Statsrevisorerne 2005
12
Offentligt
RIGSREVISIONEN
København, den 16. november 2005
RN C607/05
Faktuelt notat til statsrevisorerne
om
visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef
1. På statsrevisorernes møde den 14. september 2005 oplyste jeg, at jeg ville under-
søge sagen om Statsministeriets tidligere pressechefs anvendelse af taxaboner, mo-
biltelefoner, betalingskort etc. og afgive et notat til statsrevisorerne herom.
2. Pressechefen var ansat i ministeriet fra den 27. november 2001 til den 30. septem-
ber 2005. Rigsrevisionens undersøgelse har omfattet afholdte udgifter vedrørende
pressechefen i forbindelse med taxaboner, mobiltelefon, engangsvederlag, fastnette-
lefon, betalingskort, tjenesterejser og repræsentation samt pressechefens anvendelse
af bærbar pc. Rigsrevisionen har også gennemgået ministeriets forretningsgange og
interne kontroller på disse områder i samme periode.
3. Rigsrevisionens undersøgelse er baseret på oplysninger indhentet i Statsministeriet
og Udenrigsministeriet, gennemgang af ministeriernes forretningsgange og interne
kontroller samt stikprøvevis gennemgang af ministeriernes bilag vedrørende presse-
chefen.
4. Jeg har i bilag 1 redegjort nærmere for resultaterne af Rigsrevisionens undersøgelse.
Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef
-2-
5. Jeg kan konstatere, at Statsministeriets tidligere pressechef, der fratrådte sin stil-
ling med udgangen af september 2005, på en række områder ikke har fulgt ministeri-
ets procedurer og regelsæt samt statens regler. Alle mellemværender mellem presse-
chefen og ministeriet er dog afregnet, og ministeriets ledelse blev via ministeriets in-
terne kontroller løbende opmærksom på de konstaterede forhold, undtagen forholdet
vedrørende taxaboner.
Statsministeriet har tilkendegivet, at ministeriets ledelse ikke reagerede hurtigt og
konsekvent nok på forholdene vedrørende fastnettelefon og betalingskort, som ledel-
sen blev gjort opmærksom på via ministeriets interne kontroller.
Ministeriet har oplyst, at ministeriets interne kontroller vedrørende taxaboner ikke
blev fulgt, og at ministeriet har indført skærpede retningslinjer og interne kontroller
på området.
Ministeriet har endvidere oplyst, at ministeriet kun i beskedent omfang har doku-
menteret påtaler og indskærpelser over for pressechefen. Ministeriet har samtidig gi-
vet udtryk for, at ministeriet på et tidligere tidspunkt burde have orienteret Rigsrevi-
sionen om de nævnte forhold.
Jeg er enig i ministeriets tilkendegivelser og oplysninger og betragter hermed sa-
gen som afsluttet.
Henrik Otbo
Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef
-3-
Bilag 1
Redegørelse for Rigsrevisionens undersøgelse
1. Der er i det følgende foretaget en gennemgang af forskellige forhold vedrørende
Statsministeriets tidligere pressechef. Gennemgangen vedrører taxaboner, mobiltele-
fon, engangsvederlag, fastnettelefon, betalingskort, bærbar pc, tjenesterejser og re-
præsentation.
Rigsrevisionen blev orienteret om forholdene vedrørende taxaboner, mobiltelefon,
fastnettelefon og betalingskort i august/september 2005, og Rigsrevisionen bemær-
kede forholdene vedrørende bærbar pc og tjenesterejser i forbindelse med undersø-
gelsen af sagen.
Ministeriet havde kun i beskedent omfang dokumenteret påtaler og indskærpelser
over for pressechefen.
Taxabonner
2. Primo august 2005 modtog Statsministeriet en anmodning om aktindsigt i presse-
chefens udgifter til repræsentation, taxa og mobiltelefon i perioden 2002-2004.
Ministeriet konstaterede ved fremskaffelsen af bilagene, at 32 ud af 87 taxabonner
var underskrevet af en anden end pressechefen. Taxabonerne var endvidere i vid ud-
strækning mangelfuldt udfyldt, idet de manglede oplysning om turenes hovedpunkter
og formål.
Chefen for ministeriets administrationsafdeling forelagde sagen for pressechefen,
der oplyste, at taxabonerne var anvendt uden hans vidende. Efter anmodning fra mini-
steriet tilbagebetalte pressechefen det samlede beløb på i alt 5.100 kr. for de 32 taxa-
boner.
Ministeriet anmodede Københavns Politi om at undersøge sagen. Efter at have un-
dersøgt sagen meddelte Københavns Politi ministeriet, at politiet havde besluttet at
opgive påtale i sagen, da videre forfølgning ikke forventedes at føre til domfældelse.
3. Rigsrevisionen undersøgte ministeriets forretningsgange og interne kontroller ved-
rørende taxaboner og gennemgik de konkrete bilag.
Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef
-4-
Ministeriets daværende retningslinjer foreskrev, at taxaboner skulle udfyldes med
oplysning om formål, rute og underskrift. Ministeriet erkendte, at den interne kontrol
af, om taxabonerne var korrekt udfyldt og underskrevet, ikke var udført. Ministeriet
har efterfølgende udarbejdet skærpede retningslinjer og interne kontroller på området.
4. I september 2005 rådede 27 medarbejdere i departementet over taxaboner. Endvi-
dere rådede departementets betjentstue over taxaboner, der bliver udleveret efter kon-
kret anmodning til enkeltstående ture.
Ministeriet gennemgik alle taxaregninger i 2005. Gennemgangen gav anledning til,
at ministeriet bad flere medarbejdere om supplerende oplysninger. De supplerende
oplysninger gav ikke anledning til bemærkninger.
Mobiltelefon
5. Pressechefen havde under sin ansættelse i ministeriet en mobiltelefon til rådighed
til tjenestebrug.
6. Ministeriets forretningsgange og interne kontroller vedrørende mobiltelefoner er
tilrettelagt, så en medarbejder i ministeriets it-sektion (den telefonansvarlige) sender
en kopi af mobiltelefonregningen til den enkelte medarbejder. Medarbejderen god-
kender regningen over for den telefonansvarlige, som herefter godkender originalreg-
ningen over for ministeriets regnskabssektion. I den forbindelse foretages der en ri-
melighedskontrol. Hvis forbruget ikke umiddelbart synes rimeligt, kontakter den te-
lefonansvarlige medarbejderen med henblik på en forklaring på det usædvanlige for-
brug. Hvis forklaringen ikke vurderes tilfredsstillende, bliver regningen forelagt for
chefen for administrationsafdelingen.
7. Medio 2002 konstaterede den telefonansvarlige ved gennemgangen af 3 regninger
for pressechefens mobiltelefon, at pressechefens udgifter til udlandstelefoni over 3
måneder var steget markant fra 2.100 kr. til 16.900 kr. pr. måned. Regningerne blev
forelagt for chefen for administrationsafdelingen, der drøftede forbruget med pres-
sechefen. Chefen for administrationsafdelingen skrev herefter til pressechefen, at reg-
ningerne i forlængelse af tidligere drøftelser fortsat befandt sig på et exceptionelt højt
niveau, og at det måtte være muligt at nedbringe udgiften.
Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef
-5-
Ministeriet konstaterede, at hovedparten af udgifterne til udlandstelefoni vedrørte
opkald til Tjekkiet. Ifølge ministeriet var pressechefens forklaring på telefonregnin-
gerne, at han på grund af personlige forhold havde foretaget private telefonsamtaler
til Tjekkiet.
8. Det blev ultimo oktober 2002 aftalt, at pressechefen skulle betale både konstatere-
de og fremtidige udgifter til private opkald til Tjekkiet. Ministeriet afleverede i 2002
og 2003 regninger for i alt 51.000 kr. til pressechefen. Pressechefen betalte først reg-
ningerne efter flere mundtlige og skriftlige rykkere. Medio juli 2003 blev det derfor
aftalt, at udgifterne fremover skulle trækkes i pressechefens løn.
Gennemgangen viste, at alle mellemværender mellem pressechefen og ministeriet
vedrørende mobiltelefonudgifter er udlignet.
9. I september 2005 havde 45 medarbejdere i departementet en tjenestemobiltelefon.
Ministeriet gennemgik udgifterne til samtlige medarbejderes mobiltelefoner i perio-
den 2002 - medio 2005. Den gennemsnitlige udgift til de øvrige medarbejderes mo-
biltelefoner udgjorde 2.900 kr. om året pr. medarbejder.
Engangsvederlag
10. Pressechefen modtog for 2002 et engangsvederlag fra ministeriet som en del af
ansættelsesforholdet (ny løn). I overvejelserne ved tildelingen af vederlaget indgik
pressechefens ekstraordinære indsats i forbindelse med Danmarks EU-formandskab.
Pressechefens vederlag lå størrelsesmæssigt i den øverste mellemgruppe i forhold
til ministeriets øvrige chefers vederlag for 2002. Pressechefen og den øvrige chef-
gruppe i ministeriet modtog vederlag af tilsvarende størrelse for 2003 og 2004.
Fastnettelefon
11. Pressechefen havde under sin ansættelse i ministeriet fri fastnettelefon på sin pri-
vate adresse.
Departementets principper for fri fastnettelefon er, at ledelsesgruppen, kontorchefen
for Ministersekretariatet, ministersekretæren og pressechefen får tilbudt fri fastnet-
telefon. I henhold til skattelovgivningen beskattes fri telefon som B-indkomst med en
Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef
-6-
værdi på 3.000 kr. årligt. Statsministeriet har i overensstemmelse med lovgivningen
opgivet værdien af fri telefon som B-indkomst.
12. Ministeriets forretningsgange og interne kontroller vedrørende fri fastnettelefoner
var tilrettelagt, så den telefonansvarlige i ministeriets it-sektion modtog og godkendte
regningen over for regnskabssektionen. I den forbindelse blev der foretaget en rime-
lighedskontrol. Hvis forbruget ikke syntes rimeligt, blev sagen forelagt for chefen for
administrationsafdelingen.
Ministeriet har efterfølgende ændret forretningsgangene og de interne kontroller
vedrørende fastnettelefon til de samme som for mobiltelefonregninger, jf. pkt. 6,
hvorefter også den enkelte medarbejder skal godkende regningerne.
13. Ved gennemgangen af regningerne for pressechefens fastnettelefon konstaterede
ministeriet, at pressechefens udgifter til udlandsopkald gennem 3. og 4. kvartal 2002
steg markant fra 600 kr. til 7.500 kr. pr. kvartal, og at udgifterne i 2003 fortsat var
høje, idet de udgjorde 7.900 kr. og 7.200 kr. for henholdsvis 1. og 3. kvartal samt
19.300 kr. og 20.400 kr. for henholdsvis 2. og 4. kvartal.
Med udgangspunkt i regningen for 4. kvartal 2003 blev regningerne drøftet mel-
lem chefen for administrationsafdelingen og departementschefen. Ordningen om fri
fastnettelefon udgjorde efter ministeriets opfattelse et element i ansættelsesvilkårene,
som ministeriet ikke umiddelbart kunne ændre, og der var ikke knyttet et forbehold
til ordningen med hensyn til et maksimumforbrug eller andre former for begrænsnin-
ger. Telefonforbruget blev derfor ikke på dette tidspunkt taget op over for presseche-
fen.
Ministeriet konstaterede i 2004, at de kvartalsvise udgifter til udlandsopkald gen-
nem 2004 nu konsekvent lå på et højt niveau – mellem 23.800 kr. og 33.600 kr. Dette
forbrug oversteg efter ministeriets opfattelse langt et rimeligt forbrug. Ved modtagel-
sen af regningen for 4. kvartal 2004 drøftede departementschefen forbruget med
pressechefen, der ifølge ministeriet oplyste, at det høje forbrug skyldtes, at der uden
hans vidende var foretaget opkald til Tjekkiet. Pressechefen tilkendegav, at han ikke
længere ønskede at være omfattet af ordningen om fri telefon, som herefter ophørte
fra januar 2005. Pressechefen tilbød ministeriet at tilbagebetale udlandsdelen af reg-
ningen for 4. kvartal 2004, hvilket ministeriet afslog ud fra den betragtning, at pres-
Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef
-7-
sechefen under ordningen med fri telefon havde kunnet telefonere ubegrænset, og
ministeriet derfor ikke var berettiget til at kræve telefonudgiften tilbagebetalt.
14. Efter omtale af sagen i pressen medio september 2005 insisterede pressechefen på
at tilbagebetale udgifterne for alle udlandsopkald i perioden september 2002 - januar
2005.
Statsministeriet forelagde sagen for Finansministeriet, der tilsluttede sig Statsmini-
steriets vurdering, hvorefter Statsministeriet ikke i den konkrete sag var berettiget til
at kræve, at pressechefen dækkede de pågældende udgifter. Under hensyn til sagens
omstændigheder var det dog Finansministeriets opfattelse, at Statsministeriet ville
kunne modtage et beløb, som pressechefen måtte ønske at indbetale til Statsministe-
riet til dækning af visse af de afholdte udgifter.
Statsministeriet meddelte pressechefen, at ministeriet ville modtage det beløb, som
pressechefen ønskede at indbetale. Ministeriet opgjorde udgifterne til udlandsopkald
fra pressechefens fastnettelefon fra 4. kvartal 2002 til januar 2005 til 203.076 kr.
Pressechefen indbetalte herefter beløbet til Statsministeriet.
15. Foranlediget af denne sag og for at skabe klarhed om reglerne vedrørende telefoni
arbejder Finansministeriet p.t. på nogle anbefalinger til ministerierne om retningslin-
jer vedrørende arbejdsgiverbetalt telefoni, herunder retningslinjer for almindelig brug
af telefonen, betingelser for eventuel tilbagebetaling ved forbrug ud over det aftalte
samt vilkår for, hvorledes ordningen kan bringes til ophør.
16. I september 2005 havde 5 medarbejdere i departementet fri fastnettelefon. Mini-
steriet gennemgik udgifterne til samtlige medarbejderes fri fastnettelefoner i perioden
2002-2004. Udgifterne vedrørte såvel samtaleudgifter som abonnement og internetop-
koblinger. Enkelte medarbejdere havde endvidere særlige sikkerhedsmæssige instal-
lationer.
De gennemsnitlige udgifter til de øvrige medarbejderes fastnettelefoner udgjorde
12.100 kr. om året. Dette udgiftsniveau gav ikke ministeriet anledning til bemærk-
ninger.
Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef
-8-
Betalingskort
17. Pressechefen havde under sin ansættelse i ministeriet 2 betalingskort til rådighed
til betaling af tjenstlige udgifter.
På 7 forskellige rejser i perioden januar - november 2004 benyttede pressechefen i
alt 26 gange betalingskortene til betaling af private udgifter for i alt 20.800 kr. Heraf
vedrørte 15 betalinger på i alt 14.600 kr. den samme rejse.
18. I februar 2004, umiddelbart efter pressechefen vendte tilbage i ministeriet efter
første rejse, gjorde chefen for administrationsafdelingen pressechefen opmærksom
på, at han i strid med reglerne havde anvendt kortet til betaling af private udgifter.
Pressechefen forklarede, at han ikke havde fået sine personlige kreditkort med og
derfor valgte at benytte ministeriets kort.
Chefen for administrationsafdelingen indskærpede, at ministeriets kort ikke kunne
anvendes til køb, som var tjenesten uvedkommende.
19. Efter pressechefen anvendte betalingskortet til private formål på yderligere to rej-
ser, påtalte departementschefen i maj 2004 brugen af betalingskortet og inddrog sam-
tidig betalingskortet.
20. Ifølge ministeriet kontaktede pressechefen en gang i juni, to gange i oktober og
en gang i november 2004 ministeriets regnskabssektion og oplyste, at det andet beta-
lingskort var anvendt til private formål, og bad sektionen om at kontakte ham, når
ministeriet modtog fakturaerne, så han kunne indbetale beløbene. Dette betalingskort
var ikke tidligere blevet anvendt.
Fakturaerne blev løbende afleveret til pressechefen, og brugen af betalingskortet
til private udgifter blev i den forbindelse påtalt.
21. Pressechefen afleverede i overensstemmelse med reglerne for særlige rådgivere i
staten den 18. januar 2005 det andet betalingskort til departementschefen som følge
af udskrivelsen af folketingsvalg.
Idet kortet gentagne gange havde været anvendt til private formål, besluttede de-
partementschefen, at kortet ikke skulle genudleveres til pressechefen, da han genop-
tog arbejdet i ministeriet efter valget.
Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef
-9-
22. Alle mellemværender mellem pressechefen og ministeriet er afregnet.
23. I september 2005 havde departementet stillet et eller flere betalingskort til rådig-
hed for 21 medarbejdere. Ministerchaufførerne rådede endvidere over en række ben-
zinkort.
Ministeriet oplyste, at der ikke var konstateret misbrug af disse betalings- og ben-
zinkort.
Bærbar pc
24. Pressechefen havde under sin ansættelse i ministeriet fået stillet en bærbar pc til
rådighed. Pressechefen havde anerkendt at have læst og forstået retningslinjerne for
anvendelse af it i ministeriet, hvoraf det bl.a. fremgik, at det var strengt forbudt at in-
stallere programmer, og at pc’en kun måtte anvendes af ministeriets medarbejdere.
25. Ministeriets it-sektion konstaterede på tre forskellige tidspunkter uregelmæssig-
heder på pressechefens bærbare pc. Der var i strid med ministeriets retningslinjer for
anvendelse af it installeret programmer samt to yderligere brugere på pc’en, som ikke
var kendt i ministeriet.
Ved en efterfølgende undersøgelse blev der imidlertid ikke identificeret alvorlige
sikkerhedsmæssige hændelser, som havde medført kompromittering af ministeriets
netværk eller systemer i form af, at uvedkommende via internettet havde fået adgang
til ministeriets netværk og systemer med de adgange, som pressechefen havde.
Pressechefens pc blev af sikkerhedsmæssige årsager reinstalleret, og pressechefen
fik herefter stillet en anden bærbar pc til rådighed.
26. Chefen for administrationsafdelingen indskærpede over for pressechefen, at der
ikke måtte ske nogen form for downloading af materiale til den bærbare pc, som ikke
var godkendt af it-sektionen, og at den ikke måtte stilles til disposition for andre end
ministeriets medarbejdere.
Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2005 nr. 12: Rigsrevisors faktuelle notat til Statsrevisorerne om visse forhold vedrørende Statsministeriets tidligere pressechef
- 10 -
Tjenesterejser
27. Statsministeriets forretningsgange vedrørende tjenesterejser er forskellige afhæn-
gigt af rejsetype. Statsministeriet administrerer selv indlandsrejser samt de udlandsrej-
ser, hvor ministeren ikke deltager. For så vidt angår rejser i udlandet, hvor ministeren
deltager, er det Udenrigsministeriet, der bestiller og afregner rejserne.
28. Rigsrevisionen har gennemgået pressechefens udgifter til rejser i hans ansættel-
sesperiode. Pressechefen foretog i perioden december 2001 - juni 2005 i alt 31 rejser
med ministeren.
Statsministeriet forestod selv rejseadministrationen vedrørende en indlandsrejse
med ministeren. Rigsrevisionens gennemgang af rejseafregningen gav ikke anledning
til bemærkninger.
De øvrige 30 rejser blev bestilt og afregnet af Udenrigsministeriet. Udenrigsmini-
steriet udbetalte indtil 1. april 2005 i overensstemmelse med ministeriets generelle
forretningsgange rejseforskud til alle rejsedeltagere.
Rigsrevisionens gennemgang af de 30 rejser viste, at pressechefen i en række til-
fælde først afleverede sin rejseafregning flere måneder efter rejsens afslutning, og i
disse tilfælde ofte først efter Udenrigsministeriet havde rykket for afregningerne.
Efter modtagelsen af rejseafregningerne gennemgik Udenrigsministeriet afregnin-
gerne og udarbejdede en endelig afregning. Den endelige afregning af 10 af rejserne
resulterede i, at pressechefen havde et tilgodehavende, der gennemsnitligt udgjorde
600 kr., mens 13 af rejserne resulterede i, at Udenrigsministeriet havde et tilgode-
havende, der gennemsnitligt udgjorde 500 kr. De resterende 7 rejser gik lige op.
For hovedparten af rejserne betalte pressechefen først de skyldige beløb flere må-
neder efter betalingsfristens udløb og først efter mellem 2 og 5 rykkere fra Udenrigs-
ministeriet.
Alle mellemværender mellem pressechefen og Udenrigsministeriet er afregnet.
Repræsentation
29. Rigsrevisionens gennemgang af bilagene vedrørende pressechefens repræsentation
for perioden 2002-2004 viste, at udgifterne til repræsentation var holdt på et beske-
dent niveau.