Aktstk. 10 - 2022-23 (1. samling) - Bilag 1: Bilag til aktstykket

Finansudvalget 2022-23 (1. samling)
Aktstk. 10 § 14 Bilag 1
Offentligt

Udlændinge- og Integrationsministeriet

Att.: Afdelingschef Jakob Spangsberg Lundsager

26. september 2022

It-rådets opfølgning på projekt

Øget brug af biometri til

fastlæggelse af udlændinges identitet

Kære Jakob Spangsberg Lundsager

It-rådet har gennemført et opfølgningsforløb med Udlændinge- og Integrationsmi-

nisteriets (UIM) projekt

Øget brug af biometri til fastlæggelse af udlændinges identitet.

Bio-

metri-projektet blev i november 2021, kort efter indgåelse af kontrakt med leveran-

dør af den centrale løsning Biometric Matching Service (BMS), sat i bero. UIM

begrundede dette med ressourceudfordringer som følge af restriktioner på anven-

delse af ekstern konsulentbistand. UIM ønsker nu at genoptage projektet. Samtidig

oplyser UIM om forsinkelser og fordyrelser af projektet, som ikke relaterer sig til

berosættelsen af projektet. Dels blev udbudsprocessen, der oprindelig skulle have

været afsluttet i slutningen af 2019 forsinket og dels har den valgte løsning vist sig

mere kompleks og dyrere end oprindelig forventet. UIM ønsker på den baggrund

at replanlægge projektet og få tildelt en ny baseline.

Biometri-projektets primære formål er at it-understøtte lov nr. 703 (Lovforslag 188)

samt initiativ i Finansloven 2018 om øget brug af biometri, som skal føre til bedre

kontrol med udlændinge i Danmark og forebygge snyd med offentlige ydelser.

På baggrund af det fremsendte materiale og drøftelserne på opfølgningsmøderne

har It-rådet en række observationer til projektet, som UIM samtidig kan vedlægge

et nyt aktstykke som It-rådets aktuelle vurdering af projektets status og fremdrift,

jf.

Budgetvejledning 2021 pkt. 2.2.18.1.2.

It-rådet har afholdt opfølgningsmøde med projektet d. 12. august 2022, og har ef-

terfølgende modtaget uddybende materiale om projektets styrings-setup samt orga-

nisering ved genoptagning af projektet, som kort blev drøftet med projektet på

møde d. 26. august 2022. Overordnet observerer It-rådet, at UIM på tidspunktet

for opfølgningen med It-rådet kun har taget de indledende skridt til at mobilisere

projektets styregruppe, opdatere projektets styringsgrundlag og økonomiske esti-

mater og tildele roller og ansvar for den videre gennemførelsesfase, men at der

endnu ikke foreligger en detaljeret plan, som er drøftet med projektets leverandører.

Digitaliseringsstyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1017 København K · 3392 5200 · www.digst.dk

Aktstk. 10 - 2022-23 (1. samling) - Bilag 1: Bilag til aktstykket

Side 2 af 5

It-rådet bemærker herudover, at der kan være afhængigheder og mulige synergier

mellem Biometri projektet og de it-løsninger, som tilvejebringes af projekterne un-

der

Schengen it-program i UIM,

som det ikke har været muligt for rådet at se på det

foreliggende grundlag.

Statens It-råd har således gennemført opfølgningen før en afklaring mellem UIM

og Finansministeriets departement om finansiering af merudgifterne, og med hen-

blik på UIMs forelæggelse af nyt projektbudget og ny tidsplan for Folketingets Fi-

nansudvalg, idet projektets økonomi nu ligger over forelæggelsesgrænsen til finans-

udvalget.

It-rådet ønsker derfor at mødes med projektet igen, når afklaringsfasen med pro-

jektets leverandører er afsluttet, med henblik på at drøfte detailplan og kritisk vej

for det resterende projekt.

På baggrund af opfølgningsforløbet vurderer It-rådet dog, at projektet fortsat har

normal risiko.

Projektet anbefales ikke et eksternt review.

UIM fremlægger en projektplan med en samlet udvidelse af tidsplanen på 22,5 må-

neder, således at projektet afslutter gennemførselsfasen den 15. november 2023,

frem for den 31. december 2021. Forsinkelsen begrundes med, at udbud med for-

handling var nyt for UIM, samt at kvaliteten af rådgivningen fra eksterne viste sig

utilstrækkelig.

Projektets samlede projektudgifter fordyres med 29 mio. kr. fra 57,6 mio. kr. til 86,6

mio. kr. (2022-PL). Af de samlede projektudgifter udgør risikopuljen nu 17 mio. kr.

De afledte driftsudgifter øges samtidig væsentligt fra 44,5 mio. kr. til 102,1 mio. kr.

over 8 år, hvilket er en fordyrelse på 57,6 mio. kr. Dette begrundes med den valgte

it-løsnings kompleksitet, og at denne skal baseres på en Linux platform, som hver-

ken UIM eller Statens It har erfaring med, og derfor skal opbygge kompetencer

omkring.

Den væsentlige fordyrelse af projektudgifterne begrundes med følgende primære

forhold:

- Gennemførsel af udbud er fordyret med ca. 10 mio. kr.

- Tilvejebringelse af BMS-løsningen er fordyret med ca. 15 mio. kr.

- Oprydningen i udlændingeregisteret CARL2 er fordyret med ca. 2 mio. kr.

- Der afsættes ca. 2 mio. kr. yderligere til den organisatoriske implementering

- Bemanding af projektgruppen er fordyret med ca. 4 mio. kr. grundet forsin-

kelsen

Omvendt er udgifter til tilpasning af eksisterende systemer i UIM mindre end op-

rindeligt forventet, ligesom der var været en scopereduktion på ca. 3 mio. kr. på en

leverance, som i stedet leveres i

Schengen it-programmet i UIM.

Leverancen er rykket

grundet væsentlige afhængigheder.

Aktstk. 10 - 2022-23 (1. samling) - Bilag 1: Bilag til aktstykket

Side 3 af 5

På baggrund af drøftelserne på opfølgningsmøderne har It-rådet følgende anbefa-

linger til Udlændinge- og Integrationsministeriet vedr. projektet:

1. It-rådet anbefaler, at UIM hurtigst muligt udarbejder en detaljeret tidsplan

samt afdækker interne og eksterne afhængigheder, så projektets kritiske vej

optegnes og kan anvendes til styring af projektet.

Projektet har en række afhængigheder til eksisterende interne systemer i UIM, samt

til det igangværende projekt

Schengen it-program i UIM.

For nuværende forelægger der

en overordnet tidsplan med milepæle i projektet, men sammenhængen mellem pro-

jektets leverancer, milepæle og interne samt eksterne afhængigheder er uklar. Det

udgør en risiko for projektet, at der ikke findes en detaljeret tidsplan, som synliggør

projektets kritiske vej. It-rådet anbefaler derfor, at UIM snarest muligt afklarer pro-

jektets kritiske vej ved at udarbejde en detaljeret tidsplan med projektets leverancer,

milepæle og interne samt eksterne afhængigheder.

Det fremgår samtidig af projektets styregruppeaftale, at tid er det højest prioriterede

styringsparameter for projektet. Det betyder, at det er centralt, at der tages stilling

til, hvilke muligheder, der er for at øge fremdrift eller for at fravælge i scope, hvis

tidsplanen bliver presset. It-rådet anbefaler, at projektet med input fra leverandører

og forretning undersøger dette.

It-rådet anbefaler ligeledes, at UIM i denne forbindelse ikke blot afdækker af-

hængigheder til Rigspolitiet, men undersøger mulighederne for at udveksle erfarin-

ger med Rigspolitiet om tilvejebringelsen samt driften af UIM’s BMS-løsning, hvis

funktionalitet er den samme som politiets it-system til håndtering af biometriske

data.

2. It-rådet anbefaler, at UIM genbesøger beskrivelsen af forretningsproces-

serne, som projektets løsning og implementering skal understøtte og sikrer,

at de ønskede gevinster er velbeskrevne og styrende for prioriteringer i pro-

jektets og organisationens forandringsledelse.

BMS-løsningen introducerer nye processer for medarbejderne i styrelserne, der skal

anvende løsningen. Forretningsprocesserne, der er dokumenteret i projektets sty-

ringsgrundlag, er analyseret og dokumenteret i 2018. Ved genoptagelsen af projektet

er dette fire år siden, og der er således risiko for, at de dokumenterede forretnings-

processer ikke er opdaterede jf. nuværende praksisser i styrelserne.

Det er It-rådets vurdering, at succesfuld anvendelse af løsningen i styrelserne kræver

en omfattende forandringsproces. Kortlægningen af de nuværende og fremtidige

forretningsprocesser er derfor også vigtig for, at UIM kan identificere og begynde

at planlægge de forandringsledelsesopgaver, der er nødvendige for optimal imple-

mentering og anvendelse af løsningen.

Aktstk. 10 - 2022-23 (1. samling) - Bilag 1: Bilag til aktstykket

Side 4 af 5

Projektet har identificeret fem gevinster som følge af projektets leverancer. It-rådet

observerer, at der er flere overlap mellem disse gevinster, og at der ikke forelægger

en beskrivelse af hvilke kompetencer og hvilken adfærd, implementeringen skal un-

derstøtte, for at gevinsterne realiseres.

It-rådet anbefaler på den baggrund, at UIM genbesøger beskrivelsen af forretnings-

processerne og opdaterer dem, så de er tidssvarende. It-rådet anbefaler ligeledes, at

UIM genbesøger projektets gevinstdiagram og konsoliderer gevinstbilledet til de

væsentligste og styrende gevinster, samt kortlægger de kompetencer projektets le-

verancer muliggør, og den nye adfærd i organisationen, som er nødvendig for at

realisere de forretningsmæssige gevinster.

3. It-rådet anbefaler, at UIM genbesøger allokeringerne til projektet og afsø-

ger mulighederne for mere anvendelse af fuldtidsallokeringer til projektet.

Af beskrivelsen af allokeringerne til den kommende projektgruppe fremgår det, at

der ikke planlægges med andre fultidsallokeringer til projektet end projektlederen,

som for øvrigt er helt nyansat i organisationen. Flere ressourcer angives samtidig

som ad hoc bidragydere.

På mødet oplyste projektet, at de angivne allokeringsgrader er udtryk for gennem-

snitsallokeringer for hele perioden. Alligevel er det It-rådets vurdering, at allokerin-

gerne synes utilstrækkelige og derudover er det erfaringsmæssigt en stor udfordring

for projekterne, når projektdeltagere spredes over flere projekter eller har samtidigt

opgaveansvar i driften. Ikke mindst for at sikre fremdrift i projektet, hvilket er spe-

cielt væsentligt, når tid er afgørende styringsparameter.

4. It-rådet anbefaler, at UIM sikrer samlet estimering af effekterne på tværs

af projekter ved etableringen af UIMs løsninger på en LINUX platform og

styrker erfaringsudvekslingen med Rigspolitiet, fx gennem at etablere en re-

ferencegruppe.

Som nævnt ovenfor begrundes Biometri-projektets fordyrelse og ligeledes en for-

øgelse af de afledte driftsudgifter med etablering af løsningen på en LINUX plat-

form. Det er It-rådets forståelse, at også de it-løsninger, som etableres i regi af

Schen-

gen it-program i UIM,

skal understøttes af en LINUX platform, hvilket må give an-

ledning til en samlet vurdering af de afledte effekter og omkostninger ved denne

etablering. It-rådet bemærker samtidig, at Rigspolitiet i forvejen anvender en LI-

NUX platform og vil have erfaringer med understøttelsen af tilsvarende biometri-

løsninger. It-rådet anbefaler derfor, at UIM sammen med Statens It styrker erfa-

ringsudvekslingen med Rigspolitiet om emnet. Det kan fx være gennem en referen-

cegruppe.

Aktstk. 10 - 2022-23 (1. samling) - Bilag 1: Bilag til aktstykket

Side 5 af 5

It-rådet ser frem til at følge projektets videre forløb. Ovenstående anbefalinger vil

indgå ved næstkommende halvårlige statusrapportering til Statens It-råd, og It-rådet

forventer, at Udlændinge- og Integrationsministeriet her forholder sig til, hvordan

projektet har arbejdet videre med de behandlede emner. Hvis anbefalingerne til

projektet eller den videre dialog med Finansministeriets departement giver anled-

ning til ændringer i den fremsendte business case skal disse indsendes til Kontor for

it-styring og Kompetencer i Digitaliseringsstyrelsen forud for oversendelsen af it-

aktstykket.

Ved spørgsmål kan I kontakte undertegnede eller Simone Laursen,

[email protected]

eller mobil 30 58 11 31.

Med venlig hilsen

Betina Hagerup

Formand for It-rådet