Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 5: Rigsrevisionens fortsatte notat af 9. januar 2017

Finansudvalget 2014-15 (1. samling)
SB 7 5
Offentligt

Rigsrevisionens notat om beretning om

forskningsmidler på

hospitalerne

Januar 2017

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 5: Rigsrevisionens fortsatte notat af 9. januar 2017

FORTSAT NOTAT TIL STATSREVISORERNE

Opfølgning i sagen om forskningsmidler på hospitalerne (beretning nr. 7/2014)

9. januar 2017

RN 401/17

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om forskningsmidler på hospitalerne, som

blev indledt med en beretning i 2014. Vi har tidligere behandlet sagen i notat til Statsreviso-

rerne af 31. august 2015.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

KONKLUSION

Regionerne har taget en lang række initiativer, der skal sikre, at hospitalernes ekster-

ne forskningsmidler vil blive anvendt til formålet. Kravet om dokumentation og kontrol

er blevet skærpet, og det er blevet indskærpet, at nye og gamle midler ikke må blan-

des sammen. Alle regionerne har indført procedurer, der skal sikre, at projekter ikke

henstår inaktive.

Rigsrevisionen finder regionernes, Sundheds- og Ældreministeriets og Økonomi- og

Indenrigsministeriets (tidligere Social- og Indenrigsministeriet) initiativer tilfredsstillen-

de og vurderer, at denne del af sagen kan afsluttes.

Rigsrevisionen baserer denne konklusion på følgende:

•

Regionerne har i deres retningslinjer og i deres kommunikation indskærpet kravet

om, at udgifterne skal være dokumenteret. Regionerne har fulgt op på, at retnings-

linjerne følges. Dette er sket dels ved interne kontroller, hvor et antal bilag er ble-

vet gennemgået, dels ved, at den eksterne revision har et særligt fokus herpå.

Regionerne har indført retningslinjer, der skal sikre, at projekterne bliver gennem-

gået mindst én gang om året for at sikre, at projekter ikke henstår inaktive over fle-

re år. Regionerne har endvidere indskærpet, at det ikke er tilladt at blande nye og

gamle forskningsmidler sammen.

Sundheds- og Ældreministeriet, Økonomi- og Indenrigsministeriet og Danske Re-

gioner har udarbejdet en vejledning, som skal være med til at sikre, at hospitaler-

ne opkræver et overhead, der er dækkende.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på www.rigsrevisionen.dk

•

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 5: Rigsrevisionens fortsatte notat af 9. januar 2017

Danske Regioner har nedsat en arbejdsgruppe, der skal udarbejde et ensartet bereg-

ningsgrundlag for de fremtidige regionale opkrævninger af overhead. Arbejdsgruppen

har taget udgangspunkt i vejledningen, og regionerne forventer, at alle regionerne op-

kræver et dækkende overhead i 2017.

Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen og orientere Statsrevisorerne om:

•

regionernes arbejde med at udarbejde et beregningsgrundlag for opkrævning af

overhead.

Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i februar 2014 en beretning om forskningsmidler på hospitalerne. Be-

retningen handlede om hospitalernes forvaltning af eksterne forskningsmidler. Baggrunden

for undersøgelsen var, at der havde været en række artikler i pressen om uhensigtsmæssig

forvaltning af eksterne forskningsmidler på flere af Region Hovedstadens hospitaler.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, kritiserede de skarpt hospitalernes forvalt-

ning af eksterne forskningsmidler, som var udtryk for en særegen forvaltningskultur, hvor

man ikke havde tilstrækkeligt fokus på at overholde gældende retningslinjer. Statsrevisorer-

ne kritiserede, at regionernes tilsyn havde været helt utilstrækkeligt.

Statsrevisorerne havde særligt hæftet sig ved risikoen for, at de eksterne forskningsmidler

ikke blev anvendt til formålet, og ved, at Statsforvaltningen havde udført et for passivt tilsyn

med forvaltningen af forskningsmidlerne – selv i de tilfælde, hvor regionernes revisorer gen-

tagne gange havde påpeget problemer med regionernes regnskabsforvaltning og forvaltning

af forskningsmidler.

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på følgen-

de punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsrevi-

sionen vurderer, at myndighe-

dernes initiativer er tilfredsstil-

lende.

Opfølgningspunkt

Statsforvaltningens tilsyn med forvaltning af forsk-

ningsmidler.

Regionernes retningslinjer for styringen af forsk-

ningsmidler.

Regionernes arbejde med at sikre, at udgifterne er

dokumenteret, og at kontrollen følger op på, at ret-

ningslinjerne følges, så der sikres en fremtidig hen-

sigtsmæssig forvaltning af eksterne forskningsmid-

ler.

Hvilke initiativer regionerne vil iværksætte for at sik-

re, at nye og gamle forskningsmidler ikke blandes

sammen, og at projekter ikke henstår inaktive over

flere år.

Sundheds- og Ældreministeriets, Økonomi- og In-

denrigsministeriet og Danske Regioners arbejde

med at få fastlagt en løsning for opkrævning af

overhead.

Status

Afsluttet i forbindelse med notat til Statsrevisorerne

af 31. august 2015.

Afsluttet i forbindelse med notat til Statsrevisorerne

af 31. august 2015.

Behandles i dette notat.

5. Vi redegør i dette notat for resultaterne af opfølgningen på de punkter, der ikke tidligere

er afsluttet.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 5: Rigsrevisionens fortsatte notat af 9. januar 2017

II. Sundheds- og Ældreministeriets, Økonomi- og Indenrigsministeriets og regio-

nernes initiativer

6. Vi gennemgår i det følgende Sundheds- og Ældreministeriets, Økonomi- og Indenrigsmi-

nisteriets og regionernes initiativer i forhold til de udestående opfølgningspunkter.

Gennemgangen er baseret på brevveksling mellem Rigsrevisionen og regionerne, herunder

Danske Regioner, og mellem Rigsrevisionen og Sundheds- og Ældreministeriet og Økono-

mi- og Indenrigsministeriet.

Dokumentation og kontrol med, at retningslinjer følges

7. Statsrevisorerne bemærkede, at hospitalernes ledelse og interne kontroller i alt for mange

tilfælde ikke havde sikret, at basale retningslinjer for anvendelse af forskningsmidlerne blev

fulgt.

8. Rigsrevisionen har indhentet oplysninger fra regionerne om regionernes arbejde med at

sikre, at udgifterne er dokumenteret, og at kontrollen følger op på, at retningslinjerne følges,

så der sikres en hensigtsmæssig forvaltning af eksterne forskningsmidler på hospitalerne.

Region Hovedstaden

har oplyst, at regionen siden 2014 har arbejdet med at afdække

mangler i retningslinjerne. I de tilfælde, hvor der har været uklarheder, har regionen udarbej-

det et hensigtsmæssigt og fyldestgørende administrationsgrundlag for såvel administratio-

nerne som forskningsmiljøerne. Regionen har fulgt op ved at kommunikere ændringerne på

forskellige niveauer og måder for at sikre hurtigst mulig implementering. Det er regionens

vurdering, at dette har været nødvendigt for at sikre, at forskningsmidlerne forvaltes efter

gældende regler og på den mest hensigtsmæssige måde. Regionens eksterne revision har

desuden gennemgået en lang række forskningsprojekter på regionens hospitaler, og den

indsamlede viden er indarbejdet i det udmeldte administrationsgrundlag.

Region Hovedstaden har desuden oplyst, at regionen har taget en lang række initiativer for

igangsættelse, gennemførelse og afslutning af forskningsprojekter for at sikre et fyldestgø-

rende og ensartet administrationsgrundlag. Regionen indførte bl.a. i 2015 et fælles koncept

for controlling af projekter, herunder forskningsprojekter. Konceptet afspejler bl.a. de 3 ho-

vedfaser i et projekt. Under hver fase er der en række krav til, hvad der skal gøres, og hvor-

dan det skal dokumenteres af hospitalerne, virksomhederne og centrene, at de forskellige

handlinger er udført, og at det er sikret, at det nødvendige grundlag er til stede. Den ekster-

ne revision har i 2016 fulgt op på, om konceptet er implementeret på de hospitaler og i de

virksomheder og centre, som har projekter, herunder forskningsprojekter. Revisionen hav-

de ikke bemærkninger hertil. Det er aftalt med den eksterne revision, at der også fremover

følges særskilt op herpå fra revisionens side.

Region Hovedstaden har videre oplyst, at regionens hospitaler, virksomheder og centre hvert

kvartal sender deres dokumentation for ovenstående controlling til administrationen, der gen-

nemgår materialet og vurderer, om der er behov for centrale udmeldinger eller yderligere ad-

ministrationsgrundlag.

10.

Region Sjælland

har oplyst, at regionens eksterne revisor i 2015 gennemførte en under-

søgelse af forvaltningen af forskningsmidler på de hospitaler, der ikke var omfattet af Rigs-

revisionens undersøgelse. Revisionen har fulgt op på de aftalte forbedringer, som blev af-

talt med de enkelte enheder i den efterfølgende løbende revision for 2015. Der er således

ført tilsyn med, at gældende retningslinjer for projekter følges.

Region Sjælland har desuden oplyst, at alle enheders ledelsestilsyn er blevet ajourført i 2016,

herunder opfølgningen på projekter. Der er i de reviderede ledelsestilsyn indarbejdet stan-

dardiserede kompenserende kontroller for regionens hospitaler, som har fokus på, at de mod-

tagne midler anvendes korrekt. Der føres både et eksternt og et internt tilsyn med, at de en-

kelte enheder gennemfører ledelsestilsynet.

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 5: Rigsrevisionens fortsatte notat af 9. januar 2017

11.

Region Syddanmark

har oplyst, at regionen har iværksat en målrettet kommunikation af

regler og dokumentationskrav i forhold til de budgetansvarlige i regionen. I den forbindelse er

det sikret, at hospitalernes ledelsestilsyn også omfatter forskningsmidler. Hospitalernes regn-

skabsafdelinger har i den daglige håndtering af forskningsbilag øget deres fokus på, at bila-

gene lever op til dokumentationskravene. Derudover gennemføres der løbende interne kon-

troller, hvor hospitalernes regnskabsafdelinger gennemgår et antal stikprøvevist udvalgte bi-

lag.

Region Syddanmark har desuden oplyst, at den eksterne revision i 2015 konstaterede, at der

var sket en væsentlig forbedring af styringen af forskningskonti. Hospitalerne har haft øget

fokus på, at det udførte ledelsestilsyn og den økonomiske styring af forskningsprojekter er

dokumenteret. Den eksterne revision følger i efteråret 2016 målrettet op på, at de tilrettelag-

te kontroller følges, og at der udtages et antal stikprøver for at konstatere, om der er opnået

en tilfredsstillende kvalitet i dokumentationsmaterialet.

12.

Region Midtjylland

har oplyst, at kravet om dokumentation er blevet skærpet. Der er ud-

viklet et ekstra bemærkningsfelt i økonomisystemet, og der er generelt i organisationen gjort

opmærksom på, at der er krav om skriftlig dokumentation. Særligt har der været fokus på an-

givelse af formål og deltagere på restaurationsregninger.

Region Midtjylland har videre oplyst, at regionen har et ensartet regelsæt for anvendelse af

midler, uanset om det er tale om interne og eksterne konti. Det medfører, at der ikke skelnes

mellem interne og eksterne konti, når regionens Interne Kontrol foretager kontrol af bilag for

at sikre, at regionens regler er overholdt.

Hvert år bliver fx bilag vedrørende repræsentation stikprøvevist gennemgået. Region Midt-

jylland vurderer, at der er sket væsentlige fremskridt med hensyn til at få angivet, hvad for-

målet var, og hvem der har deltaget. Regionen vil fortsat have fokus på, at der er anført for-

mål og deltagere på bilag.

13. Region Nordjylland har oplyst, at regionen har redigeret retningslinjerne på området. Ret-

ningslinjerne er også blevet indført i regionens kasse- og regnskabsregulativ og dækker der-

med alle hospitaler i regionen. Retningslinjerne specificerer dokumentationskrav og en god-

kendelsesprocedure, hvor alle udgifter skal godkendes og kontrasigneres.

14. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at regionerne arbejder med at sikre, at udgif-

terne er dokumenteret, og at kontrollen følger op på, at retningslinjerne følges. Rigsrevisio-

nen vurderer derfor, at denne del af sagen kan afsluttes.

Sammenblanding af nye og gamle forskningsmidler og inaktive konti

15. Statsrevisorerne bemærkede, at styringen af forskningsprojekterne er uigennemsigtig,

fordi nye og gamle forskningsmidler blandes sammen, og projekter kan henstå inaktive over

flere år.

16. Rigsrevisionen har indhentet oplysninger fra regionerne om, hvilke initiativer regionerne

vil iværksætte for at sikre, at nye og gamle forskningsmidler ikke blandes sammen, og pro-

jekter ikke henstår inaktive over flere år.

17.

Region Hovedstaden

har oplyst, at kategorisering af forskningsprojekter sker i regionens

økonomisystem, hvor der også sker en tydelig adskillelse mellem drifts- og forskningsmidler.

Da regionen i 2015 indførte et controllingkoncept, blev der også strammet op i forhold til de

inaktive projekter. Det fremgår af konceptet, at der hver måned skal foretages en opfølgning

på de inaktive projekter, der er på det enkelte hospital, i den enkelte virksomhed eller i det

enkelte center. Hvert kvartal skal hospitalerne, virksomhederne og centrene sende en afrap-

portering til den centrale administration i regionen.

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 5: Rigsrevisionens fortsatte notat af 9. januar 2017

18.

Region Sjælland

har oplyst, at der er ført tilsyn med, at der løbende foretages den nød-

vendige oprydning og lukning af projekter. Der er i de reviderede ledelsestilsyn indarbejdet

standardiserede kompenserende kontroller for regionens hospitaler, som har fokus på, at in-

aktive projekter lukkes.

19.

Region Syddanmark

har oplyst, at det nu er anført i regionens retningslinjer, at det ikke

er tilladt at blande forskningsmidlerne sammen. Regionen har indført, at hospitalerne skal

foretage en årlig gennemgang af alle forskningsprojekter og den indtægtsdækkede virksom-

hed med henblik på at lukke alle projekter, hvor der ikke kan dokumenteres en forpligtelse

til at føre projektet videre.

20.

Region Midtjylland

har oplyst, at det reviderede regulativ vedrørende eksternt finansie-

rede projekter mv. klassificerer forskellige typer af forskningsmidler og beskriver, at der skal

ske en gennemgang af alle projekter mindst én gang om året. Hvis der ikke er aktivitet på

et projekt i et år, skal der tages stilling til, hvad der skal ske med projektet. Projektet kan fort-

sat stå som inaktivt, blot det er dokumenteret, hvorfor der ikke er aktivitet, og der dermed er

taget stilling til, hvornår der kan forventes aktivitet på projektet. Hvis et projekt har underskud,

skal der tages stilling til, om projektet skal fortsætte og dermed, om der skal søges om nye

midler. Hvis projektet ikke skal fortsætte, skal underskuddet dækkes af afdelingen i indevæ-

rende eller næste budgetår.

Region Midtjylland har videre oplyst, at hospitalerne arbejder på at få dokumenteret, at alle

projekter med inaktivitet eller underskud gennemgås årligt, og at der tages stilling hertil. På

hospitalerne har de igangsat forskellige procedurer. Koncernøkonomi er 2 gange årligt vært

for møder, hvor alle enheder, der arbejder med projekter, deltager. På disse møder bliver alle

problemstillinger omkring håndtering af eksterne midler drøftet efter behov.

21.

Region Nordjylland

har oplyst, at gennemgangen af de eksisterende konti har medført

lukning af de inaktive konti. De nye retningslinjer fremsætter krav om løbende aktivitet på alle

konti, og regionen vil fremover gennemgå forsknings- og projektkonti, hvor der ikke har været

aktivitet i de foregående 12 måneder. Regionens kontotypeoversigt sikrer, at midler holdes

adskilt. Nye forskningsbevillinger får oprettet separate konti, og alle konti til kliniske forsøg

holdes adskilt pr. kontrakt/protokol.

22. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at regionerne har iværksat initiativer for at sik-

re, at nye og gamle forskningsmidler ikke blandes sammen, og at projekter ikke henstår in-

aktive over flere år. Rigsrevisionen vurderer derfor, at denne del af sagen kan afsluttes.

Fastsættelse af overhead

23. Statsrevisorerne bemærkede, at hospitalerne ikke i tilstrækkelig grad adskiller omkost-

ningerne til forskning fra omkostningerne til den almindelige drift. Regionerne og hospitaler-

ne havde således ikke sikkerhed for, at relevante direkte og indirekte omkostninger blev dæk-

ket. Derfor var der risiko for, at hospitalerne uretmæssigt finansierede forskning for private

virksomheder med skatteborgerfinansierede driftsbevillinger.

24. Rigsrevisionen anbefalede i beretningen, at regionerne, Sundheds- og Ældreministeriet

og Økonomi- og Indenrigsministeriet sammen afklarer, hvordan det sikres, at hospitalerne

opkræver et overhead, der er dækkende, i de forskningsprojekter, hvor det er relevant.

25. Rigsrevisionen har indhentet oplysninger fra regionerne, Sundheds- og Ældreministe-

riet og Økonomi- og Indenrigsministeriet om deres arbejde med at få fastlagt en løsning for

opkrævning af overhead.

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 5: Rigsrevisionens fortsatte notat af 9. januar 2017

26. Sundheds- og Ældreministeriet og Økonomi- og Indenrigsministeriet har oplyst, at der

har været nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse af Danske Regioner, FSR - danske re-

visorer og de 2 ministerier. Repræsentanter fra 2 regioner har deltaget i gruppen for at få ind-

draget praktisk erfaring med adskillelse af forskning og drift og fastsættelse af overhead.

Arbejdsgruppen har udarbejdet en vejledning, der blev offentliggjort den 24. oktober 2016.

Vejledningen præciserer forståelsen af bekendtgørelse nr. 841 af 1. juli 2014 om regionsrå-

dets levering af sygehusydelser mv. til og samarbejde med offentlige myndigheder og private

virksomheder, hvor det fremgår, at regionsrådet skal opkræve en betaling svarende til alle

direkte og indirekte omkostninger.

27. Danske Regioner har oplyst, at de har nedsat en arbejdsgruppe med 1-2 repræsentan-

ter fra hver region. Arbejdsgruppen skal med vejledningen som udgangspunkt udarbejde et

ensartet beregningsgrundlag for de fremtidige regionale overheadopkrævninger.

Danske Regioner har oplyst, at der vil blive udarbejdet regionale dokumenter, som beskri-

ver, hvordan overheadberegningen foretages i de enkelte regioner i forhold til afgrænsning

af indirekte omkostninger og fordelingsnøglen. Da fastsættelsen af overhead vil være et kva-

lificeret skøn, bl.a. baseret på regnskabssystemer mv., og da organisering og udgifter kan

variere på tværs af regioner, kan fordelingsnøgler og størrelsen på de enkelte nøgler varie-

re fra region til region.

Herudover drøfter arbejdsgruppen, hvordan opkrævning af overhead implementeres. Ar-

bejdsgruppen har ikke mandat til at beslutte implementeringen af metoden for overheadbe-

regning. Arbejdsgruppen vil i samarbejde med Danske Regioner udarbejde et kort faktaark

til såvel intern som ekstern kommunikation vedrørende overheadopkrævning, som har til for-

mål at skabe en bred forståelse for nødvendigheden af opkrævningen blandt rekvirenter og

udførende forskere mfl. Arbejdsgruppen forventer, at der i alle regionerne vil være en prak-

sis for opkrævning af overhead i 2017.

28. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at regionerne, Sundheds- og Ældreministeriet

og Økonomi- og Indenrigsministeriet har udarbejdet en vejledning, der skal sikre, at hospi-

talerne opkræver et overhead, der er dækkende. Rigsrevisionen vurderer derfor, at denne

del af sagen kan afsluttes.

Rigsrevisionen vil dog fortsat følge regionernes arbejde med at udarbejde et beregnings-

grundlag for opkrævning af overhead.

Lone Strøm