Ministeren for videnskab, teknologi og udvikling Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Bredgade 43 1260 København K Telefon 3392 9700 Telefax 3332 3501 E-post [email protected] Netsted www.vtu.dk CVR-nr. 1680 5408 Dok-id. 325395 Udvalget for Videnskab, Teknologi og Udvikling Folketinget Christiansborg 1218  København K Orientering om evalueringsrapport vedr. pilotforsøg med blandt andet open source software Til udvalgets orientering fremsender jeg hermed notat om evalueringe n af de gennemførte pilotforsøg med blandt andet open source software. Jeg vedlægger også ministeriets pressemeddelelse herom. Evalueringsrapporten fra Devoteam Fischer og Lorez kan findes på www.oio.dk/software. Med venlig hilsen Helge Sander ./.

Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling 2 Fakta om evalueringsrapport vedr. pilotforsøg med bl.a. open source software Baggrund Som en del af statens it-politik lancerede regeringen i juni 2003 en dansk softwarestrategi. Softwarestrategien havde som sit hovedformål: at sikre konkurrence, kvalitet og sammenhæng i de offentlige softwareløsninger. Det skulle ske med udgangspunkt i følgende fire principper: Bedst og billigst uanset softwaretype Den enkelte myndighed skal have mulighed for at erhverve den bedste og billigste software ud fra lokale forvaltningsmæssige behov, uanset om der er tale om leverandør -ejet eller open source software. Konkurrence, uafhængighed og valgfrihed Sund konkurrence er en forudsætning for et effektivt og varieret softwaremarked. Softwareleverandører skal på lige vilkår    kunne tilbyde deres it-leverancer til det offentlige. Barrierer, der hindrer den fri konkurrence, skal nedbrydes. Sammenhæng og fleksibilitet Der skal satses på software, der opbygges i mindre dele og som ved hjælp af åbne standarder er i stand til kommu nikere med andre typer software. En sådan softwareopbygning sikrer, at enkelte dele af softwaresystemet uafhængigt kan udskiftes til gavn for fleksibilitet, genbrug og konkurrence på området. Udvikling og innovation Den offentlige sektor må for at underst øtte softwaremarkedet være åben overfor nye metoder til køb og udvikling af software. Det betyder ikke, at gamle velafprøvede metoder skal opgives, men at der er behov for, at de nye metoder –  som fx open source udviklingsmetoden – afprøves, så dens fordele og ulemper kan afklares i forhold til den danske forvaltnings virkelighed. Strategien blev udarbejdet efter en længere debat om både åbne standarder og open source. De to begreber dækker dog over forskellige ting. Åbne standarder drejer sig om at skabe muligheder for, at forskellige it-systemer kan kommunikere med hinanden. Open source drejer sig om, hvem der ”ejer” et it  - system. Mens rettighederne vedrørende traditionel proprietær software typisk

Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling 3 tilhører et softwarefirma, er rettighederne vedrørende et   open source software program placeret ”hos brugerne”, der gratis kan benytte og ændre softwaren. For at underbygge strategien blev en række initiativer igangsat. Et centralt initiativ var at skabe en omkostnings- og værdimodel der kunne fungere som beslutningsstøtteværktøj for de lokale myndigheder når der skulle tages beslutninger om valg af software. Samtidig skulle en række pilotforsøg med bl.a. open source software igangsættes og disse skulle evalueres ved hjælp af modellen. Initiativet blev gennemfø rt i et samarbejde mellem Videnskabsministeriet, KL og Amtsrådsforeningen med Devoteam Fischer & Lorenz som konsulent. Der blev gennemført pilotforsøg med en open source kontorpakker hos: - Psykiatrien i Århus Amt - Aalborg Handelsskole - Forbrugerstyrelsen - Næs  tved Kommune Der blev gennemført pilotforsøg med bl.a. nyeste version af Microsoft Office hos Justitsministeriets Departement og Civilretsdirektoratet. Evalueringsrapportens resultater På baggrund af pilotforsøgene har Devoteam Fischer og Lorenz udarbejd  et en evalueringsrapport. Evalueringsrapporten fastslår, at open source -kontorpakken OpenOffice.org udgør en realistisk mulighed for de offentlige myndigheder. Både brugerne og it -afdelingerne hos pilotinstitutionerne anser OpenOffice.org som et brugervenligt, teknisk og funktionelt velegnet produkt. Det samme gør sig gældende for Microsoft Office. Evalueringsrapporten anfører, at der ved benyttelse af open source -kontorpakken kan opnås en årlig licensbesparelse. De øvrige værdi - og omkostningselementer der er målt, varierer kun marginalt. Ifølge det forsøg der blev foretaget med Microsoft kontorpakker udgør licensudgifterne hertil dog kun en ret begrænset del af de samlede udgifter til drift af en kontor pc. Evalueringsrapporten anfører endvidere, at opg radering/udskiftning af kontorpakken i pilotforsøgene ikke har givet målelig økonomisk effekt på arbejdsgangene (påvirkning af ressourceforbrug og/eller produktivitet). Evalueringsrapporten påpeger også en række væsentlige beslutningsparametre for valg af kontorsoftware. Disse inkluderer en vurdering af behovet for integration og behovet og karakteren af dokumentudveksling. Endeligt siger evalueringsrapporten, at der i det konkrete tilfælde bør udarbejdes en business case der kan være med til at udpege   det for organisationen mest fordelagtige produkt. Denne bør behandles i sammenhæng med organisationens it-strategiske mål. Videre forløb

Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling 4 Evalueringsrapporten sendes nu i bred høring, hos både offentlige myndigheder og private interessenter. Det sker for at indhente supplerende kommentarer og erfaringer fra området. På baggrund heraf vil det blive vurderet, om der er behov for justeringer af softwarestrategiens indhold, herunder af omkostnings- og værdimodellen.

Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling 5 Pilotforsøg giver gode karakterer til for skellige typer kontor-software Den såkaldte open source -software til kontorbrug udgør en realistisk mulighed for de offentlige myndigheder. Både brugerne og it -afdelingerne anser det licensfrie produkt som brugervenligt, teknisk og funktionelt velegnet. Det samme gør sig gældende for Microsoft Office. Det konkluderer en evalueringsrapport efter fem pilotforsøg med forskellig software i myndigheder og institutioner. - Rapporten peger på, at såkaldt open source software på kontorområdet er et konkurrencedygtigt alternativ til de produkter, man betaler licens for. Men offentlige myndigheder og institutioner skal samtænke software  -indkøb med de generelle it- og forretningsstrategiske mål om eksempelvis dokumentudveksling og integration med øvrige it -systemer, og her indgår erfaringerne fra pilotforsøgene nu, siger videnskabsminister Helge Sander. Evalueringsrapporten for pilotforsøgene sendes i bred høring hos både offentlige myndigheder og private interessenter for at indhente supplerende kommentarer og erfaringer fra området. - Herefter vil vi vurdere, om der er behov for justeringer af den danske softwarestrategi, vi præsenterede i juni sidste år som en del af statens it   -politik, siger videnskabsminister Helge Sander. Rapporten er udarbejdet som led i regeringens softwarestrategi, som skal sikre gennemsigtighed og konkurrence. Derfor har Videnskabsministeriet gennemført en evaluering af muligheder og barrierer ved brug af forskellige kontorpakker i det offentlige. Rapporten anfører, at de institutioner der  har afprøvet open source - kontorpakken kan opnå en årlig licensbesparelse. De øvrige værdi - og omkostningselementer, som er målt, varierer kun marginalt. Ifølge forsøget med Microsoft-kontorpakken udgør licensudgifterne dog kun en ret begrænset del    – stø rrelsesordenen 3 til 4 procent –  af de samlede udgifter til drift af en kontor-pc. Pilotforsøgene er gennemført i et samarbejde mellem Videnskabsministeriet, Kommunernes Landsforening (KL) og Amtsrådsforeningen med Devoteam Fischer & Lorenz som konsulent, der også har udarbejdet evalueringsrapporten. Der blev gennemført pilotforsøg med en open source  -kontorpakke i Århus Amt (psykiatrien), Aalborg Handelsskole, Forbrugerstyrelsen og Næstved Kommune. Der blev gennemført et pilotforsøg med bl.a. Microsoft Off  ice hos Justitsministeriets departement og Civilretsdirektoratet. Evalueringsrapporten påpeger en række væsentlige beslutningsparametre for valg af kontor-software, herunder en vurdering af behovet for dokumentudveksling og integration. Det anbefales, at der udarbejdes en business case, som kan være med til at udpege det for organisationen mest fordelagtige produkt. Denne bør behandles i sammenhæng med organisationens it  -strategiske mål. Søllerøds borgmester Erik Fabrin, som er formand for KLs IT  - og Erhvervsudvalg, siger i en kommentar til rapporten:

Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling 6 - Denne rapport viser, at open source på nogle områder er et realistisk alternativ til traditionelt udviklet software og derfor bør indgå i alle offentlige institutioners beslutningsproces omkring udvikling og indkøb af it -løsninger. Den endelige beslutning om brug af software afhænger i sidste ende af den konkrete business case, men rapporten viser, at der findes open source-alternativer der bør undersøges som et led i den lokale beslutningsfase. Rapporten v iser også, at der bør yderligere tempo i de fælles   -offentlige bestræbelser på at udvikle åbne snitflader mellem offentlige it-systemer og at skabe et fælles åbent dokumentformat i den offentlige sektor. Formand for Amtsrådsforeningen, Kristian Ebbensgaard , udtaler: - Det er en spændende evaluering, som viser, at der er alternativer til de eksisterende kontorpakke-systemer på markedet. Alternativer som er interessante for offentlige myndigheder. I forbindelse med kommunalreformen står stat, regioner og komm uner overfor store investeringer i nyt IT. Derfor kommer evalueringen på det helt rigtige tidspunkt og vil hjælpe os til at træffe de rigtige beslutninger. Softwarestrategien har som sit hovedformål at sikre konkurrence, kvalitet og sammenhæng i de offen  tlige softwareløsninger ud fra principperne: - Bedst og billigst uanset softwaretype - Konkurrence, uafhængighed og valgfrihed - Sammenhæng og fleksibilitet - Udvikling og innovation Den enkelte myndighed eller institution kan dermed anskaffe den bedste og billigste software ud fra lokale forvaltningsmæssige behov, uanset om der er tale om leverandør -ejet eller open source software. ------------------------------------- Yderligere oplysninger fås ved henvendelse til: Videnskabsministeriet, vicedirektør M ikkel Hemmingsen, tlf. 2070 2594, [email protected], Kommunernes Landsforening, konsulent Michael Hald, tlf. 3370 3349, [email protected], Amtsrådsforeningen, k ontorchef Lars Hagerup, Amtsrådsforeningen, tlf. 3529 8287, [email protected] Devoteam Fischer & Lorenz, seniorkonsulent Peter Høygaard, tlf: 2815 5395 Kontaktoplysninger til pilotinstitutionerne kan findes på www.oio.dk/software