Statsrevisorerne beretning SB10/2015 - Bilag 5: Rigsrevisionens fortsatte notat nr. 2 af 25. april 2019

Finansudvalget 2015-16
SB 10 5
Offentligt

Maj 2019

Rigsrevisionens notat om

beretning om

indkøb på Kultur-

ministeriets område

Statsrevisorerne beretning SB10/2015 - Bilag 5: Rigsrevisionens fortsatte notat nr. 2 af 25. april 2019

Fortsat notat til Statsrevisorerne

Opfølgning i sagen om indkøb på Kulturministeriets

område (beretning nr. 10/2015)

25. april 2019

RN 1106/19

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om indkøb på Kulturministeriets om-

råde, som blev indledt med en beretning i 2016. Vi har tidligere behandlet sagen i no-

tater til Statsrevisorerne af 23. juni 2016 og 4. maj 2018.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Konklusion

Rigsrevisionen finder, at Kulturministeriets initiativer til at analysere potentialet for at

indgå koncernfælles indkøbsaftaler er tilfredsstillende, og vurderer, at sagen kan afslut-

tes.

Rigsrevisionen baserer konklusionen på følgende:

•

Kulturministeriet har udarbejdet en analyse af potentialet for at indgå koncernfæl-

les indkøbsaftaler. Ministeriet vil på baggrund af analysen arbejde videre med et

indkøbsområde med henblik på en eventuel koncernfælles aftale. Analysen viser

desuden, at der er potentiale for, at flere indkøb kan ske under eksisterende stats-

lige aftaler og SKI-aftaler. Ministeriet vil derfor arbejde med at øge compliance på

de statslige aftaler og understøtte brugen af SKI-aftaler.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på www.rigsrevisionen.dk

I. Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i januar 2016 en beretning om indkøb på Kulturministeriets

område. Beretningen handlede om, hvorvidt Kulturministeriets institutioner køber

sparsommeligt ind, og om, hvorvidt institutionerne køber ind i overensstemmelse med

forvaltningsretlige principper, gældende lovgivning og Kulturministeriets koncernfæl-

les retningslinjer for køb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver.

Endvidere blev det undersøgt, om institutionernes og Kulturministeriets styring og op-

følgning understøtter, at indkøb gennemføres på en sparsommelig måde.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, fandt de det utilfredsstillende, at Kul-

turministeriets institutioner i mange tilfælde ikke har fulgt gældende regler og god

praksis for indkøb i staten. Gældende regler og god praksis skal sikre, at offentlige in-

stitutioner køber bedst og billigst ved fx at undersøge markedet, sende i udbud, ind-

hente flere tilbud eller købe ind via statens indkøbsaftaler.

Statsrevisorerne beretning SB10/2015 - Bilag 5: Rigsrevisionens fortsatte notat nr. 2 af 25. april 2019

Statsrevisorerne kritiserede, at Kulturministeriet ikke har indtaget en mere aktiv rolle

og ikke i højere grad har fulgt op på, om institutionerne overholder gældende love og

regler samt ministeriets retningslinjer for køb af varer og tjenesteydelser.

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på

følgende punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsre-

visionen vurderer, at myndig-

hedernes initiativer er tilfreds-

stillende.

Opfølgningspunkt

1. Kulturministeriets initiativer på indkøbsområdet

for at sikre, at institutionerne følger de gældende

regler for indkøb og EU-udbud.

2. Kulturministeriets arbejde med at lade indkøbs-

området indgå i ledelsesrapporteringen og i de år-

lige ledersamtaler med institutionscheferne.

3. Resultatet af Kulturministeriets analyse af po-

tentialet for at indgå koncernfælles indkøbsaftaler.

Status

Afsluttet i forbindelse med notat til

Statsrevisorerne af 23. juni 2016.

Afsluttet i forbindelse med notat til

Statsrevisorerne af 4. maj 2018.

Behandles i dette notat.

5. Vi redegør i dette notat for resultaterne af opfølgningen på det punkt, der ikke tidli-

gere er afsluttet.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

II. Kulturministeriets initiativer

6. Vi gennemgår i det følgende Kulturministeriets initiativer i forhold til det udeståen-

de opfølgningspunkt. Gennemgangen er baseret på en redegørelse fra Kulturministe-

riet og på ministeriets rapport om potentialeafdækning i forhold til koncernfælles ind-

købsaftaler på Kulturministeriets område.

Resultatet af Kulturministeriets analyse af potentialet for at indgå

koncernfælles indkøbsaftaler

Indkøbscirkulære

Cirkulære nr. 9453 af 10. maj

2017 om indkøb i staten hand-

ler bl.a. om den statslige ind-

købskaskade. Ifølge denne

skal institutionerne i priorite-

ret rækkefølge 1) anvende for-

pligtende centralt koordinere-

de aftaler i statens indkøbs-

program, 2) anvende ikke-for-

pligtende centralt koordinere-

de aftaler (SKI-aftaler) og 3)

anvende egne aftaler.

7. Det fremgik af beretningen, at det er Rigsrevisionens opfattelse, at der på væsent-

lige områder er potentiale for at indgå koncernfælles aftaler på Kulturministeriets

område. Kulturministeriet oplyste i juni 2016, at ministeriet forberedte en analyse af

indkøb på tværs af ministerområdet med henblik på at kunne vurdere potentialet for

at indgå koncernfælles indkøbsaftaler.

8. Rigsrevisionens opfølgning har vist, at Kulturministeriet har udarbejdet en analyse

af potentialet for at indgå koncernfælles indkøbsaftaler på Kulturministeriets område.

9. Rigsrevisionens opfølgning har også vist, at forudsætningerne for koncernfælles

aftaler på Kulturministeriets område har ændret sig. Dette skyldes, at statens ind-

købsprogram har udviklet sig i forbindelse med et nyt indkøbscirkulære, og i forbin-

delse med at antallet af aftaleområder, der dækkes af forpligtende statsaftaler, er

blevet udvidet.

Statsrevisorerne beretning SB10/2015 - Bilag 5: Rigsrevisionens fortsatte notat nr. 2 af 25. april 2019

10. Kulturministeriets analyse omfatter ministeriet og tilhørende institutioners indkøb

i perioden 2014-2017. Analysen har fokus på områder inden for indirekte indkøb (dvs.

indkøb, der ikke er en del af institutionens kerneydelse) ud fra en generel antagelse

om, at muligheden for koncernfælles aftaler er størst inden for dette område. Der blev

analyseret på områder med høj indkøbsvolumen, som ikke er dækket af statslige af-

taler eller af SKI-aftaler. Desuden er områder, som er dækket af statslige aftaler, men

med forholdsvis lav compliance på koncernniveau, blevet analyseret. De områder,

der indgår i analysen, er:

Områder uden statslige aftaler eller SKI-aftaler:

•

porto, fragt og forsendelse

•

forplejning mv. (kaffeautomater/service).

Områder med statslige aftaler med lav compliance:

•

trykkeri-, kopi- og printydelser

•

flytteydelser og specialtransporter

•

rengøringsydelser (måtteservice)

•

forplejning mv. (kaffe/te og kaffemaskiner).

11. Kulturministeriet vurderer på baggrund af indkøbsanalysen, at der kunne være

grundlag for en koncernfælles aftale på et underområde af porto, fragt og forsendel-

sesområdet. Det fremgår af ministeriets redegørelse, at ministeriet på baggrund af

analysens konklusioner har besluttet at arbejde videre med et indkøbsområde med

henblik på en eventuel koncernfælles aftale.

På de områder, hvor der findes statslige aftaler, viser analysen, at der er potentiale

for, at flere indkøb lægges ind under eksisterende statslige aftaler og under SKI-afta-

ler. Det fremgår af Kulturministeriets redegørelse, at ministeriet vil fortsætte det lø-

bende arbejde med at sikre et højt complianceniveau på de statslige aftaler og under-

støtte brugen af SKI-aftaler.

12. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Kulturministeriet har udarbejdet en

analyse af potentialet for at indgå koncernfælles indkøbsaftaler. Ministeriet vil på

baggrund af analysen arbejde videre med et indkøbsområde med henblik på en even-

tuel koncernfælles aftale og med at øge compliance på de statslige aftaler og under-

støtte brugen af SKI-aftaler. Rigsrevisionen vurderer på den baggrund, at sagen kan

afsluttes.

Compliance

Compliance beregnes som

den andel af ministeriets ind-

køb inden for en indkøbskate-

gori, som købes hos godkend-

te leverandører på de forplig-

tende indkøbsaftaler på om-

rådet.

Lone Strøm