Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Finansudvalget 2020-21
Aktstk. 232 § 24 Bilag 3
Offentligt

Business case grundlag

IT regelimplementering af CAP2020

25. februar 2020

Statens it-projektmodel, Digitaliseringsstyrelsen

version: 1.0

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Dokumentversion: 0.5

Version nr.

0.1

0.2

0.3

0.4

0.5

Dato

01022021

15022021

18022021

25022021

Udarbejdet/revideret af

PEPO

Ændringer/bemærkninger

TINJUL

Indarbejdet bemærkninger fra FRJO, JONSIM,

GIJEFA samt JESAVN

Indarbejdet 1. udkast af business case

Indarbejdet opdatering af business case

Indarbejdet opdatering af risiko-pulje

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Indhold

Indledning ...................................................................................................................................... 4

Projektets økonomiske afgrænsning ............................................................................................... 5

1.1

Afgrænsning af projektøkonomien .............................................................................................. 5

1.2

Antagelser .................................................................................................................................... 5

1.3

Beskrivelse af business casens 0-scenarie (alternativet til projektet) ......................................... 5

Resultat af business casen .............................................................................................................. 6

2.1

Projektets formål ......................................................................................................................... 6

2.2

Projektets nøgletal ....................................................................................................................... 6

2.3

Gevinster ved projektet ............................................................................................................... 7

2.3.1

Økonomiske gevinster ................................................................................................................. 7

2.3.2

Ikke-økonomiske gevinster .......................................................................................................... 7

2.4

Omkostninger ved projektet ........................................................................................................ 9

Faseopdelte projektudgifter ......................................................................................................... 10

Risikopulje afsat i projektet .......................................................................................................... 11

Gevinstrealiseringsplan ................................................................................................................ 12

5.1

Gevinstdiagram ..........................................................................................................................12

5.2

Gevinstrealiseringsskemaer .......................................................................................................12

5.3

Implementeringsaktiviteter i realiseringsfasen .........................................................................18

Oversigt over hjælpetekster .......................................................................................................... 20

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Indledning

Formålet med business case grundlaget er at illustrere og forstå projektets udgifter og gevinster

samt de risici, der bidrager til projektets risikopulje. Business case grundlaget er en opsummering

af indholdet i statens business case model og den planlagte gevinstrealisering. Business case

grundlaget udgør investeringsrationalet bag projektet.

Hvordan bruges business case grundlaget?

Business case grundlaget er et styringsdokument i statens it-projektmodel. Dokumentet er henvendt til ledel-

sen/styregruppen og bruges til at præsentere resultatet af business casen samt den overordnede plan for realise-

ring af business casens gevinster.

Projektet begynder arbejdet med business case grundlaget i analysefasen, og informationerne indarbejdes efter-

hånden som statens business case-model (excel) udarbejdes. Når statens business case-model er udarbejdet i af-

slutningen af analysefasen vil business case grundlaget ligeledes kunne færdiggøres.

Hvordan dannes business case grundlaget

For vejledning om hvordan business case grundlaget dannes eller synkroniseres med statens business case-model

henvises til

Vejledning om brug af business case i staten.

Relation til statens business case model

De økonomiske beregninger, som er foretaget i statens business case-model, kan løbende opdateres i dette doku-

ment. Navne, beskrivelser og tal i de gule tabeller opdateres ved at foretage ændringer i statens business case-mo-

del og efterfølgende synkronisere ændringerne med business case grundlaget. Det er derfor kun nødvendigt at op-

datere sine økonomiske data ét sted. Efter synkroniseringen vil eventuel tekst, øvrige tabeller og/eller selvindsatte

figurer etc. forblive uændrede.

Gevinstrealiseringsplanen

Business case grundlaget indeholder projektets gevinstrealiseringsplan.

Gevinstrealiseringsplanen indeholder afsnit, der beskriver planerne for opfølgning og måling på projektets gevin-

ster og de tilhørende indikatorer.

Afslutning af analysefasen

Business case grundlaget skal indsendes til Statens It-råd ved afslutning af analysefasen for alle it-projekter over 10.

mio. kr. Business case grundlaget vil fungere som projektets baseline, som der fremover vil blive statusrapporteret

op imod.

Hjælpetekster

Bemærk, at der bagerst i dette dokument findes en oversigt over hjælpetekster, som kan slettes, når dokumentet

er færdiggjort. De steder, hvor der er hjælp at

he te, er arkeret ed ”H-#”i

venstre margen, hvor # er et løbe-

nummer. Hjælpeteksten vises ved at holde

use over ”H-#” og du ka også klikke evt. Ctrl + klik på ”H-#” for at

springe til oversigten over hjælpeteksten, der er placeret i en tabel sidst i dokumentet. Du kan springe tilbage til

udgangspunktet ved at klikke

på ”H-#” evt. Ctrl + klik i ve stre kolo e i ta elle .

Denne boks

Når business case grundlaget skal kommunikeres til fx styregruppen, foreslås det, at tage en kopi og slette denne

boks og evt. oversigten over hjælpetekster i slutningen af dokumentet.

Business case grundlag

Side 4 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

1.1

H-1

Projektets økonomiske afgrænsning

Afgrænsning af projektøkonomien

Der er fuld overensstemmelse mellem de indeholdte dele af projektet og Business case grundlaget.

1.2

H-2

Antagelser

I business case grundlaget gælder følgende antagelser:



Intern timetakst er 617 kr./t. Timetakst er inkl. overhead.



Ekstern timertakst er 1200 kr./t. Timetakst er inkl. overhead.



Risikopuljen er fastsat til 89,8 mio. kr., hvor risikodækning er sat til 75%

1.3

H-3

Beskrivelse af business casens 0-scenarie (alternativet til projektet)

Projektets formål er implementering af lovgivning, hvilket betyder, at projektet er specificeret til at skulle

løses på en given måde. Der implementeres nye regler i en allerede eksisterende IT-platform. Dermed er 0-

scenariet lig med 1-scenariet i business casen, da der ikke findes et 0-scenarium med de nye regler.

Business case grundlag

Side 5 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

2.1

H-4

Resultat af business casen

Projektets formål

Formålet med projektet er at sikre IT understøttelsen til

de forret i gs æssige ad i istratio e af EU’s

kommende landbrugsreform CAP2020.

2.2

H-5

Projektets nøgletal

I tabel 2.1 vises projektets økonomiske nøgletal. Nettonutidsværdien angiver projektets økonomiske renta-

bilitet.

Tabel 2.1: Projektets økonomiske nøgletal

Mio. kr., 2020-PL

Samlede projektudgifter (ekskl. renter)

Samlede bruttogevinster (økonomiske)

Samlet nettogevinst

Nettonutidsværdi (NNV)

Total

260,4

0,0

-260,4

-234,3

På figur 2.1 vises projektets tidsplan fordelt på faserne i projektet.

Figur 2.1: Projektets tidsplan

Business case grundlag

Side 6 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

2.3

Gevinster ved projektet

I det følgende beskrives projektets gevinster.

2.3.1

H-6

Økonomiske gevinster

Som tidligere angivet er business casens 0- og 1-scenarie de samme. Projektet forventes ikke at medføre

økonomiske gevinster i noget væsentligt omfang. Der henvises i stedet til de definerede ikke-økonomiske

gevinster.

Der er dog lagt en række forudsætninger ind i projektets estimater og i de fremtidige administrationsom-

kostninger, bl.a. med henblik på at opnå så høj en automatiseringsgrad som muligt i sagsbehandlingen.

Disse forudsætninger vil ikke blive uddybet nærmere i indeværende BC, da 0- og 1 scenariet i det lovgiv-

ningsmæssige formål er det samme.

2.3.2

H-7

Ikke-økonomiske gevinster

I tabel 2.3 er de ikke-økonomiske gevinster beskrevet og deres estimater er angivet.

Tabel 2.3: Ikke-økonomiske gevinster

Gevinstnavn

Direkte støtte, her-

under eco shemes,

kan udbetales retti-

digt

Beskrivelse

Den direkte støtte udgør langt hovedparten

af styrelsen udbetalinger. Eco schemes er

nye arealbaserede støtteordninger som in-

troduceres med CAP2020. Det er derfor et

vigtigt gevinstmål, at der sikres IT-under-

støttelse, så den direkte støtte udbetales

rettidigt

Gevinstejer

Enhedschef, Arealtil-

skud

Estimat

(mio. kr.)

90% af an-

søgninger

om direkte

støtte skal

være ud-

betalt 1.

december

2023

97% af an-

søgninger

om direkte

støtte skal

være ud-

betalt 31.

januar

2024

Rettidig åbning af

Fællesskema under

CAP2020

Der skal sikres IT opsætning af de første di-

rekte støtteordninger (ansøges i Fællesske-

maet på Tast Selv) under CAP2020, som skal

åbne for ansøgninger 1. februar 2023.

Enhedschef, Arealtil-

skud

Det skal

være mu-

ligt, at an-

søge om

de første

støtteord-

ninger via

Fælles-

skema d.

1. februar

Business case grundlag

Side 7 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Gevinstnavn

Opfyldelse af sagsbe-

handlermål for pro-

jektstøtten

Beskrivelse

Målet vedrører projektstøtteordningerne,

hvor der opsættes mål for hvor hurtigt til-

sagn og udbetaling kan foretages med den

nye IT implementering af CAP2020 projekt-

støtteordninger. Målene opsættes for at le-

vere en korrekt, hurtig og effektiv admini-

stration af projektstøtten under CAP2020.

Gevinstejer

Enhedschef, Projekttil-

skud

Enhedschef, Skov- og

Naturtilskud

Estimat

(mio. kr.)

75% af til-

sagnsan-

søgninger

for pro-

jektstøtte

afgjort in-

den for 60

dage

70% af ud-

betalings-

anmodnin-

ger er af-

gjort inden

for 90

dage

Rettidig afrapporte-

ring til EU

EU opstiller under CAP2020 en række indi-

katorer, som der årligt skal afrapporteres

på til EU. Afrapporteringen skal gøre EU i

stand til at vurdere, om implementeringen i

Danmark lever op til CAP2020 målsætnin-

ger e. Afrapporteri ge til EU kaldes ”Per-

for a erapporte ”. Der skal i IT-opsæt-

ningen af støtteordningerne sikres data sva-

rende til indikatorerne, som nemt kan hen-

tes til afrapportering.

Enhedschef, Data &

Analyse

Enhedschef, Tilskuds-

udbetaling

Enhedschef, Økonomi

Samlet

Perfor-

mancerap-

port skal

leveres til

EU kom-

missionen

senest fe-

bruar 2024

Business case grundlag

Side 8 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

2.4

H-8

Omkostninger ved projektet

I tabel 2.4 vises de samlede projektudgifters påvirkning på den eller de omkostningsbaserede bevilling(er),

som projektet gennemføres under. De samlede projektudgifter er estimeret til 260,4 mio. kr. ekskl. renter i

perioden

[2020-2027.]

Tabel 2.4: Omkostningsbaserede projektudgifter

Omkostningsbaserede projektudgifter

Mio. kr., 2020-PL

Aktiverbare projektudgifter, afskrivninger

Ikke-aktiverbare projektudgifter

Risikopulje (t. kr.)

Total ekskl. renter

Renter

Total inkl. renter

Total 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028

60,5

- 12,1 12,1 12,1 12,1 12,1

199,9

0,3 26,9 61,3 63,7 17,8 10,0 10,0 10,0

89,8

- 15,0 30,0 14,8 10,0 10,0 10,0

260,4

0,3 26,9 61,3 75,8 29,9 22,1 22,1 22,1

9,0

0,4

1,5

2,3

2,1

1,5

0,9

0,3

269,5

0,3 27,3 62,8 78,1 32,0 23,6 23,0 22,4

Business case grundlag

Side 9 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Faseopdelte projektudgifter

På figur 3.1 vises projektudgifterne fordelt på de 10 største leverancer i projektet.

Figur 3.1: Projektets 10 største leverancer

H-9

I tabel 3.1 vises de samlede projektudgifter fordelt på leverancerne i hhv. analysefasen og gennemførelses-

fasen.

Tabel 3.1: Faseopdelte projektudgifter

Fase- og leveranceopdelt

budget og forbrug, udgiftsbaseret

Mio. kr., 2020-PL

Analysefase

L1: Støtteordninger mv.

Gennemførelsesfase

L2: Øvrigt (A3)

L3: Øvrig ordningsopsætning (A2)

L4: Støtteordninger - del 2 (A1)

L5: Støtteordninger - del 1 (A1)

Risikopulje (t. kr.)

Total ekskl. renter

% Total

1% 3,4

3,4

64% 167,2

17,6

40,8

16,3

92,6

34% 89,8

100% 260,4

2020

0,3

2021

3,1

39,9

11,1

8,8

2,0

18,0

43,0

2022

73,4

3,8

17,7

9,4

42,6

15,0

88,4

2023

50,9

1,8

14,2

4,9

29,9

30,0

80,9

2024

3,0

0,9

2,1

44,8

47,8

På grund af begrænsning i skabelonen for business casen er risikopuljen for 2024-2027 i tabel 3.1 placeret

samlet under 2024. Risikopuljen er fordelt med 14, 8 mio. kr. i 2024, 10 mio. kr. i 2025, 10 mio. kr. i 2026

samt 10 mio. kr. i 2027, jf. tabel 2.4.

Business case grundlag

Side 10 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

H-10

Risikopulje afsat i projektet

Projektets samlede risikobillede er angivet i projektets risikomatrix, som er afbilledet på figur 4.1.

Figur 4.1: Projektets risikomatrix (ids)

Ved anvendelse af statens business case model er der estimeret en risikopulje for projektet, som er en del

af de samlede projektudgifter. I tabel 4.1 vises de risici, som risikopuljen er estimeret på baggrund af.

Tabel 4.1: Estimering af risikopulje

Risiko

Sandsyn-

lighed

(procent)

Konsekvens

(1-5)

Risiko-

faktor

Økonomisk konse-

kvens, beregnet i sta-

tens business case mo-

del (mio. kr.)

30,8

9,9

20,5

30,8

4,8

30,8

3,6

22,0

89,8

75,0 pct.

Politiske beslutninger trækker ud

Forsinkelser i eksterne leverancer

Manglende agil modenhed

Manglende finansiering

Manglende ressourcer til IT leverancer

Manglende faglige ressourcer

Scope udvides

Evt. leverandørskifte

Påvirkning fra andre IT projekter

Risikopulje (mio. kr.)

Risikodækning (angiver den procentvise sandsynlighed for at risikopuljen kan dække alle risici

ud fra de estimerede risici)

Business case grundlag

Side 11 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Gevinstrealiseringsplan

Gevinstrealiseringsplanen redegør for de målinger og aktiviteter, som projektet og den modta-

gende organisation har planlagt og påtænker at gennemføre i gennemførelsesfasen og efter pro-

jektafslutning i realiseringsfasen.

5.1

H-11

Gevinstdiagram

Gevinstdiagrammet herunder giver et samlet overordnet overblik over sammenhængen fra projektets leve-

rancer til nye kompetencer, ny adfærd over til gevinsterne og formålet i projektet. Der vil også i projektets

enkelte faglige delspor blive gennemført gevinstworkshops, som udfolder gevinsterne yderligere med et

særligt fokus på kunderne. Figur 5.1: Gevinstdiagram

5.2

H-12

Gevinstrealiseringsskemaer

Gevinstrealiseringsskemaet indeholder tre tabeller, der beskriver målepunkter for henholdsvis alle projek-

tets væsentlige gevinster (tabel 5.1), for de væsentlige tidlige indikatorer i form af ny adfærd (tabel 5.2) og

for de væsentlige tidligere indikatorer i form af nye kompetencer (tabel 5.3).

Tabel 5.1: Væsentlige gevinster i projektet

Mål

Måleenhed

Målemetode

Måleansvarlig

Måletidspunkt

Forventet

Måleresultat

Gevinst: G1 - Direkte støtte kan udbetales rettidigt

Business case grundlag

Side 12 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Mål

Måleenhed

Målemetode

Måleansvarlig

Måletidspunkt

Forventet

Måleresultat

et].

Ko li g til tidlige i dikatorer: [i dsæt ID og av på ”Ny adfærd” og ”Nye ko pete er” fra gevi stdiagra

De tidlige indikatorer er koblet til gevinsten via pile i diagrammet.

90% af ansøg-

ninger om di-

rekte støtte skal

være udbetalt 1.

december 2023

97% af ansøg-

ninger om di-

rekte støtte skal

være udbetalt

31. januar 2024

%-del af ansøgninger

til den direkte

støtte.

Målene opgøres i

forhold til tidspunk-

tet, hvor den god-

kendte ansøgning

sendes til udbetaling

i systemet (TUS),

hvilket registreres i

sagsbehandlingssy-

stemet (CAP-TAS),

hvorfra der tages

udtræk.

Arealtilskud

Areal ART

1. december 2023

90%

De resultater,

vi rent faktisk

måler.

31. januar 2024

97%

De resultater,

vi rent faktisk

måler.

Gevinst: G2 - Rettidig åbning af Fællesskema under CAP2020

[Indsæt ID og navn på ny adfærd og nye kompetencer fra gevinstdiagram, der er koblet til gevinsten. De er marke-

ret med pile til gevinsten.]

Det skal være

muligt, at an-

søge om de før-

ste støtteordnin-

ger via Fælles-

skema d. 1. fe-

bruar 2023

Ansøgningsskema

tilgængelig for er-

hvervet på land-

brugsstyrelsens

hjemmeside

Areal ART

1. februar 2023

At der er åb-

net for ansøg-

ning af fælles-

skema

De resultater,

vi rent faktisk

måler.

Gevinst: G3 - Opfyldelse af sagsbehandlermål for projektstøtten

[Indsæt ID og navn på ny adfærd og nye kompetencer fra gevinstdiagram, der er koblet til gevinsten. De er marke-

ret med pile til gevinsten.]

75% af tilsagns-

ansøgninger for

projektstøtte af-

gjort inden for

60 dage

70% af udbeta-

lingsanmodnin-

ger er afgjort in-

den for 90 dage

%-del af tilsagnsan-

søgninger for pro-

jektstøtteordnin-

gerne samt 5-del af

udbetalingsanmod-

ningerne for projekt-

støtteordningerne.

Målene opgøres ved

hjælp af manuelle

styringsark og base-

rer sig på afgjorte

sager

Projekttilskud

Skov & Naturtil-

skud

15. december

2023 for tilsagn

75% af til-

sagnsansøg-

ningerne er

afgjort

De resultater,

vi rent faktisk

måler.

15. december

2024 for udbeta-

ling

70% af udbe-

talingsanmod-

ningerne er

afgjort

De resultater,

vi rent faktisk

måler.

Gevinst: G4 - Rettidig afrapportering til EU

Business case grundlag

Side 13 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Mål

Måleenhed

Målemetode

Måleansvarlig

Måletidspunkt

Forventet

Måleresultat

[Indsæt ID og navn på ny adfærd og nye kompetencer fra gevinstdiagram, der er koblet til gevinsten. De er marke-

ret med pile til gevinsten.]

Samlet Perfor-

mancerapport

skal leveres til

EU kommissio-

nen senest fe-

bruar 2024

Samlet performan-

cerapport udarbej-

det og afsendt

Tilskudsøko-

nomi

Data & Analyse

Februar 2024

Performance-

rapport er ud-

arbejdet og

afsendt

Tabel 5.2: Væsentlige tidlige indikatorer i form af ny adfærd

Mål

Måleenhed

Målemetode

Måleansvarlig

Måletidspunkt

Forventet

Måleresultat

”Ny adfærd”:

ART teams implementerer nye CAP2020 arealstøtteordninger og regler og sikrer herunder kundein-

volvering

Igangværende

implementering

af arealstøtte-

ordninger

Antal arealstøt-

teordninger un-

der implemente-

ring

Areal ART

Februar 2022

At alle arealstøt-

teordninger der

skal åbne for an-

søgning i 2023

er under imple-

mentering

At alle arealstøt-

teordninger der

skal åbne i an-

søgningsrunden

2023 er imple-

menteret

De resultater, vi

rent faktisk må-

ler.

Februar 2023

”Ny adfærd”:

Sagsbehandler og kontrollører administrerer CAP2020 ordninger i CAP-TAS/IMK

Sagsbehandlere

og kontrollører

har gennemført

uddannelse i ad-

ministration af

CAP2020 ordnin-

ger i CAP-TAS og

IMK

Konstatere at

sagsbehandlere

og kontrollører

kan har gennem-

ført uddannelse

Arealtilskud

Projekttilskud

Skov & Naturtil-

skud

Jordbrugskon-

trol

Medio 2023

December 2022

Uddannelse i

gang for de før-

ste ordninger,

som åbner i

2023

Uddannelse gen-

nemført for ord-

ninger som for-

ventes sagsbe-

handlet og kon-

trolleret i 2023

De resultater, vi

rent faktisk må-

ler.

”Ny adfærd”:

IT support kan fejlsøge i understøttelsen af nye CAP2020 støtteordninger og regler

Business case grundlag

Side 14 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Mål

Måleenhed

IT support har

fået undervis-

ning i ny under-

støttelse

Målemetode

Konstatere af IT

support har fået

undervisning i

ny understøt-

telse af CAP2020

Måleansvarlig

Måletidspunkt

December 2022

Forventet

Undervisning i

ordninger og ny

funktionalitet

som åbner i fe-

bruar 2023

Opsamling på

undervisning og

evt. fejl ifm. an-

søgning 2023

Undervisning i

ordninger der

idriftsættes i

2024

Måleresultat

De resultater, vi

rent faktisk må-

ler.

Marts 2023

Medio 2024

”Ny adfærd”:

ART teams følger standard for understøttelse af ny sanktions- og kontrolmodel

Der foreligger en

model for imple-

mentering af ny

kontrol- og sank-

tionsmodel

Konstatere at

der foreligger en

beskrevet model

for ny kontrol-

og sanktionsmo-

del

Areal ART

Projekt ART

Februar 2022

Ordninger der

idriftsættes frem

til 1. februar

2023 har model

for ny kontrol-

og sanktionsmo-

del

De resultater, vi

rent faktisk må-

ler.

”Ny adfærd”:

ART teams følger standard for understøttelse af Afrapportering

Der foreligger en

datamodel for

Slagtepræmie,

som forventes at

være den første

CAP2020 ord-

ning, hvor data-

model forventes

implementeret

Konstatere at

der foreligger en

datamodel for

SLP

Areal ART

Projekt ART

Data & Analyse

Medio 2021

Der foreligger en

datamodel

De resultater, vi

rent faktisk må-

ler.

”Ny adfærd”:

ART teams udbreder monitorering på flere støtteordninger

Business case grundlag

Side 15 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Mål

Måleenhed

Der er udarbej-

det en model for

monitorering på

tværs af støtte-

ordningerne

Målemetode

Konstatere at

der er udarbej-

det model

Måleansvarlig

Areal ART

Projekt ART

Direkte Betalin-

ger

Måletidspunkt

Medio 2021

Forventet

At der er udar-

bejdet model for

monitorering

som kan imple-

menteres på

støtteordnin-

gerne

Måleresultat

”Ny adfærd”:

Data & Analyse samt Tilskudsudbetaling indsamler CAP2020 data

Enhederne Data

& Analyse samt

Tilskudsudbeta-

ling kan hente

den nødvendige

data for Slagte-

præmie til EU af-

rapportering

Konstatere at

Data & Analyse

samt Tilskudsud-

betaling kan

hente den nød-

vendige data til

EU afrapporte-

ring

Data & Analyse

Tilskudsudbeta-

ling

Primo 2022

At den nødven-

dige data kan

hentes for Slag-

tepræmie til EU

afrapportering

”Ny adfærd”:

ART teams implementerer nye CAP2020 projektstøtteordninger og regler og sikrer herunder kundein-

volvering

Igangværende

implementering

af projektstøtte-

ordninger

Antal projekt-

støtteordninger

under imple-

mentering

Projekt ART

September 2022

At alle projekt-

støtteordninger

der skal åbne for

ansøgning i 2023

er under imple-

mentering

At alle projekt-

støtteordninger

er implemente-

ret

Juni 2024

Tabel 5.3: Væsentlige tidlige indikatorer i form af nye kompetencer

Mål

Måleenhed

Målemetode

Måleansvarlig

Måletidspunkt

Forventet

Måleresultat

”Nye ko pete er”:

Evne til at administrere CAP2020 regler og ordninger på arealstøtteområdet

Uddannelse af

sagsbehandlere

og kontrollører i

af administrere

CAP2020 støtte-

ordninger i CAP-

TAS og IMK

Gennemført ud-

dannelse

Areal ART

Arealtilskud

Medio 2023

Uddannelse gen-

nemført for ord-

ninger der skal

administreres i

2023

De resultater, vi

rent faktisk må-

ler.

Business case grundlag

Side 16 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Mål

Måleenhed

Målemetode

Måleansvarlig

Måletidspunkt

Forventet

Måleresultat

”Nye ko pete er”:

Evne til udnytte nyudvikling af CAP-TAS og IMK rammer

ART teams be-

nytter nyudvik-

ling til rammesy-

stemerne i IT im-

plementeringen

Konstatere at

nyudvikling er

taget i brug

Areal ART

Projekt ART

Januar 2022

Nyudvikling er

taget i brug

De resultater, vi

rent faktisk må-

ler

”Nye ko pete er”:

Evne til at administrere nødvendig databehov

Enhederne Data

& Analyse samt

Tilskudsudbeta-

ling kan hente

nødvendige data

for Slagtepræ-

mie

Konstatere at

den nødvendige

data kan træk-

kes fra syste-

merne

Data & Analyse

Tilskudsudbeta-

ling

Primo 2022

Den nødvendige

data for Slagte-

præmie er truk-

ket ud af syste-

merne

De resultater, vi

rent faktisk må-

ler

”Nye ko pete er”:

Evne til at administrere monitorering på flere ordninger

Administration

af monitorering

er udbredt til

flere enheder i

LBST end under

CAP2013

Konstatere at

administratio-

nen af monitore-

ring er udbredt

til flere enheder

i LBST end under

CAP2013

Januar 2024

Kort & GIS

Jordbrugskon-

trol

Arealtilskud

Projekttilskud

Skov & Naturtil-

skud

”Nye ko pete er”:

Evne til at administrere ensartet sanktions- og kontrolmodel

Sagsbehandlere

og kontrollører

administrerer ud

fra ny sanktions-

og kontrolmodel

Konstaterer at

sagsbehandlere

og kontrollører

administrerer ef-

ter den nye mo-

del

Arealtilskud

Projekttilskud

Skov & Naturtil-

skud

Jordbrugskon-

trol

December 2024

December 2023

Der administre-

res efter ny mo-

del for ordninger

der er idriftsat i

2023

Der administre-

res efter ny mo-

del for ordninger

der er idriftsat i

2024

De resultater, vi

rent faktisk må-

ler

Monitorering

administreres på

flere støtteord-

ninger end un-

der CAP2013

De resultater, vi

rent faktisk må-

ler

”Nye ko pete er”:

Evne til at administrere CAP2020 regler og ordninger på projektstøtteområdet

Uddannelse af

sagsbehandlere

og kontrollører i

Uddannelse gen-

nemført

Projekt ART

Projekttilskud

Maj 2023

Uddannelse gen-

nemført for ord-

ninger der skal

De resultater, vi

rent faktisk må-

ler

Business case grundlag

Side 17 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Mål

Måleenhed

af administrere

CAP2020 støtte-

ordninger i CAP-

TAS og IMK

Målemetode

Måleansvarlig

Skov & Naturtil-

skud

Maj 2024

Måletidspunkt

Forventet

administreres i

2023

Uddannelse gen-

nemført for ord-

ninger der skal

administreres i

2024

Måleresultat

5.3

H-13

Implementeringsaktiviteter i realiseringsfasen

Nedenstående tabel 5.4 viser de implementeringsaktiviteter, der er planlagt til at ligge i realiseringsfasen -

altså efter projektafslutning. Disse aktiviteter er modtagerorganisationens egne planlagte aktiviteter, som

skal understøtte de igangsatte forandringer.

Tabel 5.4: Implementeringsaktiviteter i realiseringsfasen

Implementeringsaktiviteter til gevinstrealisering i realiseringsfasen

Beskrivelse af implemen-

teringsaktivitet

Kommunikation med er-

hvervet i IT teknikermøder

Gevinstkobling

G1 - Direkte støtte kan ud-

betales rettidigt

G3 - Opfyldelse af sagsbe-

handlermål for projekt-

støtten

Fortsat uddannelse af

sagsbehandlere og kon-

trollører i administratio-

nen af CAP2020 ordnin-

gerne

G1 - Direkte støtte kan ud-

betales rettidigt

G3 - Opfyldelse af sagsbe-

handlermål for projekt-

støtten

Juni 2024

Deadline/dato

December 2023

Ansvarlig

HR & Kommunikation

ART’er e

Direkte Betalinger

EU & Erhverv

Enhedschefer for:

Arealtilskud

Projekttilskud

Vand & Natur

Jordbrugskontrol

Fortsat undervisning af IT

support i IT implemente-

ringen af CAP2020 ordnin-

gerne

G1 - Direkte støtte kan ud-

betales rettidigt

G3 - Opfyldelse af sagsbe-

handlermål for projekt-

støtten

December 2023 til juni

2024 i takt med at ordnin-

gerne idriftsættes

ART’er e

Business case grundlag

Side 18 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

Implementeringsaktiviteter til gevinstrealisering i realiseringsfasen

Fortsat opfølgning på at

nødvendige data kan hen-

tes fra systemerne til vi-

dere afrapportering i EU i

takt med at ordningerne

idriftsættes

G4 - Rettidig afrapporte-

ring til EU

Februar 2024

ART’er e

Data & Analyse

Tilskudsudbetaling

Økonomi

Business case grundlag

Side 19 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

H-#

H-1

Oversigt over hjælpetekster

Hjælpetekster

1.1 Afgrænsning af projektøkonomien

Her beskrives og opsummeres, hvilke dele af projektet, der er indeholdt i business casen. Er der elemen-

ter i projektet, som er udeladt af business casen, skal disse suppleres med en tilhørende forklaring på,

hvorfor de er udeladt samt hvordan de håndteres i projektet.

Hvis der er fuld overensstemmelse mellem de indeholdte dele af projektet og business casen kan dette

blot konstateres.

1.2 Antagelser

Beskriv kort eventuelle antagelser, der er nødvendige for at forstå projektets økonomi. Det kan fx være

antagelser om leverandørens timepriser og/eller forventede timeforbrug. Det kan også være en beskri-

velse af de antagelser/forudsætninger, som udgifterne og gevinsterne i business casen hviler på. Eksem-

pelvis kan business casen kun realiseres under antagelse af, at X, Y og Z er opfyldt.

H-2

H-3

1.3 Beskrivelse af business casens 0-scenarie (alternativet til projektet)

Beskriv projektets valg af udgifter i projektets 0-scenarie i business casen. Det er særligt nødvendigt at

begrunde, hvis udgifterne i 0-scenariet er andet end en flad fremskrivning af det nuværende forbrug på

området, som projektet dækker over.

0-scenariet skal i udgangspunktet være en fremskrivning af de allerede eksisterende driftsudgifter på det

berørte område. Udgifterne i 0-scenariet kan være stigende og kan i særlige tilfælde indeholde en anskaf-

felse eller udvikling. Såfremt den nuværende situation er ikke-eksisterende, vil 0-scenariet som udgangs-

punkt sættes til være uden udgifter, da dette gør 0- og 1-scenariet sammenlignelige. Er der derimod tale

om et it-projekt, der fra lovgivers side er specificeret til at skulle løses på en given måde, kan 0-scenariet

sættes lig 1-scenariet.

Det skal tydeligt fremgå i business case grundlaget, hvordan 0-scenariet er defineret i projektet. Er der

spørgsmål i forbindelse med udarbejdelse af business casens 0-scenarie anbefales det at kontakte Mini-

steriernes projektkontor i Digitaliseringsstyrelsen med henblik på sparring.

H-4

2.1 Projektets formål

Gengiv kort projektets formål som det er defineret i

Projektgrundlaget

for at business case grundlaget

kan læses og forstås selvstændigt. Det anbefales blot at indsætte selve formålet og ikke beskrivelserne af

den nuværende situation eller baggrunden for projektet. Tag evt. udgangspunkt i formålsdefinitionen be-

skrevet i gevinstdiagrammet.

2.2 Projektets økonomiske nøgletal

Tabel 2.1 angiver projektets økonomiske nøgletal. Projektets økonomiske rentabilitet er angivet ved net-

tonutidsværdien. Nettonutidsværdien er beregnet som summen af nutidsværdien af de økonomiske ge-

vinster fratrukket projektudgifterne i alle år frem til og med slutningen af realiseringsfasen. Nettonutids-

værdien diskonteres med en årlig kalkulationsrate på 4 pct.

Figur 2.1 angiver projektets tidsplan fordelt på faserne i projektet.

De økonomiske beregninger, som er angivet i tabellen, skal opdateres, hvis der foretages ændringer i sta-

tens business case model. Ændringerne kan efterfølgende synkroniseres med dette dokument, hvilket

automatisk opdaterer tallene. Bemærk, at data i tabellen overskrives, når der synkroniseres.

Det er også muligt at danne et helt nyt business case grundlag fra statens business case model og manu-

elt kopiere tabellen over, hvis dette foretrækkes. For vejledning om, hvordan business case grundlaget

dannes eller synkroniseres med statens business case model henvises til

Vejledning til brug af business

case i staten,

som kan findes

her.

2.3.1 Økonomiske gevinster

En økonomisk gevinst defineres som forskellen mellem driftsudgifterne uden projekt og driftsudgifterne

med projekt. En økonomisk gevinst er således den afledte effekt, der vil være på et område, når projektet

gennemføres, positiv eller negativ.

Tabel 2.2 kan oprettes direkte fra statens business case model, når denne er udarbejdet. For at oprette

tabellen er det nødvendigt, at alle de økonomiske gevinster er oprettet på forsiden i statens business

H-5

H-6

Business case grundlag

Side 20 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

H-#

Hjælpetekster

case model. Til den enkelte økonomiske gevinst er det ligeledes vigtigt, at der er tilknyttet et ID, en ge-

vinstbeskrivelse og en gevinstejer. For vejledning om, hvordan business case grundlaget dannes eller syn-

kroniseres med statens business case model henvises til

Vejledning til brug af business case i staten

som

kan findes

her.

Kommenter tallene i tekst under tabellen. Beskriv fx hvorfor projektet anses for at være et godt projekt

for myndigheden eller hvorfor netop disse gevinster er væsentlige.

For hjælp til at konkretisere de økonomiske gevinster henvises der til værktøjet

Gevinstbeskrivelser og

business case dokumentation,

som kan findes

her.

H-7

2.3.2 Ikke-økonomiske gevinster

Ikke-økonomiske gevinster er gevinster, der forbedrer ikke-økonomiske parametre, fx compliance, til-

fredshed eller anvendelsesgrad af en bestemt ydelse. For hver ikke-økonomisk gevinst skal der angives en

gevinstbeskrivelse, en gevinstejer samt et målbart potentiale for gevinsten. Et målbart gevinstpotentiale

kan fx være en øget gennemsnitlig brugertilfredshed, der måles på en skala fra 1-5.

Kommenter de anførte gevinster i tekst under tabellen. Beskriv gerne de overvejelser, som ligger til grund

for valget af disse gevinster.

For hjælp til at konkretisere de ikke-økonomiske gevinster henvises der til værktøjet

Gevinstbeskrivelser

og business case dokumentation,

som kan findes

her.

H-8

2.4 Omkostninger ved projektet

Tabel 2.4 angiver de omkostninger, der er ved at gennemføre projektet. Forskellen mellem udgifter og

omkostninger er, at den omkostningsbaserede økonomi viser afskrivninger og medregner renteudgifter.

Tabel 2.4 skal anvendes i forbindelse med udarbejdelse af it-aktstykker til Finansudvalget. Tabellen kan

dannes fra statens business case model, når denne er udarbejdet. For vejledning om hvordan business

case grundlaget dannes eller synkroniseres med statens business case model henvises til

Vejledning til

brug af business case i staten,

som kan findes

her.

H-9

3. Faseopdelte projektudgifter

I tabel 3.1 vises periodiseringen af de samlede projektudgifter fordelt på hhv. analyse- og gennemførel-

sesfasen.

Tabellen kan dannes fra statens business case model, når denne er udarbejdet. For vejledning om hvor-

dan business case grundlaget dannes eller synkroniseres med statens business case model, henvises der

til

Vejledning til brug af business case i staten,

som kan findes

her.

Figur 3.1 viser projektets 10 mest omkostningstunge leverancer/releases.

4. Risikopulje afsat i projektet

Risikopuljen udgør en del af de samlede projektudgifter og estimeres på baggrund af konkrete risici i pro-

jektet.

Risikopuljen er de midler, der er afsat til at håndtere konsekvenserne af evt. indtrufne risici i projektet. En

risiko er en potentiel hændelse, der hvis den indtræffer, vil have indvirkning på projektets proces

–

tid,

økonomi og ressourcer eller på projektets mål

–

kvalitet, gevinster eller formål. Risici, der vil have betyde-

lig økonomisk effekt, hvis de indtræffer, skal estimeres og indgå i risikopuljen.

For hver risiko skal det estimeres, hvad det vil koste projektet såfremt risikoen indtræffer samt hvor sand-

synligt det er, at risikoen indtræffer. Estimeringen af risikopuljen skal foretages i statens business case

model.

Der trækkes på risikopuljen i de tilfælde, hvor en konkret risiko er indtruffet. Efterhånden som risikopul-

jen bruges i projektet, opdateres dette i projektets business case model. Risikopuljen kan have relevans

for projektet både i analyse- og i gennemførelsesfasen, og den bør indbudgetteres i de år og med den

vægt, hvor de risici, der indgår i puljen i givet fald forventes at falde. Risikopuljen kan også have relevans i

forbindelse med realiseringsfasen, dvs. afskrivningsperioden, hvis afskrivningerne bliver højere end for-

ventet. Bemærk, at risikopuljen som udgangspunkt ikke kan aktiveres medmindre den/de konkrete risici

indtræffer og udgiften dermed er aktiverbar.

I modsætning til risikopuljen skal planlagte risikominimerende tiltag, som igangsættes for at mindske

sandsynligheden for at en given risiko indtræffer og/eller nedbringe dens konsekvenser, indarbejdes i

H-10

Business case grundlag

Side 21 af 22

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 3: Materiale fra Landbrugsstyrelsen til Statens It-råd om projektet CAP2020 IT regelimplementering, som aftalt på samråd den 12. maj 2021

H-#

Hjælpetekster

projektplanerne som projektaktiviteter. De tilhørende udgifter estimeres og indarbejdes i projektets al-

mindelige budget.

Figur 4.1 viser risikomatricen fra statens business case model, og viser hvordan scorerne af de forskellige

risici fordeler sig i projektet. Bemærk dog, at det kommer fra business case modellen, hvorfor det udeluk-

kende er baseret på risici herfra og ikke fra risikologgen.

Tabel 4.1 kan dannes fra statens business case model, når denne er udarbejdet. For vejledning om, hvor-

dan business case grundlaget dannes eller synkroniseres med statens business case model, henvises til

Vejledning til brug af business case i staten,

som kan findes

her.

H-11

5.1 Gevinstdiagram

Projektets gevinstdiagram indsættes her, så gevinstejerne har mulighed for at benytte det til videre dia-

log og arbejde med at fuldende den organisatoriske implementering.

For nærmere forklaring af gevinstdiagrammet og dets forskellige bestanddele samt vejledning omkring

udarbejdelse af gevinstdiagrammet, henvises til

Vejledning om Gevinstrealisering,

som kan findes

her.

H-12

5.2 Gevinstrealiseringsskemaer

Det er vigtigt, at der fokuseres på de vigtigste gevinster, som projektet skal gøre mulige og deres tidlige

indikatorer. Det er projektets overordnede gevinstejer, der sammen med styregruppeformanden afgør,

hvilke der er de vigtigste gevinster. Antallet af gevinster bør begrænses til et antal, som organisationen

kan følge op på.

Der udfyldes skemaer for gevinster, adfærd og kompetencer i gevinstdiagrammet, således det er muligt

for gevinstejer at følge med i, om forudsætningerne for gevinsterne er på plads.

Hvis det fx viser sig, at mange medarbejdere, som har været på kursus, ikke er i stand til at følge instruk-

ser og anvende det nye it-system i deres sagsbehandling, vil det ikke være muligt at realisere gevinster

relateret til, at sagsbehandlingstiden nedbringes. Hvis sagsbehandlerne er i stand til at anvende instruk-

serne fra kurset og dermed anvende selve it-systemet, vil den næste indikator være, om det kan konsta-

teres, at sagerne rent faktisk behandles korrekt ved hjælp af de nye værktøjer.

Ved hjælp af de tidlige indikatorer kan gevinstejeren gribe tidligt ind, hvis der er medarbejdere, som fort-

sat arbejder

på de ”ga le” åde.

Dermed kan gevinstejeren reducere risikoen for, at gevinsterne ikke

kan realiseres.

Selve tabellen udfyldes som følger:



Måleenhed angiver det, som der måles på. Det kan fx være antallet af sager, reduktion i sagsbe-

handlingstiden eller færre klager mv.

Målemetoden skal beskrive, hvordan ovenstående data tilvejebringes. Det kan fx være datatræk

på antallet af sager eller brugere i systemet.

Måleansvarlige er den, som er ansvarlig for at foretage målingen. Fx Navn Navnesen, økonomi-

konsulent i økonomisksekretariat.

Mål opdeles i forventet og realiseret. Forventet er gevinstestimatet, hvorimod det realiserede er

det faktiske resultat, der måles.

H-13

5.3 Implementeringsaktiviteter i realiseringsfasen

Denne sektion er gevinstejerens plan for de aktiviteter relateret til fortsat organisatorisk implementering

og forandringsledelse, som det er nødvendigt at gennemføre efter projektet er afsluttet.

Aktiviteter kan omfatte forandringsledelse, kommunikation, seminarer, støtte til superbrugere eller an-

det.

Hvis der arbejdes med lokale gevinstejere, så opdel aktiviteterne i forhold til, hvad der skal ske i de for-

skellige dele af organisationen.

Business case grundlag

Side 22 af 22