Statsrevisorerne beretning SB10/2015 - Bilag 3: Rigsrevisionens notat af 23. juni 2016

Finansudvalget 2015-16
SB 10 3
Offentligt

Rigsrevisionens notat om beretning om

indkøb på Kulturministeriets

område

August 2016

Statsrevisorerne beretning SB10/2015 - Bilag 3: Rigsrevisionens notat af 23. juni 2016

§ 18, STK. 4-NOTAT TIL STATSREVISORERNE

Vedrører:

Statsrevisorernes beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område

Kulturministerens redegørelse af 3. juni 2016

23. juni 2016

RN 1107/16

1. Rigsrevisionen vurderer i dette notat de initiativer, som kulturministeren har iværksat og

vil iværksætte som følge af Statsrevisorernes bemærkninger og beretningens konklusioner.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

KONKLUSION

Kulturministeren har iværksat en række initiativer på indkøbsområdet for at sikre, at

institutionerne følger de gældende regler for indkøb og EU-udbud, og ministeren vil

følge op på de iværksatte initiativer.

Rigsrevisionen finder initiativerne tilfredsstillende og vurderer, at denne del af sagen

kan afsluttes.

Rigsrevisionen baserer denne konklusion på følgende:



Departementschefen har i et brev indskærpet over for cheferne for Kulturministe-

riets statsinstitutioner, at gældende regler på indkøbsområdet skal overholdes, og

at institutionerne skal anvende statens indkøbsaftaler og efterleve ministeriets ret-

ningslinjer for indkøb.

Kulturministeriets fælles retningslinjer for indkøb af varer og tjenesteydelser er

ajourført i lyset af den nye udbudslov, som træder i kraft 1. januar 2016.

Der er afholdt kurser i foråret 2016 for institutionernes indkøbere om indkøbsreg-

ler mv. og god indkøbspraksis.

Eventuelt

fortsat(te) notat(er)

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på www.rigsrevisionen.dk



Kulturministeriet vil endvidere overvåge, at statens forpligtende indkøbsaftaler over-

holdes. Overvågningen skal indgå i ledelsesrapporteringen og i de årlige ledersam-

taler med institutionscheferne. Ministeriet vil også vurdere potentialet for koncernfæl-

les indkøbsaftaler.

Statsrevisorerne beretning SB10/2015 - Bilag 3: Rigsrevisionens notat af 23. juni 2016

Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen og orientere Statsrevisorerne om:



Kulturministeriets arbejde med at lade indkøbsområdet indgå i ledelsesrapporte-

ringen og i de årlige ledersamtaler med institutionscheferne

resultatet af Kulturministeriets analyse af potentialet for at indgå koncernfælles

indkøbsaftaler.



Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i januar 2016 en beretning om indkøb på Kulturministeriets område.

Beretningen handlede om, hvorvidt Kulturministeriets institutioner køber sparsommeligt ind.

Dvs. om institutionerne køber ind i overensstemmelse med forvaltningsretlige principper,

gældende lovgivning og Kulturministeriets koncernfælles retningslinjer for køb af varer og

tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Endvidere blev det undersøgt, om institu-

tionernes og Kulturministeriets styring og opfølgning understøtter, at indkøb gennemføres

på en sparsommelig måde.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, fandt de det meget utilfredsstillende, at Kul-

turministeriets institutioner i mange tilfælde ikke har fulgt gældende regler og god praksis

for indkøb i staten. Disse skal sikre, at offentlige institutioner køber bedst og billigst ved fx

at undersøge markedet, sende i udbud, indhente flere tilbud eller købe ind via statens ind-

købsaftaler.

Statsrevisorerne kritiserede, at Kulturministeriet ikke har indtaget en mere aktiv rolle og ik-

ke i højere grad har fulgt op på, om institutionerne overholder gældende love og regler samt

ministeriets retningslinjer for køb af varer og tjenesteydelser.

4. Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

II.

Gennemgang af kulturministerens redegørelse

Regeloverholdelse og rammer for indkøb i institutioner på Kulturministeriets område

5. Statsrevisorerne fandt det meget utilfredsstillende, at Kulturministeriets institutioner i man-

ge tilfælde ikke har fulgt gældende regler og god praksis for indkøb, herunder:



at institutionerne ikke overholdt lovgivningen ved mere end 25 % af de indkøb, der var

omfattet af EU-udbudsreglerne, og ved mere end 60 % af de indkøb, der skulle annon-

ceres efter reglerne i tilbudsloven

at der ved mere end 35 % af bygge- og anlægsopgaverne på over 300.000 kr. ikke var

indhentet underhåndsbud eller afholdt licitation efter tilbudsloven

at institutionerne i ca. 20 % af stikprøven ikke har benyttet aftalerne i Statens Indkøbs-

program, selv om de har pligt til det

at institutionerne i mere end 60 % af tilfældene ikke har indhentet flere tilbud i de tilfæl-

de, hvor det var anbefalet i Kulturministeriets koncernfælles retningslinjer for indkøb.



6. Det fremgik også af beretningen, at Kulturministeriet har udarbejdet koncernfælles ret-

ningslinjer for køb af varer og tjenesteydelser. Undersøgelsen viste dog, at institutionerne

kun i mindre omfang følger de koncernfælles retningslinjer.

Statsrevisorerne beretning SB10/2015 - Bilag 3: Rigsrevisionens notat af 23. juni 2016

7. Kulturministeren finder Rigsrevisionens undersøgelse væsentlig og noterer sig Rigsrevi-

sionens og Statsrevisorernes kritik af institutionernes indkøbspraksis. Ministeren tilkende-

giver, at det ikke er tilfredsstillende, at gældende regler om indkøb og EU-udbud ikke er fulgt.

Ministeren oplyser, at ministeriet på baggrund af beretningen har iværksat en række initia-

tiver på indkøbsområdet, der skal bidrage til at skærpe fokus på overholdelsen af regler på

indkøbsområdet, og på at institutionernes indkøb sker på et tilfredsstillende grundlag. Mini-

steren oplyser, at departementschefen pr. brev har indskærpet over for cheferne for ministe-

riets statsinstitutioner, at gældende regler på indkøbsområdet skal overholdes, og at institu-

tionerne skal anvende statens indkøbsaftaler og efterleve ministeriets retningslinjer for ind-

køb. Ministeriets koncernfælles retningslinjer for indkøb af varer og tjenesteydelser er blevet

ajourført i lyset af den nye udbudslov pr. 1. januar 2016. Endvidere er der i foråret 2016 af-

holdt kurser for institutionens indkøbere om indkøbsregler mv. og god indkøbspraksis. Mini-

steren oplyser, at han vil følge op på de iværksatte initiativer.

8. Rigsrevisionen finder Kulturministeriets initiativer tilfredsstillende og vurderer derfor, at

denne del af sagen kan afsluttes.

Kulturministeriets styring og opfølgning på indkøb

9. Statsrevisorerne kritiserede, at Kulturministeriet ikke har indtaget en mere aktiv rolle og

ikke i højere grad har fulgt op på, om institutionerne overholder gældende love og regler

samt ministeriets retningslinjer for køb af varer og tjenesteydelser.

10. Kulturministeren oplyser, at ministeriet vil overvåge, om statens forpligtende indkøbsaf-

taler overholdes. Overvågningen skal indgå i ledelsesrapporteringen og i de årlige ledersam-

taler med institutionscheferne – første gang i 2016. Rigsrevisionen forudsætter, at ministe-

riet også vil følge op på overholdelse af lovgivning og egne retningslinjer, i det omfang in-

stitutionerne køber ind uden for de forpligtende aftaler.

Derudover forbereder Kulturministeriet en analyse af indkøb på tværs af ministerområdet

for at kunne vurdere potentialet for koncernfælles indkøbsaftaler.

11. Rigsrevisionen vil fortsat følge ministeriets arbejde med at lade indkøbsområdet indgå i

ledelsesrapporteringen og i de årlige ledersamtaler med institutionscheferne. Rigsrevisio-

nen vil også følge resultatet af Kulturministeriets analyse af potentialet for at indgå koncern-

fælles indkøbsaftaler.

Lone Strøm