Statsrevisorerne beretning SB6/2016 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. september 2018

Finansudvalget 2016-17
SB 6 4
Offentligt

Rigsrevisionens notat om beretning om

Skatteankestyrelsens

sagsbehandlingstider

og produktivitet

September 2018

Statsrevisorerne beretning SB6/2016 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. september 2018

FORTSAT NOTAT TIL STATSREVISORERNE

Opfølgning i sagen om Skatteankestyrelsens sagsbehandlingstider og produktivitet

(beretning nr. 6/2016)

3. september 2018

RN 1107/18

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om Skatteankestyrelsens sagsbehand-

lingstider og produktivitet, som blev indledt med en beretning i 2016. Vi har tidligere behand-

let sagen i notat til Statsrevisorerne af 14. marts 2017.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

KONKLUSION

Skatteministeriet har igangsat flere initiativer med henblik på at nedbringe sagsbe-

handlingstiderne og øge produktiviteten. Rigsrevisionen finder dette tilfredsstillende,

men konstaterer ligesom ministeriet, at det vil tage tid, før sagsbeholdningen er væk,

og sagsbehandlingstiderne bliver kortere.

Rigsrevisionen baserer denne konklusion på følgende:



Sagsbehandlingstiderne er stort set uændrede fra 2016 til 2017 og stigende i 1.

kvartal. 2018, og Skatteministeriets initiativer vil først få effekt på længere sigt.

Skatteministeriet har nedbragt sagsbeholdningen og antallet af ikke-igangsatte sa-

ger fra 2015 til 2017, og sagsindgangen er også faldende. Der er dog stadig en

stor mængde sager, der skal behandles, ligesom nye sager fortsat vil komme til,

hvorfor det ifølge ministeriet vil tage tid, før et produktivitetsløft kan ses på de gen-

nemsnitlige sagsbehandlingstider.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat



Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på www.rigsrevisionen.dk

Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen og orientere Statsrevisorerne om:



Skatteministeriets initiativer i forhold til at nedbringe sagsbehandlingstiderne og

øge produktiviteten.

Statsrevisorerne beretning SB6/2016 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. september 2018

Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i december 2016 en beretning om Skatteankestyrelsens sagsbehand-

lingstider og produktivitet. Beretningen handlede om Skatteankestyrelsens sagsbehandling,

herunder sagsbehandlingstider og produktivitet, som Statsrevisorerne i januar 2016 anmo-

dede Rigsrevisionen om at undersøge. Statsrevisorerne begrundede anmodningen med, at

Skatteankestyrelsen ikke havde levet op til de økonomiske og faglige mål, som lovforslaget

stillede i udsigt, da Folketinget i juni 2013 vedtog at gennemføre en forenkling og omlæggel-

se af klagestrukturen på skatteområdet. Beretningens formål var at vurdere, om Skattemi-

nisteriet med etableringen af Skatteankestyrelsen havde sikret en mere effektiv klagebe-

handling.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, kritiserede de, at Skatteministeriet med etab-

leringen af Skatteankestyrelsen ikke havde indfriet formålet om en mere effektiv og tidssva-

rende klagebehandling.

Statsrevisorerne kritiserede desuden skarpt, at Skatteankestyrelsens gennemsnitlige sags-

behandlingstider var uacceptabelt lange, at produktiviteten var halveret, og at sagsbehold-

ningen næsten var fordoblet, mens tilgangen af sager havde været næsten konstant. Sam-

tidig var omkostningerne pr. klagesag steget fra ca. 12.200 kr. i 2013 til ca. 22.300 kr. i 2016.

Statsrevisorerne fandt det endvidere særdeles utilfredsstillende, at borgere og virksomheder

i gennemsnit oplevede en sagsbehandlingstid for realitetsbehandlede klager på ca. 27 må-

neder i 2016 (alene i klagefasen). Dertil kom, at den samlede gennemsnitlige sagsbehand-

lingstid for alle klager i 2016 var ca. 8 måneder højere end i 2013.

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på følgen-

de punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsrevi-

sionen vurderer, at myndighe-

dernes initiativer er tilfredsstil-

lende.

Opfølgningspunkt

1. Skatteministeriets initiativer i forhold til at sikre,

at Skatteankestyrelsen efterlever god forvaltnings-

skik i forhold til at orientere borgere og virksomhe-

der så præcist som muligt om den forventede sags-

behandlingstid.

2. Skatteministeriets initiativer til i løbet af 2018 at

få nedbragt sagsbehandlingstiderne og øget pro-

duktiviteten i Skatteankestyrelsen.

Status

Afsluttet i forbindelse med notat til Statsrevisorerne

af 14. marts 2017.

Behandles i dette notat.

5. Vi redegør i dette notat for resultaterne af opfølgningen på det punkt, der ikke tidligere er

afsluttet.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

II.

Skatteministeriets initiativer

6. Vi gennemgår i det følgende Skatteministeriets initiativer i forhold til det udestående op-

følgningspunkt. Gennemgangen er baseret på en redegørelse fra Skatteministeriet vedrø-

rende sagsbehandlingstider m.m. for Skatteankestyrelsen, Skatteankestyrelsens årsrappor-

ter for 2016 og 2017 og styrelsens månedsrapport fra januar 2018.

Skatteankestyrelsens sagsbehandlingstider og produktivitet

7. Statsrevisorerne kritiserede skarpt, at Skatteankestyrelsens gennemsnitlige sagsbehand-

lingstider var uacceptabelt lange, at produktiviteten var halveret, og at sagsbeholdningen

næsten var fordoblet, mens tilgangen af sager havde været næsten konstant. Samtidig var

omkostningerne pr. klagesag steget fra ca. 12.200 kr. i 2013 til ca. 22.300 kr. i 2016.

Statsrevisorerne beretning SB6/2016 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. september 2018

8. Statsrevisorerne fandt det afgørende, at ledelsen i Skatteministeriet fremadrettet sikrer

et solidt grundlag for, at Skatteankestyrelsen kan nedbringe sagsbehandlingstiderne, øge

produktiviteten og leve op til mål for sagsbehandlingstiden.

9. Skatteministeren tog til efterretning, at Statsrevisorerne fandt det afgørende, at ledelsen

i Skatteministeriet fremadrettet sikrer et solidt grundlag for, at Skatteankestyrelsen kan ned-

bringe sagsbehandlingstiderne og øge produktiviteten. Ministeren oplyste, at der bl.a. på

foranledning af Rigsrevisionens kritik var igangsat en forretningsanalyse af Skatteankesty-

relsen, der undersøgte udviklingspotentialet for at skabe større produktivitet.

Skatteministeren understregede, at den igangsatte analyse kun var et første skridt i et læn-

gerevarende udviklingsarbejde for Skatteankestyrelsen, der over de kommende år skal bi-

drage til at øge produktiviteten i styrelsen og nedbringe sagsbehandlingstiderne. Ifølge mi-

nisteren løser analysen således ikke alle de udfordringer, som Skatteankestyrelsen står over

for, idet der er behov for helt grundlæggende at gentænke arbejdsgange og gribe de mu-

ligheder, som øget brug af data og bedre it-understøttelse kan give i forhold til at øge pro-

duktiviteten. Ministeren konstaterede derfor, at det kommer til at tage tid at få gennemført

de nødvendige forandringer, som kan øge produktiviteten markant.

10. Skatteministeriet oplyser nu, at forretningsanalysen er gennemført i 2017. Formålet med

analysen har været at udpege de væsentligste udfordringer og finde løsninger for at øge sty-

relsens produktivitet og nedbringe sagsbehandlingstiderne.

Skatteministeriet oplyser videre, at implementeringen af forretningsanalysens initiativer blev

igangsat medio 2017, og at de første effekter forventes realiseret i løbet af 2018. Boks 1 vi-

ser de initiativer, Skatteankestyrelsen har igangsat med henblik på at nedbringe sagsbe-

handlingstiderne og fremme produktiviteten. En række af tiltagene er ikke afsluttede, og en

række af tiltagene har derfor heller ikke vist sit fulde potentiale eller udtømt sin virkning.

BOKS 1. SKATTEANKESTYRELSENS IGANGSATTE INITIATIVER MED HENBLIK PÅ AT

NEDBRINGE SAGSBEHANDLINGSTIDERNE OG FREMME PRODUKTIVITETEN



Et uddannelsesakademi til onboarding af alle nye sagsbehandlere, der bl.a. sikrer ensartet op-

læring af nye medarbejdere. Akademiet er idriftsat 1. januar 2018.

Resultatlønsprojekter, hvor udvalgte medarbejdere afslutter ekstra sager uden for normal arbejds-

tid. Igangsat 2. halvår 2017 og fortsætter i 2018.

Samling af journaler i en fælles sagsadministration. Gennemført i 2017.

Nyt projektkoncept med større eksekveringskraft på erhvervsbeskatningsområdet, der har med-

ført nye processer med nye standarder og fasemål, forbedret styringsgrundlag og ændret orga-

nisering af sagsbehandlingen i 1. kvartal 2018.

Fortsat standardisering af skabeloner, der kan øge produktivitet og/eller kvalitet. De første tiltag

er gennemført i løbet af 2017 og får fuld effekt fra 2018.

Digitalisering af skriftlig votering og forsendelse i Landsskatteretten. Fuldt implementeret pr. 19.

marts 2018.

Eksternt rekrutteringsfirma. På baggrund af et pilotforsøg i 2017 er det styrelsens vurdering, at

det gav et bredere rekrutteringsgrundlag. Efter en udbudsproces igangsættes brugen af ekstern

rekruttering fra medio 2018.

Afprøvning af robotteknologi ved at automatisere 3 processer. 2 af de 3 processer er idriftsat.

Obligatorisk digital klage og kommunikation. Fra april 2018 er det obligatorisk at anvende styrel-

sens selvbetjeningsløsninger ved indsendelse af klager og dokumentation, hvilket forventes at

reducere resursebehovet til manuel sagsoprettelse.



Kilde: Skatteministeriets redegørelse til Rigsrevisionen af 28. juni 2018.

Statsrevisorerne beretning SB6/2016 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. september 2018

Skatteministeriet oplyser, at der fortsat arbejdes videre med at optimere og udbrede visse

af de igangsatte tiltag. Ministeriet oplyser også, at der derudover sideløbende gennemfø-

res en række projekter, som har til formål at fremme oplæring af medarbejdere, øge med-

arbejderperformance og gennemføre procesforbedringer gennem fx omorganisering af op-

gaver eller øget standardisering.

I tillæg hertil har Skatteankestyrelsen planlagt, men endnu ikke implementeret, yderligere

initiativer. De planlagte initiativer fremgår af boks 2.

BOKS 2. SKATTEANKESTYRELSENS PLANLAGTE, MEN ENDNU IKKE IMPLEMENTEREDE,

INITIATIVER



Oprettelse af et nyt skattekontor i løbet af 2018, der med øget kapacitet på skatteområdet vil på-

virke udviklingen i de gennemsnitlige sagsbehandlingstider positivt over årene.

Automatisk screening af sagsbeholdningen og afvikling af bunker. Bunkeafviklingen vil starte i

foråret 2018.

Justeret kompetence- og kvalitetssikringsmodel med fokus på større læringsprogression, der

skal understøtte den rette kvalitet i sagerne og i sagsbehandlernes udvikling af kompetencer.

Afløser tidligere modeller i 2. kvartal 2018.

Kommende sprintprojekter, der skal styrke driftsfaglighed i kontorerne gennem tæt-på-ledelse

og øgede leankompetencer, som forventes at have positiv indvirkning på produktiviteten i 2. halv-

år 2018.

Styrket borgerkontakt og aktiv vejledning, der skal forbedre klagerens oplevelse af retssikkerhed.

Der er gennemført pilotprojekter i 2. halvår 2017, og metoden implementeres i 3 kontorer ultimo

2018.

Digital godkendelsesproces af klagesager forelagt ankenævn. Projektet startede i april 2018 og

forventes at give en besparelse på intern administration af afgørelser og en reduktion i sagsbe-

handlingstiden.



Kilde: Skatteministeriets redegørelse til Rigsrevisionen af 28. juni 2018.

Endelig oplyser Skatteministeriet, at det er ambitionen, at udspillet

Retssikkerhedspakke IV

– en hurtigere vej gennem klagesystemet,

som Skatteministeren præsenterede den 31. maj

2018, skal nedbringe den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i klagesystemet på Skattemi-

nisteriets område. Udspillet skal dog først forhandles på plads af Folketingets partier.

11. Skatteministeriet finder det vigtigt at understrege, at det vil tage tid, før sagsbeholdningen

er væk, og sagsbehandlingstiderne bliver kortere. Selv om der arbejdes henimod at få ned-

bragt sagsbehandlingstiderne så hurtigt som muligt, er initiativerne ikke nødvendigvis igang-

sat med det formål, at de vil nedbringe sagsbehandlingstiderne allerede i løbet af 2018.

Ifølge Skatteministeriet skyldes det bl.a., at sagsbeholdningen består af mange gamle sager,

og at afslutningen af disse har en negativ effekt på den gennemsnitlige sagsbehandlings-

tid. Sager, der har været længe undervejs, har en længere sagsbehandlingstid end nyere,

hvorfor afviklingen af de gamle sager vil bidrage til at øge den gennemsnitlige sagsbehand-

lingstid. Derfor tager det ifølge ministeriet tid, før et produktivitetsløft kan ses på de gennem-

snitlige sagsbehandlingstider. Ministeriet oplyser dog, at styrelsens samlede produktivitet

er steget med 13 % fra 2016 til 2017.

FFF-sag

er en klage vedrø-

rende SKATs ansættelse af fra-

drag for forbedringer for udgif-

ter til byggemodning.

12. Det fremgik af beretningen, at sagsbehandlingstiden for realitetsbehandlede FFF-sager

var steget fra ca. 23 måneder i 2014 til ca. 27 måneder medio 2016, mens sagsbehandlings-

tiden for realitetsbehandlede øvrige sager var steget fra ca. 14 måneder i 2014 til ca. 27 må-

neder medio 2016. Tabel 1 viser de realiserede sagsbehandlingstider for perioden 2014-

2017 og 1. kvartal 2018, som Skatteministeriet har oplyst i forbindelse med vores opfølgning.

Statsrevisorerne beretning SB6/2016 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. september 2018

Tabel 1. Gennemsnitlige sagsbehandlingstider for FFF-sager og øvrige sager i perioden

2014-2017 og 1. kvartal 2018

(Måneder)

2014

FFF-sager

Øvrige sager

22,9

14,4

2015

25,1

13,3

2016

24,0

22,2

2017

24,3

21,7

2018

1. kvartal

33,2

25,1

Note: Beretningen omhandlede perioden frem til 30. juni 2016, hvorfor der ikke forelå tal for

hele 2016, da beretningen blev afgivet. Da tallene i tabellen omhandler hele 2016, afvi-

ger tallet fra det oplyste i beretningen. Sagsbehandlingstiderne opgøres ekskl. sager,

som Skatteankestyrelsen har stillet i bero i forbindelse med skattestraffesager, syn og

skøn mv.

Kilde: Oplysninger fra Skatteankestyrelsens årsrapporter, Skatteankestyrelsens sags- og do-

kumenthåndteringssystem, Captia, samt Skatteministeriets oplysninger pr. 28. juni 2018.

13. Vores opfølgning viser, at den realiserede gennemsnitlige sagsbehandlingstid for FFF-

sager var ca. 24 måneder i både 2016 og 2017, mens det for øvrige sager var ca. 22 måne-

der begge år.

Skatteministeriet oplyser, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for FFF-sager afgjort i

1. kvartal 2018 var 33,2 måneder, mens den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for afgjor-

te øvrige sager var 25,1 måneder. Ministeriet oplyser dertil, at der kan komme efterregule-

ringer på sagerne, hvorfor Skatteankestyrelsen ved opgørelsen for det samlede år justerer

for efterregistreringer over året. Stigningen i sagsbehandlingen i 1. kvartal 2018 i forhold til

året før forekom også i 2016 og 2017, hvor den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for FFF-

sager var på 26,1 mdr. (1. kvartal 2016) og 28,4 mdr. (1. kvartal 2017), mens de realisere-

de gennemsnit for årene viste sig at være lavere.

Skatteministeriet bemærker dog i sin redegørelse, at mens den gennemsnitlige sagsbehand-

lingstid for øvrige sager forventes at falde over tid, så forventes den gennemsnitlige sags-

behandlingstid for FFF-sager at stige fremadrettet. Dette skyldes ifølge Skatteministeriet,

at sagerne bliver ældre, og at der ikke kommer nye FFF-sager ind, hvorfor gennemsnitsal-

deren på sagerne stiger.

Skatteministeriet oplyser videre, at det med tiltagene i den foreslåede

Retssikkerhedspak-

ke IV

er ambitionen at nedbringe den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i klagesystemet

med 6 måneder i 2023.

14. Skatteministeriet bemærker i øvrigt, at antallet af sager i beholdningen ved udgangen

af 2017 var faldet fra over 31.000 sager til under 25.000 sager.

Vores opfølgning viser, at den samlede sagsbeholdning ultimo 2017 var faldet til under ni-

veauet ultimo 2014. Over samme periode er der også sket en kraftig nedgang i sagsindgan-

gen. Tabel 2 viser udviklingen i sagsindgangen og sagsbeholdningen i perioden 2014-2017.

Statsrevisorerne beretning SB6/2016 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. september 2018

Tabel 2. Sagsindgang og sagsbeholdning i perioden 2014-2017

(Antal)

2014

Sagsindgang hele året

- heraf FFF-sager

- heraf øvrige sager

Sagsbeholdningen ultimo året

- heraf FFF-sager

- heraf øvrige sager

Ikke-igangsatte sager ultimo året

- heraf FFF-sager

- heraf øvrige sager

2015

15.155

6.790

8.365

29.720

13.474

16.246

22.184

10.922

11.262

2016

12.909

5.458

7.451

31.216

15.119

16.097

22.716

10.651

12.065

2017

8.072

804

7.268

24.677

9.836

14.841

16.341

5.518

10.823

15.158

4.566

10.592

25.404

8.310

17.094

Sager, som venter på at blive behandlet, eller sager, som er stillet i bero.

Note: Sagsindgang og sagsbeholdning for 2018 indgår ikke i tabellen, da der er tale om opgørelser på årsbasis.

Kilde: Skatteministeriets oplysninger pr. 28. juni 2018.

Det fremgår af tabel 2, at den samlede sagsindgang har været faldende siden 2014, og især

fra 2016 til 2017 er der sket en reduktion på ca. 4.800 sager, svarende til et fald på 37 %.

Sagsbeholdningen er reduceret med ca. 6.500, svarende til et fald på 21 %. Det er især FFF-

sagerne, der kommer færre af, og antallet af FFF-sager, der reduceres i sagsbeholdningen.

Antallet af ikke-igangsatte sager er reduceret med ca. 6.400 fra 2016 til 2017, svarende til

et fald på 28 %. Også i dette tilfælde er det især antallet af FFF-sagerne, som er nedbragt.

15. Det fremgik af beretningen, at de gennemsnitlige omkostninger pr. klagesag var steget

fra ca. 12.000 kr. i 2013 (før etableringen af Skatteankestyrelsen) til ca. 22.300 kr. medio

2016. Skatteankestyrelsen oplyste, at det først og fremmest skyldtes rekruttering af et stort

antal nye medarbejdere, som krævede, at der blev afsat resurser til oplæring, og derudover

bl.a., at styrelsen havde fokus på at sikre ensartethed og høj kvalitet. Figur 1 viser udviklin-

gen i omkostningerne pr. klagesag for i perioden 2013-2017.

Statsrevisorerne beretning SB6/2016 - Bilag 4: Rigsrevisionens fortsatte notat af 3. september 2018

Figur 1. Omkostninger pr. klagesag i perioden 2013-2017

25.000

22.794

20.000

18.129

17.641

17.557

15.000

12.172

10.000

5.000

2013

2014

2015

2016

2017

Note: Tallene før (orange søjle) og efter (grøn søjle) etableringen af Skatteankestyrelsen er ikke fuldt

ud sammenlignelige på grund af ændrede klageregler. Beretningen omhandlede perioden frem

til 30. juni 2016, hvorfor der ikke forelå tal for hele 2016, da beretningen blev afgivet. Da tallene i

figuren omhandler hele 2016, afviger tallet fra det oplyste i beretningen. Beregningen af de gen-

nemsnitlige omkostninger pr. klagesag er opgjort på baggrund af de samlede årlige udgifter i for-

hold til antal afgjorte klager. Produktiviteten beregnes på årsbasis og er derfor ikke tilgængelig

for 2018.

Kilde: Rigsrevisionens beregninger på baggrund af oplysninger fra Skatteankestyrelsens årsrapporter.

Vores opfølgning viser, at omkostningerne pr. klagesag for alle afgjorte klagesager i 2016

beløb sig til ca. 17.600 kr., hvilket også er niveauet i 2017. De gennemsnitlige omkostnin-

ger pr. klage er altså reduceret siden 2014, hvor Skatteankestyrelsen blev etableret, men

er stadig ca. 5.000 kr. højere end forud for etableringen.

16. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Skatteministeriet har igangsat en række ini-

tiativer med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne, men konstaterer, at Skattemi-

nisteriet har understreget, at det vil tage tid, før sagsbeholdningen er væk, og sagsbehand-

lingstiderne bliver kortere.

Rigsrevisionen vil fortsat følge Skatteministeriets arbejde med at nedbringe Skatteankesty-

relsens sagsbehandlingstider og øge produktiviteten.

Lone Strøm