Kirkeministeriet Frederiksholms  Kanal  21,  Postboks 2123, DK  1015  København  K Tlf.:  33 92 33 90   Fax:  33 92 39 13   e-post: [email protected] Folketinget Finansudvalget Christiansborg Bringes I brev af 16. marts 2005 (Finansudvalget, (2. samling) Aktstk. 91 - § 22 Spørgsmål 1, Offen tlig) har udvalget udbedt sig min besvarelse af følgende spørgsmål: ”Ad Aktstk. 11 Forhøjelse af Kirkeministeriets bevilling i finansåret 2005 Der ønskes en uddybende redegørelse for pkt. 1 under aktstykkets afsnit b. vedrørende Organisation, ledelse og forretningsgange.” Svar: Der er i november 2004 ansat en ny departementschef, og der er i februar 2005 etableret en ny or- ganisation for departementet. Kirkeministeriets hidtidige organisation indebar på en række områder en uhensigtsmæssig fordeling af ansvaret for ministeriets opgaver, idet bl.a. beslægtede områder var h enført til forskellige konto- rer. Ved organisationsændringen er de hidtidige fire kontorer reduceret til tre kontorer med en entydig fordeling af sagsansvaret inden for tre hovedområder: øk onomi, styrelse og personale. Efter organisationsændringen er kontorernes sagsområder aktuelt fastlagt som fø lger: 1. kontor. Økonomi og sekretariat Finanslov. Folkekirkens fællesfond. Stifternes Økonomi System. Folkekirkens selvforsikringsord- ning. Kirke-, præstegårds - og provstiudvalgskassers budget og regnskab. Kirkernes og præsteembe- dernes kapitaler. Regnskab og bogholderi. Sekretariat (ledelsessekretariat, journal og service). 2. kontor. Folkekirkens styrelse Den folkekirkelige struktur. Menighedsråds - provstiudvalgs- og stiftsøvrighedsanliggender. Valg (menighedsråd , provstiudvalg, stiftsudvalg samt biskopper). Medlemskab af folkekirken, kirkelig betjening samt sognebånd sløsning. Kirkers brug, kirkelige handlinger, ritualer. Kirkebygninger, kirkegårde, begravelsesvæsen. Præstegårdsjord. Særlige menigheder. Trosforhol  d. Andre trossam- fund. Mellemkirkelige forhold. Færøerne og Grønland. Lovprogram. Andre ministeriers lovgivning. EU-retlige spørgsmål. Rådgi  vning om kirkeretlige spørgsmål. Kirkepolitisk sekretariat. 3. kontor. Folkekirkens personale Løn- og ansættelsesvilkår for folkekirkens personale. Oprettelse og normering af præste - og prov- stestillinger. Ansættelse og afskedigelse af præster og provster. Pastoratinddeling. Tjenesteboliger. Dato: 22. marts 2005 Dokument nr.: 229742

Folkekirkens uddannelser. Folkekirkens uddannelsesinstitutioner. Pensioner. Folkekirkens lønsy- stem. Personregistrering og navnesager. Personsager for folkekirkens personale, biskopper, stifts- kontorer og departementet. Der er etableret nye procedurer for sagsforelæggelse, som sikrer, at der træffes beslutning på et skriftligt og dokumenteret grundlag. Der har i Kirkeministeriet været en tradition for en betydelig grad af mundtlig sagsforelæggelse, som kan have bidraget til manglende klarhed dels om beslutningsgrundlaget, dels om hvem der havde truffet den pågæ ldende beslutning. De nye procedurer er baseret på skriftlig sagsforelæggelse og sikrer, at b eslutninger dokumenteres både for så vidt angår beslutningsgrundlaget i form af et notat med indstilling samt eventuelle bilag, hvem der har forestået sagsbehan dlingen, og hvem der har resolveret. Disse procedurer understøttes af et elektronisk sags- og dokumentstyringssystem. For så vidt angår ministeriets økonomiske forvaltning, herunder forvaltningen af folkekirkens fæ  l- lesfond, skal bemærkes, at en etablering af ensartethed og gennemsigtighed er en proces, som vil strække sig over flere år, og hvor der fortsat udestår en betydelig indsats. Der skal ske en standard  i- sering af budget- og regnskabsprocedurer for både stiftsadministrationer og institutioner under fæ l- lesfonden. Man anvender i dag tre forskellige økonomisystemer med forskellige kontoplaner, og det er nødvendigt at reducere antallet af systemer og standardisere kontoplanerne som led i forbedrin- gen af styringen af fællesfonden. Denne systemmæssige forenkling er det nødvendigt at udstrække over en periode af ressourcemæssige og økonomiske hensyn. For 2005 har ministeriet for første gang udarbejdet og offentliggjort et detaljeret budget for Folke- kirkens fællesfond, hvoraf også budgetforudsætninger og risici fremgår. Der gennemføres en månedlig budgetopfølgning for såvel departementets som fællesfondens udgi  f- ter og indtægter. Der er fastlagt faste procedurer for, hvorledes budgetopfølgningen for fællesfon- den gennemføres i samspil mellem ministeriet og stifterne. Proceduren er under implementering. Det er hensigten at etablere en controllerfunktion i departementets økonomikontor med henblik på en styrkelse af forretningsgangene i relation til budgetopfølgning og ledelsesinformation. Ministeriets løn- og personaleforvaltning er netop blevet revideret af Rigsrevisionen. Formålet var at vurdere ministeriets forvaltning på løn - og personaleområdet, herunder vurdere, om ministeriets forretningsgange og interne kontroller medvirker til en sikker og hensigtsmæssig administration og til at sikre et korrekt regnskab på lønområdet. Rigsrevisionen har anført følgende i udkastet til ra  p- port. Det var Rigsrevisionens vurdering, at departementets regnskabsaflæggelse på lønområdet var rigtig, og at forretningsgangene og de interne kontroller på lø n- og personaleområdet var tilfredsstillende og medvirkede til at sikre et rigtigt regnskab på lønområdet. Rigsrevisionen konstaterede, at Kirkeministeriet havde en veldokumenteret sagsbehandling på løn - og personaleområdet, og at der var etableret sikre  forretningsgange for udbetaling af ydelser. Dette gjaldt også i de sager, hvor Kirkeministeriet træffer afgørelse, men hvor udgiften helt eller delvis f i- nansieres af fællesfonden.

Rigsrevisionen vurderede imidlertid, at Kirkeministeriet ikke på alle områd  er levede op til en mo- derne forvaltning af løn- og personaleområdet på l  edelsesmæssigt og strategisk niveau. Kirkeministeriet er gået i gang med at implementere Rigsrevisionens anbefalinger, herunder ge n- nem en organisatorisk samling af opgaver vedrørende løn, pension og personale i ét kontor (jf. ovenfor) og gennem fastlæggelse af en lønpolitik for departementet efter principperne for de nye lønsystemer. Med venlig hilsen Bertel Haarder