Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 21: Rigsrevisionens fortsatte notat af 16. november 2023 om statens udbud af it-drift og -vedligeholdelse

Miljø- og Fødevareudvalget 2023-24
SB 8 21
Offentligt

Beretning Nr. 8 Rigsrevisionens fortsatte notat af 16. november 2023 om statens udbud af it-drift og -vedligeholdelse

December 2023

Rigsrevisionens notat om

beretning om

statens udbud

af it-drift og

-vedligeholdelse

Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 21: Rigsrevisionens fortsatte notat af 16. november 2023 om statens udbud af it-drift og -vedligeholdelse

2.. 1.

Fortsat notat til Statsrevisorerne

Opfølgning i sagen om statens udbud af it-drift og

-vedligeholdelse (beretning nr. 8/2016)

16. november 2023

RN 1123/23

I. Baggrund og konklusion

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om statens udbud af it-drift og -ved-

ligeholdelse, som blev indledt med en beretning i 2016. Opfølgningen sker med hen-

blik på at vurdere, om ministeriernes initiativer adresserer den kritik, der fremgår af

Statsrevisorernes bemærkninger og Rigsrevisionens beretning. Vi har tidligere be-

handlet sagen i notater til Statsrevisorerne af 7. april 2017, 3. september 2020 og 3.

maj 2022.

2. Beretningen handlede om, hvorvidt de statslige institutioner havde arbejdet tilstræk-

keligt med at undgå at blive afhængige af it-leverandører, når de udliciterede it-drift

og -vedligeholdelse.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, fandt de det utilfredsstillende, at 8

større kontrakter vedrørende it-drift og -vedligeholdelse aldrig havde været udbudt.

Statsrevisorerne fandt det desuden utilfredsstillende, at der i 24 ud af 72 gennemgå-

ede kontrakter var risiko for leverandørafhængighed og indikationer på, at kontrak-

terne var indgået med begrænset konkurrence.

4. Der er fortsat udestående punkter for Skatteministeriet, Finansministeriet, Digitali-

serings- og Ligestillingsministeriet, Indenrigs- og Sundhedsministeriet og Forsvarsmi-

nisteriet, som der følges op på i dette notat.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på

www.rigsrevisionen.dk

Konklusion

Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Forsvarsministeriet har gennemført ud-

bud af sit it-system. Ligeledes finder Rigsrevisionen det tilfredsstillende, at Digitalise-

rings- og Ligestillingsministeriet er i gang med at udbyde sit it-system. Rigsrevisionen

vurderer på den baggrund, at disse dele af sagen kan afsluttes.

Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Skatteministeriet har indgået tillægsafta-

ler for 3 legacy-kontrakter. Tillægsaftalerne sikrer, at ministeriet har skabt den nødven-

dige juridiske forudsætning for, at ministeriet på sigt kan igangsætte udbudsprojekter

eller udfase kontrakterne og dermed reducere leverandørafhængigheden. Den samlede

tidshorisont for, hvornår udbudsprojekterne vil blive sat i gang, er imidlertid lang og

endnu ukendt. Ministeriet er ved at udarbejde planer for den videre udbudsproces, som

forventes klar medio 2024.

Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 21: Rigsrevisionens fortsatte notat af 16. november 2023 om statens udbud af it-drift og -vedligeholdelse

Rigsrevisionens opfølgning viser, at Finansministeriet og Indenrigs- og Sundhedsmini-

steriet endnu ikke har igangsat udbudsprocessen for deres 3 kontrakter.

Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen og orientere Statsrevisorerne om:

•

Skatteministeriets arbejde med at udbyde de kontrakter, der aldrig har været udbudt

Finansministeriets og Indenrigs- og Sundhedsministeriets arbejde med de 3 udestå-

ende kontrakter, hvor Rigsrevisionen vurderede, at der var risiko for leverandøraf-

hængighed og indikationer på, at kontrakterne var indgået med begrænset konkur-

rence.

II. Status på sagen

5. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på

følgende punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsre-

visionen vurderer, at myndig-

hedernes initiativer er tilfreds-

stillende.

Opfølgningspunkt

1. Skatteministeriets og Justitsministeriets arbejde

med at udbyde de kontrakter, der aldrig har været

udbudt.

Status

For Justitsministeriet blev punktet afslut-

tet i forbindelse med notat til Statsreviso-

rerne af 3. september 2020. Skattemini-

steriets initiativer behandles i dette notat

og følges fortsat.

Behandles i dette notat og følges fortsat

for Finansministeriet og Indenrigs- og

Sundhedsministeriet. Med dette notat

lukkes punktet for Digitaliserings- og Li-

gestillingsministeriet og Forsvarsministe-

riet.

Afsluttet i forbindelse med notat til Stats-

revisorerne af 3. september 2020.

2. Ministeriernes arbejde med de kontrakter, hvor

Rigsrevisionen vurderede, at der var risiko for leve-

randørafhængighed og indikationer på, at kontrak-

terne var indgået med begrænset konkurrence.

3. Finansministeriets arbejde med at understøtte

institutionernes styring af udliciteret it-drift og

-vedligeholdelse med henblik på at sikre langsig-

tede og sparsommelige løsninger.

III. Ministeriernes initiativer

6. Vi gennemgår i det følgende Skatteministeriets, Finansministeriets, Digitaliserings-

og Ligestillingsministeriets, Indenrigs- og Sundhedsministeriets og Forsvarsministeri-

ets initiativer i forhold til de udestående opfølgningspunkter.

7. Opfølgningen er baseret på redegørelser og dokumentation for ministeriernes ud-

bud og tildeling af kontrakter.

Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 21: Rigsrevisionens fortsatte notat af 16. november 2023 om statens udbud af it-drift og -vedligeholdelse

Kontrakter, der aldrig er blevet udbudt

Rigsrevisionens opfølgning viser, at Skatteministeriet har indgået tillægsaftaler for 3

legacy-kontrakter. Ministeriet er desuden ved at udarbejde en udfasningsplan for den

ene af de 3 kontrakter. Udfasningsplanen vedrører systemkomplekset

VUR.

Tillægsaf-

talerne er en nødvendig forudsætning for, at ministeriet på sigt kan igangsætte udbuds-

projekter for kontrakterne og udfase

VUR

og dermed reducere leverandørafhængighe-

den. Den samlede tidshorisont for at udbyde legacy-kontrakterne er lang og ukendt.

Ministeriet er ved at udarbejde planer for den videre udbudsproces. Planerne forven-

tes klar medio 2024. Rigsrevisionen vil fortsat følge dette arbejde.

Legacy-systemer

Legacy-systemer er systemer,

der er baseret på forældede

styresystemer, programme-

ringssprog og applikationer.

Legacy-systemer kan være

vanskelige at konkurrenceud-

sætte, videreudvikle og/eller

driftsafvikle af andre end den

nuværende operatør.

8. Statsrevisorerne fandt det utilfredsstillende, at 8 større kontrakter vedrørende it-

drift og -vedligeholdelse tilhørende Skatteforvaltningen, Rigspolitiet og Domstolssty-

relsen aldrig havde være udbudt. Statsrevisorerne fandt det endvidere utilfredsstillen-

de, at SKAT, Rigspolitiet og Domstolsstyrelsen ikke havde haft tilstrækkeligt fokus på

at konkurrenceudsætte og udbyde kontrakter og reducere afhængigheden af leveran-

dørerne.

9. Det fremgik af Rigsrevisionens notat af 3. september 2020, at kontrakterne i Rigs-

politiet og Domstolsstyrelsen er blevet udbudt. Derfor er opfølgningen afsluttet for hen-

holdsvis Rigspolitiet og Domstolsstyrelsen.

Vores opfølgning vedrører dermed kun Skatteministeriets 3 legacy-kontrakter:

CSC-

rammeaftale

(nu DXC),

KMD Classic

VUR.

10. Det fremgik af Rigsrevisionens notat af 3. maj 2022, at Skatteministeriet var i gang

med at forhandle tillægsaftaler til de 3 eksisterende legacy-kontrakter med henblik på

at sikre de juridiske rammer for, at kontrakterne på et tidspunkt kan blive udbudt. Mi-

nisteriet oplyste, at den ene af de 3 legacy-kontrakter,

VUR,

skulle udfases og erstat-

tes af det nye ejendomsvurderingssystem. Tillægsaftalen er en forudsætning for, at

det kan ske. Ministeriet forventede, at der var udarbejdet en plan for den samlede ud-

fasning af

VUR

i 2022. Yderligere oplyste Skatteministeriet, at ministeriet forventede

en lang tidshorisont for arbejdet, herunder også for udbudsprojekterne.

Vi har ved denne opfølgning derfor fulgt op på indgåelsen af tillægsaftalerne for Skat-

teministeriets 3 legacy-kontrakter. Formålet med tillægsaftalerne er at sikre de juridi-

ske rammer for kontraktgrundlaget, for at kontrakterne bliver klarere. Derudover er

formålet, at Skatteministeriet får overført den nødvendige viden fra leverandørerne,

så ministeriet bliver i stand til at gennemføre udbud eller hjemtage driften og vedlige-

holdelsen af systemerne, i takt med at de moderniseres. Endvidere er formålet også

at sikre, at leverandørerne kan opretholde en sikker drift af systemerne, indtil syste-

merne kan udbudssættes eller hjemtages. Tabel 1 viser status for indgåelsen af tillægs-

aftalerne.

CSC-rammeaftale (nu

DXC)

Rammeaftale fra 1991, der om-

fatter en række samfundskri-

tiske it-systemer i Skattemini-

steriets koncern, herunder sy-

stemer, der er centrale for kor-

rekt opkrævning af skatter og

afgifter.

KMD Classic

Rammeaftale fra 2005, der

omfatter drift, videreudvikling

og vedligeholdelse af en ræk-

ke samfundskritiske legacy-

systemer i Skatteministeriets

koncern.

VUR

Kontrakt fra 2012, der omfat-

ter drift, support, vedligehol-

delse og videreudvikling af

Vurderingssystemet, som er

et samfundskritisk it-system,

der er centralt for korrekt op-

krævning af skatter og afgifter

i forhold til fast ejendom.

Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 21: Rigsrevisionens fortsatte notat af 16. november 2023 om statens udbud af it-drift og -vedligeholdelse

Tabel 1

Indgåelse af tillægsaftaler for Skatteministeriets 3 legacy-kontrakter

System/kontrakt

CSC-rammeaftale (nu DXC)

KMD Classic

VUR

Indgået tillægsaftale (ja/nej/i gang)

Ja. Tillægsaftale er indgået og underskrevet i april 2021 med

ikrafttrædelse den 1. maj 2021.

Ja. Tillægsaftale er indgået og underskrevet i maj 2022 med

ikrafttrædelse den 1. juli 2022.

Ja. Tillægsaftale er indgået og underskrevet i marts 2023 med

ikrafttrædelse den 1. april 2023.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af Skatteministeriets redegørelse og dokumentation.

Det fremgår af tabel 1, at Skatteministeriet har indgået tillægsaftaler for

CSC-ramme-

aftale

(nu DXC),

KMD Classic

VUR,

som alle 3 er færdigforhandlet og sat i drift.

11. Skatteministeriet oplyser, at de 3 tillægsaftaler ikke har været sat i udbud, da et

tværministerielt udvalg tilbage i 2018 anbefalede, at legacy-tillægsaftalerne blev for-

handlet med udgangspunkt i udbudslovens § 80, stk. 3, nr. 2, vedrørende manglende

konkurrence af tekniske årsager. Ifølge ministeriet skyldes det, at det ikke var teknisk

muligt at udbudssætte de omfattede legacy-systemer på grund af en høj grad af tek-

nisk kompleksitet. Ministeriet oplyser, at de 3 indgåede tillægsaftaler lægger de juridi-

ske og aftalemæssige rammer for, at ministeriet fremadrettet kan igangsætte udbuds-

projekter for de legacy-systemer, som indgår i kontrakterne for

CSC-rammeaftale

(nu DXC) og

KMD Classic,

samt for udfasningen af

VUR.

Det betyder, at ministeriet

på sigt kan reducere leverandørafhængigheden.

12.

CSC-rammeaftalen

(nu DXC) og

KMD-Classic-kontrakten

omfatter samlet 68 it-

systemer. Skatteministeriet oplyser, at det ikke vil være teknisk muligt at udbudssæt-

te kontrakterne i deres helhed. I stedet vil det være funktionaliteten og forretningsun-

derstøttelsen for de 68 legacy-systemer, som udbudssættes. Ministeriet oplyser også,

at tidshorisonten for at udbudssætte de mange legacy-systemer fortsat har et man-

geårigt sigte. Ministeriet er i gang med at udarbejde planer for den videre udbudspro-

ces af legacy-systemerne, som forventes klar medio 2024.

Skatteministeriet har desuden udarbejdet en foreløbig udfasningsplan for

VUR.

Mini-

steriet oplyser, at der løbende udfases delelementer, men at tidsplanen for udfasning

VUR

først kan konkretiseres fra 2026, hvor det tekniske grundlag for den videre bo-

ligbeskatning er kendt. Det er ministeriets forventning, at det fulde

VUR-system

først

kan lukkes helt ned i 2035.

Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 21: Rigsrevisionens fortsatte notat af 16. november 2023 om statens udbud af it-drift og -vedligeholdelse

Kontrakter, der er indgået med begrænset konkurrence

Rigsrevisionens opfølgning viser, at Forsvarsministeriet har gennemført udbud af sit it-

system, og at Digitaliserings- og Ligestillingsministeriet er i gang med at udbyde sit it-

system. Dette finder Rigsrevisionen tilfredsstillende og vurderer derfor, at disse dele

af sagen kan afsluttes.

Rigsrevisionens opfølgning viser også, at Finansministeriet og Indenrigs- og Sundheds-

ministeriet endnu ikke har igangsat udbudsprocessen for sine 3 kontrakter. Rigsrevisio-

nen vil fortsat følge Finansministeriets og Indenrigs- og Sundhedsministeriets arbejde

med at udbyde de resterende 3 kontrakter.

13. Statsrevisorerne fandt det utilfredsstillende, at der i 24 ud af 72 gennemgåede kon-

trakter var risiko for leverandørafhængighed og indikationer på, at kontrakterne var

indgået med begrænset konkurrence.

14. Det fremgik af beretningen, at kontrakterne enten havde en løbetid på mere end 7

år, eller at institutionerne kun havde modtaget ét tilbud, som levede op til betingelser-

ne.

Flertallet af de 24 kontrakter er siden blevet udbudt, og for enkelte kontrakter var ud-

bud ikke længere relevant, da aktiviteten enten var ophørt eller hjemtaget. Vi har ved

denne opfølgning fulgt op på de resterende kontrakter, der ved Rigsrevisionens opfølg-

ning i maj 2022 endnu ikke var blevet udbudt. Det drejer sig om de 5 kontrakter, der er

vist i tabel 2.

Tabel 2

Kontrakter, der enten er tidsubegrænsede eller har kontraktudløb i 2022 eller senere

System/kontrakt

Finansministeriet

Navision Stat

Digitaliserings- og

Ligestillingsministeriet

Varetagelse af NemKonti og

Nembetalinger

Indenrigs- og

Sundhedsministeriet

Fælles Medicinkort (drift)

Fælles Medicinkort (vedligehold)

Forsvarsministeriet

ESDH-system

2022 eller senere

Ja. Udbud er afsluttet for både delaftale 1 og delaftale 2.

Tidsubegrænset

Nej. Forberedelse af udbuddet sker i 2. halvår 2023.

Udbudsprocessen forventes at løbe i 2024 og 2025.

Nej. Forberedelse af udbuddet sker i 2. halvår 2023.

Udbudsprocessen forventes at løbe i 2024 og 2025.

Tidsubegrænset

I gang. Digitaliserings- og Ligestillingsministeriet har offentliggjort

udbudsmaterialet medio oktober 2023.

Tidsubegrænset

Nej. Finansministeriet forventer, at der træffes beslutning om et muligt

udbud i løbet af 2024.

Udløb

Udbud (ja/nej/i gang)

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes redegørelser og dokumentation for udbud og tildeling.

Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 21: Rigsrevisionens fortsatte notat af 16. november 2023 om statens udbud af it-drift og -vedligeholdelse

Det fremgår af tabel 2, at 3 ud af de 5 kontrakter endnu ikke er udbudt, mens én kon-

trakt er blevet udbudt, og udbudsprocessen er i gang for den sidste undersøgte kon-

trakt.

Navision Stat

15. Finansministeriet oplyser, at den eksisterende aftale med leverandøren er uden

udløbsdato. Ministeriet oplyser også, at der på trods af en økonomisk fordelagtig kon-

trakt og høj brugertilfredshed fra statens kunder er truffet beslutning om, at der i 2023

skal udarbejdes en udbudsstrategi for en potentiel erstatning af

Navision Stat.

Ministe-

riet forventer, at der i løbet af 2024 træffes beslutning om, hvorvidt der skal igangsæt-

tes et udbud.

Varetagelse af NemKonti og Nembetalinger (også kaldet Ny NemKonto-projektet)

16. Digitaliserings- og Ligestillingsministeriet har medio oktober 2023 offentliggjort ud-

budsmaterialet for

Ny NemKonto-projektet.

Ministeriet oplyser endvidere, at det er for-

ventningen, at det kommende

NemKonto-system

sættes trinvist i drift fra 2025 frem

imod 2027, hvor der er planlagt paralleldrift mellem den eksisterende og den nye løs-

ning. Ministeriet forventer, at den gamle løsning tidligst vil blive lukket ned i starten af

2027.

Fælles medicinkort (drift og vedligehold)

17. Indenrigs- og Sundhedsministeriet har tidligere oplyst, at arbejdet med at udbyde

systemet blev udsat som følge af COVID-19. Ministeriets forventning var dengang, at

projekterne ville blive udbudt i løbet af 2022-2023. Ministeriet oplyser nu, at udbuds-

arbejdet er blevet yderligere udsat som følge af udviklingen af en række andre natio-

nale sundheds-it-løsninger. Ministeriet oplyser yderligere, at der i 2. halvår 2023 er

igangsat et arbejde med at forberede udbuddet. Det omfatter bl.a. fastlæggelsen af

målsætninger for det nye kontraktlandskab samt udarbejdelsen af en udbudsstrategi.

Endvidere oplyser ministeriet, at der med forslag til finansloven for 2024 er afsat fi-

nansiering til gennemførelsen af selve udbuddet. Det er ministeriets forventning, at

udbudsprocessen vil blive gennemført i 2024 og 2025.

Forsvarsministeriets ESDH-system

18. Vores opfølgning på Forsvarsministeriets område viser, at ministeriet har opdelt

kontrakten for

ESDH-systemet

på en kontrakt vedrørende drift og teknisk vedligehol-

delse af systemet (delaftale 1) og på en kontrakt vedrørende applikationsvedligehol-

delse af systemet (delaftale 2).

Opfølgningen viser videre, at der er blevet underskrevet en kontrakt for delaftale 1 om

drift og teknisk vedligeholdelse af

ESDH-systemet

med en leverandør i 2023.

Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 21: Rigsrevisionens fortsatte notat af 16. november 2023 om statens udbud af it-drift og -vedligeholdelse

I forhold til delaftale 2 om applikationsvedligeholdelse af

ESDH-systemet

oplyser For-

svarsministeriet, at den nuværende leverandør (KMD) har enerettigheder til at vedli-

geholde og supportere det standardsystem (WorkZone), som

ESDH-systemet

er ba-

seret på, hvorfor kontrakten ikke meningsfuldt kan udbydes på et marked. Forsvars-

ministeriet oplyser, at kontrakten er indgået med KMD efter udbud med forhandling

uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse som følge af undtagelsesbetingel-

ser, der følger af Forsvars- og sikkerhedsdirektivet. Ministeriet oplyser, at kontrakten

er underskrevet ultimo oktober 2023.

19. Hele sagen kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på www.ft.dk/Statsrevisorerne.

Birgitte Hansen