Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 6: Rigsrevisionens fortsatte notat nr. 2 af 10. marts 2017

Finansudvalget 2016-17
SB 15 6
Offentligt

Rigsrevisionens notat om beretning om

samlingen af den statslige

lønadministration i Finans-

ministeriet

Marts 2017

Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 6: Rigsrevisionens fortsatte notat nr. 2 af 10. marts 2017

FORTSAT NOTAT TIL STATSREVISORERNE

Opfølgning i sagen om samlingen af den statslige lønadministration i Finans-

ministeriet (beretning nr. 15/2012)

10. marts 2017

RN 1201/17

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om samlingen af den statslige lønadmi-

nistration i Finansministeriet, som blev indledt med en beretning i 2013. Vi har tidligere be-

handlet sagen i notater til Statsrevisorerne af 11. februar 2014 og 11. august 2015.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

KONKLUSION

Finansministeriet samlede i perioden 2008-2010 store dele af den statslige lønadmi-

nistration i Økonomiservicecentret (ØSC). Efterfølgende har Finansministeriet iværk-

sat og implementeret en række initiativer med henblik på at sikre en mere effektiv

lønadministration og mindske risikoen for fejl. Finansministeriet har endnu ikke fore-

taget en samlet vurdering af opgavesplittet mellem kunderne og Statens Administra-

tion eller sikret valide opgørelser af kvalitet og fejlniveau i lønadministrationen.

Rigsrevisionen finder Finansministeriets initiativer til en forbedret lønkontrol tilfreds-

stillende og vurderer, at denne del af sagen kan afsluttes.

Rigsrevisionen baserer denne konklusion på følgende:

•

Finansministeriet har udviklet og understøttet implementeringen af et lønkontrol-

koncept, idet de fleste virksomheder har udarbejdet lønkontrolplaner, der har fo-

kus på risiko og væsentlighed. Finansministeriet har også styrket inddatakontrol-

len. Rigsrevisionen vurderer, at lønkontrolkonceptet vil medvirke til mere effek-

tive arbejdsgange og skabe grundlag for en positiv virkning på kvaliteten i sta-

tens lønadministration.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på www.rigsrevisionen.dk

Finansministeriet har oplyst, at ministeriet i forbindelse med implementering af HR-

Løsningen vil vurdere opgavesplittet mellem kunderne og Statens Administration,

herunder hvordan anvendelsen af HR-Løn bedst kan understøtte effektivisering af

lønadministrationen i staten og dermed bidrage til en optimering af resurseanven-

delsen samlet set. Finansministeriet vil i 2017 indkøbe HR-Løsningen, og den for-

ventes fuldt implementeret i 2020. Rigsrevisionen finder, at Finansministeriet bør fo-

retage vurderingen af opgavesplittet mellem kunderne og Statens Administration i

forbindelse med indkøb af HR-Løsningen i 2017, da der allerede er gået lang tid si-

den implementeringen af HR-Løn.

Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 6: Rigsrevisionens fortsatte notat nr. 2 af 10. marts 2017

Finansministeriet har iværksat og gennemført initiativer for at mindske risikoen for

fejl i lønadministrationen, bl.a. ved at opstille et nyt koncept for kvalitetskontrol med

KPI-opgørelser af kvalitet og fejlniveau i lønadministrationen. Rigsrevisionen finder

dog, at KPI-opgørelserne er mangelfulde og bør styrkes, så det er muligt ud fra op-

gørelserne at vurdere, om kvaliteten i lønadministrationen er steget, og fejlniveauet

er faldet.

Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen og orientere Statsrevisorerne om:

•

Finansministeriets vurdering af opgavesplittet mellem kunderne og Statens Ad-

ministration og anvendelsen af HR-Løn i 2017.

Finansministeriets arbejde med at sikre valide opgørelser af kvalitet og fejlniveau

i lønadministrationen.

•

Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i september 2013 en beretning om samlingen af statens lønadmi-

nistration i Økonomiservicecentret (ØSC) i Finansministeriet. Beretningen handlede om,

hvorvidt statens lønadministration samlet set var blevet mere effektiv efter samlingen.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, bemærkede de, at de fandt det utilfreds-

stillende, at statens lønadministration samlet set endnu ikke var blevet effektiviseret i det

omfang, det var hensigten med at samle lønadministrationen i Finansministeriet.

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på føl-

gende punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsrevi-

sionen vurderer, at myndighe-

dernes initiativer er tilfredsstil-

lende.

Opfølgningspunkt

Moderniseringsstyrelsens og Statens Administra-

tions samlede vurdering af grundlaget for etable-

ringen af ØSC.

Moderniseringsstyrelsens og Statens Administra-

tions initiativ til en forbedret lønkontrol.

Moderniseringsstyrelsens og Statens Administra-

tions analyse af, hvordan HR-Løn kan bidrage til

en optimering af resurseanvendelsen samlet set.

Statens Administrations initiativer for at mindske

risikoen for fejl i lønadministrationen i staten.

Status

Afsluttet i forbindelse med notat til Statsrevisorerne

af 11. august 2015.

Behandles i dette notat.

5. Vi redegør i dette notat for resultaterne af opfølgningen på de punkter, der ikke tidligere

er afsluttet.

6. Statens Administration bestod tidligere af ØSC og Finansservicecentret (FSC). Kort efter

at Rigsrevisionen afgav notat om sagen i august 2015, besluttede regeringen som en del

af planen ”Bedre balance”, at Statens Administration skulle etableres i Hjørring i løbet af

2016. Samtidig blev FSC’s opgaver overtaget af ATP, dog med undtagelse af administra-

tionen af den statslige fleks- og barselsordning, der fortsat hører under Statens Administra-

tion. I forbindelse med udflytningen har der været stor udskiftning af medarbejdere.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 6: Rigsrevisionens fortsatte notat nr. 2 af 10. marts 2017

II.

Finansministeriets initiativer

7. Vi gennemgår i det følgende Finansministeriets initiativer i forhold til de udestående op-

følgningspunkter.

8. Rigsrevisionen har siden afgivelsen af notat til Statsrevisorerne af 11. august 2015 fulgt

området gennem revisioner af Statens Administrations forretningsgange og kontroller un-

der og efter udflytningen til Hjørring, gennem 49 lønrevisioner af Statens Administrations

kunder og ved brevveksling med Finansministeriet.

Moderniseringsstyrelsens og Statens Administrations initiativ til en forbedret løn-

kontrol

9. Statsrevisorerne bemærkede, at de fandt det utilfredsstillende, at statens virksomheder

endnu ikke fuldt udnyttede standardiseringen af opgaver og digitaliseringsløsninger.

10. Det fremgik af beretningen, at etableringen af ØSC havde medført en standardisering

af opgaver, og at der var gennemført en række digitaliseringsløsninger, der skulle kunne

understøtte effektive arbejdsgange og højne kvaliteten af lønadministrationen i staten. Det

var dog ikke i tilstrækkeligt omfang lykkedes at gøre optimal brug af disse løsninger, hvilket

bl.a. medførte, at der flere steder skete dobbeltadministration, fx dobbelttastninger og dob-

beltkontrol.

11. Moderniseringsstyrelsen lancerede i april 2015 et nyt lønkontrolkoncept med det formål

at øge kvaliteten af lønkontrollen, undgå dobbeltkontrol og mindske antallet af fejl i lønad-

ministrationen. Dette koncept omfatter bl.a. anvendelse af lønkontrolplaner, der er baseret

på en virksomhedsspecifik analyse af risiko og væsentlighed, og en styrkelse af inddatakon-

trollen, så eventuelle fejl i højere grad opdages, inden de får lønmæssig betydning. Det

fremgik af notat til Statsrevisorerne af 11. august 2015, at Rigsrevisionen fortsat ville følge

implementeringen af lønkontrolkonceptet for at belyse, om det får den ønskede virkning på

kvaliteten af lønkontrollen.

12. Finansministeriet har oplyst, at Statens Administration i samarbejde med Modernise-

ringsstyrelsen har gennemført et omfattende implementeringsforløb af lønkontrolkonceptet

med undervisningsdage efterfulgt af arbejdsmøder med hver enkelt kunde.

13. Rigsrevisionen har i løbet af 2015 og 2016 gennem lønrevisioner af Statens Admini-

strations kunder fulgt udviklingen og implementeringen af det nye lønkontrolkoncept.

Lønkontrolplaner

14. Finansministeriet har med implementeringen af lønkontrolkonceptet gjort det obligato-

risk for Statens Administrations kunder at udarbejde en lønkontrolplan. Det er virksomhe-

dernes ansvar, at kontrolplanen udarbejdes. Finansministeriet har oplyst, at næsten alle

kunder i staten nu har udarbejdet en kontrolplan, og at ministeriet vil understøtte, at de re-

sterende 8 kontrolplaner udarbejdes inden udgangen af 2017. Finansministeriet oplyser vi-

dere, at arbejdet med at implementere lønkontrolkonceptet har givet anledning til dialog

med kunderne, hvor det i flere tilfælde efterfølgende har været muligt at fjerne dobbeltkon-

troller, der ikke har værdi for kvaliteten i lønsagsbehandlingen. Finansministeriet har op-

lyst, at ministeriet i dialogen med kunderne i 2017 i forbindelse med kundernes udarbej-

delse og opdatering af lønkontrolplanerne fortsat vil have fokus på at fjerne dobbeltkontrol-

ler og sikre, at kontrollerne tilfører reel merværdi i opgaveløsningen.

Lønkontrolplaner

beskriver

tilrettelæggelsen af lønkontrol-

processen, herunder hvordan

opgaver og ansvar er delt mel-

lem processens parter.

Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 6: Rigsrevisionens fortsatte notat nr. 2 af 10. marts 2017

15. Rigsrevisionen har gennem de løbende lønrevisioner i 2015 og 2016 konstateret, at

størstedelen af Statens Administrations kunder har udarbejdet lønkontrolplaner, og at de-

res kontroller foretages i overensstemmelse hermed. En lønrevision af Statens Administra-

tion i 2016 har endvidere vist, at 5 ud af 7 ministerområders Koncern-HR har gode erfarin-

ger med det nye lønkontrolkoncept og som følge heraf har etableret færre dobbeltkontrol-

ler. 2 ministerområders Koncern-HR påpeger, at udflytningen af Statens Administration til

Hjørring og den medfølgende udskiftning af medarbejdere i en periode har øget virksom-

hedernes kontrolindsats.

Inddatakontrol

16. Et centralt tiltag i det nye lønkontrolkoncept er et øget fokus på kontroller før lønkørslen

(inddatakontrol). Finansministeriet oplyser, at inddatakontrollen bl.a. er styrket ved imple-

menteringen af Lønportalen og ved indførelse af løntjek.

17. Rigsrevisionen kan konstatere, at enkelte virksomheder i 2016 stadig indsendte blan-

ketter uden om Lønportalen uden dispensation fra Statens Administration. Denne mulighed

blev dog lukket i november 2016, så kun én virksomhed med dispensation kan indsende

blanketter uden om Lønportalen. Statens Administration har oplyst, at dispensationen er

begrundet i tekniske udfordringer vedrørende virksomhedens særegne organisering, og at

der i den forbindelse er etableret kompenserende kontroller. Rigsrevisionen kan videre kon-

statere, at Statens Administration anvender løntjek på en lang række områder, men endnu

ikke ved alle varige og midlertidige lønændringer. Rigsrevisionen vurderer, at bedre udnyt-

telse af dette værktøj kan mindske risikoen for fejl. Statens Administration har oplyst, at de

i 2017 vil gennemføre et analysearbejde med henblik på at indføre løntjek på samtlige pro-

cesser, hvor kontrollen kan medvirke til at mindske antallet af fejl i lønadministrationen. Sta-

tens Administration vil også sikre, at alle processer tilrettes løbende, hvor der sker ændrin-

ger.

18. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Finansministeriet har udviklet og under-

støttet implementeringen af et lønkontrolkoncept, idet de fleste virksomheder har udarbej-

det lønkontrolplaner, der har fokus på risiko og væsentlighed. Finansministeriet har også

styrket inddatakontrollen. Rigsrevisionen vurderer, at lønkontrolkonceptet vil medvirke til

mere effektive arbejdsgange og skabe grundlag for en positiv virkning på kvaliteten i sta-

tens lønadministration. Rigsrevisionen vurderer på den baggrund, at denne del af sagen

kan afsluttes.

Moderniseringsstyrelsens og Statens Administrations analyse af, hvordan HR-Løn

kan bidrage til en optimering af resurseanvendelsen samlet set

19. Det fremgik af beretningen, at Finansministeriet havde udviklet HR-Løn, som Rigsrevi-

sionen vurderede bidrog til mere effektive arbejdsgange i lønadministrationen ved at ned-

bringe antallet af overførte oplysninger og dermed mindske risikoen for fejl. Rigsrevisionen

anbefalede, at Finansministeriet vurderede opgavesplittet i den samlede statslige lønadmi-

nistration, herunder hvordan HR-Løn bedst kan understøtte effektivisering af lønadmini-

strationen i staten.

20. Finansministeriet har oplyst, at den fremtidige anvendelse af HR-Løn og opgavesplittet

mellem kunderne og Statens Administration skal vurderes i forbindelse med implemente-

ringen af en ny HR-Løsning. Finansministeriet vil i 2017 indkøbe HR-Løsningen, og den

forventes fuldt implementeret i marts 2020.

21. Rigsrevisionen vil afvente Finansministeriets vurdering af opgavesplittet mellem kun-

derne og Statens Administration, og hvordan HR-Løn bedst kan understøtte effektivisering

af lønadministrationen i staten og dermed bidrage til en optimering af resurseanvendelsen

samlet set. Rigsrevisionen finder, at Finansministeriet bør foretage denne vurdering i for-

bindelse med indkøb af HR-Løsningen i 2017, da der allerede er gået lang tid siden imple-

menteringen af HR-Løn. Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen.

Statens Administration modta-

ger kundernes lønordrer via di-

gitale blanketter.

Lønportalen

er en videreudvikling af blan-

ketløsningen, der sikrer, at en

blanket godkendes af en an-

den person end den, der har

udfyldt den, før den kan sen-

des til Statens Administration.

Løntjek

er en funktion i HR-

Løn, der viser, hvilket resultat

en indtastet ændring har på

medarbejderens næste løn-

seddel.

HR-Løn

er en brugergrænse-

flade til indrapporteringen af

lønoplysninger i Statens Løn-

system.

Statens

HR-Løsning

skal digi-

talisere processer, der i dag

har begrænset systemunder-

støttelse, og hvor virksomhe-

der i dag har forskellige, egen-

udviklede løsninger, der er

præget af manuelle arbejds-

gange. Projektet er delt i et

tidsregistreringssystem og et

HR-system, hvor HR-systemet

omfatter organisationsstyring

og personaleadministration.

Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 6: Rigsrevisionens fortsatte notat nr. 2 af 10. marts 2017

Statens Administrations initiativer for at mindske risikoen for fejl i lønadministratio-

nen i staten

22. Statsrevisorerne fandt det utilfredsstillende, at samlingen af lønadministrationen i sta-

ten ikke havde forbedret kvaliteten målt på antallet af fejl i sagsbehandling og lønudbetalin-

ger. Samtidig havde der været en stigning i antallet af fejl med væsentlig lønmæssig betyd-

ning for lønudbetalingerne.

23. Rigsrevisionen anbefalede i beretningen, at Finansministeriet øgede sit fokus på for-

bedringen af kvaliteten af lønadministrationen. Videre fremgik det af notat til Statsreviso-

rerne af 11. august 2015, at Rigsrevisionen fortsat ville følge Moderniseringsstyrelsens ar-

bejde med at mindske risikoen for fejl i lønadministrationen for at belyse, om initiativerne

har den ønskede effekt. Initiativerne omfatter et kvalitetsprojekt og et kompetenceprogram.

Kvalitetsprojekt

24. Finansministeriet har oplyst, at et planlagt kvalitetsarbejde med ISO-certificering er sat

i bero i forbindelse med Statens Administrations udflytning til Hjørring. I arbejdsprogram-

met for Statens Administration for 2017 ligger en genoptagelse af arbejdet med implemen-

teringen af dette kvalitetsprojekt.

Finansministeriet har videre oplyst, at ministeriet i samarbejde med Deloitte har opstillet et

koncept for kvalitetskontrol, der er baseret på at finde de væsentligste servicemål eller key

performance indicators (KPI’er) for kvalitet inden for løn og regnskab, og det er hensigten,

at disse nye KPI’er skal supplere allerede introducerede koncepter med henblik på at høj-

ne kvaliteten.

25. Rigsrevisionen vurderer, at Finansministeriet har igangsat vigtige initiativer i forhold til

at forbedre kvaliteten og mindske risikoen for fejl. Rigsrevisionen kan konstatere, at KPI’er-

ne for lønområdet er relevante, idet de både dækker rettidighed og fejlniveau i lønadmini-

strationen, og at kvaliteten af disse fortsat udvikles.

Rigsrevisionen har undersøgt Statens Administrations KPI-opgørelse af kvalitet og fejlni-

veau i lønadministrationen og kan konstatere, at den på nuværende tidspunkt ikke er sy-

stemunderstøttet og er baseret på et usikkert grundlag, hvorfor Rigsrevisionen vurderer, at

opgørelsen har begrænset validitet og bør styrkes.

Statens Administration oplyser, at de er opmærksomme på, at KPI-opgørelsen for lønad-

ministrationen skal udvikles og forbedres med henblik på at tilvejebringe bedre og mere

valide målinger. Statens Administration vil i 2017 fokusere på denne opgave, som vil tage

afsæt i det kvalitetsprojekt, som Statens Administration har gennemført med Deloitte. Sta-

tens Administration oplyser videre, at KPI-opgørelsen skal kunne systemunderstøttes i for-

hold til både resurseanvendelse og validitet. Derfor indledes et samarbejde med Moderni-

seringsstyrelsen i 2017 med henblik på udviklingen heraf.

Kompetenceprogram

26. Finansministeriet oplyser, at Statens Administrations hidtidige kompetenceudviklings-

program også er sat i bero som følge af udflytningen. Finansministeriet har dog iværksat

flere initiativer i forhold til at opbygge og udvikle relevante kompetencer hos lønmedarbej-

derne for at sikre stabil drift og den rette kvalitet i opgaveløsningen. Oplæring af samtlige

nye medarbejdere i kerneopgaven forventes afsluttet medio 2017. Samtidig introduceres

Lønakademiet, der er et nyt initiativ, med det formål at løfte kompetenceniveauet yderli-

gere for medarbejdere ansat på løn- og refusionsområdet. Lønakademiet forventes påbe-

gyndt medio 2017. Videre er der iværksat andre initiativer, der skal sikre høj kvalitet i løn-

administrationen. Dette omfatter bl.a. reviderede procesbeskrivelser og dokumentation af

særkendetegn ved den enkelte kunde i såkaldte drejebøger.

Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 6: Rigsrevisionens fortsatte notat nr. 2 af 10. marts 2017

27. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Finansministeriet har iværksat og gennem-

ført initiativer for at mindske risikoen for fejl i lønadministrationen ved at opstille et nyt kon-

cept for kvalitetskontrol, og at ministeriet derudover har haft fokus på at opbygge og udvik-

le relevante kompetencer hos lønmedarbejderne. Rigsrevisionen finder dog, at Statens Ad-

ministrations KPI-opgørelser af kvalitet og fejlniveau i lønadministrationen er mangelfulde

og bør styrkes, så det er muligt ud fra opgørelserne at vurdere, om kvaliteten i lønadmini-

strationen er steget, og fejlniveauet er faldet. Rigsrevisionen vil fortsat følge Finansministe-

riets arbejde med at sikre valide opgørelser af kvalitet og fejlniveau i lønadministrationen.

Morten Levysohn

sætterigsrevisor