Aktstk. 129 - 2017-18 - Bilag 1: It-projektrådets udtalelse, fra justistsministeren

Finansudvalget 2017-18
Aktstk. 129 § 11 Bilag 1
Offentligt

Direktoratet for Kriminalforsorgen

13. oktober 2017

Sagsnr. 17-50-0140

It-projektrådet

Formanden

Mogens Pedersen

OMS-projektet

–

It-projektrådets brev af 28. august 2017

Tak for It-projektrådets risikovurdering af 28. august 2017 vedrørende anskaffelsen af en ny platform

for klientsagsbehandling i Kriminalforsorgen baseret på en udenlandsk standardløsning

–

”Offender

Management System” (OMS).

Kriminalforsorgen har noteret sig, at It-projektrådet vurderer projektet som havende

”normal risiko”,

men at der fremhæves en række risici, som bør adresseres, herunder påkrævede forandringer i ar-

bejdsgange, udskiftninger i styregruppen samt

–

og ikke mindst -

den påtænkte rolle som ”first mover”

i europæisk kriminalforsorg på anskaffelse af et standard OMS-system udviklet i USA og Canada.

Kriminalforsorgen er enig med It-projektrådet i de nævnte risici, som er indgået i overvejelserne, og

Kriminalforsorgen vil på baggrund af rådets anbefalinger foretage nedenstående justeringer i projektet.

Kriminalforsorgen overvejer desuden p.t., hvilke ændringer der som følge heraf vil skulle foretages i

projektets business case, der vil blive eftersendt i revideret udgave snarest muligt.

1. It-projektrådet anbefaler, at projektet beskriver projektets forretningsmæssige formål og

identificerer alle målbare gevinster.

Kriminalforsorgen er enig med It-projektrådet i, at dette punkt er helt centralt for en vellykket sy-

stemanskaffelse, og det skal i den forbindelse indledningsvis bemærkes, at Kriminalforsorgens nuvæ-

rende løsning (Klientsystemet) har en teknologisk gæld, der nødvendiggør en udskiftning med en mere

moderne og fleksibel løsning.

En sådan udskiftning skal både imødekomme behovet for en nødvendig, systemteknisk modernisering og

forberede kriminalforsorgens systemunderstøttelse på den stigning i forandringer, som blandt andet ny

lovgivning og den generelle modernisering af Kriminalforsorgens organisation skaber, og fortsat må

forventes at skabe i de kommende år.

For at nedbringe de økonomiske udgifter og tekniske risici mest muligt, har Kriminalforsorgens koncern-

ledelse valgt en tilgang, hvor der arbejdes hen mod anskaffelse af en udenlandsk standardløsning, hvil-

ket fordrer, at arbejdsgange i videst muligt omfang tilpasses OMS-systemet frem for omvendt. Dermed

forventes en række ikke uvæsentlige forandringer for Kriminalforsorgens medarbejdere, men samtidig

også en række økonomiske, tekniske og udviklingsmæssige fordele.

Strandgade 100 | 1401 København K | Tlf. 7255 5555

[email protected] | www.kriminalforsorgen.dk

Aktstk. 129 - 2017-18 - Bilag 1: It-projektrådets udtalelse, fra justistsministeren

Projektet har jf. PID tre hovedformål.

Skabelse af kvalitetsløft, Skabelse af en moderne platform

og Understøttelse af Kriminalforsorgens

strategi.

Selv om hovedformålet med anskaffelsen af OMS-

systemet således er en nødvendig udskiftning af Kriminalforsorgens nuværende klientsystem, som blev

indført i 2001, forventes systemudskiftningen også at kunne skabe grundlag for et antal økonomiske

potentialer, der kan realiseres i form af mere detaljerede og målbare gevinster.

På nuværende tidspunkt i processen skønnes der foreløbigt at kunne realiseres gevinster ved eksempel-

vis



Digital og papirløs klientsagsbehandling på tværs af Kriminalforsorgen

Digitaliseret besøgsadministration

Portalbaserede selvbetjeningsløsninger for ansøgningsprocesser mv.

Centraliseret transportplanlægning og styring

En digitaliseret og effektiviseret indkaldelsesfunktion

Effektiv videreudvikling af standardløsningen til opfyldelse af nye krav mv.

De detaljerede økonomiske gevinster og den endelige gevinstrealiseringsplan vil blive fastlagt ud fra de

forventede økonomiske potentialer, når den endelige løsning er valgt, da det først på dette tidspunkt

vil være muligt at skønne over, præcist hvor konkrete administrative lettelser kan realiseres og med

hvilket potentiale.

På basis af it-projektrådets anbefaling vil Kriminalforsorgen sikre, at denne helt nødvendige proces

beskrives tydeligt i projektets materiale, og at et stadigt mere konkretiseret skøn over de forventede

økonomiske potentialer og deres størrelse og placering i organisationen løbende bliver indarbejdet i

projektets businesscase. Projektet vil i den forbindelse udarbejde en detaljeret plan for fastlæggelse

og realisering af de konkrete gevinster.

2. It-projektrådet anbefaler, at Kriminalforsorgen øger ledelsesfokus på projektet, og at styre-

gruppen sikrer, at projektet har den rigtige organisering i forhold til den nødvendige forandrings-

ledelse

Kriminalforsorgen vil i de kommende år skulle udvikles organisatorisk og ledelsesmæssigt på en lang

række områder, som spænder lige fra en bedre kapacitetsudnyttelse og en mere effektiv vagtplanlæg-

ning til en mere omkostningseffektiv og strømlinet understøttelse af kerneopgaverne og en styrket

ledelsesmæssig indsats. På grund af udviklingsporteføljens størrelse, og det belastnings- og indholds-

mæssige overlap mellem flere projekter, er det besluttet at organisere alle udviklingsprojekterne i et

samlet udviklingsprogram, der understøttes af et nyoprettet udviklingssekretariat i Kriminalforsorgens

direktorat. Chefen for udviklingssekretariatet indgår både i direktoratets direktion og Kriminalforsor-

gens koncernledelse

Det samlede udviklingsprogram vil blive etableret med Kriminalforsorgens koncernledelse som pro-

gramstyregruppe og med Kriminalforsorgens direktør som formand. Alle udviklingsprojekter i program-

met vil få et koncernledelsesmedlem som projektejer og umiddelbart ansvarlig for projektets gennem-

førsel.

Side 2 af 5

Aktstk. 129 - 2017-18 - Bilag 1: It-projektrådets udtalelse, fra justistsministeren

OMS projektet vil indgå som et af projekterne i det samlede udviklingsprogram, og projektet vil der-

med også indgå i den løbende afrapportering af fremdrift og risici til programstyregruppen og dennes

formand.

Kriminalforsorgen er enig med It-projektrådet i, at OMS-projektet må anses for forretningskritisk, men

finder i lyset af ovenstående styringsstruktur for den samlede udvikling af Kriminalforsorgen i de kom-

mende år, at det er mest rigtigt, at bibeholde centerdirektøren for straffuldbyrdelse som projektejer

og styregruppeformand med reference til programstyregruppen og kriminalforsorgens direktør. På

grund af projektets tværgående karakter og betydning for hele kriminalforsorgens virksomhed indgår

tillige 3 øvrige koncernledelsesmedlemmer i dette projekts styregruppe.

Sammenhængen med udviklingsprogrammets ledelse beskrives i styregruppeaftalen.

Ovenstående giver ikke anledning til yderligere ændringer i businesscasen.

3. It-projektrådet anbefaler, at projektet genbesøger projektets risikoanalyse, og at ansvaret

for de identificerede risici forankres hos et navngivent styregruppemedlem.

Kriminalforsorgen har genbesøgt risikoregisteret og sikret, at relevante risici er forankret hos et navn-

givent styregruppemedlem. Derudover er beskrivelser og mitigerende handlinger genbesøgt og opdate-

ret.

Kriminalforsorgen vil drage omsorg for, at risikosektionen i styregruppeafrapporteringen styrkes, såle-

des at projektets risici fremstår tydeligere for styregruppen og for dens enkelte medlemmer.

Risici, som vurderes at have en økonomisk konsekvens, er genbesøgt, og det er vurderet, at projektets

usikkerhed er dækkende og kan rummes inden for den nuværende risikopulje.

Ovenstående giver ikke anledning til yderligere ændringer i businesscasen.

4. It-projektrådet anbefaler, at der foretages en grundig due diligence undersøgelse af leveran-

døren og dennes løsning i forbindelse med udbuddet

Kriminalforsorgen er helt enig med It-projektrådet i betydningen af en solid, afprøvet og samarbejds-

orienteret leverandør af det kommende OMS.

OMS-projektet har derfor gennemført to omfattende og strukturerede markedsdialoger og har derigen-

nem fået et grundigt indblik i potentielle leverandørers økonomiske styrke, samarbejdskompetencer og

tekniske løsninger.

Projektet vil herudover anvende en grundig prækvalifikation til at sikre, at udelukkende leverandører

med tilpas økonomisk styrke og stabilitet kan byde.

Udbudsmaterialet stiller også krav til samarbejdsformen samt giver leverandøren mulighed for at be-

skrive, hvorledes denne forventes opfyldt. Samarbejde er ligeledes en væsentlig parameter i tildelings-

kriterierne sammen med kvalitet af løsningen samt pris.

Side 3 af 5

Aktstk. 129 - 2017-18 - Bilag 1: It-projektrådets udtalelse, fra justistsministeren

I udbudsforløbet indgår demonstrationer af leverandørens løsning i tilbudsevalueringen, hvilket giver

Kriminalforsorgen mulighed for løbende at vurdere den tilbudte løsning.

Der er således lagt op til en grundig due diligence undersøgelse af leverandørerne som led i udbudspro-

cessen. Der findes derfor ikke anledning til yderligere ændringer i businesscasen på dette punkt.

5. It-projektrådet anbefaler, at styregruppen fastholder fokus på at sikre tilstrækkelige ressour-

cer til projektet

I projektet udgør andelen af interne timer 83 %, og projektet er således fortrinsvis bemandet med in-

terne ressourcer.

Det er dog nødvendigt at bemande enkelte specialistroller med ekstern bistand, hvorfor Kriminalforsor-

gen har indarbejdet procedurer i sin styringsmodel, der sikrer, at al viden løbende forankres internt.

Disse procedurer er gældende for såvel interne medarbejdere som eksterne konsulenter. Procedurerne

inkluderer bl.a.



Ugentlige 1-1 statusmøder med nærmeste leder

Ugentlige statusmøder med medlemmer af direktionen

Anvendelse af Advisory boards

Krav til løbende dokumentation

Ugentlig sparring med interne medarbejdere

Kvalitetssikring internt og eksternt

Kriminalforsorgen forventer, at en udenlandsk systemleverandør vil samarbejde med en dansk partner.

Der er i udbudsmaterialet indskrevet krav til kompetencer, der forventes løst af den danske partner,

eksempelvis uddannelse. Ligeledes er der indskrevet krav til samarbejdsformen, og vederlagsmodellen

har indbygget et vist niveau af incitament til leverandøren til sikring af leverandørens commitment.

Ovenstående giver ikke anledning til yderligere ændringer i businesscasen. Dog vil styregruppen stadig

fastholde fokus på at sikre ressourcer til projektet i hele projektforløbet og foretage den nødvendige

ledelsesmæssige opfølgning og styring, som bemandingssituationen tilsiger. Dette vil blive specificeret

yderligere i styregruppeaftalen.

6. It-projektrådet anbefaler, at projektet sikrer, at fremtidige tilpasninger af den indkøbte løs-

ning indgår som en del af standardløsning

Kriminalforsorgen har i markedsdialogerne drøftet dette emne med potentielle leverandører. På basis

af denne dialog er der udfærdiget et sæt krav omhandlende fremtidige tilpasninger, og hvorledes disse

kan indarbejdes i standardløsningen. Kravene er indarbejdet i udbudsmaterialet og er afstemt med

leverandørernes tilbagemeldinger på markedsdialogerne.

Kriminalforsorgen en således enig med It-projektrådet heri og opmærksom herpå i udbudsmaterialet.

Der findes derfor ikke anledning til yderligere ændringer i businesscasen på dette tidspunkt.

Side 4 af 5

Aktstk. 129 - 2017-18 - Bilag 1: It-projektrådets udtalelse, fra justistsministeren

7. It-projektrådet anbefaler, at Kriminalforsorgen søger erfaringsudveksling med andre organisa-

tioner med projekter af lignende karakter

Kriminalforsorgen har som nævnt gennemført to omfattende og strukturerede markedsdialoger med

fokus på at forstå, hvad potentielle leverandører kan tilbyde såvel løsningsmæssigt som leverancemæs-

sigt. Kriminalforsorgen var ved markedsdialogerne repræsenteret af et bredt udsnit af medarbejdere,

herunder slutbrugere.

Kriminalforsorgen har i en årrække fulgt udviklingen af standardløsninger på fængsels- og forsorgsom-

rådet, og Kriminalforsorgen har herunder haft dialog med bl.a. den belgiske kriminalforsorg, den finske

kriminalforsorg, et antal førende leverandører, Europris organisationen samt mulige danske partnere.

Formålet har været at skabe forståelse for, hvad løsningerne kan tilbyde, samt hvordan anskaffelse og

forandring kan håndteres.

Derudover har projektet indhentet erfaringer fra Politiet i forhold til anskaffelse af løsninger fra Nord-

amerika og i forhold til håndteringen af en udenlandsk systemleverandør understøttet af danske sam-

arbejdspartnere.

Fremadrettet er der planlagt workshops med en belgisk specialist på OMS området til sikring af, at også

de nyeste erfaringer fra Europa inddrages i projektet. Der er desuden aftalt workshop til erfaringsud-

veksling med programdirektøren for Sundhedsplatformen. Kriminalforsorgen har også indledt dialog

med henblik på at indhente yderligere information fra bl.a. Københavns Kommune omkring implemen-

tering af standardløsninger.

Sidst, men ikke mindst, er Kriminalforsorgen i øjeblikket i gang med at implementere to standardløs-

ninger i form af nye systemer til henholdsvis vagtplanlægning og elektronisk fodlænke. Sidstnævnte

leveres tillige af en udenlandsk leverandør med optioner for en GPS-baseret udvidelse af fodlænkesy-

stemet, hvilket vil blive pilottestet i foråret. Erfaringer fra disse to projektet anvendes og vil fortsat

blive anvendt aktivt i OMS-projektet.

Dette giver derfor ikke anledning til yderligere ændringer i businesscasen.

Såfremt It-projektrådet måtte have yderligere forslag til ændringer og/eller udvidelser af businessca-

sen, hører kriminalforsorgen gerne herom, ligesom man meget gerne indgår i en løbende dialog med It-

projektrådet om projektets fortsatte fremdrift, risikostyring og gevinstrealisering.

Med venlig hilsen

Thorkild Fogde

Direktør, Kriminalforsorgen

Side 5 af 5