Aktstk. 44 - 2023-24 - Bilag 2: Bilag 2 - Håndtering af anbefalinger fra Statens IT-råd til projekt Udvikling og drift af en moderniseret

Finansudvalget 2023-24
Aktstk. 44 § 29 Bilag 2
Offentligt

Håndtering af anbefalinger fra Statens It-råd - projekt for udvikling og drift af en mo-

derniseret Datafordeler

Kontor

Fællesoffentlig

datadistribution

Dato

24. oktober 2023

J nr.

7082-4007

/ ANSFN

Baggrund

Den 14. september 2023 blev der afholdt opfølgningsmøde mellem Statens It-råd

og Styrelsen for Dataforsyning og Infrastruktur (SDFI) vedr. it-projektet ”Udvikling

og drift af en moderniseret Datafordeler”. Som opfølgning på mødet har Statens It-

råd den 4. oktober 2023, fremsendt opfølgningsbrev indeholdende tre konkrete an-

befalinger til projektet, som SDFI i det følgende adresserer.

Anbefalinger fra It-rådet

1. It-rådet anbefaler, at SDFI skærper projektets gevinstbeskrivelser samt kon-

kretiserer og prioriterer de styrende gevinster for den moderniserede version

af Datafordeleren

Det fremgår af det indsendte materiale, at de ovenfor nævnte 17 moderniseringsbe-

hov skal imødekomme i alt syv overordnede forretningsmæssige mål, som udmunder

i fem forskellige gevinster. De beskrevne gevinster fremstår dog mere overordnede

og har karakter af formål. For at udgøre et effektivt styringsparameter undervejs i

projektet, er det It-rådets erfaring, at gevinster bør konkretiseres til en til fire styrende

gevinster, som er operationelle og indbyrdes prioriterede, og det skal være muligt at

måle, om gevinsterne realiseres.

It-rådet anbefaler derfor, at projektets gevinstbeskrivelser konkretiseres og priorite-

res, og at det tydeliggøres, hvilke gevinster, der er styrende, samt hvordan det kan

konstateres om gevinsterne opnås. Ligeledes bør projektet sætte klare ambitioner

for, fx hvor mange færre sikkerhedsincidents, hvor lange oppetider, hvor hurtigere

time-to-market, eller hvor korte svartider, projektet forventer at opnå. Projektet kan

med fordel tage udgangspunkt i de 17 moderniseringsbehov, som er prioriteret i hen-

holdsvis høj, mellem og lav prioritet, i skærpelsen af de styrende gevinster, så det er

tydeligt og kan kommunikeres til de relevante interessenter, hvilken gevinstrealise-

ring der efterstræbes. Definitionen af de højest prioriterede og styrende gevinster vil

også kunne bidrage til den videre konkretisering af udviklingsleverancerne og priori-

tering af projektets Minimal Viable Product.

Styrelsen for Dataforsyning

og Infrastruktur

Rentemestervej 8

2400 København NV

T: 72 54 55 00

E: [email protected]

Side 1/4

www.sdfi.dk

Aktstk. 44 - 2023-24 - Bilag 2: Bilag 2 - Håndtering af anbefalinger fra Statens IT-råd til projekt Udvikling og drift af en moderniseret

Projektet/projektstyregruppen har som anbefalet foretaget en prioritering af de fem

gevinster af hensyn til at skærpe styringsgrundlaget og sikre gennemsigtighed ift.

SDFI’s prioritering. Projektet/projektstyregruppen arbejder i 4. kvartal 2023 videre

med en konkretisering af gevinsterne i projektets business case grundlag ift. at tyde-

liggøre, hvad den reelle gevinst er, samt muliggøre en bedre måling af gevinstreali-

seringen.

Projektets product owners bærer prioriteringen af gevinsterne ind i den igangvæ-

rende tilrettelæggelse af udviklingsforløbet med udgangspunkt i projektets priorite-

ring af gevinster og af de 17 moderniseringsbehov samt input fra interessenter.

Projektet/projektstyregruppen har ikke reduceret de fem styrende gevinster, som har

været skitseret fra projektets start. Dette er valgt, da projektet/projektstyregruppen

fortsat mener, at det er væsentligt at have alle fem elementer som en del af styrings-

grundlaget, og da dette endvidere er indarbejdet i kontrakten med Netcompany.

2. It-rådet anbefaler, at SDFI i arbejdet med den videre konkretisering af leve-

rancerne binder økonomien til udviklingsopgaverne op på de enkelte dele i ud-

viklingsleverancerne og de moderniseringstiltag, som fremgår af Netcompa-

nys tilbud

På opfølgningsmødet fremgik det, at projektet vil anvende design- og planlægnings-

fasen til yderligere at konkretisere og nedbryde de fire overordnede udviklingsleve-

rancer, som på tidspunkt for opfølgningsmødet var relativt overordnet beskrevet.

Som beskrevet ovenfor vurderes det, at der er en væsentlig risiko for, at det ikke er

muligt at nå det ønskede scope og dermed opnå de ønskede moderniseringsbehov

inden for kontraktmodellen med den afsatte udviklingskapacitet på i alt 50.000 timer.

For at understøtte styringen af projektet og hjælpe til at nå det maksimalt mulige

scope, er det derfor vigtigt, at design- og afklaringsfasen afdækker og estimerer den

nødvendige tid og økonomi ved hver udviklingstiltag. Ligeledes er det vigtigt, at der

skabes synlighed over behovet for yderligere oprydning, der skal sikre, at forudsæt-

ningerne for moderniseringstiltagene er til stede.

It-rådet anbefaler derfor, at projektet nedbryder de 14 moderniseringstiltag i leveran-

dørens tilbud til et passende antal features og user stories og synliggør disses for-

udsætningsskabende oprydningsbehov samt estimerer tid og dermed økonomi på

hvert tiltag, så det er muligt at gennemføre en tæt fremdrifts- og økonomiopfølgning

på udviklingsopgaverne samt vurdere, i hvor høj grad det aftalte scope kan indehol-

des i det aftalte antal timer.

Projektet/projektstyregruppen er enig i It-rådets vurdering af, at det er en risiko i

projektet, at det fulde scope ikke nås og dermed, at projektet ikke til fulde opnår de

ønskede moderniseringsbehov og dermed den samlede ønskede gevinstrealise-

ring.

Side 2/4

Aktstk. 44 - 2023-24 - Bilag 2: Bilag 2 - Håndtering af anbefalinger fra Statens IT-råd til projekt Udvikling og drift af en moderniseret

Projektet foretager i Design- og planlægningsfasen en nedbrydning af projektets

moderniseringsbehov og leverandørens produktvision til epics og user stories,

hvorefter der etableres en samlet leveranceplan for det kommende udviklingsfor-

løb, som dækker alle udviklingsleverancer. Foreløbigt er forventningen, at der gen-

nemføres fire udviklingsleverancer, som hver består af fem sprints à fire uger, over

de næste knap to år.

Leveranceplanen vil indeholde en plan for, hvornår de enkelte udviklingsleverancer

startes op og afsluttes, hvilke moderniseringsbehov, herunder epics og user sto-

ries, der indgår i de enkelte udviklingsleverancer samt leverandørens overordnede

vederlags- og tidsestimater for de enkelte udviklingsleverancer. Det vil altså alle-

rede i Design- og planlægningsfasen blive tydeligt, om der er behov for at tage stil-

ling til en eventuel justering af scope. Projektet vil i denne fase sikre, at leverandø-

ren er opmærksom på at identificere eventuelle nødvendige oprydningstiltag, som

skal udføres forud for moderniseringen, samt andre afhængigheder.

Forud for hver udviklingsleverance udarbejdes der en udviklingsleveranceplan,

hvor der sker en yderligere nedbrydning af behov og user stories samt udvælgelse

af backlog items, herunder eventuelle nødvendige oprydningstiltag. Leverandørens

overordnede vederlags- og tidsestimater kvalificeres med udviklingsleverancepla-

nen på baggrund af den yderligere nedbrydning og udgør herefter en bindende tar-

getpris for udviklingsleverancen. Targetprisen for udviklingsleverancen er baseret

på estimering af de udvalgte backlog items. Leverandøren afrapporterer på ugentlig

basis på fremdrift og økonomi.

Projektet/projektstyregruppen er grundlæggende enig i, at det ville understøtte en

endnu tættere styring af projektet, at der allerede fra udviklingsforløbets start blev

tilknyttet en detaljeret og låst tid og økonomi på udviklingstiltagene. Jf. kontrakten

og den deri aftalte agile proces sker den nødvendige nedbrydning og låsning af

tids- og vederlagsestimater dog først forud for den enkelte udviklingsleverance.

Den agile proces, hvor udviklingsleverancer nedbrydes og detailplanlægges lø-

bende understøtter, at der kan foretages tilpasninger af, hvordan et behov i en user

story bedst kan opfyldes. Dette kan være som følge af ændrede behov hos interes-

senterne, nye tekniske muligheder eller som følge af erfaringer fra tidligere udvik-

lingsleverancer.

Projektet har på nuværende tidspunkt ikke kendskab til større forudsætningsska-

bende oprydningsbehov i forbindelse med det kommende udviklingsforløb. Projek-

tet vil dog følge op på og sikre leverandørens fokus på at afdække sådanne forud-

sætninger for moderniseringen. Der vil fortsat være en risiko for, at der under udvik-

lingsforløbet identificeres oprydningsopgaver eller tekniske forhindringer for den

planlagte modernisering, som skal håndteres, hvilket vil kunne medføre mindre

fremdrift, og at det planlagte scope ikke nås.

Side 3/4

Aktstk. 44 - 2023-24 - Bilag 2: Bilag 2 - Håndtering af anbefalinger fra Statens IT-råd til projekt Udvikling og drift af en moderniseret

Ud over ugentlige statusmøder afholder SDFI og NC månedligt et styregruppe-

møde, ligesom SDFI løbende afholder milepælsmøder mellem partner i Netcom-

pany med ansvar for offentlige kunder og SDFI’s direktør med henblik på at sikre

opmærksomhed på fremdriften i projektet ved leverandøren.

3. It-rådet anbefaler, at SDFI afsætter midler til en risikopulje til håndtering af

en eventuel forsinkelse af design- og planlægningsfasen

Projektet er på nuværende tidspunkt overgået til design- og planlægningsfasen, hvor

projektet i samarbejde med leverandør, registre og anvendere skal konkretisere le-

verancerne og tidsplanen for udviklingsdelen af projektet. På opfølgningsmødet for-

talte projektet, at projektets største risiko for forsinkelse ligger i design- og planlæg-

ningsfasen. It-rådet bemærker i forbindelse hermed, at projektet ikke har afsat midler

til en risikopulje til at håndtere en eventuel forsinkelse af aktiviteterne i denne fase.

It-rådet anbefaler derfor, at SDFI afsætter midler til en risikopulje til håndtering af en

eventuel forsinkelse i design- og planlægningsfasen, som grundet kontraktmodellen

er det sidste tidspunkt tidsplanen burde kunne forsinkes og dermed potentielt kræve

flere midler end det allerede afsatte inden for projektets levetid.

Projektet/projektstyregruppen vil følge anbefalingen fra Statens It-råd ved at ar-

bejde for at afsætte en risikopulje på 1 mio. kr. (2023-pl) i 2024 til at håndtere en

eventuel forsinkelse af Design- og planlægningsfasen. Finansieringen af risiko-

puljen drøftes indledningsvist mellem SDFI og departementet i Klima-, Energi-, og

Forsyningsministeriet, men en forudsætning for afsættelse af risikopuljen er, at der

kan findes finansiering til denne i 2024.

Side 4/4