Aktstk. 306 - 2021-22 - Bilag 1: It-rådets opfølgning på projekt Digital Asset Management

Finansudvalget 2021-22
Aktstk. 306 § 11 Bilag 1
Offentligt

Rigspolitiet

Att.: Vicepolitimester Ole Andersen

22. marts 2022

It-rådets opfølgning på projekt Digital Asset Management

Kære Ole Andersen

Statens It-råd har den 7. marts 2022 holdt møde med Rigspolitiets projekt Digital

Asset Management (DAM) med henblik på replanlægning af projektet med ud-

gangspunkt i den reviderede business case. Rigspolitiet redegjorde på mødet for den

nye forventede forsinkelse og fordyrelse af projektet, som Rigspolitiet rapporterede

til It-rådet i forbindelse med statusrapporteringen for andet halvår 2021.

På baggrund af mødet den 7. marts har It-rådet nye observationer til projektet, som

Rigspolitiet kan vedlægge et nyt aktstykke som It-rådets aktuelle vurdering af pro-

jektets status og fremdrift, jf.

Budgetvejledningens pkt. 2.2.18.1.2.

Projektet vurderes

fortsat at have

normal risiko.

Projektet anbefales ikke et eksternt review. Den re-

viderede business case vil danne ny baseline for projektet.

Projektets overordnede formål er fortsat at standardisere og effektivisere politiets

arbejde med multimediefiler.

På opfølgningsmødet oplyste Rigspolitiet, at projektet i december 2021 indgik en

aftale med leverandøren om at forlænge projektperioden. Forlængelsen er forårsa-

get af, at der gennem kundetestperioden i september-december 2021 blev konsta-

teret mangler i systemet samt kritiske fejl i et sådant omfang, at kriterierne for god-

kendelse af overtagelsesprøven ikke kunne opfyldes. Projektet er afhængig af res-

sourcer i Rigspolitiets Koncern IT. Koncern IT har meddelt til projektet, at de ikke

kan levere de nødvendige ressourcer til projektet før til foråret 2022. Dette gælder

også ydelser, der var aftalt til levering i januar 2022.

Rigspolitiet redegjorde også for, at mangel på it-ressourcer kontinuerligt har brem-

set projektets fremdrift. Manglende ressourcer med viden om forretningen har

medført, at nøgleopgaver i projektet varetages af eksterne konsulenter, hvilket af-

føder en risiko for, at Rigspolitiet ikke kan drifte løsningen ved frafald af disse med-

arbejdere. Derudover er der i politiets Koncern IT mangel på it-ressourcer, fx med

Digitaliseringsstyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1017 København K · 3392 5200 · www.digst.dk

Aktstk. 306 - 2021-22 - Bilag 1: It-rådets opfølgning på projekt Digital Asset Management

Side 2 af 3

viden om netværk og Citrix, og mulighederne for rekruttering af sådanne ressourcer

besværliggøres yderligere af stramme sikkerhedsmæssige regler.

Projektet lægger op til at udvide tidsplanen med knap fire måneder, således at pro-

jektet først afsluttes den 15. marts 2023 i stedet for den 23. november 2022. Samti-

dig øges de samlede projektudgifter med 43,4 mio. kr. fra 144,2 mio. kr. til 187,6

mio. kr. (PL-2022). Heraf udgør 75,8 mio. kr. det resterende budget til brug i 2022

og 2023, hvilket er inkl. projektets risikopulje på 13,3 mio. kr. Dertil kommer, at

projektets samlede bruttogevinster forringes med 26,1 mio. kr. (fra -67,7 til -93,8

mio. kr.) pga. en forventning om øgede driftsudgifter efter projektets afslutning.

Projektet forklarer, at de primære årsager til fordyrelsen er:

Merudgifter til bemanding på ca. 26 mio. kr., herunder forlængelse af både in-

terne og eksterne ressourcer, øget brug af eksterne ressourcer, samt ekstra op-

læring grundet frafald af medarbejdere.

Forøgelse af risikopuljen med ca. 6 mio. kr. grundet væsentlige risici i projektets

sidste gennemførselstid.

Nødvendige funktionstilkøb for ca. 4 mio. kr. som har vist sig kritiske for, at

løsningen opfylder de operationelle krav.

Merudgifter til underleverandører på ca. 3 mio. kr., herunder licenser og igang-

sat support, eftersom idriftsættelse var sat til juni 2022.

Merudgifter til drift i gennemførselsfase på ca. 2 mio. kr., da forlængelsen har

medført et behov for drift og support af etablerede datalinjer, licenser og ind-

købt hardware i gennemførselsfasen.

Projektet har med den nye plan et år tilbage af gennemførselsfasen. Denne periode

er fortsat karakteriseret ved et betydeligt risikobillede med risici, som med meget

stor sandsynlighed vil indtræffe. Rigspolitiet har for at imødekomme dette opjuste-

ret risikopuljen markant. Det er dog It-rådets vurdering, at der på trods af de miti-

gerende handlinger fortsat er en væsentlig risiko for, at projektet ikke kan gennem-

føres inden for den nye tidsplan og økonomi.

It-rådet observerer, at Rigspolitiet anser den fortsatte usikkerhed omkring leveran-

cerne fra Koncern IT som den største risiko. Løsningen kan ikke leveres, før Rigs-

politiets Koncern IT har udviklet og leveret produktionsmiljøerne. It-rådet noterer

sig, at dette er den samme vedvarende risiko, som har forårsaget den nuværende

forsinkelse. Projektet har løbende forsøgt at håndtere udfordringen, bl.a. gennem

ledelsesinformation, ugentlige rapporteringer og møder med berørte sektionsledere

både i projektet og Koncern IT. Dette har ikke været tilstrækkeligt til at afbøde

konsekvenserne, hvorfor It-rådet finder det bekymrende, at projektet fortsat ope-

rerer under de samme vilkår.

Rigspolitiet oplyser, at løsningen forventes at være færdigudviklet og funktionelt

testet den 29. april 2022. Løsningen kunne ikke godkendes ved test i december

2021, og leverandøren arbejder fortsat på at rette fejl. It-rådet ser også en risiko for,

Aktstk. 306 - 2021-22 - Bilag 1: It-rådets opfølgning på projekt Digital Asset Management

Side 3 af 3

at Rigspolitiet ikke kan godkende kvaliteten af leverancen i anden omgang. Rigspo-

litiet oplyser på mødet, at der ikke er afsat midler til denne risiko i risikopuljen, fordi

man har en lav forventning om, at risikoen vil indtræffe, og at det ikke vil have stor

betydning for den overordnede tidsplan. It-rådet bemærker, at en eventuel yderli-

gere forsinkelse af leverancen dog vil trække ekstra ressourcer i projektet.

Projektet forklarede på mødet, at de organisationsændringer, der er gennemført ved

reformen i Rigspolitiet, har påvirket projektets fremdrift negativt. Gennem refor-

men nedskaleres organisationen markant, hvilket har medført stort frafald og ud-

skiftning af medarbejdere i projektet. Dette har medført videnstab og krævende

oplæring af nye medarbejdere samt usikkerhed hos og om projektets tilgængelige

forretningsressourcer. It-rådet vurderer, at der er en risiko for yderligere frafald og

udskiftning af nøglemedarbejdere i projektet.

It-rådet ser frem til at følge projektets videre forløb.

Ved spørgsmål kan I kontakte undertegnede eller Simone Laursen,

[email protected]

eller mobil 3058 1131. Dette brev er også sendt til Rigspolitichef Thorkild Fogde

og til afdelingschef Jacob Nielsen i Justitsministeriet.

Med venlig hilsen

Mogens Pedersen

Formand for It-rådet