Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Finansudvalget 2020-21
Aktstk. 232 § 24 Bilag 3
Offentligt

Styregruppeaftale

CAP2020 Ordningsstyregruppen

18/2 2021

Dokumentversion: 0.3

Version nr.

0.1

0.2

0,3

Dato

18/1 2021

25/1 2021

18/2 2021

Udarbejdet/revideret af

Claus Isachsen

Ændringer/bemærkninger

udkast

Justeret pba. input fra

Gitte Fangel

Justeret pba. input fra

ordnings-styregruppe

Statens it-projektmodel, Digitaliseringsstyrelsen

version 1.1

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

0. Styregruppeaftale for CAP2020 Ordningsstyregruppen

H-1

Denne aftale mellem styregruppens medlemmer beskriver medlemmernes ansvar og engagement i at sikre

en succesfuld implementering af ordninger og forudsætningsskabende opsætning i CAP2020 programmet.

0.1

H-2

Projektets succeskriterier

Når projektet lukkes ved afslutningen af gennemførelsesfasen, anser styregruppen projektet for at være en

succes, når følgende succeskriterier er opfyldt:

1. CAP2020 ordningerne er åbent rettidigt, så aftaler med det politiske niveau overholdes.

2. CAP2020 ordningerne har den kvalitet, der kommer fra at vi har anvendt CAP2020 Programmets 7 hjør-

nesten.

3. Vi har i styregruppen fastholdt en tværgående tilgang til implementeringen af CAP2020 ordningerne.

0.2

H-3

Styregruppens prioritering af projektets styringsparametre

Vi vil sammen drive projektet frem mod succes. Vi vil lede projektet med fokus på at opnå projektets forret-

ningsmæssige mål og at optimere projektets gevinstrealisering.

Vi er enige om følgende prioritering af de tre styringsparametre tid, samlet økonomi (økonomi og ressour-

cer) og kvalitet, som vi vil balancere ud fra mulighederne for at maksimere projektets mulige gevinster og

minimere risici for projektet:

1. Tid

2. Kvalitet

3. Økonomi

Prioriteringen er begrundet i nedenforstående forhold:

Tid: Den endelige leverance skal ske til tiden, med mindre bevægelser undervejs er muligt. Det vil sige, at tid er

fast på de store deadlines. LBST skal åbne de nye ordninger til tiden. Der kan dog skrues på tid i et vist om-

kring, hvis det ikke har konsekvenser for de endelige deadlines, og hvis det ikke har afledte konsekvenser

for andre ordninger.

Kvalitet: Vi skal sikre enkle løsninger, der virker for kunden. Men vi kan med fordel tænke i MVP tilgangen -

altså ingen dårlig kvalitet for kunderne; løsningerne skal kunne lige nøjagtig det, de skal.

Økonomi: Den økonomi vi fået til opgaven er risikobetonet. Der kommer derfor eventuelt en risikopulje. Det er

programstyregruppens beslutning, hvis der skal skrues på økonomien. Det er vigtigt, at ordningsstyregrup-

pen holder sig for øje, at risikopuljen tager tid at aktivere.

0.3

Principper for styregruppens arbejde

Vi sikrer projektets succesfulde gennemførelse via følgende principper for projektets ledelse og styring:

Styregruppeaftale

Side 2 af 9

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Tabel 0.1: Principper for styregruppens arbejde

Ledelse



Vi tager hver især aktivt ejerska for, at projek-

tet lykkes og ar ejder for, at projektet liver e

su es og gevi ster op ås.



Vi sikrer, at der er fokus på gevi strealiseri g,

år der træffes eslut i ger i projektet.



Vi fore ygger, løser ko flikter og fjer er arrie-

rer, så projektet ka ge e føres så g id i gs-

frit so

uligt og ude forsi kelser.



Vi træffer rettidige eslut i ger på styregrup-

pe øder e, eller år projektet har ehov for

det.



Vi tager aktivt del kvalitetssikri g af styri gs-

gru dlag og levera er.

Styring



Vi er a svarlige for og følger op på usi ess ase

og gevi strealiseri g.



Vi ar ejder for realistiske og veldefi erede krav til

løs i ger og kvalitet.



Vi forpligter os til at sikre opti ale ressour er,

ko pete er og orga iseri g.



Vi sikrer, at alle releva te i teresse ter liver hørt

og vi ar ejder for, at de akker op o projektet.



Vi deltager aktivt i risikoa alyse og ge e førelse

af redu ere de ha dli ger.



Vi hå dterer risi i, so er ude for projektledel-

se s råderu .



Vi sikrer e sa

e hæ ge de og troværdig tids-

pla .



Vi sikrer retvise de styri gsdoku e ter og retti-

dig hå dteri g af fre drift.

0.4

H-4

Styregruppens underskrifter

Tabel 0.2: Projektets styregruppe

Dato

10-02-2021

Rolle

Styregruppeformand

Gevinstejer, BO Areal, K&P

Gevinstejer, BO Projekt, K&P

Seniorleverandør, BO Areal, EU&L

Seniorleverandør, BO Projekt, EU&L

Seniorleverandør, IT PM Areal

Seniorleverandør, IT PM Projekt

CAP2020 Program, Udmøntningstovholder

Navn

Gitte Jensen-Fangel

Lene Sørensen

Jens Yde

Jesper Loldrup

Mette Hyldebrandt-Larsen

René Løjmand

Simon Laursen

Claus Isachsen (overdrager

til Morten Dalsgaard Chri-

stiansen efter nærmere af-

tale)

Franci Johansen (vikar for

kommende enhedschef)

Underskrift

10-02-2021

IT-Projektorganisation

Styregruppeaftale

Side 3 af 9

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

H-5

Bilag: Styregruppemedlemmernes særlige fokus i projektet

Dette bilag beskriver, hvad de enkelte styregruppemedlemmer hver især vil lægge særlig vægt på i forhold

til deres individuelle ansvar for at sikre projektets succes.

Tabel 1.1: Styregruppeformanden Gitte Jensen-Fangel ansvar

Som styregruppeformand

med ansvar for at:

Sikre, at projektet opfylder sit

formål

… vil jeg i dette projekt lægge særlig vægt på:

CAP2020 Programmets hjørnesten:



Enkle regler

Fremsynethed

Digitalisering

Korrekt juridisk implementering

Fokus på kunderne

Størst mulig effekt

Ensartethed i implementering

Konkret vil jeg sikre

at,

der er taget stilling til de 7 hjørnesten for hver ordning.

Det gør jeg ved at sikre, at der for hver ordning findes en udfyldt Tjekliste for

hjørnesten for hver leverance.

Sikre fokus og fremdrift i pro-

jektet

At lade den eksisterende linjeorganisation være ansvarlig for at skabe de nødven-

dige leverancer (jf CAP2020 Programplanen) og i vid udstrækning lade den eksi-

sterende linjeorganisation lede arbejdet. Det er i kraft af linjeorganisationens fag-

lighed, at leverancerne skabes.

At hjælpe ordningsgrupper/de agile teams med at fjerne forhindringer for frem-

drift i den udstrækning, den eksisterende linjeorganisation ikke lykkes med dette.

Sikre relevant og rettidig ind-

dragelse af interne interessen-

ter

En tværgående tilgang til implementeringen, dvs. en tilgang der i alle leverancer

sikrer aktiv inddragelse af alle led i hver enkelt ordnings værdikæde.

At de tværgående koncepter og krav om implementeringsmetodik fra CAP2020

Programmet anvendes under arbejdet med leverancerne.

Sikre entydig placering af ejerskab for alle gevinster på ordningsniveau.

Tidlig identifikation af afvigelser fra planen fulgt op af korrigerende handlinger via

linjeorganisationen.

At aktivt håndtere risici og afhængigheder både indenfor og mellem ordninger.

[Indsæt evt. andre ansvarsom-

råder]

[Klik her for at angive tekst]

Sikre relevant ejerskab for pro-

jektets gevinster

Sikre ansvarlig styring af pro-

jektet

Tabel 1.2: Gevinstejer

[angiv navn]

ansvar:

Som gevinstejer med ansvar

for at:

Sikre, at projektet leverer den

rigtige og komplette løsning til

… vil jeg i dette projekt lægge særlig vægt på:

CAP2020 Programmets hjørnesten:



Enkle regler

Styregruppeaftale

Side 4 af 9

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Som gevinstejer med ansvar

for at:

at realisere de ønskede gevin-

ster

… vil jeg i dette projekt lægge særlig vægt på:



Fremsynethed

Digitalisering

Korrekt juridisk implementering

Fokus på kunderne

Størst mulig effekt

Ensartethed i implementering

Konkret vil jeg involvere mig i

hvordan,

der er taget stilling til de 7 hjørnesten for

hver ordning. Det gør jeg ved at vurdere kvaliteten i besvarelserne i Tjekliste for

hjørnesten.

Sikre identifikation og beskri-

velse af gevinster

At ordninger tænkes fra Bruxelles til gårdspladsen, og at gevinster identificeres i

alle værdikædens led, fra politikudvikling til anvendelse hos kunderne.

At sikre at der for hver gevinst er en ejer.

Sikre kvaliteten af krav / be-

hovsbeskrivelser/ user stories

Hyppig involvering af kunder i de 3 faser fra Koncept for involvering af kunder og

andre interessenter (Fase 1: Udmøntningsnotat, Fase 2: Regelgrundlag, Fase 3:

IT-opsætning.

At der sker involvering af den relevante ART, Data & Analyse samt Jura under

fase 1 og 2.

At Kunder & Produktion involveres i alle 3 faser.

Sikre prioritering af krav / be-

hovsbeskrivelser/ user stories

mht. at optimere gevinstreali-

seringen

Påtage mig det overordnede

ejerskab for gevinstrealiserin-

gen

Sikre den organisatoriske im-

plementering

[Indsæt evt. andre ansvarsom-

råder]

At sikre, at de

i ter e levera dører dvs. EU & L og ART’er

af ordningerne foku-

serer på at lave løsninger, hvor funktionalitet er koblet tæt til gevinster.

At synliggøre kundernes og sagsbehandlingens perspektiv i designet og opsæt-

ningen af ordningerne.

At aktivere linjeorganisationen tidligt for at sikre, at organisationen er klar på at

modtage ordninger, der er tilpasset til kunder, kontrollører og sagsbehandlere.

[Klik her for at angive tekst]

Tabel 1.3: Seniorleverandørens

[angiv navn]

ansvar:

Som seniorleverandør med

ansvar for at:

Sikre, at kravene til (it-)løsnin-

gen er tydelige

… vil jeg i dette projekt lægge særlig vægt

på:

At samarbejde og forventningsafstemme løbende med regelenhederne gennem

ord i gsgrupper e og sa ar ejdet ed BO’er e.

At kravene kan henføres til CAP2020 Programmets hjørnesten:



Enkle regler

Fremsynethed

Digitalisering

Styregruppeaftale

Side 5 af 9

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Som seniorleverandør med

ansvar for at:

… vil jeg i dette projekt lægge særlig vægt

på:



Korrekt juridisk implementering

Fokus på kunderne

Størst mulig effekt

Ensartethed i implementering

Konkret vil jeg involvere mig i

hvordan,

der er taget stilling til de 7 hjørnesten for

hver ordning. Det gør jeg ved at vurdere kvaliteten i besvarelserne i Tjekliste for

hjørnesten.

Sikre, at forpligtelser ift. leve-

rancer, kvalitet og tidsplan

som aftalt i projektet overhol-

des

At udarbejde realistiske tidsplaner og sikre transparens ift. projekternes rapporte-

ring, så eventuelle afvigelser opdages hurtigt.

Antallet af ændringsanmodninger holdes på et absolut minimum ved tidligt at

identificere risici i fht vores leverancer og håndtere disse først og fremmest gen-

nem den eksisterende linjeorganisation.

At fokusere på sta dardiseri g og MVP’er i så vidt o fa g so

uligt.

Sikre realisme i design og ud-

vikling af projektets produkter

Sikre, at de nødvendige in-

terne og eksterne leverandør-

ressourcer (kompetencer) stil-

les til rådighed

[Indsæt evt. andre ansvarsom-

råder]

At afstemme ressourcebehov med LBSTs direktion løbende samt at aktivere

LBSTs BO’er til

at foretage prioritering af ordninger, så fokus på ordninger kan

fastholdes.

[Klik her for at angive tekst]

En udførlig beskrivelse af de enkelte styregruppemedlemmers roller, opgaver, ansvar og kompetencekrav

findes i vejledningen

Projektorganisationens roller og ansvar,

som kan findes

her.

Styregruppeaftale

Side 6 af 9

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

H-6

Bilag: Samarbejdsaftale om styring af projektet

Dette bilag beskriver de operationelle forhold omkring styregruppens arbejde.

Tabel 2.1: Aftaler om styregruppens arbejde

Område

Mødefrekvens/-plan og varig-

hed

Indkaldelse til styregruppemø-

der

Indhold

Styregruppen mødes onsdag i lige uger, i møder á 30 minutter.

Styregruppemøderne indkaldes af: Forkontoret, på initiativ af Udmøntningstov-

holder.

Materiale fremsendes pba. rapporter i ProjectFlow dagen inden møderne.

Udmøntningstovholder laver materiale.

Standarddagsorden



Fre drift v/ projektleder



Status for issues, risi i og itigere de ha dli ger v/ projektleder og risi-

kova svarlige



Beslut i gspu kter



Evt.

Styregruppemøderne dokumenteres med:

Referent: CAP2020-sekretariatet

Referatet fremsendes af referenten snarest efter afholdt møde til Formanden for

godkendelse. Efter godkendelse sender Forkontor til de andre medlemmer.

Dokumentation af styregrup-

pemøder

Afbud, stedfortrædere mv.

Ændring af styregruppens sam-

mensætning

Krav til beslutninger uden for

styregruppemøder

Krav til formandsbeslutninger

Deltagere kan sende ordningsrelevante stedfortrædere ved afbud. Stedfortræ-

dere har ikke beslutningsmandat.

Ved ændring i styregruppens sammensætning sættes nye styregruppemedlem-

mer grundigt ind i styregruppens formål, gevinster og øvrige pejlemærker af sty-

regruppeformanden og CAP2020-sekretariatet.

Styregruppen kan tage beslutninger udenfor styregruppemøderne, hvis nødven-

digheden for hurtige processer kræver det. Det er formandens individuelle be-

slutning, når dette sker.

Den tværgående tilgang er meget vigtig for styregruppen, og derfor kan forman-

den som udgangspunkt ikke træffe beslutninger uden at konsultere styregrup-

pen.

Dog kan formanden under helt ekstraordinære omstændigheder, hvor hastighed

i beslutningen er vigtigere end den tværgående tilgang, træffe en beslutning

uden forudgående konsultation af øvrige styregruppemedlemmer. Formanden vil

i givet fald skulle orientere styregruppen skriftligt om sin beslutning i umiddelbar

forlængelse af beslutningen. Styregruppen vil herefter senest i førstkommende

styregruppemøde drøfte beslutningen.

Selvevaluering af styregruppe-

arbejdet

Styregruppen selvevaluerer sit arbejde halvårligt, alternativt ved hver faseover-

gang, med fokus på optimering af styregruppens samarbejde og effektivitet. Selv-

evalueringen bør have fokus på hvad, der er gået godt, og hvad, der kan gøres

bedre.

[Klik her for at angive tekst]

[Indsæt evt. andre områder]

Styregruppeaftale

Side 7 af 9

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

H-#

H-1

Oversigt over hjælpetekster

Hjælpetekster

0. Styregruppeaftale

Projektets styregruppeaftale er obligatorisk, og formålet med aftalen er at sikre, at styregruppen er hen-

sigtsmæssigt sammensat samt, at der sker en forventningsafstemning styregruppemedlemmerne imellem.

I statens it-projektmodel lægges der vægt på, at styregruppen agerer som en samlet ledelsesgruppe for

projektet

–

at sammenligne med en bestyrelses ansvar. For projekter over 10 mio. kr., der indgår i It-rådets

portefølje, er det forventet, at projektet er forankret i myndighedens topledelse.

Det vil være hensigtsmæssigt, at medlemmerne af projektets styregruppe læser vejledningen

Projektorga-

nisationens roller og ansvar

for derigennem at være orienteret om både egen og de vigtigste øvrige pro-

jektrollers ansvar og opgaver igennem projektets levetid.

Det anbefales, at der så tidligt som muligt i projektets levetid afholdes et styregruppe kick off, hvor styre-

gruppeaftalen drøftes og indgås. For projekter, som skal risikovurderes, skal styregruppeaftalen senest fo-

religge ved risikovurderingen.

Kommer der nye styregruppemedlemmer til i projektets levetid, skal styregruppeaftalen opdateres og un-

derskrives på ny.

Når der er indgået en aftale med en ekstern leverandør, bør det overvejes, om og hvordan ledelsen herfra

skal være repræsenteret i seniorleverandørrolle i styregruppen. Det anbefales, som udgangspunkt, at leve-

randørens ledelse indgår i styregruppen.

Styregruppens kick off kan fx faciliteres af projektlederen. Der findes inspiration og materialer til styregrup-

pens kick off i guiden

Drejebog til styregruppe kick off,

som kan findes

her.

Tabel 3.1: Hjælpetekster

H-2

0.1 Projektets succeskriterier

Det er vigtigt, at styregruppen er enige om, hvad de forventer af projektet for, at de vil anse det for at være

en succes. Projektets skal derfor fastlægge succeskriterier for projektet, der kan efterprøves når projektet

er gennemført. Bemærk at projektets succeskriterier ikke er lig med projektets formål eller gevinster. Suc-

ceskriterier er forhold som skal kunne konstateres på tidspunktet for projektets afslutning. Projektets for-

mål vil typisk først være opfyldt når de forventede gevinster er høstet, måske flere år efter at projektet er

afsluttet.

For de fleste projekter vil 2-4 succeskriterier være passende. Det er vigtigt for projektet, at der ikke er for

mange forskellige succeskriterier, da det ikke skaber den nødvendige fokus for projektet.

H-3

0.2 Styregruppens prioritering af projektets styringsparametre

Optimal realisering af de ønskede gevinster og minimering af risici, bør lægges til grund for al prioritering i

projektet. Styregruppen bør derudover have en drøftelse af, hvilke styringsparametre, det er vigtigst at

lægge vægt på, hvis projektet kommer under pres eller rammebetingelserne ændrer sig.

H-4

0.4 Styregruppens underskrifter

Styregruppen skal være beslutningsdygtig og det er hensigtsmæssigt, at styregruppen ikke bliver for stor.

Styregrupper med mere end 5 personer er vanskelige at samle

–

især hvis det er nødvendigt med kort var-

sel.

I Tabel 0.2skal navne på de personer, der skal udfylde de enkelte roller i projektet indsættes. Herefter un-

derskriver styregruppens medlemmer aftalen.

Bemærk:

Der kan kun være én styregruppeformand, men flere gevinstejere og seniorleverandører. Der kan

tilføjes rækker i tabellen efter behov.

H-5

1. Bilag: Styregruppemedlemmernes særlige fokus i projektet.

Formålet med bilaget er at tydeliggøre, hvordan ledelsesopgaven fordeles i styregruppen.

Styregruppeaftale

Side 8 af 9

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

H-#

Hjælpetekster

Det anbefales, at styregruppens medlemmer læser vejledningen Projektorganisationens roller og ansvar

inden styregruppe kick off og aftalens underskrivelse. Indholdet af dette dokument skal IKKE gentages i sty-

regruppeaftalen.

I tabellerne beskrives i kolonne 1, hvad det pågældende styregruppemedlem anser for at være særlig vig-

tigt inden for eget ansvarsområde for at gøre projektet til en succes. I kolonne 2 beskrives, hvad styregrup-

pemedlemmet konkret har tænkt sig at gøre for at løfte ansvaret i projektet. Det er muligt at tilføje yderli-

gere fokusområder, som måtte være relevante for projektet.

Beskrivelsen bør være så kort og præcis som mulig.

Hvis der er flere gevinstejere eller seniorleverandører kopieres de relevante tabeller.

H-6

2. Bilag: Samarbejdsaftale om styring af projektet.

I tabel 2.1 er dele af kravene til samarbejdet med styregruppen udfyldt på forhånd. Der er tale om forslag,

der kan tilpasses behovene i det enkelte projekt. Der kan endvidere tilføjes rækker efter behov.

Styregruppeaftale

Side 9 af 9