Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

Børne- og Undervisningsudvalget 2013-14
SB 19 1
Offentligt

19/2013

Beretning om

sagsbehandlingstider ved omstruk-

tureringen af statsforvaltningerne

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

19/2013

Beretning om

sagsbehandlingstider ved omstruk-

tureringen af statsforvaltningerne

Statsrevisorerne fremsender denne beretning

med deres bemærkninger til Folketinget og

vedkommende minister, jf. § 3 i lov om

statsrevisorerne og § 18, stk. 1, i lov om

revisionen af statens regnskaber m.m.

København 2014

Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:

Statsrevisorerne fremsender med deres eventuelle bemærkninger Rigsrevisionens beretning til Folketinget og vedkommende

minister.

Økonomi- og indenrigsministeren samt ministeren for børn, ligestilling, integration og sociale forhold afgiver en redegørelse

til beretningen.

Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministrenes redegørelser.

På baggrund af ministrenes redegørelser og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beretningen, hvilket

forventes at ske midt i december 2014.

Ministrenes redegørelser, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles i Statsreviso-

rernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i marts måned

–

i dette tilfælde Endelig be-

tænkning over statsregnskabet 2013, som afgives i marts 2015.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

Henvendelse vedrørende

denne publikation rettes til:

Statsrevisorerne

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

Telefon: 33 37 59 87

Fax: 33 37 59 95

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.ft.dk/statsrevisorerne

Yderligere eksemplarer kan

købes ved henvendelse til:

Rosendahls-Schultz Distribution

Herstedvang 10

2620 Albertslund

Telefon: 43 22 73 00

Fax: 43 63 19 69

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.rosendahls-schultzgrafisk.dk

ISSN 2245-3008

ISBN 978-87-7434-437-7

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

STATSREVISORERNES BEMÆRKNING

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorerne,

den 25. juni 2014

BERETNING OM SAGSBEHANDLINGSTIDER VED OMSTRUKTURERINGEN AF

STATSFORVALTNINGERNE

Beretningen følger op på og afslutter Statsrevisorernes beretning nr. 2/02 om stats-

amternes produktivitet og effektivitet. Beretningen medvirkede til, at der i løbet af få

år var fastsat mål for og opnået en tilfredsstillende sagsbehandlingstid for ægteskabs-

sager, sager om børns retsstilling og sager om forældremyndighed. Udviklingen for

sager i de sociale nævn (klagesager) var imidlertid utilfredsstillende: Den gennem-

snitlige sagsbehandlingstid for klagesager ved de 5 regionale statsforvaltninger lå på

intet tidspunkt under det overordnede resultatmål på 13 uger.

Statsamterne blev i 2007 erstattet af 5 regionale statsforvaltninger, som pr. 1. juli

2013 blev omstruktureret og samlet i én ny landsdækkende statsforvaltning med ét

hovedkontor og 8 afdelinger.

Statsrevisorerne bemærker, at sagsbehandlingstiden for familiesager stort set er til-

fredsstillende efter omstruktureringen og udvikler sig positivt. Anderledes forholder

det sig med sagsbehandlingstiden for klagesager, hvor Ankestyrelsen efter reformen

pr. 1. juli 2013 er eneste klageinstans for kommunale afgørelser på det sociale om-

råde og på beskæftigelsesområdet.

Statsrevisorerne kritiserer de stærkt stigende sagsbehandlingstider i klagesa-

gerne

–

både før og efter omstruktureringen af statsforvaltningerne. Det er på

intet tidspunkt i perioden 2004-2013 lykkedes at opnå det overordnede resul-

tatmål om en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 13 uger for klagesager.

Da de regionale statsforvaltninger overdrog klagesagerne til Ankestyrelsen, var den

gennemsnitlige sagsbehandlingstid 28,3 uger på det sociale område og 24,7 uger på

beskæftigelsesområdet. I slutningen af marts 2014 var Ankestyrelsens sagsbehand-

lingstid steget til 36,4 uger for sager vedrørende børn og familier, 42,7 uger for sa-

ger vedrørende sociale forhold og 34,4 uger for sager vedrørende beskæftigelses-

lovgivningen. Andelen af klagesager, som var 1 år gamle eller mere, steg fra 1 % i

juli 2013 til knap 7 % i marts 2014.

Statsrevisorerne finder, at Socialministeriet har fastsat uambitiøse resultatmål for An-

kestyrelsens klagesagsbehandling. Resultatmålet for sagsbehandlingstiden for kla-

gesager er således sat op fra 13 uger til 26 uger i 2014 faldende til 19 uger i 2016.

Statsrevisorerne beklager, at omstruktureringen af statsforvaltningerne indtil videre

har forringet betjeningen af borgerne, især på grund af de stigende sagsbehandlings-

tider for klagesagerne.

Peder Larsen

Henrik Thorup

Helge Adam Møller

Kristian Jensen

Klaus Frandsen

Lennart Damsbo-

Andersen

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

Beretning til Statsrevisorerne om

sagsbehandlingstider ved omstruk-

tureringen af statsforvaltningerne

Rigsrevisionen har selv taget initiativ til denne un-

dersøgelse og afgiver derfor beretningen til Stats-

revisorerne i henhold til § 17, stk. 2, i rigsrevisor-

loven, jf. lovbekendtgørelse nr. 101 af 19. januar

2012. Beretningen vedrører finanslovens § 10.

Økonomi- og Indenrigsministeriet og § 15. Mini-

steriet for Børn, Ligestilling, Integration og Socia-

le Forhold.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

Indholdsfortegnelse

Introduktion og konklusion ............................................................................................ 1

1.1. Formål og hovedkonklusion .................................................................................. 1

1.2. Baggrund .............................................................................................................. 3

1.3. Revisionskriterier, afgrænsning og metode .......................................................... 6

Sagsbehandlingstider for familiesager .......................................................................... 9

2.1. Forhold i forberedelsen, der kunne påvirke sagsbehandlingstiden....................... 9

2.2. Udvikling i familiesagers sagsbehandlingstid efter den 1. juli 2013 .................... 11

2.3. Udvikling i mål for familiesagers sagsbehandlingstid.......................................... 13

Sagsbehandlingstider for klagesager på det sociale område og på

beskæftigelsesområdet ............................................................................................... 16

3.1. Tilrettelæggelse af Ankestyrelsens overtagelse af klagesager ........................... 17

3.2. Ankestyrelsens sagsbehandlingstider og resultatmål ......................................... 21

Bilag 1. Omstrukturering af statsforvaltningerne ................................................................. 25

Bilag 2. Sagsbehandlingstider for statsforvaltningerne på nævnsområdet ......................... 28

Bilag 3. Resultatmål for statsforvaltningerne på nævnsområdet ........................................ 29

Bilag 4. Eksempler på klagesager og sagsbehandlingstider i Ankestyrelsen ..................... 30

Bilag 5. Ordliste ................................................................................................................... 32

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

Beretningen vedrører finanslovens § 10. Økonomi- og Indenrigsministeriet og

§ 15. Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold.

I undersøgelsesperioden har der været følgende ministre:

Økonomi- og Indenrigsministeriet:

Bertel Haarder: februar 2010 - oktober 2011

Margrethe Vestager: oktober 2011 -

Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold:

Benedikte Kiær: februar 2010 - oktober 2011

Karen Hækkerup: oktober 2011 - august 2013

Annette Vilhelmsen: august 2013 - februar 2014

Manu Sareen: februar 2014 -

Beretningen har i udkast være forelagt Økonomi- og Indenrigsministeriet og Mini-

steriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold, hvis bemærkninger er

afspejlet i beretningen.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Introduktion og konklusion

1.1. Formål og hovedkonklusion

1. Denne beretning handler om Økonomi- og Indenrigsministeriets og Ministeriet for Børn,

Ligestilling, Integration og Sociale Forholds (herefter Socialministeriet) omstrukturering af

statsforvaltningerne. Beretningen handler specifikt om udviklingen i sagsbehandlingstider-

ne. Rigsrevisionen har selv taget initiativ til undersøgelsen i januar 2014.

Den 1. juli 2013 blev der gennemført en omstrukturering af de regionale statsforvaltninger

og en reform af klagestrukturen på det sociale område og på beskæftigelsesområdet. Re-

formen indebar bl.a., at klagesager blev flyttet fra statsforvaltningerne under Økonomi- og

Indenrigsministeriet til Ankestyrelsen under Socialministeriet. Familiesager blev i statsfor-

valtningerne, som gennem en omstrukturering blev samlet i én landsdækkende statsforvalt-

ning. Formålet med omstruktureringen og reformen er bl.a. at sikre, at borgerne får højere

kvalitet i sagsbehandlingen, kortere sagsbehandlingstider og mere ensartet praksis i sam-

menlignelige sager. Reformen skal være fuldt implementeret ved udgangen af 2016.

Beretningen er en opfølgning på beretning nr. 2/02 om statsamternes produktivitet og ef-

fektivitet og er udarbejdet i forlængelse af det seneste notat til Statsrevisorerne fra oktober

2011 om sagen. Rigsrevisionen vurderer med denne nye beretning, at sagen om statsam-

ternes produktivitet og effektivitet kan afsluttes.

Formålet med undersøgelsen er at vurdere, om omstruktureringen af statsforvaltningerne

har haft betydning for sagsbehandlingstiderne for familiesager og klagesager på det socia-

le område og på beskæftigelsesområdet. Vi besvarer følgende spørgsmål i beretningen:



Har Økonomi- og Indenrigsministeriet på tilfredsstillende vis forberedt omstruktureringen

af statsforvaltningerne under hensyn til sagsbehandlingstid i familiesagerne?

Har Økonomi- og Indenrigsministeriet og Socialministeriet på tilfredsstillende vis forbe-

redt Ankestyrelsens overtagelse af klagesager på det sociale område og på beskæfti-

gelsesområdet under hensyn til sagsbehandlingstiden?

klagesag

er, når en borger

klager over en kommunes eller

Udbetaling Danmarks afgørel-

se på det sociale område og på

beskæftigelsesområdet, fx om

førtidspension og kontanthjælp.

familiesag

er en sag som

følge af familiemæssigt opbrud

for par, fx med mindreårige

børn. Opbruddet rummer en

række spørgsmål, som skal af-

klares, herunder separation og

skilsmisse, barnets bopæl, for-

ældremyndighed, samvær med

forældrene og børnebidrag.

statsamt

var en selvstændig

regional institution, som admi-

nistrerede lovgivningen for en

række ministerier, bl.a. det da-

værende Justitsministerium og

Socialministerium. Der var 14

statsamter. I København blev

opgaverne varetaget af Køben-

havns Overpræsidium. Som føl-

ge af kommunalreformen blev

statsamterne nedlagt i 2007.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

INTRODUKTION OG KONKLUSION

HOVEDKONKLUSION

Når en borger har behov for at klage over en afgørelse i en forvaltning, er det vigtigt,

at der træffes en afgørelse inden for en rimelig tidsfrist. Rigsrevisionens undersøgel-

se viser, at der er stærkt stigende sagsbehandlingstider for klagesager på det sociale

område og på beskæftigelsesområdet. Sagsbehandlingstiderne steg, mens området

hørte under Økonomi- og Indenrigsministeriet, og er yderligere steget, efter opga-

ven den 1. juli 2013 er overgået til Ankestyrelsen under Socialministeriet.

Sagsbehandlingstider skal følge god forvaltningsskik, og mål for sagsbehandlingsti-

der skal være et udtryk for tider, som er acceptable for borgerne. Hvis fx en klagesag

handler om forsørgelsesgrundlaget for en familie, kan sagsbehandlingstiden være af-

gørende for familiens økonomiske grundlag og trivsel.

Resultatmål

indgås mellem det

ministerium, som er ansvarlig

for sagsområdet, og Økonomi-

og Indenrigsministeriet. Resul-

tatmål er konkrete og målbare

og fremgår af årsrapporten for

myndigheden.

Økonomi- og Indenrigsministeriet og statsamterne/statsforvaltningerne har fra 2004

til 2013 haft et overordnet resultatmål om 13 ugers gennemsnitlig sagsbehandlings-

tid for klagesager på det sociale område og på beskæftigelsesområdet. Da de regio-

nale statsforvaltninger overdrog klagesagerne til Ankestyrelsen, var den gennemsnit-

lige sagsbehandlingstid 28,3 uger på det sociale område og 24,7 uger på beskæfti-

gelsesområdet. Økonomi- og Indenrigsministeriets indsats for at nedbringe sagsbe-

handlingstiderne op til reformen betød kun et mindre fald i antallet af verserende sa-

ger.

Ankestyrelsens opgørelse i slutningen af marts 2014 viste, at den gennemsnitlige

sagsbehandlingstid var steget til 34,4 uger for sager under beskæftigelseslovgivnin-

gen, 36,4 uger for sager under lovgivningen vedrørende børn og familier og 42,7 uger

for sager under lovgivningen om sociale forhold. Rigsrevisionen bemærker, at borge-

re i praksis oplever både kortere og længere sagsbehandlingstider, da der er tale om

en gennemsnitlig opgørelse. Andelen af klagesager, som er 1 år gamle eller mere, er

steget fra 1 % i juli 2013 til knap 7 % i marts 2014.

Rigsrevisionen konstaterer, at Økonomi- og Indenrigsministeriet og Socialministeriet

i forbindelse med reformen har gennemført en række relevante initiativer for at ned-

bringe sagsbehandlingstiderne, herunder initiativer til rekruttering af arbejdskraft og

til fordeling af opgaver mellem kontorer og enheder. Initiativerne har dog ikke været

tilstrækkelige til at undgå en stigning i sagsbehandlingstiderne. Rigsrevisionen finder

stigningen i sagsbehandlingstiderne i klagesagerne både før og efter reformen kriti-

sabel.

Socialministeriet har i Ankestyrelsens resultatkontrakt for 2014 fastsat et resultatmål

for klagesagerne på 26 uger i 2014 faldende til 19 uger i 2016. Rigsrevisionen kon-

staterer, at resultatmålet i 2014 ligger væsentligt over det resultatmål på 13 uger, som

Økonomi- og Indenrigsministeriet tidligere har stillet Statsrevisorerne i udsigt, og at en

gennemsnitlig sagsbehandlingstid på højst 19 uger i 2016 fortsat er væsentlig højere.

Rigsrevisionen vurderer, at 19 uger er lang tid at vente på en afgørelse, særligt for de

borgere, hvis situation afhænger af afgørelsen.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Familiesager er kendetegnet ved, at borgernes egne handlinger i høj grad kan påvir-

ke sagsbehandlingstiden, fx ved uenighed mellem forældrene, hvor Statsforvaltnin-

gen forsøger at finde en løsning med udgangspunkt i barnets tarv. Derfor har Øko-

nomi- og Indenrigsministeriet i samarbejde med Socialministeriet, der er ressortmini-

sterium for familiesager, og Statsforvaltningen opstillet mål for sagsbehandlingstider

for udvalgte typer af familiesager. Rigsrevisionen anbefaler, at Økonomi- og Inden-

rigsministeriet i samarbejde med Socialministeriet og Statsforvaltningen udvikler nye

resultatmål, der tilgodeser de styringsmæssige behov og borgernes oplevelse af

Statsforvaltningens indsats.

Sagsbehandlingen

–

såvel i klagesagerne som i nogle af familiesagerne

–

er påvir-

ket af omstruktureringen af statsforvaltningerne og reformen af klagesystemet. Rigs-

revisionen understreger, at det endnu er for tidligt at vurdere de endelige effekter, da

omstruktureringen og reformen først er endeligt implementeret ved udgangen af 2016.

Rigsrevisionen konstaterer dog allerede nu, at reformen har haft og vil få væsentlige

negative konsekvenser for borgerne, særligt på grund af stærkt stigende sagsbehand-

lingstider i klagesagerne. Det finder Rigsrevisionen ikke tilfredsstillende.

1.2. Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i 2002 en beretning om statsamternes produktivitet og effektivitet.

Beretningen handlede om ægteskabssager, sager om børns retsstilling, sager om forældre-

myndighed og sager i de sociale nævn. De sociale nævn modtog klager over kommunernes

og enkelte af amternes afgørelser, fx i sager om førtidspension og dagpenge. Statsamter-

nes økonomi og produktion blev overordnet styret af det daværende Indenrigs- og Sund-

hedsministerium i samarbejde med de ministerier, som statsamterne administrerede lovgiv-

ningen for.

I det efterfølgende notat til Statsrevisorerne lovede vi bl.a. at følge indsatsen for at gøre for-

skellene i statsamternes sagsbehandlingstider mindre, og vi ville følge udviklingen i sags-

behandlingstiderne på de sociale nævns område.

3. I 2006 konstaterede Rigsrevisionen i et notat til Statsrevisorerne, at udviklingen i sags-

behandlingstiderne for ægteskabssager, sager om børns retsstilling og sager om forældre-

myndighed havde været tilfredsstillende. Vi ville fortsat følge udviklingen i sagsbehandlings-

tiderne i de sociale nævn, da de initiativer, der var sat i værk, endnu ikke havde mindsket

forskellene i sagsbehandlingstiderne, ligesom resultatmålet på 13 uger endnu ikke var nået.

13 uger havde været et overordnet resultatmål siden 2004.

4. Statsamterne blev i 2007

–

som følge af kommunalreformen

–

erstattet af 5 regionale

statsforvaltninger, som varetog opgaver inden for deres region, og som havde hver deres

direktør og selvstændige administration. Sager i de tidligere sociale nævn om beskæftigel-

se blev flyttet til nye regionale beskæftigelsesankenævn. Siden kommunalreformen har vi

i 3 notater til Statsrevisorerne fulgt op på sagsbehandlingstiderne i de sociale nævn og i be-

skæftigelsesankenævnene:



2008:

Vi konstaterede, at der var markante udsving i den gennemsnitlige sagsbehand-

lingstid mellem de regionale statsforvaltninger, og ville fortsat følge udviklingen.

2010:

Statsforvaltningerne og Indenrigs- og Sundhedsministeriet arbejdede fortsat på at

mindske forskellene mellem de regionale sagsbehandlingstider og oplyste, at den gen-

nemsnitlige sagsbehandlingstid ville være nede på 13 uger senest i starten af 2012.

Resultatmål

kan af ministeri-

erne være oplyst i måneder. Vi

har omregnet antal måneder til

uger ved at gange med en fak-

tor på 4,3 (1 måned = 4,3 uger).

Resultatmålene oplyses i antal

hele uger.



Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

INTRODUKTION OG KONKLUSION



”Effektiv

Administration”

var

et besparelses- og effektivise-

ringstiltag i centraladministra-

tionen. Centraladministration-

ens udgifter til løn og øvrig drift

blev reduceret med 5 % årligt,

svarende til knap 1 mia. kr.,

indfaset med 2,5 % i 2012 vok-

sende til 5 % i 2013.

Pointen i

”Effektiv

Administra-

tion” var, at de enkelte institu-

tioner og ministerier skulle frem-

lægge handlingsplaner for ef-

fektivisering og prioritering af ar-

bejdsopgaverne til regeringen.

2011:

Vi konstaterede, at de regionale statsforvaltninger havde iværksat både fælles og

individuelle initiativer for at nedsætte sagsbehandlingstiderne i de sociale nævn og i be-

skæftigelsesankenævnene. Vi konstaterede også, at sagsbehandlingstiderne var på vej

til at overholde de aftalte individuelle resultatkrav. Indenrigs- og Sundhedsministeriet op-

lyste, at ministeriet forventede, at de regionale statsforvaltninger kunne imødekomme en

gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 13 uger i 2. kvartal 2012.

5. Økonomi-

og Indenrigsministeriets handlingsplan i forbindelse med projektet ”Effektiv

Ad-

ministration” i 2011 viste,

at de regionale statsforvaltninger frem mod 2016 stod over for at

skulle håndtere en økonomisk udfordring på ca. 93 mio. kr. årligt, heraf ca. 19 mio. kr. som

direkte følge af ”Effektiv

Administration”

og ca. 54 mio. kr. som

følge af reduktion i de øvrige

bevillinger. Statsforvaltningerne havde siden 2009 modtaget 1-årige merbevillinger. Ende-

lig forventedes yderligere omkostninger til sagsbehandling på ca. 20 mio. kr., fordi der hav-

de været en ophobning af sager siden 2007. Samtidig var der en forventning om, at antallet

af indkomne sager fortsat ville stige. Figur 1 viser antallet af afgørelser i de regionale stats-

forvaltninger samt i de sociale nævn og beskæftigelsesankenævnene i perioden 2008-2012.

Figur 1. Afgørelser i de regionale statsforvaltninger samt i de sociale nævn og beskæftigelsesankenævnene i perioden

2008-2012

(Antal)

235.000

230.000

228.265

225.284

229.246

70.000

65.000

225.000

60.000

55.000

50.000

Samlet antal afgørelser

220.000

215.000

210.000

205.000

200.000

195.000

190.000

198.721

32.210

27.630

206.546

37.325

36.109

36.989

Nævnsafgørelser

45.000

40.000

35.000

30.000

25.000

185.000

180.000

2008

2009

2010

2011

2012

20.000

15.000

Statsforvaltningerne

De sociale nævn og beskæftigelsesankenævnene

Note: Ankestyrelsen har oplyst, at antallet af afgørelser varierer i forhold til oplysningerne i ankestatistikken. Det skyldes bl.a. sager, som

bortfalder på grund af overskredet klagefrist, forkert klageinstans, eller at den, som klager, trækker klagen tilbage. Antallet af afgørel-

ser i 2012 var i følge ankestatistikken 32.066.

Kilde: Årsrapport for 2012 for de regionale statsforvaltninger.

Det fremgår af figur 1, at antallet af afgørelser i de regionale statsforvaltninger steg fra

198.721 til 229.246 i perioden 2008-2012. I samme periode steg antallet af afgørelser i de

sociale nævn og i beskæftigelsesankenævnene fra 27.630 til 36.989. Antallet af afgørelser

steg mest mellem 2008 og 2010, hvorefter antallet af afgørelser har været på omtrent sam-

me niveau. I 2012 blev ca. 80 % af afgørelserne stadsfæstet, ca. 10 % blev ændret, og ca.

10 % blev hjemvist til fornyet sagsbehandling, fx på grund af manglende oplysninger i sagen.

I perioden 2008-2012 steg antallet af verserende sager fra 9.485 til 16.473.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

INTRODUKTION OG KONKLUSION

6. Økonomi- og Indenrigsministeriet nedsatte i februar 2012 en tværministeriel arbejdsgrup-

pe, som skulle analysere statsforvaltningernes opgaver. Statsforvaltningerne havde ifølge

ministeriet i flere år været udfordret af en faldende bevilling, samtidig med at sagernes an-

tal og kompleksitet voksede. Derfor var der tendens til stigende sagsbehandlingstider på

nogle af sagsområderne og forskelle i sagsbehandlingen på tværs af landet. I oktober 2012

fremlagde ministeriet sit udspil til en ny struktur for de regionale statsforvaltninger.

Regeringen, Enhedslisten og Liberal Alliance indgik på den baggrund i november 2012 en

politisk aftale om en ny struktur for de regionale statsforvaltninger. Lovforslaget blev vedta-

get i maj 2013 med ikrafttrædelse den 1. juli 2013. En økonomiaftale i juni 2013 indebar en

bevillingsoverførsel til Socialministeriet på 118,7 mio. kr. i 2013 og 110,6 mio. kr. i 2014, i for-

bindelse med at opgaver fra de regionale statsforvaltningers social nævn og beskæftigelses-

ankenævn blev flyttet til Ankestyrelsen under Socialministeriet.

7. Formålet med at omstrukturere de regionale statsforvaltninger var at sikre en samlet og

holdbar løsning, hvor borgerne bl.a. ville få kortere sagsbehandlingstider, samtidig med at

den økonomiske udfordring på 93 mio. kr. ville blive imødekommet. Aftalen indeholdt en re-

form af klagestrukturen, som forligsparterne forventer vil være med til at styrke borgernes

retssikkerhed og vil sikre en effektiv varetagelse af klagesager på det sociale område og på

beskæftigelsesområdet. Med reformen blev der indført øget egenbetaling, som i Økonomi-

og Indenrigsministeriets handlingsplan fra 2012 blev estimeret til at indbringe ca. 32 mio. kr.

årligt, og som også ville betyde en reduktion i antallet af indkomne sager på Statsforvaltnin-

gens område. Endelig fremgår det af lovforslaget, at forligsparterne forventer at spare ca.

10,5 mio. kr. årligt som følge af regelforenklinger. Kommunerne er endvidere blevet pålagt

at anvende et skema med relevante oplysninger om klagesagen, når de sender klagen til

Ankestyrelsen.

Statsforvaltningens nye struktur og reformen af klagestrukturen

8. De 5 regionale statsforvaltningers opgaver er den 1. juli 2013 blevet samlet i én ny lands-

dækkende statsforvaltning. Statsforvaltningernes 5 tidligere hovedkontorer og 5 afdelings-

kontorer er blevet samlet i ét hovedkontor og 8 afdelinger. Bilag 1 viser en oversigt over om-

struktureringen.

Antallet af årsværk er ændret fra 696 i de regionale statsforvaltninger til henholdsvis 480 i

den nye statsforvaltning og 120 i Ankestyrelsens afdeling i Aalborg, når lovændringen er fuldt

implementeret ved udgangen af 2016. Statsforvaltningen forventer, at antallet af afgjorte sa-

ger vil være ca. 180.000 i 2014, og Ankestyrelsen forventer i 2014 at afgøre ca. 32.500 sa-

ger på de tidligere nævnsområder.

9. Reformen af klagestrukturen har betydet, at Ankestyrelsen er den eneste klageinstans for

kommunale afgørelser på det sociale område og på beskæftigelsesområdet. Før reformen

den 1. juli 2013 behandlede Ankestyrelsen sager, som styrelsen vurderede var af principiel

betydning, efter at sagerne først var blevet behandlet i de regionale statsforvaltningers so-

ciale nævn eller beskæftigelsesankenævn. Efter reformen skal Ankestyrelsen udvælge sa-

ger af principiel betydning direkte blandt de ca. 32.500 sager, som styrelsen forventer at be-

handle i 2014. Sager af principiel betydning bliver derfor ikke som tidligere behandlet 2 gan-

ge, og dermed bliver det muligt at give kommunerne en hurtigere vejledning på baggrund af

afgørelserne. I 2012 behandlede Ankestyrelsen i alt ca. 500 sager af principiel betydning.

Sagsbehandlingstider

10. Borgernes tilfredshed med statslige myndigheder afhænger bl.a. af myndighedernes

sagsbehandlingstider. Lange sagsbehandlingstider kan have såvel økonomiske som store

personlige omkostninger for borgerne. Myndighedernes mål for og opfølgning på sagsbe-

handlingstiderne giver grundlag for oplysning til borgerne om, hvornår de kan forvente svar

på en henvendelse.

sag af principiel betydning

er en sag, hvis afgørelse kan

tænkes at få betydning for an-

dre lignende sager, fx en sag,

der rejser uafklarede spørgsmål

om fortolkning af loven.

Lov om ændring af lov om re-

gional statsforvaltning, lov om

børns forsørgelse, lov om æg-

teskabs indgåelse og opløsning

og forskellige andre love som

følge af ændret organisering af

statsforvaltningerne (L157, 15.

maj 2013).

Lov om ændring af lov om rets-

sikkerhed og administration på

det sociale område, lov om an-

svaret for og styringen af den

aktive beskæftigelsesindsats

og forskellige andre love (L 158,

14. maj 2013).

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

INTRODUKTION OG KONKLUSION

11. I lovgivningen på området er der ikke regler for sagsbehandlingstider, men offentlige

myndigheder skal overholde god forvaltningsskik. Folketingets Ombudsmand har fastsat, at

myndighederne skal besvare borgernes henvendelser inden for en rimelig tid. Om en sags-

behandlingstid er rimelig, afhænger af en konkret vurdering, hvor andre forhold end den tid,

der medgår til egentlig sagsbehandling, også bliver taget i betragtning. Forhold, der kan på-

virke sagsbehandlingstiden i Statsforvaltningen eller i Ankestyrelsen, er fx høring af parter,

eller at Statsforvaltningen eller Ankestyrelsen indhenter udtalelser fra specialister.

Justitsministeriets cirkulære-

skrivelse om mål for hurtig

sagsbehandling m.v. (CIS nr.

73, 4. juni 1997).

12. Justitsministeriet har fastsat, at det også er et grundlæggende krav, at en myndighed

skal træffe en afgørelse så hurtigt, som det er muligt og forsvarligt. Ministeriet har fremhæ-

vet, at mål om sagsbehandlingstider skal være forsvarlige og realistiske, herunder være et

udtryk for tider, som er acceptable for borgerne.

1.3. Revisionskriterier, afgrænsning og metode

13. Beretningen er en opfølgning på beretning om statsamternes produktivitet og effektivi-

tet. I denne beretning medtager vi ikke oplysninger om produktivitet, fordi en sammenligning

ikke vil være retvisende på grund af omstruktureringen af området. Beretningen følger ud-

viklingen i de gennemsnitlige sagsbehandlingstider før, under og umiddelbart efter omstruk-

tureringen af de 5 regionale statsforvaltninger den 1. juli 2013. En direkte sammenligning af

gennemsnitlige sagsbehandlingstider før og efter omstruktureringen af de regionale statsfor-

valtninger er ikke mulig på grund af forskelle i udregningen af gennemsnittet. Før omstruk-

tureringen blev gennemsnittet udregnet på baggrund af et gennemsnit for hver af de 5 stats-

forvaltninger, hvor gennemsnittet efter omstruktureringen er udregnet direkte ud fra alle af-

gjorte sager. Figur 2 viser processen for etableringen af den nye struktur for statsforvaltnin-

gerne og reformen af klagestrukturen.

Figur 2. Processen for etableringen af den nye struktur for statsforvaltningerne og reformen af klagestrukturen

1. januar 2013

Overgangsdirektør for forbe-

redelse af den nye organisering

af statsforvaltningerne tiltræder.

9. november 2012

Politisk aftale bliver

indgået.

14. og 15. maj 2013

Ny lovgivning om struktur for

statsforvaltningerne og reformen

af klagestrukturen vedtages.

1. juli 2013

Ny struktur for statsforvaltningerne og

reformen af klagestrukturen træder i kraft.

4. kvartal

2012

1. kvartal

2. kvartal

2013

3. kvartal

4. kvartal

1. kvartal

2014-2016

Forberedelse

Overgangsfase

Fortsat implementering

Kilde: Rigsrevisionen.

Overgangsdirektøren

for for-

beredelsen af den nye organi-

sering blev ansat som følge af

finansloven for 2013, hvor der i

en anmærkning blev indskre-

vet hjemmel til, at der kunne ud-

peges en direktør og oprettes

en organisation, som kunne fo-

restå implementeringen af lov-

givningen i Statsforvaltningen.

Det fremgår af figur 2, at forberedelsen med at omstrukturere de 5 regionale statsforvaltnin-

ger og gennemføre reformen af klagestrukturen sker fra den 1. januar 2013 med ansættel-

se af en overgangsdirektør. Direktøren, den tilhørende overgangsledelse og en særlig im-

plementeringsorganisation med deltagelse af departementet i Økonomi- og Indenrigsmini-

steriet og Socialministeriet, statsforvaltningerne og Ankestyrelsen varetog forberedelsen,

inden lovgivningen trådte i kraft den 1. juli 2013. Det fremgår også af figuren, at der var en

overgangsfase frem til 1. januar 2014, bl.a. på grund af varslingsregler for flytning af med-

arbejdere. Den videre implementering af omstruktureringen, herunder Ankestyrelsens opbyg-

ning af afdelingen i Aalborg, forløber frem til udgangen af 2016.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

INTRODUKTION OG KONKLUSION

14. De regionale statsforvaltninger varetog en række opgaver med bl.a. behandling af sa-

ger om separation og skilsmisse, forældremyndighed, børnebidrag, navneændringer, regi-

streringsbeviser til EU-borgere og tilsyn med kommunerne. Lovgivningsmæssigt hører op-

gaverne til flere forskellige ministerier. Undersøgelsen omfatter sagsbehandlingstider for 5

typer af familiesager, der hører under Socialministeriet. Statsforvaltningen bruger ca. 61 %

af tiden på de 5 typer af familiesager. Det er også sager, hvor sagsbehandlingstiden bl.a. kan

have stor betydning for en forælders indtægtsgrundlag og barnets trivsel, fx hvis forældre-

myndigheden ikke er afklaret.

Vores undersøgelse omfatter også sagsbehandlingstider for klagesager på det sociale om-

råde og på beskæftigelsesområdet, dvs. sagsbehandlingstider for sager på de områder, som

er flyttet fra de regionale statsforvaltninger under Økonomi- og Indenrigsministeriet til Anke-

styrelsen under Socialministeriet. Lovmæssigt hører klagesagerne under Socialministeriet

eller Beskæftigelsesministeriet.

Notatet til Statsrevisorerne, som vi afgav i 2011, handlede om sagsbehandlingstider til og

med 2. kvartal 2011. I denne undersøgelse har vi medtaget sagsbehandlingstider fra 1. ja-

nuar 2011 til og med 31. marts 2014.

15. Den gennemsnitlige sagsbehandling for klagesager inkluderer ikke den sagsbehand-

lingstid, som kommunerne har brugt på at behandle den sag, borgeren klager over. Dvs. at

borgeren har oplevet en sagsbehandlingstid i kommunen, inden klagesagen bliver behand-

let. Borgerens oplevede sagsbehandlingstid kan derfor være væsentligt længere end de ti-

der, der er omtalt i denne beretning. Særligt kan borgeren opleve en øget sagsbehandlings-

tid, hvis en sag på grund af manglende oplysninger bliver hjemvist til kommunen til fornyet

sagsbehandling. Boks 1 viser et eksempel på et sagsforløb både i en kommune og i Anke-

styrelsen.

5 typer familiesager

er:



børnebidragssager



faderskabssager



forældremyndigheds- og bo-

pælssager



samværssager



separations- og skilsmisse-

sager.

BOKS 1. EKSEMPEL PÅ BORGEROPLEVET SAGSBEHANDLINGSTID

Borger anker standsning af kontanthjælp

Den 11. april 2013 træffer kommunen afgørelse om at standse udbetaling af kontanthjælp og at op-

kræve allerede udbetalt kontanthjælp. Kommunen mener, at borgeren har arbejdet, samtidig med at

hun modtog kontanthjælp. Borgeren er uenig i afgørelsen og

klager til kommunen den 18. april 2013.

Den 26. juni 2013 sender kommunen sagen til Statsforvaltningen efter at have genvurderet og fast-

holdt afgørelsen. Sagen bliver oprettet i Ankestyrelsen den 13. september 2013, og samme dag ud-

sender Ankestyrelsen et brev til borgeren om bekræftelse på modtagelsen af klagen sammen med

en angivet sagsbehandlingstid på ca. 24 uger. Den 19. marts 2014 beder Ankestyrelsen kommunen

om at fremsende manglende sagsakter, og den 20. marts 2014 meddeler Ankestyrelsen borgeren, at

sagsbehandlingstiden vil blive forlænget med ca. 9 uger som følge af de manglende sagsakter.

Den

31. marts 2014 stadfæster Ankestyrelsen kommunens afgørelse.

Den samlede sagsbehandlingstid i Ankestyrelsen var 40 uger. Hertil kommer de 10 uger, der gik, fra

kommunen modtog borgerens klage, til klagen blev videresendt til Ankestyrelsen. Borgerens opleve-

de sagsbehandlingstid var derfor 50 uger.

Kilde: Ankestyrelsen.

16. Omstruktureringen af de regionale statsforvaltninger er foretaget i henhold til den politi-

ske aftale og den lovgivning, som efterfølgende er blevet vedtaget. Ændringerne skal være

fuldt implementeret ved udgangen af 2016, hvorfor undersøgelsen ikke handler om konse-

kvenserne for den samlede reform, herunder de økonomiske konsekvenser. Målet om øget

kvalitet i sagsbehandlingen som følge af omstruktureringen og reformen har ikke indgået i un-

dersøgelsen.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

INTRODUKTION OG KONKLUSION

17. Vi har holdt møder og gennemført interviews med Økonomi- og Indenrigsministeriet,

Socialministeriet, Statsforvaltningen og Ankestyrelsen. Vi har endvidere gennemgået nota-

ter, redegørelser mv. fra Økonomi- og Indenrigsministeriet, Socialministeriet, de tidligere re-

gionale statsforvaltninger, Statsforvaltningen og Ankestyrelsen, herunder primært materia-

le om sagsbehandlingstider og tilhørende forklaringer, resultatkontrakter og statusnotater.

Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, jf. boks 2.

BOKS 2. GOD OFFENTLIG REVISIONSSKIK

God offentlig revisionsskik er baseret på de grundlæggende revisionsprincipper i rigsrevisionernes

internationale standarder (ISSAI 100-999).

18. Bilag 1 indeholder en oversigt over omstruktureringen af statsforvaltningerne. Bilag 2 in-

deholder en oversigt over de tidligere regionale statsforvaltningers sagsbehandlingstider for

klagesager på det sociale område og på beskæftigelsesområdet. Bilag 3 indeholder resul-

tatmål for gennemsnitlige sagsbehandlingstider for klagesager i de tidligere regionale stats-

forvaltninger. Bilag 4 viser eksempler på klagesager og sagsbehandlingstider i Ankestyrel-

sen. Bilag 5 indeholder en ordliste, der forklarer udvalgte ord og begreber.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR FAMILIESAGER

Sagsbehandlingstider for familiesager

Økonomi- og Indenrigsministeriet har

–

i betragtning af den forholdsvist korte perio-

de fra vedtagelsen af lovændringen, til den blev gennemført

–

på tilfredsstillende vis

forberedt omstruktureringen af de regionale statsforvaltninger under hensyntagen til

sagsbehandlingstiderne.

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for familiesagerne steg fra 2. kvartal til 3.

kvartal 2013 som følge af bl.a. opsigelser fra medarbejdere og flytning af medarbej-

dernes opgaver. Statsforvaltningen prioriterede løbende sin indsats for at afhjælpe

problemer med et stigende antal sager

–

specielt om børnebidrag

–

og nedpriorite-

rede bl.a. faderskabssager i en periode. Rigsrevisionen finder det hensigtsmæssigt,

at Statsforvaltningen fortsat løbende vurderer, hvilke konsekvenser sagsbehandlings-

tiden har for borgerne, og målretter sin indsats, så de sager, der har de største kon-

sekvenser for borgerne, får den højeste prioritet.

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for børnebidragssager var 10,9 uger i 1. kvar-

tal 2014. Rigsrevisionen konstaterer, at Statsforvaltningen fortsat kan arbejde på at

nedbringe sagsbehandlingstiden. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for sepa-

rations- og skilsmissesager var 6,9 uger i 1. kvartal 2014 og dermed lavere end re-

sultatmålet på 9 uger. Økonomi- og Indenrigsministeriet bør i samarbejde med So-

cialministeriet overveje, om målet om 9 ugers gennemsnitlig sagsbehandlingstid i

2014 og 8 uger i 2015 for separations- og skilsmissesager er tilstrækkeligt ambitiøst.

Familiesager under forældreansvarsloven drejer sig typisk om tvistsager mellem for-

ældre. Målet for Statsforvaltningen er at sikre barnets tarv bedst muligt. Afhængighe-

den af forældrenes medvirken i sagsforløbet gør det vanskeligt at opstille mål for gen-

nemsnitlige sagsbehandlingstider. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Øko-

nomi- og Indenrigsministeriet og Statsforvaltningen arbejder med at udvikle andre ty-

per mål, som giver mere mening i styringsmæssig sammenhæng.

2.1. Forhold i forberedelsen, der kunne påvirke sagsbehandlingstiden

19. Vi har undersøgt, om Økonomi- og Indenrigsministeriet ved forberedelsen af omstruktu-

reringen af statsforvaltningerne har handlet på forhold, som ellers kunne betyde, at borger-

ne oplevede længere gennemsnitlige sagsbehandlingstider i familiesager.

Opmærksomhed på at fastholde sagsbehandlingstiden

20. Som en del af den nye struktur for Statsforvaltningen skulle forvaltningen sammenlæg-

ge sagsområder, så opgavevaretagelsen inden for et sagsområde blev centraliseret. Antal-

let af årsværk blev samtidig ændret på de enkelte afdelinger, hvilket medførte, at nogle med-

arbejdere skulle flytte arbejdssted til andre landsdele.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR FAMILIESAGER

Infocenter Bornholm

har siden

den 1. juli 2013 givet telefonisk

vejledning til borgere inden for

Statsforvaltningens områder.

Økonomi- og Indenrigsministeriet har oplyst, at de organisatoriske rammer, fordeling af med-

arbejdere, formulering af personalepolitikker mv. var på plads den 1. juli 2013. Dette omfat-

tede bl.a., at administrationen blev samlet i Aabenraa, at der blev oprettet et infocenter på

Bornholm, og at kontoret i Ribe blev nedlagt. Ministeriet har oplyst, at den fysiske placering

af medarbejdere ikke endeligt var på plads den 1. juli 2013. Medarbejdere, hvor ændringen

var en væsentlig stillingsændring, skulle varsles med deres individuelle opsigelsesvarsel på

op til 6 måneder. Alle medarbejdere var derfor først endeligt fysisk placeret den 1. januar

2014.

21. Af halvårsrapporten

–

der dækker perioden 1. januar 2013 - 30. juni 2013

–

fra de regio-

nale statsforvaltninger fremgår det, at omstruktureringen medførte en del opsigelser fra med-

arbejderne, ligesom mange medarbejdere valgte at skifte arbejdsområde for at blive i deres

bopælsområde. Fx valgte nogle at blive sagsbehandler på familiesager i Statsforvaltningen,

hvor de tidligere behandlede klagesager i et socialnævn eller beskæftigelsesankenævn.

Overgangsledelsen var derfor allerede, inden lovgivningen trådte i kraft, nødt til at besætte

en del vakante stillinger og gennemføre oplæring af medarbejdere, herunder nye medarbej-

dere og medarbejdere, som valgte at skifte arbejdsopgaver. Figur 3 viser udviklingen i sags-

behandlingstider for 5 typer af familiesager i perioden 1. januar 2011 - 30. juni 2013.

Figur 3. Udviklingen i sagsbehandlingstider for 5 typer af familiesager i perioden 1. januar 2011 - 30. juni 2013

(Antal uger)

12,0

10,5

11,5

11,0

10,4

10,7

10,1

10,2

8,9

9,0

9,2

8,5

8,6

8,4

7,9

7,5

8,6

7,8

9,1

10,3

10,2

10,5

10,6

11,3

10,0

9,4

10,3

9,1

8,5

7,6

7,5

6,1

8,3

8,2

8,0

6,9

7,3

6,3

7,3

6,4

7,5

6,7

5,5

5,3

5,7

5,2

5,4

5,8

1. kvartal

2011

2. kvartal

2011

3. kvartal

2011

4. kvartal

2011

Faderskabssager

1. kvartal

2012

2. kvartal

2012

3. kvartal

2012

4. kvartal

2012

1. kvartal

2013

2. kvartal

2013

Børnebidragssager

Samværssager

Separations- og skilsmissesager

Forældremyndigheds- og bopælssager

Kilde: Økonomi- og Indenrigsministeriet.

Det fremgår af figur 3, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de 5 typer af familiesa-

ger i det væsentligste har været uændret fra 1. kvartal 2011 til 2. kvartal 2013. Der var en

svagt stigende sagsbehandlingstid i 3. og 4. kvartal 2012, og stigningen for børnebidrags-

sager og samværssager fortsatte ind i 1. og 2. kvartal 2013. Sagsbehandlingstiden for bør-

nebidragssager faldt fra 10,5 uger den 1. januar 2011 til 10,0 uger den 30. juni 2013, og fa-

derskabssager faldt fra 9,1 uge til 8,3 uger i samme periode. Den gennemsnitlige sagsbe-

handlingstid for samværssager steg fra 10,3 uger til 12,0 uger i perioden, forældremyndig-

heds- og bopælssager steg fra 6,9 uger til 8,0 uger, og separations- og skilsmissesager steg

fra 5,2 uger til 5,8 uger.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR FAMILIESAGER

Det fremgår også af figuren, at det største udsving i gennemsnitlig sagsbehandlingstid har

været for børnebidragssager. Statsforvaltningen har oplyst, at der for børnebidragssager er

sæsonudsving i ansøgninger, som påvirker den gennemsnitlige sagsbehandlingstid. Fx er

der om foråret flere ansøgninger om bidrag som følge af konfirmationer.

Resultat

22. Undersøgelsen viser, at der i perioden 1. januar 2011 - 30. juni 2013 har været få udsving

i den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de 5 undersøgte typer af familiesager i Statsfor-

valtningen. Der har været en svag stigende tendens for den gennemsnitlige sagsbehand-

lingstid for børnebidragssager og samværssager i 1. og 2. kvartal 2013. Statsforvaltningen

har ansat nyt personale og gennemført oplæring af bl.a. nye medarbejdere for at forebygge,

at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid skulle stige.

2.2. Udvikling i familiesagers sagsbehandlingstid efter den 1. juli 2013

23. Vi har undersøgt, om Økonomi- og Indenrigsministeriet og Statsforvaltningen har hand-

let for at undgå negativ påvirkning af sagsbehandlingstiderne for familiesager i overgangs-

fasen og frem til den 31. marts 2014. Vi har vurderet, at overgangsfasen er 2. halvår 2013,

fordi medarbejderne først den 1. januar 2014 var endeligt fysisk placeret med deres nye ar-

bejdsopgaver.

Længere sagsbehandlingstider

24. Økonomi- og Indenrigsministeriet og Statsforvaltningen har oplyst, at de har fulgt udvik-

lingen i sagsbehandlingstiderne, fra lovgivningen trådte i kraft. Det primære formål var at

identificere områder, hvor der kunne være udfordringer, som krævede handling. Figur 4 vi-

ser udviklingen i sagsbehandlingstiderne til den 31. marts 2014.

Figur 4. Udviklingen i sagsbehandlingstider for 5 typer af familiesager i 2. kvartal 2013 (før reformen) og i perioden

1. juli 2013 - 31. marts 2014 (efter reformen)

(Antal uger)

17,0

16,1

12,0

O m s t r u k t u r e r i n g

13,4

12,8

8,3

8,0

5,8

10,0

10,9

10,8

12,2

10,9

8,8

7,8

7,6

2. kvartal 2013

8,3

7,7

6,9

3. kvartal 2013

4. kvartal 2013

1. kvartal 2014

Børnebidragssager

Faderskabssager

Separations- og skilsmissesager

Samværssager

Forældremyndigheds- og bopælssager

Note: Data før og efter omstruktureringen er ikke direkte sammenlignelige. Gennemsnittet før omstruktureringen er udregnet ud fra et

gennemsnit i hver af de 5 regioner, mens gennemsnittet efter omstruktureringen er udregnet på baggrund af alle sager inden for

den enkelte type af sager.

Kilde: Økonomi- og Indenrigsministeriet.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR FAMILIESAGER

Det fremgår af figur 4, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for børnebidragsager har

været faldende fra 17,0 uger til 10,9 uger i perioden 1. juli 2013 - 31. marts 2014. I samme

periode har faderskabssager været stigende fra 10,9 uger til 12,2 uger. Separations- og skils-

missesager faldt fra 8,8 uger til 6,9 uger, mens forældremyndigheds- og bopælssager faldt

fra 8,3 uger til 7,6 uger. Samværssager faldt også fra 13,4 uger til 12,8 uger i perioden.

Sammenholder vi de gennemsnitlige sagsbehandlingstider i 3. kvartal 2013 med de gennem-

snitlige sagsbehandlingstider i 2. kvartal 2013, som også er vist i figur 3, fremgår det, at der

er en tendens til, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for familiesager steg under om-

struktureringen.

25. Statsforvaltningen har oplyst, at der ved omstruktureringen især har været udfordringer

i sager om børnebidrag. Børnebidragssager blev den 1. juli 2013 samlet i Ringkøbing, og det

viste sig vanskeligt at overflytte erfarne medarbejdere fra deres tidligere arbejdspladser til

dette sagsområde. Det resulterede i, at ca. 80 % af de medarbejdere, der fremadrettet skul-

le være på området, var nye medarbejdere eller medarbejdere, som havde skiftet arbejds-

opgaver og derfor havde brug for oplæring. Det betød også et ekstra træk på de relativt få

erfarne medarbejdere på området.

Statsforvaltningerne gennemførte forskellige tiltag for at nedbringe antallet af verserende sa-

ger. Det omfattede oprettelsen af 4 indsatsteam af erfarne medarbejdere fra andre områder,

der hver fik til opgave at afslutte 500 ældre sager inden den 1. januar 2014. Et andet tiltag

var, at alle tidligere medarbejdere fra bidragsområdet

–

uanset hvor de var placeret i Stats-

forvaltningen

–

fik udleveret 10 sager, som de skulle afslutte inden udgangen af oktober

2013.

Statsforvaltningen har oplyst, at det i 4. kvartal 2013 samlet set lykkedes at nedbringe antal-

let af verserende sager fra 9.000 til ca. 6.000.

26. Statsforvaltningen har oplyst, at forvaltningen har igangsat tiltag til at få afviklet et stør-

re antal møder, så borgernes ventetid bliver nedbragt. Der er bl.a. indkaldt til møder på lør-

dage, og der er indført faste mødeformer og fastlagt mødeskemaer for alle sagsbehandlere.

I knap 60 % af Statsforvaltningens sager bliver det første møde nu afholdt inden for 35 da-

ge. Målet er, at det skal ske for 70 % af sagerne.

27. Statsforvaltningen har oplyst, at det har været et strategisk valg at øge indsatsen på

børnebidragssager frem for på faderskabssager. Faderskabssager har ifølge Statsforvalt-

ningen som udgangspunkt ikke de samme umiddelbare konsekvenser for borgerne, hvis en

afgørelse trækker ud, som en børnebidragssag, hvor fx en forælders indtægtsgrundlag og

mulighed for at kunne betale de månedlige regninger er afhængig af afgørelsen.

Resultat

28. Undersøgelsen viser, at Statsforvaltningen har handlet på forhold som følge af omstruk-

tureringen, der kunne medvirke til længere gennemsnitlige sagsbehandlingstider i overgangs-

fasen og videre frem til den 31. marts 2014. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for bør-

nebidragssager var i 3. kvartal 2013 på 17,0 uger, og det har været det område, hvor der har

været de største udfordringer. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for børnebidragssa-

ger var i 1. kvartal 2014 på 10,9 uger.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR FAMILIESAGER

2.3. Udvikling i mål for familiesagers sagsbehandlingstid

29. Vi har undersøgt, hvilke resultatmål Økonomi- og Indenrigsministeriet i samarbejde med

Socialministeriet, der er det ansvarlige ressortministerium, har opstillet for sagsbehandlings-

tider for familiesagerne.

Resultatmål frem til 2015

30. Økonomi- og Indenrigsministeriet og Statsforvaltningen oplyser i resultatkontrakten for

2014, at de vil tilstræbe korte sagsbehandlingstider. Derudover fremgår det af resultatkon-

trakten, at Statsforvaltningen har konkrete resultatmål for gennemsnitlige sagsbehandlings-

tider på udvalgte sagsområder. Det er sagsområder, der som udgangspunkt omfatter Stats-

forvaltningens hovedområder. I resultatkontrakten for 2014 er der resultatmål for den gen-

nemsnitlige sagsbehandlingstid for børnebidragssager og for separations- og skilsmissesa-

ger. Der er ikke fastsat mål for den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de andre typer af

sager, som indgår i vores undersøgelse.

Resultatmålene for de gennemsnitlige sagsbehandlingstider er fastsat sammen med Social-

ministeriet. Statsforvaltningen oplyser i resultatkontrakten for 2014, at der i 2014 fortsat er

fokus på at konsolidere omstruktureringen af statsforvaltningerne, men at sigtelinjerne for

2015 og frem indebærer gradvist kortere sagsbehandlingstider. Tabel 1 viser resultatmålene

for 2014 og 2015.

Tabel 1. Resultatmål for sagsbehandlingstider for børnebidragssager og separa-

tions- og skilsmissesager

2014

Børnebidragssager

Separations- og skilsmissesager

Kilde: Statsforvaltningens resultatkontrakt for 2014.

9 uger

2015

9 uger

8 uger

Det fremgår af tabel 1, at Statsforvaltningen viderefører resultatmålet om 9 uger i gennem-

snitlig sagsbehandlingstid i 2014 og 2015 for børnebidragssager. Resultatmålet var også 9

uger i 2013. Resultatmålet for separations- og skilsmissesager er nedsat fra 9 uger i 2014

til 8 uger i 2015.

31. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid var 10,9 uger for børnebidragssager og 6,9 uger

for separations- og skilsmissesager i 1. kvartal 2014. Statsforvaltningen har forklaret sags-

behandlingstiden med, at det er afgørelser på en række gamle sager, som har påvirket den

gennemsnitlige sagsbehandlingstid. Derfor er målet for børnebidragssager i 2014 specifice-

ret til udelukkende at omhandle sager, hvor ansøgningen er modtaget fra og med den 1. ja-

nuar 2014. Statsforvaltningen har oplyst, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er 4,4

uger for bidragssager, der er modtaget fra og med den 1. januar 2014 og afsluttet i 1. kvar-

tal 2014.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR FAMILIESAGER

Forældreansvarsloven

inde-

holder reglerne om forældre-

myndighed, barnets bopæl og

samvær. Et af lovens hoved-

principper er, at et barn har ret

til 2 forældre. Dette grundlæg-

gende princip betyder, at for-

ældrene

–

også selv om de ik-

ke lever sammen

–

har et fæl-

les ansvar for barnet.

Andre typer af resultatmål

32. Økonomi- og Indenrigsministeriet og Statsforvaltningen har oplyst, at det for flere sager

på familieområdet er vanskeligt at opstille meningsfulde mål om sagsbehandlingstider. Sa-

ger under forældreansvarsloven, som bl.a. omfatter sager om forældremyndighed, bopæl og

samvær, er karakteriseret ved, at det er tvistsager mellem forældrene. Sagsforløb om fx sam-

vær kan vare flere år, fordi sagen kan blive optaget på ny, hvis der opstår uenigheder mel-

lem forældrene. I Statsforvaltningen vil sådanne sagsforløb blive anset for afgrænsede, en-

keltstående forløb. For forældrene, som måske med måneders eller halve års mellemrum

rejser nye sager, vil det kunne opleves som ét langt sammenhængende forløb, jf. eksemp-

let i boks 3.

BOKS 3. EKSEMPEL PÅ EN SAG MED FLERE AFGRÆNSEDE, ENKELTSTÅENDE SAGSFOR-

LØB

Far søger om samvær med barn

Forældrene til et barn født i 2006 flytter fra hinanden i 2010. Faren søger samvær med barnet i de-

cember 2010. På grund af vanskeligheder med at komme til de indkaldte møder i Statsforvaltningen

bliver der først afholdt møde med begge forældre i marts 2011. På mødet kommer det frem, at faren

har en straffesag, som ikke er afsluttet. Statsforvaltningen skal derfor indhente høring fra kriminalfor-

sorg og fra farens læge samt indhente straffeattest. Statsforvaltningens handleplan for overvåget sam-

vær bliver sendt til faren i maj 2011, som han skal acceptere, før den kan sættes i værk. I juni accep-

terer faren handleplanen, og overvåget samvær starter.

Statsforvaltningen afslutter sagen.

I juli 2011 søger moren samværsaftalen ophævet, da faren er blevet varetægtsfængslet.

Statsforval-

tningen ophæver samværsaftalen og afslutter sagen i oktober 2011.

I september 2012 søger faren igen samvær med barnet. Ansøgningen bliver afslået, da der ingen æn-

dring er i farens situation. Han er fortsat fængslet.

Statsforvaltningen afslutter sagen i oktober 2012.

I januar 2013 søger faren samvær på ny, som

Statsforvaltningen afslutter med et afslag i marts 2013.

Faren klager derefter til Ankestyrelsen.

På grund af farens nye situation uden for fængslet anmodede Ankestyrelsen i februar 2014 om, at sa-

gen bliver genoptaget i Statsforvaltningen. Statsforvaltningen skal nu indhente oplysninger fra krimi-

nalforsorg, læge mv. Sagen er endnu ikke afsluttet i marts 2014.

Kilde: Statsforvaltningen.

33. Økonomi- og Indenrigsministeriet og Statsforvaltningen har oplyst, at de arbejder med

andre typer af mål end gennemsnitlige sagsbehandlingstider på grund af familiesagernes ka-

rakter. Forældreansvarslovens grundprincipper indebærer, at det er med udgangspunkt i bar-

nets tarv, at forvaltningen skal finde en løsning. Det betyder, at en løsning inden for en af-

grænset tidsperiode ikke er et mål, som Statsforvaltningen kan styre efter. Der er i resultat-

kontrakten i stedet opstillet krav om, at Statsforvaltningen hurtigt skal indkalde til det første

vejledningsmøde i de sager, hvor der er uenighed mellem forældrene. Dette krav skal sikre,

at Statsforvaltningen hurtigt iværksætter sagsbehandlingen.

Som supplement til målet om en hurtig mødeindkaldelse er der også stillet krav om, at Stats-

forvaltningen finder en løsning mellem konfliktende parter i sager om barnets bopæl og for-

ældremyndighed. Målet i resultatkontrakten er, at Statsforvaltningen i 70 % af sagerne, hvor

der er uenighed mellem forældrene, skal afslutte sagen. Hvis forældrene ikke opnår enighed,

bliver sagerne om bopæl og forældremyndigheden henvist til retsligt afgørelse, mens Stats-

forvaltningen afgør sager om samvær, herunder midlertidigt samvær.

Det fremgår af resultatkontrakten for 2014, at Økonomi- og Indenrigsministeriet og Statsfor-

valtningen planlægger, at der i resultatkontrakten for 2015 skal være et nyt resultatmål for

sagernes liggetid i stedet for et resultatmål for sagernes sagsbehandlingstid. Statsforvalt-

ningen vil udregne liggetid som antallet af endnu ikke afsluttede sager og alderen på disse.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR FAMILIESAGER

Resultat

34. Undersøgelsen viser, at Statsforvaltningen har resultatmål for gennemsnitlig sagsbe-

handlingstid for børnebidragssager og separations- og skilsmissesager. På grund af fami-

liesagernes karakter har Økonomi- og Indenrigsministeriet ikke fastsat resultatmål for sam-

værssager og for forældremyndigheds- og bopælssager. Statsforvaltningen arbejder på at

fastsætte andre typer af resultatmål, fx liggetid for sagerne.

Resultatmålet i 2014 er 9 uger for både børnebidragssager og separations- og skilsmisse-

sager. Resultatmålet i 2014 gælder kun børnebidragssager, som er modtaget i 2014. For sa-

ger modtaget i 2014 er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid 4,4 uger, mens den for alle

børnebidragssager, dvs. også sager modtaget før den 1. januar 2014, er 10,9 uger. For se-

parations- og skilsmissesager er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid 6,9 uger den 30.

marts 2014.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR KLAGESAGER PÅ DET SOCIALE OMRÅDE OG PÅ BESKÆFTIGELSES-

OMRÅDET

Sagsbehandlingstider for klagesager på det

sociale område og på beskæftigelsesområdet

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for klagesager på det sociale område og på

beskæftigelsesområdet steg frem mod reformen af klagestrukturen den 1. juli 2013,

bl.a. som følge af mangel på kvalificeret arbejdskraft til at behandle klagesagerne.

Rigsrevisionen konstaterer, at Økonomi- og Indenrigsministeriet og Socialministeriet

løbende har koordineret forberedelsen af reformen, og at begge ministerier har gen-

nemført en række relevante initiativer, som skulle afbøde eventuelle konsekvenser

for borgerne, inden reformen trådte i kraft. Rigsrevisionen må dog konstatere, at Øko-

nomi- og Indenrigsministeriet ikke fik nedbragt antallet af verserende sager i væsent-

ligt omfang før overdragelsen af sagerne til Ankestyrelsen.

Socialministeriet og Ankestyrelsen har

–

efter at de har overtaget klagesagerne

–

gen-

nemført en række tiltag til at modvirke yderligere forlængelse af den gennemsnitlige

sagsbehandlingstid. Initiativerne i både forberedelsesfasen og efter overtagelsen af

sagerne har imidlertid ikke været tilstrækkelige. Rigsrevisionen finder ikke, at opgaven

med at rekruttere arbejdskraft er løst tilfredsstillende, men konstaterer samtidig, at An-

kestyrelsen først havde bevillingsmæssig hjemmel til at ansætte medarbejdere til om-

rådet den 1. juli 2013. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er således steget be-

tydeligt og var den 31. marts 2014 steget til 34,4 uger for sager under beskæftigelses-

lovgivningen, 36,4 uger for sager under lovgivningen vedrørende børn og familier og

42,7 uger for sager under lovgivningen om sociale forhold.

Økonomi- og Indenrigsministeriet havde i 2004 fastsat et resultatmål på 13 ugers gen-

nemsnitlig sagsbehandlingstid for klagesager i de sociale nævn og i beskæftigelses-

ankenævnene. Ministeriet satte højere mål for de enkelte statsforvaltninger i perioden

2011 - 30. juni 2013, da Økonomi- og Indenrigsministeriet forventede en faldende pro-

duktivitet op til, at reformen trådte i kraft. Resultatmålene for statsforvaltningerne blev

i 1. halvår 2013 med en enkelt undtagelse fastsat til mellem 15 og 22 uger. Socialmi-

nisteriet har efter at have overtaget klagesagerne den 1. juli 2013 fastsat resultatmå-

let til 26 uger i 2014 faldende til 19 uger i 2016.

Rigsrevisionen konstaterer, at de nuværende fastsatte mål er væsentligt over det tid-

ligere resultatmål på 13 uger, som ifølge Økonomi- og Indenrigsministeriet fortsat er

et realistisk langsigtet mål, der svarer til det, som Statsrevisorerne tidligere er blevet

stillet i udsigt. Det skal bemærkes, at et af hovedformålene med reformen af ankesy-

stemet er, at der skal være kortere sagsbehandlingstider.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR KLAGESAGER PÅ DET SOCIALE OMRÅDE OG PÅ BESKÆFTIGELSES-

OMRÅDET

3.1. Tilrettelæggelse af Ankestyrelsens overtagelse af klagesager

35. Vi har undersøgt, hvordan statsforvaltningerne har forberedt overdragelsen af klagesa-

ger på det sociale område og på beskæftigelsesområdet, og hvordan sagsbehandlingstider-

ne har udviklet sig frem til den 1. juli 2013. Vi har også undersøgt, hvilke resultatmål stats-

forvaltningerne har haft for den gennemsnitlige sagsbehandlingstid.

De regionale statsforvaltningers forberedelse af overdragelsen af klagesager

36. Økonomi- og Indenrigsministeriet har oplyst, at Ankestyrelsen hver måned fra den 1. ja-

nuar 2013 til den 1. juli 2013 fik statusrapporter om udviklingen i sagsbehandlingstider, an-

tal verserende sager, antal afgørelser mv. Formålet var at forberede Ankestyrelsen på de

sager, som styrelsen skulle overtage, herunder orientere om produktiviteten. Ministeriet har

også oplyst, at der i januar, marts, august og december 2013 blev holdt statusmøder med

deltagelse af forligspartierne, Ankestyrelsen og overgangsledelsen for Statsforvaltningen.

På møderne blev der redegjort for den fremtidige organisering, justering af årsværk og op-

gavefordeling, og der blev givet status på implementeringen, udviklingen i sagsbehandlings-

tiderne, afviklingen af de verserende sager fra statsforvaltningerne, ansættelser og fratræ-

delser samt orienteret om disse forholds påvirkning på sagsbehandlingstiden.

Økonomi- og Indenrigsministeriet har oplyst, at den overordnede tilgang til håndtering af si-

tuationen ved indgangen til 2013 var at forberede en driftssikker overgang til den nye struk-

tur, så denne i videst muligt omfang var klar den 1. juli 2013. Et solidt grundlag skulle bl.a.

sikre, at Ankestyrelsen kunne realisere lavere sagsbehandlingstider. En anden overordnet

tilgang var at opretholde produktionen frem mod den 1. juli 2013. Økonomi- og Indenrigsmi-

nisteriet har også oplyst, at ministeriet har ydet en indsats for at forberede Ankestyrelsens

overtagelse af klagesagerne inden for de gældende rammer ved at:



Oprette en arbejdsgruppe og iværksætte en række møder mellem Økonomi- og Inden-

rigsministeriet, Socialministeriet, statsforvaltningerne, overgangsledelsen og Ankesty-

relsen.

Iværksætte merarbejdsprojekter for ca. 3 mio. kr. og aktivere medarbejderes rådigheds-

forpligtelse.

Afrapportere månedligt til Ankestyrelsen om bl.a. produktionen i 1. halvår 2013.

Genbesætte fratrådte stillinger på nævnsområdet i henhold til den fremtidige fysiske pla-

cering af Ankestyrelsens afdelinger.

Indgå aftale med Ankestyrelsen om de overførte nævnsmedarbejdere, så disse fysisk

blev siddende i Statsforvaltningen i 2. halvår 2013, mens varslingsperioden for dem, der

skulle flytte arbejdssted, udløb. Dermed havde Ankestyrelsen tid til at få de fysiske ram-

mer til de fremtidige medarbejdere på plads.



Økonomi- og Indenrigsministeriet har også oplyst, at statsforvaltningerne fortsat ved indgan-

gen til 2013 havde den oprindelige udfordring med stigende sagsbehandlingstider på nævns-

området, som reformen skulle løse. Først med implementeringen af reformen af klagestruk-

turen ville der være grundlag for at understøtte effektive og optimale arbejdsgange. Derud-

over havde statsforvaltningerne udfordringer som følge af arbejdet med at forberede og im-

plementere reformen, samtidig med at der forventeligt var flere opsigelser fra medarbejde-

re end tidligere. Det var imidlertid ikke muligt lovgivningsmæssigt at iværksætte mere struk-

turelle tiltag, før loven var vedtaget og trådt i kraft. Den eksisterende struktur gjorde det fx

ikke muligt at flytte sager mellem statsforvaltningerne og organisere sig i fx specialistkonto-

rer på bestemte lokaliteter på tværs af statsforvaltninger.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR KLAGESAGER PÅ DET SOCIALE OMRÅDE OG PÅ BESKÆFTIGELSES-

OMRÅDET

Sagsbehandlingstider for klagesager frem til den 30. juni 2013

37. Det daværende Indenrigs- og Sundhedsministerium oplyste til notatet til Statsrevisorer-

ne fra oktober 2011 om opfølgning på beretning om statsamternes produktivitet og effektivi-

tet, at ministeriet forventede, at de regionale statsforvaltninger kunne imødekomme en gen-

nemsnitlig sagsbehandlingstid på 13 uger i 2. kvartal 2012. Figur 5 viser udviklingen i den

gennemsnitlige sagsbehandlingstid på det sociale område og på beskæftigelsesområdet i pe-

rioden 1. januar 2011 - 30. juni 2013 i de tidligere regionale statsforvaltninger.

Figur 5. Gennemsnitlige sagsbehandlingstider på det sociale område og på beskæftigelsesområdet i de tidligere regionale

statsforvaltninger i perioden 1. januar 2011 - 30. juni 2013

(Antal uger)

28,9

25,1

21,7

20,3

17,0

15,0

17,8

20,0

18,3

18,0

19,1

19,7

19,1

20,4

28,3

22,2

22,5

24,7

16,5

1. kvartal

2011

2. kvartal

2011

3. kvartal

2011

4. kvartal

2011

1. kvartal

2012

2. kvartal

2012

3. kvartal

2012

4. kvartal

2012

1. kvartal

2013

2. kvartal

2013

Det sociale område

Beskæftigelsesområdet

Oprindeligt resultatmål

Kilde: Ankestyrelsen.

Der fremgår af figur 5, at de gennemsnitlige sagsbehandlingstider fra 1. kvartal 2011 er

steget frem til 2. kvartal 2013. For det sociale område er der en stigning på ca. 11 uger fra

17,0 uger til 28,3 uger. For beskæftigelsesområdet er der en stigning på knap 10 uger fra

15,0 uger til 24,7 uger. Økonomi- og Indenrigsministeriet har oplyst, at forventningen om re-

formen i perioden op til vedtagelsen gav usikkerhed blandt medarbejderne om deres frem-

tidige arbejdsopgaver og arbejdssted, hvilket påvirkede sagsbehandlingen. Ministeriet oply-

ser også, at de regionale statsforvaltninger i perioden 2008-2012 forbedrede produktiviteten,

hvor antallet af sager også steg i perioden 2008-2010, men at det ikke var tilstrækkeligt til

at skabe balance mellem antallet af sager og de tilgængelige resurser.

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid indeholdt store regionale variationer. Det sociale

nævn i Statsforvaltningen Midtjylland lå som den eneste i 2012 under det overordnede re-

sultatmål på 13 uger. Bilag 2 viser sagsbehandlingstiderne for hver af de tidligere 5 regio-

nale statsforvaltninger på det sociale område og på beskæftigelsesområdet.

38. Økonomi- og Indenrigsministeriet og Statsforvaltningen har oplyst, at sagsbehandlings-

tiderne i 2012 og i 1. halvår 2013 steg, primært på grund af mangel på medarbejdere. Som

følge af den politiske aftale, hvor Ankestyrelsen skulle placere klagesagerne i Aalborg eller

København, indløb der opsigelser fra medarbejdere, der ikke havde mulighed for eller ønske

om at flytte med deres arbejdsopgaver.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR KLAGESAGER PÅ DET SOCIALE OMRÅDE OG PÅ BESKÆFTIGELSES-

OMRÅDET

For at understøtte den fremtidige sagsbehandling bedst muligt besatte overgangsledelsen i

Statsforvaltningen løbende og efter aftale med Ankestyrelsen en del af de ledige stillinger i

Aalborg og i København efter, hvor medarbejderne fra den 1. juli 2013 skulle løse opgaven.

Socialministeriet har oplyst, at stillingerne i vidt omfang blev besat med medarbejdere, som

ikke havde erfaring med klagesager, men i stedet havde erfaring fra statsforvaltningerne, fx

sager på familieområdet. Socialministeriet har også oplyst, at medarbejderne i marts 2014

er endeligt fysisk samlet i Aalborg, og at ministeriet forventer, at medarbejderne også i Kø-

benhavn er endeligt fysisk placeret i juli 2014.

39. Statsforvaltningen har oplyst, at de 5 regionale statsforvaltninger igangsatte et merar-

bejdsprojekt om klagesager i 1. halvår 2013 for bl.a. at nedbringe det verserende antal sa-

ger mest muligt, inden de blev overdraget til Ankestyrelsen. Fra januar 2013 til udgangen af

maj 2013 blev der afsluttet ca. 600 sager. Det svarer til knap 4 % af de 16.780 sager, som

de sociale nævn og de regionale beskæftigelsesankenævn afgjorde i 1. halvår 2013.

Resultatmål for klagesager

40. Rigsrevisionen konstaterede i notatet til Statsrevisorerne fra oktober 2011 om opfølgning

på beretning om statsamternes produktivitet og effektivitet, at udviklingen i statsforvaltnin-

gernes gennemsnitlige sagsbehandlingstider nu var på vej til at overholde de aftalte resul-

tatmål, der blev fastsat for de enkelte statsforvaltninger. De lå i 1. halvår 2013 mellem 15 og

22 uger, bortset fra det sociale nævn i Statsforvaltningen Hovedstaden, hvor resultatmålet

for den gennemsnitlige sagsbehandlingstid var sat til 30 uger. Bilag 3 viser resultatmålene

for de regionale statsforvaltninger fra 2011 til 1. juli 2013 for de sociale nævn og beskæfti-

gelsesnævnene.

41. Vores undersøgelse viser, at Økonomi- og Indenrigsministeriet og de regionale statsfor-

valtninger sænkede ambitionen for resultatmålene fra 2011 til 1. juli 2013 på både det socia-

le område og på beskæftigelsesområdet:



Statsforvaltningerne Midtjylland og Nordjylland fik i 2011 forskellige resultatmål på både

det sociale område og på beskæftigelsesområdet, så de ikke længere skulle opfylde det

hidtidige resultatmål på 13 uger.

Statsforvaltningen Hovedstaden, som for det sociale nævn i 2011 havde et resultatmål

på 13 uger, havde i 1. halvår 2013 et resultatmål på 30 uger.

I 1. halvår 2013 var der ingen af de 5 regionale statsforvaltninger, som havde resultatmål

om gennemsnitlige sagsbehandlingstider på 13 uger.

Statsforvaltningen Hoved-

staden

havde i 1. halvår 2013

et resultatmål på 30 uger som

følge af, at forvaltningen fik

overdraget sagsbehandlingen

på en række sager fra Stats-

forvaltningen Midtjylland. Det

medførte stigende gennem-

snitlige sagsbehandlingstider i

Statsforvaltningen Hovedsta-

den. Overdragelsen var en und-

tagelse og en delegation af

myndighedsudøvelse, der var

aftalt mellem de 2 statsforvalt-

ninger uden bemærkninger fra

Socialministeriet og Beskæfti-

gelsesministeriet, som var de

ministerier, klagesagerne hørte

under.



Statsforvaltningen Midtjylland var den eneste af de 5 statsforvaltninger, hvor der skete et fald

i resultatmålene fra 2011 til 1. juli 2013. Resultatmålene var i 2013 henholdsvis 15 uger og

21 uger for det sociale nævn og beskæftigelsesankenævnet og derved stadig højere end 13

uger. Økonomi- og Indenrigsministeriet har oplyst, at der blev opstillet mål i resultatkontrak-

ten om, at antallet af behandlede sager i 1. halvår 2013 skulle være på samme niveau som

året før. Ministeriet har oplyst, at situationen i statsforvaltningerne ved indgangen til 2013 ik-

ke gjorde det realistisk at nå en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 13 uger i løbet af 1.

halvår 2013. Med omstruktureringen af statsforvaltningerne og reformen af klagestrukturen

vil der være etableret en struktur, der muliggør kortere sagsbehandlingstider.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR KLAGESAGER PÅ DET SOCIALE OMRÅDE OG PÅ BESKÆFTIGELSES-

OMRÅDET

FUNA

(fusion mellem nævn og

Ankestyrelsen) var Ankestyrel-

sens interne projektorganisa-

tion, som blev etableret for at

forberede fusionsprocessen.

FUNA var underlagt en løben-

de afrapportering til koncerndi-

rektionen.

Ankestyrelsens forberedelse af overtagelsen af klagesager

42. Ankestyrelsen etablerede i februar 2013 en intern projektorganisation

–

FUNA (fusion

mellem nævn og Ankestyrelsen)

–

som havde til formål at udarbejde en projektplan med kon-

krete projekter målrettet den forestående overtagelse. Der blev i alt planlagt 29 konkrete pro-

jekter, herunder projekter om personaleprocessen, ændring af lovgivning og oprettelse af ny

journalplan.

43. Socialministeriet og Ankestyrelsen har oplyst, at de største udfordringer ved overtagel-

sen af de ca. 17.000 verserende sager var at overføre sagerne til Ankestyrelsens it-system,

at der var en betydelig andel af gamle sager, og at en del af medarbejderne fra de regiona-

le statsforvaltninger valgte ikke at flytte med til Ankestyrelsen. Socialministeriet og Ankesty-

relsen har bl.a. peget på følgende ved udfordringerne:



På grund af forskelle mellem it-systemet i Ankestyrelsen og i de regionale statsforvalt-

ninger var Ankestyrelsen nødt til manuelt at oprette de sager, som de overtog. Flere af

sagerne var papirbaserede, og Ankestyrelsen har oplyst, at det tog 3 måneder at opret-

te alle sager i styrelsens it-system.

35 % af sagerne, som Ankestyrelsen overtog, var 6 måneder gamle eller mere, og 1 %

af sagerne var mere end 1 år gamle.

Medarbejdere fra 5 regionale arbejdspladser skulle skifte arbejdsplads til 2 afdelinger i

Ankestyrelsen, henholdsvis i Aalborg og i København. 187 medarbejdere valgte at skif-

te arbejdsplads, og 27 medarbejdere valgte at begære sig opsagt. Den 1. januar 2014

var der 160 medarbejdere.



44. Ankestyrelsen måtte i efteråret 2013 opretholde de tidligere arbejdspladser i nævnene i

Nykøbing Falster, Aabenraa og Ringkøbing på grund af de varslingsregler, der gælder for

offentligt ansatte. Socialministeriet har oplyst, at det derfor ikke var muligt fuldt ud at imple-

mentere den nye organisation før den 1. januar 2014. Socialministeriet har også oplyst, at

ministeriet først overtog myndighedsopgaven og medarbejderne den 1. juli 2013 samtidig

med lovændringen. Ankestyrelsen fik først i ugen op til den 1. juli 2013 indsigt i de enkelte

sager og i, hvilke medarbejdere og kompetencer der fulgte med fra de regionale statsfor-

valtninger.

45. Ankestyrelsen har oplyst, at der i FUNA blev udarbejdet en række projekter målrettet

medarbejdere, der ikke var bosiddende i København eller Aalborg, for at imødekomme ud-

fordringerne ved rokering af medarbejdere. Der blev bl.a. arrangeret busture for medarbej-

dere til Aalborg for at møde eventuelle fremtidige chefer og kolleger.

Et andet initiativ var, at medarbejderne fik mulighed for at få 2 faste hjemmearbejdsdage

om ugen. Ankestyrelsen har oplyst, at det hovedsageligt er medarbejdere fra Sjælland og

Lolland-Falster, der har benyttet denne ordning, da deres arbejdsplads blev flyttet til Kø-

benhavn.

Resultat

46. Undersøgelsen viser, at Økonomi- og Indenrigsministeriet i forberedelsen af overdra-

gelsen af klagesagerne hver måned gav Ankestyrelsen en status på udviklingen i sagsbe-

handlingstider, antal verserende sager, antal afgørelser mv. i de regionale statsforvaltnin-

ger.

Både Socialministeriet og Økonomi- og Indenrigsministeriet igangsatte en række initiativer,

som skulle afhjælpe forventede udfordringer som følge af reformen. Statsforvaltningerne tog

bl.a. konkrete initiativer til at forberede overdragelsen af klagesagerne til Ankestyrelsen. Det

indebar bl.a., at den samlede sagsmængde blev reduceret med ca. 600 ud af de 16.780 kla-

gesager, som statsforvaltningerne afgjorde i 1. halvdår 2013.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR KLAGESAGER PÅ DET SOCIALE OMRÅDE OG PÅ BESKÆFTIGELSES-

OMRÅDET

For de sociale nævn steg den gennemsnitlige sagsbehandlingstid ca. 11 uger i perioden 1.

januar 2011 - 30. juni 2013. For beskæftigelsesankenævnene steg den gennemsnitlige sags-

behandlingstid knap 10 uger i samme periode. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i 2.

kvartal 2013 var 28,3 uger på det sociale område og 24,7 uger på beskæftigelsesområdet.

Da Ankestyrelsen overtog klagesagerne den 1. juli 2013, var 35 % af sagerne 6 måneder

gamle eller mere, og 1 % af sagerne var mere end 1 år gamle.

Undersøgelsen viser, at Økonomi- og Indenrigsministeriet og de regionale statsforvaltninger

sænkede ambitionen for resultatmålene fra 2011 frem til reformen den 1. juli 2013. Der var

i 1. halvår 2013 ingen regional statsforvaltning, som levede op til et overordnet resultatmål

på 13 uger.

Undersøgelsen viser også, at Ankestyrelsen planlagde flere projekter, fx om personalepro-

cesser. En af de største udfordringer for Ankestyrelsen var at sikre, at så mange medarbej-

dere som muligt valgte at flytte med opgaverne til Aalborg og København. Der var først fra

den 1. juli 2013, da loven trådte i kraft, bevillingsmæssig hjemmel til at ansætte nye medar-

bejdere. Ankestyrelsen fik først i ugen op til den 1. juli 2013 indsigt i, hvilke medarbejdere og

kompetencer der fulgte med fra de regionale statsforvaltninger. Det lykkedes først Ankesty-

relsen at få samlet medarbejderne i afdelingen i Aalborg i marts 2014, og styrelsen forven-

ter at få samlet medarbejderne i København i juli 2014. I Aalborg har det desuden været et

problem at rekruttere kvalificeret arbejdskraft, ligesom nye medarbejdere, der skiftede ar-

bejdsområde, skulle oplæres til sagsbehandling på et nyt fagområde.

3.2. Ankestyrelsens sagsbehandlingstider og resultatmål

47. Vi har undersøgt udviklingen i de gennemsnitlige sagsbehandlingstider og resultatmå-

lene på det sociale område og på beskæftigelsesområdet i Ankestyrelsen, efter styrelsen

overtog klagesagerne.

Sagsbehandlingstider efter Ankestyrelsens overtagelse

48. Ankestyrelsen overtog den 1. juli 2013 ca. 17.000 verserende sager og har således haft

myndighedsansvaret for sagerne i mindre end 1 år. Ankestyrelsen overtog sagsområder,

hvor der havde været stigende gennemsnitlige sagsbehandlingstider frem til overtagelses-

dagen. Ankestyrelsen havde sat som mål, at alle verserende sager skulle være flyttet til An-

kestyrelsens journalsystem inden udgangen af august 2013. Ankestyrelsen har oplyst, at sa-

gerne var oprettet den 20. september 2013, hvorefter alle sager

–

både sager, der er over-

taget fra statsforvaltningerne, og nye sager, der er indkommet efter den 1. juli 2013

–

ind-

går i opgørelser og statistikker.

49. Ankestyrelsen har oplyst, at styrelsen fremadrettet ikke opgør den gennemsnitlige sags-

behandlingstid på det sociale område og på beskæftigelsesområdet, jf. den tidligere organi-

sering i de regionale statsforvaltninger. Ankestyrelsen opgør den gennemsnitlige sagsbe-

handlingstid efter lovområderne og den nye specialisering og ansvarsfordeling, som Anke-

styrelsen er organiseret ud fra.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR KLAGESAGER PÅ DET SOCIALE OMRÅDE OG PÅ BESKÆFTIGELSES-

OMRÅDET

Figur 6 viser udviklingen i de gennemsnitlige sagsbehandlingstider i perioden 1. juli 2013 -

31. marts 2014 efter Ankestyrelsens nye opdeling.

Figur 6. Udviklingen i de gennemsnitlige sagsbehandlingstider i perioden 1. juli 2013 - 31. marts 2014

(Antal uger)

42,7

39,5

32,7

31,8

30,7

33,4

33,9

34,5

32,9

31,1

35,4

35,5

35,1

33,1

32,3

36,4

34,4

32,8

33,5

32,8

31,9

29,1

30,3

28,7

28,5

26,0

29,6

26,0

Juli

2013

August

2013

September

2013

Oktober

2013

November

2013

December

2013

Januar

2014

Februar

2014

Marts

2014

Lovgivningen om børn og familier samt serviceloven

Lovgivningen om sociale forhold

Beskæftigelseslovgivningen

Resultatmål 2014 (gennemsnit)

Note: Det er ikke muligt at sammenligne data direkte med den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i de regionale statsforvaltninger på

grund af forskellige opdelinger af de lovgivningsmæssige områder. Gennemsnittet i de tidligere nævn er udregnet ud fra gennem-

snittet i hvert regionalt nævn og således ikke direkte på baggrund af den samlede sagsmængde.

Kilde: Ankestyrelsen.

Det fremgår af figur 6, at de gennemsnitlige sagsbehandlingstider steg for alle 3 typer af sa-

ger i perioden 1. juli 2013 - 31. marts 2014. De gennemsnitlige sagsbehandlingstider den

31. marts 2014 var mellem 34,4 og 42,7 uger. Sagsbehandlingstiden for klagesager under

lovgivningen om sociale forhold har haft den største stigning. Det fremgår også af figuren,

at der er stor variation i den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på de enkelte områder, og

at der i perioden var betydelige udsving i sagsbehandlingstiderne. Bilag 4 viser eksempler

på klagesager og sagsbehandlingstider i Ankestyrelsen.

Ankestyrelsen har oplyst, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er påvirket af alderen på

de sager, som styrelsen har overtaget fra de regionale statsforvaltninger. Ankestyrelsen har

også oplyst, at 36 % af de verserende sager den 31. marts 2014 er 6 måneder gamle eller

mere.

Ankestyrelsen har oplyst, at knap 7 % af sagerne er 1 år gamle eller mere den 31. marts

2014. Andelen af ældre sager er således steget, efter at Ankestyrelsen har overtaget sager-

ne den 1. juli 2013.

Ifølge resultatkontrakten for 2014 mellem Ankestyrelsen og Socialministeriet skal afviklingen

af sager fra de regionale statsforvaltninger være afsluttet inden den 1. juli 2014. Ankestyrel-

sen har oplyst, at styrelsen prioriterer afvikling af de ældste sager først.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR KLAGESAGER PÅ DET SOCIALE OMRÅDE OG PÅ BESKÆFTIGELSES-

OMRÅDET

50. Socialministeriet og Ankestyrelsen fastsatte ikke resultatmål for gennemsnitlige sagsbe-

handlingstider i resultatkontrakten for 2. halvår 2013. Socialministeriet har oplyst, at mini-

steriet har vurderet, at det ikke var muligt at opstille realistiske mål, da Ankestyrelsen lige

havde overtaget sagerne og derfor ikke havde kendskab nok til sagerne for at kunne fast-

sætte et mål.

I resultatkontrakten for 2014 er resultatmålet i 2014 fastsat til 26 uger, som er et gennemsnit

for hele 2014.

51. Vi har bedt Ankestyrelsen om at opgøre den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på det

sociale område og på beskæftigelsesområdet svarende til den tidligere opgørelse fra stats-

forvaltningerne. Opgørelsen viser, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i perioden 1.

juli 2013 - 31. marts 2014 er steget til 34,0 uger på det sociale område og 41,7 uger på be-

skæftigelsesområdet. Det er samme niveau som i Ankestyrelsens opgørelse efter den nye

organisering.

Ankestyrelsens initiativer

52. Foruden de 110,6 mio. kr., som Socialministeriet fik bevilget i økonomiaftalen for 2013,

i forbindelse med at opgaverne blev flyttet fra statsforvaltningerne til Ankestyrelsen, bevilge-

de ministeriet samlet 55,3 mio. kr. til Ankestyrelsen i perioden 2013-2015 til implementerings-

omkostninger. Heraf er 19,5 mio. kr. til en taskforce, som skulle afvikle de ældste sager.

Taskforcen havde afsluttet 3.036 sager den 28. februar 2014.

Ankestyrelsen besluttede at forlænge taskforcen og udvide den med yderligere et team på

beskæftigelsesområdet. Ankestyrelsen har oplyst, at taskforcen fortsætter resten af 2014,

hvorefter styrelsen vil tage stilling til, om en yderligere indsats er nødvendig. Boks 4 viser

andre taskforces, som Ankestyrelsen oprettede.

taskforce

er en midlertidig,

sammensat gruppe, der skal

løse et fælles problem eller va-

retage en opgave.

BOKS 4. ANKESTYRELSENS ANDRE TASKFORCES



I perioden 18. november - 20. december 2013 fik 5 sagsbehandlere og et antal studentermedhjæl-

pere til opgave at afvikle et antal af de ældste sager om forældres ret til samvær med anbragte

børn. Denne taskforce afsluttede 129 sager.



I perioden 2. december - 20. december 2013 fik 2 team i henholdsvis Aalborg og København med

hver 10 sagsbehandlere og et antal studentermedhjælpere til opgave at nedbringe ventetiden ved

oprettelse af sager i Ankestyrelsens journalsystem. Når en sag blev oprettet, blev modtagelsesda-

toen i det tidligere ankenævn registreret. Taskforcen med de 2 team oprettede i perioden 4.500 sa-

ger.

Medarbejdere, som blev overflyttet til Ankestyrelsen

53. Ankestyrelsen har oplyst, at 187 medarbejdere den 1. juli 2013 blev overflyttet fra de tid-

ligere statsforvaltninger til Ankestyrelsen:



90 medarbejdere blev overflyttet til afdelingen i København, heraf valgte 3 at begære sig

opsagt.

97 medarbejdere blev overflyttet til afdelingen i Aalborg, heraf valgte 24 at begære sig op-

sagt.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR KLAGESAGER PÅ DET SOCIALE OMRÅDE OG PÅ BESKÆFTIGELSES-

OMRÅDET

Derudover var der en række medarbejdere, som i varslingsperioden fandt andet arbejde. An-

kestyrelsen har også oplyst, at 41 af de 187 overflyttede medarbejdere ikke tidligere havde

løst opgaver på det sociale område og på beskæftigelsesområdet eller havde meget specia-

liseret kompetencer og derfor havde behov for oplæring i deres nye sagsområde. Den pri-

mære oplæring af nye medarbejdere foregår ved sidemandsoplæring. Erfarne medarbejde-

re har været udfordret af at skulle nedbringe antallet af sager, samtidig med at de skulle op-

lære nye medarbejdere. Ankestyrelsen har oplyst, at styrelsen har gennemført 4 ansættel-

sesrunder siden maj 2013, men at det har været en udfordring at ansætte tilstrækkeligt per-

sonale i Aalborg, hvor der

–

jf. den politiske aftale

–

skal være 120 årsværk ved udgangen

af 2016.

Nye resultatmål for den gennemsnitlige sagsbehandlingstid

54. I resultatkontrakten for 2013 mellem Økonomi- og Indenrigsministeriet og statsforvalt-

ningerne fremgår det, at det langsigtede mål om en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på

13 uger vil indgå som en langsigtet målsætning for den nye klagestruktur.

55. I Ankestyrelsens resultatkontrakt for 2014 er målet for den gennemsnitlige sagsbehand-

lingstid på de tidligere nævnsområder 26 uger i 2014. I 2015 er målet 22 uger, og i 2016 og

2017 er målet 19 uger. Ankestyrelsen har oplyst, at det opstillede langsigtede mål for den

gennemsnitlige sagsbehandlingstid på 19 uger er et realistisk resultatmål. I forbindelse med

høringen af beretningen har Økonomi- og Indenrigsministeriet oplyst, at det efter 2016 er mi-

nisteriets ønske at bringe målet for sagsbehandlingstiden yderligere ned, hvilket ministeriet

vil vurdere i forbindelse med udarbejdelsen af resultatkontrakten for 2015.

Resultat

56. Undersøgelsen viser, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for klagesager på det

sociale område og på beskæftigelsesområdet i Ankestyrelsen er steget i perioden 1. juli 2013

- 31. marts 2014 og nu er på 34,4 uger for sager under beskæftigelseslovgivningen, 36,4

uger for sager under lovgivningen vedrørende børn og familier og 42,7 uger for sager under

lovgivningen om sociale forhold.

Undersøgelsen viser også, at antallet af sager, som var 1 år gamle eller mere, var 1 % den

1. juli 2013. Ved udgangen af marts 2014 var andelen steget til knap 7 %.

Ankestyrelsen har, efter at styrelsen har overtaget klagesagerne, iværksat en række initiati-

ver for at nedbringe den gennemsnitlige sagsbehandlingstid, men styrelsen har været ud-

fordret af opsigelser og mangel på kvalificeret arbejdskraft.

Undersøgelsen viser desuden, at Økonomi- og Indenrigsministeriet i november 2012 forven-

tede, at sagsbehandlingstiderne på det sociale område og på beskæftigelsesområdet ville

blive nedbragt til 13 uger som følge af reformen. Endelig viser undersøgelsen, at Ankesty-

relsen har et resultatmål på 26 uger i 2014. I 2015 er målet 22 uger, og i 2016 og 2017 er

målet 19 uger. Økonomi- og Indenrigsministeriet vil i forbindelse med udarbejdelsen af resul-

tatkontrakten for 2015 overveje at bringe målet ydereligere ned.

Rigsrevisionen, den 18. juni 2014

Lone Strøm

/Henrik Berg Rasmussen

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

OMSTRUKTURERING AF STATSFORVALTNINGERNE

Bilag 1. Omstrukturering af statsforvaltningerne

Bilaget viser en oversigt over ændringerne i forbindelse med overgangen fra statsamterne

til regionale statsforvaltninger i 2007 og til én samlet enhedsforvaltning i Statsforvaltningen

i 2013. Kortene viser den geografiske opdeling, placeringen af afdelinger og fordelingen af

årsværk på de enkelte afdelinger.

Før kommunalreformen den 1. januar 2007

Hjørring

Frederikshavn

Rønne

Aalborg

Thisted

Løgstør

Nykøbing Mors

Arden

Statsamterne



14 statsamter og Københavns Overpræsidium



5 statsamter havde afdelingskontorer uden for

hovedkontoret



Antal årsværk: 643

Viborg

Herning

Ringkøbing

Aarhus

Hillerød

København

Vejle

Roskilde

Københavns

Overpræsidium

Sorø

Ribe

Odense

Haslev

Næstved

Aabenraa

Nykøbing Falster

Hovedkontor

Afdelingskontor

Kilde: Indenrigs- og Sundhedsministeriet.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

OMSTRUKTURERING AF STATSFORVALTNINGERNE

Før omlægningen af statsforvaltningerne og ankesystemet den 1. juli 2013

Rønne (14)

Statsforvaltningen

Nordjylland

Årsværk: 71

Aalborg (71)

Statsforvaltningerne



5 regionale statsforvaltninger



5 regionskontorer og 5 afdelingskontorer



Antal årsværk: 696

Statsforvaltningen

Midtjylland

Årsværk: 160

Aarhus (41)

Ringkøbing (119)

Statsforvaltningen

Hovedstaden

Årsværk: 198

København (184)

Statsforvaltningen

Syddanmark

Årsværk: 158

Ringsted (30)

Ribe (16)

Odense (27)

Statsforvaltningen

Sjælland

Årsværk: 109

Aabenraa (115)

Nykøbing Falster (79)

Regionskontor

Afdelingskontor

Kilde: Økonomi- og Indenrigsministeriet.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

OMSTRUKTURERING AF STATSFORVALTNINGERNE

Efter omlægningen af statsforvaltningerne og ankesystemet den 1. juli 2013

Rønne (36)

Aalborg (24)

Aalborg (120)

Statsforvaltningen



Én samlet enhedsforvaltning for Statsforvaltningen



9 afdelinger med administration i Aabenraa



Antal årsværk: 504

Ankestyrelsen



En ny afdeling i Aalborg



Antal årsværk i Aalborg: 120

Aarhus (39)

Ringkøbing (125)

København (69)

København

Ringsted (44)

Odense (29)

Aabenraa (94)

Nykøbing Falster (44)

Statsforvaltningen

Ankestyrelsen

Kilde: Økonomi- og Indenrigsministeriet.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

SAGSBEHANDLINGSTIDER FOR STATSFORVALTNINGERNE PÅ NÆVNSOMRÅDET

Bilag 2. Sagsbehandlingstider for statsforvaltningerne på nævnsområdet

Gennemsnitlige sagsbehandlingstider for statsforvaltningerne i perioden

2011 - 30. juni 2013

Det sociale område

(Antal uger)

45,4

18,8

13,2 15,0

22,2

18,2

35,6

28,6

25,1

23,6

21,9

17,9

13,5

11,7

13,5

23,4

21,1

16,8

2011

Hovedstaden

Midtjylland

Nordjylland

2012

Sjælland

Syddanmark

1. halvår 2013

Gennemsnit

Oprindeligt resultatmål

Kilde: Ankestyrelsen.

Beskæftigelsesområdet

(Antal uger)

24,1

23,1

20,7

17,7

19,7

17,7

18,4

16,7

16,5

14,0

19,8

25,1

24,4 24,7

23,2 23,6

20,3

15,7

2011

Hovedstaden

Midtjylland

Nordjylland

2012

Sjælland

Syddanmark

1. halvår 2013

Gennemsnit

Oprindeligt resultatmål

Kilde: Ankestyrelsen.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

RESULTATMÅL FOR STATSFORVALTNINGERNE PÅ NÆVNSOMRÅDET

Bilag 3. Resultatmål for statsforvaltningerne på nævnsområdet

Resultatmål for de sociale ankenævn i de regionale statsforvaltninger i perioden 2011 - 30. juni 2013

(Antal uger)

1. kvt.

2011

Hovedstaden

Midtjylland

Nordjylland

Sjælland

Syddanmark

2. kvt.

2011

3. kvt.

2011

4. kvt.

2011

1. kvt.

2012

2. kvt.

2012

3. kvt.

2012

4. kvt.

2012

1. kvt.

2013

2. kvt.

2013

Resultatmålet for den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er 13 uger.

Resultatmålet for den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er mere end 20 uger.

Kilde: Resultatkontrakter mellem Økonomi- og Indenrigsministeriet og statsforvaltningerne for 2011, 2012 og 2013.

Resultatmål for beskæftigelsesankenævnene i de regionale statsforvaltninger i perioden 2011 - 30. juni 2013

(Antal uger)

1. kvt.

2011

Hovedstaden

Midtjylland

Nordjylland

Sjælland

Syddanmark

2. kvt.

2011

3. kvt.

2011

4. kvt.

2011

1. kvt.

2012

2. kvt.

2012

3. kvt.

2012

4. kvt.

2012

1. kvt.

2013

2. kvt.

2013

Resultatmålet for den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er 13 uger.

Resultatmålet for den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er mere end 20 uger.

Kilde: Resultatkontrakter mellem Økonomi- og Indenrigsministeriet og statsforvaltningerne for 2011, 2012 og 2013.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

EKSEMPLER PÅ KLAGESAGER OG SAGSBEHANDLINGSTIDER I ANKESTYREL SEN

Bilag 4. Eksempler på klagesager og sagsbehandlingstider i Ankestyrelsen

Eksempler på klagesager afgjort i Ankestyrelsen

Eksempel 1

–

Sygedagpenge

Ankestyrelsen har overtaget sagen fra statsforvaltningerne.

Årsag til klagen:

Borgerens fagforening har på borgerens vegne klaget over ophør af sygedagpenge. Fagforeningen undrer sig over jobcen-

trets begrundelse for ikke at forlænge perioden for sygedagpenge.

Væsentligste hændelser i sagsbehandlingen:

15. maj 2013: Kommunen træffer afgørelse.

21. maj 2013: Borgerens fagforening klager til kommunen.

29. maj 2013: Efter genvurdering sender kommunen sagen til beskæftigelsesankenævnet i regionen.

Primo juli 2013: Ankestyrelsen sender meddelelse til borgeren om, at sagen er overgået til Ankestyrelsen, og angiver sags-

behandlingstiden til ca. 47 uger.

8. april 2014: Ankestyrelsen træffer afgørelse. Sagen blev stadsfæstet.

Sagsbehandlingstid:

45 uger i beskæftigelsesankenævnet og Ankestyrelsen. 1 uge i kommunen, fra kommunen modtager klagen, til den videre-

sendes til Ankestyrelsen.

Eksempel 2

–

Førtidspension

Årsag til klagen:

Borgeren er utilfreds med kommunens afgørelse om afslag på hendes ansøgning om førtidspension.

Væsentligste hændelser i sagsbehandlingen:

19. juni 2013: Kommunen træffer afgørelse.

20. juni 2013: Borgeren klager til kommunen.

21. juni 2013: Kommunen sender sagen til beskæftigelsesankenævnet i regionen efter genvurdering.

4. juli 2013: Kommunen sender uddybende klage fra borgeren til Ankestyrelsen.

10. juli 2013: Sagen oprettes i Ankestyrelsen.

10. juli 2013: Bekræftelse på modtagelsen af klagen med angivet sagsbehandlingstid på ca. 24 uger.

7. oktober 2013: Borgeren anmoder om hastebehandling af sagen.

15. november 2013: Afslag på hastebehandling. Ankestyrelsen oplyser, at økonomiske vanskeligheder vil være aktuelle i

mange klagesager, men kan ifølge styrelsen ikke begrunde hastebehandling.

20. december 2013: Meddelelse om forlænget sagsbehandlingstid på 9 uger.

4. februar 2014: Ankestyrelsen træffer afgørelse. Sagen blev stadsfæstet.

Sagsbehandlingstid:

34 uger i beskæftigelsesankenævnet og Ankestyrelsen.

Kilde: Ankestyrelsen.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

EKSEMPLER PÅ KLAGESAGER OG SAGSBEHANDLINGSTIDER I ANKESTYREL SEN

Eksempler på klagesager afgjort i Ankestyrelsen

Eksempel 3

–

Kontanthjælp

Årsag til klagen:

Borgeren har klaget over, at hendes kontanthjælp er nedsat som følge af, at hun har fået en sanktion for uberettiget at være

udeblevet fra aktivering. Borgeren begrunder klagen med, at kommunen har kendt hendes psykiske problemer, og at hun i

forvejen var tilknyttet et andet projekt for utilpassede unge med psykiske problemer.

Væsentligste hændelser i sagsbehandlingen:

13. november 2013: Kommunen træffer afgørelse.

3. december 2013: Borgeren klager til kommunen.

16. januar 2014: Kommunen sender sagen til Ankestyrelsen efter genvurdering.

5. februar 2014: Bekræftelse på modtagelsen af klagen. Borgeren får fejlagtigt oplyst en sagsbehandlingstid på 4 uger.

10. marts 2014: Ankestyrelsen træffer afgørelse. Sagen bliver hjemvist til kommunen til fornyet behandling.

Sagsbehandlingstid:

5 uger i Ankestyrelsen og 8 uger i kommunen, fra kommunen modtager klagen, til den videresendes til Ankestyrelsen.

Eksempel 4

–

Hjælpemidler

Ankestyrelsen har overtaget sagen fra en regional statsforvaltning.

Årsag til klagen:

Borgeren har klaget over kommunens afslag på hjælpemiddel (taleventil).

Væsentligste hændelser i sagsbehandlingen:

7. juni 2013: Kommunen træffer afgørelse i sagen.

13. juni 2013: Borgeren klager over kommunens afgørelse.

25. juni 2013: Kommunen sender sagen til det sociale nævn i regionen.

5. august 2013: Ankestyrelsen sender bekræftelse på modtagelse af sagen til borgeren.

2. oktober 2013: Ankestyrelsen træffer afgørelse. Sagen blev stadsfæstet.

Sagsbehandlingstid:

14 uger i det sociale nævn og Ankestyrelsen. 2 uger i kommunen, fra kommunen modtager klagen, til den videresendes til

Ankestyrelsen.

Kilde: Ankestyrelsen.

Statsrevisorerne beretning SB19/2013 - Bilag 1: Beretning om sagsbehandlingstider ved omstruktureringen af statsforvaltningerne

ORDLISTE

Bilag 5. Ordliste

”Effektiv Administration”

Et besparelses- og effektiviseringstiltag i centraladministrationen. Centraladministratio-

nens udgifter til løn og øvrig drift blev reduceret med 5 % årligt, svarende til knap 1 mia.

kr., indfaset med 2,5 % i 2012 voksende til 5 % i 2013.

Pointen i ”Effektiv

Administration” var, at de enkelte institutioner og ministerier skulle

fremlægge handlingsplaner for effektivisering og prioritering af arbejdsopgaverne til re-

geringen.

En sag som følge af familiemæssigt opbrud for par, fx med mindreårige børn. Opbrud-

det rummer en række spørgsmål, som skal afklares, herunder separation og skilsmis-

se, barnets bopæl, forældremyndighed, samvær med forældrene og børnebidrag.

Indeholder reglerne om forældremyndighed, barnets bopæl og samvær. Et af lovens

hovedprincipper er, at et barn har ret til 2 forældre. Dette grundlæggende princip be-

tyder, at forældrene

–

også selv om de ikke lever sammen

–

har et fælles ansvar for

barnet.

Ankestyrelsens interne projektorganisation, som blev etableret for at forberede fusions-

processen. FUNA var underlagt en løbende afrapportering til koncerndirektionen.

Infocenteret har siden den 1. juli 2013 givet telefonisk vejledning til borgere inden for

Statsforvaltningens områder.

Når en borger klager over en kommunes eller Udbetaling Danmarks afgørelse på det

sociale område og på beskæftigelsesområdet, fx om førtidspension og kontanthjælp.

Overgangsdirektøren for forberedelse af den nye organisering blev ansat som følge af

finansloven for 2013, hvor der i en anmærkning blev indskrevet hjemmel til, at der kunne

udpeges en direktør og oprettes en organisation, som kunne forestå implementeringen

af lovgivningen i Statsforvaltningen.

En sag, hvis afgørelse kan tænkes at få betydning for andre lignende sager, fx en sag,

der rejser uafklarede spørgsmål om fortolkning af loven.

Indgås mellem det ministerium, som er ansvarlig for sagsområdet, og Økonomi- og In-

denrigsministeriet. Resultatmål er konkrete og målbare og fremgår af årsrapporten for

myndigheden.

Resultatmål kan af ministerierne være oplyst i måneder. Vi har omregnet antal måne-

der til uger ved at gange med en faktor på 4,3 (1 måned = 4,3 uger). Resultatmålene

oplyses i antal hele uger.

En selvstændig regional institution, som administrerede lovgivningen for en række mi-

nisterier, bl.a. det daværende Justitsministerium og Socialministerium. Der var 14 stats-

amter. I København blev opgaverne varetaget af Københavns Overpræsidium. Som

følge af kommunalreformen blev statsamterne nedlagt i 2007.

En midlertidig, sammensat gruppe, der skal løse et fælles problem eller varetage en

opgave.

Antal verserende sager angiver, hvor mange sager der ikke er afsluttet på et givet tids-

punkt.

Den betegnelse Økonomi- og Indenrigsministeriet anvender til at beskrive den samle-

de besparelse og effektivisering samt forventning om stigende antal sager og højere

grad af egenbetaling hos borgerne.

Familiesag

Forældreansvarsloven

FUNA

(fusion mellem nævn og

Ankestyrelsen)

Infocenter Bornholm

Klagesag

Overgangsdirektør

Sag af principiel betydning

Resultatmål

Statsamt

Taskforce

Verserende sager

Økonomisk udfordring