Statsrevisorerne beretning SB14/2009 - Bilag 2: Justitsministerens redegørelse af 29. oktober 2010

Retsudvalget 2009-10
SB 14 2
Offentligt

Domstolsstyrelsen

St. Kongensgade 1-3, 3.

1264 København K.

Tlf. 70 10 33 22

Fax 70 10 44 55

[email protected]

CVR nr. 21-65-95-09

J.nr. 2010-5807-0001

27. oktober 2010

Domstolsstyrelsens opfølgning på Rigsrevisionens beretning til Statsrevisorerne om det

digitale tinglysningsprojekt

Rigsrevisionen offentliggjorde d. 17. august 2010 sin beretning om det digitale tinglysnings-

projekt.

På baggrund af Rigsrevisionens beretning har Statsrevisorerne skarpt kritiseret, at den

organisatoriske forberedelse af tinglysningsprojektet har været utilstrækkelig, og at

projektstyringen og økonomistyringen ikke har været tilfredsstillende. Statsrevisorerne har

konkluderet, at tinglysningsprojektet har været præget af, at Justitsministeriet og

Domstolsstyrelsen har undervurderet projektets risici og kompleksitet.

Statsrevisorerne har bedt Justitsministeriet om at afklare, hvilke foranstaltninger der skal

iværksættes på baggrund af beretningen, og har fastsat en svarfrist for ministeriet på to

måneder.

Domstolsstyrelsens bemærkninger til Rigsrevisionens væsentligste kritikpunkter fremgår ne-

denfor.

Beslutningsgrundlaget

Beslutningsgrundlaget vurderes i beretningen inden for rammebetingelserne som værende

fyldestgørende. Det fremhæves i beretningen, at Domstolsstyrelsen har inddraget interessenter i

forbindelse med udarbejdelsen af kravspecifikationen, ligesom en brugergruppe, en test- og

teknikgruppe og en pantebrevsfølgegruppe blev etableret. Ligeledes betegnes leverandøranalysen

som grundig.

Rigsrevisionen bemærker, at "teksten" i Domstolsstyrelsens risikoanalyse fra marts 2006,

med senere opdatering i november 2006, ikke stemmer overens med den talmæssige risiko-

vurdering (tabel 2), som indgik i aktstykke nr. 38 af 21. november 2006. Ifølge Rigsrevisionen

beskriver teksten i risikoanalyserne således et højrisikoprojekt, mens den samlede risiko vurderes

til at være middel i tabel 2. Efter en nærmere gennemgang af risikoanalysen er det

Rigsrevisionens vurdering, at projektet burde have været kategoriseret som et højrisikoprojekt.

Statsrevisorerne beretning SB14/2009 - Bilag 2: Justitsministerens redegørelse af 29. oktober 2010

Domstolsstyrelsen

Det er Domstolsstyrelsens opfattelse, at teksten i aktstykket afspejler, at der som udgangspunkt

er tale om betydelige risici, men at disse på forskellig vis er håndteret på en måde, som reducerer

risikoniveauet. Domstolsstyrelsen er enig med Rigsrevisionen i, at projektet - med den viden,

der er tilgængelig i dag - bør karakteriseres som et højrisikoprojekt. Fra marts til november 2006

var der imidlertid sket en ændring af risikobilledet, som forklarer den lavere risikovurdering i

november 2006. I efterfølgende aktstykker blev risikoen igen hævet til en høj risikoprofil.

Rigsrevisionen har i forbindelse med vurderingen af kravspecifikationen og systemets funkti-

onalitet modtaget bistand fra en professor fra IT-Universitetet i København. It-professoren har

vurderet, at kravspecifikationen er rimelig kortfattet og ret præcis, men alligevel har mange

svagheder, idet det bl.a. er uklart, hvad der er krav, hvad der er baggrundsoplysninger, og

hvad der er eksempler på løsninger. Domstolsstyrelsen har taget it-professorens bemærknin-

ger til efterretning.

Projektstyringen

Rigsrevisionen konkluderer, at Domstolsstyrelsens projektstyring ikke har været fuldt ud til-

fredsstillende, men anfører ikke negative konsekvenser heraf.

Domstolsstyrelsen er enig med Rigsrevisionen i, at projektledelsen kunne have været styrket

allerede fra projektets påbegyndelse. Der blev ikke tilført lønsumsmidler til projektledelse af

tinglysningsprojektet, men det er styrelsens vurdering, at der ved intern omprioritering blev

etableret en forsvarlig projektledelse på det pågældende tidspunkt.

Rigsrevisionen kritiserer det forhold, at der alene blev benyttet milepæle for systemudviklingen

og ikke milepæle for uddannelse af medarbejdere, udarbejdelse af vejledninger og rekruttering af

medarbejdere til Tinglysningsretten.

Domstolsstyrelsen bemærker, at der i samme periode var to store parallelle projekter, dels

tinglysningsprojektet og dels domstolsreformen. Etableringen af Tinglysningsretten som en

selvstændig ret ved siden af de 24 byretter var en integreret del af domstolsreformen og blev

derfor styret og planlagt som en del af dette omfattende projekt.

Tinglysningsprojektet kan efter Domstolsstyrelsens opfattelse således ikke sidestilles med et

almindeligt it-projekt med en række organisatoriske konsekvenser, idet der som led i reformen

af retskredsstrukturen blev etableret en helt ny organisation til at modtage it-projektet.

Som det er Rigsrevisionen bekendt var der lagt planer for uddannelse og rekruttering af med-

arbejdere, men styrelsen har noteret sig, at der efter Rigsrevisionens opfattelse burde være op-

regnet mere præcise milepæle på disse områder i selve projektplanen.

Rigsrevisionen betegner beskrivelsen af den interne rolle- og ansvarsfordeling i Domstolssty-

relsen og mellem Domstolsstyrelsen og Tinglysningsretten som mangelfuld. Desuden efterlyses

referater af møder mellem projektlederen, leverandørstyringskonsulenten og ledelsen i

Domstolsstyrelsen.

Statsrevisorerne beretning SB14/2009 - Bilag 2: Justitsministerens redegørelse af 29. oktober 2010

Domstolsstyrelsen

Det er Domstolsstyrelsens vurdering, at udarbejdelse af kommissorier og beskrivelser ikke

havde gjort nogen forskel i projektforløbet, og Domstolsstyrelsen har noteret sig, at Rigsrevi-

sionen heller ikke påpeger konkrete negative følger af de manglende kommissorier, rollebe-

skrivelser m.v.

Der findes en omfattende dokumentation af drøftelser og beslutninger i projektledelsen og i

diverse styre- og følgegrupper m.v. Der har i projektet været en nødvendig prioritering af pro-

jektstabens ressourcer, og projektet har prioriteret de dokumentationsopgaver, der vurderedes

at kunne tilføre værdi og dokumentere de centrale beslutninger i projektforløbet. Domstolssty-

relsen har dog noteret sig, at der efter Rigsrevisionens opfattelse i videre omfang bør foreligge

skriftlige dokumentation af projektforløbet.

Af beretningen fremgår det, at Domstolsstyrelsen ikke har planlagt en systematisk opsamling

af erfaringer i relation til det digitale tinglysningssystem.

Domstolsstyrelsen er enig i, at der skal ske systematisk anvendelse af erfaringerne fra udvikling

og implementering af tingbogen, og har derfor blandt andet gennemført en workshop med de

centrale aktører for at opsamle erfaringer til brug for implementeringen af de små bøger.

Økonomi

Rigsrevisionen konkluderer, at den økonomiske styring af det digitale tinglysningsprojekt ikke

har været tilfredsstillende.

Rigsrevisionen konstaterer, at der ikke er symmetri mellem omkostninger og besparelser i det

oprindelige budget, som fremgik af aktstykke 38 af 21. november 2006, da Domstolsstyrelsen

ikke har medtaget alle driftsudgifter og driftsbesparelser i budgettet. Rigsrevisionen finder, at

Justitsministeriet burde have sikret symmetrien af oplysninger i aktstykket.

Domstolsstyrelsen konstaterer, at der i aktstykke 38 korrekt var medtaget driftsudgifter for

perioden 2007-2012, da denne periode var en del af kontraktperioden med leverandøren af det

digitale tinglysningssystem. Udgiften til drift af tinglysningssystemet udgjorde imidlertid ikke

en nettoudgift - heller ikke i perioden til og med 2012 - da beløbet modsvares af tilsvarende

driftsbesparelser ved lukning af det gamle it-system. Der er således ikke givet særskilt bevilling

til driften af det nye it-system.

Domstolsstyrelsen har noteret sig, at Rigsrevisionen finder det mest retvisende at medtage et

skøn over driftsudgifterne i hele perioden 2006-2016. Skal opstillingen anvendes som "business

case", bør der til gengæld efter Domstolsstyrelsens opfattelse fratrækkes udgifter til drift af det

gamle system i samme periode. Udgifterne til systemet var altså reelt lavere end det, som

fremgår af aktstykke 38.

Rigsrevisionen anfører, at de budgetterede udgifter undervejs er forøget, og at dette i det væ-

sentlige er en følge af den ændrede tidsplan, herunder udskudte besparelser på medarbejdere.

Domstolsstyrelsen bemærker hertil, at der ikke er tale om overskridelser af budgettet, og at

alle ændringer har været godkendt af Folketingets Finansudvalg.

Statsrevisorerne beretning SB14/2009 - Bilag 2: Justitsministerens redegørelse af 29. oktober 2010

Domstolsstyrelsen

Rigsrevisionen kritiserer, at der ikke findes et samlet projektregnskab, hvor alle omkostninger

til projektet fremgår. Det kritiseres desuden, at udviklingsbudgettet ikke indeholdt udgifter

som følge af udskydelse af idriftsættelse og personaleudgifter til implementering af det digitale

tinglysningssystem.

Domstolsstyrelsen bemærker, at økonomistyringen løbende er sket i to parallelle projekter,

nemlig projekterne vedrørende henholdsvis den digitale tinglysning og domstolsreformen,

som indeholdt oprettelsen af Tinglysningsretten i Hobro og den organisatoriske flytning af

tinglysningsopgaven fra byretterne til Tinglysningsretten. Opfølgningen har fulgt den valgte

afgrænsning mellem de to projekter, som i øvrigt følger den lovgivningsmæssige afgræns-

ning. Det er Domstolsstyrelsens opfattelse, at der har været tale om en hensigtsmæssig opdeling

af de omfattende reformopgaver, og at både projekt- og økonomistyring måtte være forskellig i

de to projekter. Men Domstolsstyrelsen tager til efterretning, at Rigsrevisionen foretrækker,

at der var blevet opstillet et samlet projektregnskab på tværs af de to projekter.

I forhold til budgetopfølgningen er der ifølge Rigsrevisionen ikke tilstrækkelig gennemsigtig-

hed i projektets økonomi. Manglende detailbudgetter fra projektlederen og programdirektøren

resulterede ifølge beretningen i manglende overblik over, om forventede omkostninger kunne

holdes inden for rammerne. Dertil kommer, at Domstolsstyrelsen ikke har kunnet dokumente-

re, at der løbende er blevet fulgt op på alle udgiftsposter i budgettet, idet Domstolsstyrelsen

ikke har forbrugstal for samtlige poster, men alene budgettal.

Der findes forbrugstal for samtlige udgifter, men forbruget på enkelte poster er ikke specificeret

på samme niveau som budgettet. Da en række organisatoriske udgifter indgik i byretternes og

Tinglysningsrettens driftsbudgetter, foreligger der på disse poster kun samlede forbrugstal for

retternes drift, hvilket dog ikke ses at have haft negative effekter for projektet eller øko-

nomistyringen. På baggrund af rigsrevisionens bemærkninger vil Domstolsstyrelsen imidler-

tid sikre, at projektbudgetterne i videre omfang nedbrydes i delbudgetter.

Rigsrevisionen anfører, at visse fakturaer ikke i tilstrækkelig grad beskrev den konkrete ydel-

se, ligesom det burde have fremgået af fakturaen, hvilket projekt fakturaerne hørte under.

Endvidere fremhæves det som et tegn på usikker økonomistyring, at der siden 2006 i gennem-

snit er blevet omposteret 14 % af de bogførte posteringer.

For så vidt angår Domstolsstyrelsens fakturahåndtering bemærkes indledningsvis, at omposte-

ringerne er udtryk for, at fejlposteringerne er fundet og korrigeret. Domstolsstyrelsen er imid-

lertid enig i, at omfanget af fejlposteringer af fakturaer skal mindskes, hvilket Domstolsstyrel-

sen vil tage initiativer til at sikre.

Systemets funktionalitet

Rigsrevisionen erklærer sig enig i, at de kendte fejl i systemet ved tidspunktet for idriftsættelse

var uden betydning for driften af systemet.

I beretningen vurderes det dog, at en forudgående pilotdrift kunne have identificeret fejl og

mangler i systemet, inden systemet blev implementeret i hele landet. Som anført flere gange i

Statsrevisorerne beretning SB14/2009 - Bilag 2: Justitsministerens redegørelse af 29. oktober 2010

Domstolsstyrelsen

beretningen udgjorde "big bang" implementeringen en decideret rammebetingelse for projek-

tet. Domstolsstyrelsen er enig med Rigsrevisionen i, at det generelt er hensigtsmæssigt at

gennemføre pilotprojekter, hvor dette er muligt.

Rigsrevisionen kritiserer it-systemets brugervenlighed. Blandt andet kritiseres den juridiske

terminologi, der anvendes på skærmbillederne. I den forbindelse finder Rigsrevisionen det

mindre hensigtsmæssigt, at Domstolsstyrelsen fravalgte at gennemføre en brugervenligheds-

test forud for idriftsættelsen.

Domstolsstyrelsen bemærker hertil, at samtlige skærmbilleder blev gennemgået af en bruger-

venlighedsekspert fra CSC i samarbejde med Domstolsstyrelsens projektorganisation, og at

den eksterne portal blev testet af brugere fra finanssektoren.

Det er tvivlsomt, om en brugervenlighedstest af portalen med deltagelse af advokater m.fl.

ville have afdækket de reelle problemer, som opstod i samspillet mellem den digitale tinglys-

ning og brugerne. Styrelsen er imidlertid enig med Rigsrevisionen i, at det generelt er hen-

sigtsmæssigt, at brugerne inddrages i afprøvningen af nye it-systemer.

Den organisatoriske forberedelse og idriftsættelse af den digitale tingbog

Rigsrevisionen anfører, at den organisatoriske forberedelse forud for idriftsættelsen var man-

gelfuld. Forberedelsen var således efter Rigsrevisionens opfattelse ikke baseret på grundige

beregninger af ressourcer og dimensionering af opgaver, hvilket medførte, at Domstolsstyrel-

sen og Tinglysningsretten undervurderede omfang og kompleksitet af de opgaver, der skulle

løses ved idriftsættelsen af systemet.

Rigsrevisionen kritiserer blandt andet de beregninger, der lå til grund for personaleberedska-

bet, herunder dimensioneringen af kapaciteten og den forventede produktivitet i Tinglysnings-

retten. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at Domstolsstyrelsen havde urealistisk høje forvent-

ninger til medarbejdernes produktivitet i indkøringsfasen.

Domstolsstyrelsen bemærker, at der i forbindelse med bemandingen af Tinglysningsretten var

taget højde for en indkøringsperiode med lavere produktivitet og en vis mængde overgangs-

opgaver. Domstolsstyrelsen er enig i, at det i dag kan konstateres, at dimensioneringen i over-

gangsperioden ikke var tilstrækkelig til at løse opgaverne, og at medarbejdernes produktivitet

i efteråret 2009 viste sig at blive lavere end antaget. Domstolsstyrelsen er imidlertid ikke enig

i, at der fandtes et datagrundlag til at foretage mere præcise beregninger af ressourcer og di-

mensionering af opgaver. Dimensioneringen tog derfor udgangspunkt i Styrelsens og Ting-

lysningsrettens bedste skøn efter de på det tidspunkt foreliggende oplysninger.

Domstolsstyrelsen fmder ikke, at beregningerne, som Rigsrevisionen lægger til grund for

kritikken, er retvisende. Det er således Domstolsstyrelsens opfattelse, at beregningerne

baserer sig på forkerte præmisser. Såfremt Rigsrevisionens regnestykke gennemføres med

korrekte forudsætninger, viser beregningen, at der burde være rigelig ekstra kapacitet til at

håndtere indkøringsperioden.

Statsrevisorerne beretning SB14/2009 - Bilag 2: Justitsministerens redegørelse af 29. oktober 2010

Domstolsstyrelsen

Domstolsstyrelsen henviser i den forbindelse til den notits om kapacitetsberegningerne i

beredskabsmaterialet, som er fremsendt til Rigsrevisionen den 11. juni 2010 (vedlagt).

Ophobningen af sager i efteråret 2009 var først og fremmest forårsaget af uforudseelige

forhold og opgaver, som tog tid fra den løbende sagsbehandling, herunder navnlig et uventet

stort antal gamle papirpantebreve til konvertering, fejl på fuldmagtsskannere samt omfattende

fejlrettelse af papirbaserede tinglysninger fra før digitaliseringen.

Styrelsen er derfor heller ikke enig i, at forventningerne på forhånd var urealistiske eller, at

det havde været muligt at få ekstrabevillinger til at opretholde et meget stort ekstra

personaleberedskab i indkøringsperioden, eftersom der ikke fandtes konkret dokumentation

for et sådant behov. De beregninger, som Rigsrevisionen efterlyser, havde vist en betydelig

ekstra kapacitet i indkøringsperioden og ville derfor svare til det skøn, som Domstolsstyrelsen

og Tinglysningsretten lagde til grund for idriftsættelsen af den digitale tinglysning.

Rigsrevisionen mener, at der ikke forud for idriftsættelsen af den digitale tingbog var udarbejdet

træningsplaner, der klarlagde behovet for træning af almindelige brugere i Tinglysningsretten,

herunder identificeret hvem der skulle modtage træning, hvilken træning der skulle

gennemføres og hvornår.

Domstolsstyrelsen konstaterer, at der var lagt planer for denne træning i Tinglysningsretten og

som led i kontrakten med CSC.

Rigsrevisionen kritiserer, at der ikke blev lavet estimater forud for lukningen af det gamle

tinglysningssystem over, hvor mange anmeldelser der kunne forventes i perioden op til luk-

keperioden, og heller ikke lagt nogen plan for håndteringen heraf. En sådan plan kunne efter

Rigsrevisionens vurdering have understøttet en mere fejlfri håndtering af sagerne.

Domstolsstyrelsen bemærker hertil, at det ikke var muligt at fremskaffe data, som kunne have

givet grundlag for konkrete beregninger. Men det var kendt, at der formentlig kunne komme

ekstra sager, og byretterne var derfor i højeste beredskab.

Det bemærkes endvidere, at det længe havde været en udfordring for byretterne at opretholde

den papirbaserede tinglysning, hvilket tydeligt fremgår af risikovurderinger i aktstykker m.v.

Der var derfor ikke mulighed for på kort sigt at rekruttere og oplære flere medarbejdere til at

håndtere afslutningen af den papirbaserede tinglysning. Derimod blev alle tiltag til at udnytte

kapaciteten med det daværende antal medarbejdere udnyttet fuldt ud, herunder anvendelse af

nabohjælp, ambulancehold, ferieplanlægning og merarbejde. Samtidig blev brugerne opfor-

dret til at indsende dokumenter i god tid inden lukkeperioden.

Det kan i den forbindelse oplyses, at Domstolsstyrelsen den 8. juni 2009 lagde en informati-

onsskrivelse til byretterne på domstolenes intranet, hvoraf det fremgik, at det var vigtigt, at

byretterne i perioden op til lukningen af det gamle tinglysningssystem afsatte de fornødne res-

sourcer og var opmærksomme på, om der var behov for hjælp hos et eller flere af naboembe-

derne.

Statsrevisorerne beretning SB14/2009 - Bilag 2: Justitsministerens redegørelse af 29. oktober 2010

Domstolsstyrelsen

I forbindelse med håndtering af fuldmagter finder Rigsrevisionen, at Domstolsstyrelsen og

Tinglysningsretten undervurderede konsekvenserne af, at mange borgere ikke har brugt digital

signatur, men i stedet benyttet sig af anmelder- og fuldmagtsordningen. Det kritiseres ligeledes,

at Domstolsstyrelsen ikke havde planlagt, hvorledes fuldmagter skulle håndteres af Ting-

lysningsretten, og hvor mange ressourcer, der skulle bruges til dette, hvilket styrelsen efter

Rigsrevisionens opfattelse burde have gjort.

Domstolsstyrelsen er ikke enig i, at Tinglysningsretten undervurderede brugen af digital

signatur, idet scannerkapaciteten var langt højere end de 4000 fuldmagter, som reelt blev

modtaget, men fejl på scannerne var hovedårsagen til ophobningen af papirfuldmagter i

indkøringsperiodens første måneder. Domstolsstyrelsen er heller ikke enig i, at håndteringen

af fuldmagter ikke var planlagt. Der var allerede i Tinglysningsudvalget afsat 5 årsværk til at

håndtere opgaven, hvilket ville være tilstrækkeligt med normalt fungerende scannere.

Der rejses i beretningen en kritik af de vejledninger, som blev udarbejdet til brugerne og af, at

Tinglysningsrettens hotlinefunktion ikke havde tilstrækkelige ressourcer til at håndtere de

mange brugerhenvendelser.

Det bemærkes, at der var udarbejdet vejledninger og afsat ressourcer til hotline, men at det

viste sig ikke at være tilstrækkeligt. Det bemærkes også, at belastningen af hotline trak res-

sourcer fra sagsbehandlingen i en periode, men da sagsbunken fortsatte med at vokse, blev der

indsat eksterne vikarer for netop at aflaste sagsbehandlerne for opgaverne i hotline. Denne

løsning viste sig dog også uholdbar, da spørgsmålene i hotline med tiden blev mere tinglys-

ningsfaglige og vanskelige, hvorfor Tinglysningsretten fra årsskiftet tog hotline tilbage. På

dette tidspunkt var en række af de øvrige overgangsopgaver til gengæld mindre belastende.

Rigsrevisionen finder, at Domstolsstyrelsen ved gennemførelse af en brugervenlighedstest

forud for idriftsættelsen kunne have forebygget de mange henvendelser til hotlinen, forbedret

vejledningerne vurderet den sandsynlige belastning af hotlinen.

Domstolsstyrelsen er ikke enig i, at en test kunne have forebygget den ekstraordinære belastning

af hotline, men er enig med Rigsrevisionen i, at brugervenlighedstest kunne have bidraget til

at forbedre vej ledningsmaterialet.

Det bemærkes i den forbindelse, at det var forventet, at de professionelle brugerorganisationer

i langt større omfang ville bistå med vejledning af deres medlemmer om digital signatur og

brug af portalen, da de havde et godt kendskab til funktionaliteten og var inddraget i projektet

fra starten.

Domstolsstyrelsen er imidlertid enig i, at vejledningerne viste sig ikke at være tilstrækkeligt

brugervenlige, ligesom bemandingen af hotline viste sig at være for lille.

Rigsrevisionen påpeger i beretningen, at Tinglysningsretten burde have indgået en skriftlig

aftale med den finansielle sektor om selv at forestå opgaven med konvertering af pantebreve

frem for at påbegynde konverteringen af den store mængde pantebreve, hvilket Rigsrevisionen

Statsrevisorerne beretning SB14/2009 - Bilag 2: Justitsministerens redegørelse af 29. oktober 2010

Domstolsstyrelsen

vurderer som en uhensigtsmæssig disponering af ressourcerne.

Domstolsstyrelsen bemærker hertil, at der var en velbegrundet forventning hos Tinglysnings-

retten om, at den finansielle sektor ville undlade at fremsende papirpantebreve til konvertering,

hvis der ikke var en sammenhæng med en konkret tinglysningssag.

Den finansielle sektor havde således tilkendegivet, at banker og realkreditinstitutter af res-

sourcemæssige grunde kunne forventes at ville foretrække selv at konvertere pantebreve frem

for at benytte fremgangsmåden med konvertering ved fremsendelse af papirdokumenter til

Tinglysningsretten.

Dertil kommer, at der i brugergruppen vedrørende den digitale tinglysning var en fælles for-

ståelse om ikke at indsende pantebreve til ren digitalisering i opstartsfasen.

Domstolsstyrelsen henviser i øvrigt til afsnit 8.2 og 12.3.5 i Kammeradvokatens udtalelse om

statens erstatningsansvar for forsinkelserne ved overgangen til digital tinglysning, hvor det

nærmere forløb vedrørende indgåelse af en aftale med fmanssektoren om selv at forestå opga-

ven med konvertering af pantebreve er nøje beskrevet.

Ifølge Rigsrevisionen undervurderede Domstolsstyrelsen og Tinglysningsretten kompetence-

behovet hos medarbejderne i Tinglysningsretten, især de tinglysningsretlige færdigheder.

Domstolsstyrelsen er ikke enig i, at Domstolsstyrelsen og Tinglysningsretten undervurderede

medarbejdernes behov for tinglysningsfaglige færdigheder, men opbygning af rutine hos

medarbejderne i anvendelse af systemet gik for langsomt, ikke mindst på grund af de uforudsete

ekstraopgaver.

Rigsrevisionen vurderer, at en effektiviseringsgevinst som følge af implementeringen af et nyt

it-system bør høstes i takt med, at fejl og mangler i systemet bliver håndteret, medarbejderne

opnår den fornødne rutine, og systemet bliver godt forankret i hele organisationen. Det er

Rigsrevisionens vurdering, at Justitsministeriet høstede effektiviseringsgevinsten på 200 års-

værk for tidligt, og at Justitsministeriet i samarbejde med Domstolsstyrelsen skulle have for-

anlediget, at effektiviseringsgevinsten blev effektueret over en længerevarende periode.

Domstolsstyrelsen bemærker hertil, at besparelsen af 200 årsværk på idriftsættelsestidspunktet

udgjorde en rammebetingelse for Domstolsstyrelsens implementering af projektet, hvilket også

fremgår af Rigsrevisionens beretning.

Denne rammebetingelse bekræftes af aktstykke 151 af 26. maj 2009. Baggrunden for dette

aktstykke var, at der efter domstols- og politireformen var opstået betydelige ventetider i

domstolssystemet, og at også behandlingen af straffesager gik langsommere end ønskeligt.

Justitsministeriet anmodede derfor Finansudvalget om tilslutning til, at domstolenes bevilling

i 2009 blev forhøjet med 110 mio. kr. med henblik på at sætte domstolene i stand til at øge

sagsproduktionen ved byretterne og dermed styrke indsatsen for at nedbringe den sagspukkel,

som bl.a. var opstået under domstolsreformens første år og som følge af en fortsat stigende

Statsrevisorerne beretning SB14/2009 - Bilag 2: Justitsministerens redegørelse af 29. oktober 2010

Domstolsstyrelsen

sagstilgang under finanskrisen. Herefter anføres:

"Behovet aktualiseres af at antallet af verserende sager ved domstolene fortsat vokser,

og at domstolene med det nuværende bevillingsniveau skal afgive 200 kontorårsværk til

september, når den digitale tinglysning træder i kraft. For at give domstolene mulighed for

at udvide sagsproduktionen ved byretterne i 2009, så antallet af verserende sager kan

nedbringes, anmodes om, at effektiviseringen som følge af den digitale tinglysning

annulleres et år fra 1. september 2009 svarende til en styrkelse af domstolene med ca.

mio. kr.

Herudover anmodes om, at domstolene tilføres yderligere 15

mio. kr.

til ekstra

personale fra medio 2009."

Det var ikke muligt

–

hverken i 2009 eller tidligere

–

at begrunde et behov for at tiltrække,

ansætte og oplære et meget stort antal ekstra tinglysningsmedarbejdere i Hobro, som med da-

tidens viden kunne forventes at være overflødige og skulle afvikles efter en kort periode.

Afsluttende bemærkninger

Domstolsstyrelsen er enig med Rigsrevisionen i, at indkøringen for digital tinglysning ikke

har været tilfredsstillende. Domstolsstyrelsen har også løbende beklaget forløbet, herunder

konsekvenserne for tinglysningens brugere. Domstolsstyrelsen ønsker at bidrage til den bedst

mulige læring til styrelsens eget brug, men også med henblik på, at andre store digitalise-

ringsprojekter kan undgå tilsvarende indkøringsproblemer. Den viden om kapacitet, produktivitet

og tilvænning på brugersiden, var ikke til stede før idriftsættelsen af digital tinglysning. Men

den kan og vil blive udnyttet til brug for fremtidige projekter.