Statsrevisorerne beretning SB9/2015 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 23. oktober 2018

Finansudvalget 2018-19 (1. samling)
SB 9 4
Offentligt

November 2018

Rigsrevisionens notat om

beretning om

besparelsespotentialet

ved obligatorisk Digital

Post på ca. 1 mia. kr.

om året

Statsrevisorerne beretning SB9/2015 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 23. oktober 2018

Fortsat notat til Statsrevisorerne

Opfølgning i sagen om besparelsespotentialet ved

obligatorisk Digital Post på ca. 1 mia. kr. om året

(beretning nr. 9/2015)

23. oktober 2018

RN 1510/18

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om besparelsespotentialet ved obli-

gatorisk Digital Post på ca. 1 mia. kr. om året, som blev indledt med en beretning i

2016. Vi har tidligere behandlet sagen i notat til Statsrevisorerne af 23. juni 2016.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Konklusion

Rigsrevisionen konstaterer, at Digitaliseringsstyrelsen har taget initiativ til, at der sam-

men med KL og Danske Regioner skulle gennemføres en undersøgelse af de faktisk re-

aliserede gevinster ved Digital Post og af, om arbejdet med at implementere Digital

Post er nået i mål. Undersøgelsen er ikke blevet gennemført, da KL ikke har ønsket at

deltage. Rigsrevisionen finder fortsat, at undersøgelsen af de faktisk realiserede gevin-

ster er væsentlig i forhold til at kunne vurdere gevinsterne ved den fællesoffentlige di-

gitaliseringsstrategi for 2011-2015. Rigsrevisionen finder dog samtidig, at den alene gi-

ver mening, hvis den omfatter både stat, regioner og kommuner.

Rigsrevisionen konstaterer desuden, at Digitaliseringsstyrelsen ikke har foretaget en

opfølgning på udviklingen i andelen af digitalisérbare forsendelser, der sendes med

Digital Post. Digitaliseringsstyrelsen har imidlertid opgjort, at der er sket en væsentlig

stigning i antallet af digitale forsendelser, hvilket understøtter sandsynligheden for, at

de tilstræbte gevinster er opnået.

Rigsrevisionen vurderer på baggrund af ovenstående, at sagen kan afsluttes.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på www.rigsrevisionen.dk

I. Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i januar 2016 en beretning om besparelsespotentialet ved ob-

ligatorisk Digital Post. Beretningen handlede om, hvorvidt det er sandsynligt, at de of-

fentlige myndigheder sparer ca. 1 mia. kr. om året ved at indføre Digital Post til borge-

re og virksomheder. Besparelsespotentialet bestod af lavere udgifter til porto og ma-

terialer (kuverter, brevpapir mv.) og af lavere udgifter til løn og overhead som følge af,

at myndighederne omlagde deres postarbejdsgange fra fysisk til digital post.

Udgifter til overhead

Udgifter til overhead er indi-

rekte udgifter, fx udgifter til

husleje, administration, støt-

tefunktioner, herunder ledelse

og it- og kontorhold.

Statsrevisorerne beretning SB9/2015 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 23. oktober 2018

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, bemærkede de, at Finansministeriet

endnu ikke havde sandsynliggjort, at hele besparelsespotentialet ved Digital Post

kunne indfries. Det skyldtes bl.a. en uensartet udmøntning af besparelserne og væ-

sentlige usikkerheder i forhold til at dokumentere dem. Herved blev det uklart, om

man opnåede de potentielle besparelser, og om de blev anvendt som forudsat – til

bedre service til borgerne.

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på

følgende punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsre-

visionen vurderer, at myndig-

hedernes initiativer er tilfreds-

stillende.

Opfølgningspunkt

1. Digitaliseringsstyrelsens undersøgelse af, hvilke ge-

vinster der er høstet hos myndighederne, og om arbej-

det med at implementere Digital Post er nået i mål.

2. Udviklingen i andelen af digitalisérbare forsendelser,

der sendes til borgerne via Digital Post.

Status

Behandles i dette notat.

5. Vi redegør i dette notat for resultaterne af opfølgningen på de punkter, der ikke tid-

ligere er afsluttet.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

II. Finansministeriets initiativer

6. Vi gennemgår i det følgende de initiativer, som Finansministeriet ved Digitalise-

ringsstyrelsen har gennemført i forhold til de udestående opfølgningspunkter. Gen-

nemgangen er baseret på dialog og brevveksling med Digitaliseringsstyrelsen, på

brevveksling mellem Digitaliseringsstyrelsen og KL, på Digitaliseringsstyrelsens re-

degørelse for de 2 opfølgningspunkter samt en beskrivelse af en foreslået konsulent-

opgave fra Digitaliseringsstyrelsen.

Digitaliseringsstyrelsens opfølgning på besparelser og gevinster ved

Digital Post

7. Det fremgik af finansministerens redegørelse, at Digitaliseringsstyrelsen ville følge

op på de faktisk realiserede gevinster ved at iværksætte en undersøgelse, som i sam-

arbejde med KL og Danske Regioner skulle afklare, hvilke gevinster der er høstet hos

myndighederne, og om arbejdet med at implementere Digital Post er nået i mål.

Statsrevisorerne beretning SB9/2015 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 23. oktober 2018

8. Vores gennemgang af det fremsendte materiale viser, at Digitaliseringsstyrelsen i

juni 2016 har udarbejdet en beskrivelse af opgaven til brug for en konsulentkontrakt

og angivet et budget til gennemførelse af undersøgelsen. Gennemgangen viser også,

at dette er blevet sendt til KL, men at KL ikke har ønsket at deltage i undersøgelsen.

Digitaliseringsstyrelsen gennemførte herefter ikke den planlagte undersøgelse, fordi

KL ikke ønskede at deltage. Digitaliseringsstyrelsen oplyser, at det efter styrelsens

vurdering ikke giver mening at gennemføre undersøgelsen uden KL’s deltagelse, da

det ikke er muligt at gennemføre en retvisende undersøgelse udelukkende blandt de

statslige myndigheder, fordi de statslige myndigheder kun står for ca. 21 % af bespa-

relsespotentialet og ikke er sammenlignelige med hverken kommuner eller regioner.

9. Rigsrevisionen konstaterer, at Digitaliseringsstyrelsen har taget initiativ til at gen-

nemføre en undersøgelse af de faktisk realiserede gevinster ved Digital Post og af,

om arbejdet med at implementere Digital Post er nået i mål. Rigsrevisionen finder

fortsat, at undersøgelsen er væsentlig i forhold til at kunne vurdere gevinsterne ved

den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi for 2011-2015. Rigsrevisionen finder dog

samtidig, at den alene giver mening, hvis den omfatter både stat, regioner og kommu-

ner. Rigsrevisionen finder på den baggrund, at denne del af sagen kan afsluttes.

Digitaliseringsstyrelsens opfølgning på udviklingen i andelen af digita-

lisérbare forsendelser

Fordeling af besparelses-

potentialet

Besparelsespotentialet er for-

delt på stat, regioner, kommu-

ner og selvejende institutioner

med følgende andele:

•

staten: 21 %

regionerne: 15 %

kommunerne: 54 %

de selvejende

institutioner: 10 %.

10. Det fremgik af beretningen, at Digital Post indgår som et initiativ i den fællesof-

fentlige digitaliseringsstrategi, og at det er en del af strategien, at initiativernes gevin-

ster skal dokumenteres. Det fremgik også, at der i den fællesoffentlige digitaliserings-

strategi for 2011-2015 er en målsætning om, at 80 % af alle breve til borgere, der kan

sendes digitalt fra de offentlige myndigheder, også bliver det.

11. Det fremgik af finansministerens redegørelse, at Digitaliseringsstyrelsen i foråret

2016 foretog en samlet opfølgning på overgangen til obligatorisk digital kommunika-

tion, der også indeholdt en opgørelse over forsendelser via Digital Post. Opgørelsen

blev foretaget som led i afslutningen på den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi

2011-2015 og viste, at offentlige myndigheder sendte 77 % af deres digitalisérbare

forsendelser via Digital Post i 2015.

12. Rigsrevisionen bemærkede hertil, at selv om målsætningen på 80 % for overgan-

gen til Digital Post var tæt på at være realiseret, så var grundlaget, at andelen skulle

være 92 % for at opnå besparelsen og derved realisere gevinsterne.

13. Digitaliseringsstyrelsen oplyser, at styrelsen ikke vil opdatere beregningen af digi-

taliseringsgraden, bl.a. fordi det forudsætter et kendskab til myndighedernes samle-

de antal postforsendelser, som styrelsen ikke har og ikke kan estimere, og fordi det

er styrelsens vurdering, at den resterende digitalisérbare fysiske post hos myndighe-

derne er meget lille.

Statsrevisorerne beretning SB9/2015 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 23. oktober 2018

Digitaliseringsstyrelsens bygger denne vurdering på en opgørelse, styrelsen har fore-

taget af udviklingen i antallet af forsendelser, som offentlige myndigheder har sendt

med Digital Post. Opgørelsen viser, at der er sket en stigning i antallet af forsendelser

med Digital Post på ca. 46 % fra 2015 til 2017. Digitaliseringsstyrelsen vurderer på

den baggrund, at der er sket en omlægning af breve til digitale kanaler, og at digitali-

seringsgraden er betydeligt højere i dag end i 2015, hvor den var på 77 %.

14. Rigsrevisionen kan konstatere, at Digitaliseringsstyrelsen ikke har foretaget en

opfølgning på udviklingen i andelen af digitalisérbare forsendelser, der sendes med

Digital Post. Digitaliseringsstyrelsen har imidlertid opgjort, at der er sket en væsentlig

stigning i antallet af digitale forsendelser, hvilket understøtter sandsynligheden for, at

de tilstræbte gevinster er opnået. Rigsrevisionen finder på den baggrund, at denne

del af sagen kan afsluttes.

Lone Strøm