Finansudvalget 2020-21
Aktstk. 232 § 24 Bilag 3
Offentligt
2395380_0001.png
Risikotjekliste
Projektnavn:
Myndighed:
Udfyldt af (kontaktperson):
CAP2020 IT regelimplementering
Landbrugsstyrelsen
Peter Pociot
Risikotjeklisten er et værktøj til projektledelsen, som giver overblik over nogle af de områder i projektet, der typisk er risikofyldte.
Projektlederen skal udarbejde risikotjeklisten i begyndelsen af analysefasen. For projekter, der skal risikovurderes af Statens It-råd indgår tjeklisten i materialet til risikovurderingen.
Projektet kan med fordel genbesøge tjeklisten ved udgangen af analysefasen.
1. Forretningsmæssige forhold
Sæt X
X
1.1
Kritikalitet for
myndigheden
Hvor kritisk er projektet for myndigheden
eller andre myndigheders virke? (uddyb
gerne i kommentarfeltet)
Høj kritikalitet
Mellem kritikalitet
Lav kritikalitet
Ingen omlægning af processer
1.2
Omlægning af
forretnings-
processer
I hvilket omfang vil projektets
gennemførelse føre til omlægning af
forretningsprocesser? (nævn gerne hvilke
i kommentarfeltet)
X
Mindre omlægning af processer
Omfattende omlægning af processer
Ingen omlægning af regelgrundlag
1.3
Omlægning af
regelgrundlag
I hvilket omfang vil projektets
gennemførelse kræve omlægning af
regelgrundlag? (nævn gerne hvilke i
kommentarfeltet)
X
X
1.4
Omlægning af
systemer
I hvilket omfang vil projektets
gennemførelse kræve omlægning af andre
systemer? (nævn gerne hvilke i
kommentarfeltet)
Mindre omlægning af regelgrundlag
Omfattende omlægning af regelgrundlag
Ingen omlægning af systemer
Mindre omlægning af systemer
Omfattende omlægning af systemer
X
1.5
Krav om
anvendelse
Er der krav om anvendelse af systemet,
når det er idriftsat? (Angiv i
kommentarfeltet for hvilke)
Krav om anvendelse for alle brugere
Krav om anvendelse for nogle brugere
Ingen krav om anvendelse
Ikke taget stilling til krav om anvendelse
Krav om anvendelse har sammenhæng til gevinstrealisering, da det kan
Alle sagsbehandlere og kontrollører i Landbrugsstyrelsen skal benytte
være med til at sikre det antal brugere til systemet, som er forudsat i
rammesystemerne til sagsbehandling og kontrol. Rammesystemerne er
gevinsterne. Er der ikke taget stilling til krav om anvendelse, giver det
i forvejen kendt af hovedparten af sagsbehandlere og kontrollører
højere risiko.
Der er indtil videre i projektets anlayse ikke identificeret behov for at
foretage ændringer i systemer uden for projektet.
Her skal angives, om projektet kræver ændringer af andre systemer,
som ligger udenfor projektets kompetence samt i hvilken grad. Des
større omlægning des højere risiko.
Projetet skal implementere CAP2020 landbrugsreformens
Her skal angives, om det kræver ændringer af regelgrundlag for, at
regelgrundlag, hvor der forventes større ændringer med indførsel af nye projektet kan gennemføres samt i hvilken grad. Des større omlægning,
støtteordninger, samt regelændringer til eksisterende ordninger
des højere risiko.
Projektet tager udgangspunkt i styrelsens nuværende processer og
governance for IT implementering. Der forventes mindre omlægning
ifm. etablering af ensartet sanktions- og kontrolmodel.
Her skal angives, om projektet vil føre til ændringer af processer samt i
hvilken grad. Des større omlægning, des højere risiko.
Kommentar/uddybning
Forklaring
Her skal angives i hvilken, og i hvor høj grad, det påtænkte system vil
kunne medføre uønskede konsekvenser for den understøttede del af
Projektet har høj kritikatlitet, da det skal sikre IT understøttelse af EU's forretningens opretholdelse, fx ved ukomplette data, systemfejl,
landbrugsreform CAP2020. Uden IT-understøttelse, vil reglerne ikke datakorrumpering og nedbrud. Ved høj kritikalitet kan forretningen ikke
varetages. Ved mellem kritikalitet kan forretningen varetages, men med
kunne administreres korrekt og til tiden.
store negative konsekvenser for myndigheden. Ved lav kritikalitet vil det
påvirke omdømme og være til gene for myndigheden.
 Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021
2395380_0002.png
X
X
1.6
Hvem er inddraget eller planlægges
Gevinstrealisering inddraget i projektets arbejde med
gevinster? (gerne flere krydser)
X
X
X
Styregruppeformand
Gevinstejer
Forretningsspecialister
Slutbrugere
Product Owner
Andre (angiv i kommentarfeltet hvem)
Skriv i kommentarfeltet hvis andre interessenter end de nævnte er
Der vil for hver støtteordning blive gennemført mindre gevinstworkshops inddraget. Jo højere grad af inddragelse og accept af projektets
gevinstbillede, jo lavere risiko.
X
1.7
Er der andre myndigheder involveret i
Forretningsmodel projektet og er de committet til at levere
ressourcer og høste gevinster?
Ja, og de er committet
Ja, men de er ikke committet
Nej
Inden for egen ramme med tilslutning fra FiU
Det forventes at Erhvervsstyrelsen skal involveres i forbindelse med
Jo færre myndigheder der er involveret i projektet jo lavere risiko. I
understøttelse af ordningen Lokale Aktionsgrupper (LAG), som de har
tilfældet, hvor der er flere myndigheder involveret er det vigtig, at der
ansvaret for at administrere. Samarbejde, herunder proces for
etableres aftaler eller incitamenter for at få gevinsterne høstet.
implementering af ordningen, er under afklaring
X
1.8
Finansiering
Hvordan forventes projektet finansieret?
Delvist eller helt uden for egen ramme med tilslutning
fra FiU
Inden for egen ramme uden tilslutning fra FiU
Delvist eller helt uden for egen ramme uden tilslutning
fra FiU
Der er ikke taget stilling til den forventede finansiering
endnu
Med finansiering spørges der ind til, hvordan projektet forventes
Finansiering af projektet søges igennem ØU-sag samt tilslutning fra FiU finansieret. Er projektet finansieret udenfor egen ramme, giver det
højere risiko. FiU = Finansudvalget.
X
1.9
Ikke-økonomiske
gevinster
Er der opsat målbare ikke-økonomiske
gevinster?
Opstillet, og de er målbare
Opstillet, men de er endnu ikke målbare
Der er ikke opstillet nogle ikke-økonomiske gevinster
En ikke-økonomisk gevinst defineres som en forbedring af ikke-
økonomiske parametre. Ikke økonomiske gevinster kan ikke opgøres i
Er nærmere beskrevet i Projektgrundlag samt Business Case Grundlag
kroner og ører, men skal stadig operationaliseres i målbare enheder, så
det er muligt at afgøre, om de realiseres.
2. Projektets tilrettelæggelse
Kommentarer/uddybning
Chefkonsulent
Prince 2 med års erfaring med projektledelse i IT i LBST
7 års erfaring som projektleder i LBST og med et indgående kendskab til LBSTs forretning og systemer.
Forklaring
2.1
Projektleders
erfaring
Angiv projektlederens projektleder-
uddannelse og -erfaring
Beskriv i kommentarfeltet, hvilke(n) uddannelse(r) og den erfaring
projektlederen har inden for projektledelse. Kurser, træning,
certificeringer, antal projekter, antal år, projekternes størrelse.
2.2
Projektleders
erfaring
Angiv projektlederens erfaring med at
gennemføre projekter af tilsvarende
kompleksitet
Projektleder for projektet CAP2020 IT fundament, som er det forudgående projekt for dette
Del-projektleder ved nuværende Landbrugsreform (CAP2013)
Projektleder for omlægning IT understøttelse af tilskudsordning fra MST til LBST
Projektleder for IT understøttelse af arealkontrol og en lang række andre ordninger
Bredt kendskab til IT samt forretningen i LBST
Beskriv i kommentarfeltet, hvor mange projekter med lignende
kompleksitetsniveau, projektlederen har haft ansvar for. Hvilken karakter
havde projekterne. Hvordan lykkedes de? (Økonomi, tid, implementering
og forandringer).
 Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021
2395380_0003.png
2.3
Styregruppe-
formandens
erfaring
Angiv styregruppeformandens
styregruppeuddannelse og -erfaring
Afventer organisering
Beskriv i kommentarfeltet, hvilken styregruppeuddannelse/træning, som
styregruppeformanden har deltaget i. Hvilke erfaringer har
styregruppeformanden i rollen eller evt. med andre styregrupperoller?
Antal projekter, projekternes størrelser og karakter.
2.4
Styregruppe-
formandens
erfaring
Angiv styregruppeformandens erfaring
med at gennemføre projekter af
tilsvarende kompleksitet
Afventer organisering
Beskriv i kommentarfeltet, hvilke erfaringer styregruppeformanden har
med at stå i spidsen for projekter med lignende kompleksitetsniveau.
Hvilken karakter havde projekterne, og hvordan lykkedes de?
2.5
Kritiske
kompetencer i
projektet
Er der kompetencer, der er særlig kritiske
i projektet? Beskriv i kommentarfeltet
hvilke og om de er til rådighed
Da projektets formål er at sikre IT-understøttelsen af CAP2020 er det kritisk, at der i projektet er tilført rette faglige kompetencer
til at definere krav til støtteordningerne og atde rette IT-kompentencer er tilknyttet for at kunne definere, implementere og teste
løsningerne. Endvidere er det kritisk nødvendigt at Erhvervet inddrages for at definere den mest kundevenlige og effektive
understøttelse
Jo flere kritiske kompetencer, der er til stede i organisationen og
allokeret til projektet, jo lavere risiko. Kritiske kompetencer kan fx være
teknisk viden om teknologien, arkitektur, test eller faglig viden om
genstandsfelt.
Sæt X
X
Ja
Kommentarer/uddybning
Forklaring
2.6
Organisationens
modenhed
Er organisationens modenhed blevet
vurderet? (Hvis ja, angiv metode og
resultat i kommentarfelt)
Landbrugsstyrelsens evalueres løbende, hvor der følges op på
processer, metoder og effektivitet. Evalueringer sker bl.a. igennem flere
årlige revisioner (EU, Rigsrevisionen, intern revision) samt ved ISO
Fx kan organisationen være blevet CMI (..) vurderet eller være blevet
27001-recitificering.
vurderet med anden intern vurderingsmetode.
Senest er styrelsens agile modenhed blevet vurderet af Devoteam.
Nej
2.7
Organisationens
erfaringer med it-
projekter
30
Hvor stor er organisationens erfaring med
gennemførelse af it-projekter?
0
Antal it-projekter, der igangsættes årligt i organisationen
(sidste 5 års gennemsnit)
Antal projekter af sammenlignelig kompleksitet
organisationen har gennemført de seneste 5 år
Et projekt med sammelignelig størrelse var implementering af EU's
nuværende landbrugsreform CAP2013
Med "sammenlignelig kompleksitet" menes it-projekter af nogenlunde
samme kompleksitet som det projekt, som skal risikovurderes. Jo flere
projekter organisationen har gennemført tidligere med samme
kompleksitet, jo lavere risiko.
X
2.8
Tværgående
funktion
Har I en tværgående funktion, der hjælper
og understøtter projekter og programmer?
Ja
Styrelsens PMO som er forankret i IT, Team IT Stab
Nej
Ja, der er udpeget en business change manager eller
tilsvarende rolle
Det kunne fx være et projektsekretariat eller et PMO (Project
Management Office)
2.9
Kræver it-projektet en større forandring i
Ressourcer til
organisationen og er der udpeget
forandringsledelse
ressourcer dertil?
X
Ja, business casen indeholder ressourcer øremærket til Eksisterende governance for IT implementering og forandringsledelse i Såfremt der er fokus på forandringsledelse i form af en business change
Landbrugsstyrelsen benyttes
manager eller andre ressourcer mindskes projektets samlede risiko.
forandringsledelse
Nej, forandringsledelse har ikke selvstændigt fokus
 Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021
2395380_0004.png
Ja, vurderet af uvildig part uden for organisationen
Ja, vurderet af øverste it-governance organ i
organisationen
Ja, vurderet med styregruppeformanden
X
Ja, vurderet af projektgruppen/projektlederen
Nej, ikke vurderet
X
2.11
Implementering
tænkt ind fra
starten
I hvilket omfang er implementerings- og
driftsaktiviteter allerede indarbejdet i
scopet for projektet?
Overordnet plan for implementering og drift udarbejdet
Nedbrudt plan for implementering og drift udarbejdet
Udarbejdes senere i projektet
Implementeringsplan er ikke en del af scope
Ja
2.12
Overdragelse til
forretningen
Er det aftalt, hvordan og hvornår projektet
overdrages til forretningen?
X
Nej
Er under afklaring ifm. udarbejdelse af detaljeret plan. Forretningen er
med til at definere planen, og er en fast del af planlægningsgruppen
En klar aftale mellem projekt og forretning i forhold til overdragelse
sænker risikoen for problemer i forhold til dette.
En detaljeret plan for implementering forventes at bestå af plan for
forandringsledelse, uddannelse og kommunikation. Der spørges ikke til
Der er udarbejdet plan for analyse samt gennemførelse/implementering
om planer er udarbejdet på nuværende tidspunkt, men om
af hver støtteordning. Planen vil blive modnet og nedbrudt efterhånden
udarbejdelsen indgår i projektplanen. Risikoen øges, såfremt der ikke er
som analysefasen skrider frem
planlagt implementeringsaktiviteter, da disse er nøglen til i sidste ende at
sikre realiseringen af business casen.
Hver støtteordning vil blive etableret som et del-projekt omkring en
leverance i projektet
En grundig vurdering af mulighederne for opdeling af projektet giver
mindre risiko.
2.10
Er det vurderet om projektet med fordel
Opdeling i mindre
kunne opdeles i flere projekter jf. princip 4
projekter
for statslige it-projekter?
X
2.13
Påtænker projektet at stille ressourcer til
Implementerings- rådighed for at sikre implementeringen,
strategi
eller er det op til de fremtidige kunder selv
at implementere løsningen?
Projektet stiller implementeringsressourcer til rådighed
Kunder implementerer selv
Både projektet og kunderne stiller ressourcer til
rådighed
Ja
Ejerskabet ligger alene i Landbrugsstyrelsen
Implementeringen vil ske som en del af det agile setup, hvor
slutbrugerne vil indgå ifm. løsning samt test af samme.
Her angives om projektet/organisationen påtænker at stille ressourcer til
rådighed for at sikre implementeringen af løsningen, eller om det er op til
de kommende brugere/kunder selv at tage løsningen i brug samt at
følge op på om implementeringen er gået, som den skulle. Risikoen er
større, når det er op til brugerne/kunderne selv at tage løsningen i brug.
2.14
Ejerskab
Er ejerskabet til projektet fordelt på flere
institutioner, fx i forbindelse med et
fællesoffentligt projekt? (Hvis ja, uddyb i
kommentarfeltet hvilke)
X
Nej
0-6 måneder
Her angives, hvor mange organisationer og samarbejdspartnere, der er
sponsorer eller ansvarlige for projektets udførelse. Jo flere, jo større vil
risikoen ofte være. Hvis ja, beskriv kort governancestruktur i
kommentarfelt.
2.15 Tidsplan for projekt
Hvad er projektets forventede
tidsmæssige udstrækning?
X
6-12 måneder
12-24 måneder
Mere end 24 måneder
Projektet forventes at være afsluttet i løbet af 2023 og afhænger af
støtteordningernes datoer for idriftsættelse
Ved projektet menes fra starten af analysefasen til afslutning af
gennemførelsesfasen, hvor projektorganisationen nedlægges.
 Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021
2395380_0005.png
3. Markedsafklaring og teknisk løsning
Er der indhentet eller planlægger projektet
at indhente viden om andre offentlige
Videndeling med
institutioner eller private virksomheder har
andre myndigheder
implementeret samme system, og har I i
så fald delt erfaringer med dem?
Sæt X
Ja, er undersøgt og vi har delt erfaringer
Ja, er undersøgt, men vi har ikke delt erfaringer
X
X
Nej, det er ikke undersøgt endnu
Velafprøvet ift. det ønskede anvendelsesområde
Ikke velafprøvet ift. det ønskede anvendelsesområde
Teknologivalg ikke afklaret
Kommentarer/uddybning
Forklaring
3.1
Videndeling med andre organisationer, der har været igennem samme
Ikke relevant, da projektet tager udgangspunkt i det allerede etablerede
type anskaffelsesforretning nedsætter risici i projektet.
setup i Landbrugsstyrelsen
3.2
Teknologiens
velafprøvethed
Hvor velafprøvet er den teknologi,
projektet forventer at anvende i forhold til
anvendelsesområdet?
Projektet tager udgangspunkt i det allerede etablerede setup i
Landbrugsstyrelsen
Her vurderes, om der sigtes mod at anvende uafprøvet teknologi.
Uafprøvet teknologi medfører højere risiko.
3.3
Er det vurderet eller planlægger projektet
at vurdere, om projektet med fordel kan
Genanvendelse af
genanvende egne eller andre institutioners
komponenter
komponenter, herunder fællesoffentlige
eller fællesstatslige komponenter?
X
Ja
Nej, ikke endnu
Nej, planlægges ikke
Projektet tager udgangspunkt i det allerede etablerede setup i
Landbrugsstyrelsen
Jo større mulighed, der er for genanvendelse af egne eller andres
komponenter, jo mindre vil risikoen i projektet være.
X
Er der foretaget eller planlægger projektet
en afdækning af, hvorvidt markedet kan
levere standardsystem i forhold til det
ønskede anvendelsesområde, og i så fald
hvordan?
Standardsystem med få tilpasninger
Standardsystem med en del tilpasninger
Primært baseret på nyudvikling
Ej relevant (begrund i kommentarfeltet)
Ingen afdækning foretaget endnu
I projektet vil der primært blive genanvendt og konsolideret inde for
kendt system, hvor der forventes tilpasninger. Indtil videre er der kun
identificeret behov for få tilpasninger af rammesystemet
Det er erfaringen, at implementering af et standardsystem indebærer
færre risici end det gør i 100 pct. nyudvikling. Her skal svares på graden
af standardisering i forhold til udvikling.
3.4
Standardsystem
3.5
Er der gennemført eller planlægger
Leverandør-
projektet at gennemføre en teknisk dialog
kendskab (teknisk med potentielle leverandører med henblik
dialog)
på at afklare, hvad leverandører kan og
ikke kan i forhold til den ønskede løsning?
Ja, der er igangsat dialog med leverandører på
markedet
Dialog planlagt, men er ikke gennemført endnu
X
X
X
X
Nej
Ja - kendskab til kundens kontekst
Ja - lignende løsninger
Ja - arbejdet med lignende målgrupper
Nej
X
Ja
Her angives, om der er foretaget en afklaring af, hvad leverandørerne på
markedet kan levere af ydelser i forhold til, hvad det forventes, at
Leverancer forventes at blive leveret fra eksisterende IT leverandører, projektet efterspørger. Det vil sige om markedet kan levere den ydelse,
og dermed ud fra eksisterende kontrakter, hvor leverandørerne
som projektet efterspørger eller om det skal udvikles fra bunden. Jo
inddrages i forbindelse med løsningsbeskrivelse
større kendskab markedet har, jo mere forventes risikoen formindsket.
Angiv gerne i kommentarfeltet, hvad projektets forventning til markedet
er.
Her angives om leverandørerne i markedet kender til
kundens/institutionens forretningsområde og den ydelse, der
efterspørges. Det vil sige om leverandørerne tidligere har leveret
lignende løsninger eller arbejdet med lignende målgrupper. Jo mere
kendskab markedet har, jo mere forventes risikoen at blive.
Har potentielle leverandører kendskab til
Leverandør-
kundens kontekst, produceret lignende
3.6 kendskab (kundens løsninger og/eller har arbejdet med
kontekst)
lignende målgrupper? (Sæt gerne flere
krydser ud for ja-kategorierne)
3.7
Flerleverandør-
strategi
Er der planer om at anvende flere
leverandører inden for samme
leveranceområde?
Der er i dag etableret flere fora hos LBST, hvor LBST samt
leverandørerne koordinerer leverancer
Nej
Anvendelse af flere leverandører inden for samme leveranceområde kan
øge samarbejdsudfordringer og dermed øge risikoen.
 Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021
2395380_0006.png
Ja, der tænkes gennemført EU-udbud
Er der taget stilling til udbudsstrategien i
projektet?
Ja, der tænkes gennemført miniudbud inden for
rammeaftale
Ja, der tænkes anskaffet uden udbud
Nej, der er ikke taget stilling til dette på nuværende
tidspunkt
X
3.9
Ensartede
driftsprocesser
Har organisationen implementeret
ensartede processer (fx ITIL) til kontrakt-
og leverandørstyring?
Ja, i form af ITIL
Ja, i form af standardiserede processer (beskriv)
Nej
Ja, organisatorisk enhed findes, allokeret til projektet
Ensartede
Råder organisationen og projektet over
3.10 leverandørstyringsp ressourcer med fokus på og erfaring med
rocesser
it-kontrakt- og leverandørstyring?
X
Ja, organisatorisk enhed findes, kan rådgive projektet
Ja, generel kompetence i organisationen, kan rådgive
projektet
Nej, men projektet tilknyttes ekstern ekspertise
X
3.12
I hvor høj grad er forretningens behov
Forretningsbehov indarbejdet i forbindelse med design af
den tekniske løsning?
I høj grad
I nogen grad
Slet ikke
X
3.13
Systemmoduler
Hvor stor forventes den tekniske
kompleksitet i projektet at være med
hensyn til antallet af moduler i løsningen?
Få funktionelle områder
En del funktionelle områder
Mange funktionelle områder
X
3.14
Integrationer
Hvor stor forventes den tekniske
kompleksitet i projektet at være med
hensyn til antallet af integrationer til andre
systemer?
Få eller ingen integrationer (0-5)
En del integrationer (6-10)
Mange integrationer (over 10)
Projektet gør hovedsageligt udelukkende brug af eksisterende
integrationer. Det vil dog blive undersøgt om der evt. skal etableres
integration til Tinglysningen, hvilket kan skabe værdi for visse
projektstøtteordninger
Et eksempel på integration kan være integration til CVR. Antallet af
integrationer til andre systemer øger risikoen.
Med "modul" menes et selvstændigt funktionalitetsområde som fx
debitorstyring eller business intelligence modul. Det kan også være
Der forventes i høj grad at gøres brug af eksisterende tekniske moduler
tekniske moduler, fx et scanningsmodul eller et
rapportgenereringsmodul.
Forretningen er en fast del af det agile setup ift. IT opsætning og
inddrages i workshops samt løsningsbeskrivelse ifm. udvikling af
rammesystemerne
Tæt kobling mellem forretningens behov og den tekniske løsning
nedbringer risici i projekterne.
Allokerede ressourcer inhouse giver lavere risiko end hvis ressourcer er
delt med andre eller må findes eksternt. Endvidere mindskes risikoen,
hvis ressourcer/kompetencer er samlet i organisatorisk enhed, end hvis
de er placeret decentralt i organisationen.
Styrelsen anvender ITIL og bruger Statens IT som driftleverandør
Jo mere formaliseret iht. best practise leverandørstyringsprocesserne er,
desto lavere risiko.
Leverancer vil blive leveret fra eksisterende IT leverandører og
rammekontrakter. Mht. CAP-TAS skal der gennemføres nyt udbud i
løbet af 2022
Anskaffelser uden udbud samt anvendelse af eksisterende rammeaftaler
forudsættes at give lavere risiko end et EU udbud. Angiv gerne, hvilket
kontraktgrundlag, der forventes anvendt ved anskaffelsen.
3.8
Udbudsstrategi
Enheden IT – Systemforvaltning og leverandørstyring
 Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021
2395380_0007.png
X
3.15
Migrering
Hvor stor forventes den tekniske
kompleksitet i projektet at være med
hensyn til migrering af data?
Ingen migrering
Mindre kompleks migrering
Kompleks migrering
Med konvertering menes konvertering og/eller migrering af data.
Konvertering af data øger risikoen.
X
3.16
Sikkerheds-
aspekter
Er der taget stilling til, hvilke processer for
sikkerhed som er nødvendige i forbindelse
med udvikling og drift?
X
Vurderet for udvikling
Vurderet for drift
Endnu ikke vurderet
Der skal i forbindelse med specificering af implementeringen tages
højde for at alle almindelige standarder for sikker håndtering af
styrelsens data – herunder persondata - implementeres. Derfor laves
der en sikkerhedsvurdering i forbindelse med kravspecificeringen af
LBSTs DPO
Her skal angives, om det er vurderet, om der eksempelvis er særlige
krav til sikker kodning eller sikker drift i projektet. Manglende vurdering
betyder højere risiko.
3.17
Er der taget stilling til, hvilke processer
(herunder privatlivsfremmende
Privatlivsaspekter teknologier) for privatlivsbeskyttelse som
er nødvendige i forbindelse med udvikling
og drift?
X
X
Vurdering for udvikling
Vurderet for drift
Endnu ikke vurderet
Der skal i forbindele med implementeringen af støtteordningerne
udføres en screening i forhold til den sikkerhedsmæssige
risikovurdering. LBSTs databeskyttelsesrådgiver vil blive inddraget i
denne screening
Her skal det angives, om det er vurderet, om projektet medfører risiko
for krænkelse af privatlivets fred, og om det overholder lovgivning om
behandling af personhenførbare oplysninger. Manglende vurdering
betyder højere risiko.
4. Interessenter
X
4.1 Interessent-analyse Er der lavet en interessentanalyse?
Nej
Ja
Kommentarer/uddybning
Forklaring
Foretaget ifm. udarbejdelse af projektgrundlag og afklaret med
projektejer
En interessentanalyse er en kortlægning og analyse af de interessenter,
der bliver berørt af projektet og samtidig har indflydelse på projektets
succes. Det skal også beskrives, hvorledes de inddrages i projektet.
Få direkte interessenter (under 5)
4.2
Hvor mange direkte interessenter er der
for projektet? (definition af direkte
Antal interessenter
interessenter findes i temavejledning og
interessenthåndtering)
X
En del direkte interessenter (5-10)
Mange direkte interessenter (over 10)
Svært forudsigelige
4.3
Interessenternes
forudsigelighed
Hvor forudsigelige er de centrale
interessenter?
X
Til dels forudsigelige
Ret forudsigelige
Med direkte interessenter forstås organisationer, ledere og grupper af
Af direkte interessenter er Erhvervet (landmænd og deres konsulenter), medarbejdere, som vil skulle ændre adfærd som følge af projektet. Her
sagsbehandlere, kontrollører, Erhvervsstyrelsen, EU,
angives, hvor mange af disse, der er aktivt involveret i projektet. Bør
Fødevareministeren samt Fødevareministeriets Departement
tage udgangspunkt i projektets interessentanalyse. Mange direkte
interessenter betyder højere risiko.
Med forudsigelighed tænkes primært i forhold til deres reaktioner i
Det vurderes, at forudsigeligheden er høj, da der er løbende kontakt
forhold til projektet. Her angives hvor forudsigelige parterne er. Bør tage
med interessenterne igennem projektperioden. Dertil er interessenter i
udgangspunkt i projektets interessentanalyse. Lav forudsigelighed øger
forvejen kendt.
risikoen.
 Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021
2395380_0008.png
Ja, og vi har en strategi
4.4
Kendskab til
interessenter
Har I kendskab til nogle interessenter, der
er negative i forhold til projektet og har I
en strategi for at håndtere dette?
X
X
I hvilket omfang indgår interessenter i
projektets organisering? (Gerne flere
krydser)
X
x
X
X
Ja, men vi har ingen strategi
Nej
Inddraget i projekteksekvering
Sidder i referencegruppe
Sidder i styregruppen
Sidder i slutbrugergruppe
Andet - angiv i kommentarfeltet
Der er stor interesse i projektets genemførsel, da projektet er en
forudsætning, for at sikre EU's målsætninger med kommende
Her angives om, der er opstillet en strategi til håndtering af interessenter,
landbrugsreform samt for at kunne udbetale landbrugsstøtte i Danmark. der på anden vis modarbejder projektet. En strategi herfor vil minimere
Erhvervet vil forventeligt have forskellige holdninger til de nye ordninger. risikoen.
Der eksisterer faste foraer til dialog med erhvervet.
Erhverhvet vil indgå løbende i selve projektet ift. kravspecificering og
test samt inddrages via styrelsens kundepanel.
Repræsentanter for sagsbehandlere og kontrollører vil indgå som en
Her angives om kunden/forretningen er repræsenteret i projektet. Jo
fast del af de agile teams ligesom repræsentanter fra Erhvervsstyrelsen
tættere forretningen er på det pågældende projekt, jo lavere risiko.
vil det ift. LAG-ordningen.
Departementet og Ministeren orienteres løbende om fremdriften i
projektet.
4.5
Samarbejde
5. Slutbrugere og slutprodukt
Hvem er slutbrugerne? Angiv type og
forventede antal. Hvis der er flere
forskellige slutbrugere angives i
kommentarfeltet, hvem der er primære og
sekundære. (Gerne flere krydser)
Sæt X
X
X
X
X
X
Interne medarbejdere, antal personer
Andre offentlige institutioner eller organisationer
Private organisationer eller virksomheder
Offentligheden, fx borgere
Inddraget i projektets eksekvering
Sidder i referencegruppen
Sidder i styregruppen
Sidder i slutbrugergruppen
Andet - angiv i kommentarfeltet
Ja, skriftlig aftale om projektet og forretningens ansvar
Kommentarer/uddybning
De primære slutbrugere vil være Erhvervet som ansøger om
landbrugsstøtten samt sagsbehandlere og kontrollører som skal
administrere støtteordningerne.
Forklaring
5.1
Hvem er
slutbrugerne?
Her skal angives, hvilke slutbrugere, der særligt påvirkes af projektet. Jo
flere grupper, desto højere risiko.
5.2
Samarbejde
Hvordan planlægger projektet at inddrage
slutbrugerne i sin organisering? (Gerne
flere krydser)
X
X
X
Jf. 4.5
Her angives om slutbrugeren er repræsenteret i projektet. Jo tættere
slutbrugeren er på det pågældende projekt, jo lavere risiko.
5.3
Opfølgnings-
strategi
Er der aftalt en klar rollefordeling mellem
projekt og forretningen efter endt
gennemførelsesfase?
X
Ja, rollefordelingen er drøftet, men ikke formaliseret
skriftligt
Ja, der findes generel beskrivelse af ansvar i
realiseringsfasen
Nej, der er endnu ikke taget eksplicit stilling til
rollefordeling
Ja - uddyb i kommentarfeltet hvilke
Rollefordeling forventes at følge nuværende organisering i LBST´s
driftsorganisation
Her angives om projektet har aftalt med forretningen at følge op på
implementeringen, enten i form af afrapportering, videnoverdragelse eller
direkte involvering. Ingen opfølgning øger risikoen.
5.4
Slutbrugernes
møde med
produktet
X
Er der gjort overvejelser om, hvordan
slutbrugere møder produktet?
Slutbrugerne vil løbende blive inddraget ifm test af projektets leverancer
Nej
Her angives om projektet har indtænkt slutbrugernes første brug af
produktet samt deres efterfølgende daglige anvendelse.
 Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021
2395380_0009.png
5.5
Inddragelse af
slutbrugere
Er slutbrugerne blevet inddraget i
analyseprocessen gennem deltagelse
workshops, eller inddraget i at udarbejde
user stories, wireframes, prototyper eller
lignende? (Beskriv nærmere i
kommentarfelt)
X
X
Ja - gennem deltagelse i workshops
Ja - inddraget i konkrete analyser og designarbejde
Nej
Ingen afhængigheder
Slutbrugere er og vil løbende blive inddraget i analyseprocesen i de
forskellige analyser af projektets leverancer både hvad angår IT
opsætning samt udvikling af rammesystemerne. Det sker både i form af Her angives, hvordan slutbrugerne inddrages i analyseprocessen.
workshops samt mere dedikerede analyser og design af selve
løsningerne
Projektet har stærk afhængighed til følgende projektet ift. at kunne sikre
gennemførsel:
- Projektet vedr. de politiske forhandlinger af CAP2020
- Projektet vedr. Bedre Data Governance (BDG) i LBST
- Tiltag i styrelsen ift. at sikre mere agil modenhed
- Tiltag defineret under det nedsatte CAP2020 program (forbedre
kvaliteten af støtteordningerne, modne organisationen og sikre
ensartethed og fastholdelse af best practice ifm. implementeringen af
CAP2020)
5.6.
Afhængighed til I hvilket omfang er projektet afhængig af
andre interne og andre interne/eksterne projekters
eksterne projekter gennemførelse?
X
Svage/få afhængigheder
Stærke/mange afhængigheder
Her angives om dette projekt er en forudsætning for, at eller flere andre
interne projekter og/eller systemer kan realisere deres business case,
eller om der findes andre interne projekter og/eller systemer, som skal
realiseres, før nærværende projekt kan realisere sin egen business
case. Flere afhængigheder øger risikoen.
X
5.7
Hvilken udrulningsstrategi forventer
Udrulningsstrategi projektet på nuværende tidspunkt?
Sekventiel udrulning for alle dele - B rulles ikke ud før A
er færdigudrullet
Start med pilotprojektet eller sekventiel udrulning,
derefter big bang
Projektet udrulles parallelt og sekventielt. Hver støtteordning vil have sin
Her angives, hvilken udrulningsstrategi projektet baseres på.
Big bang som pilotprojekt for en begrænset del af
egen specifikke tidsplan for ordningens udrulningstidspunkter (ex.
Pilotprojekter og løbende udrulning mindsker risikoen.
organisationen
udrulles ansøgning før sagsbehandling for hver støtteordning)
Big bang for hele projektet - alt går i luften på samme
tid
Der er endnu ikke taget stilling til udrulningsstrategi