Statsrevisorerne beretning SB10/2014 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 14. september 2018

Finansudvalget 2017-18
sb 10 4
Offentligt

Rigsrevisionens notat om beretning om

hospitalernes brug af

personaleresurser

Oktober 2018

Statsrevisorerne beretning SB10/2014 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 14. september 2018

FORTSAT NOTAT TIL STATSREVISORERNE

Opfølgning i sagen om hospitalernes brug af personaleresurser (beretning nr.

10/2014)

14. september 2018

RN 406/18

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om hospitalernes brug af personaleresur-

ser, som blev indledt med en beretning i 2015. Vi har tidligere behandlet sagen i notat til

Statsrevisorerne af 20. august 2015.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

KONKLUSION

Regionerne har taget initiativ til at styrke vagtplanlægningen ved at udvikle planlæg-

ningssystemer, uddanne vagtplanlæggere og forbedre planlægningen af personale-

forbrug- og kapacitetsudnyttelse på tværs af sygehusafdelinger. Regionerne arbejder

desuden på forskellige områder med at udvikle og opstille kapacitetsindikatorer med

henblik på at understøtte en bedre resurseudnyttelse. Rigsrevisionen finder initiativer-

ne tilfredsstillende og vurderer, at sagen kan afsluttes.

Rigsrevisionen baserer konklusionen på følgende:

•

Regionerne har centraliseret vagtplanlægningen, så planlægningen har kunnet

samles på færre og bedre uddannede vagtplanlæggere.

Regionerne har i fællesskab taget initiativ til en ny vagtplanlæggeruddannelse for

at styrke det generelle kompetenceniveau for vagtplanlæggere.

Nogle sygehuse har indført nye og forbedrede vagtplanlægningssystemer, hvilket

har givet bedre mulighed for at anvende overenskomster og arbejdstidsaftaler.

Regionerne og Danske Regioner nedsatte i forlængelse af økonomiaftalen i 2015

mellem regeringen og regionerne en tværregional arbejdsgruppe, som skulle iden-

tificere og udbrede bedste praksis i forhold til at opgøre indikatorer for kapacitets-

anvendelse på hospitalerne på tværs af regionerne. Gruppens arbejde har vist,

at regionerne ikke er modne til fælles indikatorer, da dette vil medføre betydelige

omkostninger til systemtilpasninger, indkøb af apparatur og betydelige persona-

lemæssige resurser i den enkelte region.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på www.rigsrevisionen.dk

•

Statsrevisorerne beretning SB10/2014 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 14. september 2018

•

Regionerne har hver især arbejdet med at udvikle og opstille indikatorer for kapa-

citetsanvendelsen, som har taget afsæt i regionernes egne økonomiske mulighe-

der og omkostningerne til en bedre systemunderstøttelse.

Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i marts 2015 en beretning om hospitalernes brug af personaleresur-

ser. Beretningen handlede om, hvordan hospitalerne planlægger og styrer deres brug af

personaleresurser. Beretningen havde særligt fokus på hospitalernes brug af læger og ple-

jepersonale, herunder personalet på operationsstuerne.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, bemærkede de, at det er muligt at få bed-

re og mere sundhed for pengene, hvis hospitalerne bruger personaleresurser og kapacitet

mere effektivt. Statsrevisorerne pegede på, at regioner, hospitaler og afdelinger via beret-

ningen kunne få inspiration til god praksis for, hvordan personaleresurserne kan anvendes

mere omkostningsbevidst.

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på følgen-

de punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsrevi-

sionen vurderer, at myndighe-

dernes initiativer er tilfredsstil-

lende.

Opfølgningspunkt

1. Tiltag til at sikre, at regionerne får større fokus

på at bruge overenskomsternes muligheder for at

tilrettelægge arbejdet mere fleksibelt, herunder ved

at planlægge med at anvende lægernes udvidede

normale arbejdstid.

2. Resultaterne af regionernes tværregionale pro-

jekt om en optimal personaleanvendelse.

3. Resultaterne af regionernes tværgående projekt

om opstilling af indikatorer for kapacitetsanvendelse.

Status

Afsluttet i forbindelse med notat til Statsrevisorerne

af 20. august 2015.

Behandles i dette notat.

5. Vi redegør i dette notat for resultaterne af opfølgningen på de punkter, der ikke tidligere

er afsluttet. Opfølgningen er baseret på 3 redegørelser fra Danske Regioner og regionerne

om de initiativer, regionerne har taget i forlængelse af de 2 opfølgningspunkter.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

II.

Regionernes og Danske Regioners initiativer

6. Vi gennemgår i det følgende regionernes og Danske Regioners initiativer i forhold til de

udestående opfølgningspunkter. Gennemgangen er baseret på møde og brevveksling med

Danske Regioner, som har stået for at indsamle oplysninger og koordinere regionernes be-

svarelser i sagen. Vi har også tidligere i efteråret 2016 gjort status på regionernes og Danske

Regioners initiativer i forhold til de 2 opfølgningspunkter.

Regionernes tværregionale projekt om optimal personaleanvendelse

7. Statsrevisorerne bemærkede, at vagtplanlægningen i højere grad kan tage sigte på, at

sundhedspersonalets arbejdstid bruges fuldt ud, så man undgår udbetaling af overarbejde

til nogle medarbejdere, samtidig med at timer går tabt hos andre medarbejdere.

Statsrevisorerne beretning SB10/2014 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 14. september 2018

Danske Regioner oplyste som grundlag for sundheds- og ældreministerens redegørelse, at

regionerne på baggrund af beretningen havde taget initiativ til et tværgående projekt om op-

timal anvendelse af personaleresurser, herunder en styrket vagtplanlægning. Projektet skul-

le støtte op om resurse- og kapacitetsanvendelsen i regionerne med afsæt i udvalgte fokus-

områder i beretningen. Projektet skulle forløbe i 3 faser:

•

fase 1,

som skulle tilvejebringe viden og værktøjer, som kunne understøtte regionerne i

udnyttelse af personaleresurser, herunder vagtplanlægning (sammensætning af tværfag-

lige teams omkring patienten og optimal udnyttelse af øvrig kapacitet i form af apparatur

og lokaler)

fase 2,

hvor indsatserne i regionerne skulle evalueres og dokumenteres

fase 3,

hvor der skulle ske en spredning af viden om værktøjer og god praksis til andre

hospitaler.

•

Vagtplanlægningen skal sikre,

at de rette læge- og sygepleje-

faglige kompetencer er til stede

på afdelingerne i forhold til det

givne patientbehov. Vagtplan-

lægningen skal desuden sikre,

at personalets resurser bruges

effektivt, herunder at persona-

lets arbejdstimer bruges inden

for normperioden, samtidig med

at afdelingernes budgetter over-

holdes. Vagtplanlægningen sker

ud fra gældende arbejdstidsreg-

ler, overenskomster og lokalaf-

taler.

Vi oplyste i notat af 20. august 2015 til Statsrevisorerne, at vi fortsat ville følge regionernes

arbejde med at styrke vagtplanlægningen, herunder særligt resultaterne af det tværregiona-

le projekt, som var igangsat i regi af Danske Regioner.

8. Det fremgår af Danske Regioners seneste redegørelse, at regionerne og Danske Regio-

ner har fået 2 konsulenthuse til at gennemføre en analyse af anvendelsen af personalere-

surser på sygehusene. Analysen har sammen med Rigsrevisionens beretning og en tvær-

regional handlingsplan indgået som grundlag for det videre arbejde med optimal anvendel-

se af personaleresurser. Handlingsplanen indeholdt 9 fokusområder. Nedenfor redegøres

for de initiativer, som ligger i forlængelse af Rigsrevisionens beretning. Det drejer sig om

initiativer vedrørende udvikling af planlægningssystemer, uddannelse af vagtplanlæggere

og forbedret planlægning af personaleforbrug og kapacitetsudnyttelse på tværs af afdelinger.

9. Regionerne har løbende gjort status for implementeringen af handlingsplanen over for

regionernes økonomi- og HR-direktører og Danske Regioner. Status viser, at en række ele-

menter er gennemgående for arbejdet med at optimere personaleresurser i alle regioner.

Arbejdet med vagtplanlægning er i flere regioner blevet centraliseret, så opgaverne vareta-

ges af færre, men bedre uddannede vagtplanlæggere. Formålet er at sikre højere kvalitet i

vagtplanlægningen og gøre det muligt at planlægge vagter på tværs af afdelinger.

Vagtplanlægningssystemerne er på nogle sygehuse udskiftet med nye digitale systemer,

som skal sikre bedre og mere optimal vagtplanlægning med en forbedret anvendelse af mu-

lighederne i overenskomster og arbejdstidsaftaler og et fald i tidsforbruget for vagtplanlæg-

gerne. De nye planlægningssystemer giver nye muligheder for at koble økonomi, fremmøde

og aktivitet på afdelingerne. Fx er det muligt at simulere den økonomiske belastning ud fra

forskellige fremmødeprofiler på baggrund af aktivitet og prognoser over patientflowet på en

afdeling. Plansystemerne gør det dermed muligt i højere grad at understøtte budgetoverhol-

delse, samtidig med at bemanding og kompetencer på afdelingerne kan tilpasses patient-

flowet og de faglige opgaver. Dermed kan de nye systemer også sikre en mere optimal fag-

lig løsning på afdelingerne.

10. Som et punkt i handlingsplanen har regionerne besluttet at etablere en fælles uddannel-

se for vagtplanlæggere. Formålet med uddannelsen er at styrke generelle færdigheder i vagt-

planlægning, herunder særligt planlægning på tværs af personalegrupper, integration af ka-

pacitets- og patientdata samt hensyn til medarbejderønsker. Uddannelsen sætter desuden

fokus på at optimere anvendelsen af overenskomster og de økonomiske konsekvenser af

vagtplanlægningen.

Et eksempel på et nyt vagtplan-

lægningssystem er systemet på

Sydvestjysk Sygehus. I syste-

met er defineret, hvilke kompe-

tencer personalet besidder. Der-

med kan sikres en mere optimal

faglig løsning, ved at de rette

kompetencer er til stede på af-

delingerne ved de planlagte ak-

tiviteter. I systemet indgår des-

uden overenskomstregler, lo-

kalaftaler mv., og det kan der-

med sikres, at gældende regler

og krav overholdes. Systemet

kan desuden balancere perso-

nalets normtimer, fx over en 8

ugers periode, hvilket sikrer, at

overarbejde minimeres. Ende-

lig kan systemet tage hensyn

til medarbejdernes individuelle

ønsker.

Statsrevisorerne beretning SB10/2014 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 14. september 2018

Indhold, kursusform, tidsramme og økonomi for uddannelsen er godkendt af regionernes

HR-direktører, som har været styregruppe for udviklingen af vagtplanlæggeruddannelsen.

De endelige rammer skal efterfølgende fastlægges af en tværregional udviklingsgruppe, og

det forventes, at uddannelsen udbydes i regionerne inden for det næste år.

Den tværregionale vagtplanlæggeruddannelse suppleres derudover af regionernes egne kur-

susforløb for nyansatte vagtplanlæggere og brushupkurser for mere erfarne vagtplanlæggere.

11. Danske Regioner oplyser, at mange af de initiativer, som regionerne allerede har gen-

nemført, igangsat eller planlægger at sætte i gang, har krævet og fortsat vil kræve store for-

andringer i organiseringen og styringen på hospitalerne. Det gælder fx implementering af

nye it-systemer og digitale løsninger. Andre initiativer kræver ændringer i adfærd, kultur og

mangeårige traditioner i sundhedsvæsenet. Regionerne er på mange områder kommet langt

med den omstilling, men det er en vedvarende proces at sikre, at både ledelse og persona-

le er gearet til omstillingen.

12. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at regionerne har taget initiativer til at styrke

vagtplanlægningen ved at forbedre uddannelse og kompetencer til vagtplanlægning samt

på nogle sygehuse ved at indføre nye og forbedrede vagtplansystemer. Rigsrevisionen vur-

derer, at denne del af sagen kan afsluttes.

Regionernes tværgående projekt om opstilling af indikatorer for kapacitetsanven-

delse

13. Statsrevisorerne bemærkede, at regioner og hospitaler kunne forenkle og målrette le-

delsesinformationen, så den bedre understøttede en strategisk styring af resurserne. Des-

uden kunne kapaciteten udnyttes bedre, fx ved at fastsætte få og relevante mål for brugen

af personaleresurser på operationsstuerne.

14. Danske Regioner oplyste som grundlag for sundheds- og ældreministerens redegørel-

se, at der med økonomiaftalen mellem regeringen og regionerne i 2015 var blevet aftalt et

tværgående projekt i regionerne om hospitalernes brug af kapacitet, og at der i forlængelse

heraf var blevet nedsat en arbejdsgruppe, der skulle identificere og udbrede bedste praksis

i forhold til at opgøre indikatorer for kapacitetsanvendelsen på hospitalerne i den enkelte re-

gion og på tværs af regionerne.

Det fremgik af regionernes redegørelser, at regionerne arbejdede med nye tiltag, som skul-

le forbedre datagrundlag og ledelsesinformation. Flere regioner arbejdede fx med at imple-

mentere nye it-værktøjer, der skulle generere data om anvendelsen af operationsstuerne,

som regionerne kunne bruge til opfølgning på udnyttelse af operationskapaciteten.

Vi oplyste i notat af 20. august 2015 til Statsrevisorerne, at vi fandt det positivt, at der var

nedsat en arbejdsgruppe, der tværgående skulle vurdere, hvordan der kunne opstilles ka-

pacitetsindikatorer for resurseanvendelsen på hospitalerne, og at vi fortsat ville følge regio-

nernes arbejde med at opstille indikatorer for hospitalernes kapacitet og personaleanven-

delse.

15. Danske Regioner har oplyst, at arbejdet med at opstille indikatorer har vist, at regioner-

ne mod forventning ikke er modne til at indføre fælles indikatorer på tværs af afdelinger, sy-

gehuse og regioner. Udvikling og indførelse af fælles indikatorer vil således medføre bety-

delige omkostninger til systemtilpasninger, indkøb af apparatur og betydelige personalemæs-

sige resurser. De lokale forhold i regionerne, herunder regionernes lokale systemer, udfor-

drer således i for høj grad indførelsen og opgørelsen af tværregionale indikatorer.

Statsrevisorerne beretning SB10/2014 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 14. september 2018

16. Regionerne har sideløbende med det tværregionale indikatorprojekt arbejdet med at ud-

vikle data, som kan vise kapacitetsudnyttelsen inden for de eksisterende system- og resur-

semæssige rammer. Regionerne har skelnet mellem 2 typer data: 1) Tidstro data (real time

data), der giver overblik over den aktuelle kapacitetsudnyttelse, og 2) Data, der bagudrettet

giver overblik over, hvordan kapacitetsudnyttelsen har været for en given periode. Først-

nævnte kan bruges i klinikken i den løbende dag-til-dag-styring, mens sidstnævnte er egnet

til planlægning og evaluering og som information til ledelsen på afdelings-, sygehus- og re-

gionsniveau.

Danske Regioner har oplyst, at regionernes førsteprioritet har været at få udviklet data til at

understøtte den løbende kapacitetsanvendelse i klinikken. Regionerne har dog også udvik-

let bagudrettede indikatorer, der indgår i regionernes ledelsesinformationssystemer.

17. Nedenfor er eksempler på en række af de data og indikatorer, som regionerne har ind-

ført for løbende at kunne følge kapacitetsudnyttelsen. Eksemplerne vedrører elektroniske tav-

ler, som giver øjebliksbilleder af, hvordan kapaciteten på sengeafdelinger, operationsstuer

og akutafdelinger aktuelt udnyttes. Eksemplerne omfatter derudover udvalgte indikatorer, hvor

regioner og sygehuse bagudrettet følger kapacitetsudnyttelsen for en given periode for at vur-

dere, om sygehusene har haft den ønskede kapacitetsudnyttelse.

Flere sygehuse har indført elektroniske tavler, som viser kapacitetsudnyttelsen på sengeaf-

delinger. Tavlerne viser belægningen på de enkelte afdelinger, så personalet kan følge, om

afdelinger er tæt på overbelægning, samt følge, hvilke afdelinger der kan aflaste.

Flere sygehuse har desuden indført tavler på operationsgangene til at følge afviklingen af

operationerne på de enkelte stuer. Koordinatorer kan hermed følge, hvornår operationer

igangsættes og afsluttes, og hvornår nye operationshold skal være klar. Systemet sikrer

flow i den daglige operationsaktivitet og minimerer den tid, hvor operationskapaciteten er

ledig.

Alle regioner arbejder med indikatorer, som giver mulighed for at evaluere udnyttelsen af

personaleresurser, sengekapacitet, operationsstuer og ambulatorier. Region Hovedstadens

psykiatri har fx opstillet indikatorer for den tid, som behandlerne skal anvende sammen med

patienterne, og Region Nordjylland har fx opstillet indikatorer for operationsafdelingerne, så

de kan måle på kerneaktiviteterne – klargøring, anæstesitid og operationstid (knivtid). Indi-

katorerne understøttes af data, som indgår i planlægningen og evalueringen af aktiviteten.

18. Rigsrevisionen kan konstatere, at regionerne mod forventning ikke er modne til at ind-

føre fælles indikatorer på tværs af afdelinger, sygehuse og regioner. Arbejdet med at ind-

føre indikatorer har i stedet taget afsæt i regionernes egne økonomiske muligheder og om-

kostningerne ved at gennemføre en bedre systemunderstøttelse.

Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at regionerne hver især arbejder med kapacitets-

indikatorer ud fra en vurdering af den enkelte regions økonomiske muligheder og de omkost-

ninger, der er forbundet hermed. Rigsrevisionen vurderer, at denne del af sagen kan afslut-

tes.

Lone Strøm