Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 3: Rigsrevisionens notat af 11. februar 2014

Finansudvalget 2013-14
SB 15 3
Offentligt

Notat til Statsrevisorerne om

beretning om samlingen af den

statslige lønadministration i

Finansministeriet

Februar

2014

Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 3: Rigsrevisionens notat af 11. februar 2014

§ 18, STK. 4-NOTAT TIL STATSREVISORERNE

Vedrører:

Statsrevisorernes beretning nr. 15/2012 om samlingen af den statslige lønadmini-

stration i Finansministeriet

Finansministerens redegørelse af 20. januar 2014

11. februar 2014

RN 1201/14

1. Dette notat handler om de initiativer, som finansministeren har iværksat eller vil iværk-

sætte som følge af Statsrevisorernes bemærkninger og beretningens indhold og konklusio-

ner.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

KONKLUSION

Rigsrevisionen finder, at finansministeren på tilfredsstillende vis redegør for de initiati-

ver, som beretningen har givet anledning til.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Finansministeren tager til efterretning, at Statsrevisorerne finder det utilfredsstillen-

de, at statens lønadministration samlet set endnu ikke er blevet effektiviseret i det om-

fang, det var hensigten med at samle lønadministrationen i Finansministeriet.

Finansministeren oplyser i sin redegørelse, at Moderniseringsstyrelsen i samarbej-

de med Statens Administration vil vurdere det samlede grundlag for etableringen af

Økonomiservicecentret (ØSC) under Statens Administration, ligesom de har igang-

sat flere initiativer for at forbedre lønkontrollen og mindske risikoen for fejl i lønadmi-

nistrationen. Ministeren oplyser også, at der vil blive iværksat en analyse af HR-Løn

med henblik på en optimering af resurseanvendelsen samlet set.

Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen og orientere Statsrevisorerne om:



Moderniseringsstyrelsens og Statens Administrations samlede vurdering af grund-

laget for etableringen af ØSC

Moderniseringsstyrelsens og Statens Administrations initiativ til en forbedret løn-

kontrol

Moderniseringsstyrelsens og Statens Administrations analyse af, hvordan HR-Løn

kan bidrage til en optimering af resurseanvendelsen samlet set

de initiativer, der er igangsat af Statens Administration for at mindske risikoen for

fejl i lønadministrationen i staten.

Eventuelt

fortsat(te) notat(er)

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på www.rigsrevisionen.dk



Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 3: Rigsrevisionens notat af 11. februar 2014

Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i september 2013 en beretning om samlingen af den statslige løn-

administration i Finansministeriet. Beretningen handlede om, hvorvidt lønadministrationen i

staten, efter samlingen af de lønadministrative opgaver i ØSC, var blevet mere effektiv. Ef-

fektiviseringsmålet skulle bl.a. opnås ved at nedbringe antallet af lønadministrative årsværk,

digitalisere og standardisere arbejdsgange samt forbedre kvaliteten af lønadministrationen.

Beretningen viste, at besparelsen på lønadministrative årsværk samt digitalisering og stan-

dardisering kun delvist var blevet opnået, og at der var sket et fald i kvaliteten af lønadmi-

nistrationen efter samlingen.

3. I beretningen anbefalede Rigsrevisionen:



at Finansministeriet vurderer opgavesplittet i den samlede statslige lønadministration,

herunder hvordan HR-Løn bedst kan understøtte effektivisering af lønadministrationen i

staten

at Finansministeriet øger fokus på forbedringen af kvaliteten af lønadministrationen.



4. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, bemærkede de, at det var utilfredsstillende,

at statens lønadministration samlet set endnu ikke var blevet effektiviseret i det omfang, det

var hensigten med at samle lønadministrationen i Finansministeriet.

5. Dette notat indeholder Rigsrevisionens vurdering af de initiativer, som finansministeren

har iværksat eller vil iværksætte som følge af beretningen.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/statsrevisorerne.

II.

Gennemgang af ministerens redegørelse

Besparelser opnået i staten ved samlingen af lønadministrationen

6. Beretningen viste, at Finansministeriet havde opnået de forventede besparelser på løn-

administrationen i ØSC, og at besparelsespotentialet i virksomhederne også var opnået i

den forstand, at virksomhederne havde fået reduceret deres bevillinger svarende til den øn-

skede besparelse. Beretningen viste dog samtidig, at målet for besparelsen på antallet af

årsværk samlet i staten ikke var nået, da virksomhederne brugte flere resurser på lønadmi-

nistrationen end de, der var blevet fastlagt i den endelige opgavefordeling mellem ØSC og

virksomhederne.

7. Statsrevisorerne bemærkede, at de fandt det utilfredsstillende, at Finansministeriets år-

lige forventede reduktion i resurseforbruget på 54,3 mio. kr. til lønadministrationen i staten

ikke var realiseret fuldt ud, da den samlede besparelse på lønadministrative årsværk i sta-

ten – efter etableringen af ØSC – højst udgjorde 37,2 mio. kr.

8. Beretningen viste også, at Finansministeriet kun kunne tilvejebringe en skønsmæssig op-

gørelse over forbruget til etableringen af ØSC – der internt i Finansministeriet var budget-

teret til ca. 300 mio. kr. – og at denne opgørelse ikke indeholdt en specifikation af den del,

der vedrørte samlingen af lønadministrationen i staten. Til dette bemærkede Statsrevisorer-

ne, at det ville havde været hensigtsmæssigt med en registrering, der havde muliggjort en

mere præcis opfølgning på, om effektiviseringsmålet var blevet indfriet for ØSC og for sta-

ten som helhed.

9. Finansministeren oplyser i sin redegørelse, at Statens Administration i samarbejde med

Moderniseringsstyrelsen i forlængelse af Rigsrevisionens undersøgelse af ØSC Løn plan-

lægger at foretage en undersøgelse af businesscasen for ØSC Regnskab i 2014. Undersø-

gelsen forventes gennemført som en stikprøvevis kontrol af et antal kundeområder, og un-

dersøgelsen vil blive sammenholdt med den allerede udførte undersøgelse af ØSC Løn.

Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 3: Rigsrevisionens notat af 11. februar 2014

Finansministeren oplyser videre, at disse undersøgelser tilsammen vil udgøre grundlaget for

en samlet vurdering af grundlaget for etableringen af ØSC.

10. Rigsrevisionen finder det relevant, at Moderniseringsstyrelsen og Statens Administration

planlægger at foretage en samlet vurdering af grundlaget for etableringen af ØSC. Rigsre-

visionen forventer, at der samtidig vil ske en vurdering af, hvordan den regnskabsmæssige

registrering skal foretages ved større etableringsprojekter fremadrettet, så det muliggør en

mere præcis opfølgning. Rigsrevisionen vil følge sagen.

Effektive arbejdsgange i lønadministrationen gennem digitalisering og standardise-

ring

11. Beretningen viste, at etableringen af ØSC havde medført en standardisering af opgaver,

og at der delvist var gennemført en række digitaliseringsløsninger, der kunne understøtte ef-

fektive arbejdsgange og højne kvaliteten af lønadministrationen i staten. Det var dog ikke i

tilstrækkeligt omfang lykkedes at gøre optimal brug af disse løsninger, hvilket bl.a. medfør-

te, at der flere steder skete dobbeltadministration, fx dobbeltindtastninger og dobbeltkontrol.

12. Statsrevisorerne fandt det utilfredsstillende, at statens virksomheder endnu ikke fuldt ud

udnyttede standardiseringen af opgaver og digitaliseringsløsninger.

13. Finansministeren oplyser, at Moderniseringsstyrelsen i samarbejde med Statens Admi-

nistration har igangsat et projekt om effektiv lønkontrol. Ministeren oplyser, at formålet med

projektet er at øge kvaliteten af lønkontrollen, at undgå dobbeltkontrol og at få færre fejl i løn-

administrationen. Projektet skal sikre, at anvendelsen af shared service centre understøttes

så effektivt som muligt, og at kontrollen er tilpasset det ændrede opgavesplit og de ændrede

arbejdsgange, fx som følge af øget digitalisering på området. Ministeren oplyser ligeledes, at

Rigsrevisionen løbende vil blive inddraget i projektet.

14. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Moderniseringsstyrelsen og Statens Admi-

nistration har igangsat et projekt om effektiv lønkontrol. Rigsrevisionen vil følge projektet og

finder det ligeledes tilfredsstillende, at Rigsrevisionen løbende bliver inddraget i projektet.

15. Beretningen viste også, at Finansministeriet havde udviklet HR-Løn, der er en it-under-

støttelse af en række lønprocesser. Rigsrevisionen vurderede, at HR-Løn bidrager til mere

effektive arbejdsgange i lønadministrationen i staten ved at nedbringe antallet af overførte

oplysninger og dermed mindske risikoen for fejl. Rigsrevisionen anbefalede derfor, at Fi-

nansministeriet vurderede opgavesplittet i den samlede statslige lønadministration, herun-

der hvordan HR-Løn bedst kan understøtte effektivisering af lønadministrationen i staten.

16. Finansministeren oplyser i sin redegørelse, at Statens Administration i samarbejde med

Moderniseringsstyrelsen vil iværksætte en analyse i 2014, der skal afklare, hvordan HR-Løn

fremadrettet kan bidrage til optimering af resurseanvendelsen samlet set. Ministeren oply-

ser videre, at udarbejdelsen af analysen og afklaringen af den fremadrettede anvendelse

af HR-Løn er et centralt strategisk mål for Statens Administration i 2014.

17. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Moderniseringsstyrelsen og Statens Admini-

stration vil iværksætte en analyse af, hvordan HR-Løn kan bidrage til optimering af resurse-

anvendelsen samlet set. Rigsrevisionen vil følge resultatet af analysen.

Lønadministrationens kvalitet efter samlingen i Finansministeriet

18. Beretningen viste, at samlingen af lønadministrationen i staten ikke havde forbedret kva-

liteten i lønadministrationen målt på antallet af fejl i stikprøverne fra Rigsrevisionens lønrevi-

sioner. Stikprøverne indikerede, at der var sket en stigning i antallet af fejl efter etableringen

af ØSC på trods af gennemførte kontroller. Stikprøverne viste videre, at der samtidig havde

været en stigning i antallet af fejl med væsentlige beløbsmæssig betydning for lønudbeta-

lingerne. Rigsrevisionen anbefalede i beretningen, at Finansministeriet øgede fokus på for-

bedringen af kvaliteten af lønadministrationen.

Statsrevisorerne beretning SB15/2012 - Bilag 3: Rigsrevisionens notat af 11. februar 2014

19. Statsrevisorerne fandt det utilfredsstillende, at samlingen af lønadministrationen i staten

ikke havde forbedret kvaliteten målt på antallet af fejl i sagsbehandling og lønudbetalinger,

mens der samtidig havde været en stigning i antallet af fejl med væsentlig beløbsmæssig

betydning for lønudbetalingerne.

20. Finansministeren oplyser, at Statens Administration har igangsat følgende 4 initiativer,

der med øjeblikkelig virkning skal mindske risikoen for fejl i lønadministrationen i staten:

Obligatorisk løntjek via HR-Løn i ØSC på alle indrapporteringer med varig virkning

Systematisk fokus på at forbedre kvaliteten i indrapporteringer fra kunderne

Mulighed for kunderne for at få udført samtlige beregninger i ØSC

Intensiveret information og rådgivning til kunderne omkring bedste praksis på end-to-end-

processer.

Finansministeren oplyser, at initiativerne vil blive fuldt implementeret i 2014.

21. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Statens Administration har igangsat ovenstå-

ende 4 initiativer, og Rigsrevisionen vil følge dem.

III.

Næste skridt i sagen

22. Rigsrevisionen vil følge udviklingen på følgende områder:



Moderniseringsstyrelsens og Statens Administrations samlede vurdering af grundlaget

for etableringen af ØSC

Moderniseringsstyrelsens og Statens Administrations initiativ til en forbedret lønkontrol

Moderniseringsstyrelsens og Statens Administrations analyse af, hvordan HR-Løn kan

bidrage til en optimering af resurseanvendelsen samlet set

de initiativer, der er igangsat af Statens Administration for at mindske risikoen for fejl i

lønadministrationen i staten.



Morten Levysohn

sætterigsrevisor