Statsrevisorerne beretning SB2/2008 - Bilag 2: Rigsrevisors notat af 30. april 2009

Finansudvalget 2008-09
SB 2 2
Offentligt

Notat til Statsrevisorerne om

beretning om styring af statslige

digitaliseringsprojekter

Maj

2009

Statsrevisorerne beretning SB2/2008 - Bilag 2: Rigsrevisors notat af 30. april 2009

RIGSREVISORS NOTAT TIL STATSREVISORERNE

I HENHOLD TIL RIGSREVISORLOVENS § 18, STK. 4

Vedrører:

Statsrevisorernes beretning nr. 2/2008 om styring af statslige digitaliserings-

projekter

Økonomi- og erhvervsministerens redegørelse af 29. januar 2009

Miljøministerens redegørelse af 29. januar 2009

Fødevareministerens redegørelse af 18. februar 2009

Justitsministerens redegørelse af 23. februar 2009

Finansministerens redegørelse af 26. februar 2009

30. april 2009

RN A402/09

Grundet en ekspeditionsmæssig fejl blev Justitsministeriets redegørelse først fremsendt til

Rigsrevisionen den 28. april 2009.

Finansministeriet er ikke en af de undersøgte institutioner, men har været høringspart, da

ministeriet har en koordinerende rolle i relation til digitalisering i staten.

Indledning

1. Beretningen omhandler styring og effektvurdering af 5 statslige digitaliseringsprojekter

med udviklingsbudgetter på mellem 20,6 mio. kr. og 131,5 mio. kr. De 5 projekter var ud-

valgt som eksempler på statslige digitaliseringsprojekter. De udvalgte digitaliseringsprojek-

ter var:

•

Elektronisk Lovtidende (20,9 mio. kr.), Civilstyrelsen (Justitsministeriet)

CAP-projektet (131,5 mio. kr.), FødevareErhverv (Ministeriet for Fødevarer, Landbrug

og Fiskeri)

Virk.dk (27,6 mio. kr.), Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (Økonomi- og Erhvervsministe-

riet)

miniMAKS (20,9 mio. kr.), Kort & Matrikelstyrelsen (Miljøministeriet)

POLTACHOVIRK (20,6 mio. kr.), Rigspolitiet (Justitsministeriet).

2. I beretningen vurderes projekterne på tværs i forhold til de 5 institutioners arbejde med

beslutningsgrundlag, projektstyring og effektvurdering.

II. Ministeriernes foranstaltninger og overvejelser vedrørende beslutningsgrundlag,

projektstyring og effektvurdering af digitaliseringsprojekter

3. Statsrevisorerne konstaterer i deres bemærkninger til beretningen, at beslutningsgrund-

laget for de 5 digitaliseringsprojekter i flere tilfælde ikke var fyldestgørende, at styringen af

projekterne ikke i alle tilfælde levede op til begrebet god projektstyring, og at de opstillede

projektmål ikke var tilstrækkelig klare.

Statsrevisorerne beretning SB2/2008 - Bilag 2: Rigsrevisors notat af 30. april 2009

4. Justitsministeren har i sin redegørelse oplyst, at han tager Statsrevisorernes bemærknin-

ger til efterretning. I relation til POLTACHOVIRK har ministeren oplyst, at Rigspolitiets IT og

Telesektion har udarbejdet en projektmodel for styringen af it-projekter. Det er Rigspolitiets

forventning, at anvendelsen af projektmodellen og et fortsat fokus på de elementer i styrin-

gen af digitaliseringsprojekter, som påpeges i beretningen, vil styrke styringen af it-projekter

i Rigspolitiet.

5. Miljøministeren har i sin redegørelse nævnt, at han kan tilslutte sig de normer for god pro-

jektstyring, som Rigsrevisionens beretning til Statsrevisorerne henviser til. Miljøministeren

oplyser endvidere, at Kort & Matrikelstyrelsen har taget den anbefalede nye model for busi-

ness cases i anvendelse i forbindelse med alle relevante projekter og vil anvende denne

fremover, uanset om projekterne når beløbsgrænsen på 10 mio. kr., hvor det er obligatorisk

at udarbejde en business case. Miljøministeren har endvidere i sin redegørelse bekræftet,

at Kort & Matrikelstyrelsen har planlagt en evaluering af miniMAKS-projektet og en tilhøren-

de effektvurdering, når systemet er i konsolideret drift.

6. Økonomi- og erhvervsministeren har i sin redegørelse erklæret sig enig i Statsrevisorer-

nes anbefaling om, at beslutningsgrundlaget for igangsætning af digitaliseringsprojekter skal

være grundigt, og at der skal sikres en effektiv projektstyring med løbende budgetopfølgning.

7. Fødevareministeren har i sin redegørelse oplyst, at for så vidt angår beslutningsgrundla-

get viser Rigsrevisionens undersøgelse, at de undersøgte forhold er fundet i orden for CAP

IT projektet. Ministeren har desuden oplyst, at Fødevareministeriet har gjort en betydelig ind-

sats på området i form af uddannelse af projektledere, indkøb af professionel assistance og

etablering af projektstyringsværktøjer. Fødevareministeren har videre i sin redegørelse op-

lyst, at erfaringerne fra CAP IT projektet i FødevareErhverv vil bidrage til, at både Fødevare-

Erhverv og Fødevareministeriet som koncern får et betydeligt og mere solidt erfaringsgrund-

lag at bygge videre på i den fortsatte udvikling af digitaliseringen i Fødevareministeriet. Fø-

devareministeren har endelig oplyst, at CAP IT projektets effekter vil blive vurderet efter de

opstillede succeskriterier, når projektet er sat i drift. Effektvurderingen vil bl.a. tage udgangs-

punkt i beslutningsgrundlaget for CAP IT projektet, hvor der er redegjort for, at projektet skal

medvirke til en mere effektiv drift. Der foreligger ifølge redegørelsen også en aftale mellem

Fødevareministeriet og Finansministeriet om, at der skal gennemføres en budgetanalyse på

baggrund af projektet. Fødevareministeren har i den forbindelse oplyst, at FødevareErhverv

aktuelt har konstateret, at CAP IT projektet er blevet yderligere 2-4 måneder forsinket.

8. Finansministeren oplyser i sin redegørelse, at han er enig i, at der er et væsentligt rum for

forbedring i styringen og implementeringen af statslige digitaliseringsprojekter. Regeringen

har i forlængelse af Rigsrevisionens beretning nedsat en arbejdsgruppe, der skal se på,

hvordan der kan komme bedre styr på statslige digitaliseringsprojekter. Arbejdsgruppen er

forankret i Finansministeriet med deltagelse af Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Ud-

vikling, Økonomi- og Erhvervsministeriet samt Skatteministeriet. Arbejdsgruppen forventes

at afgive sine anbefalinger ved udgangen af 2009.

9. Jeg finder det positivt, at ministrene tilslutter sig Statsrevisorernes anbefaling. Jeg finder

det endvidere positivt, at Rigspolitiet og Kort & Matrikelstyrelsen har taget initiativer, der frem-

mer fokus på god styring af digitaliseringsprojekter. Ligeledes finder jeg tilkendegivelserne

om, at der planlægges effektvurderinger af miniMAKS og CAP IT projektet, tilfredsstillende.

Jeg vil afvente den nedsatte arbejdsgruppes anbefalinger til den fremtidige projektering, bud-

gettering, styring, organisering og gennemførelse af de statslige it-projekter. I relation til de

i undersøgelsen omfattede projekter vil jeg følge institutionernes arbejde med effektvurde-

ring.

Statsrevisorerne beretning SB2/2008 - Bilag 2: Rigsrevisors notat af 30. april 2009

III. Ministeriernes foranstaltninger og overvejelser vedrørende brug af værktøjer til

god projektstyring

10. Statsrevisorerne konstaterer i deres bemærkninger til beretningen, at institutioner i flere

tilfælde har undladt at følge de råd og vejledninger, som findes i en lang række nationale di-

gitaliseringsværktøjer, som bl.a. er stillet til rådighed af Den Digitale Taskforce, IT- og Tele-

styrelsen og Finansministeriet.

11. Justitsministeren har i sin redegørelse erklæret sig enig med Statsrevisorerne i, at de til-

gængelige råd og vejledninger er nyttige værktøjer til at sikre god styring, der som udgangs-

punkt bør følges i forbindelse med statslige digitaliseringsprojekter.

12. Miljøministeren har i sin redegørelse oplyst, at med de initiativer, der er taget i regi af

Den Digitale Taskforce og med IT- og Telestyrelsens teknologiske anbefalinger og metodik,

er der langt bedre styringsværktøjer til rådighed, end da Kort & Matrikelstyrelsens projekt

startede. Ministeren tilkendegiver, at disse styringsværktøjer er et godt udgangspunkt for at

forbedre projektstyringen i staten.

13. Økonomi- og erhvervsministeren har i sin redegørelse nævnt, at hun vil påminde ministe-

riets underliggende styrelser om, at de i forbindelse med større it-projekter skal følge de råd

og vejledninger, som findes i de nationale digitaliseringsværktøjer, og som er stillet til rådig-

hed af bl.a. Den Digitale Taskforce, IT- og Telestyrelsen og Finansministeriet.

14. Fødevareministeren har i sin redegørelse oplyst, at FødevareErhverv i vidt omfang følger

anbefalingerne om god projektstyring, som fx Finansministeriet og Videnskabsministeriet er

kommet med.

15. Finansministeren har i sin redegørelse oplyst, at det er hans vurdering, at der er et om-

fattende vejledningsmateriale, der belyser de problemstillinger, som er behandlet i Rigsre-

visionens beretning. Finansministeren finder derfor, at udfordringen ikke er manglende vej-

ledningsmateriale, men at få omsat vejledningernes anbefalinger til fast praksis.

16. Jeg finder det tilfredsstillende, at ministrene er opmærksomme på de råd og vejledninger,

som findes i nationale digitaliseringsværktøjer. Jeg vil følge ministeriernes arbejde med at

fremme opmærksomheden på digitaliseringsværktøjerne. Jeg vil imidlertid afvente den ned-

satte arbejdsgruppes anbefalinger til den fremtidige projektering, budgettering, styring, orga-

nisering og gennemførelse af de statslige it-projekter.

IV.

Sammenfatning

17. Jeg finder samlet redegørelserne fra ministrene tilfredsstillende. Ministrene præsenterer

i deres redegørelser initiativer, der peger i retningen af, at der fremover vil være fokus på god

projektstyring af statslige digitaliseringsprojekter. Jeg vil afvente den nedsatte arbejdsgrup-

pes anbefalinger til den fremtidige projektering, budgettering, styring, organisering og gen-

nemførelse af de statslige it-projekter. I relation til de i undersøgelsen omfattede projekter

vil jeg følge institutionernes arbejde med effektvurdering.

18. Som det fremgår, er ministrene opmærksomme på råd og vejledninger, som findes i na-

tionale digitaliseringsværktøjer. Jeg vil følge ministeriernes arbejde med at fremme opmærk-

somheden på de nationale digitaliseringsværktøjer, men vil som nævnt afvente den nedsat-

te arbejdsgruppes anbefalinger.

19. Jeg vil i et notat orientere Statsrevisorerne om resultatet af min opfølgning.

Henrik Otbo