Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2014 nr. 7: Rigsrevisionens notat til Statsrevisorerne om tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

Statsrevisorerne 2014
7
Offentligt

Notat til Statsrevisorerne om

tilrettelæggelsen af en større

undersøgelse af budgetover-

skridelsen ved Eurovision Song

Contest 2014

December

2014

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2014 nr. 7: Rigsrevisionens notat til Statsrevisorerne om tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

TILRETTELÆGGELSESNOTAT TIL STATSREVISORERNE

Tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af budgetoverskridelsen ved

Eurovision Song Contest 2014

9. december 2014

RN 412/14

Indledning

1. Statsrevisorerne anmodede på deres møde den 2. oktober 2014 om en undersøgelse af

budgetoverskridelsen i Projektselskabet ESC 2014 ApS (herefter Projektselskabet) i forbin-

delse med Eurovision Song Contest 2014. Dette notat beskriver, hvordan en større under-

søgelse vil kunne tilrettelægges.

Undersøgelsen kan gennemføres, så Rigsrevisionen kan afgive en beretning til Statsreviso-

rerne i juni 2015.

II.

Baggrund

2. Statsrevisorerne drøftede den 2. oktober 2014 en eventuel undersøgelse af budgetover-

skridelsen. Vi havde til brug for drøftelsen udarbejdet et notat, hvoraf det fremgik, at vi har

fuld adgang til at undersøge DR og Region Hovedstaden, men ikke har revisionsadgang til

Projektselskabet, Wonderful Copenhagen, Københavns Kommune og Refshaleøens Ejen-

domsselskab A/S.

3. Statsrevisorerne besluttede at anmode os om en undersøgelse og opfordrede i den sam-

menhæng til, at alle involverede aktører udviste velvilje til at give os de nødvendige oplys-

ninger i forbindelse med en undersøgelse.

4. Statsrevisorerne anmodede os om at gennemføre en bredere anlagt undersøgelse af pro-

jektets organisering og styring med henblik på at lære af de fejl, som er begået.

Statsrevisorerne anmodede os om at undersøge:

a) De involverede centrale aktørers roller og ansvar i budgetlægning og -opfølgning, her-

under om aktørerne har varetaget ansvaret på tilfredsstillende vis.

b) De ekstrabevillinger, som blev ydet til projektet, og om de var utilstrækkelige eller indike-

rede yderligere overskridelser af budgettet.

c) Om organiseringen af projektet og de indbyrdes aftaler mellem parterne var hensigtsmæs-

sig i forhold til at sikre fremdrift, styring, opfølgning og revision af arrangementet. I den

forbindelse ønskes en vurdering af, om organiseringen i sig selv har hindret, at nogen har

haft et samlet overblik og ansvar for projektstyringen.

d) De primære årsager til budgetoverskridelsen, og hvad det samlet set har kostet skatte-

borgerne.

5. Vi har til brug for dette notat holdt møder med Wonderful Copenhagen (som repræsen-

terer Projektselskabet), Københavns Kommune og Refshaleøens Ejendomsselskab A/S,

der alle har tilkendegivet, at de gerne bidrager med oplysninger til undersøgelsen.

Vi har desuden drøftet undersøgelsen med Region Hovedstaden og DR.

6. Alle involverede aktører udviser velvilje til at give os de nødvendige oplysninger, selv om

vi ikke har revisionsadgang til Projektselskabet, Wonderful Copenhagen, Københavns Kom-

mune og Refshaleøens Ejendomsselskab A/S. Parterne er imidlertid ikke forpligtede til at

udlevere relevant materiale til Rigsrevisionen, hvilket kan give begrænsninger i undersø-

gelsen. Med disse bemærkninger forventer vi at kunne gennemføre undersøgelsen som

ønsket af Statsrevisorerne, men forløbet efter afgivelsen vil adskille sig fra en almindelig

beretningsundersøgelse.

I et undersøgelsesforløb, hvor vi har fuld revisionsadgang, skal en beretningssag i henhold

til rigsrevisorloven følges op med et § 18, stk. 4-notat, som afgives på baggrund af en mini-

sterredegørelse. Ministerredegørelsen indeholder en redegørelse til Statsrevisorerne for

de foranstaltninger og overvejelser, som beretningen har givet ministeren anledning til.

I denne undersøgelse vil det ikke være muligt at indhente en ministerredegørelse for ak-

tører, som Rigsrevisionen ikke har revisionsadgang til, og vi kan dermed ikke følge op på,

hvordan eventuelle kritikpunkter bliver håndteret fremadrettet.

III.

Venue

er det engelske udtryk

for ”spillested”, dvs. det sted,

hvor Eurovision Song Con-

test 2014 afholdes – i praksis

B&W Hallerne på Refshaleøen.

Venue-begrebet anvendes i

den aftale, der er indgået mel-

lem DR og Projektselskabet.

Projektselskabet

var et 100 %

ejet datterselskab under Won-

derful Copenhagen. Selskabet

blev etableret for at udføre de

opgaver, som blev pålagt værts-

byen i aftalen med DR.

Tilrettelæggelsen af undersøgelsen

7. Danmark vandt Eurovision Song Contest i maj 2013, og DR fik af European Broadcasting

Union ansvaret for at arrangere Eurovision Song Contest i maj 2014. DR forhandlede hen

over sommeren 2013 med repræsentanter for forskellige mulige værtsbyer om placeringen

af arrangementet og valgte til sidst at holde det i København med B&W Hallerne på Refs-

haleøen som venue.

8. DR indgik den 1. september 2013 en aftale med Projektselskabet. Det fremgik af aftalen,

at DR havde ansvaret for produktionen af 3 tv-shows, mens Projektselskabet havde ansva-

ret for alle øvrige opgaver (værtsbyopgaver) forbundet med arrangementet, herunder ind-

retning af B&W Hallerne, afholdelse af events, sikkerhed og transport. Venue skulle etable-

res midlertidigt i B&W Hallerne i København, og det fremgik af aftalen mellem parterne, at

den foreslåede venue-løsning var af meget alternativ karakter og derfor involverede en ræk-

ke usikkerheder og risici i forhold til Projektselskabets forpligtelser. Etableringen af venue

var et projekt med en fast og ufravigelig deadline, hvilket stillede høje krav til projektstyrin-

gen.

9. Eurovision Song Contest blev afholdt i maj 2014, og konkurrencen var vellykket med hen-

syn til tv-seertal, idet 195 mio. tv-seere på verdensplan så finalen. Projektselskabets bud-

get til værtsbyopgaverne blev imidlertid overskredet flere gange undervejs, og omkostnin-

gerne endte med at være 3 gange højere end det oprindelige budget på knap 35 mio. kr.

Ifølge en redegørelse fra Projektselskabet stammer over 90 % af budgetoverskridelsen fra

omkostninger til etablering og drift af venue i B&W Hallerne.

10. Figur 1 viser den overordnede organisering af Eurovision Song Contest 2014 og under-

søgelsens fokus.

Figur 1. Overordnet organisering af Eurovision Song Contest 2014 og undersøgelsens fokus

VÆRTSBYPARTER

UNDERSØGELSENS FOKUS

CENTRALE AKTØRER

Wonderful Copenhagen

(Ejer Projektselskabet og

yder økonomisk bidrag)

Projektselskabet

(Ansvarlig for at løse

værtsbyopgaven)

Region Hovedstaden

(Økonomisk bidrag

til Projektselskabet)

Københavns Kommune

(Økonomisk bidrag

til Projektselskabet)

Projektstyringens

mødefora og

aftalegrundlag

Aftale

Støtteerklæring

Refshaleøens

Ejendomsselskab A/S

Garanti

(Ansvarlig for Eurovision

Song Contest 2014)

Kilde: Rigsrevisionen.

Figur 1 viser de involverede aktører ved forberedelsen og gennemførelsen af Eurovision Song

Contest 2014, og at vi i vores undersøgelse vil have fokus på aktiviteten i de forskellige møde-

fora, herunder præsidie, koordinations- og styregrupper mfl. Værtsbyparterne var de aktø-

rer, som økonomisk bidrog til projektet og gennem Projektselskabet afholdt udgifter til arran-

gementet. Projektselskabet var et 100 % ejet datterselskab under Wonderful Copenhagen.

Projektselskabet blev etableret udelukkende for at udføre de opgaver, som blev pålagt værts-

byen i aftalen med DR. Som det fremgår af figuren, var det kun Projektselskabet, der indgik

aftalen med DR. På den baggrund er Projektselskabet og DR de centrale aktører i vores un-

dersøgelse.

11. Ved underskrivelsen af aftalen forpligtede alle værtsbyparter sig til at give et økonomisk

bidrag til Projektselskabet. Desuden afgav Region Hovedstaden og Københavns Kommune

en støtteerklæring, som ikke var juridisk bindende, men hvor de 2 aktører tilkendegav deres

støtte til afholdelsen i København. Refshaleøens Ejendomsselskab A/S afgav en garanti over

for DR, hvor selskabet forpligtede sig til at afholde udgifterne til etablering af venue, hvis Pro-

jektselskabet ikke var i stand til at opfylde denne del af aftalen med DR.

Design af undersøgelsen

12. Det overordnede formål med undersøgelsen vil være at vurdere Projektselskabets for-

beredelse samt styring af etablering og drift af venue for Eurovision Song Contest 2014.

13. Vi forventer, at undersøgelsen vil indeholde 2 hoveddele:

Første del af undersøgelsen vil handle om Projektselskabets forberedelse af projektet. For-

målet er at vurdere, om forhold i Projektselskabets forberedelse havde en afgørende betyd-

ning for budgetoverskridelsen. Forberedelsen omfatter aftalegrundlaget, den formelle orga-

nisering af projektet, hvor aktørernes roller og ansvar blev fastlagt i forskellige mødefora, og

fastsættelsen af det oprindelige budget. Forberedelsen omfattede desuden opbygning af

projektstyringen, herunder rammerne for risiko- og budgetstyringen. Vi vil særligt have fokus

på, om rolle- og ansvarsfordelingen var klar og hensigtsmæssig. I denne del af undersøgel-

sen vil vi besvare første del af Statsrevisorernes spørgsmål a og c.

Anden del af undersøgelsen vil handle om Projektselskabets styring af projektet. Formålet

er at vurdere, om og i givet fald hvilke forhold i Projektselskabets styring som havde en af-

gørende betydning for budgetoverskridelsen. Vi vil vurdere, om Projektselskabets styring

sikrede gennemsigtighed og fremdrift, og vurdere sammenhængs- og beslutningskraften

mellem de mødefora, som udgjorde den organisatoriske ramme for samarbejdet mellem ak-

tørerne. Vi vil primært tage udgangspunkt i projektstyring af de aktiviteter, som resulterede

i de største budgetoverskridelser. Vi vil særligt have fokus på, om og i hvilken udstrækning

problemer i styringen havde sammenhæng med Projektselskabets forberedelse af projek-

tet. I denne del af undersøgelsen vil vi besvare Statsrevisorernes øvrige spørgsmål.

På baggrund af den samlede gennemgang af forberedelse og styring af projektet vil vi frem-

drage de læringspointer, som i givet fald kan anvendes fremadrettet i andre lignende pro-

jekter.

14. Vi vil fortrinsvist basere vores undersøgelse på Projektselskabets skriftlige materiale,

herunder organisationsbeskrivelser af aktørernes ansvar og opgaver, mødereferater, bud-

get, regnskab mv. Vi vil i fornødent omfang inddrage DR’s eget baggrundsmateriale, hvis

vi vurderer, at Projektselskabets materiale ikke er dækkende for at belyse de 2 centrale ak-

tørers roller, ansvar og handlinger. Vi inddrager som udgangspunkt ikke de øvrige aktørers

eget baggrundmateriale, herunder afrapportering fra deltagelse i møder til brug for videre

intern administrativ og politisk sagsbehandling mv.

15. Undersøgelsen vil ikke omfatte forhold, som undersøges af andre myndigheder. Dvs. at

vi ikke inddrager de forhold, som Økonomi- og Indenrigsministeriet, Statsforvaltningen og

Erhvervsstyrelsen er ved at undersøge i relation til Københavns kommune, Region Hoved-

staden og Wonderful Copenhagen. Undersøgelsen omfatter heller ikke DR’s proces omkring

valg af værtsby eller en vurdering af DR’s budget og regnskab for produktionen af 3 tv-shows

til Eurovision Song Contest 2014.

16. Vi skal for god ordens skyld understrege, at der undervejs vil kunne ske ændringer i for-

hold til det skitserede oplæg.

Lone Strøm