Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 20: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. maj 2022

Miljø- og Fødevareudvalget 2016-17
SB 8 20
Offentligt

Maj 2022

Rigsrevisionens notat om

beretning om

statens udbud

af it-drift og

-vedligeholdelse

Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 20: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. maj 2022

2.. 1.

Fortsat notat til Statsrevisorerne

Opfølgning i sagen om statens udbud af it-drift og

-vedligeholdelse (beretning nr. 8/2016)

3. maj 2022

RN 1106/22

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om statens udbud af it-drift og -vedli-

geholdelse, som blev indledt med en beretning i 2016. Vi har tidligere behandlet sagen

i notater til Statsrevisorerne af 7. april 2017 og 3. september 2020.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Konklusion

4 ud af 9 kontrakter med risiko for leverandørafhængighed er blevet udbudt eller er i

gang med at blive udbudt. Rigsrevisionen finder det således tilfredsstillende, at Justits-

ministeriet og Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet har gennemført udbud for hen-

holdsvis

System for elektronisk sagsbehandling ved domstolene

High Performance Com-

puting for forecasting weather, ocean and climate.

Rigsrevisionen finder det også tilfreds-

stillende, at Finansministeriet og Justitsministeriet har igangsat udbud af kontrakter ved-

rørende systemerne

Indkøbs- og fakturahåndtering for statslige myndigheder og selvejen-

de institutioner

Samordning af nød- og beredskabskommunikation mv.

Rigsrevisionen finder ministeriernes initiativer tilfredsstillende og vurderer , at denne

del af sagen kan afsluttes.

Med hensyn til de resterende 5 kontrakter med risiko for leverandørafhængighed vil

Rigsrevisionen fortsat følge Finansministeriets arbejde med at udbyde

Varetagelse af

Nemkonti og Nembetalinger

Navision Stat,

Sundhedsministeriets arbejde med at ud-

byde

Fælles Medicinkort (drift)

Fælles Medicinkort (vedligehold)

samt Forsvarsmini-

steriets arbejde med at udbyde

ESDH-systemet.

Skatteministeriet har i forhold til de 3 kontrakter

–

CSC-rammeaftale (nu DXC), KMD

Classic

VUR

–

som aldrig er blevet udbudt, igangsat moderniseringsinitiativer, som

skal være med til at reducere ministeriets leverandørbindinger og på sigt bidrage til,

at legacy-systemerne kan udbudssættes eller frigøres fra kontrakterne. Skatteministe-

riet har herudover indledt kontraktforhandlinger om tillægsaftaler til de eksisterende

kontrakter, som skal sikre, at Skatteministeriet bliver i stand til at gennemføre løbende

udbud eller eventuelt hjemtage drift og vedligeholdelse af de enkelte systemer, i takt

med at systemerne moderniseres. Ministeriet har oplyst, at der fortsat vil være en lang

tidshorisont for moderniseringsarbejdet. Rigsrevisionen vil fortsat følge dette arbejde.

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på

www.rigsrevisionen.dk

Legacy-systemer

Legacy-systemer er

systemer, der er baseret på

forældede styresystemer, pro-

grammeringssprog og appli-

kationer. Ifølge Digitaliserings-

styrelsen kan legacy-systemer

være vanskelige at konkurren-

ceudsætte, videreudvikle og/

eller driftsafvikle af andre end

den nuværende operatør.

Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 20: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. maj 2022

Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen og orientere Statsrevisorerne om:

•

Finansministeriets, Sundhedsministeriets og Forsvarsministeriets arbejde med de

5 udestående kontrakter, hvor Rigsrevisionen vurderede, at der var risiko for leve-

randørafhængighed og indikationer på, at kontrakterne var indgået med begræn-

set konkurrence

Skatteministeriets arbejde med at udbyde de kontrakter, der aldrig har været ud-

budt.

•

I. Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i december 2016 en beretning om statens udbud af it-drift og

-vedligeholdelse. Beretningen handlede om, hvorvidt de statslige institutioner havde

arbejdet tilstrækkeligt med at undgå at blive afhængige af it-leverandører, når de ud-

liciterede it-drift og -vedligeholdelse.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, fandt de det utilfredsstillende, at 8

større kontrakter vedrørende it-drift og -vedligeholdelse aldrig havde været udbudt.

Statsrevisorerne fandt det desuden utilfredsstillende, at der i 24 ud af 72 gennemgå-

ede kontrakter var risiko for leverandørafhængighed og indikationer på, at kontrakter-

ne var indgået med begrænset konkurrence.

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på

følgende punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsre-

visionen vurderer, at myndig-

hedernes initiativer er tilfreds-

stillende.

Opfølgningspunkt

1. Skatteministeriets og Justitsministeriets arbejde

med at udbyde de kontrakter, der aldrig har været

udbudt.

Status

Skatteministeriets initiativer behandles i

dette notat.

Opfølgningen vedrørende Justitsmini-

steriets initiativer er afsluttet i notat til

Statsrevisorerne af 3. september 2020.

Behandles i dette notat.

2. Ministeriernes arbejde med de kontrakter, hvor

Rigsrevisionen vurderede, at der var risiko for leve-

randørafhængighed og indikationer på, at kontrak-

terne var indgået med begrænset konkurrence.

3. Finansministeriets arbejde med at understøtte in-

stitutionernes styring af udliciteret it-drift og -vedli-

geholdelse med henblik på at sikre langsigtede og

sparsommelige løsninger.

Blev afsluttet i notat af 3. september

2020.

5. Vi redegør i dette notat for resultaterne af opfølgningen på ovenstående punkter.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 20: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. maj 2022

II. Ministeriernes initiativer

6. Vi gennemgår i det følgende Skatteministeriets, Finansministeriets, Sundhedsmini-

steriets, Justitsministeriets, Forsvarsministeriets og Klima-, Energi- og Forsyningsmi-

nisteriets initiativer i forhold til de udestående opfølgningspunkter. Gennemgangen

er baseret på redegørelser og dokumentation for udbud og tildeling af kontrakter.

Kontrakter, der aldrig er blevet udbudt

7. Statsrevisorerne fandt det utilfredsstillende, at 8 større kontrakter vedrørende it-

drift og -vedligeholdelse aldrig havde været udbudt. Kontrakterne tilhører Skattefor-

valtningen, Rigspolitiet og Domstolsstyrelsen. Statsrevisorerne fandt det endvidere

utilfredsstillende, at SKAT, Rigspolitiet og Domstolsstyrelsen ikke havde haft tilstræk-

keligt fokus på at konkurrenceudsætte og udbyde kontrakterne og reducere afhængig-

heden af leverandørerne.

8. Som det fremgår af notat af 3. september 2020, var 3 kontrakter i Rigspolitiet, én

kontrakt i Domstolsstyrelsen samt én kontrakt i Skatteforvaltningen blevet udbudt. I

dette notat følges der derfor alene op på de kontrakter, som endnu ikke er blevet ud-

budt. Vores opfølgning vedrører følgende legacy-kontrakter på Skatteministeriets

område:

CSC-rammeaftale

(nu DXC),

KMD Classic

VUR.

9. Ved Rigsrevisionens opfølgning i september 2020 vurderede Skatteministeriet, at

transformationen af it- legacy-systemerne kræver, at der opbygges kapacitet i skat-

tevæsenet og hos leverandørerne. Kapacitetsopbygningen skal sikre en fortsat stabil

drift af it-legacy-systemerne, indtil de er udskiftet eller udfaset. Derudover skal kapa-

citetsopbygningen sikre nødvendige kompetencer til at forberede, planlægge og sty-

re de konkrete udviklingsprojekter. Skatteministeriet oplyste også, at ministeriet vur-

derede, at håndteringen af legacy-udfordringen ville tage 15 år eller mere.

10. Skatteministeriet oplyser nu, at ministeriet har foretaget indledende analyser af

legacy-udvalgets anbefaling om at udskifte legacy-systemerne startende med de

mindst komplicerede systemer. De indledende analyser viser, at udskiftningerne vil

resultere i store og omfattende projekter. Endvidere oplyser Skatteministeriet, at er-

faringer fra ministeriets nuværende programmer viser, at store projekter og program-

mer medfører betydelige risici i forhold til tidsplaner og omkostninger. Skatteministe-

riet har derfor og på baggrund af dialog med It-tilsynet justeret tilgangen til legacy-hånd-

tering med henblik på at gennemføre en gradvis modernisering af de eksisterende

systemer via mindre, afgrænsede projekter. Skatteministeriet oplyser, at denne til-

gang reducerer den overordnede projektrisiko ved legacy-moderniseringen.

11. Skatteministeriet oplyser, at ministeriet på den baggrund har igangsat 3 større mo-

derniseringsinitiativer, som er tilrettelagt ud fra ovenstående tilgang. Det drejer sig om

kodekonvertering af

Erhvervssystemet

(ESLE-projektet) samt levetidsforlængelse af

SKAT-Ligning.

I den forbindelse forventer Skatteministeriet, at beregning af sel-

skabsskat i

i 2023 kan flyttes til et nyere system, som er udbudssat og driftes af en

ekstern leverandør. Moderniseringsinitiativerne forventes at kunne reducere ministe-

riets leverandørbindinger og bidrager på sigt til, at systemerne kan udbudssættes eller

frigøres fra kontrakterne. De 3 moderniseringsinitiativer indgår som en delmængde af

kontrakterne med KMD og DXC, som er de nuværende leverandører. Skatteministe-

riet oplyser, at der fortsat vil være en lang tidshorisont for moderniseringsarbejdet.

Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 20: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. maj 2022

12. Skatteforvaltningen har indledt kontraktforhandlinger med leverandørerne med

baggrund i udbudslovens undtagelsesbestemmelse (§ 80), som bl.a. skal sikre, at Skat-

teforvaltningen bliver i stand til at gennemføre løbende udbud eller eventuelt hjemtage

drift og vedligeholdelse af de enkelte systemer, i takt med at de moderniseres, samt

at leverandørerne opretholder sikker drift af systemerne, indtil de enkelte systemer

moderniseres, og driften af de nye systemer kan sættes i udbud eller hjemtages. Skat-

teministeriet forhandler tillægsaftaler til de eksisterende kontrakter, som skal sikre

kontraktuelle rammer for legacy-moderniseringen samt præcisere, hvilke ydelser

DXC og KMD er forpligtet til at levere, samt hvordan DXC og KMD er forpligtet til at

bidrage med vidensoverdragelse, udfasning og levetidsforlængelser.

Hvad angår tillægsaftalen for

CSC-rammeaftale

(nu DXC), oplyser Skatteministeriet,

at forhandlingerne er afsluttet, og tillægsaftalen er indgået med virkning fra den 1. maj

2021. Ministeriet oplyser, at transitionen over i den nye aftale er afsluttet.

Derudover oplyser Skatteministeriet, at forhandlingerne for en tillægsaftale til

KMD

Classic

pågår, mens forhandlingerne vedrørende en tillægsaftale til

VUR-kontrakten

afventer endelig indgåelse af tillægget til

KMD Classic,

da væsentlige bilag forventes

at kunne overføres til tillægsaftalen til

VUR-kontrakten.

I forbindelse med

VUR-kon-

trakten oplyser Skatteministeriet også, at det igangværende ejendomsdataprogram

vil frigøre Skatteforvaltningens øvrige systemer fra de datamæssige bindinger til

VUR-

systemet og bidrage til, at dette system kan lukkes. Der forventes at foreligge en plan

for den samlede udfasning af

VUR

i 2022.

13. Rigsrevisionen finder det positivt, at Skatteministeriet har igangsat moderniserings-

initiativer, der skal være med til at reducere ministeriets leverandørbindinger og på

sigt bidrage til, at systemerne kan udbudssættes eller frigøres fra kontrakterne. Rigs-

revisionen konstaterer samtidig, at Skatteministeriet har indledt kontraktforhandlin-

ger om tillægsaftaler til de eksisterende kontrakter, som skal sikre, at Skatteforvalt-

ningen bliver i stand til at gennemføre løbende udbud eller eventuelt hjemtage drift

og vedligeholdelse af de enkelte systemer, i takt med at de moderniseres. Skattemi-

nisteriet oplyser, at der fortsat vil være en lang tidshorisont for moderniseringsarbej-

det. Rigsrevisionen vil fortsat følge Skatteministeriets arbejde med de 3 kontrakter,

der aldrig har været udbudt

–

CSC-rammeaftale

(nu DXC),

KMD Classic

VUR.

Kontrakter med en løbetid på mere end 7 år

14. Statsrevisorerne bemærkede, at det var utilfredsstillende, at der i 24 ud af 72 gen-

nemgåede kontrakter var risiko for leverandørafhængighed og indikationer på, at

kontrakterne var indgået med begrænset konkurrence.

Det fremgik af beretningen, at kontrakterne enten havde en løbetid på mere end 7 år,

eller at institutionerne kun havde modtaget ét konditionsmæssigt tilbud.

Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 20: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. maj 2022

For de 8 kontrakter, der blev indgået med begrænset konkurrence, dvs. hvor kun én le-

verandør bød, fremgik det af beretningen, at dette kunne skyldes, at det ikke havde

været muligt eller attraktivt for andre leverandører at byde på opgaven, og at der kun

var få potentielle leverandører på markedet.

I notat af 3. september 2020 fremgår det, at 5 kontrakter efter afgivelsen af beretningen

i 2016 er blevet udbudt, mens udbud for 2 kontakter på Skatteministeriets område ikke

var relevant alligevel, da aktiviteten enten er blevet lukket eller hjemtaget.

Vi har ved denne opfølgning fulgt op på de resterende kontrakter, der enten er tidsube-

grænset eller har kontraktudløb i 2021 eller senere. Det drejer sig om de 9 kontrakter,

der er vist i tabel 1.

Tabel 1

Kontrakter, der enten er tidsubegrænsede eller har kontraktudløb i 2021 eller senere

System/kontrakt

Finansministeriet

Navision Stat

Indkøbs- og fakturahåndtering

for statslige myndigheder og

selvejende institutioner

Varetagelse af Nemkonti og

Nembetalinger

Sundhedsministeriet

Fælles Medicinkort (drift)

Tidsubegrænset

Nej. Udbuddet er ikke blevet igangsat på grund af manglende resurser

til gennemførelsen af udbuddet. Arbejdet med at forberede udbuddet

er igangsat i 1. halvår 2022, og udbudsprocessen forventes afsluttet i

løbet af 2023.

Nej. Udbuddet er ikke blevet igangsat på grund af manglende resurser

til gennemførelsen af udbuddet. Arbejdet med at forberede udbuddet

er igangsat i 1. halvår 2022, og udbudsprocessen forventes afsluttet i

løbet af 2023.

I gang. Udbudsmaterialet er offentliggjort og prækvalifikation igangsat,

mens forhandlingerne forventes gennemført i 2. halvår 2022.

Ja. Kontraktindgåelse i februar 2018 med It-Relation, som løber i 4 år.

Domstolsstyrelsen har i september 2021 forlænget kontrakten ét år,

så kontrakten nu har udløb i januar 2023.

Tidsubegrænset

2022 eller senere

Nej. Økonomistyrelsen vurderer på baggrund af en markedsafdækning,

at de på nuværende tidspunkt har en økonomisk attraktiv kontrakt.

I gang. EU-genudbud i gang. Kontrakttildeling forventes medio 2022

med en ordinær kontraktlængde på 6 år.

Nej. Digitaliseringsstyrelsen forventer at have påbegyndt udbudspro-

cessen i løbet af 2022.

Udløb

Udbud (ja/nej/i gang)

Tidsubegrænset

Fælles Medicinkort (vedligehold)

Tidsubegrænset

Justitsministeriet

Samordning af nød- og bered-

skabskommunikation mv.

System for elektronisk sags-

behandling ved domstolene

2021

2022 eller senere

Forsvarsministeriet

ESDH-system

2022 eller senere

Nej. Udbud er under forberedelse. Forsvarsministeriets Materiel- og Ind-

købsstyrelse forventer, at kontrakter underskrives med fremtidige le-

verandører i slutningen af 2022.

Ja. Kontraktindgåelse i september 2021 med Hewlett Packed Enter-

prise.

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet

High Performance Computing

for forecasting weather, ocean

and climate

2022 eller senere

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes redegørelser og dokumentation for udbud og tildeling.

Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 20: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. maj 2022

Som det fremgår af tabel 1, så er 5 ud af 9 kontrakter endnu ikke udbudt, mens ud-

budsprocessen fortsat er i gang for 2 ud af de resterende 4 kontrakter.

15. Vores gennemgang på Finansministeriets område viser, at den tidsubegrænsede

kontrakt for

Navision Stat

ikke er blevet udbudt. Ifølge Økonomistyrelsen er grunden

til, at kontrakten endnu ikke er udbudt, at Økonomistyrelsen i 2020 fik lavet en ekstern

markedsafdækning, der viste, at der ved en kommende kontrakt må forventes en hø-

jere løbende licenspris, og at Økonomistyrelsen på nuværende tidspunkt har en øko-

nomisk attraktiv kontrakt. Økonomistyrelsen oplyser, at styrelsen i 2022 vil undersø-

ge muligheden for at reducerede de estimerede omkostninger ved omlægning til en

ny løsning, som vil muliggøre en økonomisk mere bæredygtig businesscase.

Det er Økonomistyrelsens vurdering, at der tidligst vil kunne træffes en beslutning om

udskiftning af løsningen i 2024, og at der derefter tidligst vil kunne foretages en total

udfasning af den eksisterende løsning i 2029.

I forhold til kontrakten for

Indkøbs- og fakturahåndtering for statslige myndigheder

og selvejende institutioner

oplyser Økonomistyrelsen, at styrelsen har initieret et EU

genudbud og prækvalificeret et antal leverandører. Udbudsprocessen og kontrakttil-

deling forventes afsluttet medio 2022.

16. Med hensyn til den tidsubegrænsede kontrakt vedrørende

Varetagelse af Nem-

konti og Nembetalinger

(også kaldet Ny NemKonto-projektet) viser vores gennem-

gang, at kontrakten endnu ikke er blevet udbudt.

Digitaliseringsstyrelsen oplyser, at styrelsen forventer at påbegynde udbudsproces-

sen i løbet af 2022 og at kunne idriftsætte

Ny NemKonto

i 2024. Herefter vil der for

en periode være behov for paralleldrift med den gamle løsning for at sikre kontinuitet

i udbetalingerne og adgang til historiske betalinger.

17. Vores gennemgang på Sundhedsministeriets område viser, at kontrakterne for

Fælles Medicinkort (drift)

Fælles Medicinkort (vedligehold)

endnu ikke er blevet

udbudt. Sundhedsministeriet oplyser, at der i 2021 blev etableret finansiering via fi-

nansloven for 2021, men på grund af et højt aktivitetsniveau i forbindelse med CO-

VID-19 i 2021 har der ikke været de nødvendige resurser til gennemførelsen af ud-

buddene. Sundhedsministeriet oplyser endvidere, at arbejdet med at forberede ud-

buddene er igangsat i 1. halvår 2022, og at udbudsprocessen forventes afsluttet i lø-

bet af 2023. Det endelige tidspunkt for

gennemførelsen

af en eventuel transition til

en ny leverandør forventes at kunne ske inden udgangen af 2023, men afventer en-

delig fastlæggelse af udbudsstrategi mv.

18. Vores gennemgang på Justitsministeriets område viser, at kontrakten for

Sam-

ordning af nød- og beredskabskommunikation mv.

er i gang med at blive udbudt.

Justitsministeriet har tidligere oplyst, at ministeriet forventede at kunne annoncere

et udbud i løbet af 2020. Justitsministeriet oplyser nu, at udbuddet blev forsinket, da

regeringen har gennemført en proces, hvor rammerne for det planlagte udbud har væ-

ret gransket nærmere, men processen er nu afsluttet. Folketingets Finansudvalg til-

trådte i december 2021, at Rigspolitiet kan fortsætte arbejdet med udbuddet.

Statsrevisorerne beretning SB8/2016 - Bilag 20: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. maj 2022

Udbuddet er blevet offentliggjort medio januar 2022, og leverandørerne kan søge om

prækvalifikation frem til starten af marts 2022. Rigspolitiet oplyser, at det er forvent-

ningen, at de prækvalificerede tilbudsgivere får udbudsmaterialet i starten af maj 2022.

Det er herefter Rigspolitiets forventning, at forhandlingerne gennemføres i 2. halvår

2022, hvilket dog kan række ind i begyndelsen af 2023.

19. Gennemgangen på Justitsministeriets område viser endvidere, at kontrakten for

System for elektronisk sagsbehandling ved domstolene

er blevet udbudt. Kontrakten

trådte i kraft i februar 2018 for en 4-årig periode med mulighed for forlængelse. Dom-

stolsstyrelsen oplyser, at styrelsen i september 2021 har forlænget kontrakten ét år,

så kontrakten nu har udløb i januar 2023.

20. Vores gennemgang på Forsvarsministeriets område viser, at ministeriet er ved at

forberede udbud af kontrakten for

ESDH-systemet.

Forsvarsministeriet oplyser, at et udbud af ydelserne omfattet af

ESDH-kontrakten

er under forberedelse og har været det siden 2. kvartal 2021, hvor der blev etableret

et formelt udbudsprojekt. Udbuddet vil blive varetaget af Forsvarsministeriets Mate-

riel- og Indkøbsstyrelse (FMI). Forsvarsministeriet oplyser, at ministeriet planlægger

et såkaldt multi-vendor-setup, hvilket betyder, at der vil være flere leverandører, der

samlet vil skulle levere de relevante ydelser til

ESDH-systemet.

Det er Forsvarsmini-

steriets Materiel- og Indkøbsstyrelses forventning, at kontrakten underskrives med

de fremtidige leverandører i slutningen af 2022.

21. Vores gennemgang på Klima-, Energi- og Forsyningsministeriets område viser, at

kontrakten for

High Performance Computing for forecasting weather, ocean and cli-

mate

er blevet udbudt.

DMI har i 2021 gennemført et udbud og indkøbt en ny supercomputer, med henblik

på at den er i drift ved årsskiftet 2022/23. Den gamle kontrakt udløber i 2023. Den

nye kontrakt blev tildelt i september 2021.

22. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Justitsministeriet og Klima-, Energi-

og Forsyningsministeriet har gennemført udbud for henholdsvis

System for elektro-

nisk sagsbehandling ved domstolene

High Performance Computing for forecasting

weather, ocean and climate.

Rigsrevisionen finder det også tilfredsstillende, at Finans-

ministeriet og Justitsministeriet har igangsat udbud af

Indkøbs- og fakturahåndtering

for statslige myndigheder og selvejende institutioner

Samordning af nød- og be-

redskabskommunikation mv.

Rigsrevisionen vil fortsat følge Finansministeriets arbejde med at udbyde

Varetagel-

se af Nemkonti og Nembetalinger

Navision Stat,

Sundhedsministeriets arbejde

med at udbyde

Fælles Medicinkort (drift)

Fælles Medicinkort (vedligehold)

samt

Forsvarsministeriets arbejde med at udbyde

ESDH-systemet.

Birgitte Hansen