L 3 - 2021-22 - Bilag 1: Høringsnotat og høringssvar, fra finansministeren

Indenrigs- og Boligudvalget 2021-22
L 3 Bilag 1
Offentligt

Notat

Høringsnotat om forslag til lov om ændring af lov om Digital Post

fra offentlige afsendere (Omstillingsperiode ved overgang til ny

Digital Post-løsning)

1. Indledning ........................................................................................................... 1

2. Sammenfatning af ændringer i lovforslaget i forhold til høringsudkastet .. 2

3. Generelle bemærkninger til høring over lovudkastet.................................... 2

4. Høring over forslag til lov om ændring af lov om Digital Post fra

offentlige afsendere ................................................................................................ 4

Omstillingsperiodens udstrækning og definitioner ........................... 4

Kommunikation om og varsling af omstillingsperioden .................. 6

Fremkomsttidspunkt efter afslutning af omstillingsperioden .......... 9

Alternative kommunikationskanaler for offentlige afsendere ......... 9

Konsekvenser ved omstillingsperioden ............................................ 10

Digital post med udskudt leveringstidspunkt................................... 11

Øvrige udfordringer ved omstillingsperioden .................................. 13

22. september 2021

DNA/MOFIS

J.nr. 2018 - 3995

1. Indledning

Udkast til forslag til lov om ændring af lov om Digital Post fra offentlige afsendere

(Omstillingsperiode ved overgang til ny Digital Post-løsning) har været i ekstern

høring fra den 6. til 20. september 2021 hos 69 myndigheder og organisationer.

Der er modtaget 14 tilbagemeldinger og høringssvar fra de hørte myndigheder og

organisationer. 10 af disse indeholder bemærkninger til lovudkastet og er gengivet i

tilpasset form og besvaret i dette høringsnotat. En oversigt over, hvilke af de hørte

myndigheder og organisationer, der har givet en tilbagemelding eller afgivet hø-

ringssvar, fremgår af tabel 1 nedenfor.

L 3 - 2021-22 - Bilag 1: Høringsnotat og høringssvar, fra finansministeren

Side 2 af 15

Tabel 1

Afgivne høringssvar

Dato

Afsender

ATP

Danske A-kasser

Danske Regioner

Datatilsynet

Erhvervsministeriet

Indenrigs- og Boligministeriet

Institut for Menneskerettigheder

KOMBIT

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Rådet for Socialt Udsatte

Skatteministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Ældre Sagen

17-9-21

20-9-21

17-9-21

20-9-21

17-9-21

20-9-21

13-9-21

17-9-21

20-9-21

Nej

Bemærkninger

2. Sammenfatning af ændringer i lovforslaget i forhold til høringsudkastet

De indkomne høringssvar har givet anledning til følgende ændringer i udkastet til

lovforslaget:

I de almindelige bemærkninger i afsnit 2.1.2. er det præciseret, at en borgeres ”even-

tuelle svar til myndigheden mv. anses for at være kommet frem rettidigt, såfremt

borgeren eller virksomheden sender sit svar, når den manglende adgang er ophørt,

og der maksimalt er forløbet det antal dage, hvor brevet ikke var tilgængeligt i om-

stillingsperioden.”

Der er i det fremsatte lovforslag endvidere foretaget ændringer af sproglig og lov-

teknisk karakter.

3. Generelle bemærkninger til høring over lovudkastet

ATP bemærker indledningsvist, at der ved det aktuelle systemskifte mellem digitale

it-postløsninger er planlagt en konkret periode, hvor det ikke vil være muligt at af-

sende og modtage digital post. ATP oplyser, at denne periode er planlagt fra fredag

d. 26. november 2021 kl. 00.01 til mandag d. 29. november 2021 kl. 23.59. ATP har

lagt til grund for besvarelsen, at der ikke er yderligere perioder med indstillet drift

ved det kommende skifte, og at der ikke vil blive tale om parallel drift af to systemer,

som lovforslaget giver hjemmel til.

Danske Regioner finder den korte høringsfrist på to uger problematisk og betydelig

under Folketingets anbefaling på minimum fire uger. Særligt problematisk er det,

L 3 - 2021-22 - Bilag 1: Høringsnotat og høringssvar, fra finansministeren

Side 3 af 15

ifølge Danske Regioner, når

–

som det fremgår af lovforslaget

–

Digitaliseringssty-

relsen forventer betydelige øgede udgifter, hvis der sker en forsinkelse af vedtagel-

sen af lovforslaget. Dette sætter efter Danske Regioners opfattelse spørgsmålstegn

ved, hvorvidt der er reelt mulighed at få gjort op med uklarheder i lovforslaget, som

berører mange parter.

Danske Regioner finder det forståeligt, at der kan være behov for en kortvarig, mid-

lertidig omstillingsperiode i forbindelse med overgang til en ny Digital Post-løsning.

Omstillingsperioden har dog betydelige konsekvenser i regionerne, der bl.a. ikke

kan indkalde patienter til akut behandling. Der er ifølge Danske Regioner behov

for, at planlægningen af overgangsperioden tager større hensyn til omstillingen i

myndighederne. Ligeledes finder Danske Regioner flere af lovforslagets formule-

ringer upræcise.

Rådet for Socialt Udsatte kan tilslutte sig lovforslaget og finder det positivt, at Di-

gitaliseringsstyrelsen tilstræber at gøre overgangen til et nyt system så kortvarig som

muligt.

Ældre Sagen mener, at det er meget hensigtsmæssigt, at der med lovændringen i

Digital Post-loven blev skabt hjemmel til at flytte borgernes eksisterende post til

den enhver tid eksisterende postløsning, således at borgere fortsat kan se deres ek-

sisterende digitale post. Ældre Sagen anerkender derfor, at der i forbindelse med at

understøtte en forsvarlig og sikker overgang fra den eksisterende postløsning til den

kommende postløsning kan være behov for at indføre en midlertidig omstillingspe-

riode.

Ældre Sagen finder det i den forbindelse vigtigt at bemærke, at borgerne står foran

to meget store digitale forandringer i 2021, da både MitID og næste generation Di-

gital Post indføres. Dette vil for nogle være en relativt overskuelig overgang, mens

det for andre vil opleves som overvældende og for nogle endda uoverskueligt. Der

skal derfor tages størst muligt hensyn til alle borgerne i det tilfælde, at det bliver

nødvendigt at indføre en midlertidig omstillingsperiode i forbindelse med den kom-

mende postløsning.

Det er Ældre Sagens klare holdning, at en eventuel omstillingsperiode i ingen til-

fælde må komme borgerne til skade, og at borgerens retsstilling ikke bliver forringet

undervejs. Ældre Sagen har derfor med tilfredshed konstateret, at dette ligeledes

fremgår af ministeriets bemærkninger til lovforslaget.

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Digitaliseringsstyrelsen har noteret sig den generelt positive modtagelse af lovforsla-

get og anerkender samtidig, at den korte høringsfrist ikke er ønskværdig, men ikke

desto mindre nødvendig af hensyn til at lovforslaget kan træde i kraft i tide til idrift-

sættelsen af den nye Digital Post-løsning. Alternativet i form af en forsinkelse med

L 3 - 2021-22 - Bilag 1: Høringsnotat og høringssvar, fra finansministeren

Side 4 af 15

fordyrende konsekvenser vil desværre være en realistisk følge heraf, hvilket styrel-

sen derfor har oplyst om i lovforslaget.

Endvidere kan ATP’s opfattelse af, at den planlagte

konkrete omstillingsperiode

ikke omfatter paralleldrift, bekræftes. Det er indledningsvist meldt ud i dialogen

med de offentlige afsendere, at omstillingsperioden planlægges at starte den 25. no-

vember kl. 23.59 og slutte den 30. november kl. 00.01. Dette forventes, at blive

bekræftet i den kommende kommunikationsindsats og efter vedtagelsen af lov-

forslaget.

Digitaliseringsstyrelsen gør opmærksom på, at lovforslaget har til formål også at

kunne anvendes ved fremtidige system- eller leverandørskift, hvorfor konkrete da-

toer for frister mv. for den forestående overgang til den nye Digital Post-løsning

ikke fremgår af lovbemærkningerne, hvilket kan have bidraget til høringsparternes

indtryk af, at formuleringerne er upræcise. I stedet for detailregulering i bemærk-

ningerne vil der ske direkte kommunikation til borgere, virksomheder og de offent-

lige afsendere.

4. Høring over forslag til lov om ændring af lov om Digital Post fra offentlige

afsendere

De indkomne høringssvar og Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger hertil, fremgår

af nedenstående.

Omstillingsperiodens udstrækning og definitioner

ATP foreslår, at der i lovforslaget indsættes en maksimumgrænse for, hvor lang en

midlertidig lukning/indstilling af driften må være. ATP foreslår tre dage, da lukning

af adgangen over en længere periode, ifølge ATP, kunne medføre konsekvenser for

modtagerne af breve/opkrævninger fra ATP. På grund af den høje grad af automa-

tisering af forsendelser vil en længere periode med indstillet drift have en række

konsekvenser og omkostninger, som ATP på baggrund af lovforslaget ikke kan esti-

mere. Endvidere er ATP underlagt juridiske rammer for sagsbehandlingen, som kan

blive udfordret ved længere nedlukningsperioder.

Danske Regioner bemærker, at begrebet

”midlertidig”

i forbindelse med omstil-

lingsperiode i lovteksten ikke er nærmere specificeret eller afgrænset. Danske Regi-

oner opfordrer til, at der i lovteksten som minimum tilføjes en øvre grænse for,

hvor lang tid omstillingsperioden med begrænset adgang må være, og ligeledes en

øvre grænse for hvor lang tid omstillingsperioden med indstillet drift må være.

Skatteministeriet oplyser på vegne af skatteforvaltningen, at i forbindelse med op-

krævning af personskatter, motorafgifter, samt øvrige krav såsom gaveafgift og bø-

der udsender Skattestyrelsen en række skrivelser til borgerne og virksomhederne,

herunder opkrævninger med betalingslinje, rykkerskrivelser, varsling om sanktioner

og rentebreve mv. Udsendelserne sker som udgangspunkt efter retningslinjerne for

Digital Post. Skrivelser udsendt i opkrævningsfasen, dvs. henholdsvis i betalings-

L 3 - 2021-22 - Bilag 1: Høringsnotat og høringssvar, fra finansministeren

Side 5 af 15

og rykkerfasen, sker i overensstemmelse med diverse lovfastsatte betalings- og vars-

lingsfrister. Overskridelse af disse frister vil, ifølge Skatteministeriet have konse-

kvenser for renteberegning og senere oversendelse til inddrivelse, hvis borgere og

virksomheder ikke betaler til tiden.

Introduktion af en overgangsperiode ved overgangen til ny Digital Postløsning vil

kunne påvirke rettidigheden af disse udsendelser, afhængigt af varigheden af over-

gangsperioden. I det tilfælde, at overgangsperioden ligger i weekenden op til idrift-

sættelsen den 30. november, jf. lovforslagets bemærkninger, er det vurderingen, at

overgangsperioden ikke vil have betydning for afviklingen af brevprocesserne på

ovenfor nævnte skattearter, oplyser Skatteministeriet. I det tilfælde, at overgangs-

perioden rækker ud over weekenden op til idriftsættelsen den 30. november, vil en

længere overgangsperiode kunne have betydning for rettidigheden af brevudsendel-

serne på nævnte opkrævningsområde. Det er derfor vigtigt, at der sker en løbende

afstemning og orientering omkring varigheden af overgangsperioden, bemærker

Skatteministeriet.

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Det kan bekræftes, at den konkrete omstillingsperiode i dette tilfælde planlægges at

strække sig over fire døgn i forbindelse med en weekend, således at det vil berøre

to hverdage, henholdsvis fredag og mandag, hvor det ikke vil være muligt at mod-

tage og sende digital post. Af hensyn til den fremtidige anvendelse af bestemmel-

serne i lovforslaget og kommende udbud og skift af løsning eller leverandør, hvor

det ikke er muligt at forudsige om et behov for en anden periode for omstilling må

vise sig nødvendig, finder styrelsen det ikke hensigtsmæssigt at indføre en maksi-

mumsgrænse. Det tilstræbes imidlertid, at omstillingsperioden bliver så kort som

muligt under hensyntagen til en sikker og forsvarlig overgang til en ny postløsning.

I tilfælde af overskridelse eller udvidelse af den varslede omstillingsperiodes ud-

strækning vil dette blive kommunikeret direkte til de offentlige afsendere samt bor-

gere og virksomheder.

Danske Regioner finder det problematisk, at begreberne midlertidig, tilstrækkelig,

rimelig og umiddelbar anvendes uden en nærmere definition eller afgræsning. Dan-

ske Regioner opfordrer til, at definitionen af midlertidig, tilstrækkelig og rimelig ta-

ger højde for den kontekst og kompleksitet, som regionerne befinder sig i.

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Digitaliseringsstyrelsen anerkender Danske Regioners opfattelse af, at begreberne

og bemærkningerne, der definerer udstrækningen mv. af en omstillingsperiode, er

holdt i generelle vendinger. Årsagen er, at der er tale om lovtekst til et lovforslag,

som har til formål generelt at finde anvendelse ”i

forbindelse med skift af leverandør

af Digital Post, eller ved overgangen fra et it-system til et andet it-system”.

Dermed

skal lovforslagets bestemmelser kunne anvendes ved fremtidige skift af leverandør

eller system efter udbud. Digitaliseringsstyrelsen er enig i, at den konkrete baggrund

L 3 - 2021-22 - Bilag 1: Høringsnotat og høringssvar, fra finansministeren

Side 6 af 15

er den førstkommende overgang til en ny postløsning, men den foreslåede ordning

er formuleret generisk, så bestemmelsen kan bruges fremover.

Der henvises i øvrigt til lovforslagets almindelige bemærkninger, hvor følgende

fremgår: ”Da

det er udbudsretligt forudsat, at postløsningen med de lovmæssigt

fastsatte intervaller skal i offentligt udbud, vil det også ske, at Digital Post med mel-

lemrum skal flyttes fra en leverandør til en anden leverandør. Det er hensigten med

den foreslåede bestemmelse at understøtte dette formål om fortsat at kunne an-

vende Digital Post til digital kommunikation, og at sikre at borgere og virksomheder

fortsat kan få adgang til deres eksisterende digitale postmeddelelser.”

Det kan oplyses, at der vil ske direkte kommunikation direkte til både borgere, virk-

somheder og de offentlige afsendere, hvor blandt andet de specifikke tidspunkter

for omstillingsperioden vil fremgå. Det er ydermere Digitaliseringsstyrelsens vurde-

ring, at en direkte kommunikationsindsats vil være mere effektiv og i højere grad

kan imødekomme behovene for tilstrækkeligt og fyldestgørende information om de

aktuelle og konkrete tiltag og detaljer omkring omstillingen, end det vil være muligt

og hensigtsmæssigt i lovbemærkninger.

Kommunikation om og varsling af omstillingsperioden

ATP foreslår,

at begrebet ”tilstrækkelig tid til” kvalificeres yderligere og

mere præ-

cist i bemærkningerne. ATP forestiller sig, at et forudgående varsel på minimum 3

måneder ville være passende tid til at kunne tage hånd om evt. omstillinger i syste-

met til håndtering af drift og udsendelser i forbindelse med en kortere lukning.

ATP anerkender endvidere intentionen om at informere myndigheder i tilstrækkelig

tid, men kan ikke af forslaget tyde, hvorledes en sådan information skal komme til

borgerne. ATP forslår derfor, at det af bemærkninger kan fremgå, at skulle der være

perioder med nedsat/udsat drift varslet med hjemmel i forslaget vil Digitaliserings-

styrelsen skulle give myndighederne info/vejledningstekster, der kan være tilgæn-

gelige på borger.dk og på virk.dk på myndighedernes ”egne” sider.

Dette vil kunne

mindske telefoniske borgerhenvendelser samt forhindre, at der sker henvendelser

indeholdende personoplysninger via ”åbne” kundekanaler, der i design ikke bør in-

deholde sådanne oplysninger.

Danske A-kasser bemærker, at det af ændringsforslaget fremgår det, at der forud

for omstillingsperioden vil blive kommunikeret direkte til alle berørte parter i til-

strækkelig tid til, at de kan indrette sig herpå, fx ved at vente med afsendelse af breve

eller ved at sende breve med almindelig post mv. Danske A-kasser mener, at det er

vigtigt, at en eventuel omstillingsperiode ikke kun kommunikeres til direkte berørte

parter, men også kommunikeres til andre interessenter, herunder a-kasserne, KL og

Danske A-kasser, og at kommunikationen udsendes i god tid og af rette myndighed.

For a-kasserne er den rette myndighed Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering

–

den samme som for jobcentrene.

L 3 - 2021-22 - Bilag 1: Høringsnotat og høringssvar, fra finansministeren

Side 7 af 15

Danske Regioner bemærker, at det i lovforslaget er anført, at der vil blive kommu-

nikeret direkte til alle

berørte parter i ”tilstrækkelig tid” samt at varsel vil blive givet

”rimelig tid”. Danske Regioner opfordrer til, at det præciseres, hvad der menes

med ”tilstrækkelig tid” og ”rimelig tid”. Som minimum bør en øvre grænse fremgå.

KL anerkender nødvendigheden af omstillingsperioden, men KL vil gøre opmærk-

som på, at det kan give kommunerne udfordringer, at borgere og virksomheder ikke

kan kommunikere sikkert til kommunerne i den periode. KL håber i den forbin-

delse, at Digitaliseringsstyrelsen kan bekræfte, at borgere og virksomheder i denne

periode får besked om, at det ikke er muligt at benytte Digital Post

–

også når bor-

geren fx forsøger at tilgå løsningen via et dybt link på kommunens hjemmeside.

KOMBIT ønsker svar på, hvordan man i et borgerperspektiv forestiller sig situati-

oner, hvor borgeren har krav på svar inden for en given frist, eller ikke får besked

om særligt følsomme forhold, hvor fire dage gør en forskel. Hvordan sikres det, at

alle borgere gøres bekendt med det?

Rådet for Socialt Udsatte mener, at Digitaliseringsstyrelsen skal gøre offentlige

myndigheder og også andre aktører opmærksomme på, at man i overgangsperioden

skal være særligt opmærksomme på de digitalt svage borgere. Det er eksempelvis

ikke hensigtsmæssigt, hvis borgerne i en periode skal tilgå ny og gammel digital post

to forskellige steder. Det bør indskærpes, at myndigheder mfl. i vigtige ærinder bør

kommunikere pr. brev eller følge op telefonisk, mener Rådet for Socialt Udsatte.

Rådet for Socialt Udsatte anbefaler i øvrigt, at offentlige myndigheder også bruger

andre aktører, professionelle såvel som NGO’er, som medspillere i forbindelse med

omstillingsperioden.

Ældre Sagen påpeger, at skulle det blive nødvendigt med en omstillingsperiode, som

får betydning for borgernes kontakt til myndighederne, er det vigtigt, at borgerne

føler sig helt trygge i processen og fx ikke blive nervøse for at have en forringet

retsstilling, fordi de oplever uregelmæssigheder med Digital Post. Ældre Sagen op-

fordrer derfor til, at borgerne i tilfælde af behov for en midlertidig omstillingsperi-

ode får let adgang til personlig, herunder telefonisk, vejledning og betjening hos de

berørte myndigheder. Ældre Sagen opfordrer endvidere til, at myndighederne i vi-

dest muligt omfang giver forlængede frister mv., såfremt omstillingsperioden vil

kunne have indflydelse på en evt. sagsbehandling. Det kan fx dreje sig om en situa-

tion, hvor der modtages en afgørelse med klagefrist.

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Som nævnt ovenfor har lovforslaget til formål generelt at kunne finde anvendelse

”i

forbindelse med skift af leverandør af Digital Post, eller ved overgangen fra et it-

system til et andet it-system”.

Dermed skal lovforslagets bestemmelser kunne an-

vendes ved fremtidige skift af leverandør eller system efter udbud. Digitaliserings-

styrelsen finder det af den årsag ikke hensigtsmæssigt at regulere specifikt i lovbe-

L 3 - 2021-22 - Bilag 1: Høringsnotat og høringssvar, fra finansministeren

Side 8 af 15

mærkningerne, hvornår den konkrete og førstkommende omstillingsperiode plan-

lægges at finde sted. Dette vil i stedet blive kommunikeret direkte til borgere, virk-

somheder og de offentlige afsendere. Af hensyn til blandt andet de tekniske afkla-

ringer har det ikke været muligt i forbindelse med den kommende overgang, at give

fx de foreslåede tre måneders varsel. Det bemærkes i øvrigt, at de offentlige afsen-

dere i deres dialog med Digitaliseringsstyrelsen tentativt har fået oplyst den plan-

lagte omstillingsperiode henover sommeren.

Med hensyn til informations- og vejledningsmateriale til de offentlige afsendere, kan

det oplyses, at Digitaliseringsstyrelsen i den kommende tid vil udsende relevante

materialer, der kan anvendes til videreformidling. Som informationstekst på hjem-

mesider kan myndigheder fx anvende samme tekst, som der sendes til borgere og

virksomheder. Denne tekst vil tilsvarende blive sendt til orientering til de offentlige

afsendere ligesom virksomheds- og borgerrettet information også vil fremgå af bor-

ger.dk og Virk, hvortil der kan linkes direkte. Da lovforslaget som nævnt ovenfor

er generisk og skal kunne anvendes ved fremtidige udbud og overgange til nye le-

verandører og løsninger, finder styrelsen det ikke hensigtsmæssigt at detailregulere,

hvordan kommunikationsindsatsen i fremtiden skal ske.

Til Danske A-kassers bemærkning, kan Digitaliseringsstyrelsen bekræfte, at Styrel-

sen for Arbejdsmarked og Rekruttering og KL vil blive orienteret direkte om om-

stillingsperioden, så de har mulighed for at videreformidle dette til deres interessen-

ter.

For KL kan Digitaliseringsstyrelsen bekræfte, at borgere og virksomheder i tilknyt-

ning til adgangen til deres digitale postkasse vil blive mødt af information om, at de

ikke kan modtage eller sende digital post i omstillingsperioden.

I relation til KOMBITs bemærkning kan det oplyses, at alle borgere vil få direkte

besked om omstillingsperioden og deres retsstilling. Forud herfor er de offentlige

afsendere blevet forberedt på perioden og opfordres til at anvende alternative kom-

munikationskanaler, fx telefonisk i situationer, hvor der måtte være uopsættelige

behov for at kontakte borgeren om eksempelvis følsomme forhold.

For Ældre Sagen og Rådet for Socialt Udsatte kan Digitaliseringsstyrelsen bekræfte,

at borgernes retstilling har et stort fokus i lovforslaget, hvorfor det er hensigten ikke

at forringe denne ved indførslen af den midlertidige omstillingsperiode. Derfor bli-

ver frister forlænget svarende til den forsinkelse, omstillingsperioden medfører i

den konkrete situation. Af samme årsag foretages omstillingen i forbindelse med en

weekend, hvor behovet for at kommunikere via Digital Post er mindre. De offent-

lige afsendere vil blive informeret om perioden, så de kan indrette deres kommuni-

kation med borgerne herefter, og samtidig bliver de udrustet til at håndtere de

spørgsmål, de måtte modtage fra borgerne i den forbindelse. Informationsmateriale

deles i øvrigt med en lang række NGO’er i netværk for Digital Inklusion.

L 3 - 2021-22 - Bilag 1: Høringsnotat og høringssvar, fra finansministeren

Side 9 af 15

I kommunikationen vedrørende digitalt udfordrede borgere vil der blive gjort op-

mærksom på, at man som offentlig afsender skal tilgodese denne gruppes behov i

perioden bedst muligt ved eksempelvis at kontakte borgeren via fysisk brev eller

telefon. Det kan oplyses, at der ikke planlægges paralleldrift i forbindelse med den

kommende omstillingsperiode.

Fremkomsttidspunkt efter afslutning af omstillingsperioden

Danske Regioner gør opmærksom på, at det fremgår af lovforslaget, at et svar vil

være at betragte som fremkommet rettidigt ”såfremt

borgere eller virksomheden

sender sit svar umiddelbart efter, at den manglende adgang er ophørt”.

I dette til-

fælde mangler en præcisering af, hvor lang tid ”umiddelbart efter” dækker.

ser et behov for en præcisering af, hvad der menes med ”umiddelbart efter” i

sætningen ”Hvis en borger eller virksomhed modtager

et brev fra en myndighed

mv. med en svarfrist, der udløber i omstillingsperioden, og borgeren eller virksom-

heden ikke kan svare grundet en ændret eller begrænset adgang i omstillingsperio-

den, vil borgerens eventuelle svar til myndigheden mv. anses for at være kommet

frem rettidigt, såfremt borgeren eller virksomheden sender sit svar umiddelbart ef-

ter, at den manglende adgang er ophørt.”

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Digitaliseringsstyrelsen er enig i det formålstjenstlige i en præcisering. Sætningen vil

blive ændret, så det fremgår af lovbemærkninger, at et fristsvar anses for at være

”kommet

frem rettidigt, såfremt borgeren eller virksomheden sender sit svar, når

den manglende adgang er ophørt, og der maksimalt er forløbet det antal dage, hvor

brevet ikke var tilgængeligt i omstillingsperioden.”

Alternative kommunikationskanaler for offentlige afsendere

ATP bemærker, at det fremgår af lovforslaget, at offentlige myndigheder kan plan-

lægge at levere meddelelser af andre kommunikationskanaler, fx manuelle breve el-

ler telefonopkald. ATP skal hertil bemærke, at selve volumenen af udsendelser/af-

gørelser/breve ikke tillader ATP at kunne vælge alternative kanaler. Et sådant ar-

bejde vil skulle basere sig på en stor grad af manuelle ressourcer og ikke som i dag

via it-mæssige kørsler, hvorfor en sådan mulighed ikke vil kunne anvendes af ATP

uden væsentlige omkostninger, der alene vil kunne estimeres i et konkret tilfælde.

Danske Regioner vurderer, at telefoniske henvendelser ikke kan anvendes som al-

ternativ til Digital Post, da et telefonkald ikke bærer samme retsvirkning. Desuden

kan det ikke pålægges borgere, at de skal være kontaktbare pr. telefon. Henvendel-

seskanaler som almindelig SMS eller e-mail kan ikke anvendes uden at komme i

konflikt med Datatilsynet. Fysisk post vurderes derfor, som det eneste alternativ til

Digital Post, mener Danske Regioner, der dog ikke betragter dette som en reel mu-

lighed i regionerne grundet den lange leveringstid ved udveksling af fysisk post og

den betragtning, at borgerne ikke længere er vant til at kontrollere fysisk post på

L 3 - 2021-22 - Bilag 1: Høringsnotat og høringssvar, fra finansministeren

Side 10 af 15

daglig basis. Endelig vil udsendelsen af fysiske breve påføre regionerne ekstra om-

kostninger.

Danske Regioner opfordrer derfor Digitaliseringsstyrelsen til at konsultere leveran-

dørerne om konsekvenserne, herunder afklare om de kan håndtere den øgede

mængde fysisk post og overholde leveringsfristerne på én dag for quickbreve og en

til fem dage for almindelige breve.

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Digitaliseringsstyrelsen har forståelse for de, at de af de offentlige afsendere, der har

en stor volumen af digital post ikke har samme mulighed for at anvende alternative

kommunikationskanaler som myndigheder, der sagsbehandler på mere individuelt

plan. Ligeledes er Digitaliseringsstyrelsen opmærksom på, at fysisk post i en række

tilfælde ikke vil være hensigtsmæssigt som alternativ. Af samme årsag tilstræbes ind-

ført en forholdsvis kort omstillingsperiode, som er placeret i forbindelse med en

weekend, og bliver varslet med henblik på at den offentlige afsender kan nå at ind-

rette sin kommunikation herefter.

Datatilsynet bemærker, at det fremgår af lovforslagets bemærkninger, at det for en-

kelte offentlige afsendere i omstillingsperioden kan blive nødvendigt at anvende

andre kanaler til kommunikation med borgerne. Datatilsynet forudsætter i den for-

bindelse, at der ved anvendelsen af sådanne eventuelle alternative kommunikations-

midler i hvert enkelt tilfælde foretages en vurdering af den eventuelle risiko, der er

forbundet med at transmittere personoplysninger med de valgte kommunikations-

midler, og at der gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger

for at imødegå de eventuelle identificerede risici.

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Digitaliseringsstyrelsen kan bekræfte, at de offentlige afsendere vil blive informeret

om, at de ved anvendelsen af alternative kommunikationsmidler bør foretage en

individuel vurdering af den eventuelle risiko, der er forbundet med at transmittere

personoplysninger med de valgte kommunikationsmidler, og derudover bør gen-

nemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at imødegå de

eventuelle identificerede risici.

Konsekvenser ved omstillingsperioden

Danske Regioner bemærker, at det

fremgår, at lovforslaget ikke medfører ”økono-

miske og administrative konsekvenser for erhvervslivet”. Ligeledes fremgår det, at

der i tidligere lovregulering er taget højde for økonomiske og implementeringsmæs-

sige konsekvenser, som omstillingen kræver med hensyn til justering og tilpasning

af myndighedernes it-systemer. Begge forhold er kun gældende, såfremt omstillings-

perioden er forholdsvis kort, og desuden kan forudses, men så længe omstillings-

perioden ikke er nærmere defineret, er det ikke muligt at skønne, hvilke økonomiske

L 3 - 2021-22 - Bilag 1: Høringsnotat og høringssvar, fra finansministeren

Side 11 af 15

konsekvenser, der pålægges erhvervsliv og myndighederne under omstillingsperio-

den. Samme indvending er ifølge Danske Regioner gældende i forhold til de admi-

nistrative konsekvenser for borgere, idet der kan være lovgivne tidsfrister for mod-

tagelse og besvarelse af henvendelser, der ikke kan overholdes, akutte undersøgelser

eller behandlinger, der ikke kan indkaldes til.

KOMBIT ønsker svar på, hvordan man forvaltningsmæssigt vil håndtere, at loven

hjemler tilsidesættelse af gældende svarfrister. Forvaltningsmæssigt forstår KOM-

BIT ud fra lovforslagsteksten, at formålet er at understøtte dette, men it-systemer

kan jo udløse alarmer ved overskridelse af frister, der igen kan udsende automatiske

rykkere, mv.

Sammenfattende er KOMBIT ikke enig i konklusionen om, at lukningen ikke sær-

skilt vil medføre øgede implementeringsomkostninger. Disse vil efter KOMBITs

umiddelbare vurdering behov for både organisatoriske og tekniske indsatser, hvis

ovenstående udfordringer vil skulle imødegås.

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Digitaliseringsstyrelsen er enig i Danske Regioners bemærkning om, at det er en

forudsætning for vurdering af konsekvenserne, at omstillingsperioden vil blive

holdt så kort som det aktuelt planlægges. Den konkrete periode i forbindelse med

den kommende omstilling planlægges til at vare fire døgn, hvoraf de to er weekend-

dage.

I forhold til KOMBITs bemærkninger kan Digitaliseringsstyrelsen bekræfte, at bor-

gere og virksomheders frister forlænges i omstillingsperioden. Dette forventes de

offentlige afsendere ifølge lovforslaget at kunne planlægge og indrette sig efter uden

større konsekvenser til følge, da der er tale om en varslet omstillingsperiode, der

berører to hverdage og en weekend.

Digital post med udskudt leveringstidspunkt

Danske Regioner bemærker, at det fremgår af lovforslaget, at der forventes etableret

mulighed for at sende meddelelser med udskudt leveringstidspunkt for at under-

støtte de offentlige afsenderes behov for at udsende post i omstillingsperioden.

Dermed berøres det daglige arbejde hos de offentlige afsendere mindst muligt, hvis

de fortsat kan afsende post, hvorefter meddelelsen lægger sig i kø, indtil det nye

system er klar til at levere meddelelsen til adressatens digitale postkasse. Såfremt der

menes brug af valørdato, så er dette ikke en mulighed for alle myndigheder, da dette

afhænger af den snitflade myndigheden anvender.

Danske Regioner gør desuden opmærksom på, at regionernes leverandører, af-

hængig af omstillingsperiodens varighed, ikke kan garantere, at deres kø-funktion

har kapacitet til at rumme den mængde digital post, som regionenerne sender i løbet

af omstillingsperioden, og som ikke kan videresendes til Digital Post med det

samme.

L 3 - 2021-22 - Bilag 1: Høringsnotat og høringssvar, fra finansministeren

Side 12 af 15

KOMBIT

bemærker, med henvisning til ”effektiv og sikker overgang”, at KOM-

BIT imødeser at skulle gennemføre større ændringer i it-systemer i lukkeperioden,

da systemerne i udgangspunktet ikke kan antages at være robuste overfor længere

perioder, hvor postsystemet ikke vil kunne tilgås. Teknisk kan der være tale om kø-

systemer for post, der fejler, eller perioder, systemet er designet til at vente, indtil

der igen er svar fra serveren, oplyser KOMBIT. Fx holder produktet NemRefusion

mails i 6 timer, der derefter automatisk bliver sendt til fysisk post. KOMBIT esti-

mere, at det kommer til at koste 30.000-40.000 kr. pr. dag i porto mv., hvis der ikke

kan sendes digital post og brevene skal holdes tilbage mere end 6 timer. Ændringer

i dato for afsendelse kan endvidere medføre konfigurationsmæssige ændringer, der

igen vil skulle prioriteres, meddeler KOMBIT.

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Digitaliseringsstyrelsen tager til efterretning, at muligvis ikke alle offentlige afsen-

dere har mulighed for at sende med brug af valørdato for at sikre et forskudt leve-

ringstidspunkt. Derfor er styrelsen ved at igangsætte udvikling af en funktionalitet,

hvorved al afsendt post i omstillingsperioden, der ikke er forsynet med en valørdato

eller har en valørdato i omstillingsperioden, automatisk forsynes med en valørdato,

så der kan ske levering ved idriftsættelsen af den nye postløsning den 30. november.

Dette forventes også kunne imødegå KOMBITs bemærkninger om it-udfordringer,

da afsendelseskøen i stedet for hos afsenderen vil lægge sig i Digital Posts it-system,

som derfor kan kvittere for modtagelsen til afsender, i det samme afsender afleverer

post til Digital Post. Digitaliseringsstyrelsen bemærker i øvrigt, at styrelsen ikke an-

ser KOMBIT’s

udfordringer for at være specifikt knyttet til omstillingsperioden, da

lignende problemer kan opstå i andre situationer, hvor Digital Post er utilgængelig

i mere end 6 timer.

Det kan supplerende oplyses, at for at mindske en større ophobning af post plan-

lægges omstillingsperioden begrænset til to hverdage og en weekend.

KOMBIT bemærker, at perioden 25.-30. november (månedsslut) er det tidspunkt,

hvor Kommunernes Ydelsessystem i KOMBIT sender absolut flest breve i form af

udbetalingsspecifikationer, pt. 160.000. Derfor er der i den periode flest automati-

serede kørsler som skal rettes til for at kunne modstå omstillingsperioden samt en

kommunikationsindsats til alle kommunernes ansatte, meddeler KOMBIT. Kom-

munernes Ydelsessystem anbefaler derfor at omstillingsperioden lægges i perioden

3.-10. i måneden, hvor aktiviteten er mindst.

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Digitaliseringsstyrelsen kan oplyse, at det fra starten af omstillingsperioden vil være

muligt at afsende denne type digital post via den nye Digital Post-løsning til levering

fra den 30. november. Dertil er styrelsen opmærksom på, at der oftest vil være pe-

rioder, hvor generne er størst for nogle offentlige afsendere frem for andre, hvorfor

det desværre ikke er muligt at ramme en periode, hvor det passer bedst for alle

L 3 - 2021-22 - Bilag 1: Høringsnotat og høringssvar, fra finansministeren

Side 13 af 15

samtidig. Perioden er planlagt ud fra en sådan samlet vurdering, og bemærkningen

giver ikke anledning til at ændre på dette.

Øvrige udfordringer ved omstillingsperioden

Danske A-kasser udtrykker bekymring om, hvorvidt ledige har adgang til at orien-

tere sig i e-Boks, da de skal leve op til en række forpligtelser i forbindelse med at

opretholde deres dagpengeret. Derudover oplyser Danske A-kasser, at jobcentrene

ofte ikke uden videre kan forpligte ledige ad andre kommunikationsveje end ved

Digital Post.

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Digitaliseringsstyrelsen kan oplyse, at den planlagte omstillingsperiode alene be-

grænser muligheden for at sende og modtage digital post. Borgere og virksomheder

kan fortsat tilgå deres digitale postkasser, men vil ikke modtage post og vil ikke

kunne besvare eller sende post til de offentlige afsendere. Hvis en frist overskrides

på grund af, at en meddelelse forsinkes i de fire dage omstillingsperioden planlægges

at vare, vil fristen ifølge forslaget blive forlænget tilsvarende. Ledige vil derfor blive

tilgodeset med en forlængelse af en eventuel frist under omstillingsperioden.

Danske Regioner oplyser, at regionerne er afhængige af at kommunikere via Digital

Post, hvorfor nedetid på Digital Post-løsningen vil være til betydelig gene. Nedetid

på Digital Post vil bl.a. ramme indkaldelser af patienter med kort varsel, typisk i

forbindelse med kræftpakker og i retspsykiatrien. Endelig er der områder, hvor re-

gionerne ikke vil kunne leve op til sin forpligtelse om rettidigt svar, såfremt regionen

ikke kan afsende digital post.

På nuværende tidspunkt

–

2 �½ måned før idriftsættelsen af den nye Digital Post-

løsning

–

er der meldt en tentativ tidsplan ud for omstillingen, men endnu ikke en

endelig tidsplan. Det lever langt fra op til regionernes forventning om at blive vars-

let i tilstrækkelig/rimelig tid. For regionerne er det en betydelig opgave at forberede

sig på en omstillingsperiode og eventuelt afledte mitigerende tiltag. Det er nødven-

digt at afdække konsekvenser, forberede processer, kontakte leverandører, koordi-

nere i forhold til andre aktiviteter i regionen og kommunikere internt og eksterne.

Hospitalerne forventer at blive varslet op til seks måneder før den tekniske omstil-

ling finder sted.

Af den tentative tidsplan, der er meldt ud, fremgår, at al Digital Post vil blive stoppet

i en periode på fire døgn. Danske Regioner finder, at den udmeldte tidsplan stræk-

ker hensigten i lovforslaget, hvor det bl.a. fremgår at: ”Overgangen vil ske henover

weekenden, men der kan være brug for mere tid både før weekenden og efter week-

enden.”

Da midlertidig nedetid på Digital Post-løsningen har betydelige konsekvenser i re-

gionerne, opfordrer Danske Regioner Digitaliseringsstyrelsen til at genoverveje

tidsplanen, og sikre følgende:

L 3 - 2021-22 - Bilag 1: Høringsnotat og høringssvar, fra finansministeren

Side 14 af 15



I samarbejde med alle berørte leverandører at undersøge alternative mulig-

heder, og altid anvende alternative muligheder.

Omstillingsperioden bliver så kortvarig som mulig.

Omstillingsperioden ikke lægges i hverdage.

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Digitaliseringsstyrelsen tager Danske Regioners bemærkninger til efterretning og

kan oplyse, at der ligger grundige overvejelser og afklaringer til grund for planerne

om omstillingsperioden, som derfor er forsøgt begrænset mest muligt i sin udstræk-

ning og i forhold til afledte konsekvenser. Det har ikke været teknisk muligt at hen-

lægge omstillingen til alene at finde sted på weekenddagene, hvorfor det vil være

nødvendigt at inddrage de to omkringliggende hverdage. Da omstillingen er teknisk

krævende og har mange afhængigheder til både leverandører og brugere har det ikke

været muligt at planlægge en forsvarlig og sikker omlægning af kortere varighed.

Danske Regioner bemærker, at det ikke fremgår af lovforslaget, om fritagelses-funk-

tionen også er stillet i bero i en periode. Hvis det ikke er tilfældet, kan man få en

situation, hvor en borger bliver fritaget under nedlukning, samtidigt med, at en af-

sender lægger digital post til pågældende i kø, mener Danske Regioner.

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Digitaliseringsstyrelsen kan oplyse, at fritagelse af borgere og virksomheder ikke vil

blive stillet i bero og løbende kan registreres i de offentlige afsenderes Administrativ

Adgang, hvorefter selve fritagelsen vil være effektiv fra den 30. november. Eventuel

afventende post, som ikke er læst af en fritaget, vil på sædvanlig vis blive efterleveret

med fysisk post.

Danske Regioner bemærker, at lovforslaget omtaler mulighed for paralleldrift. Her-

til bemærkes, at paralleldrift kan give meget forvirring blandt borgere og myndig-

heder i forhold til, hvor der kommunikeres og fra hvilket system, der skal læses

og/eller afsendes.

KOMBIT spørger til paralleldrift som en mulighed og ønsker at dette sikres ved

lov, så en række tekniske problemstillinger falder bort.

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Digitaliseringsstyrelsen kan oplyse, at man planlægger at undgå paralleldrift, da man

vægter hensynet til borgerne og virksomhederne tungere end de offentlige afsende-

res omstillingsprocesser.

KL bemærker, at det er afgørende, at der hurtigst muligt sker afklaring af den tek-

niske håndtering af omstillingsperioden. Det vurderes af KL således ikke at være

tilstrækkelig information,

at der i bemærkninger til lovforslaget står: ”Der forventes

L 3 - 2021-22 - Bilag 1: Høringsnotat og høringssvar, fra finansministeren

Side 15 af 15

endvidere etableret mulighed for, at offentlige afsendere kan fortsætte med at sende

post på vanlig vis i omstillingsperioden, blot med udskudt leveringstidspunkt til ef-

ter idriftsættelse af den nye Digital Post-løsning.” Kommunerne skal overveje, i

hvilken udstrækning man vil undlade at træffe og fremsende afgørelser i omstillings-

perioden, der kan afvente til efter omstillingsperioden. Til denne overvejelse er de

tekniske input væsentlige, bemærker KL.

KL efterlyser en præcisering af, hvad der menes med ”tilstrækkelig tid” fx i sætnin-

gen ”Der vil forud herfor blive kommunikeret direkte til alle berørte parter i til-

strækkelig tid til, at de kan indrette sig efter den varslede omstillingsperiode.”

Det

er KL’s opfattelse, at det haster med disse udmeldinger, idet det pr. d. 17.september

2021 endnu ikke er meldt ud, hvordan omstillingsperioden håndteres teknisk og

hvad, der skal håndteres med ændrede arbejdsgange i perioden.

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Digitaliseringsstyrelsen bemærker, at de offentlige afsendere vil blive informeret di-

rekte om de tekniske aspekter af omstillingen i takt med, at disse afklares. Der fo-

regår i øvrigt løbende dialog med de offentlige afsendere, hvor de ved fx spørgeti-

mer og webinarer har mulighed for at stille supplerende spørgsmål.

KL bemærker, at det ikke er præciseret i bemærkningerne til lovændringen, hvordan

en myndighed stilles, hvis lovpligtige tidsfrister overskrides som følge af omstil-

lingsperioden. Det bør præciseres, at myndighedens frist for bevilling/afgø-

relse/svar til borgeren eller virksomheden udskydes tilsvarende omstillingsperio-

dens længde, så det anses for at være truffet rettidigt, såfremt myndigheden sender

umiddelbart efter, at den manglende adgang er ophørt.

Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger:

Digitaliseringsstyrelsen kan oplyse, at lovbemærkningerne tager stilling til situatio-

nen, idet det blandt andet fremgår, at de offentlige afsendere vil blive informeret

om omstillingsperioden, så

de ”kan planlægge udsendelse af post på andre tidspunk-

ter eller [ved] at anvende andre kommunikationskanaler i de tilfælde, hvor en senere

levering af en meddelelse måtte være kritisk.”

Forlængelses af frister gælder således

alene for borgere og virksomheder.