Statsrevisorerne beretning SB10/2015 - Bilag 4: Rigsrevisionens notat af 4. maj 2018

Finansudvalget 2017-18
SB 10 4
Offentligt

Rigsrevisionens notat om beretning om

indkøb på Kulturministeriets

område

Maj 2018

Statsrevisorerne beretning SB10/2015 - Bilag 4: Rigsrevisionens notat af 4. maj 2018

FORTSAT NOTAT TIL STATSREVISORERNE

Opfølgning i sagen om indkøb på Kulturministeriets område (beretning nr. 10/2015)

4. maj 2018

RN 1103/18

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om indkøb på Kulturministeriets område,

som blev indledt med en beretning i 2016. Vi har tidligere behandlet sagen i notat til Stats-

revisorerne af 23. juni 2016.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

KONKLUSION

Kulturministeriet har iværksat initiativer for at sikre, at statens forpligtende indkøbs-

aftaler overholdes, og vil fortsat følge op på de enkelte styrelsers og institutioners

håndtering af indkøbsområdet. Institutionernes compliance på statens indkøbsafta-

ler indgår i ledelsesinformationsmaterialet til Kulturministeriets direktion, ligesom de

enkelte institutioners overholdelse af indkøbsreglerne fra og med 2018 vil være et

fast punkt på Kulturministeriets årlige ledersamtaler med institutionernes ledere.

Rigsrevisionen finder initiativerne tilfredsstillende og vurderer, at denne del af sagen

kan afsluttes.

Rigsrevisionen baserer denne konklusion på følgende:



Kulturministeriet overvåger, om statens forpligtende indkøbsaftaler overholdes,

ved at institutionernes compliance på statens indkøbsaftaler indgår i ledelsesin-

formationsmaterialet til Kulturministeriets direktion. Derudover skal institutioner-

ne redegøre for deres indkøb i de situationer, hvor institutionens samlede com-

pliancegrad er under 50 % 3 kvartaler i træk.

Institutionernes overholdelse af indkøbsreglerne vil fra og med 2018 være et fast

punkt ved Kulturministeriets årlige ledersamtaler med institutionernes ledere.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på www.rigsrevisionen.dk



Kulturministeriet har endnu ikke iværksat en analyse af indkøb på tværs af minister-

området for at kunne vurdere potentialet for koncernfælles indkøbsaftaler. Kulturmini-

steriet forventer, at de inden årsskiftet 2018/19 kan have et overordnet overblik over,

hvilke aftaleområder der kan være relevante at udbyde på tværs af hele eller dele af

ministerområdet, som ikke allerede er dækket af statens indkøbsaftaler eller SKI’s

aftaler.

Statsrevisorerne beretning SB10/2015 - Bilag 4: Rigsrevisionens notat af 4. maj 2018

Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen og orientere Statsrevisorerne om:



resultatet af Kulturministeriets analyse af potentialet for at indgå koncernfælles

indkøbsaftaler.

Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i januar 2016 en beretning om indkøb på Kulturministeriets område.

Beretningen handlede om, hvorvidt Kulturministeriets institutioner køber sparsommeligt ind.

Mere konkret handlede beretningen om, hvorvidt institutionerne køber ind i overensstem-

melse med forvaltningsretlige principper, gældende lovgivning og Kulturministeriets kon-

cernfælles retningslinjer for køb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopga-

ver. Endvidere blev det undersøgt, om institutionernes og Kulturministeriets styring og op-

følgning understøtter, at indkøb gennemføres på en sparsommelig måde.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, fandt de det meget utilfredsstillende, at

Kulturministeriets institutioner i mange tilfælde ikke har fulgt gældende regler og god prak-

sis for indkøb i staten. Gældende regler og god praksis skal sikre, at offentlige institutioner

køber bedst og billigst ved fx at undersøge markedet, sende i udbud, indhente flere tilbud

eller købe ind via statens indkøbsaftaler.

Statsrevisorerne kritiserede, at Kulturministeriet ikke har indtaget en mere aktiv rolle og

ikke i højere grad har fulgt op på, om institutionerne overholder gældende love og regler

samt ministeriets retningslinjer for køb af varer og tjenesteydelser.

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på føl-

gende punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsrevi-

sionen vurderer, at myndighe-

dernes initiativer er tilfredsstil-

lende.

Opfølgningspunkt

1. Kulturministeriets initiativer på indkøbsområdet

for at sikre, at institutionerne følger de gældende

regler for indkøb og EU-udbud.

2. Kulturministeriets arbejde med at lade indkøbs-

området indgå i ledelsesrapporteringen og i de år-

lige ledersamtaler med institutionscheferne.

3. Resultatet af Kulturministeriets analyse af po-

tentialet for at indgå koncernfælles indkøbsaftaler.

Status

Afsluttet i forbindelse med notat til Statsrevisorerne

af 23. juni 2016.

Behandles i dette notat.

De 6 institutioner, der indgik

i undersøgelsen, er:



Det Kongelige Bibliotek



Det kongelige Teater og

Kapel



Kulturstyrelsen



Statens Arkiver (Rigsarkivet)



Statens Museum for Kunst



Styrelsen for Slotte og

Kulturejendomme

5. Vi redegør i dette notat for resultaterne af opfølgningen på de punkter, der ikke tidligere

er afsluttet.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

II.

Kulturministeriets initiativer

Kulturstyrelsen og Styrelsen for

Slotte og Kulturejendomme er pr.

1. januar 2016 lagt sammen til

Slots- og Kulturstyrelsen.

6. Vi gennemgår i det følgende Kulturministeriets initiativer i forhold til de udestående op-

følgningspunkter. Gennemgangen er baseret på en redegørelse fra Kulturministeriet, sene-

ste ledelsesgodkendte KPI-opgørelse vedrørende 3. kvartal 2016, tal for institutionernes

compliance for 4. kvartal 2017 og uddrag fra de årlige ledelsesberetninger fra lederne ved-

rørende indkøbsområdet på de udvalgte institutioner.

Statsrevisorerne beretning SB10/2015 - Bilag 4: Rigsrevisionens notat af 4. maj 2018

Kulturministeriets styring og opfølgning på indkøb

7. Statsrevisorerne kritiserede, at Kulturministeriet ikke havde indtaget en mere aktiv rolle

og ikke i højere grad havde fulgt op på, om institutionerne overholdt gældende love og reg-

ler samt ministeriets retningslinjer for køb af varer og tjenesteydelser.

8. Kulturministeriet oplyste i sin redegørelse, at ministeriet ville overvåge, om statens for-

pligtende indkøbsaftaler blev overholdt. Overvågningen skulle indgå i ledelsesrapporterin-

gen og i de årlige ledersamtaler med institutionscheferne. Rigsrevisionen bemærkede i den

forbindelse, at det var en forudsætning, at ministeriet også ville følge op på overholdelsen

af lovgivningen og af egne retningslinjer, i det omfang institutionerne købte ind uden for de

forpligtende aftaler.

9. Vores gennemgang af Kulturministeriets seneste ledelsesgodkendte KPI-opgørelse fra

3. kvartal 2016 viser, at institutionernes compliance på statens indkøbsaftaler indgår i le-

delsesinformationsmaterialet til direktionen i ministeriet. Ministeriet har oplyst, at i de tilfæl-

de, hvor en institutions samlede compliancegrad er under 50 % 3 kvartaler i træk, skal in-

stitutionen redegøre for sine indkøb.

For at sikre at der også fremadrettet er fokus på, at regler på indkøbsområdet følges, har

Kulturministeriet oplyst, at lederne på institutioner og i styrelser fra 2018 bliver bedt om ek-

splicit at redegøre for, hvordan de håndterer institutionens indkøb og overholdelse af Kul-

turministeriets retningslinjer for indkøb, herunder sikrer, at reglerne på indkøbsområdet

overholdes.

10. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at spørgsmålet om, hvorvidt statens forplig-

tende indkøbsaftaler overholdes, indgår i ledelsesrapportering og ledersamtaler, og at le-

dernes generelle håndtering af regeloverholdelse på indkøbsområdet også fremad vil indgå

som et fokusområde i Kulturministeriets opfølgning over for institutioner og styrelser. Rigsre-

visionen vurderer derfor, at denne del af sagen kan afsluttes.

Resultatet af Kulturministeriets analyse af potentialet for at indgå koncernfælles ind-

købsaftaler

11. Det fremgik af beretningen, at det er Rigsrevisionens opfattelse, at der på væsentlige

områder er et potentiale for at indgå koncernfælles aftaler på Kulturministeriets område.

Kulturministeriet oplyste i juni 2016, at de forberedte en analyse af indkøb på tværs af mi-

nisterområdet med henblik på at kunne vurdere potentialet for koncernfælles indkøbsafta-

ler.

12. Vores opfølgning viser, at Kulturministeriet ikke har udarbejdet en analyse af potentia-

let for at indgå koncernfælles aftaler på Kulturministeriets område. Kulturministeriet oplyser,

at ministeriet som følge af et nyt indkøbscirkulære har vurderet, at ministeriet vil foretage

en analyse af SKI’s aftaler, inden ministeriet iværksætter egne koncernfælles udbud. Det

er i øvrigt Kulturministeriets opfattelse, at potentialet for yderligere aftaler i udgangspunktet

er mindre, end det var i 2015, da Rigsrevisionen afgav sin beretning, fordi Kulturministeriets

samlede compliancegrad efterfølgende er steget væsentligt. Derudover har Moderniserings-

styrelsen løbende udvidet antallet af aftaleområder, der dækkes af forpligtende aftaler.

Kulturministeriet oplyser dog, at de forventer, at de inden årsskiftet 2018/19 kan have et

overordnet overblik over, hvilke aftaleområder der kan være relevante at udbyde på tværs

af hele eller dele af ministerområdet. Rigsrevisionen vil fortsat følge Kulturministeriets arbej-

de med at udarbejde en analyse af potentialet for at indgå koncernfælles aftaler på Kultur-

ministeriets område.

Compliance

beregnes som

den andel af ministeriets ind-

køb inden for en indkøbskate-

gori, som købes hos godkend-

te leverandører på de forplig-

tende indkøbsaftaler på områ-

det. Compliance på 100 % sva-

rer til, at institutionen køber al-

le varer og tjenesteydelser hos

en leverandør på en forpligten-

de aftale.

Lone Strøm