Aktstk. 216 - 2020-21 - Bilag 3: IT-rådets opfølgning på projekt Statens HR, fra Digitaliseringsstyrelsen

Finansudvalget 2020-21
Aktstk. 216 § 7 Bilag 3
Offentligt

Moderniseringsstyrelsen

Att.: Direktør Poul Taankvist

11. februar 2020

It-rådets opfølgning på projekt Statens HR

Kære Poul Taankvist

It-rådet har gennemført en opfølgning med Moderniseringsstyrelsens projekt Sta-

tens HR. Opfølgningen er iværksat på baggrund af det behov for ændringer, som

Moderniseringsstyrelsen har rapporteret til It-rådet og har modtaget sparring fra It-

rådet i forhold til.

It-rådet har senest afholdt opfølgningsmøde med Moderniseringsstyrelsen d. 4. fe-

bruar 2020 og har efterfølgende modtaget uddybende informationer om konse-

kvenserne for projektets business case af ændringerne i projektet tilrettelæggelse.

HR-projektet har på nuværende tidspunkt færdigudviklet og idriftsat systemløsnin-

gens kernefunktionalitet samt integrationer i 26 ud af i alt 114 statslige institutioner,

som det er obligatorisk for at anvende løsningen. Imidlertid har der været større

udfordringer mht. til færdiggørelsen af den samlede løsning, herunder integrationer

og de planlagte workflowunderstøttelser udestår fortsat. Leverandøren har haft

store vanskeligheder med at levere i rette kvalitet til aftalt tid, og et eksternt review

har påpeget en række mangler og svagheder i den udviklede løsning. Disse er vur-

deret og udbedring er igangsat i nødvendigt omfang. Løsning af workflowunder-

støttelsen er håndteret ved at købe specialistkonsulentydelser fra en anden leveran-

dør, der indstationeres hos primær leverandør.

Samlet set betyder udfordringerne, at det har været nødvendigt at parallelisere fær-

digudvikling af løsningen med implementering i de første 26 institutioner, og at

implementeringen i de sidste af de resterende 88 forpligtede statslige institutioner

forsinkes med ca. 16 måneder i forhold til den senest godkendte baselineplan.

Moderniseringsstyrelsen har på den baggrund vurderet, hvordan den samlede op-

gave bedst afvikles. Da implementeringsopgaven i de resterende 88 statsinstitutio-

ner samt et antal selvejende institutioner har karakter af driftsopgaver fremfor pro-

jektopgaver, tages disse ud af selve udviklingsprojektet og overgår til den blivende

driftsorganisation, som er opbygget og etableres endeligt inden projektet afsluttes.

På baggrund af opfølgningen har It-rådet følgende observationer og anbefalinger

til projektet, som Moderniseringsstyrelsen samtidig kan vedlægge et nyt aktstykke,

som It-rådets vurdering af

projekt Statens HR’s

status og fremdrift, jf.

Cirkulære om

ændringer af Budgetvejledning 2016 afsnit 2.2.18.1.2.

Det er It-rådets vurdering, at Moderniseringsstyrelsens overordnede håndtering og

den besluttede plan er hensigtsmæssig for at sikre den samlede business case for

Digitaliseringsstyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1017 København K · 3392 5200 · www.digst.dk

Aktstk. 216 - 2020-21 - Bilag 3: IT-rådets opfølgning på projekt Statens HR, fra Digitaliseringsstyrelsen

Side 2 af 4

etableringen af en fællesstatslig HR-løsning. Afslutningen af projekt Statens HR

vurderes fortsat at have

normal risiko.

Projektet anbefales ikke et eksternt review.

Målet med at etablere en fælles statslig HR-løsning er digital understøttelse af pro-

cesser og arbejdsgange for registrering og vedligeholdelse af organisations- og per-

sondata i ét system. Formålet er således at bidrage til mere effektive og ensartede

arbejdsgange HR-administrative processer - herunder ansættelse, afskedigelse, ad-

ministration af ændret arbejdstid, orlov, organisationsændringer mv

–

og herigen-

nem sikre bedre ledelsesinformation og beslutningsgrundlag.

Projektets senest godkendte baseline indeholdt en projektafslutningsdato inklusive

ibrugtagning af Statens HR i 114 institutioner pr. 30. august 2020. Den valgte re-

planlægning af projektets tilrettelæggelse betyder, at projektet i stedet afsluttes

med reduceret scope (udviklet system ekskl. implementering i alle institutioner) pr.

30. november 2020. Ifølge planen vil de første 26 institutioner senest d. 30. august

2020 have implementeret den fulde HR-løsning, hvorefter projektet formelt af-

sluttes med en periode til håndtering af fejlrettelser og nedlukningsaktiviteter. Der

sigtes mod, at implementeringen i de resterende 88 institutioner kan gennemføres

frem til december 2021. Dette er en væsentlig forsinkelse i forhold til den oprin-

delige plan, men It-rådet finder, at det er den bedst mulige plan set i lyset af de

problemer projektet er ramt af i forhold til konfigureringen af workflowfunktona-

litet og kvalitetssikring af systemet, samt den større kompleksitet i den organisato-

riske implementering end oprindeligt estimeret.

Når den videre implementeringsopgave placeres i den blivende driftsorganisation

for Statens HR, kan der desuden opnås større fleksibilitet i håndtering og planlæg-

ning af de konkrete implementeringsforløb. Ud over de 114 statslige institutioner

har Moderniseringsstyrelsen indgået aftale eller er i dialog med flere selvejende in-

stitutioner, der er interesserede i at anvende den fælles HR-løsning, herunder flere

store institutioner i uddannelsessektoren, hvorfor implementeringen af systemet

vil strække sig over flere år. En kommende driftsorganisation vil have bedre mu-

lighed for foretage en overordnet prioritering i implementeringsrækkefølgen ud

fra institutionernes behov og situation.

Forsinkelserne af færdiggørelsen af systemløsningen og den nye plan for imple-

mentering af Statens HR har en række økonomiske effekter på projektudgifterne

og på den efterfølgende driftsøkonomi, som derved påvirker projektets samlede

business case, ikke mindst mht. til tidspunktet for gevinsternes realisering.

Projektet har, som følge af det reducerede scope, flyttet nogle af de udgifter, der

før var en del af projektudgifterne, over i driftsudgifterne. Dette medfører alt an-

det lige en reduktion af de samlede projektudgifter på ca. 13,7 mio. kr.

Udfordringerne i projektet har dog ledt til et samlet øget udgiftsbehov, og de sam-

lede budgetterede udgifter ekskl. renteudgifter er steget fra 90,0 mio. kr. (PL-2017)

til 104,6 mio. kr. (PL-2017).

Aktstk. 216 - 2020-21 - Bilag 3: IT-rådets opfølgning på projekt Statens HR, fra Digitaliseringsstyrelsen

Side 3 af 4

Projektet har i øvrigt valgt at revurdere levetiden af det udviklede it-system, så det

afskrives over en 8-årig periode frem for en 5-årig. Det medfører øgede renteud-

gifter, men også en forlænget gevinstrealiseringsperiode, da denne følger afskriv-

ningsperioden for systemet.

I den seneste baseline forudsatte projektet en ibrugtagning fra 1. november 2018

af systemet med en gevinstrealiseringsperiode, der skulle løbe i fem år derefter. De

samlede bruttogevinster i perioden frem til 2023 var beregnet til at skulle udgøre

118,1 mio. kr.

Projektet oplyser nu, at det fulde system tages i brug august 2020, og forventes nu

at have en otteårig periode at løbe i, hvorfor gevinstrealiseringsperioden løber

frem til 2028, dvs. samlet 5 år længere end forventet ved baseline i 2017. Den

samlede bruttogevinst i den nye periode er 151,7 mio. kr. Det gælder således, at

primært på grund af levetidsforlængelsen er de samlede bruttogevinster for pro-

jektet forøget med 33,6 mio. kr.

Det betyder samlet, at de økonomiske nettogevinster for projektet er opskrevet

med 19,0 mio. kr., som følge af opskrivningen af de økonomiske bruttogevinster

minus de øgede projektudgifter.

It-rådet har følgende anbefalinger, som Moderniseringsstyrelsen foreslås at ind-

drage i færdiggørelsen af projekt Statens HR:

1. It-rådet anbefaler, at Moderniseringsstyrelsen gennemgår og prioriterer

udeståender i leverandørens leverancer og overvejer at begrænse det, som

håndteres inden for det nuværende projekt, til det absolut nødvendige.

Moderniseringsstyrelsen har som nævnt ovenfor oplyst, at der på baggrund af det

gennemførte eksterne review er i gangsat en række initiativer for at sikre tilstræk-

kelig kvalitet i HR-løsningens nuværende tekniske, funktionelle og dokumentati-

onsmæssige tilstand. It-rådet anbefaler, at Moderniseringsstyrelsen detaljeret gen-

nemgår alle udestående leverancer og initiativer og prioriterer hvilke, der er nød-

vendige for afslutning af projektet, og hvilke der eventuelt kan håndteres efterføl-

gende med henblik på at fokusere og risikominimere aktiviteter i resten af gen-

nemførelsesfasen.

2. It-rådet anbefaler, at Moderniseringsstyrelsen vurderer alternative måder

at understøtte leverandørens restarbejde og sikrer, at der bliver aftalt en

tidsplan med fastsatte tidspunkter for alle delleverancer samt overtagelses-

og driftsprøve.

Selv om ansvaret for at lede konfigureringen af Statens HR’s workflowunderstøt-

telse er overdraget til ny ekstern leverandør fremgår det af It-rådets drøftelser med

Moderniseringsstyrelsen, at projektet fortsat har bekymring for fremdriften i den

primære leverandørs arbejde. Der er bl.a. endnu ikke aftalt nøjagtige tidspunkter

for leverancer af de enkelte udeståender samt afholdelse af overtagelses- og drifts-

Aktstk. 216 - 2020-21 - Bilag 3: IT-rådets opfølgning på projekt Statens HR, fra Digitaliseringsstyrelsen

Side 4 af 4

prøverne. It-rådet anbefaler, at Moderniseringsstyrelsen sikrer, at en sådan tids-

plan bliver fastsat hurtigst muligt, og at Moderniseringsstyrelsen følger hyppigere

op på fremdriften. Dette kan fx ske gennem flere ugentlige opfølgningsmøder på

ledelsesniveau. Endvidere bør det undersøges, som der kan iværksættes andre til-

tag, jf. drøftelserne på opfølgningsmødet.

3. It-rådet anbefaler, at Moderniseringsstyrelsen fastholder fokus på, at

etableringen af den fælles HR-løsning fortsat kan tilvejebringe de forud-

satte gevinster i projektet.

Projektet har orienteret om, at de økonomiske gevinster er beregnet på baggrund

af en analyse, der blev lavet forud for projektets igangsættelse. Projektet oplyser,

at alle aktiviteter, der er nødvendige for at tilvejebringe de estimerede gevinster

fortsat er indeholdt i projektet og den efterfølgende drift. It-rådet anbefaler, at

Moderniseringsstyrelsen fastholder et fokus på de forventede økonomiske såvel

som ikke-økonomiske gevinster, og at man senest ved projektafslutning og over-

dragelse til driftsorganisationen etablerer en plan med klart tildelt ansvar for op-

følgning af gevinsterne i projektet.

Ovenstående anbefalinger vil indgå ved kommende halvårlige statusrapporteringer til

Statens It-råd, og rådet vil forvente, at Moderniseringsstyrelsen her forholder sig til,

hvordan projektet har arbejdet videre med de behandlede emner.

Ved spørgsmål til anbefalingerne kan I kontakte undertegnede eller Cathrine

Harhoff, [email protected] eller telefon 41 78 22 87. Dette brev er også sendt til af-

delingschef Henrik Lund i Finansministeriet.

Med venlig hilsen

Birgit Nørgaard

Næstformand for It-rådet