GRA, Alm.del - 2024-25 - Endeligt svar på spørgsmål 5: Spm. om oversendelse af regeringens forretningsorden af 27. november 2023 for møder i faste regeringsudvalg.

Granskningsudvalget 2024-25
GRA Alm.del
Offentligt

27. november 2023

Forretningsorden for møder i faste regeringsudvalg

Indledning

Det er op til den til enhver tid siddende regering at tilrettelægge regeringsarbejdet,

som man finder det mest hensigtsmæssigt, herunder hvilke regeringsudvalg der skal

være, hvilke sager der skal drøftes i disse, og hvem der deltager i regeringsudvalgs-

møderne. Det revideres således løbende, herunder i forbindelse med regeringsskifte,

hvordan regeringsarbejdet tilrettelægges, og der findes ingen regler for, hvordan drøf-

telser skal foregå og materiale forberedes.

Skiftende regeringer har typisk nedsat en række faste regeringsudvalg, herunder et

Koordinationsudvalg og et Økonomiudvalg med fast ugentlig mødekadence. Tilknyt-

tet udvalgene er typisk et forberedende embedsmandsudvalg på departementschefs-

niveau, der forbereder sagerne til de faste regeringsudvalg. Nærværende forretnings-

orden har særligt fokus på arbejdet i disse regeringsudvalg samt forberedende udvalg.

Arbejdet i Ansættelsesudvalget og Sikkerhedsudvalget er ikke omfattet i lyset af bl.a.

karakteren af udvalgene og de sager, de behandler.

Nedenfor redegøres for de almindelige processer for behandling af sager i regerings-

udvalg.

Det skal i tilknytning hertil bemærkes, at der er tale om retningslinjer og anvisninger,

som har til formål at tilrettelægge regeringsarbejdet efter den til enhver tid siddende

regerings ønsker til bl.a. indhold af og frister for udsendelse af materiale.

Tidsfrister og processer for forberedelse af møder i regeringsudvalg kan fraviges både

generelt og konkret, hvis det vurderes hensigtsmæssigt ud fra sagens karakter og om-

stændighederne i øvrigt og efter aftale med sekretariatet for det pågældende udvalg.

Det er et centralt ledelsesansvar i alle ministerier at sikre effektive arbejdsgange i

udarbejdelsen af sager til regeringsudvalgene. Ledelsen i ministerierne skal sikre, at

sagerne til regeringsudvalgene har høj prioritet i alle led både i forhold til den faglige

kvalitetssikring og i den processuelle håndtering i og mellem ministerierne, herunder

så der sikres tilstrækkelig tid til godkendelse i alle involverede ministerier. Ligeledes

sikrer ledelsen, at der gives tilbagemeldinger mv. i relevant omfang.

GRA, Alm.del - 2024-25 - Endeligt svar på spørgsmål 5: Spm. om oversendelse af regeringens forretningsorden af 27. november 2023 for møder i faste regeringsudvalg.

-2-

De almindelige processer for behandling af sager i faste regeringsudvalg

Regeringsudvalgene er politiske i den forstand, at de ikke rent retligt er tillagt kom-

petence til at træffe beslutninger på et område, der henhører under en ministers res-

sortansvar. Efter drøftelsen i et regeringsudvalg vil det således fortsat være de ansvar-

lige ressortministre, der træffer beslutningen i medfør af ressortansvaret for det på-

gældende område. I forlængelse heraf er formålet med drøftelsen af en sag i rege-

ringsudvalgene ikke en faglig, herunder juridisk og økonomisk, kvalitetssikring af

materialet. Denne kvalitetssikring af sagen henhører under den eller de ministre, un-

der hvis ressort de enkelte dele af sagen hører.

Forberedelsen af sager til drøftelse i de faste regeringsudvalg skal sikre, at der i ud-

valgene kan ske en politisk drøftelse på et velbelyst grundlag. Sagerne skal have en

høj faglig kvalitet, være læsevenlige og udarbejdes inden for de fastlagte frister, så

ministrene har tid til at læse og forholde sig til sagerne. Sagerne skal udarbejdes med

sigte på en politisk drøftelse og skal redegøre for de faglige aspekter af sagen, der er

relevante for de foreslåede løsningsmuligheder.

Formanden for det enkelte regeringsudvalg varetager koordinationen af arbejdet i ud-

valget, hvilket understøttes af en sekretariatsfunktion i det pågældende ministerium.

Det ministerium, der varetager sekretariatsfunktionen, sikrer på formandens vegne

løbende fastlæggelse af dagsordener for udvalget, udsendelse af sager mv. Formand-

skabet har derimod ikke ansvar for sagernes faglige indhold, og formandskabet har

således ikke betydning for ansvaret for de sager, der drøftes på udvalgets møder, eller

de beslutninger eller tiltag, som de ansvarlige ministre træffer på baggrund af et møde

i regeringsudvalget.

Ud over de faste medlemmer af regeringsudvalget inviteres de relevante ministre til

drøftelsen af regeringsudvalgets enkelte sager.

Der er mødepligt til møder i de faste regeringsudvalg. Alle ministre skal derfor fast

reservere tid til regeringsudvalgsmøderne i kalenderen. Kun sygdom, tjenesterejser i

udlandet, ledsagelse af Kongefamilien samt folketingsforpligtelser og indkomne mi-

nisterbesøg fra udlandet, som det ikke er muligt at planlægge uden om regeringsud-

valgsmøderne, er gyldig grund til at melde afbud. Afbud af andre grunde kan kun ske

undtagelsesvist og efter aftale.

En ministers ønske om at få en sag drøftet i et regeringsudvalg bør som udgangspunkt

imødekommes uden unødigt tidsmæssigt ophold. Et ministerium, der har tværgående,

koordinerende opgaver, kan ligeledes foreslå, at en sag i et andet ministerium drøftes

i et regeringsudvalg med henblik på at sikre, at sager med principielle eller

GRA, Alm.del - 2024-25 - Endeligt svar på spørgsmål 5: Spm. om oversendelse af regeringens forretningsorden af 27. november 2023 for møder i faste regeringsudvalg.

-3-

økonomiske problemstillinger bliver drøftet politisk. Sekretariaterne for regeringsud-

valgene afgør på formændenes vegne, i hvilket regeringsudvalg en given sag drøftes.

Prioritering af, hvilke sager der skal på dagsordenen og hvornår, foretages således på

formandens vegne af det pågældende ministerium, der varetager sekretariatsfunktio-

nen, på baggrund af drøftelser med de relevante ministerier.

Hvis en sag skal drøftes i regeringens Koordinationsudvalg (KU), forberedes behand-

lingen af det Forberedende Koordinationsudvalg (FKU). Behandlingen af sager til

regeringens Økonomiudvalg (ØU) forberedes i det Forberedende Økonomiudvalg

(FØ). Øvrige regeringsudvalg vil typisk have tilsvarende forberedende udvalg.

Strategiske sager, som det er muligt at planlægge tidsmæssigt i forhold til indhold og

timing, kan med fordel og når muligt drøftes i det forberedende udvalg senest i den

2. uge før forelæggelse for regeringsudvalget. Væsentlige strategiske sager kan end-

videre med fordel forelægges i form af et oplæg til en første politisk drøftelse i rege-

ringsudvalget.

Sager kan undtagelsesvist og efter aftale med sekretariatet for regeringsudvalget fo-

relægges direkte for udvalget uden forudgående drøftelse i det forberedende udvalg,

idet de ansvarlige ministerier i sådanne tilfælde har ansvaret for at sikre forberedelse

af sagen mellem de relevante ministerier på anden vis.

Visse sager kan som alternativ til mundtlig drøftelse i et regeringsudvalg behandles i

en skriftlig procedure. Dette gælder særligt sager, hvor der forventes enighed om

håndtering af sagen.

Udarbejdelse af det skriftlige materiale

Drøftelse af sager i regeringsudvalgene sker på baggrund af skriftligt materiale.

Sagen udarbejdes af de ministerier, som sagen er relevant for. Det ministerium, der

har det primære ressortansvar, koordinerer udarbejdelsen af sagen. Hvis sagen ved-

rører flere ministeriers ressort, koordineres udarbejdelsen af udkastet som udgangs-

punkt af det ministerium, hvis ressort er mest centralt. Eventuel tvivl om, hvilket mi-

nisterium der skal koordinere udarbejdelse af udkastet, afklares af sekretariatet for

det regeringsudvalg, som skal drøfte sagen.

Det, at et ministerium koordinerer udarbejdelsen af en sag, ændrer ikke på ressortan-

svaret. Det påhviler således hvert enkelt ministerium at sikre, at beskrivelsen af em-

ner, der vedrører ministeriets ressort, er fagligt korrekt.

GRA, Alm.del - 2024-25 - Endeligt svar på spørgsmål 5: Spm. om oversendelse af regeringens forretningsorden af 27. november 2023 for møder i faste regeringsudvalg.

-4-

De ansvarlige ministerier skal fremgå i hovedet af sagen samt eventuelle bilag. Det

ministerium, der koordinerer udarbejdelse af udkast til sagen, står øverst. Herefter

står de øvrige ministerier i alfabetisk rækkefølge. I sager til FØ og ØU skal Finans-

ministeriet altid fremgå af coverets hoved. At et ministerium fremgår i hovedet af

sagen, indebærer ikke, at ministeriet dermed bliver ansvarlig for andre dele af sagen

end dem, der vedrører ministeriets ressortområde.

Ministerier, der som en del af deres ressort har tværgående, koordinerende opgaver,

skal inddrages rettidigt i udarbejdelse af den del af sagen, der vedrører disse opgaver.

Det drejer sig bl.a. om Finansministeriet (herunder i forhold til offentlige finanser,

økonomisk politik, indretning og styring af den offentlige sektor, statens selskaber og

det økonomiske samarbejde med kommuner og regioner), Justitsministeriet (herun-

der i forhold til tværgående juridiske, stats- og menneskeretlige og generelle EU-ret-

lige spørgsmål), Udenrigsministeriet (herunder i forhold til udenrigspolitiske spørgs-

mål, EU-samarbejde og udenrigshandel), og Erhvervsministeriet (herunder i forhold

til erhvervsregulering og konkurrence).

Materialet skal udformes som et cover i en fast skabelon, der ikke må overstige 3-5

sider. Coveret skal bl.a. indeholde en redegørelse for problemstilling, baggrund og

løsningsmuligheder samt én eller flere indstillinger til håndtering af sagen, jf. skabe-

lonen for covernotater.

Afsnittene i den faste skabelon skal anvendes og må ikke ændres eller tages ud ved

udformning af coveret. Hvis et afsnit ikke vurderes relevant i den konkrete sag, eller

hvis beskrivelse af afsnittet udestår, angives dette.

Såfremt sagsfremstillingen ikke kan rummes inden for 3-5 sider, kan der udarbejdes

en uddybet beskrivelse i bilag, som i udgangspunktet højst er 5 sider. Anvendelsen af

bilag skal dog begrænses mest muligt. Plancher kan ikke erstatte det faglige beslut-

ningsgrundlag i en sagsfremstilling. Plancher bør endvidere alene indgå i sagen, hvis

de aktivt anvendes til at understøtte den hovedansvarlige ministers præsentation af

sagen i regeringsudvalget.

Coveret skal skrives som beslutningsoplæg til regeringsudvalget og egne sig til en

politisk drøftelse. Den forberedelse, der derudover vurderes nødvendig, skal foregå

som led i det almindelige arbejde i og imellem ministerierne og ikke i sagerne til de

faste regeringsudvalg.

Cover og eventuelle bilag skal bl.a. afspejle sagens relevante fakta og medtage de

relevante hensyn i sagen, herunder i relevant omfang regeringens politiske linje, og

GRA, Alm.del - 2024-25 - Endeligt svar på spørgsmål 5: Spm. om oversendelse af regeringens forretningsorden af 27. november 2023 for møder i faste regeringsudvalg.

-5-

give en balanceret fremstilling af sagen. Coveret skal indeholde en solid faglig og

politisk rådgivning til ministrene. Alle væsentlige informationer og risici skal fremgå

tydeligt af coveret. Coveret skal bl.a. indeholde en beskrivelse af de implementerings-

og lovgivningsmæssige aspekter af sagen, herunder om en foreslået løsning kan im-

plementeres under nuværende lovgivning, eller om der er behov for ny lovgivning,

samt eventuelle relevante opmærksomhedspunkter vedrørende forholdet til EU-retten

og internationale forpligtelser. Det er

ikke

tilstrækkeligt, at sådanne informationer

fremgår af et bilag.

Coveret og eventuelle bilag skal være formuleret kortfattet, systematisk og forståeligt

for læseren. Der anvendes ikke fodnoter i cover eller bilag.

Det er som udgangspunkt det ministerium, der koordinerer udarbejdelse af udkast til

sagen, der formulerer sagens problem og et forslag til løsning, hvilket i relevant om-

fang skal ske i dialog med sekretariatet for regeringsudvalget.

Der skal i coveret desuden være redegjort for ministeriernes eventuelle forskellige

synspunkter, og hvilke ministerier der støtter hvilke indstillinger i coveret – inden for

de rammer, som gælder for coverets omfang. Eventuelle forskellige synspunkter om

sagsfremstillingen bør afklares i det forberedende udvalg. Det ministerium, der koor-

dinerer udarbejdelse af udkast til sagen, skal – i tilfælde af, at der ikke er enighed om

sagsfremstillingen og/eller indstillinger i coveret – sørge for, at dette klart fremgår af

sagsfremstillingen i coveret og gennem anvendelse af delte indstillinger.

De ansvarlige ministerier skal aktivt tage stilling til, om cover og eventuelle bilag i

henhold til gældende retningslinjer skal klassificeres og derfor behandles som sådan

i forbindelse med udarbejdelsen og udsendelsen af materialet, ligesom drøftelsen i

regeringsudvalget samt det forberedende udvalg skal ske efter de gældende retnings-

linjer herfor.

Ministeriet, der har haft hovedansvaret for at koordinere udarbejdelse af sagen, får –

som udgangspunkt – ordet først under udvalgets behandling med henblik på at præ-

sentere sagen for udvalget.

Godkendelsesprocessen

Det ministerium, der koordinerer udarbejdelse af udkast til sagen, har ansvar for at

tilrettelægge effektive arbejdsgange i udarbejdelsen af sagen, i koordinationens be-

mærkningsfase og i den endelige godkendelse af sagen, bl.a. med henblik på at sikre

rettidig udsendelse af sagen.

GRA, Alm.del - 2024-25 - Endeligt svar på spørgsmål 5: Spm. om oversendelse af regeringens forretningsorden af 27. november 2023 for møder i faste regeringsudvalg.

-6-

Det ministerium, der varetager sekretariatsfunktionen, kan efter dialog med det mini-

sterium, der koordinerer udarbejdelse af udkast til sagen, tage sagen af dagsordenen,

hvis sagen ikke kan opnå den nødvendige kvalitet inden for de fastlagte frister for

udsendelse.

Det enkelte ministerium har ansvar for at sikre sig mulighed for at behandle og god-

kende sagen rettidigt. Ledelsen i ministeriet skal tilrettelægge de interne procedurer,

så man sikrer sig dette.

Sager til regeringsudvalgene skal godkendes af det ministerium, der koordinerer ud-

arbejdelse af udkast til sagen, og som hovedregel af de øvrige involverede ministerier,

der fremgår i hovedet af sagen, jf. ovenfor. Inden drøftelse i de forberedende udvalg

bør de involverede ministerier så vidt muligt afstemme den politiske linje med mini-

steren.

En godkendelse af sagen indebærer, at ministeriet er enig i, at sagen indeholder en

korrekt sagsfremstilling, herunder navnlig for så vidt angår de faglige vurderinger og

beskrivelser inden for ministeriets ressortområde, og at det er afstemt med den på-

gældende minister, at sagen udsendes med de indstillinger, som fremgår.

Hvis sagen ikke er godkendt i et ministerium med mindre aktier i sagen, kan sagen

undtagelsesvist udsendes med kantede parenteser om ministeriets navn.

Bløde parenteser kan anvendes af ministerier, der ikke har hovedansvaret for sagen,

hvis ministeriet er enig i, at sagen indeholder en korrekt sagsfremstilling, jf. ovenfor,

og det forventes, at sagen kan godkendes, men godkendelse undtagelsesvist ikke er

mulig inden for de tidsmæssige rammer.

Indstillingerne i den udsendte sag er under alle omstændigheder og uanset godken-

delse ikke bindende for en minister under sagens politiske drøftelse i regeringsudval-

get.

Som udgangspunkt udsender det ministerium, der varetager sekretariatsfunktionen,

kun materiale, som er godkendt af det ministerium, der koordinerer udarbejdelsen af

udkast til sagen.

I sager, der er styret af udefrakommende – f.eks. pludselige eller upåvirkelige om-

stændigheder – kan det ministerium, der koordinerer udarbejdelse af udkast til sagen,

anmode om, at sagen undtagelsesvist drøftes i regeringsudvalget uden forudgående

godkendelse af sagen. Ministerierne i hovedet på sagen har i sådanne tilfælde fortsat

GRA, Alm.del - 2024-25 - Endeligt svar på spørgsmål 5: Spm. om oversendelse af regeringens forretningsorden af 27. november 2023 for møder i faste regeringsudvalg.

-7-

ansvaret for at sikre forberedelse af sagen mellem de relevante ministerier samt an-

svaret for den efterfølgende yderlige faglige, herunder juridiske og økonomiske, kva-

litetssikring.

Udsendelse af skriftligt materiale

Sager til regeringsudvalgene udsendes af det ministerium, der varetager sekretariats-

funktionen.

Sager til regeringsudvalgene skal sendes ud inden for de fastlagte frister og senest 2

dage før regeringsudvalgsmødet, så de deltagende ministre får den fornødne tid til en

ordentlig forberedelse. Hvis det ministerium, der koordinerer udarbejdelse af udkast

til sagen, ikke har en godkendt sag inden for de fastlagt frister, kan sekretariatet for

det pågældende udvalg beslutte at tage sagen af dagsordenen.

Hastende sager, som det ikke har været muligt at planlægge en rettidig udsendelse af,

kan undtagelsesvist udsendes senere efter aftale med sekretariatet for udvalget. For

sager, der er styret af udefrakommende – f.eks. pludselige eller upåvirkelige omstæn-

digheder – vil det således ikke kunne være muligt at overholde de gængse frister mv.

Det samme vil kunne gøre sige gældende for sager, der relaterer sig til igangværende

politiske forhandlinger.

I særligt hastende sager, hvor oplysningsgrundlaget er under udvikling, og hvor der

samtidig er behov for en hurtig stillingtagen fra regeringsudvalget, vil drøftelsen

kunne foregå helt eller delvist uden skriftligt materiale eller på baggrund af materiale,

som ikke nødvendigvis overholder alle krav i de faste skabeloner, med henblik på at

regeringsudvalget får mulighed for at drøfte sagen på det efter omstændighederne

bedst muligt opdaterede og mest muligt retvisende grundlag. I sådanne tilfælde vil

eventuelt materiale søges udsendt på det tidspunkt, der under de givne omstændighe-

der bedst muliggør, at materialet kan udgøre det bedst mulige beslutningsgrundlag,

og at ministrene samtidig har tid til at læse og forholde sig til sagerne. De ressortan-

svarlige ministre har i sådanne tilfælde fortsat ansvaret for mundtligt at redegøre for

sagen i udvalget samt ansvaret for den efterfølgende yderligere faglige, herunder ju-

ridiske og økonomiske kvalitetssikring.

Konsolidering af sager og genforelæggelse

Efter en drøftelse af en sag i et regeringsudvalg kan der efter omstændighederne være

behov for, at de ansvarlige ressortministerier udarbejder en sagsfremstilling, der be-

skriver den drøftede løsning, herunder de juridiske, økonomiske samt implemente-

rings- og lovgivningsmæssige aspekter, og som kan danne grundlag for ressortmini-

sterens beslutning eller en fornyet forelæggelse for regeringsudvalget. Det kan f.eks.

GRA, Alm.del - 2024-25 - Endeligt svar på spørgsmål 5: Spm. om oversendelse af regeringens forretningsorden af 27. november 2023 for møder i faste regeringsudvalg.

-8-

være tilfældet i sager, der indeholder en drøfte-indstilling, ligesom det vil være til-

fældet, hvis drøftelsen af tidsmæssige årsager er sket helt eller delvist uden skriftligt

materiale, eller hvis en drøftelse fører til, at en sag skal håndteres ud fra en løsnings-

model, som ikke er skitseret i det skriftlige materiale.

Ansvaret for at sikre, at der sker konsolidering af sagen som beskrevet, påhviler det

eller de ansvarlige ressortministerier. De ansvarlige ressortministerier har endvidere

ansvaret for at tage initiativ til, at det – i dialog med sekretariatet for regeringsudval-

get – vurderes, om sagen på ny bør forelægges regeringsudvalget, eventuelt ved

skriftlig procedure, herunder hvis der fremkommer væsentlige nye oplysninger af be-

tydning for den drøftede beslutning.