Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef

Statsrevisorerne 2005
12
Offentligt

RIGSREVISIONEN

København, den 16. november 2005

RN C607/05

Faktuelt notat til statsrevisorerne

visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef

1. På statsrevisorernes møde den 14. september 2005 oplyste jeg, at jeg ville under-

søge sagen om Statsministeriets tidligere pressechefs anvendelse af taxaboner, mo-

biltelefoner, betalingskort etc. og afgive et notat til statsrevisorerne herom.

2. Pressechefen var ansat i ministeriet fra den 27. november 2001 til den 30. septem-

ber 2005. Rigsrevisionens undersøgelse har omfattet afholdte udgifter vedrørende

pressechefen i forbindelse med taxaboner, mobiltelefon, engangsvederlag, fastnette-

lefon, betalingskort, tjenesterejser og repræsentation samt pressechefens anvendelse

af bærbar pc. Rigsrevisionen har også gennemgået ministeriets forretningsgange og

interne kontroller på disse områder i samme periode.

3. Rigsrevisionens undersøgelse er baseret på oplysninger indhentet i Statsministeriet

og Udenrigsministeriet, gennemgang af ministeriernes forretningsgange og interne

kontroller samt stikprøvevis gennemgang af ministeriernes bilag vedrørende presse-

chefen.

4. Jeg har i bilag 1 redegjort nærmere for resultaterne af Rigsrevisionens undersøgelse.

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef

-2-

5. Jeg kan konstatere, at Statsministeriets tidligere pressechef, der fratrådte sin stil-

ling med udgangen af september 2005, på en række områder ikke har fulgt ministeri-

ets procedurer og regelsæt samt statens regler. Alle mellemværender mellem presse-

chefen og ministeriet er dog afregnet, og ministeriets ledelse blev via ministeriets in-

terne kontroller løbende opmærksom på de konstaterede forhold, undtagen forholdet

vedrørende taxaboner.

Statsministeriet har tilkendegivet, at ministeriets ledelse ikke reagerede hurtigt og

konsekvent nok på forholdene vedrørende fastnettelefon og betalingskort, som ledel-

sen blev gjort opmærksom på via ministeriets interne kontroller.

Ministeriet har oplyst, at ministeriets interne kontroller vedrørende taxaboner ikke

blev fulgt, og at ministeriet har indført skærpede retningslinjer og interne kontroller

på området.

Ministeriet har endvidere oplyst, at ministeriet kun i beskedent omfang har doku-

menteret påtaler og indskærpelser over for pressechefen. Ministeriet har samtidig gi-

vet udtryk for, at ministeriet på et tidligere tidspunkt burde have orienteret Rigsrevi-

sionen om de nævnte forhold.

Jeg er enig i ministeriets tilkendegivelser og oplysninger og betragter hermed sa-

gen som afsluttet.

Henrik Otbo

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef

-3-

Bilag 1

Redegørelse for Rigsrevisionens undersøgelse

1. Der er i det følgende foretaget en gennemgang af forskellige forhold vedrørende

Statsministeriets tidligere pressechef. Gennemgangen vedrører taxaboner, mobiltele-

fon, engangsvederlag, fastnettelefon, betalingskort, bærbar pc, tjenesterejser og re-

præsentation.

Rigsrevisionen blev orienteret om forholdene vedrørende taxaboner, mobiltelefon,

fastnettelefon og betalingskort i august/september 2005, og Rigsrevisionen bemær-

kede forholdene vedrørende bærbar pc og tjenesterejser i forbindelse med undersø-

gelsen af sagen.

Ministeriet havde kun i beskedent omfang dokumenteret påtaler og indskærpelser

over for pressechefen.

Taxabonner

2. Primo august 2005 modtog Statsministeriet en anmodning om aktindsigt i presse-

chefens udgifter til repræsentation, taxa og mobiltelefon i perioden 2002-2004.

Ministeriet konstaterede ved fremskaffelsen af bilagene, at 32 ud af 87 taxabonner

var underskrevet af en anden end pressechefen. Taxabonerne var endvidere i vid ud-

strækning mangelfuldt udfyldt, idet de manglede oplysning om turenes hovedpunkter

og formål.

Chefen for ministeriets administrationsafdeling forelagde sagen for pressechefen,

der oplyste, at taxabonerne var anvendt uden hans vidende. Efter anmodning fra mini-

steriet tilbagebetalte pressechefen det samlede beløb på i alt 5.100 kr. for de 32 taxa-

boner.

Ministeriet anmodede Københavns Politi om at undersøge sagen. Efter at have un-

dersøgt sagen meddelte Københavns Politi ministeriet, at politiet havde besluttet at

opgive påtale i sagen, da videre forfølgning ikke forventedes at føre til domfældelse.

3. Rigsrevisionen undersøgte ministeriets forretningsgange og interne kontroller ved-

rørende taxaboner og gennemgik de konkrete bilag.

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef

-4-

Ministeriets daværende retningslinjer foreskrev, at taxaboner skulle udfyldes med

oplysning om formål, rute og underskrift. Ministeriet erkendte, at den interne kontrol

af, om taxabonerne var korrekt udfyldt og underskrevet, ikke var udført. Ministeriet

har efterfølgende udarbejdet skærpede retningslinjer og interne kontroller på området.

4. I september 2005 rådede 27 medarbejdere i departementet over taxaboner. Endvi-

dere rådede departementets betjentstue over taxaboner, der bliver udleveret efter kon-

kret anmodning til enkeltstående ture.

Ministeriet gennemgik alle taxaregninger i 2005. Gennemgangen gav anledning til,

at ministeriet bad flere medarbejdere om supplerende oplysninger. De supplerende

oplysninger gav ikke anledning til bemærkninger.

Mobiltelefon

5. Pressechefen havde under sin ansættelse i ministeriet en mobiltelefon til rådighed

til tjenestebrug.

6. Ministeriets forretningsgange og interne kontroller vedrørende mobiltelefoner er

tilrettelagt, så en medarbejder i ministeriets it-sektion (den telefonansvarlige) sender

en kopi af mobiltelefonregningen til den enkelte medarbejder. Medarbejderen god-

kender regningen over for den telefonansvarlige, som herefter godkender originalreg-

ningen over for ministeriets regnskabssektion. I den forbindelse foretages der en ri-

melighedskontrol. Hvis forbruget ikke umiddelbart synes rimeligt, kontakter den te-

lefonansvarlige medarbejderen med henblik på en forklaring på det usædvanlige for-

brug. Hvis forklaringen ikke vurderes tilfredsstillende, bliver regningen forelagt for

chefen for administrationsafdelingen.

7. Medio 2002 konstaterede den telefonansvarlige ved gennemgangen af 3 regninger

for pressechefens mobiltelefon, at pressechefens udgifter til udlandstelefoni over 3

måneder var steget markant fra 2.100 kr. til 16.900 kr. pr. måned. Regningerne blev

forelagt for chefen for administrationsafdelingen, der drøftede forbruget med pres-

sechefen. Chefen for administrationsafdelingen skrev herefter til pressechefen, at reg-

ningerne i forlængelse af tidligere drøftelser fortsat befandt sig på et exceptionelt højt

niveau, og at det måtte være muligt at nedbringe udgiften.

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef

-5-

Ministeriet konstaterede, at hovedparten af udgifterne til udlandstelefoni vedrørte

opkald til Tjekkiet. Ifølge ministeriet var pressechefens forklaring på telefonregnin-

gerne, at han på grund af personlige forhold havde foretaget private telefonsamtaler

til Tjekkiet.

8. Det blev ultimo oktober 2002 aftalt, at pressechefen skulle betale både konstatere-

de og fremtidige udgifter til private opkald til Tjekkiet. Ministeriet afleverede i 2002

og 2003 regninger for i alt 51.000 kr. til pressechefen. Pressechefen betalte først reg-

ningerne efter flere mundtlige og skriftlige rykkere. Medio juli 2003 blev det derfor

aftalt, at udgifterne fremover skulle trækkes i pressechefens løn.

Gennemgangen viste, at alle mellemværender mellem pressechefen og ministeriet

vedrørende mobiltelefonudgifter er udlignet.

9. I september 2005 havde 45 medarbejdere i departementet en tjenestemobiltelefon.

Ministeriet gennemgik udgifterne til samtlige medarbejderes mobiltelefoner i perio-

den 2002 - medio 2005. Den gennemsnitlige udgift til de øvrige medarbejderes mo-

biltelefoner udgjorde 2.900 kr. om året pr. medarbejder.

Engangsvederlag

10. Pressechefen modtog for 2002 et engangsvederlag fra ministeriet som en del af

ansættelsesforholdet (ny løn). I overvejelserne ved tildelingen af vederlaget indgik

pressechefens ekstraordinære indsats i forbindelse med Danmarks EU-formandskab.

Pressechefens vederlag lå størrelsesmæssigt i den øverste mellemgruppe i forhold

til ministeriets øvrige chefers vederlag for 2002. Pressechefen og den øvrige chef-

gruppe i ministeriet modtog vederlag af tilsvarende størrelse for 2003 og 2004.

Fastnettelefon

11. Pressechefen havde under sin ansættelse i ministeriet fri fastnettelefon på sin pri-

vate adresse.

Departementets principper for fri fastnettelefon er, at ledelsesgruppen, kontorchefen

for Ministersekretariatet, ministersekretæren og pressechefen får tilbudt fri fastnet-

telefon. I henhold til skattelovgivningen beskattes fri telefon som B-indkomst med en

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef

-6-

værdi på 3.000 kr. årligt. Statsministeriet har i overensstemmelse med lovgivningen

opgivet værdien af fri telefon som B-indkomst.

12. Ministeriets forretningsgange og interne kontroller vedrørende fri fastnettelefoner

var tilrettelagt, så den telefonansvarlige i ministeriets it-sektion modtog og godkendte

regningen over for regnskabssektionen. I den forbindelse blev der foretaget en rime-

lighedskontrol. Hvis forbruget ikke syntes rimeligt, blev sagen forelagt for chefen for

administrationsafdelingen.

Ministeriet har efterfølgende ændret forretningsgangene og de interne kontroller

vedrørende fastnettelefon til de samme som for mobiltelefonregninger, jf. pkt. 6,

hvorefter også den enkelte medarbejder skal godkende regningerne.

13. Ved gennemgangen af regningerne for pressechefens fastnettelefon konstaterede

ministeriet, at pressechefens udgifter til udlandsopkald gennem 3. og 4. kvartal 2002

steg markant fra 600 kr. til 7.500 kr. pr. kvartal, og at udgifterne i 2003 fortsat var

høje, idet de udgjorde 7.900 kr. og 7.200 kr. for henholdsvis 1. og 3. kvartal samt

19.300 kr. og 20.400 kr. for henholdsvis 2. og 4. kvartal.

Med udgangspunkt i regningen for 4. kvartal 2003 blev regningerne drøftet mel-

lem chefen for administrationsafdelingen og departementschefen. Ordningen om fri

fastnettelefon udgjorde efter ministeriets opfattelse et element i ansættelsesvilkårene,

som ministeriet ikke umiddelbart kunne ændre, og der var ikke knyttet et forbehold

til ordningen med hensyn til et maksimumforbrug eller andre former for begrænsnin-

ger. Telefonforbruget blev derfor ikke på dette tidspunkt taget op over for presseche-

fen.

Ministeriet konstaterede i 2004, at de kvartalsvise udgifter til udlandsopkald gen-

nem 2004 nu konsekvent lå på et højt niveau – mellem 23.800 kr. og 33.600 kr. Dette

forbrug oversteg efter ministeriets opfattelse langt et rimeligt forbrug. Ved modtagel-

sen af regningen for 4. kvartal 2004 drøftede departementschefen forbruget med

pressechefen, der ifølge ministeriet oplyste, at det høje forbrug skyldtes, at der uden

hans vidende var foretaget opkald til Tjekkiet. Pressechefen tilkendegav, at han ikke

længere ønskede at være omfattet af ordningen om fri telefon, som herefter ophørte

fra januar 2005. Pressechefen tilbød ministeriet at tilbagebetale udlandsdelen af reg-

ningen for 4. kvartal 2004, hvilket ministeriet afslog ud fra den betragtning, at pres-

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef

-7-

sechefen under ordningen med fri telefon havde kunnet telefonere ubegrænset, og

ministeriet derfor ikke var berettiget til at kræve telefonudgiften tilbagebetalt.

14. Efter omtale af sagen i pressen medio september 2005 insisterede pressechefen på

at tilbagebetale udgifterne for alle udlandsopkald i perioden september 2002 - januar

2005.

Statsministeriet forelagde sagen for Finansministeriet, der tilsluttede sig Statsmini-

steriets vurdering, hvorefter Statsministeriet ikke i den konkrete sag var berettiget til

at kræve, at pressechefen dækkede de pågældende udgifter. Under hensyn til sagens

omstændigheder var det dog Finansministeriets opfattelse, at Statsministeriet ville

kunne modtage et beløb, som pressechefen måtte ønske at indbetale til Statsministe-

riet til dækning af visse af de afholdte udgifter.

Statsministeriet meddelte pressechefen, at ministeriet ville modtage det beløb, som

pressechefen ønskede at indbetale. Ministeriet opgjorde udgifterne til udlandsopkald

fra pressechefens fastnettelefon fra 4. kvartal 2002 til januar 2005 til 203.076 kr.

Pressechefen indbetalte herefter beløbet til Statsministeriet.

15. Foranlediget af denne sag og for at skabe klarhed om reglerne vedrørende telefoni

arbejder Finansministeriet p.t. på nogle anbefalinger til ministerierne om retningslin-

jer vedrørende arbejdsgiverbetalt telefoni, herunder retningslinjer for almindelig brug

af telefonen, betingelser for eventuel tilbagebetaling ved forbrug ud over det aftalte

samt vilkår for, hvorledes ordningen kan bringes til ophør.

16. I september 2005 havde 5 medarbejdere i departementet fri fastnettelefon. Mini-

steriet gennemgik udgifterne til samtlige medarbejderes fri fastnettelefoner i perioden

2002-2004. Udgifterne vedrørte såvel samtaleudgifter som abonnement og internetop-

koblinger. Enkelte medarbejdere havde endvidere særlige sikkerhedsmæssige instal-

lationer.

De gennemsnitlige udgifter til de øvrige medarbejderes fastnettelefoner udgjorde

12.100 kr. om året. Dette udgiftsniveau gav ikke ministeriet anledning til bemærk-

ninger.

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef

-8-

Betalingskort

17. Pressechefen havde under sin ansættelse i ministeriet 2 betalingskort til rådighed

til betaling af tjenstlige udgifter.

På 7 forskellige rejser i perioden januar - november 2004 benyttede pressechefen i

alt 26 gange betalingskortene til betaling af private udgifter for i alt 20.800 kr. Heraf

vedrørte 15 betalinger på i alt 14.600 kr. den samme rejse.

18. I februar 2004, umiddelbart efter pressechefen vendte tilbage i ministeriet efter

første rejse, gjorde chefen for administrationsafdelingen pressechefen opmærksom

på, at han i strid med reglerne havde anvendt kortet til betaling af private udgifter.

Pressechefen forklarede, at han ikke havde fået sine personlige kreditkort med og

derfor valgte at benytte ministeriets kort.

Chefen for administrationsafdelingen indskærpede, at ministeriets kort ikke kunne

anvendes til køb, som var tjenesten uvedkommende.

19. Efter pressechefen anvendte betalingskortet til private formål på yderligere to rej-

ser, påtalte departementschefen i maj 2004 brugen af betalingskortet og inddrog sam-

tidig betalingskortet.

20. Ifølge ministeriet kontaktede pressechefen en gang i juni, to gange i oktober og

en gang i november 2004 ministeriets regnskabssektion og oplyste, at det andet beta-

lingskort var anvendt til private formål, og bad sektionen om at kontakte ham, når

ministeriet modtog fakturaerne, så han kunne indbetale beløbene. Dette betalingskort

var ikke tidligere blevet anvendt.

Fakturaerne blev løbende afleveret til pressechefen, og brugen af betalingskortet

til private udgifter blev i den forbindelse påtalt.

21. Pressechefen afleverede i overensstemmelse med reglerne for særlige rådgivere i

staten den 18. januar 2005 det andet betalingskort til departementschefen som følge

af udskrivelsen af folketingsvalg.

Idet kortet gentagne gange havde været anvendt til private formål, besluttede de-

partementschefen, at kortet ikke skulle genudleveres til pressechefen, da han genop-

tog arbejdet i ministeriet efter valget.

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef

-9-

22. Alle mellemværender mellem pressechefen og ministeriet er afregnet.

23. I september 2005 havde departementet stillet et eller flere betalingskort til rådig-

hed for 21 medarbejdere. Ministerchaufførerne rådede endvidere over en række ben-

zinkort.

Ministeriet oplyste, at der ikke var konstateret misbrug af disse betalings- og ben-

zinkort.

Bærbar pc

24. Pressechefen havde under sin ansættelse i ministeriet fået stillet en bærbar pc til

rådighed. Pressechefen havde anerkendt at have læst og forstået retningslinjerne for

anvendelse af it i ministeriet, hvoraf det bl.a. fremgik, at det var strengt forbudt at in-

stallere programmer, og at pc’en kun måtte anvendes af ministeriets medarbejdere.

25. Ministeriets it-sektion konstaterede på tre forskellige tidspunkter uregelmæssig-

heder på pressechefens bærbare pc. Der var i strid med ministeriets retningslinjer for

anvendelse af it installeret programmer samt to yderligere brugere på pc’en, som ikke

var kendt i ministeriet.

Ved en efterfølgende undersøgelse blev der imidlertid ikke identificeret alvorlige

sikkerhedsmæssige hændelser, som havde medført kompromittering af ministeriets

netværk eller systemer i form af, at uvedkommende via internettet havde fået adgang

til ministeriets netværk og systemer med de adgange, som pressechefen havde.

Pressechefens pc blev af sikkerhedsmæssige årsager reinstalleret, og pressechefen

fik herefter stillet en anden bærbar pc til rådighed.

26. Chefen for administrationsafdelingen indskærpede over for pressechefen, at der

ikke måtte ske nogen form for downloading af materiale til den bærbare pc, som ikke

var godkendt af it-sektionen, og at den ikke måtte stilles til disposition for andre end

ministeriets medarbejdere.

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef

- 10 -

Tjenesterejser

27. Statsministeriets forretningsgange vedrørende tjenesterejser er forskellige afhæn-

gigt af rejsetype. Statsministeriet administrerer selv indlandsrejser samt de udlandsrej-

ser, hvor ministeren ikke deltager. For så vidt angår rejser i udlandet, hvor ministeren

deltager, er det Udenrigsministeriet, der bestiller og afregner rejserne.

28. Rigsrevisionen har gennemgået pressechefens udgifter til rejser i hans ansættel-

sesperiode. Pressechefen foretog i perioden december 2001 - juni 2005 i alt 31 rejser

med ministeren.

Statsministeriet forestod selv rejseadministrationen vedrørende en indlandsrejse

med ministeren. Rigsrevisionens gennemgang af rejseafregningen gav ikke anledning

til bemærkninger.

De øvrige 30 rejser blev bestilt og afregnet af Udenrigsministeriet. Udenrigsmini-

steriet udbetalte indtil 1. april 2005 i overensstemmelse med ministeriets generelle

forretningsgange rejseforskud til alle rejsedeltagere.

Rigsrevisionens gennemgang af de 30 rejser viste, at pressechefen i en række til-

fælde først afleverede sin rejseafregning flere måneder efter rejsens afslutning, og i

disse tilfælde ofte først efter Udenrigsministeriet havde rykket for afregningerne.

Efter modtagelsen af rejseafregningerne gennemgik Udenrigsministeriet afregnin-

gerne og udarbejdede en endelig afregning. Den endelige afregning af 10 af rejserne

resulterede i, at pressechefen havde et tilgodehavende, der gennemsnitligt udgjorde

600 kr., mens 13 af rejserne resulterede i, at Udenrigsministeriet havde et tilgode-

havende, der gennemsnitligt udgjorde 500 kr. De resterende 7 rejser gik lige op.

For hovedparten af rejserne betalte pressechefen først de skyldige beløb flere må-

neder efter betalingsfristens udløb og først efter mellem 2 og 5 rykkere fra Udenrigs-

ministeriet.

Alle mellemværender mellem pressechefen og Udenrigsministeriet er afregnet.

Repræsentation

29. Rigsrevisionens gennemgang af bilagene vedrørende pressechefens repræsentation

for perioden 2002-2004 viste, at udgifterne til repræsentation var holdt på et beske-

dent niveau.