Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 11. august 2015

Finansudvalget 2014-15 (2. samling)
SB 15 4
Offentligt

Notat til Statsrevisorerne om

beretning om samlingen af den

statslige lønadministration i

Finansministeriet

August

2015

Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 11. august 2015

FORTSAT NOTAT TIL STATSREVISORERNE

Opfølgning i sagen om samlingen af den statslige lønadministration i Finans-

ministeriet (beretning nr. 15/2012)

11. august 2015

RN 1102/15

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om samlingen af den statslige lønadmini-

stration i Finansministeriet, som blev indledt med en beretning i 2013. Vi har tidligere be-

handlet sagen i notat til Statsrevisorerne af den 11. februar 2014.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

KONKLUSION

Finansministeriet har opgjort det samlede grundlag for etableringen af Økonomiser-

vicecentret (ØSC), men opgørelsen er baseret på flere forbehold og skønsmæssige

antagelser. Rigsrevisionen finder, at Finansministeriet burde have sikret et bedre regn-

skabsmæssigt grundlag for at kunne følge op på businesscasen og dermed, om de

forventede effektiviseringsgevinster ved etableringen af ØSC var opnået. Rigsrevisio-

nen finder det uheldigt, at Finansministeriet ikke har sikret sig et bedre grundlag for

at opgøre effektiviseringsgevinsterne ved en så central reorganisering af den stats-

lige administration. Det er Rigsrevisionens vurdering, at det hverken nu eller på sigt

er muligt at vurdere grundlaget for at etablere ØSC tilstrækkeligt præcist og dermed,

om effektiviseringsgevinsterne er indfriet. Rigsrevisionen vurderer, at Finansministe-

riet ikke kan komme effektiviseringsgevinsterne nærmere, og at denne del af sagen

derfor kan afsluttes.

Rigsrevisionen baserer konklusionen på følgende:



Finansministeriet har på baggrund af en analyse af regnskabsadministrationen i

ØSC foretaget en samlet vurdering af grundlaget for at etablere ØSC, som både

vedrører regnskabs- og lønadministrationen. Finansministeriet vurderer, at den

samlede businesscase for samlingen af statens løn- og regnskabsfunktioner er op-

fyldt. Analysen af regnskabsadministrationen er dog behæftet med flere forbehold

og skønsmæssige antagelser. Derudover har Finansministeriet ikke justeret den

oprindelige businesscase, i takt med at forudsætningerne for businesscasen har

ændret sig. Det er dermed ikke muligt efterfølgende at måle effektiviseringsgevin-

sterne tilstrækkeligt præcist.

Finansministeriet har oplyst, at den nu afsluttede analyse og opfølgningsproces i

forhold til businesscasen har genereret flere læringspunkter i Finansministeriets

koncern, som ministeriet vil inddrage i det fremtidige arbejde med businesscases

ved større projekter.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på www.rigsrevisionen.dk



Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 11. august 2015

Moderniseringsstyrelsen og Statens Administration har igangsat en række initiativer

for at forbedre lønkontrollen, optimere resurseanvendelsen og mindske risikoen for

fejl i lønadministrationen.

Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen og orientere Statsrevisorerne om:



Moderniseringsstyrelsens og Statens Administrations initiativ til en forbedret løn-

kontrol

Moderniseringsstyrelsens og Statens Administrations analyse af, hvordan HR-Løn

kan bidrage til en optimering af resurseanvendelsen samlet set

Statens Administrations initiativer for at mindske risikoen for fejl i lønadministratio-

nen i staten.



Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i september 2013 en beretning om samlingen af statens lønadmini-

stration i Finansministeriet. Beretningen handlede om, hvorvidt statens lønadministration

samlet set var blevet mere effektiv efter samlingen.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, bemærkede de, at de fandt det utilfreds-

stillende, at statens lønadministration samlet set endnu ikke var blevet effektiviseret i det

omfang, der var hensigten med at samle lønadministrationen i Finansministeriet.

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på følgen-

de punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsrevi-

sionen vurderer, at myndighe-

dernes initiativer er tilfredsstil-

lende.

Opfølgningspunkt

Moderniseringsstyrelsens og Statens Administra-

tions initiativ til at foretage en samlet vurdering af

grundlaget for etableringen af ØSC.

Moderniseringsstyrelsens og Statens Administra-

tions initiativ til en forbedret lønkontrol.

Moderniseringsstyrelsens og Statens Administra-

tions analyse af, hvordan HR-Løn kan bidrage til

en optimering af resurseanvendelsen samlet set.

Statens Administrations initiativer for at mindske

risikoen for fejl i lønadministrationen i staten.

Status

Behandles i dette notat.

5. Vi redegør i dette notat for resultaterne af opfølgningen på ovenstående punkter.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 11. august 2015

II.

Finansministeriets initiativer

6. Vi gennemgår i det følgende Finansministeriets initiativer i forhold til de udestående op-

følgningspunkter. Gennemgangen er baseret på dokumentation fra samt møde og brevveks-

ling med Finansministeriet.

Den samlede vurdering af grundlaget for etableringen af ØSC

7. Statsrevisorerne bemærkede, at de fandt det utilfredsstillende, at Finansministeriets år-

lige forventede reduktion i resurseforbruget på 54,3 mio. kr. til lønadministrationen i staten

ikke var realiseret fuldt ud. Den samlede besparelse på lønadministrative årsværk i staten

udgjorde således højst 37,2 mio. kr. efter etableringen af Økonomiservicecentret (ØSC).

Statsrevisorerne bemærkede endvidere, at det ville have været hensigtsmæssigt med en

registrering, der havde muliggjort en mere præcis opfølgning på, om effektiviseringsmålet

var blevet indfriet for ØSC og for staten som helhed.

Det fremgik af beretningen, at Finansministeriet havde opnået de forventede besparelser

på lønadministrationen i ØSC, og at besparelsespotentialet i virksomhederne også var op-

nået i den forstand, at virksomhederne havde fået reduceret deres bevillinger svarende til

den ønskede besparelse. Beretningen viste dog samtidig, at målet for besparelsen på an-

tallet af årsværk samlet i staten ikke var nået, da virksomhederne brugte flere resurser på

lønadministrationen end de resurser, der var blevet fastlagt i den endelige opgavefordeling

mellem ØSC og virksomhederne.

8. Beretningen viste også, at Finansministeriet kun kunne tilvejebringe en skønsmæssig op-

gørelse over forbruget til etableringen af ØSC, der internt i Finansministeriet var budgette-

ret til ca. 300 mio. kr., og at denne opgørelse ikke indeholdt en specifikation af den del, der

vedrørte samlingen af lønadministrationen i staten.

9. Finansministeren oplyste i sin redegørelse, at Statens Administration i samarbejde med

Moderniseringsstyrelsen planlagde at foretage en undersøgelse af businesscasen for ØSC

regnskab i 2014. Undersøgelsen forventedes gennemført som en stikprøvevis kontrol af et

antal kundeområder, og undersøgelsen ville blive sammenholdt med Rigsrevisionens under-

søgelse af ØSC løn. Finansministeren oplyste videre, at disse undersøgelser tilsammen vil-

le udgøre grundlaget for en samlet vurdering af grundlaget for etableringen af ØSC.

10. Statens Administration har sammen med et konsulentfirma i 2. halvår 2014 gennemført

en analyse af kundernes resurseanvendelse inden for regnskab og rejser, som bygger på

en spørgeskemaundersøgelse og interviews med udvalgte kunder. Formålet var at afdæk-

ke de realiserede effektiviseringsgevinster ved samlingen af statens regnskabsadministra-

tion i ØSC.

Finansministeriet vurderer på den baggrund, at der er opnået en samlet effektiviseringsge-

vinst i 2014 på 173,6 mio. kr. (2009-priser), heraf 42,2 mio. kr. på lønadministrationen og

131,4 mio. kr. på regnskabsdelen. Finansministeriet forventede en årlig reduktion i resurse-

forbruget på 54,3 mio. kr. på lønadministrationen og 111 mio. kr. på regnskabsadministra-

tionen, inkl. de løbende øgede driftsudgifter, ud fra en målsætning om en reduktion på 47 %

i de overførte årsværk fra ØSC. Finansministeriet vurderer derfor, at den samlede business-

case for samlingen af statens løn- og regnskabsfunktioner er opfyldt.

Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 11. august 2015

11. Det er imidlertid Rigsrevisionens vurdering, at konsulentfirmaets analyse ikke kan lægges

til grund for en samlet konklusion af, om effektiviseringsgevinsterne er indfriet, da analysen

er behæftet med flere forbehold og skønsmæssige antagelser. Det fremgår af analysen, at

det har vist sig problematisk at foretage en direkte sammenligning mellem konsulentfirmaets

kortlægning af resurseforbruget og den oprindelige businesscase på resurseforbruget. Dette

skyldes, at dokumentationen bag tallene i businesscasen er meget begrænset, og at meto-

derne og udgangspunktet for de 2 resurseopgørelser er forskellige. Derudover er der sket

ændringer i opgavesplittet mellem ØSC og kunderne samt i mængden af transaktioner. Kon-

sulentfirmaet har i sammenligningen forsøgt at korrigere for disse ændringer, men en række

af korrektionerne er skønsmæssige, og der er derfor en betydelig usikkerhed knyttet til be-

regningen af effektiviseringsgevinsterne.

Derudover kan det konstateres, at den regnskabsmæssige registrering i forhold til den oprin-

delse businesscase er utilstrækkelig, og at det derfor ikke er muligt tilstrækkeligt præcist at

foretage en samlet vurdering af grundlaget for etableringen af ØSC.

Endelig har Finansministeriet oplyst, at den samlede vurdering af businesscasen er behæf-

tet med usikkerhed, bl.a. grundet de mange ændringer på regnskabsområdet siden den op-

rindelige hovedrapport fra 2008, men i særdeleshed, fordi den oprindelige businesscase ik-

ke i tilstrækkelig grad var indrettet til en løbende og efterfølgende gevinstopfølgning i forhold

til såvel ØSC som dets kunder.

12. Rigsrevisionen finder, at Finansministeriet burde have sikret et bedre regnskabsmæs-

sigt grundlag for at kunne følge op på businesscasen og dermed, om de forventede gevin-

ster var blevet indfriet. Endvidere burde Finansministeriet have justeret businesscasen lø-

bende, i takt med at der skete ændringer i businesscasens udgangspunkt. Rigsrevisionen

finder det uheldigt, at det hverken nu eller på sigt er muligt tilstrækkeligt præcist at foretage

en samlet vurdering af grundlaget for etableringen af ØSC og dermed, om effektiviserings-

gevinsterne er opnået.

Finansministeriet har efterfølgende oplyst, at den nu afsluttede analyse og opfølgningspro-

ces i forhold til businesscasen har genereret flere læringspunkter i Finansministeriets kon-

cern, som ministeriet vil inddrage i det fremtidige arbejde med businesscases ved større pro-

jekter. Det er fx læringspunkter om etablering af klare målepunkter, gevinstkortlægning og

-opfølgning samt et regnskabsmæssigt grundlag.

13. Boks 1 beskriver nogle af de øvrige resultater fra konsulentfirmaets kortlægning af kun-

dernes resurseanvendelse inden for regnskab og rejser, som omhandler kvaliteten i ØSC

regnskab og it-understøttelsen.

BOKS 1. KONSULENTFIRMAETS KORTLÆGNING AF KUNDERNES RESURSEANVENDELSE

INDEN FOR REGNSKAB OG REJSER

Kortlægningen viser bl.a. i forhold til kvalitet og it-understøttelse:



At kunderne på en skala fra 1-5 vurderer kvaliteten af ØSC regnskab til 3, hvilket indikerer, at der

er et forbedringspotentiale. Kunderne tilkendegiver dog, at de har oplevet en fremgang i kvaliteten

af ØSC regnskabs arbejde siden etableringen i 2008.



At næsten 70 % af kunderne i ØSC regnskab har større eller mindre afvigelser fra opgavesplittet,

hvilket indikerer et solidt potentiale for standardisering.

14. Rigsrevisionen har siden 2009 fulgt etableringen af ØSC og vurderede i beretningen om

revisionen af statsregnskabet for 2011, at der i løbet af 2011 var sket forbedringer i ØSC’s

opgavevaretagelse og den underliggende systemunderstøttelse.

Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 11. august 2015

I beretningen om revisionen af statsregnskabet for 2013 vurderer Rigsrevisionen overordnet,

at der er en god og sikker regnskabsforvaltning i staten som helhed. De fleste ministerom-

råder og virksomheder har håndteret regnskabsaflæggelsen tilfredsstillende og har ikke væ-

sentlige fejl og mangler i regnskaberne. Det er på det foreliggende grundlag dog ikke muligt

for Rigsrevisionen at afgøre, om dette kan tilskrives ØSC’s eller virksomhedernes opgave-

varetagelse.

Moderniseringsstyrelsens og Statens Administrations initiativ til en forbedret løn-

kontrol

15. Statsrevisorerne fandt det utilfredsstillende, at statens virksomheder endnu ikke fuldt ud

udnyttede standardiseringen af opgaver og digitaliseringsløsninger.

16. Beretningen viste, at etableringen af ØSC havde medført en standardisering af opgaver,

og at der delvist var gennemført en række digitaliseringsløsninger, der kunne understøtte

effektive arbejdsgange og højne kvaliteten af lønadministrationen i staten. Det var dog ikke

i tilstrækkeligt omfang lykkedes at gøre optimal brug af disse løsninger, hvilket bl.a. medfør-

te, at der flere steder skete dobbeltadministration, fx dobbelttastninger og dobbeltkontrol.

17. Finansministeren oplyste i sin redegørelse, at Moderniseringsstyrelsen i samarbejde

med Statens Administration havde igangsat et projekt om effektiv lønkontrol.

18. Moderniseringsstyrelsen og Statens Administration har i samarbejde med en række insti-

tutioner, som anvender Statens Lønsystem og HR-Løn, kortlagt og analyseret processen for

lønkontrollen. Moderniseringsstyrelsen og Statens Administration har på den baggrund ud-

viklet et nyt koncept for lønkontrollen, som skal understøtte alle brugere og ikke kun ØSC’s

kunder. Konceptet blev lanceret på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside i april 2015. For-

målet med det nye lønkontrolkoncept er ifølge Finansministeriet at øge kvaliteten af lønkon-

trollen, undgå dobbeltkontrol og opnå færre fejl i lønadministrationen.

Moderniseringsstyrelsen har løbende været i dialog med Rigsrevisionen om det nye koncept.

Moderniseringsstyrelsen vil i resten af 2015 følge implementeringen af konceptet for at nyt-

tiggøre erfaringerne hermed.

19. Rigsrevisionen finder det positivt, at Moderniseringsstyrelsen har udviklet et nyt koncept

for lønkontrollen. Rigsrevisionen vil fortsat følge implementeringen af konceptet for at be-

lyse, om det får den ønskede virkning på kvaliteten af lønkontrollen.

Moderniseringsstyrelsens og Statens Administrations analyse af HR-Løn

20. Det fremgik af beretningen, at Finansministeriet havde udviklet HR-Løn, der er en it-

understøttelse af indrapporteringen af lønoplysninger til Statens Lønsystem. Rigsrevisionen

vurderede, at HR-Løn bidrager til mere effektive arbejdsgange i lønadministrationen i sta-

ten ved at nedbringe antallet af overførte oplysninger og dermed mindske risikoen for fejl.

Rigsrevisionen anbefalede, at Finansministeriet vurderede opgavesplittet i den samlede

statslige lønadministration, herunder hvordan HR-Løn bedst kan understøtte effektivisering

af lønadministrationen i staten.

21. Finansministeren oplyste i sin redegørelse, at Statens Administration i samarbejde med

Moderniseringsstyrelsen i 2014 ville iværksætte en analyse, der skulle afklare, hvordan HR-

Løn fremadrettet kan bidrage til at optimere resurseanvendelsen samlet set.

Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 11. august 2015

22. Moderniseringsstyrelsen og Statens Administration har i 2014 gennemført denne analy-

se. Analysens hovedkonklusion er, at revideringen af det samlede opgavesplit mellem kun-

derne og ØSC bør afvente implementeringen af et nyt fælles statsligt HR-system og tidsre-

gistreringssystem. Implementeringen af systemerne er en del af Moderniseringsstyrelsens

målbillede 2020 om at sikre bedre sammenhæng mellem systemer, processer og data i den

kunderettede systemportefølje. Det betyder, at Moderniseringsstyrelsen først i 2017 vil fore-

tage en revurdering af det samlede opgavesplit i forbindelse med indkøb af det nye HR-sy-

stem og tidsregistreringssystem. Statens Administration vil som forberedelse på eventuelle

justeringer i opgavesplittet gennemføre en række pilotprojekter for at afprøve nye snitflader.

Dette vil indgå som en del af beslutningsgrundlaget for, i hvilket omfang opgavesplittet skal

ændres i forlængelse af implementeringen af et nyt fælles HR-system og tidsregistrerings-

system i staten.

23. Rigsrevisionen vil afvente implementeringen af det nye fælles HR-system og tidsregistre-

ringssystem og fortsat følge Finansministeriets arbejde med at vurdere opgavesplittet i for-

bindelse med indførelsen af systemerne.

Statens Administrations initiativer for at mindske risikoen for fejl i lønadministratio-

nen i staten

24. Statsrevisorerne fandt det utilfredsstillende, at samlingen af lønadministrationen i staten

ikke havde forbedret kvaliteten målt på antallet af fejl i sagsbehandling og lønudbetalinger,

mens der samtidig havde været en stigning i antallet af fejl med væsentlig lønmæssig betyd-

ning for lønudbetalingerne.

25. Beretningen viste, at samlingen af lønadministrationen i staten ikke havde forbedret kva-

liteten i lønadministrationen målt på antallet af fejl i stikprøverne fra Rigsrevisionens lønre-

visioner. Stikprøverne indikerede, at der var sket en stigning i antallet af fejl efter etablerin-

gen af ØSC på trods af gennemførte kontroller. Stikprøverne viste endvidere, at der samti-

dig havde været en stigning i antallet af fejl med væsentlig beløbsmæssig betydning for løn-

udbetalingerne. Rigsrevisionen anbefalede, at Finansministeriet øgede fokus på forbedrin-

gen af kvaliteten af lønadministrationen.

26. Finansministeren oplyste i sin redegørelse, at Statens Administration havde igangsat 4

initiativer, der med øjeblikkelig virkning skulle mindske risikoen for fejl i lønadministrationen

i staten:



obligatorisk løntjek via HR-Løn i ØSC på alle indrapporteringer med varig virkning

systematisk fokus på at forbedre kvaliteten i indrapporteringer fra kunderne

mulighed for kunderne for at få udført samtlige beregninger i ØSC

intensiveret information og rådgivning til kunderne om bedste praksis på end-to-end-

processer.

Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 11. august 2015

27. Statens Administration oplyser, at de siden har foretaget følgende i forhold til de 4 initia-

tiver for at mindske risikoen for fejl i lønadministrationen:



Statens Administration har i 2014 indført løntjek i HR-Løn på alle nyansættelser, så den

fremtidige lønudbetaling på den enkelte lønseddel bliver kvalitetssikret. ØSC har således

haft et øget fokus på at etablere interne kontroller, der skal sikre, at antallet af fejl mini-

meres inden lønkørslen. I den forbindelse har alle medarbejdere fået et kursus i HR-Løn,

så de kan gennemføre de interne kontroller.

Statens Administration har i forbindelse med kundemøder løbende haft fokus på at stan-

dardisere, forbedre og forenkle kundernes indrapportering. Statens Administration forsø-

ger ved kundemøder og i andre fora at sikre, at kvaliteten af det materiale, der modtages,

forbedres og så vidt muligt standardiseres.

Alle kunder kan nu bestille beregninger i ØSC, hvis de ikke selv har kompetencerne til at

udføre opgaverne. Denne ydelse bliver en del af standardydelsen fra ØSC i 2015.

Moderniseringsstyrelsen har i april 2015 offentliggjort en ny vejledning for lønkontrol, hvis

formål er at sikre en højere kvalitet i lønkontrollen i staten. Processen for lønkontrollen

anskues i vejledningen i et end-to-end-perspektiv, hvor kontrollerne fra start til slut skal

supplere hinanden. I forlængelse af det nye vejledningsmateriale igangsætter ØSC et

implementeringsprojekt, som involverer alle ØSC’s kunder. Statens Administration har

endvidere oplyst, at de på kundemøderne ofte har bedste praksis på dagsordenen.



Moderniseringsstyrelsen har derudover igangsat en række initiativer med fokus på at forbed-

re kvaliteten, som forventes gennemført i 2015. Dette omfatter udviklingen af et sammen-

hængende kompetenceprogram for ØSC og et tværgående kvalitetsprojekt, hvor formålet

bl.a. er at skabe processammenhæng og tydeliggøre roller/ansvar og opgavesplit mellem

kunderne og ØSC.

28. Rigsrevisionen finder det positivt, at Moderniseringsstyrelsen har iværksat en række ini-

tiativer til at mindske fejlene i lønadministrationen, og vil fortsat følge Moderniseringsstyrel-

sen arbejde med at mindske risikoen for fejl i lønadministrationen for at belyse, om initiati-

verne har den ønskede effekt.

Morten Levysohn

sætterigsrevisor