Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2006 nr. 13: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om tidspunktet for orientering af Rigsrevisionen i tilfælde af svig og uregelmæssigheder mv.

Statsrevisorerne 2006
13
Offentligt

RIGSREVISIONEN

København, den 13. september 2006

RN C604/06

Faktuelt notat til statsrevisorerne

tidspunktet for orientering af Rigsrevisionen i tilfælde af

svig og uregelmæssigheder mv.

I. Indledning

1. Statsrevisorerne anmodede mig på deres møde den 19. april 2006 om i et notat at

redegøre for, hvornår ministerierne generelt bør orientere Rigsrevisionen om mistanke

om svig, uregelmæssigheder mv. Anmodningen blev fremsat på baggrund af en hen-

vendelse til statsrevisorerne fra Folketingets Politisk-Økonomiske Udvalg den 9. fe-

bruar 2006 om et spørgsmål fra udvalget i forlængelse af Rigsrevisionens faktuelle no-

tat af 16. november 2005 til statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministe-

riets tidligere pressechef.

2. I et selvstændigt notat af 13. september 2006 til statsrevisorerne om håndtering af

bedragerisager mv. har jeg redegjort for ansvaret for at forebygge og afsløre uregelmæs-

sigheder, ansvaret for sagsbehandlingen mv. i forbindelse med ansattes lovovertrædel-

ser samt administrationens konkrete sagsbehandling mv. i sager om ansattes lovover-

trædelser.

3. I dette notat er der fokuseret på tidspunktet for orientering af Rigsrevisionen i til-

fælde af svig og uregelmæssigheder mv., herunder bedragerisager. Jeg har i kap. II de-

fineret svig og uregelmæssigheder. I kap. III har jeg redegjort for, hvorfor Rigsrevi-

sionen skal orienteres om svig og uregelmæssigheder, og i kap. IV har jeg beskrevet,

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2006 nr. 13: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om tidspunktet for orientering af Rigsrevisionen i tilfælde af svig og uregelmæssigheder mv.

-2-

hvordan ministerierne orienterer Rigsrevisionen. I kap. V har jeg redegjort for, hvor-

når i et sagsforløb Rigsrevisionen generelt skal orienteres.

II. Definition af svig og uregelmæssigheder

4. Uregelmæssigheder defineres som enhver forsætlig eller groft uagtsom handling el-

ler undladelse, der medfører formindskelse eller bortfald af indtægter til staten, afhol-

delse af udgifter for staten eller medfører risiko herfor i strid med et formelt regelsæt

og imod statens interesser.

5. Svig defineres som en forsætlig og retsstridig fremsættelse af urigtige oplysninger

mod bedre vidende eller fortielse af sandheden for at fremkalde en disposition til øko-

nomisk skade for staten eller tredjemand. Berigelseshensigt, dvs. skaffe sig selv eller

andre uberettiget vinding, kræves ikke, men vil typisk foreligge. Svig udgør en særlig

kategori af uregelmæssigheder.

6. Uregelmæssigheder, herunder svig, omfatter således enhver forsætlig eller groft

uagtsom handling eller undladelse vedrørende:

•

anvendelse eller forelæggelse af falske, urigtige eller ufuldstændige oplysninger el-

ler dokumenter, som medfører uretmæssig oppebærelse eller tilbageholdelse af mid-

ler eller en uretmæssig formindskelse af indtægter

•

manglende indberetning af en oplysning ved tilsidesættelse af en specifik oplys-

ningspligt

•

uretmæssig udnyttelse af en lovligt opnået fordel

med det formål at opnå uretmæssige økonomiske fordele, der typisk medfører økono-

misk tab for staten eller tredjemand.

III. Hvorfor skal Rigsrevisionen orienteres?

7. Det fremgår af rigsrevisorlovens § 10, stk. 1, at institutionerne skal holde rigsrevi-

sor underrettet om forhold, der skønnes af betydning for revisionen. Bestemmelsen til-

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2006 nr. 13: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om tidspunktet for orientering af Rigsrevisionen i tilfælde af svig og uregelmæssigheder mv.

-3-

sigter at holde Rigsrevisionen løbende underrettet om svagheder i forretningsgange og

interne kontroller, som institutionerne selv konstaterer.

Bestemmelsen indebærer bl.a., at institutionerne – bortset fra rene bagatelsager –

skal underrette Rigsrevisionen om konstaterede tilfælde af svig og uregelmæssigheder,

så det kan afgøres, om de kan skyldes svagheder i forretningsgange og interne kontrol-

ler. Underretning af Rigsrevisionen omfatter også sager, som tilskudsydende institu-

tioner konstaterer i tilskudsmodtagende institutioner, foreninger, fonde mv.

Rigsrevisionen vurderer ud fra væsentlighed og risiko, om og i hvilket omfang der

skal foretages revisionsmæssig opfølgning på de enkelte sager for at vurdere, om der

efterfølgende er etableret betryggende forretningsgange og interne kontroller, og at dis-

se fungerer tilfredsstillende.

IV. Hvordan orienteres Rigsrevisionen?

8. Der er ikke indgået formelle aftaler mellem ministerierne og Rigsrevisionen om,

hvornår og hvordan Rigsrevisionen skal orienteres om svig og uregelmæssigheder.

9. Orienteringsformen varierer fra ministerium til ministerium og efter karakteren af

den konkrete sag.

Orienteringen kan ske skriftligt, ved telefonsamtaler eller ved møder mellem mini-

sterierne og Rigsrevisionen. I væsentlige og principielle sager sker orienteringen typisk

ved en første telefonisk kontakt med et efterfølgende møde. På mødet uddybes sagen,

og den videre afdækning af og opfølgning på sagen bliver drøftet mellem ministeriet

og Rigsrevisionen.

10. Udenrigsministeriet og Forsvarsministeriet har udarbejdet interne retningslinjer

om, hvornår og hvordan Rigsrevisionen skal orienteres om bl.a. svig og uregelmæssig-

heder.

11. Udenrigsministeriet har udarbejdet 2 instrukser vedrørende underretning af Rigs-

revisionen.

Den ene instruks omhandler underretning af Rigsrevisionen, herunder om økonomi-

ske forhold og sager vedrørende visum, opholdstilladelse, pas og kørekort. Den anden

omhandler underretning af Rigsrevisionen i tilfælde af tyveri, bedrageri, korruption,

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2006 nr. 13: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om tidspunktet for orientering af Rigsrevisionen i tilfælde af svig og uregelmæssigheder mv.

-4-

misbrug og andre uregelmæssigheder i forbindelse med forvaltning af tilskudsmidler

vedrørende udviklingsbistand og bilateralt naboskabsprogram.

Udenrigsministeriets instrukser beskriver baggrunden for underretning af Rigsrevi-

sionen, hvad der skal underrettes om, hvordan der skal underrettes, hvem der skal un-

derrette, samt hvordan sagerne skal registreres og følges op.

Udenrigsministeriet underretter Rigsrevisionen skriftligt.

12. Forsvarsministeriet har udarbejdet en kundgørelse vedrørende underretning af

Rigsrevisionen og Forsvarets Interne Revision (FIR).

Den ansvarlige myndighed skal straks underrette FIR, når der anmeldes sager til po-

litiet eller Forsvarets Auditørkorps, hvor der er opstået mistanke om underslæb, be-

drageri eller tyveri mv., begået mod Forsvarsministeriet eller myndigheder og institu-

tioner under ministeriet. Underretning skal tillige ske i andre sager, der skønnes at have

betydning for FIR’s arbejde. Underretning om sager ved institutioner, der ikke er om-

fattet af intern revision, skal løbende foretages til Rigsrevisionen. FIR skal ved udløbet

af hvert finansår udarbejde en fortegnelse over de i løbet af året rejste sager samt det

videre forløb af disse. Fortegnelsen indsendes inden 20. januar til Rigsrevisionen og

Forsvarsministeriet.

I tillæg til kundgørelsen aftalte FIR og Rigsrevisionen i foråret 2006, at FIR løben-

de skulle underrette Rigsrevisionen om alvorlige sager.

13. Jeg finder det positivt, at Udenrigsministeriet og Forsvarsministeriet har taget ini-

tiativ til at præcisere underretningspligten i forhold til Rigsrevisionen ved at udarbejde

interne retningslinjer herom.

14. Jeg finder, at det løbende samarbejde mellem ministerierne og Rigsrevisionen ge-

nerelt fungerer tilfredsstillende, herunder ministeriernes orientering om uregelmæssig-

heder og svig. Det er min opfattelse, at Rigsrevisionen modtager de oplysninger om

svig og uregelmæssigheder, der skønnes af betydning for revisionen. Rigsrevisionen har

i enkelte tilfælde konstateret, at der ikke er sket rettidig orientering i tilfælde af svig

og uregelmæssigheder. Rigsrevisionen har drøftet sagerne med de pågældende ministe-

rier.

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2006 nr. 13: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om tidspunktet for orientering af Rigsrevisionen i tilfælde af svig og uregelmæssigheder mv.

-5-

V. Hvornår i et sagsforløb skal Rigsrevisionen orienteres?

15. Ministerierne skal som udgangspunkt orientere Rigsrevisionen om svig og uregel-

mæssigheder uden unødigt ophold, efter ministerierne har fået kendskab til sager, som

kan have betydning for revisionen. Herved kan Rigsrevisionen vurdere, om sagerne

kan skyldes svagheder i forretningsgange og interne kontroller, og dermed om sager-

ne har indflydelse på planlægningen af revisionen.

Det er op til ministerierne på grundlag af sagernes karakter og de foreliggende op-

lysninger at vurdere, hvornår Rigsrevisionen skal orienteres i konkrete sager.

16. Ved ministeriernes vurdering heraf bør følgende forhold inddrages:

•

mistankens styrke

•

gentagelsestilfælde

•

omhandlede persons opgaver og organisatoriske placering

•

årsag til overtrædelse.

Mistankens styrke

17. Rigsrevisionen skal orienteres senest, når det er en kendsgerning, at der foreligger

en sag. Frem til dette stadium vil sagens øvrige forhold, herunder sagens alvor, være

afgørende for, hvilken styrke mistanken skal have, før Rigsrevisionen bør orienteres.

Hvis sagen vedrører overtrædelse af love, taler dette for en hurtig orientering af

Rigsrevisionen, mens overtrædelser af internt fastsatte regelsæt taler for, at Rigsrevi-

sionen først orienteres, når sagen er klarlagt.

Ligeledes vil væsentlighed og risiko være afgørende for, hvor hurtigt Rigsrevisio-

nen bør orienteres. Svig og uregelmæssigheder vedrørende store beløb og sager, som

vil kunne udgøre en risiko for institutionens uforstyrrede drift, taler for en hurtig orien-

tering af Rigsrevisionen.

Såfremt undersøgelsen af en mistanke fordrer revisionsmæssig bistand, vil det tale

for en tidlig orientering af Rigsrevisionen, så Rigsrevisionen eventuelt kan yde råd-

givning ved undersøgelsen.

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2006 nr. 13: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om tidspunktet for orientering af Rigsrevisionen i tilfælde af svig og uregelmæssigheder mv.

-6-

Gentagelsestilfælde

18. Hvis det ved undersøgelsen af en mistanke om svig og uregelmæssigheder kon-

stateres, at den samme form for svig og uregelmæssigheder tidligere er forekommet i

institutionen, eller samme person tidligere har begået svig og uregelmæssigheder, bør

Rigsrevisionen umiddelbart orienteres.

Omhandlede persons opgaver og organisatoriske placering

19. Hvis den omhandlede persons opgaver er centrale for institutionens drift, eller per-

sonen har centrale regnskabsmæssige opgaver, taler dette for en hurtig orientering af

Rigsrevisionen. Ligeledes bør Rigsrevisionen orienteres hurtigere, jo højere personen

organisatorisk er placeret i institutionen.

Årsag til overtrædelse

20. Hvis svig og uregelmæssigheder er opstået, fordi institutionens forretningsgange

og interne kontroller ikke fungerer på det pågældende område, taler dette for en hurtig

orientering af Rigsrevisionen, så sagen kan indgå i planlægningen af revisionen.

VI. Afslutning

21. Jeg finder, at det løbende samarbejde mellem ministerierne og Rigsrevisionen ge-

nerelt fungerer tilfredsstillende, herunder ministeriernes orientering om svig og uregel-

mæssigheder, som kan have betydning for revisionen.

Jeg finder ligeledes, at tidspunktet for ministeriernes orientering af Rigsrevisionen

generelt sker uden unødigt ophold, efter ministerierne har fået kendskab til sagerne, så

Rigsrevisionen kan vurdere, om sagerne kan skyldes svagheder i forretningsgange og

interne kontroller, og dermed om sagerne skal have indflydelse på planlægningen af re-

visionen.

Kirsten Leth-Nissen

fg.