FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 204: Orientering om retningslinjer for brug af eksterne konsulenter i staten, fra finansministeren

Finansudvalget 2019-20
FIU Alm.del Bilag 204
Offentligt

Finansministeriet

Bilag: Retningslinjer for brug af eksterne konsulenter i staten

Indledning

For regeringen er det en højt prioriteret indsats at reducere udgifterne til brugen af

eksterne konsulenter i den offentlige sektor, så pengene i stedet kan prioriteres til

velfærd.

De enkelte ministerier er ansvarlige for at løse opgaverne på deres ressort og for-

valte deres økonomiske rammer på bedst mulig vis. Hertil hører bl.a. beslutninger

om at indkøbe ekstern bistand i form af konsulentydelser. De enkelte ministerier

skal fremadrettet i højere grad løse opgaver internt og udnytte eksisterende kapaci-

teter frem for at anvende eksterne konsulenter.

Der indføres ikke et stop for indkøb af eksterne konsulentydelser i staten. Det er

således de enkelte ministerier, der er ansvarlige for at beslutte eventuelle indkøb af

ekstern konsulentbistand og i den forbindelse indgå aftale om de konkrete rammer

for bistanden.

Der er i den forbindelse udarbejdet generelle retningslinjer for indkøb af eksterne

konsulentydelser i staten,

jf. boks 1.

Retningslinjerne vil kunne blive revideret som

følge af det videre arbejde med at analysere konsulentforbruget i staten.

Retningslinjerne gennemgås nedenfor.

Boks 1

Retningslinjer for brug af eksterne konsulenter

1. Mere strategisk indkøb af konsulenter

2. Nedbringelse af brugen af eksterne konsulenter

3. Anvendelse af statslige indkøbsaftaler

4. Håndtering af politiske aftaler mv.

5. Opfølgning på forbrug af eksterne konsulentydelser mv.

1. Mere strategisk indkøb af konsulenter

Indkøb af ekstern konsulentbistand skal i alle tilfælde være fagligt funderet og bi-

drage til den mest hensigtsmæssige og effektive måde at løse en given opgave på.

Dette nødvendiggør, at indkøb af konsulenter beror på en strategisk beslutning. I

den forbindelse er det væsentligt, at:



Ministerierne på strategisk vis tager stilling til indkøb af eksterne konsulenter,

herunder hvilke kompetencer, pågældende ministerium selv råder over, og

hvilke der kan være nødvendige at købe eksternt.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 204: Orientering om retningslinjer for brug af eksterne konsulenter i staten, fra finansministeren

Side 2 af 3



Den interne styring af konsulentudgifter styrkes. En mulighed herfor er eksem-

pelvis at placere ansvaret for indkøb af konsulenter ét sted i koncernen (katego-

ristyring), således at der er mulighed for at udnytte interne kompetencer og vi-

den på tværs.



Det i forbindelse med konsulentindkøbsprocessen sikres, at opgave, formål og

succeskriterier er klart og tydeligt formuleret, og at opgaveformuleringen er præ-

cis, så der opnås den bedste pris og en bedre løsning af opgaven.

2. Nedbringelse af brugen af eksterne konsulenter

Staten har mange dygtige medarbejdere med en høj faglighed, som selv bør kunne

løse en række af de opgaver, som der i dag købes eksterne konsulenter til. Det bør

derfor tilstræbes, at interne kapaciteter i staten i højere grad udvikles og anvendes.

Generelt bør ministerierne altid forholde sig kritisk til et eventuelt indkøb af ekstern

konsulentbistand, herunder fx bistand i forbindelse med rekruttering.

Herudover forventes det, at ministerierne i forbindelse med indkøb af eksterne kon-

sulentydelser i højere grad selv kan varetage opgaver relateret til institutionernes

kerneopgaver. Der henvises i den forbindelse til, at:



Ministeriernes egne medarbejdere i højere grad varetager analyseopgaver relate-

ret til institutionens kerneopgave.



Ministeriernes egne medarbejdere i højere grad udfører dele af konsulentopga-

ven, fx i forbindelse med implementering.

Derudover opfordres til, at statens institutioner i højere grad efterspørger relevant

viden og kompetencer hos andre statslige institutioner.

3. Anvendelse af statslige indkøbsaftaler

En række kategorier af konsulentydelser er aftaledækket gennem Statens Indkøb og

Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI). Indkøb på en fælles ramme-

aftale sikrer bedre priser og færre transaktionsomkostninger, da udbudspligten er

afløftet.

Ved indkøb af management-konsulentydelser, hvor formålet er effektivisering, skal

Statens Indkøbs forpligtende rammeaftale benyttes, hvis det samlede beløb er over

1 mio. kr. For øvrige typer af konsulentindkøb kan rammeaftaler hos SKI typisk

benyttes.

Yderligere anbefales det, at statens institutioner indhenter op til tre tilbud ved ind-

køb under tærskelværdien (1 mio. kr.), mens der vil skulle ske en annoncering efter

tilbud, hvis indkøbet har en klar grænseoverskridende interesse, dvs., at leverandø-

rer i EU kan have interesse i kontrakten. Det anbefales generelt at have indledende

markedsdialoger med potentielle leverandører, da dette kan være en fordel ift. at

skære opgaven til og sikre korrekt prissætning af opgaven.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 204: Orientering om retningslinjer for brug af eksterne konsulenter i staten, fra finansministeren

Side 3 af 3

4. Håndtering af politisk aftaler

Som led i indgåede politiske aftaler, vil der i flere tilfælde være forudsat indkøb af

ekstern konsulentbistand til løsning af specifikke opgaver. Disse opgaver er ligele-

des omfattet af konsulentbesparelserne. Den konkrete vurdering af, hvordan op-

gaverne bedst løses, så de bidrager til at nedbringe brugen af eksterne konsulenter

skal foretages på de enkelte ministerområder.

Såfremt der ikke kan opnås en forståelse med aftale- eller forligskredsene, skal be-

sparelsen realiseres på andre dele af det eksterne konsulentforbrug på ministerom-

rådet.

5. Opfølgning på forbrug af eksterne konsulentydelser mv.

Ansvaret for at træffe beslutning om indkøb af ekstern konsulentbistand, herunder

nedbringelse af det hidtidige konsulentforbrug, varetages af de enkelte ministerom-

råder. Ligeledes er de enkelte ministerier ansvarlige for at følge op på nedbringelsen

af konsulentforbruget på de pågældende områder. Finansministeriet vil følge udvik-

lingen tæt.

Med henblik på at sikre realiseringen af de besparelser på det statslige konsulentfor-

brug, der indgår i

Aftalen om finansloven for 2020,

vil regeringens økonomiudvalg lø-

bende følge udviklingen i det statslige forbrug af eksterne konsulenter samt ekstern

juridisk bistand.

Som led i opfølgningen på brugen af eksterne konsulenter i staten opfordres de

statslige institutioner

til i højere grad at offentliggøre konsulentrapporter, som vurde-

res at have en almennyttig karakter. Offentliggørelse af konsulentrapporter vil bidrage

til mere gennemsigtighed i statslige myndigheders brug af eksterne konsulenter.