Miljø- og Fødevareudvalget 2024-25
MOF Alm.del Bilag 464
Offentligt
3033390_0001.png
K VOT E KO N C E N T R AT I O N
DOKUMENTGENNEMGANG HOS
LANDBRUGS- OG
FISKERISTYRELSEN
31-03-2025
1
 MOF, Alm.del - 2024-25 - Bilag 464: Opfølgning på gennemgang af forløb for beregning af kvotekoncentration, fra ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri
3033390_0002.png
OPGAVEBESK RI V EL SE
Grundlag
•
På baggrund af identificerede fejlbehæftede beregninger af
kvotekoncentration, er der udarbejdet en gennemgang af
forløbet hos Landbrugs- og Fiskeristyrelsen (LFST).
Gennemgangen dækker over perioden:
•
Fra 7. august 2017 til 28. juni 2024.
Efterfølgende er der identificeret yderligere dokumenter
relateret til sagen, som ligger forud for den beskrevne start
dato i gennemgangen.
Formål
•
Fastlægge søgeområdet for dokumenter relateret til fejlbehæftede
beregninger af kvotekoncentration
•
Involverer:
•
Fastlægge undersøgelsesperioden, således at det fulde
sagsforløb for kvotekoncentration kan afdækkes
•
Inkludere relevante systemer hos LFST hvori dokumenter
opbevares.
•
Opsætning og udførsel af struktureret dokumentfremsøgning,
sortering, og dokument gennemgang.
Denne proces skal agere som dokumentation for en fyldestgørende
gennemgang af dokumenter indenfor søgeområdet i relevante
systemer hos LFST.
Supplere eksisterende gennemgang af forløb og med henblik på at
LFST udarbejder opdateret gennemgang hvis relevant.
Opgaven varetages af ekstern konsulent fra
Trustworks A/S.
•
•
•
•
Ved samråd den 28. august 2024 forsikrede ministeren, at
•
Fiskeristyrelsen ville undersøge om der var yderligere relevant
materiale. Ministeren nævnte også, at han havde bedt styrelsen
om at antage en ekstern part til at forestå
•
materialeindsamlingen.
TRUSTWORKS / KVOTEKONCENTRATION DOKUMENTGENNEMGANG
 MOF, Alm.del - 2024-25 - Bilag 464: Opfølgning på gennemgang af forløb for beregning af kvotekoncentration, fra ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri
3033390_0003.png
AFGRÆ NSN IN G
Afgrænsninger til opgaven er besluttet på baggrund af møder og interviews med fageksperter fra fagkontorer ved LFST:
•
Direktionen
•
Fiskerikontrolkontoret
•
Hav & Fiskeritilskud kontoret
•
Jura & Compliance.
Periodeafgrænsning
•
Fremsøgning af dokumenter relateret til fejlbehæftede beregninger af kvotekoncentration fastlagt til perioden:
•
Fra 7. august 2017 til 28. juni 2024.
Periodeafgrænsning er begrundet 3 i faktorer:
•
Politisk aftale om kvotekoncentration fra den 16. november 2017. For at sikre omfattende undersøgelse af LFST, sættes start dato ved
etablering af Fiskeristyrelsen den 7. august 2017.
•
Eksisterende gennemgang af sagsforløb for kvotekoncentration som oplyser at LFST blev bekendt med potentielle fejl ved beregning af
kvotekoncentration den 29. november 2021.
•
Udgivelse af gennemgang af forløb for LFST beregning af kvotekoncentration den 28. juni 2024.
•
•
Beslutning om afgrænsninger godkendt af Departementet ved Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri.
TRUSTWORKS / KVOTEKONCENTRATION DOKUMENTGENNEMGANG
3
 MOF, Alm.del - 2024-25 - Bilag 464: Opfølgning på gennemgang af forløb for beregning af kvotekoncentration, fra ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri
3033390_0004.png
AFGRÆ NSN IN G
Systemafgrænsning
Følgende systemer har været i betragtning for dokumentfremsøgning:
•
WorkZone (Database aktiv fra 2017
–
december 2024)
•
Historiske journal databaser
•
Microsoft Exchange servere
•
LFST Netværksdrev
–
Enhedsdrev (X:)
•
Bedre Tilskuds Administrations System (BTAS)
•
Tilskuds Administrations System (TAS).
Systemafgrænsning fastlagt til følgende systemer
•
WorkZone (Database aktiv fra 2017
–
december 2024)
•
Microsoft Exchange servere
•
LFST Netværksdrev
–
Enhedsdrev (X:)
•
Herunder følgende mapper:
•
Fiskerikontrolkontoret
•
Fælles FST
•
Hav & Fiskeritilskudskontoret/Fælles
TRUSTWORKS / KVOTEKONCENTRATION DOKUMENTGENNEMGANG
4
 MOF, Alm.del - 2024-25 - Bilag 464: Opfølgning på gennemgang af forløb for beregning af kvotekoncentration, fra ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri
3033390_0005.png
AFGRÆ NSN IN G
Systemafgrænsning
Følgende systemer fravalgt dokumentfremsøgning:
•
Historiske journal databaser
•
Som følge af Fiskeristyrelsens oprettelse under Udenrigsministeriet 7. august 2017, overgik journalisering til ny WorkZone
database, hvilket blev benyttet frem til udgangen af 2024. Historiske databaser ligger derfor forud for søgeperioden.
•
BTAS & TAS
•
Hav & Fiskeritilskud kontoret har udarbejdet en vurdering af sammenfald mellem brug af systemer og perioden for fejlberegning af
kvotekoncentration. I relation til TAS konkluderes det at systemet først er taget i brug efter styrelsen var bekendt med fejlen og
derved ikke har relevans for fremsøgningen. I relation til BTAS vurderes det at sagsforløb for kvotekoncentration også vil kunne
findes i WorkZone eller på Enhedsdrev (X:).
TRUSTWORKS / KVOTEKONCENTRATION DOKUMENTGENNEMGANG
5
 MOF, Alm.del - 2024-25 - Bilag 464: Opfølgning på gennemgang af forløb for beregning af kvotekoncentration, fra ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri
3033390_0006.png
WOR KZONE D OKUM ENT FREM SØGNING
For at fremsøge dokumenter i WorkZone relateret til fejlberegning af kvotekoncentration, er der varetaget fremsøgning i WorkZone Odata Query Builder.
•
Søgninger i systemer er afgrænset til perioden beskrevet.
•
Søgninger er varetaget ved brug at søgeord defineret på baggrund af interviews med fageksperter i LFST, samt søgekriterier benyttet af departementet til
fremsøgning af sager relateret til kvotekoncentration i interne systemer.
•
Samme søgeord er anvendt ved søgninger i departementets F2 journaliseringssystem forud for samrådet den 28. august 2024.
•
Søgninger er yderligere udført ved brug at fuzzy søgning og wildcard søgning.
•
Dette har til formål at korrigere for potentielle stavevarianter, stavefejl, ukomplette eller sammensatte ord.
Følgende søgeord er benyttet i kombination til fremsøgning af dokumenter og sager i WorkZone:
•
Kvotekoncentration
•
Promille
•
Fejlberegning
•
Genberegning
•
Beregningsgrundlag
•
Problem
•
Forkert.
Søgning på baggrund af udelukkende søgeordet ”Kvotekoncentration” er yderligere filtreret på baggrund af sagsparter som har været
involveret i kvotekoncentration
journalisering i den udvalgte periode.
•
Listen af parter er udvalgt på baggrund af møder og interviews med fageksperter i LFST.
TRUSTWORKS / KVOTEKONCENTRATION DOKUMENTGENNEMGANG
6
 MOF, Alm.del - 2024-25 - Bilag 464: Opfølgning på gennemgang af forløb for beregning af kvotekoncentration, fra ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri
3033390_0007.png
WOR KZONE D OKUM ENT FREM SØGNING
Resultater fra fremsøgning af sager og dokumenter fra WorkZone findes i det følgende 2 Excel ark journaliseret hos LFST.
•
De to ark korresponderer med følgende søgninger:
•
Søgning 1:
7. august 2017
–
29. november 2021
•
Søgning 2:
29. november 2021
–
28 juni 2024
•
Begge ark indeholder faner med resultater for hver enkelt søgning, inklusiv en fane med ”Parter” benyttet til filtrering, og
en fane med alle søgninger
sammenlagt ”Total”.
•
•
Hver fane med søgeresultater inkluderer i toppen en beskrivelse fra den benyttede Odata Query, Søgekriterie, og resultater fra søgningen.
Dette inkluderer følgende ark:
•
KK Sager
•
KK Dokumenter
•
KK & Promille
•
KK & Fejlberegning
•
KK & Genberegning
•
KK & Beregningsgrundlag
•
KK & Problem
•
KK & Forkert.
TRUSTWORKS / KVOTEKONCENTRATION DOKUMENTGENNEMGANG
7
 MOF, Alm.del - 2024-25 - Bilag 464: Opfølgning på gennemgang af forløb for beregning af kvotekoncentration, fra ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri
3033390_0008.png
WOR KZONE D OKUM ENTGENNEM GANG
Fanen “Total” for hvert ark indeholder en samlet liste med alle fremsøgte dokumenter og sager, med duplikerede resultater fjernet.
•
Arket benyttes yderligere til manuel gennemgang af fremsøgte dokumenter, med formål at vurdere relevans til fejlberegning af
kvotekoncentration.
•
Gennemgangen har været varetaget af fagekspert fra LFST og ekstern konsulent fra Trustworks A/S.
Søgning i WorkZone har resulteret i
9.305 unikke dokumenter
på tværs af de to søgninger.
•
Søgning 1 resulterede i 5.148 dokumenter
•
Søgning 2 resulterede i 4.157 dokumenter
TRUSTWORKS / KVOTEKONCENTRATION DOKUMENTGENNEMGANG
8
 MOF, Alm.del - 2024-25 - Bilag 464: Opfølgning på gennemgang af forløb for beregning af kvotekoncentration, fra ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri
3033390_0009.png
WOR KZONE D OKUM ENTGENNEM GANG
Alle dokumenter er gennemgået og givet en indledende status af begge parter med henblik på relevans for yderligere vurdering fra LFST.
•
Denne status rangerer mellem
•
Ikke relevant
(Rød)
•
Relevans vurderes
(Gul)
•
Relevant
(Grøn)
•
Herefter foretages en dybdegående gennemgang af dokumenter markeret Gul og Grøn af både ekstern konsulent og fag ekspert fra
LFST, til formål at validere vurderingerne.
Efter den endelig gennemgang er
22 dokumenter markeret ”Relevant”
og sendt til LFST for yderligere vurdering
•
16 dokumenter findes relevant fra søgning 1.
•
6 dokumenter findes relevant fra søgning 2.
TRUSTWORKS / KVOTEKONCENTRATION DOKUMENTGENNEMGANG
9
 MOF, Alm.del - 2024-25 - Bilag 464: Opfølgning på gennemgang af forløb for beregning af kvotekoncentration, fra ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri
3033390_0010.png
M I CROSOFT EXCHANGE E - M AIL FREM SØGNING
Afgrænsning af medarbejder til fremsøgning er udvalgt på baggrund af medarbejdere fortsat ansat i LFST som har været involveret
kvotekoncentration i den pågældende periode, identificeret gennem møder og interviews med fageksperter i LFST
•
Dette har resulteret i 2 medarbejdere, herefter refereret til som
•
Medarbejder 1
•
Medarbejder 2
•
Et PowerShell script er blevet udviklet til at søge igennem e-mail emner, e-mail indhold, samt titler og indhold på filer vedhæftet e-mails.
•
Scriptet søger gennem mailboksen fra en specificeret medarbejder, og påkræver læse adgang til den givne mailboks.
•
Scriptet benytter en specificeret periode afgrænsningen og søger igennem mails som er sendt og modtaget på tværs af mapper i den
specificerede periode.
•
Scriptet søger på specificeret søgeord på tværs af mails og understøtter søgning på uddrag fra ord.
•
For eksempel: søgeordet ‘kvote’ matcher på ordet ‘kvotekoncentration’
•
Matchede mails bliver tilføjet til et Excel ark, journaliseret hos LFST, for manuel gennemgang.
TRUSTWORKS / KVOTEKONCENTRATION DOKUMENTGENNEMGANG
10
 MOF, Alm.del - 2024-25 - Bilag 464: Opfølgning på gennemgang af forløb for beregning af kvotekoncentration, fra ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri
3033390_0011.png
M I CROSOFT EXCHANGE E - M AIL GENNEM GANG
•
Søgning blev foretaget af to omgang, individuelt for de to medarbejdere.
Medarbejder 1
•
Søgning af mailboks tilhørende medarbejder 1 blev foretaget for perioden 7. august 2017 til og med 28. juni 2024.
•
Søgningen omfatter 168.996 e-mails sendt og modtaget på tværs af 121 mapper.
•
Søgningen på e-mails relateret til kvotekoncentration resulterede i
1.945
matches på tværs af
1.203
e-mail tråde.
Medarbejder 2
•
Søgning af mailboks tilhørende medarbejder 2 blev foretaget for perioden 7. august 2017 til og med 23. september 2017, samt
perioden 1. september 2018 til og med 28. juni 2024.
•
Årsagen for eksklusion af perioden 24. september 2017 til og med 31. august 2018, skyldes at medarbejder 2 ikke var ansat i
Landbrugs- og Fiskeristyrelsen i denne periode.
•
Søgningen omfatter 51.670 e-mails sendt og modtaget på tværs af 799 mapper.
•
Søgningen på e-mails relateret til kvotekoncentration resulterede i
1.720
matches på tværs af
908
e-mail tråde.
TRUSTWORKS / KVOTEKONCENTRATION DOKUMENTGENNEMGANG
11
 MOF, Alm.del - 2024-25 - Bilag 464: Opfølgning på gennemgang af forløb for beregning af kvotekoncentration, fra ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri
3033390_0012.png
M I CROSOFT EXCHANGE E - M AIL GENNEM GANG
De
2.111
fremsøgte e-mail tråde er gennemgået og givet en indledende status, med henblik på relevans for yderligere vurdering fra LFST.
•
Denne status rangerer mellem
•
Ikke relevant
(Rød)
•
Relevans vurderes
(Gul)
•
Relevant
(Grøn)
•
Herefter foretages en dybdegående gennemgang af dokumenter markeret Gul og Grøn
•
Efter den endelig gennemgang er
6 e-mails
markeret ”Relevant”
og sendt til LFST for yderligere vurdering
•
1 dokumenter findes relevant fra medarbejder 1.
•
5 dokumenter findes relevant fra medarbejder 2.
TRUSTWORKS / KVOTEKONCENTRATION DOKUMENTGENNEMGANG
12
 MOF, Alm.del - 2024-25 - Bilag 464: Opfølgning på gennemgang af forløb for beregning af kvotekoncentration, fra ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri
3033390_0013.png
EN HED SD R EV (X :) D OKUM ENT FREM SØGNING
Følgende mapper fra Enhedsdrevet (X:) er blevet gennemsøgt for dokumenter relateret til kvotekoncentration:
•
Fiskerikontrolkontoret
•
Fælles FST
•
Hav & Fiskeritilskudskontoret/Fælles
•
Udvalg af mapper for dokument fremsøgning med relevans til kvotekoncentration er vurderet på baggrund af interviews med fageksperter i LFST.
•
Et PowerShell script er blevet udviklet til at søge igennem indhold og af filter gemt i drevet.
•
Søgningen benytter regular expression til at matche kvotekoncentration til linjer i dokumentets indhold eller navn.
•
Scriptet implementerer gennemsøgning af filindhold på følgende filtyper:
•
.txt, .docx, .doc, .pptx, .pdf, .msg, .eml.
•
For andre filtyper vil dokumentnavnet blive søgt.
Scriptet søger benytter periode afgrænsningen beskrevet tidligere, og søger igennem filer som er ændret efter den 7. august 2017 og frem til den 28. juni
2024.
Matchede filer bliver tilføjet til et Excel ark, journaliseret hos LFST, for manuel gennemgang efterfølgende.
•
Grundet begrænsning i Windows, hvor filstier på maksimalt 255 karakterer kan læses og åbnes, bliver filer med sti længere end 255 karakterer også
tilføjet til Excel arket til manuel gennemgang.
•
Filer gennemgås af ekstern konsulent fra Trustworks A/S og valideres af fagekspert fra LFST.
TRUSTWORKS / KVOTEKONCENTRATION DOKUMENTGENNEMGANG
13
•
•
 MOF, Alm.del - 2024-25 - Bilag 464: Opfølgning på gennemgang af forløb for beregning af kvotekoncentration, fra ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri
3033390_0014.png
EN HED SD R EV (X :) D OKUM ENTGENNEM GANG
Søgning blev foretaget af to omgange:
•
Søgning 1:
7. august 2017
–
29. november 2021
•
Søgning 2:
29. november 2021
–
28 juni 2024
Søgning 1
Fiskerikontrolkontoret
•
Søgning i mappen Fiskerikontrolkontoret søgte igennem 32.827 filer hvoraf
400
matches blev fundet og
359
tilføjelser grundet for lang fil sti.
Fælles FST
•
Søgning i mappen Fiskerikontrolkontoret søgte igennem 117.762 filer hvoraf
112
matches blev fundet og
175
tilføjelser grundet for lang fil sti.
Hav & Fiskeritilskudskontoret/Fælles
•
Søgning i mappen Fiskerikontrolkontoret søgte igennem 16.346 filer hvoraf
44
matches blev fundet og
300
tilføjelser grundet for lang fil sti.
Manuel gennemgang af dokumenter fundet på Enhedsdrev (X:) fra søgning 1 har resulteret i
3 dokumenter markeret ”Relevant”
, og sendt til
yderligere vurdering fra LFST.
•
Disse filer er fundet i mappen ”Fiskerikontrolkontoret”.
TRUSTWORKS / KVOTEKONCENTRATION DOKUMENTGENNEMGANG
14
 MOF, Alm.del - 2024-25 - Bilag 464: Opfølgning på gennemgang af forløb for beregning af kvotekoncentration, fra ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri
3033390_0015.png
EN HED SD R EV (X :) D OKUM ENTGENNEM GANG
Søgning 2
Fiskerikontrolkontoret
•
Søgning i mappen Fiskerikontrolkontoret søgte igennem 14.764 filer hvoraf
95
matches blev fundet og
124
tilføjelser grundet for lang
fil sti.
Fælles FST
•
Søgning i mappen Fiskerikontrolkontoret søgte igennem 54.542 filer hvoraf
18
matches blev fundet og
139
tilføjelser grundet for lang
fil sti.
Hav & Fiskeritilskudskontoret/Fælles
•
Søgning i mappen Fiskerikontrolkontoret søgte igennem 2.852 filer hvoraf
6
matches blev fundet og
9
tilføjelser grundet for lang fil
sti.
Manuel gennemgang af dokumenter fundet på Enhedsdrev (X:) fra søgning 2 har resulteret i
0 dokumenter markeret ”Relevant”.
TRUSTWORKS / KVOTEKONCENTRATION DOKUMENTGENNEMGANG
15
 MOF, Alm.del - 2024-25 - Bilag 464: Opfølgning på gennemgang af forløb for beregning af kvotekoncentration, fra ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri
3033390_0016.png
RESULTAT
På baggrund af fremsøgningen af dokumenter i relateret til fejlbehæftede beregninger af kvotekoncentration, er der fundet frem til følgende:
WorkZone
•
•
I WorkZone er totalt
604.200
dokumenter, i perioden 7. august 2017 til 28. juni 2024, blevet gennemsøgt.
Søgning, på baggrund af kriterier fremlagt i denne rapport, har resulteret i
9.305
matches.
•
Disse dokumenter er gennemgået manuelt for relevans til fejlbehæftede beregninger af kvotekoncentration.
•
Heraf er
22 dokumenter
i WorkZone fundet til at have relevans til sagen og sendt til yderligere vurdering af LFST.
Microsoft Exchange
•
•
Fra Microsoft Exchange servere er
220.666
dokumenter, i den afgrænsede periode, blevet gennemsøgt.
Søgning, på baggrund af kriterier fremlagt i denne rapport, har resulteret i
3.148
matches.
•
Disse dokumenter er gennemgået manuelt for relevans til fejlbehæftede beregninger af kvotekoncentration.
•
Heraf er
6 dokumenter
fra Microsoft Exchange servere fundet til at have relevans til sagen og sendt til yderligere vurdering af LFST.
Enhedsdrev (X:)
•
•
•
Yderligere er
239.091
dokumenter fra Enhedsdrev (X:) , i den afgrænsede periode, blevet gennemsøgt.
Søgning, på baggrund af kriterier fremlagt i denne rapport, har resulteret i
1.781
matches.
Heraf er
3 dokumenter
fra Enhedsdrev (X:) fundet til at have relevans til sagen og sendt til yderligere vurdering af LFST.
TRUSTWORKS / KVOTEKONCENTRATION DOKUMENTGENNEMGANG
16