Aktstk. 232 - 2024-25 - Bilag 1: Statens IT-råds anbefalingsbrev til LFST 2025

Finansudvalget 2024-25
Aktstk. 232 § 24 Bilag 1
Offentligt

Landbrugs- og Fiskeristyrelsen (LFST)

Att.: Vicedirektør Christian Vig Houe

9. december 2024

ITS/JANAND

Statens It-råds anbefalingsbrev til It-fundamentprojektet

Kære Christian Vig Houe

Statens It-råd kvitterer for et godt og konstruktivt dialogmøde afholdt den 29. no-

vember 2024 i forbindelse med risikovurderingen af it-projektet

It-fundamentprojektet

i Landbrugs- og Fiskeristyrelsen (LFST).

Projektet vurderes at have

høj risiko.

Projektet

anbefales ikke

et eksternt review.

Statens It-råd ønsker at genbesøge og revurdere projektets risiko, når projektet har

gennemført den planlagte ePOC (early proof of concept), foretaget yderligere af-

klaringer vedrørende valg af de tekniske løsninger og igangsat projektets plan for

mobilisering og tilførsel af ressourcer. It-rådet vurderer ud fra projektets fremlagte

tidsplan, at et møde kan afholdes inden udgangen af 2. kvartal 2025 ud fra projektets

tidsplan.

Vurderingen af projektets høje risikoprofil er begrundet i følgende forhold:

•

Projektet medfører en omfattende transformation med høj kompleksitet,

som styrelsen ikke har erfaring med at gennemføre. Transformationen in-

debærer en trinvis udfasning af back-end legacysystemer, som understøtter

fiskerikontrollen med korrekt data. Transformationen i forbindelse med

projektet omfatter implementering af en ny integrationsplatform, der skal

etablere en hensigtsmæssig arkitektur ved hjælp af ny integrationsarkitektur,

et data access-lag og etablering af en ny fiskeridatabase. Dertil forudsætter

transformationen en væsentlig forandringsledelsesindsats, idet it-organisati-

onen skal ændre sine processer og kompetencer væsentligt.

Projektet har en snarlig tidsfrist for at rekruttere, mobilisere og organisere

et stort antal eksterne ressourcer. Ifølge It-rådets oplysninger er mange af

de nødvendige ressourcer vanskelige at tilgå på markedet. De efterspurgte

ressourcer inkluderer blandt andet it-arkitekter, integrationsspecialister, da-

taspecialister, testere og eksperter inden for forskellige specialiserede områ-

der.

•

Økonomistyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1013 København K · 3392 8000 · www.oes.dk

Aktstk. 232 - 2024-25 - Bilag 1: Statens IT-råds anbefalingsbrev til LFST 2025

Side 2 af 5

•

Valg af teknologiske løsninger er endnu ikke endeligt fastlagt, hvilket med-

fører betydelige risici. Disse valg kan efter It-rådets vurdering resultere i, at

projektet ikke kan overholde dets tidsplan eller budget. Derudover har val-

get af de teknologiske løsninger betydning for, hvilke ressourcer der skal

mobiliseres til projektet.

I 2024 gennemførte LFST en systemkortlægning og udarbejdede en tilhørende til-

standsrapport, der afdækkede legacyudfordringer i de af styrelsens back-end it-sy-

stemer, som anvendes til at understøtte fiskerikontrolområdet. Gennemgangen vi-

ste, at it-landskabet er præget af mange års skiftende fokus i it-udviklingen, hvilket

har resulteret i en uensartet tilgang til forretningslogik. Denne fragmenterede tilgang

har gradvist øget systemernes kompleksitet og medført en uhensigtsmæssig it-arki-

tektur.

Den nuværende it-arkitektur medfører flere udfordringer, herunder stigende om-

kostninger til udvikling, drift, support og vedligeholdelse. Samtidig begrænser lega-

cyudfordringerne systemernes evne til at opfylde de nye funktionelle krav i EU’s

Fiskerikontrolforordning fra 2023.

Projektet er ét af tre delprojekter i LFST’s samlede moderniseringsprogram, der

skal

transformere styrelsens it-organisation og sikre optimal digital understøttelse af for-

valtningen. De to øvrige er ikke en del af risikovurderingen, men projekterne i pro-

grammet omhandler henholdsvis regelefterlevelse med fokus på eksisterende for-

valtningspraksis, administrationsgrundlag og processer samt udvikling af funktio-

nelle it-løsninger, der bedst muligt understøtter arbejdsgange og regelefterlevelse i

forvaltningen,

herunder særligt EU’s Fiskerikontrolordning.

Formålet med

It-fundamentprojektet

er at nedbringe it-legacy gennem en modernise-

ring af fiskerisystemernes backend-systemer og samtidig etablere en effektiv it-le-

verancemodel, der sikrer en fremtidssikret digital infrastruktur for styrelsen.

Statens It-råd anerkender LFST for at have afgrænset projektet mest muligt (mini-

mal viable product) og reducere kompleksitet mest muligt ved bl.a. opdele projek-

terne i det samlede program. Samtidig anerkender It-rådet, at projektet er afgrænset

på en måde, der sikrer, at det fortsat kan levere værdi til forretningen, selv hvis de

andre projekter i det samlede moderniseringsprogram ikke bliver igangsat eller gen-

nemført. It-rådet bemærker dog, at projektet indebærer en omfattende transforma-

tion for styrelsen. I den forbindelse opfordrer rådet til, at styrelsen udvikler en stærk

kommunikationsstrategi og en tydelig kernefortælling, der kan formidles både in-

ternt og eksternt. Formålet med kernefortællingen er at skabe motivation og opbak-

ning til gennemførslen af den komplekse transformation, og samtidig skal det po-

tentielt understøtte rekruttering af de nødvendige ressourcer til projektet og styrel-

sen.

It-rådet har følgende anbefalinger til LFST i forbindelse med

It-fundamentprojektet:

Aktstk. 232 - 2024-25 - Bilag 1: Statens IT-råds anbefalingsbrev til LFST 2025

Side 3 af 5

1. It-rådet anbefaler, at projektet på baggrund af et oplyst og analyseret

grundlag, hurtigt træffer beslutninger om de teknologiske løsninger og ret-

tidigt inddrager Statens It eller anden leverandør i processen og beslutnin-

gen af driftsplatform.

It-rådet observerer, at projektet endnu ikke har truffet endelige beslutninger om de

fremtidige teknologiske løsninger, som projektet skal baseres på. Derudover udestår

en afgørelse om, hvorvidt styrelsen fremover skal anvende sin eksisterende cloud-

løsning eller vælge en alternativ løsning. Projektet har desuden ikke etableret en

dialog med Statens It eller anden relevant leverandør i relation til disse beslutninger.

Disse udestående valg er kritiske for projektets fremdrift og for at sikre et styrket

økonomisk og tidsmæssigt styringsgrundlag. Usikkerheden om teknologivalget øger

projektets usikkerhed i forhold til økonomi og tidsplan, særligt set i lyset af projek-

tets kompleksitet. Valgene har også direkte betydning for rekruttering og mobilise-

ring af ressourcer, da disse afhænger af de teknologiske løsninger, der vælges. Em-

ner som sikkerhed og compliance bør inddrages i afklaringerne, inden LFST træffer

de endelige valg af de teknologiske løsninger. Afklaring af de teknologiske løsninger

kan ligeledes styrke projektets risikostyring og risikolog i forhold til konkretisering

af risici og håndteringen af disse.

It-rådet anbefaler derfor, at projektet på baggrund af et oplyst og analyseret grund-

lag, får foretaget valg af teknologier, herunder får inddraget Statens It rettidigt med

henblik på valget og mulighederne i forbindelse med den fremtidige driftsplatform.

2. It-rådet anbefaler, at LFST genbesøger, konkretiserer og operationaliserer

programstyregruppen, programledelsen (PMO) og den udførende projekt-

gruppe i de to spor med henblik på en optimal understøttelse af de udførende

teams og korte beslutningsgange.

Projektet er organiseret i en programstruktur, som blandt andet omfatter

LFST’s

direktion, en styregruppe, programledelsen (PMO), referencegrupper, følgegrup-

per, arbejdsgrupper og tre udførende projektspor. Disse elementer skal arbejde på

tværs af de projekter, der løbende iværksættes som led i det samlede modernise-

ringsprogram. It-rådet anerkender betydningen af en styregruppe og en programle-

delse, der kan sikre et overblik over afhængigheder, risici og konsekvenser på tværs

af projekterne. It-rådet bemærker dog, at

LFST’s

organisering af projektet er kom-

pleks, og at styregruppen ikke har erfaring i forhold til styring af et så omfattende

og komplekst projekt. Denne mangel på erfaring kan hæmme projektets fremdrift,

hvis ikke ansvarsområder, rollefordeling og beslutningsprocesser er afklaret internt,

og mandater uddelegeres til de udførende roller i projektet ved bl.a. programledere,

sporledere mm. It-rådet understreger desuden, at styregruppen skal fungere som en

aktiv støtte for projektet ved at håndtere risici og de afledte konsekvenser heraf, da

projektets scope, økonomi og tidsramme er fastlåst. Ligeledes bør programledelsen

(PMO) fungere som en aktiv understøttende funktion for det udførende projekt og

ikke fungere primært som en støtte og bestillingsfunktion til projektet for styregrup-

pen og direktionen.

Aktstk. 232 - 2024-25 - Bilag 1: Statens IT-råds anbefalingsbrev til LFST 2025

Side 4 af 5

På denne baggrund anbefaler It-rådet, at projektets programorganisering og sty-

ringsorganer konkretiseres og operationaliseres med henblik på en optimal under-

støttelse af de udførende teams og korte beslutningsgange.

3. It-rådet anbefaler, at projektet påbegynder arbejdet med en mobiliserings-

strategi og en plan for onboarding af de ressourcer, der skal tilføres projektet

i løbet af dets gennemførsel.

Projektet oplyser, at styrelsen på nuværende tidspunkt ikke råder over de nødven-

dige interne kompetencer, og er derfor afhængig af eksterne ressourcer for at initiere

og gennemføre projektet. Disse eksterne ressourcer skal besidde specialiseret viden,

der matcher projektets kompleksitet og endelige teknologivalg. Flere af disse res-

sourcer skal allerede tilføres projektet i første kvartal af 2025. Projektet har hertil

oplyst, at der endnu ikke er gennemført markedsdialog med leverandører for at af-

dække, om de nødvendige kompetencer er tilgængelige og kan tilføres projektet ret-

tidigt. It-rådet erfarer desuden, at det ofte kræver flere ressourcer end forventet at

udvikle en effektiv mobiliseringsstrategi og sikre rettidig tilførsel af de nødvendige

ressourcer til lignende komplekse projekter som dette. It-rådets anbefaler, at der

bør udarbejdes en plan for, hvordan styrelsen vil sikre, at specialistviden fra de eks-

terne ressourcer integreres i projektets og styrelsens interne ressourcer for at opnå

vidensoverførsel og kompetenceudvikling.

På denne baggrund anbefaler Statens It-råd, at projektet hurtigst muligt påbegynder

arbejdet med en mobiliseringsstrategi samt en plan for onboarding af de kommende

ressourcer for at sikre projektets fremdrift og vidensdeling.

4. It-rådet anbefaler, at projektets arbejde med risikostyring og udarbejdelse

af risikolog modnes og konkretiseres for at sikre en mere effektiv håndtering

af risici for projektet.

It-rådet observerer, at den nuværende risikostyring, som fremgår af styringsgrund-

laget og risikologgen, er overordnet og generelt beskrevet. Samtidig observerer It-

rådet, at projektets tidsplan, scope og økonomi er fastlåst, hvilket stiller høje krav

og fordrer til en aktiv og løbende risikostyring i både projektet og dets styringsor-

ganer ved styregruppen og programledelsen. Det er derfor nødvendigt, at risikolog-

gen anvendes som et centralt værktøj til styring og prioritering af projektets aktivi-

teter og ressourcer. It-rådet anbefaler, at risikologgen udbygges, så den bl.a. også

omfatter risici relateret til tekniske løsninger, sikkerhedsforhold og andre relevante

områder. Derudover bør der udarbejdes mitigerende tiltag for de identificerede ri-

sici, hvor konsekvenserne ved eventuelle hændelser kortlægges og kvantificeres, så

projektet er forberedt på potentielle udfordringer og deres afledte konsekvenser af

risiciene.

På denne baggrund anbefaler Statens It-råd, at projektets arbejde med risikostyring

og risikolog videreudvikles og konkretiseres for at skabe et robust grundlag for pro-

jektets fremdrift og risikohåndtering.

Aktstk. 232 - 2024-25 - Bilag 1: Statens IT-råds anbefalingsbrev til LFST 2025

Side 5 af 5

Senest en måned fra dags dato skal Landbrugs- og Fiskeristyrelsen indsende et notat

til Økonomistyrelsens kontor for it-styring om, hvordan projektet vil inddrage It-

rådets anbefalinger i det videre arbejde og oplyse, hvornår projektet forventes at

overgå til gennemførelsesfasen. Efter modtagelse af notatet vil It-rådet tage stilling

til eventuel yderligere opfølgning på projektet. It-rådet kan til enhver tid omgøre

denne beslutning, hvis projektet væsentligt ændrer karakter.

Ved projektets faseskift til gennemførelsesfase skal projektet indsende projektover-

blik og business case-model. Desuden vedlægges et notat fra styregruppeforman-

den, der redegør for eventuelle væsentlige ændringer i projektet siden risikovurde-

ringen. Dette vil danne baseline for

It-fundamentprojektet

og være udgangspunkt for

projektets statusrapportering til It-rådet.

Projektet sluttes formelt ved statusrapportering til It-trådet og ved fremsendelse af

et afsluttende statusnotat, som indeholder en evaluering af projektet. Efter projekt-

afslutning skal Landbrugs- og Fiskeristyrelsen statusrapportere yderligere én gang i

forhold til fremdrift i realisering af projektets gevinster.

Ved spørgsmål til anbefalingerne kan I kontakte undertegnede eller Jannick Faldt

Andersen,

[email protected]

eller telefon 20491193. Dette brev er også sendt til sty-

relsesdirektør i LFST, Kenneth Joensen, og afdelingschef i Ministeriet for Fødeva-

rer, Landbrug og Fiskeri, Joakim Thaning.

Med venlig hilsen

Betina Hagerup

Formand for It-rådet