Statsrevisorerne beretning SB2/2008 - Bilag 9: Rigsrevisionens fortsatte notat (nr. 2) af 11. august 2015

Finansudvalget 2014-15 (1. samling)
SB 2 9
Offentligt

Notat til Statsrevisorerne om

beretning om styring af statslige

digitaliseringsprojekter

August

2015

Statsrevisorerne beretning SB2/2008 - Bilag 9: Rigsrevisionens fortsatte notat (nr. 2) af 11. august 2015

FORTSAT NOTAT TIL STATSREVISORERNE

Opfølgning i sagen om styring af statslige digitaliseringsprojekter

(beretning nr. 2/2008)

11. august 2015

RN 1406/15

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om styring af statslige digitaliseringspro-

jekter, som blev indledt med en beretning i 2008. Vi har tidligere behandlet sagen i notat til

Statsrevisorerne af 30. april 2009 og 30. april 2012.

CAP og POLTACHOVIRK var 2 projekter, som endnu ikke var idriftsat, da Rigsrevisionen

fulgte op på beretningen i april 2012. CAP-projektet hører under Ministeriet for Fødevarer,

Landbrug og Fiskeri, mens POLTACHOVIRK hører under Justitsministeriet. Rigsrevisionen

følger i dette notat op på, om ministerierne har udarbejdet en effektvurdering.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

KONKLUSION

Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og

Fiskeri har gennemført en effektvurdering, og vurderer, at denne del af sagen kan af-

sluttes. Rigspolitiets effektvurdering af POLTACHOVIRK-projektet er i princippet man-

gelfuld, men henset til, at der ikke fra projektets start var opstillet succeskriterier for

målene, vurderer Rigsrevisionen alligevel, at denne del af sagen også kan lukkes.

Rigsrevisionen baserer konklusionen på følgende:



NaturErhvervstyrelsen har udarbejdet en opgørelse af effekten af digitaliserings-

projektet, som svarer til de krav, der blev stillet ved projektets påbegyndelse.

Rigsrevisionen konstaterede i beretningen, at Rigspolitiet havde opstillet mål for

POLTACHOVIRK-projektet, men at der ikke ved projektets begyndelse var opstil-

let succeskriterier for målene, hvilket har påvirket muligheden for på en tilfredsstil-

lende måde at vurdere projektets effekt.

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på www.rigsrevisionen.dk



Statsrevisorerne beretning SB2/2008 - Bilag 9: Rigsrevisionens fortsatte notat (nr. 2) af 11. august 2015

Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i december 2008 en beretning om styring af statslige digitaliserings-

projekter. Beretningen handlede om styring og effektvurdering af 5 statslige digitaliserings-

projekter med udviklingsbudgetter på mellem 20,6 mio. kr. og 131,5 mio. kr. Følgende 5 pro-

jekter var udvalgt som eksempler på statslige digitaliseringsprojekter:



miniMAKS (20,9 mio. kr.), Kort & Matrikelstyrelsen (Miljøministeriet)

CAP (131,5 mio. kr.), FødevareErhverv (Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri)

Virk.dk (27,6 mio. kr.), Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (Økonomi- og Erhvervsministeriet)

Elektronisk Lovtidende (20,9 mio. kr.), Civilstyrelsen (Justitsministeriet)

POLTACHOVIRK (20,6 mio. kr.), Rigspolitiet (Justitsministeriet).

I beretningen blev projekterne vurderet i relation til, hvordan beslutningsgrundlag, projekt-

styring og effektvurdering havde været håndteret i de 5 styrelser.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, bemærkede de, at beslutningsgrundlaget

for de 5 digitaliseringsprojekter i flere tilfælde ikke var fyldestgørende, at styringen af projek-

terne ikke i alle tilfælde levede op til begrebet god projektstyring, og at de opstillede projekt-

mål ikke var tilstrækkeligt klare. Ligeledes konstaterede Statsrevisorerne, at institutioner i

flere tilfælde havde undladt at følge de råd og vejledninger, som findes i en lang række na-

tionale digitaliseringsværktøjer, der bl.a. var stillet til rådighed af den daværende Digitale

Taskforce og daværende IT- og Telestyrelse samt Finansministeriet.

4. Som svar på beretningen afgav ministrene hver en redegørelse til Statsrevisorerne primo

2009.

5. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på følgen-

de punkter:

Opfølgningspunkt

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsrevi-

sionen vurderer, at myndighe-

dernes initiativer er tilfredsstil-

lende.

Status

Afsluttet i forbindelse med notat til Statsrevisorerne

af 30. april 2012.

Behandles i dette notat.

Dele af punktet er afsluttet i forbindelse med notat

til Statsrevisorerne af 30. april 2012. (Afsluttet er

således Økonomi- og Erhvervsministeriets, Miljø-

ministeriets og Justitsministeriets arbejde med ef-

fektvurdering af de udvalgte systemer).

Ministeriernes foranstaltninger og overvejelser ved-

rørende beslutningsgrundlag og projektstyring.

Ministeriernes udarbejdelse af effektvurdering.

6. Vi redegør i dette notat for resultaterne af opfølgningen på de punkter, der ikke tidligere

er afsluttet.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

Statsrevisorerne beretning SB2/2008 - Bilag 9: Rigsrevisionens fortsatte notat (nr. 2) af 11. august 2015

II.

Ministeriernes udarbejdelse af effektvurdering

7. Rigsrevisionen gennemgår i det følgende, om NaturErhvervstyrelsen og Rigspolitiet har

udarbejdet en effektvurdering af projekterne CAP og POLTACHOVIRK.

8. Rigsrevisionen har siden afgivelsen af notat til Statsrevisorerne af 30. april 2012 fulgt om-

rådet gennem brevveksling med ministerierne og styrelserne. Vi har afventet, at styrelserne

har sat systemerne i drift og udarbejdet en vurdering af effekten. Rigsrevisionen har modta-

get den sidste effektvurdering i marts 2015.

CAP-projektet

9. NaturErhvervstyrelsen igangsatte CAP-projektet i 2006. Det overordnede mål for projektet

var at udskifte en forældet it-platform med henblik på at opnå en sikker administration af en

EU-støtteordning. Projektet blev iværksat i 2006 med aktstykkerne 160 af 22. juni 2006 og

142 af 31. maj 2007 og afsluttet i januar 2013. Systemet understøtter bl.a. ansøgning, sags-

behandling og udbetaling af den årlige ansøgningsrunde for en EU-støtteordning for land-

mænd (enkeltbetalingsordningen). Enkeltbetalingsordningen er med en årlig udbetaling af

landbrugsstøtte på ca. 7 mia. kr. i 2013 til ca. 44.200 landmænd en kerneydelse for Natur-

Erhvervstyrelsen. Oprindeligt var det planen, at det samlede system skulle være taget i an-

vendelse i 2009.

10. Det fremgår af aktstykkerne, at den væsentligste begrundelse for at iværksætte udviklin-

gen af et helt nyt system ikke blev truffet ud fra en forventning om en positiv businesscase

i en snæver forstand, hvor investeringen kunne tilbagebetales gennem besparelser, men for-

di det blev vurderet, at det var nødvendigt for på betryggende vis at kunne løse de opgaver,

NaturErhvervstyrelsen var pålagt i forbindelse med landbrugsstøtteordningerne. Business-

casen indeholder dog også en opgørelse af systemets forventede besparelser, som blev op-

delt på interne effekter i styrelsen og eksterne effekter hos landmænd.

11. I 2010 gennemførte NaturErhvervstyrelsen sammen med Finansministeriet en ny bereg-

ning af systemets forventede effekt. Genberegningen blev foretaget med henblik på fastlæg-

gelse af bevillingsniveauet for styrelsens samlede virksomhed til finansloven for 2011. Siden

CAP-projektets start havde det været aftalen med Finansministeriet, at der skulle udarbej-

des en budgetanalyse, når CAP-systemet nærmede sig idriftsættelse. I forbindelse med bud-

getanalysen blev den oprindelige businesscase derfor genberegnet for at vurdere, om forud-

sætningerne kunne fastholdes, og om gevinsterne ved indførelse af systemet var uændrede.

Resultatet af genberegningen viste:



at de forretningsmæssige gevinster (administrativ sagsbehandling mv.) faldt fra 12 års-

værk i den oprindelige businesscase til ca. en fjerdedel

at de it-mæssige gevinster ville blive mindre end forventet, da det gamle system ikke blot

kunne udfases, idet det som følge af krav fra Europa-Kommissionen fortsat var nødven-

digt at holde det gamle system kørende

at de fremtidige drifts- og vedligeholdelsesomkostninger ville vokse mere end antaget i

den oprindelige businesscase som følge af, at CAP-systemet var mere komplekst end

oprindeligt forudsat i 2006.

CAP-systemet består af 2

dele. Dels ansøgningsdelen,

hvor landmændene digitalt

kan udfylde ansøgningsske-

maer om støtte. Dels sags-

behandlingsdelen, som un-

derstøtter de interne forret-

ningsgange og processer i

NaturErhvervstyrelsen.



Statsrevisorerne beretning SB2/2008 - Bilag 9: Rigsrevisionens fortsatte notat (nr. 2) af 11. august 2015

12. Systemets effekt blev opgjort i en redegørelse til Finansudvalget i december 2013 og

indeholdt status 1 år efter overgang til drift. Det fremgår af redegørelsen, at der alene var

udført effektmåling vedrørende en delmængde af de oprindelige effektmål, nemlig den del

der vedrører

ansøgningsdelen.

Af redegørelsen fremgår det desuden, at 6 ud af 8 oprinde-

lige effektmål vedrørende ansøgningsdelen var opfyldt. Det fremgår videre, at NaturErhverv-

styrelsen havde planlagt en lignende måling af effekten af

sagsbehandlingsdelen,

som blev

sat i drift i 2013. Rigsrevisionen har modtaget denne effektvurdering i marts 2015. Af effekt-

vurderingen fremgår det, at 3 ud af 5 mål er opfyldt, mens 2 mål er påvirket af henholdsvis

den teknologiske udvikling og en lovændring. Disse mål er derfor ikke længere relevante.

Fx var et af målene knyttet til indlæsning af papirblanketter. Den funktionalitet er imidlertid

ikke længere relevant, da kommunikationen i dag helt overvejende foregår digitalt.

13. Kravene til gennemførelse af it-projekter er skærpet efter etableringen af Statens It-pro-

jektråd i 2011, herunder de metoder og værktøjer, der skal anvendes vedrørende effektvur-

dering. I 2007 var det et krav, at effektvurderingen skulle skabe et overblik over, om de for-

ventede gevinster blev indhøstet, og forklare, hvis noget ikke var endt som forudset. Det er

Rigsrevisionens vurdering, at NaturErhvervstyrelsens effektvurderinger opfylder disse krite-

rier.

14. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at NaturErhvervstyrelsen har fulgt op på syste-

mets effekt og har rapporteret til Finansudvalget herom. Rigsrevisionen vurderer derfor, at

denne del af sagen kan afsluttes.

POLTACHOVIRK

15. Rigspolitiet anvender POLTACHOVIRK i den administrative kontrol af køre-hvile-tids-reg-

ler for chauffører og transportvirksomheder. Herunder indkaldes køre-hvile-tids-data fra virk-

somhederne, filerne aflæses, og eventuelle overtrædelser af reglerne identificeres. Systemet

understøtter desuden den efterfølgende sagsbehandling. POLTACHOVIRK var planlagt til

at være idriftsat i 2009, men blev først idriftsat i oktober 2013. Det skyldtes bl.a. færdiggørel-

se af funktionalitet, som ikke var forudset i det oprindelige projekt, men som senere viste sig

nødvendig for at kunne sætte systemet endeligt i drift.

Rigspolitiet har, som det fremgik af beretningen, ikke ved projektets begyndelse defineret

succeskriterier for projektets mål, hvilket påvirker muligheden for på en tilfredsstillende må-

de efterfølgende at vurdere projektets effekt.

Virksomhedskontrollen er

Politiets kontrol af køre-hvile-

tids-bestemmelserne på bag-

grund af virksomhedernes

egne registreringer. Herud-

over foretager Politiet kontrol

af køre-hvile-tids-bestemmel-

serne på landevejene, hvor

fartskrivere mv. aflæses på

stedet.

16. Rigsrevisionen har anmodet Rigspolitiet om at oplyse, hvordan politiet har opgjort syste-

mets effekt. Rigspolitiet har oplyst, at et af formålene med systemet var, at Rigspolitiet skul-

le opfyldet et EU-krav om kontrol af 165.000 aflæste dage i virksomhedskontrollen. Rigspo-

litiet oplyser videre, at det var et mål, at kravet om de 165.000 kontroldage blev opfyldt, men

at dette mål endnu ikke er nået. Herudover pegede en estimering på, at antallet af medar-

bejdere kunne reduceres med knap 10 årsværk i forhold til medarbejderbehovet ved anven-

delse af det gamle it-system. Rigspolitiet vurderer, at der er sparet 10 årsværk efter idriftsæt-

telse af et fuldt funktionsdygtigt POLTACHOVIRK. Rigspolitiet oplyser videre, at man har op-

fyldt et mål om ensartet sagsbehandling. Endelig var det et mål, at man fik udfaset de gam-

le systemer. Det mål opnås først, når sager fra før 2013 kan henlægges. Rigspolitiet finder

i øvrigt ikke, at der er behov for at gennemføre en yderligere effekt- og anvendelsesvurde-

ring af POLTACHOVIRK.

Statsrevisorerne beretning SB2/2008 - Bilag 9: Rigsrevisionens fortsatte notat (nr. 2) af 11. august 2015

17. Rigsrevisionen kan konstatere, at Rigspolitiet har udarbejdet en vurdering af projektets

resultater, som er baseret på nogle få og overordnede mål. Rigsrevisionen kan endvidere

konstatere, at de (efterfølgende) opstillede succeskriterier for nogle af målene er klare (kra-

vet om 165.000 kontroldage og udfasning af de gamle systemer), mens det for andre mål

er mindre klart (om sagsbehandlingen er blevet ensartet, og om besparelsen på 10 årsværk

er opnået). Rigsrevisionen finder generelt, at opstilling af målbare mål og succeskriterier er

væsentligt, da disse danner grundlag for både den løbende overvågning af projektets udvik-

ling og den endelige vurdering af, om projektet samlet set har været en succes.

18. Kravene til digitaliseringsprojekter/it-projekter blev på baggrund af Finansministeriets rap-

port ”Professionalisering af arbejdet med it-projekter i staten – Afrapportering fra arbejdsgrup-

pen vedrørende bedre statslige it-projekter” fra maj 2010 skærpet fra finansåret 2011, hvad

angår nye projekter, der igangsættes. Herefter skal alle projekter over 10 mio. kr. forelæg-

ges Statens It-projektråd. Rådet følger bl.a. op på, at der udarbejdes gevinstrealiseringsplan/

effektvurdering og opfølgning herpå 1 år efter idriftsættelsen. Effektvurderingen af POLTA-

CHOVIRK er ud fra den nye standard mangelfuld. Da de nuværende krav til gevinstrealise-

ring/effektvurdering ikke gjaldt, da POLTACHOVIRK blev igangsat i 2007, og da der ikke var

opstillet succeskriterier for projektet, finder Rigsrevisionen dog, at også denne del af sagen

kan lukkes.

Lone Strøm