkel tage ca. 6 år. Erhvervsministeri-

et har oplyst, at der er igangsat en dialog mellem departementet og Nævnenes Hus om initia-

tiver, der kan afkorte afviklingsperioden betydeligt.

Målopfyldelse

50. I forbindelse med planlægningen fastsatte de 4 institutioner en række konkrete mål

for produktionen i udflytningsfasen. Målene indgik i de implementeringsplaner, som insti-

tutionerne udarbejdede primo 2016, og som Finansministeriet periodevist fulgte op på. Her-

udover er der i institutionernes mål- og resultatplaner fastsat mål for produktionen, der of-

te svarer til implementeringsplanens mål. Vi har gennemgået institutionernes målopfyl-

delse i 2016 og 2017 for at vurdere, om institutionerne har opfyldt produktionsmålene un-

der udflytningen.

Statens Administrations målopfyldelse

51. Udgangspunktet for Statens Administrations målfastsættelse var at fastholde produk-

tionen på samme niveau som før udflytningen. Statens Administration fastsatte i imple-

menteringsplanen 3 konkrete mål om rettidighed, produktivitet og kvalitet for hvert af

styrelsens 2 hovedområder: lønadministration og regnskabsadministration. Målene blev

anset for opfyldt, hvis resultatet var på niveau med eller var over niveauet fra før udflyt-

ningen.

I løbet af 2016 viste Statens Administrations opfølgning, at produktionen på flere af im-

plementeringsplanens mål lå under niveauet fra før udflytningen. Ved udgangen af 2016

opfyldte Statens Administration målene for rettidighed og kvalitet på lønområdet, men

ikke de 4 øvrige mål. Fra medio 2017 opfyldte styrelsen alle 6 produktionsmål. Statens Ad-

ministration nåede desuden alle fastsatte mål for produktionen i mål- og resultatplaner-

ne for 2016 og for 2017.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

MINISTERIERNES IMPLEMENTERING AF UDFLYTNINGEN

Landbrugsstyrelsens målopfyldelse

52. Landbrugsstyrelsen besluttede tidligt, at udflytningen ikke måtte få betydning for ud-

betaling af tilskud, der var økonomisk væsentlige for den enkelte landmand. I styrelsens

implementeringsplan indgik 3 overordnede mål, der fastsatte tidsfrister for sagsbehand-

ling og udbetaling af styrelsens væsentligste tilskudsordninger. Ét af målene var nedjuste-

ret i forhold til målet før udflytningen. Implementeringsplanens mål indgik også som resul-

tatmål i Landbrugsstyrelsens resultatkontrakt for 2016 og i mål- og resultatplanen for 2017.

I 2016 opfyldte Landbrugsstyrelsen de 3 fastsatte mål, men konstaterede samtidig, at an-

dre dele af produktionen var udfordret. Landbrugsstyrelsen og departementet besluttede

derfor at supplere de 3 oprindelige mål i mål- og resultatplanen for 2017 med mere detal-

jerede mål for administration og sagsbehandling af tilskudsordninger for at skabe fokus

på de udfordrede dele af produktionen.

I 2017 opfyldte Landbrugsstyrelsen fortsat de 3 oprindelige mål fra implementeringspla-

nen, men opfyldte ikke de nye mål, der var indsat med mål- og resultatplanen for 2017.

Landbrugsstyrelsen havde udfordringer med at besvare tilskudsansøgninger på projekt-

støtteordninger, og der var også i 2017 forsinkelser i udbetalingen af tilskud på udvalgte

ordninger. Det var fx et mål, at 90 % af ansøgningerne om projektstøtte skulle modtage

svar inden den 30. juni 2017, men Landbrugsstyrelsen nåede kun at besvare 20 %.

LANDBRUGSSTYREL-

SENS 3 PRIORITEREDE

MÅL

• udbetaling af støtte for ord-

ningen ”grundbetaling” (tids-

frister fastholdt)

• tilsagn til ”økologisk arealtil-

skud” og ”pleje af græs- og

naturarealer”, der hører un-

der de såkaldte arealbase-

rede ordninger (tidsfrister

fastholdt)

• tilsagn og udbetaling til ”pro-

jektstøtteordninger” (tidsfri-

ster forlænget).

Geodatastyrelsens målopfyldelse

53. Geodatastyrelsens produktion var påvirket af udflytningen i både 2016 og 2017. Geo-

datastyrelsen opfyldte kun ét mål fuldt ud blandt de 7 mål, som indgik i mål- og resultat-

planen for 2016. Målet om opretholdelse af besejlingsgrundlaget for dansk farvand, der

havde meget høj prioritet, blev opfyldt, mens målet om sagsbehandlingstid for matrikulæ-

re forandringer ikke blev opfyldt. De resterende 5 resultatmål blev delvist opfyldt.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

MINISTERIERNES IMPLEMENTERING AF UDFLYTNINGEN

54. Sagsbehandlingstiden for godkendelse af matrikulære forandringer steg kraftigt i 2016

og lå langt over målet på 40 dage. Figur 4 viser udviklingen i den gennemsnitlige sagsbe-

handlingstid for matrikulære forandringer i 2016 og 2017.

FIGUR 4

SAGSBEHANDLINGSTID FOR MATRIKULÆRE FORANDRINGER

I 2016 OG 2017

(Antal dage)

120

100

1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal

2016

2017

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af Geodatastyrelsens årsrapporter for 2016 og 2017.

Det fremgår af figur 4, at sagsbehandlingstiden for godkendelse af matrikulære forandrin-

ger steg gennem hele 2016 fra 55 dage i 1. kvartal til 102 dage i 4. kvartal. I 2017 faldt sags-

behandlingstiden fra 106 dage til 79 dage. Det lykkedes ikke i 2017 at nå målet, selv om

målet blev ændret fra 40 dage i 2016 til 60 dage i 2017. Energi-, Forsynings- og Klimami-

nisteriet har oplyst, at dette bl.a. skyldes, at antallet af indkomne sager steg med 29 %

fra 2016 til 2017, og at styrelsen som konsekvens af den store personaleafgang priorite-

rede at bruge resurser på søkortopgaver frem for på matrikulære sager. Den lange ekspe-

ditionstid kan medføre, at ejendomshandler bliver forsinkede, og grundejere taber penge.

Ministeriet har oplyst, at Geodatastyrelsen på sin hjemmeside offentliggør status på sags-

behandlingstiden, så landinspektørerne kan planlægge herefter, ligesom styrelsen har for-

bedret muligheden for hastebehandling af kritiske sager.

Rigsrevisionen har i juni 2018

fulgt op på produktionen af

grønlandske søkort i fortsat no-

tat til Statsrevisorerne om Dan-

marks indsats i Arktis (beretning

nr. 16/2012).

55. Et andet væsentligt mål, som ikke blev nået i 2016, var produktion af nye søkort over

grønlandske farvande. Geodatastyrelsen kunne ikke overholde en samarbejdsaftale med

Grønlands Selvstyre om at producere af 73 nye søkort inden udgangen af 2018. Ved udgan-

gen af 2015 var Geodatastyrelsen 5 søkort bagud i forhold til den planlagte produktion,

og ifølge aftalen med Grønlands Selvstyre skulle den årlige produktion stige yderligere i

2016, 2017 og 2018. Konsekvensen af den forsinkede produktion af søkort over grønland-

ske farvande er, at sejladssikkerheden i farvandene ikke er blevet forbedret som planlagt.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

MINISTERIERNES IMPLEMENTERING AF UDFLYTNINGEN

56. På baggrund af en forespørgselsdebat om grønlandske søkort vedtog Folketinget i maj

2016 følgende udtalelse henvendt til regeringen, jf. boks 9.

BOKS 9

FOLKETINGETS UDTALELSE OM UDFLYTNINGEN AF GEODATASTYREL-

SEN

”I forbindelse med Geodatastyrelsens udflytning er der opstået en unik situation, hvor kun 1 ud

af 15 højt specialiserede medarbejdere har valgt at følge med styrelsen til Aalborg. Søkort-

produktion er et yderst komplekst fagområde, hvor medarbejdernes kompetencer normalt op-

bygges gennem flere års sidemandsoplæring. Derfor bliver opfyldelsen af samarbejdsaftalen

med Grønlands Selvstyre forsinket. Folketinget opfordrer regeringen til at fortsætte arbejdet

med at genetablere kompetencerne til produktionen af de grønlandske søkort samt sikre en

god dialog og et fortsat godt samarbejde med selvstyret om en revideret samarbejdsaftale om

grønlandske søkort inden udgangen af 2016. Desuden opfordrer Folketinget regeringen til, at

denne særlige situation ikke danner præcedens for fremtidig udflytning af statslige arbejds-

pladser.”

Kilde: Folketingets forespørgselsdebat om søkortopmåling af grønlandske farvande (F32) den 17. maj 2016.

SØKORTLÆGGERE I

GEODATASTYRELSEN

I forbindelse med udflytningen

forlod 14 ud af 15 medarbejde-

re på søkortområdet Geodata-

styrelsen. Selv om det var lykke-

des at rekruttere og oplære nye

medarbejdere, så de grønland-

ske søkort kunne vedligeholdes,

var der ikke medarbejderkom-

petencer til at producere nye

kort i 2016.

Siden er der indgået en revideret aftale med Grønlands Selvstyre, som indeholder en hen-

sigtserklæring om, at Geodatastyrelsen med udgangen af 2018 skal have en ny produkti-

onsplan for levering af de resterende søkort.

57. I 2017 opfyldte Geodatastyrelsen ingen af sine mål i resultatkontrakten fuldt ud, men

opfyldte dog 26 af de 44 underliggende milepæle. Styrelsen vurderede, at det i 2017 var

lykkedes at sikre en stabil drift og levere hovedparten af kerneydelserne til omverdenen,

på trods af det store kompetencetab som følge af udflytningen. Styrelsen havde for 2017

nedprioriteret en række mål for digitalisering og vækst på ejendomsområdet for at kunne

bruge flere resurser på bl.a. at nedbringe sagsbehandlingstiden på matrikulære sager. Sty-

relsen havde desuden nedjusteret en række mål i forhold til niveauet før udflytningen, bl.a.

antallet af nyoptryk af papirsøkort over danske og grønlandske farvande.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

MINISTERIERNES IMPLEMENTERING AF UDFLYTNINGEN

Nævnenes Hus’ målopfyldelse

58. Udflytningen påvirkede også produktionen negativt i flere af de nævn, som pr. 1. janu-

ar 2017 skulle indgå i Nævnenes Hus. Mål og resultater for 2016 for de 3 største nævn frem-

går af tabel 5.

TABEL 5

MÅL OG RESULTATER I 2016 FOR DE 3 STØRSTE NÆVN I NÆVNENES

HUS

Mål

Natur- og Miljøklagenævnet

Produktion (antal afgørelser)

Sagsbehandlingstid

Kvalitet (genoptagelse)

Klagecentret for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri

Sagsbehandlingstid

Forbrugerklagenævnet

Sagsbehandlingstid

5,1 måneder

4,6 måneder

8 måneder

10,3 måneder

1.800 stk.

7,2 måneder

1.409 stk.

7,7 måneder

Resultat

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra Erhvervsministeriet og Miljø- og Fødevareministeriet.

Den 1. februar 2017 blev der op-

rettet 2 nye nævn: Planklage-

nævnet og Miljø- og Fødevare-

klagenævnet. Disse nævn over-

tog sagsområder fra Klagecen-

tret for Landbrug, Fødevarer og

Fiskeri og fra Natur- og Miljø-

klagenævnet, der ved samme

lejlighed blev nedlagt.

59. Da Nævnenes Hus blev etableret i 2017, indgik styrelsen en mål- og resultatplan med

Erhvervsministeriet, som omfattede alle nævnene. Nævnenes Hus har oplyst, at det først

var i forbindelse med sammenlægningen af nævnene, at det blev muligt at se på tværs af

sekretariaternes hidtidige praksis og dermed begynde at strømline arbejdsgange, etablere

fælles journalsystem, ledelsesinformationssystem mv. Mål- og resultatplanen indeholdt

derfor ikke fælles produktionsmål for hele styrelsen, men der var indsat et mål om afvik-

ling af 740 prioriterede sager i 2017 (jf. boks 8). Det lykkedes Nævnenes Hus at afvikle de

740 prioriterede sager inden udgangen af 2017, men der er fortsat mange ophobede sager

fra det daværende Natur- og Miljøkagenævn, som ikke var omfattet af taskforcens indsats.

Erhvervsministeriet og Nævnenes Hus har primo 2018 indledt en dialog om en særlig ind-

sats for at afvikle disse sager. Vores gennemgang af Nævnenes Hus’ interne opfølgning

på sagsbehandlingstider har vist, at styrelsens sagsbehandlingstider i 2017 generelt har

været på niveau med 2016. I forhold til 2016 er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid

faldet for 6 sagskategorier og steget for 7 sagskategorier.

60. Dette afsnit har handlet om de 4 institutioners erfaringer med udflytningen i 2016 og

2017. I Norge og Sverige er udflytninger af statslige arbejdspladser evalueret på længere

sigt. Boks 10 giver et kort overblik over resultaterne fra de nyeste evalueringer af norske

og svenske udflytninger.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

MINISTERIERNES IMPLEMENTERING AF UDFLYTNINGEN

BOKS 10

ERFARINGER MED UDFLYTNING AF STATSLIGE ARBEJDSPLADSER I

NORGE OG SVERIGE

I 2009 præsenterede de norske myndigheder en konsulentrapport om udflytningerne i perio-

den 2002-2007, som viste, at det kunne være en stor udfordring at udflytte statslige arbejds-

pladser. Fastholdelsestiltag var afgørende for at sikre, at erfarne medarbejdere kunne lære nye

medarbejdere op, men på lang sigt havde de ikke nogen afgørende effekt, da 75-90 % af med-

arbejderne valgte at opsige deres stillinger. Evalueringen viste også, at udflytningen førte til

en midlertidig svækkelse af vigtige samfundsinstitutioner.

I 2009 undersøgte Riksrevisionen i Sverige udflytningerne af statslige arbejdspladser i perio-

den 2005-2006. Undersøgelsen viste, at institutioners produktion var påvirket af udflytning i

en 5-årig periode, og at institutionerne i en 2-årig periode havde begrænset mulighed for at lø-

se deres opgaver.

Opfølgning på mål

61. Undersøgelsen viser, at institutionerne generelt har fulgt op på de produktionsmål, der

blev fastsat i implementeringsplanerne og i de mål- og resultatplaner og resultatkontrak-

ter, som institutionerne har indgået med departementerne. Nævnene under Erhvervsmini-

steriet i 2016 og Nævnenes Hus i 2017 har dog kun delvist fulgt op i forhold til produktions-

målene.

62. Alle nævn på Erhvervsministeriets område havde i implementeringsplanen mål for sags-

behandlingstid, serviceniveau og kvalitet i kendelserne. Undersøgelsen viser, at ministe-

riet i de 2 opfølgninger til Finansministeriet i 2016 ikke fulgte op på målene for serviceni-

veau og kvalitet. Fra 2017 overgik nævnene til Nævnenes Hus, og i dette år blev der ikke

fulgt op på nogen af målene fra implementeringsplanen i de opfølgninger, som Nævnenes

Hus sendte til Finansministeriet. Nævnenes Hus fulgte imidlertid op på målopfyldelsen for

2017 ved den seneste opfølgning til Finansministeriet primo 2018.

Den løbende opfølgning på produktionen i Nævnenes Hus var desuden udfordret af, at sty-

relsen ved oprettelsen havde 6 forskellige systemer til elektronisk sags- og dokumenthånd-

tering og 3 forskellige ledelsesinformationssystemer. Ved udgangen af 2017 var styrelsens

overordnede produktionsstyring derfor baseret på månedlige Excel-udskrifter om bl.a. til-

og afgang af sager, sagsbehandlingstid og sagernes alder. En konsulentundersøgelse vi-

ste bl.a., at flere af de overdragne ledelsesinformationssystemer ikke kunne levere en til-

strækkelig datakvalitet, og at sagsafviklingen blev styret på tidsfrister ikke på kapacitet

i forhold til opgavetid, hvilket kunne være medvirkende til lange gennemløbstider og ujævn

arbejdsbelastning. På baggrund af konsulentundersøgelsen arbejdede Nævnenes Hus vi-

dere med udviklingen af en driftsledelsesmodel, der blev implementeret i januar 2018.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

MINISTERIERNES IMPLEMENTERING AF UDFLYTNINGEN

RESULTATER

Undersøgelsen viser, at institutionerne i forskelligt omfang har haft vanskeligt ved at føl-

ge planen for, hvordan produktionen sikres bedst muligt i forbindelse med udflytningen,

navnlig som følge af tab af viden og kompetencer, når erfarne medarbejdere siger op. In-

stitutionerne har i flere tilfælde justeret og prioriteret indsatsen væsentligt for at afhjæl-

pe uhensigtsmæssigheder i forbindelse med udflytningen.

Institutionerne har haft fokus på at sikre de nødvendige medarbejderkompetencer, men

har alle været påvirket af opsigelser blandt erfarne medarbejdere. Fordi Geodatastyrelsen

skulle etableres som en ny organisation med en ny ledelse, blev styrelsens pendlerpakke

meldt ud relativt sent, og inden da havde mange medarbejdere med specialistkompeten-

cer forladt styrelsen. Til sammenligning har de øvrige institutioner haft nemmere ved at

rekruttere nye medarbejdere med de rette kompetencer og har derfor fokuseret mere på

rekruttering og oplæring end på fastholdelse.

Landbrugsstyrelsen nedjusterede eller udsatte opgaver for at undgå, at udflytningen fik

negative konsekvenser for sagsbehandlingen og støtteudbetalingen på en række centra-

le ordninger. Undersøgelsen viser, at Landbrugsstyrelsen stillede dele af den EU-pligtige

kvalitetssikring i bero i sidste del af 2016. I Nævnenes Hus blev der etableret en taskforce

for at afvikle sagspukler i det daværende Natur- og Miljøklagenævn.

Institutionerne har i 2016 og 2017 haft udfordringer i forhold til at nå de planlagte mål for

produktionen. Landbrugsstyrelsen nåede sine mål i 2016, men ikke fuldt ud i 2017, hvor

styrelsen havde fastsat nye mål for sagsbehandling og udbetaling på udvalgte støtteord-

ninger. Styrelsens sagsbehandling og udbetaling af tilskud blev i både 2016 og 2017 for-

sinket. For Geodatastyrelsen medførte udflytningen bl.a. lange sagsbehandlingstider i bå-

de 2016 og 2017 på matrikelområdet og en forsinket produktion af søkort over grønland-

ske farvande, som betød, at en samarbejdsaftale med Grønlands Selvstyre ikke kunne over-

holdes, og at sejladssikkerheden i grønlandske farvande ikke blev forbedret som planlagt.

Flere af de nævn, der fra 1. januar 2017 indgik i Nævnenes Hus, havde vanskeligt ved at

opfylde deres mål i 2016. Det lykkedes Nævnenes Hus at nå målet om at nedbringe sags-

puklen på et antal prioriterede sagsområder i 2017, men styrelsens produktion i 2017 har

generelt været på samme niveau som i 2016. Statens Administration opfyldte de eksterne

mål i såvel 2016 som 2017, men havde i 2016 vanskeligt ved at opfylde implementerings-

planens mål for bl.a. produktivitet og kvalitet på regnskabsområdet, men har derefter nå-

et målene.

Undersøgelsen viser, at institutionerne generelt har fulgt op på de produktionsmål, der blev

fastsat i implementeringsplanerne og i de mål- og resultatplaner og resultatkontrakter,

som institutionerne har indgået med departementerne. Nævnene under Erhvervsministe-

riet i 2016 og Nævnenes Hus i 2017 har dog kun delvist fulgt op i forhold til produktions-

målene. Opfølgningen var i løbet af 2017 udfordret af, at styrelsen ved oprettelsen havde

6 forskellige systemer til elektronisk sags- og dokumenthåndtering, og at de overdragne

ledelsesinformationssystemer ikke kunne levere en tilstrækkelig datakvalitet.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

4. Foreløbig status for

udflytningen

DELKONKLUSION

I april 2018 havde 32 institutioner afsluttet udflytningen, og ca. ⅔ af de berørte årsværk

var udflyttet. De resterende institutioner forventer at afslutte udflytningen senest i 2020.

Godt ⅓ af institutionernes udflytninger er blevet forsinket i forhold institutionernes op-

rindelige tidsplaner i implementeringsplanerne.

Ifølge Finansministeriets opgørelser bliver de udflyttede institutioners engangsudgifter

lavere, end ministerierne oprindeligt estimerede. I april 2018 var Finansministeriets for-

ventning til totale engangsudgifter 808 mio. kr., inkl. fællesudgifter, mens estimatet i im-

plementeringsplanerne fra januar 2016 var 910 mio. kr., inkl. fællesudgifter. Opgørelsen

er dog behæftet med en vis usikkerhed. En væsentlig årsag til de lavere engangsudgifter

er, at færre medarbejdere end forventet er fulgt med institutionerne. Der har derfor været

færre udgifter til fastholdelsestiltag som fx pendlerordninger, fastholdelsesbonusser og

flyttegodtgørelse. Opgørelsen omfatter ikke eventuelle omkostninger i relation til udflyt-

ningens konsekvenser for institutionernes produktion i form af fx lavere produktivitet og

kvalitet samt længere sagsbehandlingstider.

Udflytningen har også påvirket fordelingen af institutionernes løbende driftsudgifter, fx

har de fleste institutioner fået højere udgifter til rejser og befordring. Udgifter til husleje

er derimod faldet for de fleste institutioner. Den gennemsnitlige husleje er faldet 24 % pr.

og 25 % pr. årsværk. Mange institutioner har i perioder betalt dobbelt husleje i forbin-

delse med udflytningen. Herudover har Bygningsstyrelsen overtaget 8.638 m

lokaler i ho-

vedstadsområdet, der i øjeblikket står tomme som følge af udflytningen og dermed er en

udgift for staten. Finansministeriet forventer medio 2018 en afklaring om udnyttelsen af

de tomme lokaler. Hertil kommer udgifter, som følge af at nogle institutioner ikke har fra-

flyttet lokaler svarende til det antal årsværk, der er udflyttet.

Omkring hver fjerde medarbejder i de udflyttede institutioner er fulgt med arbejdspladsen,

enten som medflytter eller som pendler. Ca. ⅓ af institutionerne oplever, at de efter ud-

flytningen har vanskeligere ved at rekruttere medarbejdere med relevante kompetencer

end før udflytningen. Det har særligt været vanskeligt at rekruttere ledere, specialister,

akademikere og medarbejdere med erfaring. Sygefraværet er steget hos knap halvdelen

af institutionerne siden præsentationen af

Bedre balance I,

mens ca. en sjettedel har op-

levet et fald i sygefraværet. Sygefraværet for de øvrige institutioner er uændret. Det skal

dog bemærkes, at sygefravær og rekruttering kan være påvirket af andre forhold end ud-

flytningen, fx konjunkturerne på arbejdsmarkedet.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

Halvdelen af de udflyttede institutioner har oplyst, at udflytningen har påvirket driften ne-

gativt, bl.a. i form af længere sagsbehandlingstider. De øvrige institutioner har ikke ople-

vet negative konsekvenser for opgavevaretagelsen.

Finansministeriet har etableret en procedure for opfølgning på udflytningens fremdrift, øko-

nomi og kortsigtede konsekvenser med udgangspunkt i en nulpunktsmåling for produktio-

nen. Ministeriet vil fortsat følge op på udflytningens konsekvenser for institutionernes øko-

nomi, produktion og personale også for de institutioner, der er omfattet af den efterfølgen-

de udflytningsrunde,

Bedre balance II.

Rigsrevisionen finder, at Finansministeriet bør fast-

lægge præcise retningslinjer for, hvordan institutionerne skal registrere deres udgifter til

udflytning, for at få en mere ensartet og præcis opgørelse af de samlede udgifter.

63. Dette kapitel giver en foreløbig status på udflytningen af statslige arbejdspladser og

viser nogle af de konsekvenser, som udflytningen har haft for de enkelte institutioner. Ud-

flytningen er sket i forskellige tempi, og for enkelte institutioner er den endnu ikke påbe-

gyndt. Derfor varierer antallet af institutioner i de forskellige analyser og figurer i kapitlet.

RIGSREVISIONENS

SPØRGESKEMA-

UNDERSØGELSE

Spørgeskemaundersøgelsen,

der omfatter 42 institutioner,

er besvaret i perioden februar-

marts 2018. Analyserne afspej-

ler status frem til dette tids-

punkt. Spørgeskemaet er sendt

til institutioner, der er omfattet

Bedre balance I.

Da Finans-

ministeriet anvender en anden

organisatorisk opdeling af en-

kelte institutioner end Rigsrevi-

sionen, opgør de antallet af ud-

flyttede institutioner til 44.

64. Data i dette afsnit stammer til dels fra en spørgeskemaundersøgelse, som vi har fore-

taget blandt de institutioner, der er omfattet af

Bedre balance I.

Oplysningerne er angivet

af institutionerne selv og er kun kvalitetssikret af os i de tilfælde, hvor vi har vurderet, at

der var risiko for, at oplysningerne var fejlbehæftede. Det har været op til institutionerne

selv, hvem der har besvaret spørgeskemaet. Herudover har vi inddraget oplysninger fra Fi-

nansministeriets seneste status på udflytningen, der blev indhentet i april 2018 og offent-

liggjort i maj 2018, samt opgørelser fra Bygningsstyrelsen.

4.1. STATUS PÅ UDFLYTNINGEN AF STATSLIGE

ARBEJDSPLADSER

65. Det fremgår af

Bedre balance I,

at arbejdspladserne bør flyttes så hurtigt som muligt,

men at de fysiske flytninger samlet set forventes at strække sig over flere år. Ifølge insti-

tutionernes implementeringsplaner planlagde langt de fleste institutioner at afslutte ud-

flytningen i 2016 eller 2017. Figur 5 viser, hvornår institutionerne har afsluttet eller forven-

ter at afslutte udflytningen.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

FIGUR 5

STATUS PÅ UDFLYTNINGERNE

Afsluttet

Ikke afsluttet

2016

2017

2018

2019

2020

Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, Civilstyrelsen og Det Grønne Museum forventes udflyttet i 2018.

Søfartsstyrelsen forventes udflyttet i 2019.

SKAT, Udlændingestyrelsen, Banedanmark, Danmarks Akkrediteringsinstitution, Danmarks Evaluerings-

institut og Danida Fellowship Centre forventes udflyttet i 2020.

Note: Landbrugsstyrelsen er i 2017 flyttet til midlertidige lokaler.

Kilde: Rigsrevisionens spørgeskemaundersøgelse og Finansministeriets statusnotat fra maj 2018.

Det fremgår af figur 5, at hovedparten af institutionerne afsluttede udflytningen i løbet af

2016 eller 2017. 3 institutioner forventer at afslutte udflytningen i 2018, 1 i 2019 og 6 i

2020. Der er forskellige hensyn, der bevirker, at de fysiske flytninger for enkelte institutio-

ner tager længere tid. Fx planlagde Beskæftigelsesministeriet fra start en længere pro-

ces for udflytning af Arbejdsmarkedets Erhvervssikring med forventet afslutning i 2018,

da produktionen i forvejen var udfordret af lange sagsbehandlingstider og et forældet it-

system. Hensynet til produktionen og til en god overdragelse af opgaver til ATP var såle-

des vigtigere end en hurtig udflytning.

66. Blandt de institutioner, der endnu ikke har afsluttet udflytningen, har Udlændingesty-

relsen, Danmarks Evalueringsinstitut, Danida Fellowship Centre og Danmarks Akkredite-

ringsinstitution oplyst, at de endnu ikke har påbegyndt den fysiske flytning, fordi de af-

venter afklaring om deres nye lokaler. Ifølge Finansministeriets nyeste statusnotat var

ca. 2.737 årsværk udflyttet i april 2018, svarende til ca. ⅔ af de planlagte flytninger.

67. Ifølge Finansministeriets opgørelse fra april 2018 er 16 ud af 44 institutioners udflyt-

ning blevet forsinket i forhold til deres oprindelige tidsplan, hvilket svarer til, at 36 % af

institutionerne er blevet forsinket. De resterende institutioner er enten udflyttet på det

planlagte tidspunkt eller hurtigere. Den primære årsag til forsinkelser er udfordringer med

lokaler i de byer, institutionerne skal udflyttes til.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

I boks 11 viser vi de norske og svenske erfaringer med tidsplaner for udflytninger.

BOKS 11

TIDSPLAN FOR UDFLYTNINGER I NORGE OG SVERIGE

I både Norge og Sverige er udflytningerne gennemført så hurtigt som muligt for at minimere

tiden med dobbeltbemanding og nedbringe risikoen for videnstab. I Norge har Kommunal- og

Moderniseringsdepartementet forhandlet med de enkelte ministerier om tidsrammen for ud-

flytningen. I Sverige har alle institutioner som udgangspunkt fået 1-1�½ år til at gennemføre

udflytningen.

Det fremgår af boks 11, at både de norske og svenske myndigheder, i lighed med de danske,

planlægger med en hurtig udflytning af statslige institutioner.

Institutionernes udgifter til udflytning

ENGANGSUDGIFTER

Institutionerne angav de for-

ventede engangsudgifter for-

delt på 3 kategorier:

• flytte- og etableringsudgif-

ter (bl.a. istandsættelse og

indretning, opsætning af it

og eventuel dobbelt husleje)

• personalepolitiske udgifter

(bl.a. dobbeltbemanding og

fastholdelsestiltag)

• personalerelaterede udgifter

(bl.a. rekruttering, fratrædel-

sesgodtgørelse og rejseud-

gifter til pendlere).

TABEL 6

68. Implementeringsplanerne fra januar 2016 indeholdt ministeriernes skøn over, hvor sto-

re engangsudgifter de forventede i forbindelse med udflytningen i 2016-2019 fordelt på 3

kategorier. Tabel 6 viser det oprindelige skøn fra implementeringsplanerne og Finansmini-

steriets løbende opfølgninger på engangsudgifterne.

SKØN OVER SAMLEDE ENGANGSUDGIFTER TIL UDFLYTNINGEN

(Mio. kr.)

Januar 2016

(implementeringsplaner)

Oktober 2016

April 2017

September 2017

April 2018

Ministeriernes udgifter

852,4

828,9

800,4

763

737,1

Fællesudgifter

71,1

I alt

910,4

886,9

871,5

834,1

808,2

Omfatter bl.a. ekstraordinære omkostninger til Bygningsstyrelsen i forbindelse med lokalisering af de

øvrige statslige institutioner og udgifter til finansiering af Jagt- og Skovbrugsmuseets bygningstilpas-

ninger, der ikke er indeholdt i den løbende huslejebetaling.

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af Finansministeriets opgørelser.

Det fremgår af tabel 6, at de estimerede engangsudgifter samlet set beløb sig til 852,4 mio.

kr. i implementeringsplanerne fra januar 2016. Beløbet blev efterfølgende nedjusteret, i

takt med at institutionerne gennemførte udflytningerne. Det oprindelige skøn for engangs-

udgifter til flytningen har således været højere end de senere opgørelser over afholdte og

forventede engangsudgifter, der også delvist er baseret på skøn. I den seneste opfølgning

til Finansministeriet var beløbet nedjusteret til 737 mio. kr.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

Det fremgår af ministeriernes indberetninger til Finansministeriet, at nedjusteringen bl.a.

skyldtes, at andelen af medarbejdere, der fulgte med arbejdspladsen, blev lavere end in-

stitutionerne havde skønnet. Der blev derfor ikke i så høj grad som forventet gjort brug af

fastholdelsestiltag som pendlerpakker, bonusordninger, flyttegodtgørelse mv. Ikke alle ud-

flytninger er dog blevet billigere end forventet, fx er Banedanmarks skøn blevet opjuste-

ret med 4,5 mio. kr. på grund af øgede udgifter til midlertidige lejemål i Ringsted. Opgørel-

sen omfatter ikke eventuelle omkostninger i forhold til udflytningens konsekvenser for in-

stitutionernes produktion i form af fx lavere produktivitet og kvalitet samt længere sags-

behandlingstider.

Ud over ministeriernes forventede engangsudgifter lavede Finansministeriet et skøn over

fællesudgifter til bl.a. Bygningsstyrelsens arbejde med at finde lokaler. Det fremgår af ta-

bel 6, at det oprindelige skøn for fællesudgifter var på 58 mio. kr., men det blev senere op-

justeret til 71,1 mio. kr. Samlet set er de estimerede engangsudgifter ifølge Finansmini-

steriets opgørelser faldet fra 910,4 mio. kr. i januar 2017 til 808,2 mio. kr. i april 2018. I fi-

nansloven for 2016 blev der afsat en reserve på 400 mio. kr., der kunne medgå til finansie-

ring af udgifter vedrørende udflytningen af statslige arbejdspladser. Folketinget godkend-

te dermed, at ministerierne kunne afholde udgifter inden for eksisterende bevillinger til ud-

flytningen, også hvis udgifterne oversteg den afsatte reserve.

69. Finansministeriets opgørelser over samlede engangsudgifter er behæftet med nogen

usikkerhed, da skønnene både indeholder de afholdte udgifter på opgørelsestidspunktet

og de forventede fremtidige udgifter. Finansministeriet udsendte i slutningen af 2015 et

bilag med en række omkostningselementer, som ministerierne skulle indregne i skønnet

over udflytningens engangsudgifter. Der blev imidlertid ikke fastsat præcise retningslin-

jer for opgørelsen af de afholdte og forventede udgifter, som ministerierne løbende har ind-

berettet. Præcise retningslinjer kan være med til at sikre en ensartet og præcis opgørelse

og registrering af løn, driftsomkostninger og indirekte omkostninger relateret til udflytnin-

gen. Vi har i forbindelse med undersøgelsen af de 4 institutioner konstateret, at institutio-

nernes interne udgifter til fx rekruttering ikke altid medregnes. Endelig viste vores gennem-

gang, at Nævnenes Hus i indberetningen til Finansministeriet fra september 2017 ved en

fejl havde angivet de samlede afholdte og forventede engangsudgifter til 64,3 mio. kr. Sty-

relsen har efterfølgende korrigeret denne opgørelse til 26,2 mio. kr.

70. Vi har undersøgt, om udflytningen har medført ændringer i institutionernes løbende

driftsudgifter, dvs. om institutionerne har fået merudgifter eller besparelser i den løben-

de drift som følge af udflytningen. For nogle af de institutioner, der kun har været udflyt-

tet en kortere periode og derfor ikke kender de faktiske løbende driftsudgifter, anvender

vi tal for deres forventede løbende driftsudgifter.

71. Samlet set har hovedparten af institutionerne fået ændret sammensætningen af de

løbende driftsudgifter som følge af udflytningen. For en række af institutionerne er det

ikke muligt at sammenligne driftsudgifterne før og efter udflytningen, da kun dele af in-

stitutionen udflyttes, og det derfor ikke er muligt at opgøre de tidligere driftsudgifter for

denne del af institutionen. Figur 6 viser 3 kategorier, hvor institutionerne forventer, at ud-

flytningen vil medføre varige ændringer af driftsomkostninger. Institutionernes husleje-

udgifter undersøges nærmere i afsnit 4.3.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

FIGUR 6

ÆNDRINGER I LØBENDE DRIFTSUDGIFTER

Personaleomkostninger

(32 svar)

Højere omkostninger

Rejser og befordring

(37 svar)

Uændrede omkostninger

Køb af varer og tjenesteydelser

(31 svar)

Lavere omkostninger

Kilde: Rigsrevisionens spørgeskemaundersøgelse.

Det fremgår af figur 6, at der på tværs af institutionerne er stor variation i, hvordan de for-

skellige omkostningstyper forventes at blive påvirket af udflytningen. Hovedparten af in-

stitutionerne har oplyst, at de har uændrede eller faldende personaleudgifter og uændre-

de eller faldende udgifter til køb af varer og tjenesteydelser. Kun for Bygningsstyrelsen og

Landbrugsstyrelsen forventes udgifter til køb af varer og tjenesteydelser at blive varigt

forhøjet. For Landbrugsstyrelsen skyldes dette øgede udgifter til at drive Augustenborg

Slot. Nævnenes Hus forventer derimod, at udgifterne til køb af varer og tjenesteydelser

på sigt vil blive lavere, da fusionen af en række nævn har gjort det muligt at effektivisere

og opnå stordriftsfordele. Størstedelen af institutionerne har angivet, at de forventer hø-

jere rejse- og befordringsudgifter som følge af udflytningen, mens kun Socialstyrelsen for-

venter færre udgifter til rejser og befordring. Det skal bemærkes, at Socialstyrelsen er den

eneste institution, der tidligere var delt på 2 lokationer, og som nu er blevet samlet på én

lokation.

Finansiering af udflytningerne

72. Der var afsat en central pulje på finansloven for 2016 og 2017, som blev anvendt til

medfinansiering af engangsudgifter til udflytningen. På finansloven for 2016 blev der un-

der Finansministeriet afsat 400 mio. kr. som reserve til udmøntning i finansåret 2016, der

kunne medgå til finansiering af udgifter vedrørende udflytning af statslige arbejdspladser.

På finansloven for 2017 blev der afsat yderligere knap 190 mio. kr., som blev indarbejdet

direkte i institutionernes rammer for 2017 og frem. Puljen blev fordelt mellem de berørte

ministerier af Finansministeriet på baggrund af en fordelingsnøgle, hvor 50 % blev fordelt

på baggrund af det antal af årsværk, som ministeriet skulle udflytte, og 50 % blev fordelt

ud fra ministeriernes skøn over engangsudgifter til udflytningerne i implementeringspla-

nerne. De resterende udgifter til udflytningen er afholdt inden for ministeriernes økonomi-

ske ramme.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

73. Der er imidlertid nogle institutioner, der også har fået en bevillingsforøgelse som følge

af udflytningen som delvis kompensation for varige meromkostninger. Fx har Landbrugs-

styrelsen fået en bevillingsforhøjelse på i alt 77,4 mio. kr. i perioden 2016-2020, mens Geo-

datastyrelsen i samme periode har fået en bevillingsforhøjelse på 10,2 mio. kr.

74. I boks 12 viser vi de norske og svenske erfaringer med finansieringen af udflytningen

af statslige arbejdspladser.

BOKS 12

FINANSIERING AF UDFLYTNINGER I NORGE OG SVERIGE

Hverken i Norge eller Sverige er de seneste udflytninger af statslige arbejdspladser finansie-

ret af en central pulje. Midler til udflytning findes i stedet inden for ministeriernes almindeli-

ge driftsbudgetter. Ministerierne kan dog forhandle om øgede bevillinger i de årlige økonomi-

forhandlinger.

Det fremgår af boks 12, at Norge og Sverige, i modsætning til Danmark, ikke afsætter mid-

ler til udflytning af statslige arbejdspladser i en central pulje.

RESULTATER

Undersøgelsen viser, at de samlede forventede engangsudgifter til udflytningen er redu-

ceret fra 910 mio. kr. i januar 2016 til 808 mio. kr. i april 2018. Opgørelsen er baseret på Fi-

nansministeriets oplysninger og er behæftet med en vis usikkerhed, hvilket bl.a. skyldes,

at der ikke er fastlagt præcise retningslinjer for registrering af udgifter til udflytningen.

Ud over de midler, institutionerne har fået til engangsudgifter fra den centrale pulje på

Finansloven, har nogle institutioner fået forhøjet deres bevilling som delvis kompensation

for højere løbende driftsudgifter som følge af udflytningen. For mange af institutionerne

er sammensætningen af driftsudgifter ændret på grund af udflytningen, fx er udgifterne

til rejser og befordring steget hos mange institutioner.

4.2.

ÆNDRINGER I INSTITUTIONERNES HUSLEJE

75. Udgifter til lokaler udgør en væsentlig del af institutionernes løbende driftsudgifter. Fi-

gur 7 viser differencen i institutionernes udgifter pr. m

før og efter udflytningen. Det be-

mærkes, at det kun har været muligt at opgøre husleje før og efter udflytningen for 27 in-

stitutioner, da nogle institutioner endnu ikke kender deres fremtidige husleje, og institu-

tioner, der har flyttet medarbejdere mellem eksisterende enheder, ikke kan opgøre husle-

jen for enkelte enheder i institutionen.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

FIGUR 7

ÆNDRING I KVADRATMETERPRIS EFTER UDFLYTNING

1.000

500

-500

-1.000

-1.500

Patent- og Varemærkestyrelsen

Erhvervsstyrelsen

Ankestyrelsen

Styrelsen for Patientsikkerhed

Rådet for Socialt Udsatte

Energistyrelsen

Det Frie Forskningsråd

Søfartsstyrelsen

Miljøstyrelsen

GEUS

Udbetaling Danmark

Bygningsstyrelsen

Arbejdsmarkedets Erhvervssikring

Statens Administration

Spillemyndigheden

Geodatastyrelsen

Arbejdstilsynet

Banedanmark

Civilstyrelsen

Børnerådet

Slots- og Kulturstyrelsen

Færdselsstyrelsen og Taksationskommissionen

Socialstyrelsen

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering

Havarikommissionen for Civil Luftfart og Jernbane

Naturstyrelsen

DMI

Note: Kvadratmeterpriserne er opgivet pr. år. Oplysningerne om Banedanmark vedrører alene udflytningen til Fredericia og ikke til Ringsted.

Kilde: Rigsrevisionens på baggrund af oplysninger fra Finansministeriet.

Figur 7 viser, at 22 af de udflyttede institutioner har fået lavere husleje pr. m

efter udflyt-

ningen, mens 5 institutioner har fået en højere kvadratmeterpris. Færdselsstyrelsen, Ba-

nedanmark (Fredericia) og Civilstyrelsen har opnået de største besparelser pr. m

. Bane-

danmarks udflytning til Ringsted indgår ikke i figuren, men det fremgår af Banedanmarks

opfølgningen til Finansministeriet, at huslejen i Ringsted vil blive større end i de ældre lo-

kaler i Vasbygade. Naturstyrelsen, de udflyttede dele af Arbejdstilsynet og GEUS har efter

udflytningen fået højere husleje pr. m

, men både Arbejdstilsynet og GEUS har samtidig

reduceret arealet i forhold til antallet af medarbejdere, så husleje pr. årsværk er lavere i

de tilflyttede lokaler. Omvendt kan nogle institutioner have fået et større areal i forbindel-

se med udflytningen. Arbejdstilsynet er i gang med en plan for, hvordan udgifter til husle-

jen i hovedstadsområdet kan minimeres.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

De 27 institutioner, der fremgår af figur 7, havde i gennemsnit en årlig husleje på 1.426 kr.

pr. m

inden udflytningen og 1.089 kr. pr. m

efter udflytningen, svarende til en besparelse

på 337 kr. pr. m

. Opgjort i forhold til årsværk faldt disse institutionernes gennemsnitlige

årlige husleje med 8.909 kr. fra 34.951 kr. pr. årsværk inden udflytningen til 26.042 kr. pr.

årsværk efter udflytningen. Det svarer til, at de udflyttede institutioners husleje er faldet

med 24 % pr. m

og med 25 % pr. årsværk.

76. I vores opgørelse indgår kun de udflyttede enheder, og vi har ikke opgjort, om staten

samlet set har fået merudgifter til husleje, fx som følge af at nogle institutioner er blevet

delt eller har bevaret deres hidtidige lokaler i hovedstadsområdet. Undersøgelsen viser, at

nogle institutioner ikke har fraflyttet lokaler svarende til det antal årsværk, der er fraflyt-

tet. Fx giver Landbrugsstyrelsens lejekontrakt ikke mulighed for at afhænde alle de loka-

ler i København, som de fraflyttede medarbejdere anvendte.

77. Vi har undersøgt, om staten som følge af udflytningen har haft midlertidige udgifter

til tomme lokaler i hovedstadsområdet, som ikke betales af de enkelte udflyttede institu-

tioner. Staten har udgifter til tomme lokaler i tilfælde, hvor staten ejer bygninger eller har

lejet dem for en længere periode, og hvor lokalerne ikke er lejet ud til anden side, idet der

afventes en samlet tilpasning af statens lokaleforbrug i hovedstadsområdet. Det er Byg-

ningsstyrelsen, der afholder udgifterne til de tomme lokaler, da det er dem, der fungerer

som udlejer på vegne af staten.

Oprindeligt var det planen, at Bygningsstyrelsen skulle udarbejde et beslutningsoplæg om

optimering af lokaleanvendelsen i hovedstadsområdet i forlængelse af den første udflyt-

ningsrunde. Oplægget skulle efter planen behandles af regeringen i foråret 2016, men blev

udskudt, da der opstod usikkerhed om tidsplanen for nogle af de planlagte udflytninger.

Derefter blev det meldt ud, at regeringen ville beslutte yderligere udflytninger i slutningen

af 2017. Det betød, at det ikke var optimalt at flytte institutioner rundt i hovedstadsområ-

det, som måske skulle flyttes ud af hovedstadsområdet umiddelbart efter. Der er endnu

ingen afklaring af lokaleanvendelsen i hovedstadsområdet, men det fremgår af

Bedre ba-

lance II,

at regeringen medio 2018 vil tage initiativ til en større tilpasning af statens loka-

leforbrug i København.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

78. Tabel 7 viser de kontorlejemål i hovedstadsområdet, der står tomme som følge af

Bed-

re balance I,

og hvor Bygningsstyrelsen har overtaget udgifterne.

TABEL 7

TOMME KONTORLOKALER I HOVEDSTADSOMRÅDET SOM FØLGE AF

BEDRE BALANCE I

Start på tomgangsperiode

Moderniseringsstyrelsen,

Sankt Annæ Palæ

1. januar 2017

1. april 2017

1. august 2017

Arbejdsmarkedets Erhvervssikring,

Æbeløgade 1

Patent- og Varemærkestyrelsen,

Helges høj Alle 81

I alt

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af materiale fra Bygningsstyrelsen.

Areal

4.374 m

788 m

237 m

1.458 m

1.781 m

8.638 m

Tomgangsudgift i 2017

5,2 mio. kr.

0,7 mio. kr.

0,4 mio. kr.

1,0 mio. kr.

0,8 mio. kr.

8,1 mio. kr.

1. april 2017

1. juni 2017

Det fremgår af tabel 7, at staten har 8.638 ledige kvadratmeter i hovedstadsområdet som

følge af udflytningen, og at staten i 2017 havde udgifter hertil for 8,1 mio. kr. Det fremgår

videre, at tomgangsperioderne er startet på forskellige tidspunkter, og at kun Modernise-

ringsstyrelsens tidligere lokaler har stået tomme i hele 2017.

79. Da lejemålene endnu ikke er udlejet, har staten også udgifter til tomme lokaler i 2018.

Udgifterne til tomme kontorlokaler i hovedstadsområdet reducerer de huslejebesparelser,

som staten som helhed har opnået ved udflytningen af statslige arbejdspladser.

RESULTATER

Undersøgelsen viser, at hovedparten af de udflyttede institutioner har fået lavere husleje

som følge af udflytningen. Der er imidlertid også institutioner, der har fået højere eller for-

venter at få højere husleje efter udflytningen. Institutionerne har i gennemsnit reduceret

huslejen med ca. 337 kr. pr. m

, svarende til 24 %, og med godt 8.909 kr. pr. årsværk, sva-

rende til 25 %, efter udflytningen. I 2017 havde staten såkaldte tomgangsudgifter på 8,1

mio. kr. til 8.638 m

tomme lokaler i hovedstadsområdet. Lokalerne står stadig tomme, og

udgifterne reducerer de huslejebesparelser, som staten som helhed har opnået ved udflyt-

ningen af statslige arbejdspladser. Der er endnu ikke en afklaring på den fremtidige anven-

delse, men regeringen vil medio 2018 tage initiativ til en tilpasning af statens lokaler i ho-

vedstadsområdet.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

4.3. KONSEKVENSER FOR INSTITUTIONERNES BEMAN-

DINGSSITUATION OG OPGAVELØSNING

80. Vi har undersøgt de foreløbige konsekvenser af udflytningen for institutionernes be-

mandingssituation. Vi har undersøgt, i hvor stort omfang medarbejderne er fulgt med de-

res arbejdsplads, og om institutionerne har haft flere vakante stillinger under udflytningen.

Derudover har vi undersøgt, om de udflyttede institutioner er lykkedes med at fastholde

personalet efter udflytningen, og hvordan sygefraværet har udviklet sig for medarbejder-

ne i de udflyttede institutioner.

81. Ifølge Finansministeriet var der i april 2018 udflyttet 2.738 arbejdspladser, hvoraf 26 %

var besat af medarbejdere, der var fulgt med fra institutionernes tidligere kontorer i hoved-

stadsområdet. De udflyttede arbejdspladser svarer til 2.649 årsværk. Antallet af medflyt-

tede medarbejdere er behæftet med en vis usikkerhed, da der løbende sker en naturlig af-

gang af medarbejdere. I ministeriernes indmeldinger til Finansministeriet er det ikke præ-

ciseret, om antallet af medflyttede medarbejdere er opgjort på udflytningstidspunktet el-

ler på et senere tidspunkt. Andelen af medflyttere kan aldrig blive 100 %, da opgørelsen

også omfatter vakante årsværk og nyoprettede stillinger.

82. Vi har spurgt, om institutionerne, i perioden fra oktober 2015 til udflytningen var afslut-

tet, havde flere vakante stillinger end normalt, dvs. før oktober 2015. Flere vakante stillin-

ger end normalt i denne periode medfører, at institutionerne bliver udfordret på produktio-

nen, allerede inden udflytningen gennemføres. Figur 8 viser fordelingen af institutioner i

forhold til, om de har flere vakante stillinger end normalt.

Medarbejdere, der er fulgt med

institutionen, kan både være

medarbejdere, der pendler, og

medarbejdere, der fysisk er flyt-

tet med arbejdspladsen.

FIGUR 8

VAKANTE STILLINGER UNDER UDFLYTNINGEN

59 %

41 %

Flere vakancer

Ikke flere vakancer

Note: Omfatter svar fra 41 institutioner.

Kilde: Rigsrevisionens spørgeskemaundersøgelse.

Det fremgår af figur 8, at ca. 59 % af institutionerne oplevede at have flere vakante stil-

linger end normalt i perioden fra oktober 2015 til udflytningen var afsluttet. Fx oplevede

Ankestyrelsen en stigning i personaleomsætningen fra udmeldingen om udflytning og frem

til gennemførelsen medio 2016, og medarbejdere placeret i København havde en overhyp-

pighed i opsigelser i forhold til andre medarbejdere i styrelsen. Slots- og Kulturstyrelsen

havde mange opsigelser i perioden frem til udflytningen medio 2017, særligt blandt che-

fer og akademikere. Det skal understreges, at det øgede antal vakancer også kan være på-

virket af andre forhold end udflytningen, fx en højkonjunktur på arbejdsmarkedet.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

83. Figur 9 viser fordelingen af institutionerne ud fra, om de efter udflytningen har haft van-

skeligere ved at rekruttere medarbejdere med de rette kvalifikationer sammenlignet med

før udflytningen.

FIGUR 9

REKRUTTERING EFTER UDFLYTNINGEN

35 %

65 %

Sværere ved at rekruttere

Ikke sværere ved at rekruttere

Note: Omfatter svar fra 36 institutioner.

Kilde: Rigsrevisionens spørgeskemaundersøgelse.

Det fremgår af figur 9, at ca. 35 % af de udflyttede institutioner har oplyst, at de har haft

vanskeligere ved at rekruttere medarbejdere med relevante kvalifikationer efter udflytnin-

gen. Det er typisk sværest for institutionerne at rekruttere ledere, specialister, akademi-

kere og medarbejdere med erfaring. Fx har Energistyrelsen haft vanskeligt ved at rekrut-

tere akademikere, herunder jurister, med erfaring, på trods af at de har anvendt ekspert-

bistand til rekruttering og omfangsrig annoncering. Miljøstyrelsens kontor i Slagelse har

kun rekrutteret få medarbejdere fra lokalområdet, men har i stedet rekrutteret bredt fra

Midtsjælland, Fyn og Københavnsområdet. Styrelsen bærer derfor præg af at være en pend-

lerarbejdsplads. Det har ikke været vanskeligt for institutionerne at rekruttere nyuddan-

nede og HK’ere.

84. Ved udflytning af statslige arbejdspladser kan medarbejderne blive påvirket af de for-

andringer, der sker på deres arbejdsplads. Vi vurderer derfor, at der er risiko for, at udflyt-

ning af arbejdspladser medfører højere sygefravær. Vi har undersøgt, om sygefraværet i

institutionerne har ændret sig efter præsentationen af

Bedre balance I,

jf. figur 10. Det skal

dog bemærkes, at vi ikke har undersøgt, om stigningen i sygefraværet entydigt kan relate-

res til udflytningen.

FIGUR 10

INSTITUTIONERNES SYGEFRAVÆR EFTER BESLUTNINGEN OM

BEDRE

BALANCE I.

44 %

39 %

17 %

Sygefravær steget

Sygefravær er uændret

Sygefravær er faldet

Note: Omfatter svar fra 41 institutioner.

Kilde: Rigsrevisionens spørgeskemaundersøgelse.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

Det fremgår af figur 10, at der er stor forskel på, hvordan udflytningen har påvirket institu-

tionernes sygefravær. 44 % af institutionerne har oplyst, at sygefraværet er steget, 39 %

har haft uændret sygefravær, og 17 % har oplyst, at der er sket et fald i sygefraværet.

85. Det fremgår af ministeriernes bemærkninger, at der for nogle institutioner er tale om

en meget lille stigning, mens sygefraværet i fx nogle dele af Statens Administration er ste-

get meget i en periode blandt de medarbejdere, der ikke ville følge med arbejdspladsen til

Hjørring. Flere institutioner, fx Naturstyrelsen, har oplyst om en stigning i langtidssygemel-

dinger, og nogle institutioner, fx Danida Fellowship Centre, som endnu ikke er udflyttet, har

oplyst, at sygefraværet steg lige efter offentliggørelsen af

Bedre balance I,

men efterføl-

gende faldt til 2014-niveau. Færdselsstyrelsen oplevede en stigning i sygefravær i perio-

den, hvor medarbejderne blev varslet om, at deres arbejdsplads flyttede. Slots- og Kultur-

styrelsen har oplyst, at der var flere stressrelaterede sygemeldinger som følge af udflytnin-

gen. Styrelsen vurderer, at det dels er på grund af den usikkerhed, udflytningen har skabt

blandt medarbejderne, dels er fordi flere medarbejdere pendler til arbejdspladsen og har

svært ved at få familie- og arbejdsliv til at hænge sammen. Det skal understreges, at æn-

dringer i sygefravær også kan skyldes andre forhold end udflytningen.

86. Vi har bedt institutionerne om at oplyse, om udflytningen har haft konsekvenser for de-

res opgaveløsning. Undersøgelsen viser, at for ca. 42 % af institutionerne har udflytnin-

gen haft negative konsekvenser for opgaveløsningen. De øvrige institutioner har oplyst,

at udflytningen ikke har haft negative konsekvenser for opgaveløsningen, eller at spørgs-

målet ikke er relevant.

87. Figur 11 viser fordelt på 5 kategorier, hvor mange institutioner der har oplevet konse-

kvenser for opgaveløsningen.

FIGUR 11

UDFLYTNINGENS KONSEKVENSER FOR INSTITUTIONERNES OPGAVELØSNING

Faldende produktivitet, herunder sagsbehandlingstider

Faldende kvalitet, fx flere fejl og klagesager

Nedprioritering af ministerbetjening

Nedprioritering af udviklingsopgaver

Nedprioritering af it-understøttelse og andre støttefunktioner

Note: Figuren angiver det antal institutioner, som har oplyst, at udflytningen har haft negative konsekvenser for opgaveløsningen i den givne

kategori. Omfatter svar fra 38 institutioner.

Kilde: Rigsrevisionens spørgeskemaundersøgelse.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

Det fremgår af figur 11, at 16 institutioner har oplyst, at udflytningen har påvirket produk-

tiviteten negativt, og at 7 institutioner har oplyst, at udflytningen har medført et fald i kva-

liteten. I forhold til institutionernes interne opgaver har udflytningen særligt påvirket ud-

viklingsopgaverne og i mindre omfang it- og støttefunktioner. Kun 1 institution har oplyst,

at udflytningen har påvirket ministerbetjeningen negativt. Generelt har de berørte insti-

tutioner peget på, at udflytningens negative konsekvenser er midlertidige, og at de nega-

tive konsekvenser for opgaveløsningen typisk er et resultat af, at erfarne medarbejdere

siger op og erstattes af nye, uerfarne medarbejdere.

88. Slots- og Kulturstyrelsen har oplyst, at der har været videnstab på grund af stor ud-

skiftning i medarbejdergruppen. Sagsbehandlingstiden på alle de udflyttede opgaver er

forøget på grund af udskiftning af medarbejdere og resurser brugt på selve flytningen. Sty-

relsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har for de udflyttede opgaver oplyst, at halvde-

len af sagsområderne er på samme niveau som før udflytningen, mens halvdelen fortsat er

præget af, at nye medarbejdere skal ansættes og oplæres. Styrelsen bemærker dog også,

at der i 2017 er afsluttet flere sager, end der kom ind, og hvis denne produktion fastholdes,

vil sagsbehandlingen på sigt nå samme niveau som før udflytningen.

89. Flere institutioner har oplyst, at der har været fokus på at opretholde produktionen gen-

nem omprioriteringer i opgavevaretagelsen og tilførsel af ekstra resurser til de enheder, der

særligt har været påvirket af udflytningen. Spillemyndigheden har oplyst, at produktionen

har været fastholdt, men at der har været dobbeltbemanding i kortere perioder. Styrelsen

for Forskning og Uddannelse har oplyst, at sekretariatet for Danmarks Frie Forskningsfond

i perioden før, under og i det første år efter udflytningen har haft fokus på at opretholde og

konsolidere drifts- og kernefunktioner. Det har bl.a. betydet, at sekretariatet i en periode

har nedskaleret sine internationale opgaver, ligesom igangsættelsen af visse nye og stør-

re udviklingsopgaver er nedprioriteret. Styrelsen for Patientsikkerhed har oplyst, at der er

brugt betydelige resurser på kvalitetssikring gennem erfarne medarbejdere i København.

RESULTATER

Undersøgelsen viser, at over halvdelen af institutionerne tilkendegiver, at de har eller hav-

de flere vakante stillinger i perioden fra 1. oktober 2015 til det tidspunkt, udflytningen blev

afsluttet. Ca. ⅓ af institutionerne tilkendegiver, at de har haft sværere ved at rekruttere

medarbejdere med de rette kvalifikationer efter udflytningen. Næsten halvdelen af insti-

tutionerne tilkendegiver, at de har oplevet en stigning i sygefraværet i forbindelse med ud-

meldingen og gennemførelsen af udflytningen. Det skal dog bemærkes, at sygefravær og

rekruttering kan være påvirket af andre forhold end udflytningen. Udflytningen har påvir-

ket produktiviteten i godt ⅓ af institutionerne, men har i nogle institutioner også påvirket

it- og støttefunktioner, udviklingsopgaver og kvaliteten i opgaveløsningen. Kun 1 institu-

tion oplyser, at ministerbetjening er blevet påvirket negativt af udflytningen.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

4.4. FINANSMINISTERIETS OPFØLGNING PÅ UDFLYT-

NINGEN

90. Vi har undersøgt, om Finansministeriet har fulgt op på udflytningen.

Bedre balance I

om-

fattede mange institutioner på tværs af stort set alle ministerområder. Det er derfor vig-

tigt, at der foretages en central opfølgning på udflytningens fremdrift og konsekvenser for

institutionernes økonomi, produktion og personale.

91. Efter præsentationen af

Bedre balance I

i oktober 2015 bad Finansministeriet alle de

berørte ministerier om at udarbejde en implementeringsplan og et økonomibilag for hver

af de institutioner, der var berørt af udflytningen. Til dette formål udarbejdede Finansmini-

steriet skabeloner, som ministerierne skulle anvende. Implementeringsplanen og økonomi-

bilaget skulle bl.a. indeholde oplysninger om antal arbejdspladser, der skulle flyttes, over-

ordnet tidsplan, forventede implementeringsudgifter og nøgletal for produktionen, herun-

der nulpunktsmålinger for produktivitet/kvalitet før udflytningen. Formålet med nulpunkts-

målingerne var at muliggøre, at udviklingen i fx sagsbehandlingstid, sagsmængde eller

brugertilfredshed kunne følges over tid.

92. Finansministeriet har én gang i 2016, 3 gange i 2017 og én gang i 2018 fulgt op på im-

plementeringen af

Bedre balance I.

Det er sket ved, at de berørte institutioner er blevet bedt

om at give en status på de enkelte punkter i implementeringsplanen, herunder om tidspla-

nen er fulgt, og om produktionen har ændret sig i forhold til nulpunktsmålingerne. På den

baggrund har Finansministeriet udarbejdet et statusnotat med en oversigt over alle udflyt-

ningerne og et notat om forsinkelser i forbindelse med at finde og klargøre lokaler. Doku-

menterne er blevet behandlet på regeringsmøder, hvorefter faktaarkene er blevet offent-

liggjort. Den seneste opfølgning er fra april 2018.

Derudover har Finansministeriet foretaget en erfaringsopsamling i efteråret 2017. Erfarings-

opsamlingen blev offentliggjort i januar 2018 samtidig med regeringens præsentation af

Bedre balance II.

Finansministeriets erfaringsopsamling viste, at institutioner, der har af-

sluttet udflytningen, klarer sig bedre end institutioner, som har påbegyndt udflytningen,

men ikke afsluttet den. Regeringen har derfor ønsket, at udflytningerne i den nye udflyt-

ningsrunde skal gennemføres så hurtigt, som det er praktisk muligt under skyldige økono-

miske hensyn.

93. Målsætningen for

Bedre balance I

var at opnå en bedre balance og udvikling i hele lan-

det og sikre, at statslige institutioner er tættere på borgere og virksomheder. Finansmini-

steriet har ikke på nuværende tidspunkt planlagt at evaluere de mere langsigtede effekter

af udflytningen. Finansministeriet har oplyst, at det fortsat vil gennemføre løbende opfølg-

ninger på udflytningen, og at mere langsigtede evalueringer vil blive gennemført, hvis mi-

nisteriet på et senere tidspunkt vurderer, at det er nødvendigt.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

FORELØBIG STATUS FOR UDFLYTNINGEN

RESULTATER

Undersøgelsen viser, at Finansministeriet med udgangspunkt i nulpunktsmålinger har etab-

leret og fulgt en procedure for løbende opfølgning på udflytningens fremdrift og konsekven-

ser på kort sigt for institutionernes økonomi, produktion og personale. Rigsrevisionen kan

konstatere, at ministeriets opfølgning også omfatter institutioner, der er omfattet af den

kommende udflytningsrunde i

Bedre balance II.

Finansministeriet har herudover gennemført en erfaringsopsamling, der beskriver de erfa-

ringer, som de berørte institutioner har gjort sig frem til efteråret 2017. Regeringen ønsker,

at udflytningerne i den nye udflytningsrunde gennemføres hurtigere under skyldige økono-

miske hensyn, fordi erfaringsopsamlingen samlet set viste, at det var fordelagtigt at igang-

sætte og gennemføre flytningerne hurtigt.

Rigsrevisionen, den 13. juni 2018

Lone Strøm

/Inge Laustsen

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

STATSREVISORERNES ANMODNING

BILAG 1. STATSREVISORERNES ANMODNING

Statsrevisorerne har bedt Rigsrevisionen om at

Vurdere de forarbejder og analyser, der lå til grund for beslutningen om at udflytte

statslige arbejdspladser, samt myndighedernes implementering af beslutningen,

herunder planlægning og gennemførelse af de konkrete udflytninger.

Undersøge institutionernes arbejde med at genetablere driften efter udflytning,

herunder tilvejebringelse af relevante kompetencer og egnede lokaler.

Vurdere de budgetterede i forhold til de faktiske transaktionsomkostninger,

dvs. de umiddelbare engangsomkostninger forbundet med udflytningerne.

Undersøge, hvilke overvejelser der er gjort i forhold til, hvordan man på længere sigt

vil måle effekterne af udflytningen, fx i form af nulpunktsmålinger eller valg af måle-

punkter.

Belyse nogle af udflytningernes økonomiske konsekvenser, fx de gennemsnitlige

udgifter pr. arbejdsplads, der er udflyttet, udgifter til erhvervelse af nye lokaler og

udgifter til afhændelse af fraflyttede lokaler.

Her besvares spørgsmålet

Kapitel 2 og 3.

Kapitel 3.

Kapitel 4.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

METODISK TILGANG

BILAG 2. METODISK TILGANG

Formålet med undersøgelsen er at vurdere, om ministeriernes arbejde med at udflytte stats-

lige arbejdspladser har været varetaget hensigtsmæssigt. Derfor har vi undersøgt følgen-

de:

•

Har beslutningsgrundlaget for at udflytte statslige arbejdspladser indeholdt vurderin-

ger af udflytningens økonomiske og driftsmæssige konsekvenser?

Har ministerierne i deres arbejde med udflytningen haft fokus på at opretholde en for-

svarlig produktion?

Hvad er den foreløbige status for udflytningen af statslige arbejdspladser i forhold til

økonomi, lokaler og personale?

•

I undersøgelsen indgår Finansministeriet, Erhvervsministeriet, Miljø- og Fødevareministe-

riet, Energi-, Forsynings- og Klimaministeriet samt Transport-, Bygnings- og Boligministe-

riet. Herudover har alle de institutioner, som var berørt af den første udflytningsrunde, del-

taget i en spørgeskemaundersøgelse.

Undersøgelsen er afgrænset til perioden juni 2015 - ultimo 2017. Vi inddrager oplysninger

fra april 2018 i vores statusopgørelse for udflytningen i kapitel 4.

Undersøgelsen bygger på dokumentgennemgang og en spørgeskemaundersøgelse blandt

alle udflyttede institutioner. Vi har desuden holdt møder med centrale aktører på området.

Væsentlige dokumenter

Vi har gennemgået en række dokumenter, herunder:

•

regeringsgrundlaget

Sammen for fremtiden

fra juni 2015

•

regeringens pjecer

Bedre balance

fra oktober 2015 og

Bedre balance II

fra januar 2018

•

institutionernes implementeringsplaner og Finansministeriets opfølgninger herpå, inkl.

Finansministeriets statusnotater

•

Finansministeriets erfaringsopsamling fra januar 2018 og institutionernes indmeldinger

til erfaringsopsamlingen

•

finansloven for 2016, 2017 og 2018

•

korrespondance mellem Finansministeriet, Bygningsstyrelsen og de relevante ministe-

rier samt mellem de udvalgte institutioner og deres departementer

•

dokumenter, notater og mødereferater om de 4 institutionernes implementering af be-

slutningen om udflytning

•

huslejekontrakter for lejemål indgået i forbindelse med udflytningen

•

mål- og resultatplaner, kvartalsrapporter og årsrapporter for de 4 institutioner

•

Erfaringsopsamling af flytning af statslige arbejdspladser,

rapport fra november 2017

udarbejdet af Rambøll for Djøf, Dansk Magisterforening og IDA.

Formålet med gennemgangen af dokumenterne har været at få indsigt i de forberedelser,

der lå til grund for beslutningen om udflytning, ministeriernes implementering af beslutnin-

gen om udflytning og status på udflytningen primo 2018.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

METODISK TILGANG

Besøg

Vi har holdt møder med følgende:

•

Finansministeriet, herunder Moderniseringsstyrelsen og Statens Administration

•

Erhvervsministeriet, herunder Nævnenes Hus

•

Miljø- og Fødevareministeriet, herunder Landbrugsstyrelsen i København og i Augusten-

borg

•

Energi-, Forsynings- og Klimaministeriet, herunder Geodatastyrelsen

•

Bygningsstyrelsen.

Formålet med møderne har været at opnå en baggrundsviden om udflytningen af statslige

arbejdspladser.

I forundersøgelsen har vi holdt møder i Sverige med den svenske rigsrevision, Finansdepar-

tementet og Statskontoret. Derudover har vi holdt møder i Norge med Kommunal- og Mo-

derniseringsdepartementet og Fredskorpset. Formålet med disse møder var at undersøge,

hvordan Norge og Sverige arbejder med udflytning af statslige arbejdspladser, med henblik

på at kunne sammenligne beslutningsprocessen forud for den danske udflytning med be-

slutningsprocessen forud for udflytninger i Norge og Sverige. Herudover har vi i forunder-

søgelsen holdt møder med HK Stat og Djøf.

Undersøgelse af 4 udvalgte institutioner

En del af undersøgelsen er baseret på en mere dybdegående analyse af 4 institutioner:

Nævnenes Hus (150,8 årsværk), Statens Administration (228,5 årsværk), Landbrugsstyrel-

sen (374 årsværk) og Geodatastyrelsen (94 årsværk). Tallene i parentes angiver det antal

årsværk, der oprindeligt indgik i udflytningsplanerne. Der er efterfølgende foretaget min-

dre justeringer i institutionernes udflyttede årsværk som følge af bl.a. organisatoriske æn-

dringer og ændringer af opgaveportefølje. De 4 institutioner udgør samlet set 847 årsværk,

svarende til ca. 22 % af de 3.899 årsværk, som regeringen besluttede at udflytte i oktober

2015. Valget af de 4 institutioner er baseret på en række udvælgelseskriterier, som bl.a.

omfattede typen af udflytning, antal årsværk og personalesammensætning. Konklusioner-

ne fra undersøgelsen af de 4 institutioner kan ikke generaliseres til de øvrige udflytninger,

men kan medvirke til at give forskellige perspektiver på de konsekvenser, som forskellige

typer udflytninger kan have.

I forbindelse med udflytningen er de 4 institutioner blevet delt op og/eller samlokaliseret.

Derfor har vi nedenfor specificeret, hvilke dele af de 4 institutioner vi har undersøgt.

•

Statens Administration

Økonomiservicecentret (ØSC), som er flyttet til Hjørring.

•

Landbrugsstyrelsen

De dele af den tidligere NaturErhvervstyrelse, som er flyttet til Augustenborg. Dvs. at un-

dersøgelsen ikke omfatter de dele af den tidligere NaturErhvervstyrelse, som er flyttet

til Tønder, eller de dele af den tidligere Styrelse for Vand- og Naturforvaltning (i dag Mil-

jøstyrelsen), som er flyttet til Augustenborg. Undersøgelsen omfatter dog de flyttede med-

arbejdere, der pr. august 2017 er ressortoverført til Fiskeristyrelsen under Udenrigsmi-

nisteriet.

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

METODISK TILGANG

•

Geodatastyrelsen

Den nye Geodatastyrelse, som er flyttet til Aalborg. Dvs. at undersøgelsen ikke omfatter

Forsvarets Søopmålere, som med udflytningen blev samlokaliseret med Geodatastyrel-

sen i Aalborg, og som bistår styrelsen med søopmåling.

•

Nævnenes Hus

Styrelsen blev etableret den 1. januar 2017 ved en sammenlægning af 14 nævn fra 4 mi-

nisterområder. I undersøgelsen af nævnene i 2016 har vi fokuseret på de nævn, som er

afgivet fra Erhvervsministeriet (8 nævn) og Miljø- og Fødevareministeriet (3 nævn).

Denne afgrænsning gælder ikke kapitel 4, som giver en status på alle udflytninger omfat-

tet af

Bedre balance I.

Opgørelse af udgifter forbundet med udflytningen

I beretningen bringer vi en opgørelse over de samlede afholdte og forventede engangsud-

gifter til bl.a. fastholdelsestiltag, dobbelt husleje og flytning i forbindelse med udflytnin-

gen. Denne opgørelse er baseret på Finansministeriets periodevise opfølgninger på

Bedre

balance I.

Den seneste opgørelse er foretaget i april 2018 og offentliggjort i maj 2018. Vi

estimerer ikke de samlede udgifter forbundet med udflytningen, da udflytningen af nogle

institutioner endnu ikke er afsluttet og i enkelte tilfælde end ikke påbegyndt. Hertil kom-

mer, at det for mange af institutionerne ikke er muligt at opgøre de eksakte omkostninger

forbundet med udflytningen. Det skal endvidere bemærkes, at denne opgørelse alene om-

fatter de direkte udgifter relateret til flytningen. Opgørelsen omfatter ikke omkostninger

i relation til udflytningens eventuelle konsekvenser for institutionernes produktion, fx la-

vere produktivitet og kvalitet samt længere sagsbehandlingstider. Vi undersøger heller ik-

ke udflytningens langsigtede effekter for driften i de berørte institutioner, da det endnu

er for tidligt at vurdere.

Spørgeskemaundersøgelsen

Formålet med spørgeskemaundersøgelsen er at give en foreløbig status på udflytningen.

Undersøgelsen var udarbejdet som et elektronisk spørgeskema, der blev sendt til én kon-

taktperson i alle de institutioner, som var udflyttet eller skulle udflyttes. Spørgeskemaer-

ne blev sendt ud medio februar 2018 med en svarfrist på 2 uger. Skemaerne bestod af en

række lukkede spørgsmål, da det havde til formål at indsamle en række faktuelle oplysnin-

ger om de berørte institutioners økonomi, opgavevaretagelse og personalemæssige for-

hold. Skemaet blev pilottestet af 2 af institutionerne, hvorefter mindre rettelser blev ind-

arbejdet. Spørgeskemaet er sendt til 42 institutioner, og svarprocenten er 100. Kystdirek-

toratet, som er en del af Naturstyrelsen, er ved en fejl ikke med i spørgeskemaundersøgel-

sen. Kystdirektoratets udflytning omfatter 15 årsværk.

Institutioner, der indgår i spørgeskemaundersøgelsen

* = Udflytning af dele af institutionen.

•

Ankestyrelsen*

•

Arbejdstilsynet*

ATP – Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (tidligere Arbejdsskadestyrelsen)

ATP/UDK – Statens Administrations Finansservicecenter*

ATP/UDK-funktioner for BM

Banedanmark*

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

METODISK TILGANG

•

Bygningsstyrelsen*

•

Børnerådet

•

Civilstyrelsen

•

Danida Fellowship Centre

•

Danmarks Akkrediteringsinstitution

•

Danmarks Evalueringsinstitut

•

Danmarks Meteorologiske Institut*

•

De Nationale Geologiske Undersøgelser for Danmark og Grønland*

•

Det Grønne Museum

•

Energinet.dk*

•

Energistyrelsen*

•

Erhvervsstyrelsen*

•

Forsvarets Søopmålere

•

Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse*

•

Færdselsstyrelsen

•

Geodatastyrelsen

•

Havarikommissionen for Civil Luftfart og Jernbane

•

Landbrugsstyrelsen* (herunder de flyttede medarbejdere, der pr. august 2017 er ressort-

overført til Fiskeristyrelsen under Udenrigsministeriet)

•

Miljøstyrelsen*

•

Nationalt Center for Undervisning i Natur, Teknik og Sundhed

•

Naturstyrelsen

•

Nævnenes Hus

•

Patent- og Varemærkestyrelsen*

•

Rådet for Socialt Udsatte

•

SKAT*

•

Skatteankestyrelsen*

•

Slots- og Kulturstyrelsen*

•

Socialstyrelsen

•

Spillemyndigheden

•

Statens Administration

•

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR)*

•

Styrelsen for Forskning og Innovation (Det Fri Forskningsråd)*

•

Styrelsen for Patientsikkerhed*

•

Søfartsstyrelsen

•

Taksationssekretariatet

•

Udlændingestyrelsen.

Standarderne for offentlig revision

Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision. Standar-

derne fastlægger, hvad brugerne og offentligheden kan forvente af revisionen, for at der

er tale om en god faglig ydelse. Standarderne er baseret på de grundlæggende revisions-

principper i rigsrevisionernes internationale standarder (ISSAI 100-999).

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

ORDLISTE

BILAG 3. ORDLISTE

Engangsudgift

Finansministeriet bad institutionerne angive et skøn over de samlede engangsudgifter til udflytnin-

gen i et økonomibilag til implementeringsplanen. I bilaget havde Finansministeriet angivet 3 katego-

rier for udgifter og defineret, hvad de hver især omfattede.



personalerelaterede udgifter (bl.a. rekruttering, fratrædelsesgodtgørelse og rejseudgifter til pend-

lere)



flytte- og etableringsudgifter (bl.a. istandsættelse og indretning, opsætning af it og eventuel dob-

belt husleje)



andre personalepolitiske tiltag (dobbeltbemanding og fastholdelsestiltag).

Institutionerne har efterfølgende 5 gange opdateret deres skøn for engangsudgifter i forbindelse

med Finansministeriets opfølgninger på udflytningen.

Fastholdelsestiltag

Institutionerne iværksatte forskellige tiltag for at fastholde medarbejdere i forbindelse med udflyt-

ningen. Fx fastholdelsesbonus, løntillæg, forfremmelse, pendlerordninger, hjemmearbejdsdage og

fleksible arbejdstider.

Finansministeriet offentliggjorde i januar 2018 rapporten

Erfaringsopsamling – Bedre balance

med

erfaringer fra 1. udflytningsrunde. Erfaringsopsamlingen gav et overblik over institutionernes gode

og dårlige erfaringer med planlægning og gennemførelse af udflytningen samt udflytningens kort-

sigtede konsekvenser for bl.a. sygefravær, produktion og husleje. Erfaringsopsamlingen var base-

ret på institutionernes egne oplysninger.

Finansministeriet har fulgt op på udflytningen én gang i 2016, 3 gange i 2017 og én gang i 2018.

Hver institution har indrapporteret en status på udflytningen, herunder bl.a. hvor mange medarbej-

dere der er flyttet, om tidsplanen er fulgt, og om produktionen har ændret sig i forhold til nulpunkts-

målingerne. Resultatet af opfølgningerne forelægges i statusnotater til regeringen og offentlig-

gøres lejlighedsvist.

Statens udgifter til udflytningen, som ikke er fordelt på de enkelte ministerier. Dækker bl.a. ekstra-

ordinære omkostninger til Bygningsstyrelsens arbejde med lokalisering, Jagt- og Skovbrugsmuseets

bygningstilpasninger samt medfinansiering til visse institutioner.

Alle ministerier skulle i januar 2016 aflevere en implementeringsplan for hver af de institutioner,

som var omfattet af

Bedre balance I.

Implementeringsplanerne indeholdt et oveblik over den plan-

lagte udflytning, bl.a. med antal årsværk, medarbejdertyper, overordnet tidsplan og nøgletal for in-

stitutionernes produktion med tilhørende nulpunktsmålinger.

Giver ledelsen overblik over institutionens drift, herunder udviklingen i nøgletal for produktionen, fx

sagsbehandlingstider.

Udgifter, som institutionerne vurderer, vil indgå varigt i den løbende drift efter udflytningen. Omfat-

ter bl.a. højere udgifter til personale, herunder løn, husleje, rejser og befordring samt køb af varer og

tjenesteydelser.

Finansministeriet bad institutionerne om at foretage nulpunktsmålinger for hvert af de nøgletal for

produktionen, som institutionerne havde valgt til implementeringsplanen. Nulpunktsmålingerne skulle

vise produktionens niveau før udflytningen, dvs. ultimo 2015, med henblik på at kunne følge udvik-

lingen efterfølgende.

OPP står for Offentligt-Privat Partnerskab. I OPP-byggerier står den private part både for byggeriet

og for den efterfølgende drift og vedligeholdelse af bygningen.

Finansministeriets

erfaringsopsamling

Finansministeriets

opfølgning

Fællesudgift

Implementeringsplan

Ledelsesinformations-

system

Løbende driftsudgift

Nulpunktsmåling

OPP-byggeri

Statsrevisorerne beretning SB18/2017 - Bilag 1: Beretning om udflytning af statslige arbejdspladser

ORDLISTE

Pendlerordning

For at fastholde medarbejdere har nogle institutioner tilbudt pendlerordninger, som fx kan omfatte

godtgørelse af pendlerrejser, mulighed for hjemmearbejdsdage, og at transporttid medregnes som

arbejdstid.

Landbrugsstyrelsen forvalter en række tilskud til projekter i bl.a. landbruget, som er helt eller delvist

finansieret af EU-midler.

I juli-august 2015 gennemførte alle ministerier en screening af enheder på deres ministerområde og

indsendte på denne baggrund et forslag til udflytninger til Finansministeriet.

EU-Kommissionen reviderer medlemslandenes administration og kontrol af landbrugsstøtteordnin-

ger. Hvis der bliver konstateret fejl eller mangler i kontrollen, kan EU-Kommissionen beslutte, at med-

lemslandet skal betale EU-støtte tilbage. Dette kaldes en underkendelse. Selv få fejl kan dermed få

store økonomiske konsekvenser.

Som bilag til implementeringsplanen skulle hver institution udarbejde et skøn over de samlede en-

gangsudgifter til udflytningen, se

engangsudgifter.

Projektstøtte/-tilskud

Screening

Underkendelse af

EU-støtte

Økonomibilag