Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 3: Social- og Indenrigsministerens redegørelse af 21. oktober 2015

Finansudvalget 2014-15 (1. samling)
SB 16 3
Offentligt

' Region

Hovedstaden

Telefon

Direkte

Mail

Soclial- og Indenrigsministeriet

Web

Udt:alelse fra regionsrådet til ministerredegørelse til Statsrevisoremes beretning

om :Eurovision Song Contest 2014

Regionsrådet i Region Hovedstaden har behandlet sagen om udtalelse til ministeriet

om Statsrevisoremes beretning 0m budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest

201.4.

Statsrevisorerne retter i deres bemærkninger til beretningen om afviklingen af ESC

2014 kritik af

- at budgetgrundlaget var mangelfuldt og usikkert,

- at styringen af projektet var ineffektiv, fordi Proj ektselskabet ikke

havde professionel erfaring med byggestyring, risikostyring og pro-

jekt- og økonomistyring,

- at det var uhensigtsmæssigt, at Projektselskabet med en begrænset

selskabskapital bar den fulde økonomiske risiko, og

- at samarbejdsmodellen og añalekomplekset mellem DR, Projektsel-

skabet og de øvrige værtsbyparter ikke virkede fremmende på samar-

bejdet, men medvirkede til uenigheder og fokus på egeninteresser på

bekostning af projektets økonomi og fremdriñ.

Rig:srevisionen har i sin beretning til Statsrevisorerne herudover bl.a. peget på behovet

for iet gennemarbejdet budget for risikofyldte aktiviteter. Rigsrevisionen har endvidere

peglet på, at væitsby- og venuekontrakten placerede det fulde ansvar for opgaveløsnin-

genog den fulde økonomiske risiko i Projektselskabet, samtidig med at det fremgik af

kontrakten, at opgaveløsningen, hvis omfang ikke var klart afgrænset i kontrakten, gik

fortid for en overholdelse af budgettet.

Region Hovedstaden er enig i de kritikpunkter, som Statsrevisorerne rejser. Region

Hovedstaden skal til beretningen herudover bemærke følgende:

I..

Den valgte organzsatzonsmodel

Der: blev i enighed mellem værtsbyparteme valgt en organisationsmodel, hvor Won-

derful Copenhagen, hvis hovedopgave er turistfremme, påtog sig ansvaret for at stå for

Regionsrådet

Kongens Vænge 2

3400 Hillerød

38 66 50 00

[email protected]

wvvw.regionh.dk

Da” 29 SEP. 2015

s.. ___.___

Statsrevisorerne 2014-15 (1. samling)

Beretning Nr. 16 Social- og Indenrigsministerens redegørelse af 21. oktober 2015

Offentligt

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 3: Social- og Indenrigsministerens redegørelse af 21. oktober 2015

værtsby- og venuedelen af ESC 2014 via et operatørselskab, som skulle stå for selve

afviklingen af de forskellige opgaver i henhold til værtsby- og venueañalen. ESC

2014 forventedes at medføre et betydeligt antal tilrejsende gæster til København. Den-

ne model havde tidligere været anvendt med succes i forbindelse med afvikling af VM

i landevej scykling, hvor Wonderñil Copenhagen havde påtaget sig ansvaret for arran-

gementet, mens regionens rolle var tilskudsyderens. Der var således ikke tale om en

uafprøvet model.

Det må imidlertid erkendes, som det også fremgår af den redegørelse for forløbet fra

Projektselskabet, som blev forelagt for regionsrådet den 19. august 2014, at Projekt-

selskabet som operatørselskab ikke besad de nødvendige styringsmæssige, herimder

økonomistyringsmæssige og byggefaglige, kompetencer til at administrere et projekt i

denne størrelsesorden. Hertil kommer, at den værtsby- og venueaftale, som blev ind-

gået mellem DR og Projektselskabet ikke var tilstrækkeligt specificeret i forhold til

opgave- og byrdefordeling mellem parterne. Til orientering vedlægges dagsorden fra

regionsrådets behandling i august 2014 af Projektselskabets redegørelse for forløbet,

som regionen havde indhentet via Wonderful Copenhagen. Redegørelsen er vedlagt

sorri underbilag.

Budgetgrundlaget

Statsrevisorerne påpeger, at budgetgrundlaget var mangelfuldt og usikkert. Det frem-

går af regionsrådets dagsorden fra august 2014, at der samlet set var tale om ”budget-

overskridelser på langt de fleste poster vedrørende drift og etablering af arenaen. Det

vidner om, at denne opgave var undervurderet og underbudgetteret fra start af.”

I forhold til det budgetgrundlag, som forelå forud for regionsrådets beslutning i sep-

tember måned 2013 om at medfmansiere begivenheden bemærkes, at det ñemgår af

regionens høringssvar til Rigsrevisionens beretnjngsudkast, at budgettet i løbet af

sommeren 2013 blev revideret og forøget fra 25 mio. la. til 35 mio. kr., eksklusive ud-

gifter til kompensation af lejere. Budgettet for projektet var således lagt på de på da-

værende tidspunkt kendte forudsætninger. Det lagte budget var grundlag for regions-

rådets beslutning om at yde tilskud. Det ñemgår af sagsfremstillingen fra regionsrå-

dets møde i september 2013, at skønnet over udgifteme i et projekt af denne størrelse

var forbundet med usikkerhed og derfor bevilgede regionsrådet udover det ansøgte til-

skud på 7 n1io. kr. også en underskudsgaranti på 3 mio. kr. Værtsby- og venueañalen,

som var indgået mellem Danmarks Radio og Projektselskabet, var ikke vedlagt som

bilag og indgik dermed ikke i regionsrådets beslutningsgrundlag. Værtsby- og venue-

aftalen var ifølge Danmarks Radio fortrolig i henhold til Radio- og TV-lovens § 86.

Kopi af regionsrådets beslutning fra september 2013 vedlægges.

Regionen fulgte i den efterfølgende periode op på budgetgrundlaget. Ultimo december

2013 blev Projektselskabets direktør i projektets styregruppe bedt om en opdateret

budgetprognose. Prognosen viste pr. 3. januar et underskud på 3,6 mio. kr. Regionens

repræsentant blev på møde i styregruppen den 8. januar 2014 orienteret om, at der

måtte forventes merudgifter til bl.a. midlertidig fjernelse af søjler. På den baggrund

Side 2

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 3: Social- og Indenrigsministerens redegørelse af 21. oktober 2015

udarbejdede Projektselskabet en ansøgning om en tillægsbevilling på 13 mio. kr. til

fjernelse af søjler og til uforudsete udgifter.

Regionsrådet gav i februar måned 2014 en tillægsbevilling til projektet på 4,34 mio.

kr. som del af den samlede tillægsbevilling på 13 mio. kr. Regionsrådet frigav samti-

dig underskudsgarantien.

Projektselskabets kapitalgrundlag og samarbejdsmodellens indvirkning på samarbej-

det mellem parterne

Region Hovedstaden er enig i, at projektets kapitalgrundlag viste sig at være util-

strækkeligt og at det for projektet blev et problem, at Projektselskabet var etableret

med en selskabskapital på 80.000 kr., samtidig med at selskabet som anført af Rigsre-

visionen bar den ñilde økonomiske risiko. Regionen er også enig i, at de komplicerede

garantiañaler mellem Proj ektselskabet og andre parter ikke var fremmende for samar-

bejdet. Regionens repræsentanter i projektets styregruppe fulgte den økonomiske ud-

vikling i projektet tæt. På denne baggrund fik regionsrådet i april måned 2014 forelagt

en status for projektet.

På baggrund af det anførte om Projektselskabets økonomiske risiko for projektet og

garantiañalemes påvirkning af samarbejdet fremgik det af regionens dagsorden, der

vedlægges som bilag, at "DR's og REDA°s ageren i sagen har i det hidtidige forløb ef-

ter administrationens opfattelse været påvirket af frygten for at sidde tilbage med det

reelle økonomiske ansvar for et eventuelt underskud i projektselskabet, såfremt sel-

skabet ikke er i stand til at svare enhver sit, når ESC 2014 er afvildet og eventuelle

voldgiñssager er afsluttet.” Det fremgår også af sagen, at det i en dansk sammenhæng

ville være usædvanligt, dersom et offentligt støttet operatørselskab måtte opgive at

fuldføre sin opgave og likvidere med tab for tredjemand til følge. Et forløb af den ka-

rakter måtte forudses reelt at kunne blokere for tiltrækning af større events til hoved-

stadsregionen i fremtiden. Regionsrådet tog derfor til efterretning, at administrationen

ville anmode Wonderful Copenhagen om at indestå for Projektselskabets gæld, så det-

te spørgsmål ikke skulle blokere for en afvikling af projektet som forudsat.

På sit møde den 19. august 2014 besluttede regionsrådet -i forlængelse af anmodnin-

gen til Wonderlill Copenhagen om at indestå for Projektselskabets gæld - at yde et

ekstraordinært driftstilskud til Wonderful Copenhagen på 46 mio. kr. til dækning af

merudgifter i forbindelse med afholdelse af Eurovision 2014. Tilskuddet blev ydet

mod en reduktion i basistilskuddet üa Region Hovedstaden til Wonderful Copenhagen

de kommende år. Det ekstraordinære tilskud har sikret, at berettigede krav fra leveran-

dører mv. har kunnet honoreres.

Aftalegrundlaget

Rigsrevisionen påpeger som en læringspointe, at aftalegrundlaget mellem alle involve-

rede parter klart angiver roller og ansvar og er fordrende for fremdriften i projektet.

Rigsrevisionen anfører, at det fremgik af værtsby- og venuekontrakten, at opgaveløs-

ningen - hvis omfang ikke var klart afgrænset i kontrakten - gik forud for en overhol-

delse af budgettet. Regionen er enig i behovet for klare añalegrundlag for projekter af

Side 3

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 3: Social- og Indenrigsministerens redegørelse af 21. oktober 2015

denne karakter. Som eksempel på det uhensigtsmæssige i forløbet kan nævnes etable-

ringen af teltby ved B&W-halleme. Efter krav fra DR endte teltbyen med at blive

dobbelt så stor som forudsat i kontrakten med deraf følgende merudgifter for Projekt-

selskabet til følge.

Detfremadrettede arbejde

Rigsrevisionen anbefaler, at Kulturministeriet sammen med øvrige relevante aktører,

herunder Økonomi- og Indenrigsministeriet (nu Social- og Indenrigsministeriet), tager

initiativ til principielt at drøfte finansiering og styring af større kulturelle begivenhe-

der, som indebærer et samarbejde på tværs af offentlige myndigheder og institutioner,

fonde og private virksomheder. Formålet er at medvirke til at sikre, at offentlige myn-

digheder og institutioner på baggrund af formelle rammebetingelser og egeninteresser

ikke agerer på bekostning af den samlede opgaveløsning.

Det bemærkes hertil, at regionsrådets formand over for kulturministeren har rejst

spørgsmålet om den fremtidige finansiering og styring af større kulturelle begivenhe-

der af national karakter. Regionen har tilkendegivet over for kulturministeren, at regi-

onen gerne deltager i en principiel drøftelse af dette spørgsmål.

Forløbet har herudover for Region Hovedstadens vedkommende givet anledning til, at

Region Hovedstaden i samarbejde med Erhvervsstyrelsen, Københavns Kommune og

Wonderful Copenhagen, med konsulentbistand fra konsulentfirmaet COWI, har udar-

bejdet et eventvurderingsværktøj, som fremadrettet anvendes ved vurdering af ansøg-

ninger til regionsrådets pulje til store internationale kultur- og sportsevents. Værktøj et

skal understøtte en ensartet og objektiv vurdering af ansøgninger, skærpe fokus på

bedre økonomi- og risikostyring i de enkelte projekter samt silqe, at støtten går til

vækstskabende og strategisk relevante begivenheder.

Wonderful Copenhagens forhold

På baggrund af forløbet har Region Hovedstaden i forbindelse med indgåelse af ny re-

sultatkontrakt med fonden Wonderful Copenhagens stillet krav om ændringer i fon-

dens govemancestruktur mv. med henblik på sikring af en tilfredsstillende varetagelse

af fondens opgaver fremadrettet.

Fonden har på denne baggrund foretaget en række interne organisationstilpasninger

med ny bestyrelse, direktion og ny intern organisering samt indført nyt governance- og

økonornistyringssystem.

d venli hilsen

lgmla

Soplu Hæstorp And rsen

Side 4