Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

Finansudvalget 2014-15 (1. samling)
SB 16 1
Offentligt

16/2014

Beretning om

budgetoverskridelsen ved

Eurovision Song Contest 2014

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

16/2014

Beretning om

budgetoverskridelsen ved

Eurovision Song Contest 2014

Statsrevisorerne fremsender denne beretning

med deres bemærkninger til Folketinget og

vedkommende minister, jf. § 3 i lov om

statsrevisorerne og § 18, stk. 1, i lov om

revisionen af statens regnskaber m.m.

København 2015

Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:

Statsrevisorerne fremsender med deres eventuelle bemærkninger Rigsrevisionens beretning til Folketinget og vedkommende

minister.

Økonomi- og indenrigsministeren og kulturministeren afgiver en redegørelse til beretningen. Økonomi- og indenrigsministe-

rens kommentarer til den indhentede udtalelse fra regionsrådet indgår i redegørelsen.

Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministrenes redegørelser.

På baggrund af ministrenes redegørelser og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beretningen, hvilket

forventes at ske i december 2015.

Ministrenes redegørelser, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles i Statsreviso-

rernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i februar måned – i dette tilfælde Endelig

betænkning over statsregnskabet 2014, som afgives i februar 2016.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

Henvendelse vedrørende

denne publikation rettes til:

Statsrevisorerne

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

Telefon: 33 37 59 87

Fax: 33 37 59 95

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.ft.dk/statsrevisorerne

Yderligere eksemplarer kan

købes ved henvendelse til:

Rosendahls-Schultz Distribution

Herstedvang 10

2620 Albertslund

Telefon: 43 22 73 00

Fax: 43 63 19 69

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.rosendahls.dk

ISSN 2245-3008

ISBN 978-87-7434-466-7

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

STATSREVISORERNES BEMÆRKNING

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorerne,

den 24. juni 2015

BERETNING OM BUDGETOVERSKRIDELSEN VED EUROVISION SONG

CONTEST 2014

Danmarks afholdelse af Eurovision Song Contest i maj 2014 var vellykket, hvad angår

tv-seertal, men værtsbyens budget for arrangementet blev overskredet med 57,9 mio.

kr., svarende til en budgetoverskridelse på 167 %. Arrangementet har samlet set kostet

skatteborgerne/licensbetalerne 215,2 mio. kr.

Statsrevisorerne anmodede om denne undersøgelse af, hvad der førte til budgetover-

skridelsen, med henblik på at lære af de fejl, som er begået. Undersøgelsen har om-

fattet alle involverede aktører, dvs. DR og værtsbyparterne (Region Hovedstaden,

Københavns Kommune, Wonderful Copenhagen, Projektselskabet og Refshaleøens

Ejendomsselskab A/S). Den statslige revision har ikke revisionsadgang til de 4 sidst-

nævnte parter, der frivilligt har givet Rigsrevisionen adgang til oplysninger i sagen.

DR skulle forestå produktionen af 3 tv-shows og indgå aftale med en værtsby, som

skulle stå for de øvrige opgaver i relation til arrangementet, herunder stille et egnet

venue til rådighed.

Statsrevisorerne kritiserer, at værtsbyparterne organiserede Eurovision Song

Contest 2014 på en måde, der hindrede et samlet overblik over og ansvar for

projekt- og økonomistyringen. Særligt har aftalerne mellem værtsbyparterne

medvirket til uenigheder og uigennemsigtighed i projektet, ligesom Projektsel-

skabet ikke har haft de nødvendige kompetencer og erfaringer til at styre et pro-

jekt af denne kompleksitet.

Statsrevisorerne fremhæver i den forbindelse følgende læringspointer:

1. Budgetoverskridelsen skyldtes et usikkert og mangelfuldt budgetgrundlag. Sam-

tidig havde værtsbyparterne ikke tilstrækkeligt fokus på budgettet, bl.a. fordi det

blev meldt ud, at opgaveløsningen gik forud for budgetoverholdelsen.

2. Budgetoverskridelsen skyldtes også ineffektiv styring og opfølgning. Projektselska-

bet havde ikke professionel erfaring med byggestyring, risikostyring, projekt- og

økonomistyring, men blev tillagt det fulde ansvar for opgaveløsningen og bar den

fulde økonomiske risiko.

3. Samarbejdsmodellen og aftalekomplekset mellem DR, Projektselskabet og de øv-

rige værtsbyparter virkede ikke fremmende på samarbejdet, men medvirkede til

uenigheder og fokus på egeninteresser på bekostning af projektets økonomi og

fremdrift.

Peder Larsen

Henrik Thorup*

)

Kristian Jensen

Klaus Frandsen

Lennart Damsbo-

Andersen

Lars Barfoed

)

Statsrevisor Henrik Thorup

har ikke deltaget ved behand-

lingen af denne sag på grund

af inhabilitet.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

Beretning til Statsrevisorerne om

budgetoverskridelsen ved

Eurovision Song Contest 2014

Denne undersøgelse er en statsrevisoranmodning,

og Rigsrevisionen afgiver derfor beretningen til

Statsrevisorerne i henhold til § 8, stk. 1, og § 17,

stk. 2, i rigsrevisorloven, jf. lovbekendtgørelse nr.

101 af 19. januar 2012. Beretningen vedrører fi-

nanslovens § 10. Økonomi- og Indenrigsministe-

riet og § 21. Kulturministeriet.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

Indholdsfortegnelse

Introduktion og konklusion ............................................................................................ 1

1.1.

Formål og konklusion ............................................................................................ 1

1.2.

Baggrund .............................................................................................................. 2

1.3.

Revisionskriterier, metode og afgrænsning .......................................................... 5

Værtsbyparternes forberedelse af venue...................................................................... 8

2.1.

Kontraktforhandlinger mellem DR og værtsbyparterne......................................... 9

2.2.

Kontrakten........................................................................................................... 17

Projektselskabets styring af etablering og drift af venue............................................. 25

3.1.

Projektstyring ...................................................................................................... 26

3.2.

Økonomistyring ................................................................................................... 28

Bilag 1. Statsrevisorernes anmodning ................................................................................ 38

Bilag 2. Metode ................................................................................................................... 39

Bilag 3. Andre undersøgelser af ESC 2014 ........................................................................ 41

Bilag 4. Ordliste ................................................................................................................... 43

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

Beretningen vedrører finanslovens § 21. Kulturministeriet og § 10. Økonomi- og In-

denrigsministeriet, idet Kulturministeriet har ressortansvaret for DR og lov om Kul-

turministeriets kulturaftaler med kommuner m.v. og om regionernes opgaver på kul-

turområdet, og Økonomi- og Indenrigsministeriet har ressortansvaret for myndig-

hedsfuldmagten og reglerne om udarbejdelse og aflæggelse af regionernes bud-

get og regnskab. Kulturministeriets ressortansvar i forhold til DR er afgrænset i lov

om radio- og fjernsynsvirksomhed.

I undersøgelsesperioden har der været følgende ministre:

Kulturministeriet:

Marianne Jelved: december 2012 -

Økonomi- og Indenrigsministeriet:

Margrethe Vestager: oktober 2011 - september 2014

Morten Østergaard: september 2014 -

Beretningen har i udkast været forelagt Kulturministeriet, Økonomi- og Indenrigs-

ministeriet, DR, Wonderful Copenhagen, Københavns Kommune, Region Hoved-

staden og Refshaleøens Ejendomsselskab A/S, hvis bemærkninger er afspejlet i

beretningen.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

INTRODUKTION OG KONKLUSION

1. Introduktion og konklusion

1.1. Formål og konklusion

1. Denne beretning handler om Projektselskabet ESC 2014 ApS’ (herefter Projektselskabet)

budgetoverskridelse ved Eurovision Song Contest 2014 (herefter ESC 2014), som Statsre-

visorerne i oktober 2014 anmodede Rigsrevisionen om at undersøge.

Statsrevisorerne ønskede en undersøgelse af projektets organisering og styring med hen-

blik på at lære af de fejl, som var begået. Statsrevisorernes anmodning fremgår af bilag 1.

Formålet med undersøgelsen er at fremdrage centrale læringspointer på baggrund af en vur-

dering af, hvilken betydning værtsbyparternes forberedelse og Projektselskabets styring hav-

de for budgetoverskridelsen ved ESC 2014. Projektselskabet blev etableret den 31. august

2013 i forbindelse med indgåelsen af værtsby- og venue-kontrakten med DR. Vi besvarer

følgende spørgsmål i beretningen:



Forberedte værtsbyparterne etablering og drift af venue, så der var et klart og hensigts-

mæssigt grundlag for projektet, herunder rolle- og ansvarsfordeling mellem værtsbypar-

terne internt og mellem Projektselskabet og DR?

Havde Projektselskabet en effektiv styring af etablering og drift af venue?

Notat om tilrettelæggelsen af

en større undersøgelse

Rigsrevisionen udarbejdede på

baggrund af Statsrevisorernes

anmodning et notat om tilrette-

læggelsen af en større under-

søgelse af budgetoverskridel-

sen ved Eurovision Song Con-

test 2014. Statsrevisorerne til-

trådte notatet på deres møde i

december 2014.

Projektselskabet

er et datter-

selskab, der er 100 % ejet af

Wonderful Copenhagen.

Wonderful Copenhagen, Kø-

benhavns Kommune, Region

Hovedstaden og Refshaleøens

Ejendomsselskab A/S beteg-

nes samlet som

værtsbypar-

terne.



KONKLUSION

Rigsrevisionen finder, at der kan udledes 3 centrale læringspointer som følge af den

budgetoverskridelse, der fulgte af værtsbyparternes forberedelse og Projektselska-

bets styring af værtsby- og venue-opgaverne ved ESC 2014.

For det første er det afgørende, at det budget, der ligger til grund for en særlig risiko-

fyldt aktivitet, er gennemarbejdet. Værtsbyparterne sikrede ikke dette i forhold til det

budget, der lå til grund for etablering og drift af venue. Værtsby- og venue-kontrakten

placerede samtidig det fulde ansvar for opgaveløsningen og den fulde økonomiske

risiko i Projektselskabet, ligesom det fremgik af kontrakten, at opgaveløsningen – hvis

omfang ikke var klart afgrænset i kontrakten – gik forud for en overholdelse af budget-

tet. Det usikre budgetgrundlag var en hovedårsag til budgetoverskridelsen.

er en selvstændig offentlig

institution. DR er tildelt en sær-

lig stilling og selvstændighed i

forhold til staten ud fra et ønske

om, at DR skal agere uafhæn-

gigt i forhold til programlægning,

men også i forhold til admini-

strative og økonomiske dispo-

sitioner.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

INTRODUKTION OG KONKLUSION

For det andet er det vigtigt, at kontraktparterne har professionel erfaring med de opga-

ver, som parterne hver især skal løse. Projektselskabet havde ikke erfaring med byg-

gestyring og etablering af en venue til tv-produktion i den skala, som ESC 2014 kræ-

vede. Det betød, at DR i udgangspunktet løb en høj faglig risiko for, at venue ikke kun-

ne etableres til tiden med den ønskede funktionalitet, da DR indgik kontrakt med Pro-

jektselskabet. Projektselskabets manglende erfaring betød, at selskabets projekt- og

økonomistyring ikke var effektiv, hvilket var den anden hovedårsag til budgetoverskri-

delsen.

For det tredje er det væsentligt, at aftalegrundlaget mellem alle involverede parter klart

angiver roller og ansvar og er fordrende for fremdriften i projektet. Værtsby- og venue-

kontrakten indeholdt en klar opgavefordeling mellem Projektselskabet og DR, men

kontrakten kunne af naturlige årsager ikke i alle tilfælde og fuldstændigt konkretisere

parternes forventninger til venue. Samarbejdsmodellen mellem DR, Projektselskabet

og de øvrige værtsbyparter indebar en del underliggende aftaler og støtteerklæringer.

Det samlede aftalekompleks, herunder særligt aftalerne mellem værtsbyparterne, var

reelt medvirkende til at skabe uigennemsigtighed og udløste markante uenigheder,

der ikke var fordrende for fremdriften i projektet. Det var den tredje hovedårsag til bud-

getoverskridelsen.

Københavns Kommunes og Region Hovedstadens formelle juridiske værtsbyopgave

var udelukkende at være tilskudsyder til Projektselskabet, men begge deltog i prak-

sis i såvel forberedelsen som styringen af værtsby- og venue-opgaverne.

Rigsrevisionen finder, at organiseringen – særligt mellem værtsbyparterne – i sig selv

har hindret, at nogen har haft et samlet overblik over og ansvar for projektstyringen.

Rigsrevisionen anbefaler, at Kulturministeriet sammen med øvrige relevante aktører,

herunder Økonomi- og Indenrigsministeriet, tager initiativ til principielt at drøfte finan-

siering og styring af større kulturelle begivenheder, som indebærer et samarbejde på

tværs af offentlige myndigheder og institutioner, fonde og private virksomheder. For-

målet er at medvirke til at sikre, at offentlige myndigheder og institutioner på baggrund

af formelle rammebetingelser og egeninteresser ikke agerer på bekostning af den

samlede opgaveløsning.

1.2. Baggrund

2. Danmark vandt ESC i 2013, og DR fik derfor af European Broadcasting Union (EBU) an-

svaret for at arrangere sangkonkurrencen i 2014.

ESC er verdens største musikkonkurrence, som består af 3 tv-shows – 2 semifinaler og en

finale. EBU udstikker retningslinjer og minimumskrav for produktionen af de 3 tv-shows og

til organiseringen af selve ESC-arrangementet, fx til fester, sikkerhed, og hvordan deltager-

delegationer skal serviceres. EBU stiller ikke direkte krav til en værtsby, men opstiller i stedet

en række forventninger til, at den tv-station, som afholder årets ESC, indgår et samarbejde

med en relevant operatør og værtsby.

DR skulle forestå produktionen af de 3 tv-shows og ønskede at indgå en aftale med en værts-

by, som kunne påtage sig de øvrige opgaver i relation til arrangementet, herunder stille en

egnet venue til rådighed.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

INTRODUKTION OG KONKLUSION

3. I DR’s forhandlinger med København som værtsby deltog Wonderful Copenhagen (heref-

ter WOCO), Københavns Kommune, Region Hovedstaden og Refshaleøens Ejendomssel-

skab A/S (herefter REDA). WOCO indsendte på vegne af værtsbyparterne et bud med 3 mu-

lige venues: Parken, et telt ved DR Byen og B&W Hallerne på Refshaleøen. Parken trak sig

efterfølgende som venue, og DR fandt ikke teltløsningen egnet. Da København blev valgt

som værtsby for ESC 2014, blev B&W Hallerne på Refshaleøen derfor valgt som venue.

B&W Hallerne var ikke indrettet til tv-produktion, og valget af denne venue medførte derfor

en del ombygning. De opgaver og udgifter, der var relateret til at gøre hallerne klar, benæv-

nes i beretningen som etablering og etableringsudgifter. Derudover skulle værtsbyen Køben-

havn stå for driften af hallerne under DR’s færdiggørelse af scene m.m. og under prøverne

og tv-produktionen. Disse opgaver og udgifter benævnes i beretningen som drift og drifts-

udgifter. Værtsbyen København påtog sig derudover en række værtsbyopgaver, fx aktivite-

ter i byrummet, modtagelse af delegationer, administration af hotelaftaler og billetsalg.

4. Figur 1 præsenterer aktørerne i de forskellige faser af projektet og aftaler mellem aktø-

rerne.

Figur 1. Aktører i ESC 2014

AKTØRER I FORBEREDELSEN

VÆRTSBYPARTERNE

WOCO

Ejer Projektselskabet,

økonomisk bidrag til selskabet

KØBENHAVNS KOMMUNE

Økonomisk bidrag

til Projektselskabet

REGION HOVEDSTADEN

Økonomisk bidrag

til Projektselskabet

Ejer

PROJEKTSELSKABET

Anpartsselskab etableret

den 31. august 2013

AKTØRER I KONTRAKTEN

AKTØRER I STYRINGEN

KONTRAKTPART

PROJEKTSELSKABET

Ansvarlig for at løse værtsby-

opgaverne, herunder etablering

og drift af venue.

Bestyrelse med deltagelse af

WOCO og observatører fra

Københavns Kommune og

Region Hovedstaden.

Sikringsaftaler

Værtsby- og venue-kontrakt

Støtteerklæring

REDA

Garantiaftale

SAMARBEJDSFORA

Deltagelse af Projektselskabet,

værtsbyparterne og DR.

• Præsidie

• Styregruppe

• Koordinationaledelse

KONTRAKTPART

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra Projektselskabet, DR, Københavns Kommune, Region Hovedstaden og REDA.

Figur 1 viser i venstre side, at de involverede aktører i forberedelsen af ESC 2014 var værts-

byparterne (WOCO, Københavns Kommune, Region Hovedstaden og REDA) og DR. For-

beredelsen af ESC 2014 er behandlet i kap. 2.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Figuren viser i midten, at WOCO den 31. august 2013 stiftede et anpartsselskab – Projekt-

selskabet – til at udføre værtsbyopgaverne. Projektselskabet som juridisk enhed deltog der-

for ikke formelt i at planlægge projektet forud for dette tidspunkt, herunder at forberede bud-

gettet, da selskabet ikke var etableret på dette tidspunkt. De centrale personer, der deltog

som repræsentanter for WOCO under forhandlingerne med DR, indgik dog efterfølgende i

Projektselskabets ledelse og bestyrelse. Projektselskabet indgik en værtsby- og venue-kon-

trakt med DR.

Figuren viser i højre side, at Projektselskabet og DR var de involverede aktører i projektets

styring. Der blev etableret en række samarbejdsfora mellem disse 2 kontraktparter, hvor de

øvrige værtsbyparter også deltog. De øvrige værtsbyparter var dog ikke kontraktparter ved

ESC 2014. Projektselskabet havde det fulde ansvar for styringen af værtsbyopgaverne, her-

under etablering og drift af venue, mens DR havde det fulde ansvar for produktionen af de

3 tv-shows. Styringen af projektet er behandlet i kap. 3.

5. ESC 2014 blev afviklet i maj 2014, hvor 37 lande deltog. DR har oplyst, at konkurrencen

blev set af 195 mio. tv-seere verden over, hvilket var seerrekord i ESC-regi.

6. DR’s udgifter til tv-produktionen var på 198 mio. kr., og Projektselskabets udgifter til værts-

byopgaver og venue var på 112 mio. kr. De samlede udgifter til ESC 2014 var dermed på

310 mio. kr. En stor del af udgifterne blev dækket af offentlige midler og licensmidler. Ta-

bel 1 viser omfanget af de offentlige midler og licensmidlerne og viser dermed, hvad ESC

2014 samlet set har kostet skatteborgerne/licensbetalerne.

Tabel 1. De samlede udgifter for skatteborgerne/licensbetalerne ved ESC 2014

(Mio. kr.)

Offentlige midler

fra Københavns

Kommune

Projektselskabet

I alt

215,2

23,2

Offentlige midler

fra Region

Hovedstaden

60,7

131,3

Licensmidler

Anden

finansiering

28,1

66,7

94,8

Udgifter i alt

112,0

198,0

310,0

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra Projektselskabet og DR.

Det fremgår af tabel 1, at ESC 2014 samlet set kostede skatteborgerne/licensbetalerne

215,2 mio. kr. DR’s udgifter på 198 mio. kr. blev delvist finansieret af licensmidler (131,3

mio. kr.), mens 66,7 mio. kr. blev dækket af tilskud fra EBU, billetindtægter, sponsorater

mv.

Projektselskabet fik samlet tilført 83,9 mio. kr. i offentlige midler, heraf 23,2 mio. kr. fra Kø-

benhavns Kommune og 60,7 mio. kr. fra Region Hovedstaden. Derudover tilførte WOCO

21,1 mio. kr., og de resterende 7 mio. kr. stammede fra salg af forbedringer af B&W Hal-

lerne til REDA, sponsorater mv. WOCO er kun delvist finansieret af offentlige tilskud, og

WOCO’s bidrag er derfor ikke medregnet i de samlede udgifter for skatteborgerne.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

INTRODUKTION OG KONKLUSION

7. DR havde ingen budgetoverskridelse på sit budget for ESC 2014. Økonomisk var ESC

2014 ikke en succes for værtsbyen København, da det blev langt dyrere end forventet for

Projektselskabet at løse opgaverne. Tabel 2 viser de samlede udgifter for Projektselskabet

og selskabets budgetoverskridelse.

Tabel 2. Projektselskabets samlede udgifter og budgetoverskridelse ved ESC 2014

(Mio. kr.)

Projektselskabets

oprindelige

budget

34,6

Udgifter

Forskel mellem

budget og

udgifter

77,4

Ekstra-

bevillinger

17,3

Netto-

merindtægter

2,2

Budget-

overskridelse

57,9

Budget-

overskridelse

i % af budget

167 %

112,0

Posten omfatter salget af forbedringer til REDA, som beløber sig til 4,2 mio. kr., diverse mindreindtægter og underskud på

VIP-catering.

Opgørelsen af budgetoverskridelsen tager udgangspunkt i det reviderede perioderegnskab fra juli 2014. Nogle af de fore-

løbige regnskabsposter har efterfølgende ændret sig, så budgetoverskridelsen nu forventes at blive på 57 mio. kr. Projekt-

selskabet har stadig enkelte udeståender i forhold til leverandører, og regnskabet er derfor ikke endeligt afsluttet.

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra Projektselskabet.

Det fremgår af tabel 2, at det oprindelige budget for Projektselskabet, som WOCO udarbej-

dede i august 2013 og forelagde for de øvrige værtsbyparter, var på 34,6 mio. kr. Det regn-

skab, som Projektselskabet fremlagde i august 2014, viste udgifter for 112 mio. kr. Forskel-

len mellem budgettet og de samlede udgifter var derfor 77,4 mio. kr. Der blev dog undervejs

givet ekstrabevillinger på samlet 17,3 mio. kr. og genereret merindtægter på 2,2 mio. kr. Bud-

getoverskridelsen endte derfor på 57,9 mio. kr., hvilket svarer til en overskridelse på 167 %.

Hvis ekstrabevillingerne fratrækkes, er overskridelsen på 224 %.

8. Region Hovedstaden anmodede på baggrund af budgetoverskridelsen Projektselskabet

om en redegørelse for forløbet. Redegørelsen forelå den 31. juli 2014. Derudover iværksat-

te Statsforvaltningen, Økonomi- og Indenrigsministeriet og Erhvervsstyrelsen undersøgel-

ser af aspekter ved afholdelsen af ESC 2014.

1.3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning

Revisionskriterier

9. Statsrevisorerne anmodede i oktober 2014 Rigsrevisionen om at undersøge budgetover-

skridelsen ved ESC 2014. Statsrevisorerne var opmærksomme på, at Projektselskabet og

DR hver især havde evalueret forløbet, der førte til budgetoverskridelsen, og at Region Ho-

vedstaden havde valgt at dække underskuddet.

Statsrevisorerne anmodede på den baggrund om en undersøgelse af projektets organise-

ring og styring med henblik på at lære af de fejl, som var begået. Samtidig bad Statsrevi-

sorerne om at få belyst og besvaret 4 spørgsmål, jf. bilag 1. Vi beskrev i et notat til Stats-

revisorerne i december 2014, hvordan vi ville tilrettelægge undersøgelsen og besvare de

4 spørgsmål.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

INTRODUKTION OG KONKLUSION

10. Vi har i undersøgelsen forudsat, at en hensigtsmæssig forberedelse og styring af etable-

ring og drift bl.a. indebærer realistiske budgetter, risikostyring og løbende opfølgning.

Vores revisionskriterier er baseret på traditionelle standarder for hensigtsmæssig projekt- og

økonomistyring, som fremgår af Finansministeriets publikationer. Vi tager udgangspunkt i

styringselementer som milepælsplaner, risikoanalyser, projektbudgetter og regnskaber for

at vurdere sammenhængen mellem tid, økonomi og leverancer.

Der bør være en klar rollefordeling i kontraktforhandlinger, så der er overensstemmelse mel-

lem de parter, som forestår og bestemmer indholdet af forhandlingerne, og de parter, som

indgår kontrakten og dermed bærer ansvaret for at indfri kontrakten. For at sikre en optimal

projekt- og økonomistyring skal der være kontraktuel enighed om sammenhængen mellem

tid, økonomi og leverancer i projektet.

Det er en forudsætning for god projektstyring, at der udarbejdes en operationel plan opdelt

i faser og med milepæle, så fremdriften i projektet kan følges kontinuerligt med hensyn til tid

og leverancer, herunder om projektets mål indfris.

I god økonomistyring skal der være kontinuerligt overblik over, at budgettet overholdes, og

at eventuelle afvigelser rapporteres rettidigt til relevante ledelsesfora.

Metode og afgrænsning

11. Rigsrevisionen har kun revisionsadgang til DR og Region Hovedstaden, men ikke til de

3 øvrige værtsbyparter – WOCO (Projektselskabet), Københavns Kommune og REDA. Stats-

revisorerne opfordrede derfor til, at alle involverede aktører udviste velvilje til at give de nød-

vendige oplysninger. De 3 øvrige parter har givet Rigsrevisionen adgang til oplysninger i sa-

gen.

Beretningen har i udkast været forelagt alle ovennævnte aktører samt Kulturministeriet og

Økonomi- og Indenrigsministeriet.

12. Formålet med undersøgelsen er at fremdrage centrale læringspointer på baggrund af

en vurdering af, hvilken betydning værtsbyparternes forberedelse og Projektselskabets sty-

ring af etablering og drift af venue havde for budgetoverskridelsen.

13. Undersøgelsen er fortrinsvist baseret på skriftligt materiale udarbejdet af aktørerne un-

der forberedelse, etablering og drift af venue, dvs. fra maj 2013 til maj 2014, hvor ESC 2014

blev afholdt.

WOCO er en erhvervsdrivende fond og er ikke forpligtet til at anvende et journaliseringssy-

stem i offentlighedslovens forstand. WOCO – og dermed Projektselskabet – har derfor ikke

på tilsvarende måde som myndigheder inden for den offentlige forvaltning kunnet skabe et

totalt overblik over journaliserede akter vedrørende ESC 2014. WOCO har dog været me-

get samarbejdsvillig og har søgt at fremskaffe alt relevant materiale.

14. Projektselskabet og DR har bidraget med det meste af det materiale, som belyser for-

handlingsprocessen og gennemførelsen af projektet, herunder budget, regnskab og møde-

referater, jf. bilag 2.

Vi har holdt åbningsmøder og arbejdsmøder med Projektselskabet, DR, Region Hovedsta-

den, Københavns Kommune og REDA og har dermed mundligt fået uddybet forhold i rela-

tion til ESC 2014. Vi har derudover holdt møder med Kulturministeriet og Økonomi- og In-

denrigsministeriet. Bilag 2 indeholder en uddybende beskrivelse af de anvendte metoder.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, jf. boks 1.

BOKS 1. GOD OFFENTLIG REVISIONSSKIK

God offentlig revisionsskik er baseret på de grundlæggende revisionsprincipper i rigsrevisionernes

internationale standarder (ISSAI 100-999).

15. Undersøgelsen er tidsmæssigt afgrænset til perioden fra maj 2013, hvor kontrakten blev

forhandlet, til november 2014, hvor den sidste budgetopfølgning blev udarbejdet af Projekt-

selskabet. Undersøgelsen fokuserer på de forhold, som medførte budgetoverskridelser i Pro-

jektselskabet.

16. Undersøgelsen omfatter ikke DR’s proces omkring valg af værtsby eller en vurdering af

DR’s budget og regnskab for produktionen af de 3 tv-shows. DR’s budget for ESC 2014 var

på 205 mio. kr. inkl. en budgetbuffer på 13 mio. kr. til uforudsete udgifter. DR’s udgifter end-

te på 198 mio. kr., og DR havde således ikke overskridelser på sit budget. DR’s budget og

regnskab indgår kun som en del af besvarelsen på Statsrevisorernes spørgsmål om, hvad

det samlet set har kostet skatteborgerne.

17. Rigsrevisionen har fuld adgang til at undersøge DR (jf. rigsrevisorlovens § 2, stk. 1, nr. 3)

og Region Hovedstaden (jf. rigsrevisorlovens § 4, stk. 1, nr. 1), men vi har ikke revisions-

adgang til Projektselskabet, WOCO, Københavns Kommune og REDA. Forløbet efter afgi-

velsen vil derfor adskille sig fra en almindelig beretningsundersøgelse, hvor vi har fuld revi-

sionsadgang. Der kan ikke indhentes redegørelser fra aktører, som vi ikke har revisionsad-

gang til, men Statsrevisorerne kan overveje, om der er behov for at indhente redegørelser

fra disse aktører. Det vil kun være muligt at indhente redegørelser fra Kulturministeriet og

Økonomi- og Indenrigsministeriet. Kulturministeriet har ressortansvaret for DR og lov om

Kulturministeriets kulturaftaler med kommuner m.v. og om regionernes opgaver på kultur-

området. Økonomi- og Indenrigsministeriet har ressortansvaret for myndighedsfuldmagten

og reglerne om udarbejdelse og aflæggelse af regionernes budget og regnskab.

18. Undersøgelsen omfatter ikke forhold, som allerede undersøges af andre. Det betyder,

at vi ikke inddrager forhold, som Statsforvaltningen, Økonomi- og Indenrigsministeriet og

Erhvervsstyrelsen er ved at undersøge eller har undersøgt i relation til WOCO, Københavns

Kommune og Region Hovedstaden. Rigsrevisionen har dog for at kunne belyse Statsrevi-

sorernes spørgsmål om ekstrabevillingernes tilstrækkelighed forholdt sig til Projektselska-

bets redegørelse af 23. januar 2014. Redegørelsen er forelagt Borgerrepræsentationen i

forbindelse med behandlingen af ekstrabevillingerne og indgik i Statsforvaltningens sags-

behandling af spørgsmålet om, hvorvidt Københavns Kommunes overborgmester havde

informeret Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget tilstrækkeligt.

19. Bilag 3 indeholder en kort redegørelse for hver af disse undersøgelser. Bilag 4 indehol-

der en ordliste, der forklarer udvalgte ord og begreber.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

2. Værtsbyparternes forberedelse af venue

Rigsrevisionen finder, at det er en læringspointe, at de offentlige tilskudsydere ved

fremtidige offentligt støttede projekter som ESC 2014 tidligt i forløbet og løbende bør

stille kritiske spørgsmål til budgettet. Den kritiske stillingtagen skal bl.a. sikre, at de

offentlige myndigheder og institutioner, der bidrager med tilskud, kan betrygges i, at

tilskuddet ydes på det rette økonomiske grundlag. Samtidig bør tilskudsyderne under

forberedelsen tage stilling til omfanget af den offentlige støtte på baggrund af en vur-

dering af risikoen ved projektet, så den projektudførende aktør fra starten har klarhed

over og adgang til den samlede og nødvendige kapital.

Undersøgelsen viser, at værtsbyparterne ikke forberedte etablering og drift af venue,

så der var et klart og hensigtsmæssigt grundlag for projektet. Rolle- og ansvarsfor-

delingen mellem Projektselskabet og DR var klar, men indebar, at Projektselskabet

på sin side forpligtede sig til at løse en række opgaver uanset udgifterne hertil. Op-

gave- og ansvarsfordelingen var dermed ikke hensigtsmæssig for Projektselskabet i

forhold til at minimere risikoen for budgetoverskridelser hos selskabet. Der var ikke

en hensigtsmæssig rolle- og ansvarsfordeling mellem Projektselskabet og de øvrige

værtsbyparter.

Budget- og kontraktgrundlaget blev udarbejdet under kontraktforhandlingerne, hvor

WOCO, Københavns Kommune, Region Hovedstaden og REDA deltog. Det fremgik

af værtsby- og venue-kontrakten, at løsningen af opgaver gik forud for at overholde

Projektselskabets budget – dog med en række balancerende hensyn, herunder at

der var tale om en midlertidig venue. Kontrakten var ikke specificeret for alle leve-

rancer og gav mulighed for leverancetilpasning undervejs, hvilket betød, at DR på

visse områder havde ret til at ændre på leverancer. Det budget, der var udarbejdet

for de enkelte leverancer, var derudover ufuldstændigt og ikke udarbejdet på et vel-

dokumenteret grundlag. Kontrakten og budgettet var derfor ikke et hensigtsmæssigt

grundlag for Projektselskabets muligheder for at styre projektet, sikre fremdrift og

modvirke budgetoverskridelser.

Kontraktforhandlingerne var præget af uenigheder både mellem DR og værtsbypar-

terne og værtsbyparterne internt. Uenighederne betød bl.a., at Københavns Kom-

mune tidligt i forløbet overtog rollen som forhandlingsleder fra WOCO.

Projektselskabet indgik kontrakten med DR. Projektselskabet havde derfor det ful-

de økonomiske og juridiske ansvar for etablering og drift af venue, mens de øvrige

værtsbyparter bidrog med tilskud og ved at deltage i Projektselskabets bestyrelse

og i samarbejdsfora, hvor også DR deltog.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

Værtsbyparternes konstruktion, hvor kontrakten med DR skulle indgås af et til lejlighe-

den nyoprettet projektselskab, indebar, at DR’s formelle kontraktpart ikke havde øko-

nomisk formåen ud over værtsbyparternes finansielle bidrag. Valget af konstruktionen

indebar en forøget økonomisk risiko for DR. Der blev derfor indgået en række aftaler

og erklæringer mellem DR og værtsbyparterne og internt mellem værtsbyparterne bå-

de for at vise, at værtsbyparterne bakkede op om ESC 2014 og for at afdække øko-

nomiske risici. REDA afgav over for DR en økonomisk garanti, der betød, at REDA

ville overtage det økonomiske ansvar for at etablere venue, hvis Projektselskabet ik-

ke kunne. Projektselskabet og REDA indgik en sikringsaftale, som dels gav REDA ret

til regres over for Projektselskabet, dels fastslog omfanget af REDA’s leverancer til

Projektselskabet. De underliggende aftaler modvirkede en klar rolle- og ansvarsfor-

deling, da alle andre end Projektselskabet afdækkede deres økonomiske risici. Re-

sultatet af aftalerne var derfor også, at det ikke fremgik klart, hvem der skulle betale,

hvis Projektselskabet i sidste ende ikke kunne betale for etablering af venue.

Regres

betyder, at REDA fik ret

til at få refunderet sine udgifter

af Projektselskabet, hvis garan-

tien over for DR blev aktiveret.

20. Dette kapitel handler om, hvordan værtsbyparterne forberedte etablering og drift af venue,

herunder hvordan rolle- og ansvarsfordelingen var mellem aktørerne, og om kontraktgrundla-

get og organiseringen var hensigtsmæssig i forhold til at sikre den videre styring.

2.1. Kontraktforhandlinger mellem DR og værtsbyparterne

21. Vi har undersøgt, hvordan rolle- og ansvarsfordelingen var mellem aktørerne under kon-

traktforhandlingerne og i det samlede aftalekompleks mellem DR og værtsbyparterne.

Kontraktforhandlingerne er afgørende i forhold til at etablere grundlaget for et projekt. Der

bør være en klar rollefordeling i kontraktforhandlingerne, så der er overensstemmelse mel-

lem de parter, der forestår og bestemmer indholdet af forhandlingerne, og de parter, der ind-

går kontrakten og dermed bærer ansvaret for at indfri kontrakten. Samtidig bør øvrige afta-

ler, der indgås mellem kontraktparter og øvrige parter som appendiks til kontrakten, bidrage

til en klar rolle- og ansvarsfordeling.

Aktører i kontraktforhandlingerne

22. DR indbød i maj 2013 interesserede danske byer til at byde på værtsskabet af ESC

2014. Blandt de interesserede værtsbyer var København (repræsenteret af WOCO), Køben-

havns Kommune og Region Hovedstaden. DR forhandlede med flere potentielle værtsbyer,

herunder København.

I den efterfølgende forhandlingsfase med DR deltog WOCO, Københavns Kommune, Re-

gion Hovedstaden og REDA, som tilsammen udgjorde værtsbyparterne. Kontraktens ord-

lyd blev til i kontraktforhandlingerne, og under disse forhandlinger udarbejdede WOCO det

oprindelige budget for værtsby- og venue-opgaverne ved ESC 2014. Budgettet blev fore-

lagt Københavns Kommune, Region Hovedstaden og REDA og efterfølgende præsenteret

for DR.

23. DR har oplyst, at formålet med forhandlingerne var at præcisere kravene til venue og

værtsbyaktiviteter. WOCO var i begyndelsen af forhandlingsforløbet DR’s primære kontakt

blandt værtsbyparterne.

DR har oplyst, at forhandlingerne mellem DR og WOCO på et tidspunkt gik i hårdknude,

og at Københavns Kommune derfor påtog sig rollen som forhandlingsleder. DR har også

oplyst, at de oplevede, at Københavns Kommunes engagement i forhandlingerne var afgø-

rende for, at der skete fremdrift. De afsluttende forhandlinger blev ledet af repræsentanter

fra Københavns Kommunes Økonomiforvaltning og med deltagelse af repræsentanter fra

WOCO, Region Hovestaden og REDA.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

Københavns Kommune har oplyst, at kommunen havde en uformel facilitatorrolle under kon-

traktforhandlingerne, og at kommunens repræsentanter under forhandlingerne bidrog i kraft

af deres personlige kompetencer inden for konfliktmægling.

WOCO har oplyst, at det ikke er deres opfattelse, at Københavns Kommune havde en ufor-

mel facilitatorrolle under forhandlingerne, men at kommunen havde en fremtrædende rolle.

Det er WOCO’s opfattelse, at både Københavns Kommune og Region Hovedstaden viste

markant interesse under budprocessen og gav fuld opbakning til, at København skulle søge

at vinde værtskabet for ESC 2014.

Københavns Kommune på den ene side og WOCO på den anden side er altså uenige om,

hvilken rolle kommunen havde under kontraktforhandlingerne. Vores gennemgang af mail-

korrespondance mellem repræsentanter fra Københavns Kommune og DR i den afslutten-

de fase af forhandlingerne viser, at kommunen havde en fremtrædende rolle i forhandlinger-

ne. Fx varetog Københavns Kommune i denne fase meget af den direkte kontakt med DR.

Værtsbyopgaverne

omfattede

fx modtagelse af delegationer,

transport og arrangementer i

byrummet.

Venue-opgaverne

omfattede

etablering og drift af venue i

B&W Hallerne.

24. Værtsbyparterne arbejdede sideløbende med kontraktforhandlingerne med DR på en

model for, hvilken værtsbypart der skulle være kontraktpart over for DR. Værtsbyparterne

og DR overvejede 3 forskellige modeller. Den første model indebar, at DR indgik en værts-

byaftale med Københavns Kommune og en venue-aftale med REDA. Den anden model in-

debar, at DR indgik en værtsbyaftale med Projektselskabet og en venue-aftale med REDA.

Den tredje model indebar, at DR indgik en aftale med Projektselskabet om både værtsby-

og venue-opgaven. Københavns Kommune så sig fra starten af processen ikke i stand til at

påtage sig det samlede ansvar for arrangementet med henvisning til kommunalfuldmagts-

reglerne. Værtsbyparterne valgte model 3, bl.a. fordi der i de 2 øvrige modeller var en ind-

bygget risiko for usikkerhed om snitfladerne mellem henholdsvis Københavns Kommune

og REDA og Projektselskabet og REDA. WOCO stiftede Projektselskabet, lige før kontrak-

ten blev indgået.

Projektselskabet skulle dermed være DR’s kontraktpart. Hverken Københavns Kommune

eller Region Hovedstaden var kontraktpart, og de havde derfor intet juridisk ansvar i rela-

tion til at indfri kontrakten.

Kontraktforhandlinger med DR

25. DR informerede tidligt i forløbet værtsbyparterne om en række krav, som var forudsæt-

ninger for, at ESC 2014 kunne afholdes i B&W Hallerne. Det drejede sig om kravspecifika-

tioner til venue og til de øvrige værtsbyopgaver samt afklaring af det økonomiske ansvar

for løsningen af opgaverne.

Kravspecifikationer

26. Det fremgår af vores gennemgang af mailkorrespondance mellem DR og værtsbyparter-

ne under forhandlingerne, at DR var usikker på, om B&W Hallerne var en realistisk venue.

DR forsøgte i kontraktforhandlingerne at få defineret leverancerne mest muligt for at sikre,

at værtsbyparterne havde tilstrækkelig indsigt i de opgaver, som de skulle løse. DR har op-

lyst, at de på den måde søgte at blive i stand til at vurdere, om værtsbyparterne havde de

fornødne økonomiske og personalemæssige resurser til at løfte opgaven med ESC 2014.

27. DR’s krav udgjorde derfor udgangspunktet for den korrespondance, som primært WO-

CO, Københavns Kommune og REDA internt førte hen over sommeren 2013. Værtsbypar-

terne forsøgte at betrygge DR i, at de kunne levere den ønskede kvalitet ved at indhente

viden om, i hvilket omfang og hvordan DR’s kravspecifikationer kunne imødekommes. I

nogle tilfælde benyttede WOCO sig af ekstern konsulentbistand til at give en faglig vurde-

ring. I andre tilfælde benyttede WOCO viden fra REDA.

WOCO kommunikerede løbende løsningsforslag videre til DR, og de 2 parter holdt en ræk-

ke afklarende møder. På flere af disse møder deltog desuden repræsentanter fra bl.a. REDA

og Københavns Kommune.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

Økonomisk ansvar

28. Projektselskabet og DR indgik værtsby- og venue-kontrakten den 1. september 2013.

Projektselskabet påtog sig med kontrakten juridisk set den samlede økonomiske risiko for

etablering og drift af venue.

Projektselskabet er et anpartsselskab stiftet med 80.000 kr. i kapital, som ved stiftelsen fik

økonomiske bidrag fra WOCO (4,2 mio. kr.), Københavns Kommune (14,5 mio. kr.) og Re-

gion Hovedstaden (7 mio. kr. og en underskudsgaranti på 3 mio. kr.). Københavns Kommu-

ne og Region Hovedstaden har oplyst, at de juridisk set kun var tilskudsydere i relation til

Projektselskabet og ESC 2014.

Region Hovedstaden indgik den 18. oktober 2013 en bevillingsaftale med Projektselskabet,

som lå til grund for bevillingen til selskabet. Projektselskabets opgaver i henhold til værts-

bykontrakten fremgik af bevillingsaftalen, og det fremgik, at regionsrådet bevilgede et til-

skud til selskabet. Det fremgik videre af bevillingsaftalen, at Projektselskabet var forpligtet

til at indsende en slutrapport inkl. en evaluering af projektet og et revisorpåtegnet regnskab

til regionen.

Københavns Kommune har ikke udarbejdet en bevillingsaftale e.l. med Projektselskabet.

29. DR krævede under forhandlingerne supplerende økonomisk sikkerhed for, at DR ikke

ville få udgifter til etablering og drift af venue, hvis Projektselskabet ikke kunne løfte sit øko-

nomiske ansvar.

Vores gennemgang af mailkorrespondance fra kontraktforhandlingerne viser, at DR forsøg-

te at få Københavns Kommune til at stille en økonomisk garanti for Projektselskabet, hvil-

ket kommunen afviste med kommunalfuldmagtsreglerne som begrundelse. I stedet tilken-

degav Københavns Kommune i en mail til DR,

”at man fra øverste politiske niveau ville

støtte op om at sikre en positiv afvikling af værtsbyrollen i ESC”.

Københavns Kommune og Region Hovedstaden afgav i fællesskab en ikke-juridisk binden-

de støtteerklæring over for DR, hvoraf det bl.a. fremgik, at parterne ville medvirke til at si-

kre, at ESC 2014 blev afviklet så effektivt, smidigt og effektfuldt som muligt. Det fremgik

desuden af erklæringen, at parterne var bevidste om, at der var udfordringer og risici for-

bundet med at afvikle ESC 2014 i København, da den valgte lokation på Refshaleøen var

uafprøvet i forhold til et arrangement af ESC’s størrelse.

Vores gennemgang af mailkorrespondance fra de afsluttende kontraktforhandlinger viser,

at Københavns Kommune over for DR fremhævede en passage fra støtteerklæringen som

helt central i forhold til at vise kommunens opbakning til projektet, jf. boks 2.

BOKS 2. UDDRAG AF KØBENHAVNS KOMMUNE OG REGION HOVEDSTADENS STØTTE-

ERKLÆRING TIL DR

”Det kan oplyses, at kommunen tidligere – blandt andet efter realiseringen af store events og andre

arrangementer, hvor der ofte ikke på forhånd kan haves et entydigt overblik over den endelige øko-

nomi forbundet med sådanne projekter – efter en konkret vurdering har bevilget supplerende finan-

siel støtte til projekter”.

Vores gennemgang viser, at Region Hovedstaden ikke ønskede at blive nævnt i denne pas-

sage af støtteerklæringen, fordi regionen ikke tidligere havde bevilget supplerende støtte,

og fordi regionen under kontraktforhandlingerne vurderede, at det var ”for meget at love” de

øvrige værtsbyparter.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

Københavns Kommune har oplyst, at hvis de øvrige aktører i ESC 2014 har haft indtryk af,

at Københavns Kommune forpligtede sig ud over kommunens formelle ansvar som tilskuds-

giver, var der ikke juridisk grundlag herfor.

DR har oplyst, at støtteerklæringen fra Københavns Kommune og Region Hovedstaden blev

tillagt stor vægt ved valget af København som værtsby, da den betryggede DR i at vælge

B&W Hallerne som venue. DR har videre oplyst, at de tillagde støtteerklæringen stor vægt

på grund af, at overborgmesteren og regionsrådsformanden underskrev erklæringen. Støt-

teerklæringen var dog ikke en juridisk bindende garanti for, at venue ville blive leveret, hvis

Projektselskabet ikke havde tilstrækkelige midler, og DR krævede derfor en økonomisk ga-

ranti for dette fra REDA. I garantiaftalen påtog REDA sig uden beløbsbegrænsning at stille

de nødvendige midler til rådighed for at etablere og levere venue, hvis Projektselskabet ik-

ke kunne opfylde sine forpligtelser. Det fremgår af vores gennemgang af mailkorrespondan-

ce fra de afsluttende forhandlinger, at REDA’s garanti var nødvendig for at få ESC 2014 til

København. REDA har oplyst, at de indgik garantiaftalen, fordi de vurderede, at der ville væ-

re en langsigtet gevinst ved at tiltrække ESC 2014 til B&W Hallerne, da det ville øge kend-

skabet til Refshaleøen.

Tabel 3 viser aftaler og støtteerklæring over for DR.

Tabel 3. Aftaler og støtteerklæring over for DR

Underskrevet

Kontrakt

(værtsby- og

venue-kontrakt)

Støtteerklæring

1. september 2013

Involverede parter

Mellem Projekt-

selskabet og DR

Fra Københavns

Kommune og Region

Hovedstaden til DR

Indhold af aftale

Fastlæggelse af rolle- og ansvarsfordelingen mellem

Projektselskabet og DR. Normerer oprettelsen af en

række fora med deltagelse af værtsbyparterne og DR.

Kommunen og regionen udtrykte over for DR, at de

ville medvirke til at sikre, at ESC 2014 blev afviklet så

effektivt, smidigt og effektfuldt som muligt.

Kommunen tilkendegav, at man tidligere havde ydet

supplerende støtte til lignende arrangementer.

Garantiaftale

1. september 2013

Fra REDA til DR

REDA forpligtede sig til at overtage Projektselskabets

forpligtelser i forhold til etableringen af venue, hvis

Projektselskabet ikke kunne leve op til forpligtelserne.

31. august 2013

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af værtsby- og venue-kontrakten, støtteerklæringen og garantiaftalen.

Det fremgår af tabel 3, at værtsby- og venue-kontrakten blev indgået den 1. september 2013,

og at der i tilknytning til kontrakten blev udarbejdet en garantiaftale og en ikke-juridisk bin-

dende støtteerklæring.

Forhandlinger mellem værtsbyparterne

30. Samtidig med forhandlingerne med DR forhandlede værtsbyparterne internt om, hvor-

dan værtsby- og venue-opgaverne ved ESC 2014 skulle finansieres og organiseres. Par-

terne indgik i den forbindelse en række aftaler primært for at afdække og mindske de enkel-

te værtsbyparters økonomiske risici.

Aftaler og støtteerklæringer internt mellem værtsbyparterne

31. Tabel 4 viser de interne aftaler og støtteerklæringer mellem værtsbyparterne.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

Tabel 4. Aftaler og støtteerklæringer internt mellem værtsbyparterne

Underskrevet

Sikringsaftale

(version 1)

Ikke underskrevet,

men dateret den 30.

august 2013 og ac-

cepteret pr. mail

Involverede parter

Projektselskabet og

REDA

Indhold af aftale

REDA forpligtede sig til at udføre 9 opgaver på venue

uden øvre beløbsgrænse. Projektselskabet forpligte-

de sig til at udføre alle øvrige opgaver i værtsby- og

venue-kontrakten og at deponere 26,5 mio. kr., som

var øremærket til etablering af venue.

REDA fik ret til at kræve sine udgifter refunderet af

Projektselskabet, hvis garantiaftalen over for DR blev

aktiveret (retten til regres).

Støtteerklæring

6. september 2013

Fra Københavns

Kommune og Region

Hovedstaden til

REDA

WOCO og Projekt-

selskabet

Fra WOCO til REDA

Kommunen og regionen udtrykte over for REDA, at

de ville medvirke til at sikre, at ESC blev afviklet så

effektivt, smidigt og effektfuldt som muligt.

WOCO påtog sig at være Projektselskabets sekreta-

riat.

WOCO udtrykte, at de med deres organisation og

kompetencer ville gøre deres bedste for at støtte

Projektselskabet med at løse opgaverne.

Aftalen indeholdt oplysninger om bevillingens størrel-

se og et krav om, at Projektselskabet udarbejdede en

slutrapport inkl. en evaluering af projektet og indsend-

te et revisorpåtegnet regnskab til Region Hovedsta-

den.

REDA’s økonomiske garantistillelse beløb sig nu til

9 opgaver med øvre beløbsgrænse. Projektselskabet

påtog sig at betale for eventuelle merudgifter forbun-

det med REDA’s opgaver.

REDA’s ret til regres, jf. første version af sikringsaf-

talen, forblev uændret.

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af sikringsaftalerne, støtteerklæringerne, samarbejdsaftalen og bevillingsaftalen.

Samarbejdsaftale

Støtteerklæring

16. oktober 2013

17. oktober 2013

Bevillingsaftale

18. oktober 2013

Projektselskabet og

Region Hovedstaden

Sikringsaftale

(version 2)

26. marts 2014

Projektselskabet og

REDA

Det fremgår af tabel 4, at der blev udarbejdet en såkaldt sikringsaftale mellem Projektsel-

skabet og REDA. Sikringsaftalen blev indgået på grund af garantiaftalen mellem REDA og

DR. Formålet med sikringsaftalen var dels at fastslå, at REDA udelukkende var garant over

for DR, og at REDA kunne kræve sine udgifter refunderet af Projektselskabet, hvis garan-

tien blev aktiveret (regres), dels at fastslå omfanget af REDA’s leverancer over for Projekt-

selskabet i forbindelse med etableringen af venue.

REDA’s ansvar blev med sikringsaftalen afgrænset til 9 specifikke leverancer knyttet til eta-

blering af venue, herunder nedtagning af de bærende søjler, vandtætning og naturlig venti-

lation. REDA skulle betale for de 9 leverancer og eventuelle merudgifter forbundet hermed.

I tilknytning til regresdelen krævede REDA sikkerhed for, at Projektselskabets midler til eta-

bleringsomkostninger udelukkende blev anvendt til formålet. Sikringsaftalen indebar derfor,

at Projektselskabet skulle indbetale 26,5 mio. kr. til modregningsfri deponeringskonti, hvor-

fra pengene kun kunne bruges på at etablere venue og på huslejekompensation (med skrift-

lig accept fra REDA). Særligt deponeringen af midlerne fik betydning for Projektselskabets

muligheder for at økonomistyre projektet, jf. kap. 3.

REDA har oplyst, at det var afgørende for deres villighed til at underskrive garantien over

for DR, at sikringsaftalen begrænsede REDA’s økonomiske risiko.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

Vores gennemgang viser, at Københavns Kommune og Region Hovedstaden havde kend-

skab til, at sikringsaftalen blev indgået.

REDA forsøgte at få en juridisk bindende økonomisk garanti fra WOCO, som kunne dække

REDA’s eventuelle tab ved garantien over for DR. Dette afviste WOCO. Det fremgår af vo-

res gennemgang af korrespondance mellem WOCO og Københavns Kommune, at WOCO

afviste REDA’s ønske om en garanti, fordi WOCO anså det som afgørende for sit engage-

ment i ESC 2014, at der var økonomisk vandtætte skotter mellem WOCO og Projektselska-

bet. WOCO afgav i stedet en ikke-juridisk bindende støtteerklæring til REDA, jf. tabel 4.

Det fremgår af vores gennemgang af korrespondance mellem Projektselskabet og REDA,

at REDA, da merudgifterne til at fjerne de bærende søjler viste sig, ikke var tilfreds med ind-

holdet af første version af sikringsaftalen og WOCO’s støtteerklæring, fordi disse ikke i til-

strækkeligt omfang ville begrænse REDA’s økonomiske risiko.

Det fremgår af tabel 4, at den oprindelige sikringsaftale blev erstattet af en ny version den

26. marts 2014, der satte en øvre beløbsgrænse for REDA’s økonomiske forpligtelser. An-

den version af sikringsaftalen blev til efter et langstrakt forhandlingsforløb, hvor konfliktni-

veauet ifølge parterne var højt. Det fremgår af vores gennemgang af korrespondancen, at

Københavns Kommune indtil nytår 2014 mæglede mellem Projektselskabet og REDA i for-

hold til at få løst uenigheden og forhandlet en ny sikringsaftale.

Københavns Kommune har oplyst, at kommunen var bekendt med, at der blev indgået en

ny sikringsaftale i marts 2014, men at kommunen først kendte til indholdet af den nye si-

kringsaftale, efter at ESC 2014 var afholdt.

32. DR har oplyst, at de først blev bekendt med sikringsaftalen, efter at ESC 2014 var af-

holdt. DR blev dog i april 2014 bekendt med Projektselskabets likviditetsudfordringer, der

udsprang af sikringsaftalen. REDA’s økonomiske forpligtelse i forhold til DR blev ikke juri-

disk påvirket af sikringsaftalen, der kun havde virkning mellem Projektselskabet og REDA.

33. Det fremgår videre af tabel 4, at Københavns Kommune og Region Hovedstaden afgav

en støtteerklæring over for REDA, at WOCO og Projektselskabet indgik en samarbejdsaf-

tale, og at Projektselskabet og Region Hovedstaden indgik en bevillingsaftale.

Organisering af Projektselskabet

34. Det var værtsbyparternes hensigt, at Projektselskabet skulle være en lille, handlekraftig

projektorganisation. I bestyrelsen sad 3 personer fra WOCO’s daglige ledelse og en obser-

vatør fra henholdsvis Københavns Kommune og Region Hovedstaden.

Københavns Kommune har oplyst, at kommunen havde observatørstatus uden bestyrel-

sesansvar for at sikre den operative koordinering i forhold til Københavns Kommune som

værtsby og kommunal myndighed. Observatøren var en kontorchef i Økonomiforvaltningen.

Region Hovedstadens observatør var på direktørniveau. Region Hovedstaden har oplyst,

at regionen deltog som observatør for at kunne følge projektets fremdrift i Projektselska-

bets regi og for at kunne formidle problemstillinger videre til henholdsvis regionen og kom-

munen i det omfang, at problemernes løsning forudsatte kommunal eller regional medvir-

ken.

Bestyrelsen holdt møde hver 14. dag frem til afholdelsen af ESC 2014. Der var til bestyrel-

sesmøderne en fast dagsorden, hvor bl.a. budgettet og status på opgaveløsningen blev

drøftet.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

Der var formelt set ingen ansatte i Projektselskabet, da opgaverne primært blev udført af

ansatte i WOCO med undtagelse af en ekstern konsulent i Projektselskabets daglige ledel-

se, en række øvrige eksterne konsulenter og en udlånt medarbejder fra henholdsvis Køben-

havns Kommune og Region Hovedstaden. Derudover udlånte Københavns Kommune og

Region Hovedstaden hver 25 ansatte, der fungerede som frivillige teamledere under selve

ESC i maj 2014.

DR havde i lighed med Projektselskabet en intern projektorganisation under ESC 2014 til

at styre og løse egne opgaver. Hver part havde således en uafhængig projektorganisation

til sikring af egne opgaver og leverancer.

Organisering af samarbejdsfora

35. Når rammerne for samarbejdsfora fastlægges, er det vigtigt, at der er klare aftaler for

opgaver og ansvar. Derudover bør de forskellige fora forelægges og forholde sig til oplys-

ninger om milepæle og risiko, så fremdriften sikres bedst muligt gennem drøftelse mellem

parterne.

Kontrakten normerede, at der blev nedsat en række samarbejdsfora, hvor Projektselskabet

og DR skulle koordinere udførelsen af de opgaver, som de hver især var ansvarlige for. I

disse samarbejdsfora deltog også de øvrige værtsbyparter. Figur 2 viser kontraktens for-

melle beskrivelse af relationen mellem foraene.

Figur 2. Samarbejdsfora mellem værtsbyparterne og DR

Præsidie

Styregruppe

Koordinationsledelse

Venue-gruppe

Outreach-gruppe

Hospitality-gruppe

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra Projektselskabet og DR.

Figur 2 viser de i kontrakten fastlagte samarbejdsfora, hvor forskellige koordinationsgrup-

per (venue-gruppe, outreach-gruppe, hospitality-gruppe mfl.) refererede til koordinationsle-

delsen, der videre refererede til styregruppen. Præsidiets relation til koordinationsledelsen

og styregruppen var ikke direkte beskrevet i kontrakten.

Præsidiet

bestod af Københavns Kommunes overborgmester, regionsrådets formand, DR’s

mediedirektør og Projektselskabets bestyrelsesformand. Præsidiet skulle ifølge kontrakten

sikre en effektiv og rettidig dialog mellem parterne i forhold til at løse eventuelt større eller

kritiske problemstillinger i relation til afviklingen af værtsbyrollen ved ESC 2014. Præsidiet

skulle mødes jævnligt, ca. månedligt, hvor deltagerne ville modtage en skriftlig statusrap-

port fra Projektselskabet. Der var derudover ingen fast dagsorden eller mødeleder ved mø-

derne. Det var ikke nedskrevet, hvordan præsidiet relaterede sig til styregruppen eller koor-

dinationsgrupperne. Præsidiet blev nedsat på initiativ fra Københavns Kommune. Der blev

afholdt 8 præsidiemøder, hvoraf 2 af møderne var uofficielle, idet de blev afholdt mellem

repræsentanter på administrativt niveau.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

Styregruppen

bestod af repræsentanter fra DR, Københavns Kommune og REDA og skulle

løse uenigheder, som ikke kunne løses i koordinationsledelsen. Der eksisterede dermed et

hierarkisk forhold mellem de 2 grupper. Styregruppen bestod ifølge kontrakten af en repræ-

sentant fra DR og en repræsentant fra Københavns Kommune som repræsentant for værts-

byparterne. REDA var desuden repræsenteret i spørgsmål om B&W Hallerne. Styregruppen

skulle bl.a. behandle tids- og handlingsplaner for etablering af venue. Det var ikke angivet

i kontrakten, hvor ofte styregruppen skulle mødes, og der var ikke en fast dagsorden på mø-

derne. Der blev afholdt 14 møder i styregruppen.

Koordinationsledelsen

bestod af repræsentanter fra Projektselskabet, DR og REDA. De un-

derliggende

koordinationsgrupper

refererede til koordinationsledelsen. Koordinationsgrup-

perne skulle sikre, at alle opgaver omfattet af kontrakten blev gennemført bedst muligt. Grup-

perne skulle mødes regelmæssigt og efter behov. I koordinationsgrupperne deltog projekt-

ledere fra Projektselskabet, DR og de øvrige værtsbyparter.

Det fremgik af kontrakten, at præsidiet skulle have forelagt en månedlig statusrapport, og at

styregruppen skulle have forelagt tids- og handlingsplaner.

Vores gennemgang af referater fra de forskellige fora viser, at samarbejdet i koordinations-

ledelsen, styregruppen og præsidiet i praksis udviklede sig anderledes end oprindeligt til-

tænkt. Koordinationsledelsen blev udvidet med repræsentanter fra Københavns Kommune

og Region Hovedstaden, og styregruppen blev udvidet med repræsentanter fra Projektsel-

skabet og Region Hovedstaden. Præsidiet blev ligeledes på visse møder udvidet med DR’s

bestyrelsesformand og generaldirektør. Præsidiet mødtes ikke som planlagt i den første del

af projektet. Det første officielle præsidiemøde blev afholdt i januar 2014. Til gengæld blev

der afholdt 3 officielle og ét uofficielt præsidiemøde i april 2014. Præsidiet modtog ikke som

planlagt skriftlige statusrapporter.

Københavns Kommune har oplyst, at kommunen kun agerede som observatør i koordina-

tionsledelsen og i styregruppen.

Vores gennemgang af kontrakten viser, at Københavns Kommune sammen med DR skulle

udgøre styregruppen. Rigsrevisionen har ikke set dokumentation for, at det før og under af-

viklingen af ESC 2014 var tilkendegivet, at kommunen kun var observatør i koordinations-

ledelsen og i styregruppen. Derimod fremgik det klart, at kommunen kun var observatør i

Projektselskabets bestyrelse.

Resultater

36. Undersøgelsen viser, at alle værtsbyparter – men særligt WOCO og Københavns Kom-

mune – var involveret i at forhandle kontrakten med DR. Værtsbyparterne stod bag den or-

ganisatoriske model om at lade WOCO etablere et projektselskab som kontraktpart over for

DR.

Efter en konfliktfyldt forhandlingsproces indgik Projektselskabet kontrakt med DR. Projekt-

selskabet bar ifølge kontrakten det fulde økonomiske ansvar for at løse opgaverne i kon-

trakten. Der var ikke en entydig overensstemmelse mellem de parter, som forestod forhand-

lingerne, og de parter, som indgik kontrakten og dermed bar det endelige ansvar for at ind-

fri kontrakten.

DR ønskede i tilknytning til kontrakten en juridisk bindende økonomisk garanti fra en af de

øvrige, mere økonomisk stærke værtsbyparter. REDA afgav en økonomisk garanti over for

DR. Garantiaftalen skulle sikre, at DR ikke ville få udgifter til at etablere venue, hvis Projekt-

selskabet ikke kunne løfte opgaven. Københavns Kommune og Region Hovedstaden afgav

en ikke-juridisk bindende støtteerklæring over for DR.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

Herudover indgik værtsbyparterne indbyrdes en række aftaler og støtteerklæringer. Projekt-

selskabet og REDA indgik en sikringsaftale i tilknytning til REDA’s garantiaftale over for DR.

De indgåede aftaler og afgivne støtteerklæringer mellem DR og værtsbyparterne og mellem

værtsbyparterne internt skabte en kompleks aftalestruktur i projektet, som modvirkede en

klar rolle- og ansvarsfordeling.

Projektselskabet var organiseret med en bestyrelse, hvor Københavns Kommune og Region

Hovedstaden deltog som observatører. Projektselskabet havde formelt ansvaret for etable-

ring og drift af venue, og der var dermed en ledelsesmæssig forankring og ansvarsplacering

i selskabet.

Alle værtsbyparter deltog i samarbejdsfora mellem Projektselskabet og DR.

Samarbejdsforaene var ikke fyldestgørende beskrevet i kontrakten eller i øvrige dokumen-

ter, og det var uklart, hvilke roller og hvilket ansvar de forskellige fora og de forskellige ak-

tører i foraene havde. Derudover blev flere af de opfølgningsprocedurer, der var lagt op til,

ikke fulgt i praksis, fx den månedlige status til præsidiet.

Københavns Kommune og Region Hovedstaden agerede ikke kun som tilskudsydere til pro-

jektet. Københavns Kommune var forhandlingsleder for værtsbyparterne i den afgørende

fase af forhandlingerne med DR. Både kommunen og regionen deltog derudover i Projekt-

selskabets bestyrelse og i samarbejdsfora ved deltagelse i præsidiet, styregruppen og ko-

ordinationsledelsen, ligesom de udlånte medarbejdere til projektet.

2.2. Kontrakten

37. Vi har undersøgt, om kontrakten, som værtsbyparterne forhandlede med DR, fastlagde

en klar opgave- og ansvarsfordeling mellem Projektselskabet og DR, og om det var klart

beskrevet i kontrakten, hvad Projektselskabet skulle levere med hensyn til tid, økonomi og

leverancer.

For at sikre en optimal projekt- og økonomistyring skal der være kontraktuel enighed om

sammenhængen mellem tid, leverancer og økonomi i projektet. Nærmere bestemt skal det

være fastlagt:



hvornår projektet skal være færdigt (tid)

hvad indholdet af projektet skal være (leverancer)

hvad det skal koste (økonomi).

En klar opgave- og ansvarsfordeling er derudover med til at sikre synlighed om, hvem der

skal løse opgaven, og hvem der har de økonomiske forpligtelser.

Opgave- og ansvarsfordeling mellem Projektselskabet og DR

38. DR har oplyst, at kontrakten var en leverandørkontrakt, som fortrinsvist beskrev Pro-

jektselskabets leverancer. DR har videre oplyst, at eventuelle udfordringer skulle løses i

samarbejdets ånd. DR lagde vægt på, at de aftalte ydelser blev leveret, men DR gik også

aktivt ind i et samarbejde om at få konkrete sager løst.

WOCO har ligesom DR oplyst, at kontrakten blev indgået i en samarbejdsånd, og at WOCO

på baggrund af kontrakten havde opfattelsen af, at indholdet fremadrettet skulle videreud-

vikles i denne samarbejdsånd i fællesskab mellem Projektselskabet og DR. Der var bl.a. en

række punkter i kontrakten, som blev udskudt til senere fælles afklaring mellem parterne.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

39. Det fremgik af kontrakten, at Projektselskabet skulle levere og drifte en funktionsdygtig

venue i B&W Hallerne. Med funktionsdygtig mentes en venue, der ville opfylde kravene til,

at der uden problemer og sikkert kunne produceres tv-shows på et tilstrækkeligt professio-

nelt niveau. Ud over dette skulle Projektselskabet afholde udvalgte ESC-relaterede arrange-

menter og events i København. Projektselskabet modtog ingen betaling fra DR til at udføre

sine forpligtelser, og selskabet skulle altså selv finansiere aktiviteterne med tilskud fra værts-

byparterne.

40. DR’s opgaver og ansvar var primært beskrevet i DR’s aftale med EBU. Værtsby- og

venue-kontrakten beskriver derfor kun overordnet og i meget begrænset omfang DR’s op-

gaver og ansvar i relation til produktionen af tv-shows. DR skulle ifølge kontrakten med Pro-

jektselskabet forestå produktionen af 3 tv-shows, herunder etablere selve scenen og opsæt-

te lyd og lys. DR havde fuld redaktionel frihed og ansvar og bar det økonomiske ansvar for

at forberede og afvikle tv-produktionen. DR forpligtede sig med kontrakten til økonomisk og

praktisk at forestå enkelte andre opgaver.

Tabel 5 viser aktørernes ansvar i kontrakten og i tilknyttede aftaler i relation til deres økono-

miske risici ved ESC 2014.

Tabel 5. Aktørernes ansvar og økonomiske risici ved ESC 2014, jf. kontraktgrundlaget

Aktør

Ansvar

Ansvarlig for tv-produktion.

Økonomiske risici

Bar alle udgifter til tv-produktionen. Havde med

kontrakten og garantiaftalen med REDA sikret sig

mod at afholde udgifter til venue.

Bar udgifterne til værtsbyopgaver, herunder eta-

blering og drift af venue.

Bar undervejs i projektet ingen økonomiske risici,

bortset fra indskudskapitalen på 80.000 kr.

Projektselskabet

WOCO

Ansvarlig for værtsbyopgaver, herunder etable-

ring og drift af venue.

Ejer af Projektselskabet. Projektselskabets besty-

relse, ledelse og størstedelen af medarbejderne

kom fra WOCO. WOCO ydede Projektselskabet

sekretariatsbistand og udførte selskabets presse-

og markedsføringsopgaver.

Ansvarlig for at nedsætte en myndighedstaskforce

i kommunalt regi og for den ikke-juridisk bindende

opbakning til projektet, som støtteerklæringen an-

gav. Deltog desuden i samarbejdsfora.

Ansvarlig for den ikke-juridisk bindende opbakning

til projektet, som støtteerklæringen angav. Deltog

desuden i samarbejdsfora.

Ansvarlig for 9 konkrete leverancer som følge af

sikringsaftalen. Deltog desuden i samarbejdsfora.

Københavns

Kommune

Bar undervejs i projektet ingen økonomiske risici.

Region Hoved-

staden

REDA

Bar undervejs i projektet ingen økonomiske risici.

Bar, jf. garantiaftalen, udgifter til etablering af

venue, hvis ikke Projektselskabet kunne levere.

Bar, jf. første version af sikringsaftalen, kun ud-

gifterne til 9 leverancer uden beløbsbegrænsning.

Bar, jf. anden version af sikringsaftalen, udgifter

til 9 leverancer med en beløbsmæssig begræns-

ning på 4,4 mio. kr.

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra Projektselskabet, DR, Københavns Kommune, Region Hovedstaden og

REDA.

Det fremgår af tabel 5, at DR havde ansvaret for tv-produktionen og bar alle økonomiske ri-

sici hertil. Samtidig fremgår det, at Projektselskabet havde hele ansvaret for etablering og

drift af venue og bar udgifterne hertil.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

Københavns Kommune og Region Hovedstaden bar ingen direkte økonomiske risici under-

vejs, da støtteerklæringerne ikke var juridisk bindende. Københavns Kommune og Region

Hovedstaden deltog dog i at styre projektet ved at deltage i samarbejdsfora såsom præsi-

diet, styregruppen og koordinationsledelsen, og de bidrog derudover på konkrete punkter

med bistand, fx i form af udlånt personale. Ifølge kontrakten skulle Københavns Kommune

nedsætte en myndighedstaskforce, der i afviklingen af ESC 2014 skulle bistå med at hjæl-

pe og rådgive i forhold til kommunale myndighedsforhold. REDA havde med anden version

af sikringsaftalen over for Projektselskabet ansvaret for 9 konkrete leverancer med beløbs-

mæssig begrænsning i forbindelse med etablering af venue.

Projektselskabets kontraktuelle forpligtelser på tid, leverancer og økonomi

41. Projektselskabets overordnede forpligtelser var fastlagt i forhold til tid, da selskabets le-

verancer havde 2 faste deadlines. Den 1. marts 2014 skulle Projektselskabet have etable-

ret venue i B&W Hallerne, som kunne overdrages til DR, der dermed kunne påbegynde ar-

bejdet med at klargøre til tv-produktion. Projektselskabet havde desuden ansvaret for drif-

ten af venue indtil den 14. maj 2014, hvor DR skulle være ude af hallerne igen. Driften om-

fattede opvarmning og rengøring af hallerne, kantinedrift mv.

Leverancer

42. Som forhandlingsfasen skred frem, blev DR’s kravspecifikationer stadig mere præcise,

og flere af de specifikationer, som parterne undervejs nåede til enighed om, blev skrevet

ind i kontrakten.

Vores gennemgang af kontrakt og bilag samt mailkorrespondance under kontraktforhand-

lingerne viser, at kvaliteten af leverancerne blev præciseret i forhandlingsfasen – både på

foranledning af DR og på foranledning af værtsbyparterne.

Vi har gennemgået 2 andre kontrakter, som DR har indgået ved brug af andre venues. Gen-

nemgangen viser, at den aftale, som Projektselskabet og DR indgik, indeholdt væsentligt

flere leverancespecifikationer end øvrige kontrakter. DR har oplyst, at det er udtryk for, at

der i forhold til B&W Hallernes uprøvede karakter var behov for at specificere og præcise-

re, hvad der skulle leveres for at gennemføre et vellykket arrangement.

Flere af Projektselskabets leverancer var beskrevet i enten kontrakten eller i et af de tilhø-

rende bilag. For andre leverancer fremgik det, at det nærmere indhold skulle lægges fast,

efter at kontrakten var indgået. DR og værtsbyparterne har oplyst, at den manglende leve-

ranceklarhed skyldtes, at omfanget og indholdet af ESC ikke var klarlagt i detaljer ved kon-

traktindgåelsen.

Boks 3 viser eksempler på muligheden for leverancetilpasning i kontrakten.

BOKS 3. UDDRAG AF KONTRAKTEN – OM LEVERANCETILPASNING

”Venue-løsningen

er en totalløsning med alle nødvendige sidefaciliteter, der er klar til ibrugtagning,

og indeholder, men ikke begrænset til bl.a. backstageområde, garderober, pressecenter, lagerplads,

personaleforhold, kantiner, restauranter, toiletfaciliteter, hospitality, områder med catering samt de

nødvendige faciliteter til såvel personale som håndtering og servicering af publikum m.m. – som det

indledningsvis er beskrevet i denne aftale med tilhørende bilag”.

Kontrakten rummede dermed mulighed for, at DR undervejs i processen kunne komme med yderli-

gere ønsker til indretning, ligesom det fremgik af kontrakten, ”at

værtsbyen er indforstået med, at der

kan opstå rimelige behov undervejs i processen frem mod realisering af ESC 2014, der kræver yder-

ligere indretninger eller udbedringer af venue, jf. pkt. 3.1, for at ESC 2014 kan gennemføres på en

tilstrækkelig forsvarlig, sikker og succesfuld måde”.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

Det fremgår af kontraktens pkt. 3.3, som beskrev en foreløbig arenaplan over venue, at det

kun var scenens placering og nedtagning af 3 bærende søjler, der ikke kunne ændres, efter

at kontrakten var indgået. De øvrige placeringer af funktioner på venue kunne ændres på for-

anledning af DR, når der var tale om rimelige behov. Den kontraktlige mulighed for leveran-

cetilpasning indebar, at Projektselskabet som udgangspunkt var dårligt stillet i forhold til at

begrænse opgavens omfang og udgifterne til etablering og drift af venue. Ordlyden betød,

at Projektselskabet i praksis måtte afholde udgifter, som selskabet i flere tilfælde ikke havde

budgetteret tilstrækkeligt med.

43. Projektselskabet har oplyst, at selskabet var af den opfattelse, at kontrakten skulle tol-

kes i en samarbejdsånd. Det er Projektselskabets opfattelse, at DR’s ambitionsniveau steg

på nogle områder og oversteg det aftalte niveau i kontrakten. Projektselskabet har videre op-

lyst, at flere af budgetoverskridelserne netop skyldtes dette stigende ambitionsniveau og de

løbende tilpasninger fra DR.

DR har omvendt oplyst, at den venue, som de overtog fra Projektselskabet, ikke levede op til

kontrakten, herunder den aftalte funktionalitet og kvalitet. Desuden var ambitionsniveauet iføl-

ge DR klart, da kontrakten blev indgået. DR har også oplyst, at de lagde vægt på, at venue

var af midlertidig karakter, men at arrangementet samtidig skulle kunne afvikles sikkert, for-

svarligt og succesfuldt.

Det er Rigsrevisionens opfattelse, at de 2 kontraktparter har lagt vægt på hver sin del af en

sætning i kontrakten. DR lagde vægt på, at

”venue skal være på sammenligneligt niveau

med Malmø Arena og Boxen i Herning”.

Projektselskabet lagde vægt på

”med realistisk hen-

synstagen til, at venuen er af midlertidig karakter”.

Uenigheden omkring ambitionsniveauet

opstod særligt i forhold til de leverancer, som ikke var endeligt defineret og afgrænset i kon-

trakten.

44. Ét af de områder, hvor Projektselskabet mener, at DR har ændret ambitionsniveau, er i

relation til den teltby, der blev etableret uden for B&W Hallerne. Teltbyen husede bl.a. back-

stagefunktioner, pressecenter og akkrediteringscenter. Projektselskabets samlede udgifter

til teltbyen endte på 18,8 mio. kr. Det var den dyreste post i regnskabet og 13,7 mio. kr. stør-

re end budgetteret.

Projektselskabet har oplyst, at en omfattende del af backstageområdet oprindeligt skulle

placeres inde i B&W Hallerne. Projektselskabet har videre oplyst, at DR – efter at kontrak-

ten var indgået – ændrede scenedesignet, så der ikke længere var plads til disse funktio-

ner i hallerne.

Vores gennemgang af værtsbyparternes bud på ESC 2014 og kontraktens bilag viser imid-

lertid, at det tidligt i kontraktforhandlingerne var planen, at nogle af disse funktioner skulle

være inde i hallerne. Det fremgår dog også af vores gennemgang, at der ved kontraktind-

gåelsen var truffet beslutning om, at der ikke var plads til disse funktioner i hallerne, og at

Projektselskabet derfor skulle komme med et nyt bud på en alternativ placering i et telt. Den

alternative løsning var ikke yderligere uddybet eller specificeret. Det er derfor Rigsrevisio-

nens opfattelse, at budgetoverskridelsen ikke skyldtes ændrede ambitioner hos DR, men

at det ikke var aftalt, hvad en alternativ løsning indebar.

Projektselskabet har videre oplyst, at en række funktioner blev flyttet i forhold til de oprin-

delige planer, som var skitseret i kontrakten. Det skyldtes, at DR omkring nytår flyttede pla-

ceringen af scenen i hallerne fra den lille hal til den store hal. Det betød, at afstandene til

de forskellige funktioner blev ændret, hvilket DR ikke kunne acceptere. Derfor måtte der

etableres en skurvognsby til DR’s produktion, der ellers ved kontraktindgåelsen var plan-

lagt henlagt til eksisterende bygninger. Samtidig blev kunstnergarderoben og kunstnerkan-

tinen rykket fra eksisterende bygninger til et nyt telt.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

Rigsrevisionen kan dog konstatere, at det fremgår af kontraktens bilag, at scenen allerede

ved kontraktunderskrivelsen var placeret i den store hal. Flytningen af funktionerne kan der-

for ikke henføres til dette forhold.

DR har oplyst, at Projektselskabet og DR sammen udarbejdede den optimale placering og

indretning af sidefaciliteter, hvor både flow og økonomi indgik som parametre. DR kan ikke

vurdere, om den løsning, man i samarbejde fandt frem til, var dyrere end planen i kontrak-

ten, men fremfører, at DR ikke er blevet præsenteret for, at ændringerne skulle have med-

ført øgede udgifter for Projektselskabet.

Rigsrevisionen er ved gennemgangen af sagsmaterialet ikke stødt på tilfælde, hvor Projekt-

selskabet har rejst problemstillingen med de øgede udgifter til teltbyen over for DR.

Udsnit af teltbyen.

Foto: DR/Kaj Fyhn

45. Flyvepunkter og kabelføring i B&W Hallerne udgjorde ligeledes leverancer, hvor parter-

ne ikke var enige om, hvordan kontrakten skulle fortolkes. Projektselskabet budgetterede op-

rindeligt med 0,5 mio. kr. til at etablere flyvepunkter og forventede, at DR selv betalte for ka-

belføring inde i B&W Hallerne. Efter at kontrakten var indgået, opstod der uenighed om, hvem

der kontraktligt skulle betale for kabelføringen og for merudgifter til flyvepunkter. DR mente,

at der var tale om kontraktlige ydelser, som Projektselskabet skulle levere, mens Projektsel-

skabet mente, at der var tale om krav fra DR, der lå ud over kontrakten. Parterne blev eni-

ge om at udskyde tvisten til efter, at ESC 2014 var afholdt. Den 31. juli 2014 indgik parter-

ne et forlig, hvor de blev enige om at dele udgiften ligeligt, og hver part fik derfor udgifter for

6,9 mio. kr.

46. Det fremgik omvendt klart af kontrakten, hvordan Projektselskabets leverance af strøm

skulle være. DR havde beregnet sit strømforbrug for lavt på det tidspunkt, hvor kontrakten

blev indgået, og da DR undervejs måtte ændre sit behov for strøm, var parterne enige om,

at DR selv skulle betale for at få udvidet leverancen.

Flyvepunkter

er motorer, der er

ophængt i loftskonstruktionen til

montering af den rig, som skal

bære lyd- og lysudstyr.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

Green Room

er et rum, der

fungerer som opholdsrum for

artisterne før og efter deres

optræden.

47. Projektselskabet udarbejdede i forbindelse med ansøgningen om ekstrabevillinger en re-

degørelse til Københavns Kommune, Region Hovedstaden og WOCO. Det fremgik af rede-

gørelsen, at DR på en række punkter havde udvist fleksibilitet og imødekommenhed i for-

hold til DR’s oprindelige krav om løsninger, fx i relation til Green Room og publikumstribuner.

Det fremgik videre af Projektselskabets regnskab, at DR bidrog med betalingen af flere stør-

re udgifter, fx til publikumstribuner (2 mio. kr.) og arealleje til REDA (4,2 mio. kr.). DR har op-

lyst, at de overtog en række af Projektselskabets leverancer i forhold til etablering og drift af

venue. Eksempler på leverancer, som DR delvist overtog, var at asfaltere og lappe huller i

adgangsveje for publikum, at vedligeholde akustikløsningen og at opføre en udendørs pa-

villon ved pressecentret.

Projektselskabet har oplyst, at flere af disse leverancer – efter selskabets opfattelse – ikke

var indeholdt i kontrakten.

DR har oplyst, at Projektselskabets forpligtelser i kontrakten alle var objektivt konstaterbare

og ultimativt kunne fastlægges ved syn og skøn, hvorfor der ikke var tale om, at leverancer-

ne ikke var klart beskrevet i kontrakten, eller at DR hævede ambitionsniveauet undervejs.

DR er derfor af den opfattelse, at Projektselskabets budgetoverskridelser hverken kan til-

skrives kontraktens formuleringer eller et ændret ambitionsniveau.

Projektselskabet har oplyst, at selskabet ikke er enig i DR’s tolkning, da hovedparten af usik-

kerhedspunkterne i kontrakten vedrørte omfanget af de konkrete leverancer. Kun hvis DR

efter kontrakten havde et juridisk krav på en konkret leverance, kunne det derefter fastslås

ved syn og skøn.

48. Rigsrevisionen har ikke modtaget dokumentation for, at DR har krævet leverancer, som

de ikke havde ret til i henhold til kontrakten. Projektselskabet burde i givet fald som en del af

selskabets kontraktstyring have rejst problemstillingen over for DR i lighed med tvistsagen

omkring flyvepunkter og kabelføring. Rigsrevisionen kan konstatere, at dette ikke er sket.

Det er samtidig Rigsrevisionens opfattelse, at det har haft negativ indflydelse på Projektsel-

skabets muligheder for at styre projektet og udgifterne, at flere leverancer ikke var klart de-

fineret i kontrakten.

Budget

49. Det fremgik af kontrakten, at Projektselskabet havde det fulde økonomiske ansvar for

egne opgaver uden beløbsmæssige begrænsninger, og at

”værtsby er indstillet på, at løs-

ning af de i aftalen beskrevne opgaver går forud for begrænsninger af beløbsposter i bud-

gettet”.

Der var fastsat en økonomisk ramme i det vejledende budget for værtsbyopgaver-

ne, men det fremgik samtidig klart, at kvaliteten af leverancerne gik forud for overholdelsen

af budgettet – dog med en række balancerende hensyn, herunder at der var tale om en mid-

lertidig venue. Værtsbyparterne vedtog ikke, hvordan en eventuel budgetoverskridelse af

det vejledende budget skulle finansieres.

50. Vores gennemgang af mailkorrespondance under kontraktforhandlingerne viser, at bud-

gettet i løbet af forhandlingsfasen blev udvidet fra ca. 25 mio. kr. til 38,3 mio. kr. på bag-

grund af WOCO’s arbejde med at kvalificere buddet. Beløbet på 38,3 mio. kr. er inklusiv

REDA’s udgifter til de 9 leverancer, som fremgik af sikringsaftalen, og er derfor højere end

Projektselskabets budget på 34,6 mio. kr. Alle værtsbyparter har oplyst, at de anså budget-

tet for realistisk med en indbygget risiko for mindre budgetoverskridelser i størrelsesorde-

nen 3-5 mio. kr. Hverken Københavns Kommune eller Region Hovedstaden havde indsi-

gelser mod budgettet.

Region Hovedstaden har oplyst, at regionen antager, at der blev taget kritisk stilling til bud-

gettet i forhandlingerne, og at dette var medvirkende til, at budgettet steg fra ca. 25 mio. kr.

til 38,3 mio. kr.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

Københavns Kommune har oplyst, at kommunen ikke havde ansvaret for budgettet og der-

for ikke har forholdt sig til det, da kommunen ikke havde nogle økonomiske risici undervejs i

projektet.

Vores gennemgang viser videre, at forløbet omkring budgetlægningen var præget af stort

tidspres som følge af den ufravigelige deadline for projektet, og flere af de konsulenter, som

WOCO og REDA benyttede, gjorde opmærksom på, at deres udgiftsestimater var forbundet

med stor usikkerhed. Både DR og værtsbyparterne var ved kontraktindgåelsen enige om, at

der var udfordringer og risici forbundet med at gøre B&W Hallerne klar til tv-produktion inden

for den korte tidsfrist, som kontraktforhandlingerne løb under.

51. Vores gennemgang af budgettet viser, at det på en række punkter var ufuldstændigt.

Budgettet indeholdt fx ikke udgifter til revision, myndighedsbehandling og reetablering af fa-

ciliteterne på Refshaleøen.

Det fremgik af budgettet, at det indeholdt en buffer til uforudsete udgifter på 3 mio. kr., der

svarer til Region Hovedstadens underskudsgaranti på 3 mio. kr. Vi har sammenholdt det in-

terne indtægtsbudget på aftaletidspunktet med udgiftsbudgettet og kan konstatere, at der

reelt ikke var plads til uforudsete udgifter.

Projektselskabet har oplyst, at det var selskabets opfattelse, at værtsbyparterne i tilfælde af

uforudsete udgifter skulle forholde sig hertil som følge af støtteerklæringerne fra Køben-

havns Kommune og Region Hovedstaden.

52. DR har oplyst, at de ikke har haft detaljeret indsigt i budgetgrundlaget i Projektselska-

bet. DR har videre oplyst, at de under forhandlingerne antog, at Københavns Kommune og

Region Hovedstaden – som 2 store bygherrer – måtte have de fornødne kompetencer til at

udarbejde et realistisk budget for at ombygge B&W Hallerne. DR gjorde både værtsbypar-

terne og sin egen ledelse opmærksom på, at DR fandt en række af posterne i budgettet un-

derestimerede, men at værtsbyen var indforstået med, at det lå i værtsbyens opgave at sør-

ge for, at opgaven blev løst uanset merudgifter ud over det forelagte budget. DR har oplyst,

at de blev betrygget fra værtsbyparterne i, at der var taget højde for, at budgettet var under-

estimeret.

Projektselskabet har oplyst, at det ikke var værtsbyparternes opfattelse, at budgettet var

underestimeret.

For så vidt angår DR’s oplysning om, at DR forudsatte, at Københavns Kommune og Re-

gion Hovedstaden som store bygherrer måtte have de fornødne kompetencer til at udar-

bejde et realistisk budget for ombygning af B&W Hallerne, har regionen oplyst, at bygher-

reopgaven organisatorisk hverken var forankret i kommunen eller i regionen.

Alle værtsbyparterne havde viden om, hvordan det oprindelige budget var udformet, da

dette var en del af kontrakten. Vi har i vores gennemgang af projektet ikke set eksempler

på, at Københavns Kommune og Region Hovedstaden har stillet kritiske spørgsmål til det

oprindelige budget.

Resultater

53. Undersøgelsen viser, at værtsby- og venue-kontrakten fastlagde en klar opgave- og

ansvarsfordeling mellem Projektselskabet og DR, da Projektselskabet var ansvarlig for

værtsby- og venue-opgaver, mens DR skulle forestå produktionen af 3 tv-shows.

Det lå med kontrakten klart, hvornår venue skulle afleveres. Flere leverancer var dog ikke

klart beskrevet i kontrakten, men skulle præciseres på et senere tidspunkt. Kontrakten in-

debar, at løsningen af opgaver gik forud for Projektselskabets overholdelse af budgettet,

der på denne vis blev anset som et vejledende budget.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

VÆRTSBYPARTERNES FORBEREDELSE AF VENUE

Forløbet omkring budgetlægningen var præget af et stort tidspres, og flere af de konsulenter,

som WOCO og REDA benyttede, gjorde opmærksom på, at deres udgiftsestimater var for-

bundet med stor usikkerhed. Både DR og værtsbyparterne var ved kontraktindgåelsen eni-

ge om, at der var usikkerheder og risici forbundet med at gøre B&W Hallerne klar til tv-pro-

duktion.

Forløbet omkring budgetoverskridelsen viste, at Projektselskabet og DR i en række tilfælde

ikke var enige om, hvordan kontraktens indhold skulle fortolkes. Projektselskabet har ikke i

tilstrækkeligt omfang rejst problemstillinger over for DR i de tilfælde, hvor Projektselskabet

har ment, at DR har krævet leverancer, der oversteg ambitionsniveauet i kontrakten, lige-

som Rigsrevisionen ikke har set dokumentation for, at DR skulle havde krævet leverancer,

som de ikke havde krav på efter kontrakten.

Det oprindelige budget, der blev udarbejdet under kontraktforhandlingerne, var ufuldstæn-

digt og ikke udarbejdet på et oplyst og veldokumenteret grundlag. Derudover var det ikke

alle leverancer, der var tilstrækkeligt specificeret i kontrakten, hvilket indebar en budget-

risiko, som ikke var afspejlet i budgettet, fx i form af en budgetreserve. Københavns Kom-

mune og Region Hovedstaden stillede ingen kritiske spørgsmål til budgettet. Værtsbypar-

terne besluttede ikke, hvordan en eventuel budgetoverskridelse af det vejledende budget

skulle finansieres, selv om der var høj økonomisk risiko forbundet med at etablere venue.

REDA påtog sig ved kontraktunderskrivelsen forpligtelsen til at etablere venue, hvis Pro-

jektselskabet ikke kunne løfte denne forpligtelse. REDA’s forpligtelse og økonomiske risici

blev dog væsentligt begrænset med sikringsaftalerne, der satte en øvre grænse for REDA’s

økonomiske forpligtelser i forhold til Projektselskabet.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

PROJEKTSELSKABETS STYRING AF ETABLERING OG DRIFT AF VENUE

3. Projektselskabets styring af etablering og

drift af venue

Rigsrevisionen finder, at det er en læringspointe, at det ved fremtidige risikofyldte pro-

jekter som ESC 2014 er afgørende, at projektstyringen sker på baggrund af opdateret

information om risiko, milepæle og økonomi. Samtidig bør disse informationer løben-

de tilgå bestyrelse og samarbejdsfora. Det er derfor centralt, at de offentlige tilskuds-

givere, der aktivt deltager i projektet, løbende anmoder om informationer om fremdrif-

ten og økonomien i projektet.

Projektselskabet havde ikke en effektiv styring af etablering og drift af venue, fordi sel-

skabets projekt- og økonomistyring var mangelfuld. Det var en medvirkende årsag til

budgetoverskridelsen. Projektselskabet havde svært ved at håndtere projektets om-

fang og mængden af uenigheder mellem DR og værtsbyparterne og internt mellem

værtsbyparterne.

Projektselskabet udarbejdede som led i projektstyringen overordnede planer, der kun

blev brugt i begyndelsen af projektet. Først i marts 2014 fik styregruppen adgang til

detaljerede planer. Opfølgningen på disse detaljerede planer viste, at der i mange til-

fælde var uenighed mellem Projektselskabet og DR om, hvad der skulle leveres, før

Projektselskabet havde løst sin opgave i forhold til etablering og drift af venue. Pro-

jektselskabet undervurderede generelt de risici, der var forbundet med at ombygge

venue.

Projektselskabet havde ikke et samlet overblik over økonomien undervejs. Budget-

opfølgningen var præget af et ufuldstændigt budget og en mangelfuld opfølgnings-

procedure. Derfor fik de øvrige værtsbyparter heller ikke forelagt informationer om den

reelle økonomiske situation før sent i forløbet, men de spurgte heller ikke tilstrække-

ligt ind til dette. Først i forbindelse med ekstrabevillingerne i februar 2014 efterspurgte

Københavns Kommune og Region Hovedstaden flere informationer om Projektsel-

skabets økonomi. Københavns Kommune og Region Hovedstaden havde ikke kend-

skab til, at ekstrabevillingerne var utilstrækkelige. Der var dog bl.a. i den redegørelse,

som blev forelagt Borgerrepræsentationen og regionsrådet, indikationer på, at der

kunne blive behov for ekstra midler.

Projektselskabet havde likviditetsmæssige udfordringer, fordi selskabet ved indgåel-

sen af første version af sikringsaftalen skulle deponere alle sine midler på depone-

ringskonti. Likviditetsudfordringerne blev yderligere skærpet, da der opstod uenighe-

der mellem Projektselskabet og REDA om udbetalingen af midlerne. Det betød, at

DR måtte låne Projektselskabet midler. Det betød derudover, at Projektselskabet ind-

gik en ny sikringsaftale med REDA, som stillede selskabet væsentligt ringere end den

første sikringsaftale. De indbyrdes aftaler mellem værtsbyparterne var dermed ikke

hensigtsmæssige i forhold til at sikre styring og fremdrift i projektet.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

PROJEKTSELSKABETS STYRING AF ETABLERING OG DRIFT AF VENUE

Slutfinansieringen indebar, at WOCO og Region Hovedstaden finansierede Projekt-

selskabets underskud. Københavns Kommune besluttede ved budgetforhandlinger-

ne for 2015 at hjemtage hovedstadens turistinformation fra WOCO, der dermed blev

aflastet for denne opgave.

Både Københavns Kommune og Region Hovedstaden har foretaget ændringer af de-

res procedurer for tilskudsforvaltning som følge af afviklingen af ESC 2014.

54. Dette kapitel handler om, hvorvidt Projektselskabet havde en effektiv styring af etable-

ring og drift af venue.

3.1. Projektstyring

55. Vi har undersøgt Projektselskabets projektstyring.

Det er en forudsætning for god projektstyring, at der udarbejdes en operationel plan opdelt

i faser og med milepæle, så fremdriften i projektet kan følges kontinuerligt med hensyn til

tid og leverancer, herunder om projektets mål indfris. At kunne følge projektets fremdrift på

denne måde er ligeledes afgørende for at have overblik over, om budgettet disponeres som

planlagt. Et løbende overblik over risici gennem brug af risikostyring er desuden afgørende

for at kunne imødegå eventuelle udfordringer med at overholde budgettet.

Milepæle for etablering af venue

56. Det fremgår af vores gennemgang af Projektselskabets tids- og handlingsplaner, at sel-

skabet udarbejdede milepæle for etablering og drift af venue. Milepælene fremgik bl.a. af

en masterplan, der indeholdt de helt overordnede tidsfrister for projektet.

Masterplanen blev udarbejdet af Projektselskabet og efterfølgende drøftet og justeret på

baggrund af dialog med DR.

57. Den første udgave af masterplanen blev udarbejdet den 7. oktober 2013. Masterplanen

indeholdt milepæle for leverancer fra både Projektselskabet og DR. Fx skulle DR den 1. no-

vember 2013 aflevere en endelig model for, hvordan tribunen skulle opbygges, inkl. præ-

cist antal pladser. Projektselskabet skulle den 1. marts 2014 aflevere B&W Hallerne til DR.

Milepælene var meget overordnede. Masterplanen definerede ikke, hvordan milepælene

var indbyrdes afhængige, fx hvilken betydning det havde for aflevering af venue til DR, hvis

DR ikke afleverede en endelig plan den 1. november 2013 for, hvordan tribunen skulle op-

bygges. Milepælene forholdt sig herudover udelukkende til tidspunkter og overordnede le-

verancer og var ikke koblet til kvaliteten af leverancerne eller økonomien.

Projektselskabet udarbejdede 5 udgaver af masterplanen. Den sidste udgave blev udarbej-

det den 13. december 2013. Vores gennemgang af referater fra koordinations-, styregrup-

pe- og præsidiemøder viser, at der på disse møder ikke skete en systematisk opfølgning

på, om milepælene i masterplanen blev indfriet.

58. Det fremgik af kontrakten, at der senest 4 uger efter, at kontrakten blev indgået den

1. september 2013, dvs. ultimo september 2013, skulle foreligge et udkast til en tids- og

handlingsplan, hvor hver enkelt værtsbyopgave var specificeret.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

PROJEKTSELSKABETS STYRING AF ETABLERING OG DRIFT AF VENUE

Tids- og handlingsplanen skulle tilgå styregruppen. Projektselskabet og DR har oplyst, at

tids- og handlingsplanen efter aftale blev erstattet af såkaldte sprintplaner. Sprintplanerne

var fysiske planer, der hang på væggen hos WOCO. De blev hver uge gennemgået på mø-

der i Projektselskabet, men blev ikke forelagt styregruppen. DR deltog i nogle af disse mø-

der.

På styregruppemøderne i december 2013 og januar 2014 efterlyste både DR og REDA pla-

ner, der var mere detaljerede end masterplanen. REDA udtrykte, at de var bekymrede for

status på tidsplanerne og økonomien og pointerede samtidig væsentligheden i at tage dis-

kussionerne om de udfordringer, som havde store økonomiske konsekvenser for Projekt-

selskabet, så tidligt som muligt.

Den første udgave af en detaljeret plan for etablering af venue (produktionsplan) blev først

udsendt den 7. februar 2014 til koordinationsledelsen. Styregruppen modtog først planen til

styregruppemødet den 19. marts 2014.

Projektselskabet har oplyst, at udarbejdelsen af produktionsplanen var afhængig af indmel-

dinger fra DR, bl.a. vedrørende behov i forhold til loftets bæreevne. Planen skulle have væ-

ret udarbejdet i november 2013, men blev først udarbejdet i februar 2014.

I perioden 7. februar 2014 - 21. april 2014 udarbejdede Projektselskabet 8 udgaver af pro-

duktionsplanen for etablering af venue. Det fremgik af denne plan, at antallet af opgaver,

der var i proces eller færdiggjort, steg. Det fremgik dog også, at enkelte leverancer var for-

sinket. Vores gennemgang af mailkorrespondance mellem Projektselskabet og DR samt

referater fra koordinations- og styregruppemøderne viser, at leverancer, der var markeret

som afsluttet i planen, ikke altid var godkendt af DR.

59. Vores gennemgang af mailkorrespondance mellem Projektselskabet og DR samt refe-

rater fra koordinations- og styregruppemøderne viser, at Projektselskabet og DR generelt

var uenige om, hvorvidt milepælene blev indfriet i forhold til leverancernes kvalitet.

Risikostyring

60. Der bør udarbejdes en risikovurdering, før et projekt igangsættes. Risikovurderingen

bør forelægges relevante fora så tidligt som muligt og opdateres løbende, så det er muligt

at håndtere risiciene.

61. Projektselskabets eneste risikovurdering for etablering af venue er dateret den 15. ok-

tober 2013. Den blev udarbejdet på et tidspunkt, hvor B&W Hallerne allerede var valgt som

venue for ESC 2014. Det begrænsede Projektselskabets handlemuligheder i forhold til ri-

sici, at projektet allerede var i gang. Fx lå det på dette tidspunkt fast, at de bærende søjler

skulle fjernes, uafhængigt af udgifterne hertil.

Vores gennemgang af risikovurderingen viser, at Projektselskabet var bekendt med flere

af de risici, der efterfølgende medvirkede til budgetoverskridelsen, fx nedtagningen af søj-

ler, tagkonstruktionen og opvarmning. Projektselskabet vurderede dog ikke sandsynlighe-

den for, at disse risici indtraf, særligt højt.

Vores gennemgang af referater fra styregruppemøderne viser, at værtsbyparterne allere-

de på styregruppemødet den 8. oktober 2013 havde kendskab til, at REDA’s oprindelige

beregninger af udgiften til at fjerne søjlerne var fejlbehæftede. Projektselskabet havde alt-

så på det tidspunkt, hvor risikovurderingen blev udarbejdet, kendskab til, at søjlerne ikke

kunne fjernes for den pris, som var forudsat i budgettet.

Projektselskabet har oplyst, at bestemte leverancer – fx søjlerne – ikke blev vurderet som

risikofyldte, da det ifølge første version af sikringsaftalen var REDA, der skulle finansiere

eventuelle budgetoverskridelser på disse leverancer.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

PROJEKTSELSKABETS STYRING AF ETABLERING OG DRIFT AF VENUE

Vores gennemgang viser, at REDA allerede på dette tidspunkt i oktober 2013 var utilfreds

med første version af sikringsaftalen og opsagde aftalen den 15. oktober 2013. Det endte

derfor med, at Projektselskabet alligevel betalte flere budgetoverskridelser vedrørende disse

leverancer.

Vores gennemgang af mødereferater viser, at risikovurderingen ikke blev opdateret løben-

de, ligesom den ikke blev forelagt bestyrelsen eller samarbejdsfora. Projektselskabet har op-

lyst, at risikovurderingen var til internt brug.

Resultater

62. Undersøgelsen viser, at Projektselskabet udarbejdede overordnede masterplaner, sprint-

planer og mere detaljerede produktionsplaner for etablering og drift af venue. Masterplaner-

ne blev ikke opdateret efter december 2013, og der blev ikke fulgt systematisk op på disse

i hverken koordinationsledelsen eller styregruppen. Detaljerede produktionsplaner blev ef-

terspurgt på styregruppemøder i december 2013 og januar 2014, men de forelå først me-

dio marts 2014. Milepælene i både masterplaner og produktionsplaner var relateret til tid og

overordnede leverancer, men milepælenes indbyrdes afhængighed var ikke beskrevet, li-

gesom kvaliteten af leverancerne ikke var nærmere defineret. Projektselskabet og DR var

ved flere leverancer uenige om, hvorvidt leverancerne var leveret, og om kvaliteten var som

aftalt.

Undersøgelsen viser videre, at Projektselskabet anvendte risikostyring i et meget begræn-

set omfang, og at selskabet kun udarbejdede en enkelt risikovurdering af etablering af ve-

nue. Det skete i midten af oktober 2013 efter projektstart. Generelt blev risikoen undervur-

deret på de punkter, der senere viste sig at have store konsekvenser for den økonomiske

styring af projektet. Risikovurderingen var kun til internt brug og blev ikke forelagt koordina-

tionsledelsen eller styregruppen, som dermed ikke havde mulighed for at drøfte og hånd-

tere risiciene.

3.2. Økonomistyring

63. Vi har undersøgt Projektselskabets opfølgning på økonomien.

Det er vigtigt, at der kontinuerligt er overblik over, at budgettet overholdes, og at eventuelle

afvigelser rapporteres rettidigt til relevante ledelsesfora, så disse fora kan tage stilling til

det videre forløb.

Budgetopfølgning

64. Vores gennemgang af Projektselskabets budgetopfølgninger viser, at det samlede bud-

get for værtsby- og venue-opgaverne blev udvidet med poster til bl.a. huslejekompensa-

tion, revision og advokat efter kontraktindgåelsen.

Det særskilte budget for etablering og drift af venue blev i hele projektperioden udvidet med

nye poster. Udgifterne til etablering, drift og nedpakning af venue var dog budgetteret på et

så overordnet niveau, at det ikke var muligt at følge op på, om fremdriften i projektet stod

mål med de afholdte udgifter.

65. Det fremgik af Projektselskabets redegørelse til Region Hovedstaden, at selskabet hav-

de ansvaret for at følge fremdriften i opgaverne, følge op på budgetterne og koordinere

med øvrige parter. Det fremgik videre, at der blev afholdt ugentlige møder mellem direktø-

ren og de projektledere, som var ansvarlige for et aktivitetsområde. På møderne blev sta-

tus for indtægter og udgifter på hvert aktivitetsområde gennemgået og opdateret. Det frem-

gik desuden af redegørelsen, at der i januar 2014 blev nedsat en budgetprognosegruppe.

Vi har modtaget en række budgetprognoser, men vi har ikke modtaget referater eller andet

skriftligt materiale, der belyser indholdet af møderne i budgetprognosegruppen.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

PROJEKTSELSKABETS STYRING AF ETABLERING OG DRIFT AF VENUE

Figur 3 viser udviklingen i det forventede resultat i perioden september 2013 - juli 2014. Fi-

guren er udarbejdet på baggrund af en gennemgang af Projektselskabets budgetopfølgnin-

ger og selskabets redegørelser i forbindelse med ansøgning til Københavns Kommune og

Region Hovedstaden om ekstrabevilling.

Figur 3. Udviklingen i Projektselskabets forventede resultat i perioden september 2013 - juli 2014

(Mio. kr.)

-10

-20

-30

-40

-50

-60

-70

ESC 2014

Ekstrabevilling fra Køben-

havns Kommune, Region

Hovedstaden og WOCO

Note: Det forventede resultat i januar 2014 er i figuren angivet til at være 8 mio. kr. lavere, end det

fremgår af Projektselskabets budgetopfølgninger. Det skyldes, at Projektselskabet først ind-

regnede merudgiften til søjlerne i midten af marts 2014, hvor ekstrabevillingen blev givet. Det

fremgår dog af redegørelsen af 23. januar 2014, som Projektselskabet sendte til Københavns

Kommune og Region Hovedstaden, at selskabet forventede en merudgift på 8 mio. kr. til at

fjerne søjlerne.

Kilde: Projektselskabets budgetopfølgninger og redegørelse af 23. januar 2014.

Det fremgår af figur 3, at Projektselskabets forventede resultat i oktober 2013 var 0 kr., mens

det i juni 2014 var ca. ÷60 mio. kr. Det forventede negative resultat voksede særligt kraftigt

fra slutningen af marts 2014 og frem til juni 2014, dvs. at Projektselskabet den 31. marts

2014 – 1�½ måned før, ESC 2014 blev afholdt – ikke havde overblik over udgifterne til pro-

jektet. Selv efter ESC-finalen den 10. maj 2014 steg det forventede underskud markant fra

ca. 35 mio. kr. til 57,9 mio. kr. ved udgangen af juli 2014.

66. Vores gennemgang af referater fra bestyrelsesmøderne i Projektselskabet viser, at øko-

nomi var et fast punkt på møderne. På møderne gennemgik Projektselskabets økonomidi-

rektør regnskab og budgetprognose, ligesom det forventede resultat, fordyrelser og bespa-

relser blev afrapporteret og drøftet. Vores gennemgang viser videre, at drøftelserne i besty-

relsen bar præg af, at omfanget af Projektselskabets forventede negative resultat først blev

afdækket fra slutningen af marts 2014 og frem. Bestyrelsens behandling af budgetopfølg-

ningerne var dermed ikke baseret på opdaterede oplysninger, der afspejlede den faktiske

økonomiske situation, som Projektselskabet befandt sig i.

Region Hovedstaden har oplyst, at regionens repræsentant i starten af januar 2014 bad Pro-

jektselskabet om en budgetprognose.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

PROJEKTSELSKABETS STYRING AF ETABLERING OG DRIFT AF VENUE

67. Alle projektmedarbejdere fik i efteråret 2013 udleveret et informationsnotat om økono-

mi og regnskab. Informationsnotatet indeholdt bl.a. krav til oplysninger på leverandørfaktu-

raer, tidsregistrering, krav om at indhente tilbud, udbudsregler, krav til aftaleindgåelser og

krav om at rapportere budgetændringer til økonomifunktionen. Projektselskabet har desuden

oplyst, at selskabet i efteråret 2013 holdt et møde for projektets medarbejdere om udbuds-

regler.

Det fremgik af Projektselskabets redegørelse til Region Hovedstaden, at selskabet i flere til-

fælde ikke gennemførte udbud og ikke indgik aftaler med en fast pris. Det fremgik videre, at

de manglende udbud dels skyldtes tidspresset, dels at opgaven omkring venue udviklede

sig kontinuerligt, og at opgaverne derfor var svære at afgrænse med henblik på at indhente

fastpristilbud.

Projektselskabet har oplyst, at opgaven med at tilpasse B&W Hallerne blev langt mere om-

fattende end ventet. Det medførte, at en i forvejen presset tidsplan skulle forceres yderlige-

re. På en lang række områder i specielt den sidste fase af projektet skulle Projektselskabet

finde øjeblikkelige løsninger på adskillige problemstillinger. Derfor blev den interne kommu-

nikation og rapportering til Projektselskabets økonomifunktion – om indgåede aftaler og kon-

trakter samt aktuelle og kommende udgifter – nedprioriteret.

Ekstrabevillinger

68. Vi har undersøgt, om der var indikationer på, at ekstrabevillingerne var utilstrækkelige

på det tidspunkt, hvor Projektselskabet anmodede Københavns Kommune og Region Ho-

vedstaden om disse.

69. Ekstrabevillingerne skulle dække udgifter til at fjerne 3 søjler i B&W Hallerne. Kontrak-

ten indeholdt et krav om at fjerne 3 bærende søjler mellem de 2 haller, og derfor skulle der

opsættes en midlertidig støttende konstruktion. REDA påtog sig opgaven med at fjerne søj-

lerne og udarbejdede sammen med sin rådgivende ingeniør et estimat på udgifterne. Esti-

matet blev udarbejdet under stort tidspres i forhandlingsfasen, idet ingeniørfirmaet ifølge

REDA havde 24 timer til at udarbejde et budgetestimat. Prisen blev estimeret til 2 mio. kr.

De bærende søjler i B&W Hallerne.

Foto: DR/Bjarne Bergius Hansen

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

PROJEKTSELSKABETS STYRING AF ETABLERING OG DRIFT AF VENUE

REDA har oplyst, at det – kort efter, at kontrakten var indgået – stod klart, at den midlertidi-

ge konstruktion skulle være langt kraftigere end hidtil antaget. Estimatet på prisen steg der-

for til 4,7 mio. kr. Undervejs i forløbet opstod der uenighed med DR om forudsætningen for

vægtbelastningen. Uenigheden kulminerede i januar 2014, hvor problemstillingen blev be-

handlet i koordinationsledelsen og i styregruppen. Hvis vægtbelastningen skulle ændres, ville

prisen for at fjerne søjlerne stige til 7-8 mio. kr., hvilket i henhold til første version af sikrings-

aftalen skulle betales af REDA. REDA var dog ikke indstillet på at øge sit bidrag til projektet.

70. På styregruppemødet den 8. januar 2014 blev de større udgifter til søjler og tagkonstruk-

tion drøftet. Vores gennemgang af referatet viser, at Region Hovedstadens repræsentant i

den forbindelse spurgte, om der kunne forventes flere økonomiske udfordringer fremover.

Projektselskabet svarede, at tidspresset medførte, at leverancerne mellem Projektselskabet

og DR skulle afklares undervejs i projektet, og at der også i fremtiden kunne opstå uover-

ensstemmelser. Repræsentanter fra Københavns Kommune og Region Hovedstaden var

dermed orienteret om, at der kunne opstå behov for yderligere finansiering. Projektselska-

bet udarbejdede på baggrund af drøftelserne i styregruppen en skriftlig redegørelse til Kø-

benhavns Kommune og Region Hovedstaden, hvori selskabet anmodede om en ekstrabe-

villing til projektet.

Redegørelsen blev forelagt Borgerrepræsentationen og regionsrådet i forbindelse med Pro-

jektselskabets anmodning om en ekstrabevilling. Det fremgik af redegørelsen, at det på

grund af projektets karakter ikke kunne garanteres, at der ikke ville opstå yderligere uforud-

sete udgifter, hvorfor Projektselskabet anmodede om en buffer på min. 5 mio. kr.

Det er Rigsrevisionens opfattelse, at der var indikationer på, at ekstrabevillingerne ikke ville

være tilstrækkelige, da størrelsen på bufferen var angivet som et minimumsbeløb.

Københavns Kommune, Region Hovedstaden og WOCO tiltrådte i februar 2014 en ekstra-

bevilling til Projektselskabet på 7,9 mio. kr. til at fjerne søjlerne. De bevilgede samtidig en

buffer på 5 mio. kr. til at etablere venue. Disse udgifter på 12,9 mio. kr. blev delt ligeligt mel-

lem de 3 parter, som hver især bidrog med 4,3 mio. kr.

Københavns Kommune bevilgede derudover et ekstra tilskud på 4,4 mio. kr. til at dække

Projektselskabets udgifter til myndighedsbehandling i Københavns Kommunes Miljø- og

Teknikforvaltning. Udgifterne knyttede sig bl.a. til godkendelse af opsætning af telte på

eventområdet og til byggesagsbehandling af ændringerne i B&W Hallerne.

Københavns Kommune, Region Hovedstaden og WOCO bevilgede samlet 17,3 mio. kr.

ekstra i februar 2014.

71. Det fremgik af Projektselskabets budgetopfølgninger, at på det tidspunkt, hvor ekstra-

bevillingerne blev bevilget, var det oprindelige budget ikke fuldstændigt. Fx indeholdt bud-

gettet ikke udgifter til huslejekompensation, advokat og revision. Disse budgetposter blev

indarbejdet i budgettet i januar 2014, men med den forudsætning, at udgifterne skulle dæk-

kes ved at spare på andre områder. Det viste sig senere i processen ikke at være muligt.

72. Projektselskabets budgetopfølgning viste ikke et forventet negativt resultat i februar

2014. Københavns Kommune, Region Hovedstaden og WOCO havde på det tidspunkt,

hvor Projektselskabet anmodede om ekstrabevillingerne, ikke kendskab til, at de ville være

utilstrækkelige.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

PROJEKTSELSKABETS STYRING AF ETABLERING OG DRIFT AF VENUE

Likviditetsstyring

73. Projektselskabet havde i hele projektperioden likviditetsmæssige udfordringer. Projekt-

selskabets oprindelige likviditet bestod af bidrag fra Københavns Kommune, Region Hoved-

staden og WOCO, som i efteråret 2013 samlet indskød 25,7 mio. kr. i selskabet. Projektsel-

skabet skulle imidlertid indsætte 26,5 mio. kr. på deponeringskonti i midten af oktober 2013

i henhold til sikringsaftalen med REDA. Allerede i oktober 2013 måtte Projektselskabet der-

for låne midler af WOCO.

Projektselskabet begyndte først at udarbejde egentlige likviditetsbudgetter ved årsskiftet

2013/14.

74. Vores gennemgang viser, at Projektselskabet og REDA blev uenige om adgangen til de-

poneringskontiene. REDA opsagde derfor første version af sikringsaftalen i oktober 2013,

hvorefter der pågik en lang periode med forhandling om en ny aftale. I det forløb fastholdt

REDA Projektselskabets midler på deponeringskontiene.

Uenighederne om frigivelsen af midlerne skyldtes flere forhold – dels uenighed om indholdet

af anden version af sikringsaftalen, som først faldt på plads den 26. marts 2014, dels at Pro-

jektselskabet og REDA var uenige om, hvilken dokumentation for afholdte udgifter Projekt-

selskabet skulle levere til REDA, før midlerne kunne frigives. Endelig var REDA uvillig til at

frigive midlerne, fordi DR påberåbte sig muligheden for at aktivere garantiaftalen fra REDA

frem til den 31. juli 2014, hvor der blev indgået forlig om flyvepunkter og kabelføring. REDA

ville ikke frigive de deponerede midler, før de var sikre på, at de var løst af garantien. DR vil-

le samtidig ikke løse REDA fra garantien, før DR var sikker på, at Projektselskabet kunne

betale for færdiggørelsen af venue, herunder de udgifter, der blev resultatet af forliget den

31. juli 2014.

mellemfinansiering

er en

midlertidig aftale om finansie-

ring, fx i tilfælde, hvor der hur-

tigt skal kunne betales for ydel-

ser fra en leverandør, og der

derfor ikke er tid til at aftale den

endelige finansieringsmodel

med en bank e.l.

Projektselskabets likviditetsudfordringer medførte, at selskabet flere gange blev mellemfinan-

sieret af både DR og WOCO. Mellemfinansieringsaftalen med DR indebar, at Projektselska-

bet fik renteudgifter på 1,3 mio. kr. Projektselskabet har oplyst, at likviditetsproblemerne be-

sværliggjorde processen for at betale fakturaer og samarbejdet med leverandører, hvilket

øgede tidspresset yderligere og stillede selskabet dårligere i forhold til at forhandle priser.

DR og Projektselskabet indgår aftale om mellemfinansiering

75. Projektselskabets likviditetsproblemer kulminerede den 21. april 2014, hvor Projektsel-

skabet henvendte sig til DR for at få DR til at overtage nogle af selskabets udgifter, da der

var risiko for, at selskabet ellers gik i betalingsstandsning.

DR var ikke indstillet på at overtage Projektselskabets udgifter. DR tilbød i stedet en mel-

lemfinansieringsaftale på 12,8 mio. kr. til en række specificerede udgiftstyper, fx rengøring,

diesel og brandkonsulent. Projektselskabet indvilgede i at gå videre med dette løsningsfor-

slag. Aftalen om mellemfinansiering, som Projektselskabet indgik med DR, indeholdt des-

uden en mulighed for at forhøje beløbet med 5 mio. kr. efter nærmere aftale mellem parter-

ne. Allerede den 30. april 2014 henvendte Projektselskabet sig til DR igen, da selskabet hav-

de behov for yderligere 19,3 mio. kr. i mellemfinansiering, bl.a. med baggrund i det likvidi-

tetsbehov, Projektselskabet fik som konsekvens af uenigheden med REDA om frigivelsen

af de deponerede midler. DR imødekom ønsket om yderligere mellemfinansiering og stille-

de en samlet trækningsret på 32,1 mio. kr. til rådighed for Projektselskabet. Den endelige

mellemfinansiering endte på 27 mio. kr.

76. Mellemfinansieringsaftalerne blev udmøntet i allonger til kontrakten mellem Projektsel-

skabet og DR, som beskrev en procedure for at betale fakturaer, herunder for nødvendig

dokumentation. I praksis havde Projektselskabet vanskeligt ved at opfylde denne del af kon-

trakten med DR, da selskabet i flere tilfælde ikke leverede den aftalte dokumentation. Vores

gennemgang af mailkorrespondance mellem Projektselskabet og DR viser, at DR i flere til-

fælde forgæves forsøgte at indhente dokumentation og stillede spørgsmål til fakturaernes

indhold.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

PROJEKTSELSKABETS STYRING AF ETABLERING OG DRIFT AF VENUE

Projektselskabets revisor har i forbindelse med revisionen af det regnskab, som blev offent-

liggjort sammen med selskabets redegørelse til Region Hovedstaden den 31. juli 2014, kon-

stateret, at bilag er godkendt efter de godkendelsesprocedurer, der gælder i WOCO, hvor

2 medarbejdere uafhængigt af hinanden skal godkende fakturaer, men at

”ikke alle disposi-

tioner er foretaget i henhold til indførte forretningsgange, herunder krav til indhentelse af til-

bud, og at der for visse afholdte omkostninger ikke foreligger underliggende aftalegrundlag,

hvilket har vanskeliggjort sikring af et tilstrækkeligt transaktions- og revisionsspor. Ledelsen

er bekendt med ovenstående, hvilket medfører en øget risiko for, at tilsigtede og utilsigtede

fejl, mangler eller uregelmæssigheder kan opstå og forblive uopdagede”.

Projektselskabet har oplyst, at uenigheder, der opstod internt mellem værtsbyparterne og

mellem Projektselskabet og DR, og det forcerede tidspres, der knyttede sig til den konkrete

gennemførelse af projektets mange enkeltopgaver, gjorde, at Projektselskabet ikke havde

det fornødne overblik til at varetage det daglige ledelsesarbejde, herunder budget- og risiko-

styring.

Vores gennemgang af mødereferater i Projektselskabets bestyrelse og i samarbejdsfora vi-

ser, at uenighederne om deponerede midler, finansiering, leverancernes omfang og indhold

samt likviditetsproblemer var de emner, der krævede størstedelen af mødetiden.

77. Det fremgik af Projektselskabets redegørelse til Region Hovedstaden, at selskabet fik

likviditetsproblemer igen i juni 2014, og at WOCO bevilgede en mellemfinansiering på 16,7

mio. kr. for at sikre Projektselskabet, frem til selskabets aktiviteter var afsluttet.

Projektselskabets budgetoverskridelse

78. Tabel 6 viser Projektselskabets oprindelige budget fordelt på overordnede poster, hvil-

ke udgifter Projektselskabet havde, og hvordan budgetoverskridelsen fordelte sig.

Tabel 6. Oprindeligt budget, udgifter og budgetoverskridelse ved ESC 2014

(Mio. kr.)

Budget

Etablering af venue

Drift af venue

Sikkerhed

Kapacitet

Andet

I alt

Udgifter

66,2

16,2

8,9

4,0

16,7

112,0

Ekstra-

bevillinger

12,3

5,0

17,3

Diverse

indtægter

3,7

÷1,5

2,2

Budget-

overskridelse

34,3

15,0

7,6

4,0

2,0

÷5,0

57,9

15,9

1,2

1,3

16,2

34,6

Budgetbuffer til venue

Opgørelsen af budgetoverskridelsen tager udgangspunkt i det reviderede perioderegnskab fra juli 2014. Nogle af de forelø-

bige regnskabsposter har efterfølgende ændret sig, så budgetoverskridelsen nu forventes at blive på 57 mio. kr. Projektsel-

skabet har stadig enkelte udeståender i forhold til leverandører, og regnskabet er derfor ikke endeligt afsluttet.

Posten omfatter salget af forbedringer til REDA, som beløber sig til 4,2 mio. kr., diverse mindreindtægter og underskud på

VIP-catering.

Posten omfatter udgifter til advokat, revision og finansielle omkostninger.

Posten omfatter alle Projektselskabets øvrige aktiviteter, fx aktiviteter i byrummet.

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra Projektselskabet.

Det fremgår af tabel 6, at det oprindelige budget var på 34,6 mio. kr., men at Projektselska-

bet havde udgifter for 112 mio. kr. Dette gav en samlet budgetoverskridelse på 57,9 mio. kr.

fordelt på etablering af venue, drift af venue, sikkerhed, kapacitet og andet.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

PROJEKTSELSKABETS STYRING AF ETABLERING OG DRIFT AF VENUE

Udgifterne til etablering af venue var budgetteret til 15,9 mio. kr., men endte med at udgøre

66,2 mio. kr. Den endelige budgetoverskridelse forbundet med etableringen var på 34,3 mio.

kr. efter modregning af ekstrabevillinger og indtægter.

Udgifterne til drift af venue var oprindeligt budgetteret til 1,2 mio. kr., men endte med at ud-

gøre 16,2 mio. kr. Driftsudgifterne udgjorde dermed en budgetoverskridelse på 15 mio. kr.

Udgifterne til sikkerhed var budgetteret til 1,3 mio. kr., men endte med at udgøre 8,9 mio. kr.,

og budgetoverskridelsen udgjorde dermed 7,6 mio. kr.

Kapacitetsomkostningerne, der bl.a. omfatter udgifter til advokat og revisor, endte med at ud-

gøre 4 mio. kr. og fremgik ikke af det oprindelige budget.

Mange af posterne med de største budgetoverskridelser var underbudgetterede eller slet ik-

ke indeholdt i det oprindelige budget. Det gjaldt fx driftsudgifter til varme, ventilation, strøm

og rengøring.

Vores gennemgang af budgettet og regnskabet viser, at andre forhold end nedtagning af de

bærende søjler og etablering af teltby havde stor betydning for budgetoverskridelserne på

etablering og drift af venue. Bl.a. kom der et større behov for at opvarme end for at afkøle

B&W Hallerne, og der blev derfor installeret et recirkulationssystem og et større antal varme-

fyr. Parterne kalkulerede i første omgang med afkøling af B&W Hallerne i stedet for opvarm-

ning på baggrund af erfaringer fra afvikling af ESC 2013 i Malmø. Desuden var der ikke bud-

getteret med udgifter til at opvarme teltbyen. I det oprindelige budget var der budgetteret

med 0,9 mio. kr. til ventilation, og REDA skulle finansiere 0,5 mio. kr. af dette beløb ved at

etablere naturlig ventilation via riste i tag og facader.

Projektselskabets udgifter til varme og ventilation var altså budgetteret til 0,4 mio. kr., men

endte med at udgøre 10 mio. kr. Budgetoverskridelsen blev dermed på 9,6 mio. kr. Det frem-

gik af kontrakten, at venue og sidefaciliteter skulle opvarmes til 20-25° i perioden 1. marts -

14. maj 2014. Der var således tale om en leverance, som var klart defineret i kontrakten.

Vores gennemgang af kontrakten viser, at Projektselskabet skulle levere generel rengøring

af venue i perioden 1. marts - 14. maj 2014. Budgettet indeholdt dog ikke en særskilt post til

rengøring. Projektselskabet har oplyst, at udgifterne til rengøring var indeholdt i en af de øv-

rige budgetposter. Projektselskabet har derudover oplyst, at opgaven oprindeligt blev plan-

lagt løst ved brug af frivillige. Dertil kom, at rengøringsbehovet steg, fordi DR på grund af

forsinkelser måtte begynde at forberede tv-produktionen, inden ombygningen af hallerne

var færdiggjort. Udgifterne til rengøring endte med at udgøre 2,9 mio. kr.

Det har dog ikke været muligt for Rigsrevisionen at få dokumentation for budgetforudsæt-

ningerne for rengøring.

Det har desuden ikke været muligt for Rigsrevisionen at få dokumentation for budgetforud-

sætningerne for sikkerhed. Projektselskabet har oplyst, at budgettet blev udarbejdet på bag-

grund af erfaringer fra andre kultur- og sportsbegivenheder, fx Roskilde Festival, hvor frivil-

lige løser langt de fleste sikkerhedsopgaver. Budgettet for sikkerhed byggede på et ”best-

case-scenarie”, og ifølge eksterne rådgivere var det muligt at løfte opgaven med det bud-

get, men det kunne også blive op mod 2-3 mio. kr. dyrere. Rigsrevisionen kan konstatere,

at der kun var budgetteret med 1,3 mio. kr. på trods af denne rådgivning.

En del af budgetoverskridelsen kan henføres til underbudgettering og fejlskøn i budgette-

ringsfasen, fx i forhold til varme, sikkerhed og kapacitetsomkostninger. En del af budget-

overskridelsen kan henføres til, at alle forhold i kontrakten ikke kunne specificeres tilstræk-

keligt på underskrivelsestidspunktet, fx udgifterne til teltbyen. Projektselskabet påtog sig

ved kontraktunderskrivelsen udgifter til disse leverancer uden budgetmæssig begræns-

ning – dog med en række balancerende hensyn, herunder at der var tale om en midlerti-

dig venue.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

PROJEKTSELSKABETS STYRING AF ETABLERING OG DRIFT AF VENUE

Frivillige og overenskomstkrav vedrørende underleverandører

79. Projektselskabet planlagde i lighed med andre store begivenheder i vid udstrækning at

anvende frivillig arbejdskraft til driftsbaserede opgaver som sikkerhed, transport og rengø-

ring. Projektselskabet har oplyst, at selskabet oplevede modstand fra fagforeninger, der for-

ventede, at virksomheder, som var engageret i ESC 2014, havde overenskomstansatte med-

arbejdere, og at frivillige ikke burde varetage opgaver i relation til sikkerhed, rengøring, gar-

derobe, catering, barpersonale og transport.

Projektselskabet har oplyst, at fagforeninger varslede sympatiaktioner og blokader, hvis det-

te overenskomstkrav ikke blev opfyldt. Hverken Københavns Kommune, Region Hovedsta-

den eller DR ønskede en konflikt med fagforeningerne. Det medførte, at Projektselskabet

kunne anvende langt færre frivillige end forventet, og at de underleverandører, som Projekt-

selskabet allerede havde indgået aftale med, tegnede overenskomst og henførte de udgif-

ter, der var forbundet med dette, til Projektselskabet.

Projektselskabet har ikke opgjort, hvad den begrænsede brug af frivillige og krav om over-

enskomst hos underleverandører har påført selskabet af ekstraudgifter.

Forsøg på at skabe merindtægter

80. Projektselskabet forsøgte undervejs at generere merindtægter for at opveje det stigen-

de udgiftspres. Projektselskabet forsøgte fx at lancere en VIP-pakke med en billet og et VIP-

arrangement. Projektselskabet har oplyst, at salget af disse pakker svigtede på grund af krav

fra DR, som selskabet fandt urimelige. Projektselskabet forventede at tjene ca. 1,5 mio. kr.

på VIP-pakken, men endte i stedet med et tab på 1,5 mio. kr.

DR har oplyst, at Projektselskabets salg af VIP-billetter ikke var omfattet af kontrakten og

derfor skulle godkendes af EBU. EBU har distribution af gruppebilletter som en del af sit

kommercielle koncept, og salg af VIP-billetter mv. kan derfor ikke iværksættes uden forud-

gående godkendelse af EBU. EBU ønskede i første omgang derfor ikke, at Projektselska-

bet skulle udgøre en konkurrerende part i billetsalget. EBU godkendte i december 2013, at

Projektselskabet kunne sælge mindre billetpakker, hvilket ifølge DR var en udvidelse af mu-

lighederne for merindtægt i forhold til det, der var beskrevet i kontrakten.

Slutfinansiering

81. Slutfinansieringen af Projektselskabets underskud blev behandlet på et præsidiemøde

den 27. juni 2014, hvor værtsbyparterne drøftede mulige modeller for slutfinansieringen af

projektet.

Vores gennemgang af sagsmateriale fra Region Hovedstaden viser, at regionen i juni 2014

oplyste WOCO om, at regionen ikke anså det for en mulighed, at Projektselskabet gik kon-

kurs. Region Hovedstaden bad derfor WOCO om at indestå for Projektselskabets under-

skud af hensyn til de leverandører, der ikke havde fået deres betaling. Som en del af slutfi-

nansieringen indvilgede WOCO i at finansiere 12 mio. kr. af underskuddet, hvilket gav et fi-

nansieringsbehov på 46 mio. kr. På regionsrådsmødet den 19. august 2014 tildelte regions-

rådet WOCO et engangstilskud på 46 mio. kr. mod at reducere regionens årlige tilskud til

WOCO tilsvarende over de følgende 7 år. Reduktionen svarer til en bevillingsreduktion på

6,6 mio. kr. årligt, og WOCO skal derfor redefinere sine opgaver i de kommende 7 år.

Københavns Kommune har som en del af budgetaftalen for 2015 overtaget driften af hoved-

stadens turistinformation fra WOCO. WOCO’s udgifter til turistinformationen var på 3,2 mio.

kr. årligt.

Københavns Kommune har oplyst, at overtagelsen af driften af hovedstadens turistinforma-

tion ikke indgik i slutfinansieringsaftalen. Region Hovedstaden og WOCO har oplyst, at over-

dragelsen af turistinformationen var en del af slutfinansieringsaftalen mellem parterne, da

den delvist kompenserede WOCO’s bevillingsreduktion.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

PROJEKTSELSKABETS STYRING AF ETABLERING OG DRIFT AF VENUE

Rigsrevisionen kan konstatere, at Københavns Kommune på den ene side og Region Hoved-

staden og WOCO på den anden side ikke er enige om, hvorvidt overdragelsen af turistinfor-

mationen indgik i slutfinansieringsaftalen.

Både Københavns Kommune og Region Hovedstaden har foretaget ændringer af deres pro-

cedurer for tilskudsforvaltning som følge af afviklingen af ESC 2014. Ændringerne indebæ-

rer bl.a., at der stilles større krav til kvaliteten af budgettet og budgetforudsætningerne ved

projektstart.

Resultater

82. Undersøgelsen viser, at Projektselskabets budgetopfølgninger tog udgangspunkt i det

oprindelige budget fra kontraktforhandlingerne. Projektselskabets budgetopfølgninger var

på et så overordnet niveau, at det var umuligt at vurdere, om fremdriften i projektet stod mål

med det økonomiske forbrug. Budgetopfølgningerne blev heller ikke opdateret rettidigt. Tids-

pres og andre udfordringer for Projektselskabet betød, at der ikke var det fornødne overblik

til opdatering af budgetprognoserne. Det betød bl.a., at Projektselskabet ikke havde overblik

over økonomien og udgifterne til venue, hvor underskuddet blev ved med at stige frem til juni

2014.

Københavns Kommune og Region Hovedstaden havde ikke en kritisk tilgang til de økono-

miske oplysninger, som de modtog fra Projektselskabet.

Projektselskabets forretningsgange og interne kontroller var utilstrækkelige. Det betød, at

der ikke i alle tilfælde blev indhentet tilbud og gennemført udbud. Derudover kunne Projekt-

selskabet ikke i alle tilfælde levere den fornødne dokumentation i form af det underliggen-

de aftalegrundlag for afholdte udgifter til hverken DR eller Projektselskabets egen revisor.

Projektselskabet fik tilført 12,3 mio. kr. i ekstrabevillinger i februar 2014 til at dække udgif-

ter til at fjerne søjler og til myndighedsbehandling. Derudover fik selskabet en buffer på

5 mio. kr.

Projektselskabets likviditetsstyring var mangelfuld, og selskabet havde gennem hele pro-

jektet likviditetsmæssige udfordringer. Disse blev yderligere udfordret af uenighed med

REDA om adgang til midler på deponeringskonti. Uenigheden og det stigende budgetun-

derskud medførte, at Projektselskabet ultimo april 2014 indgik en mellemfinansieringsaf-

tale med DR, der samlet beløb sig til 27 mio. kr. med store renteudgifter til følge.

Sikringsaftalen – særligt anden version fra marts 2014 – underminerede i praksis den ga-

ranti, som REDA stillede over for DR, og fremdriften i projektet. Garantiaftalen mellem DR

og REDA blev fra DR’s side indgået for at placere det økonomiske ansvar hos REDA, hvis

Projektselskabet ikke var i stand til at løfte sine kontraktuelle forpligtelser.

REDA’s garanti over for DR var formelt set stadig gældende, men det blev reelt uklart, hvem

der efter indgåelsen af sikringsaftalerne bar det endelige økonomiske ansvar for etablering

af venue. Det skyldtes, at REDA skulle kompenseres af Projektselskabet, hvis garantien

blev aktiveret, hvilket Projektselskabet ikke havde midler til. REDA forsøgte derfor også at

undgå, at garantien blev aktiveret ved at kræve Projektselskabets midler deponeret på kon-

ti, som REDA havde kontrol over. Projektselskabet havde dermed ikke adgang til de mid-

ler, der skulle bruges til fx at betale regninger, og selskabet brugte mange ledelsesmæs-

sige resurser på at imødegå denne udfordring. Det samlede aftalegrundlag, herunder sær-

ligt mellem værtsbyparterne, fremstod derfor efter Rigsrevisionens opfattelse som unødigt

komplekst og uigennemsigtigt, og det fordrede ikke fremdriften i projektet.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

PROJEKTSELSKABETS STYRING AF ETABLERING OG DRIFT AF VENUE

Projektselskabet havde udgifter for 112 mio. kr. Dette gav en samlet budgetoverskridelse

på 57,9 mio. kr. fordelt på etablering af venue, drift af venue, sikkerhed, kapacitet og andet.

Mange af de poster, der kom til at udgøre de største budgetoverskridelser, var underbud-

getterede eller slet ikke indeholdt i det oprindelige budget.

Det fremgår af modellen for slutfinansiering af budgetoverskridelsen, at WOCO og Region

Hovedstaden dækkede hele underskuddet. Københavns Kommune besluttede ved budget-

forhandlingerne for 2015 at hjemtage hovedstadens turistinformation fra WOCO, der der-

med blev aflastet for denne opgave.

Både Københavns Kommune og Region Hovedstaden har foretaget ændringer af deres

procedurer for tilskudsforvaltning som følge af afviklingen af ESC 2014.

Rigsrevisionen, den 2. juni 2015

Lone Strøm

/Claus Vejlø Thomsen

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

STATSREVISORERNES ANMODNING

Bilag 1. Statsrevisorernes anmodning

Statsrevisorerne anmodede i oktober 2014 Rigsrevisionen om at undersøge budgetover-

skridelsen ved ESC 2014. Statsrevisorerne var opmærksomme på, at Projektselskabet og

DR havde evalueret forløbet, der førte til budgetoverskridelserne, og at Region Hovedsta-

den havde valgt at dække underskuddet. Opfølgningen havde dog ikke givet et samlet bil-

lede af forløbet.

Statsrevisorerne anmodede om en bredere anlagt undersøgelse af projektets organisering

og styring med henblik på at lære af de fejl, som var begået. Samtidig bad Statsrevisorerne

om at få belyst og besvaret 4 konkrete spørgsmål.

Statsrevisorernes spørgsmål

De involverede centrale aktørers roller og ansvar i budget-

lægning og -opfølgning, herunder om aktørerne har vareta-

get ansvaret på tilfredsstillende vis.

Her besvares spørgsmålet



Roller og ansvar i budgetlægningen behandles i konklusio-

nen i kap. 1, i konklusionen i kap. 2 samt i afsnit 2.2.



Roller og ansvar i budgetopfølgningen behandles i konklu-

sionen i kap. 3 samt i afsnit 3.2.



Varetagelse af ansvar behandles i konklusionen i kap. 1.



Ekstrabevillingernes tilstrækkelighed behandles i konklu-

sionen i kap. 3 samt i afsnit 3.2.

De ekstrabevillinger, som blev ydet til projektet, og om de var

utilstrækkelige eller indikerede yderligere overskridelser af

budgettet.

Om organiseringen af projektet og de indbyrdes aftaler mel-

lem parterne var hensigtsmæssig i forhold til at sikre frem-

drift, styring, opfølgning og revision af arrangementet.

I den forbindelse ønskes en vurdering af, om organiseringen

i sig selv har hindret, at nogen har haft et samlet overblik og

ansvar for projektstyringen.

De primære årsager til budgetoverskridelsen, og hvad det

samlet set har kostet skatteborgerne.



Fremdrift, styring og opfølgning behandles i konklusionen

i kap. 1, i konklusionen i kap. 2 og 3 samt i afsnit 3.1 og 3.2.



Revisionen behandles i afsnit 2.1.



Om organiseringen har hindret et samlet overblik og ansvar

for projektstyringen behandles i konklusionen i kap. 1, i kon-

klusionen i kap. 2 samt i afsnit 2.1 og 2.2.



De primære årsager til budgetoverskridelsen behandles i

konklusionen i kap. 1 samt i kap. 2 og 3.



Den samlede pris for ESC 2014 behandles i afsnit 1.2.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

METODE

Bilag 2. Metode

Undersøgelsen er baseret på skriftligt materiale fra Projektselskabet, DR, Wonderful Copen-

hagen (WOCO), Københavns Kommune, Region Hovedstaden, Refshaleøens Ejendomssel-

skab (REDA), Kulturministeriet og Økonomi- og Indenrigsministeriet. Undersøgelsen bygger

bl.a. på følgende skriftlige materiale:



kontraktgrundlaget mellem Projektselskabet og DR

aftaler og erklæringer mellem værtsbyparterne

mødemateriale og referater fra bestyrelsesmøder i Projektselskabet

mødemateriale og referater fra koordinationsgruppen, styregruppen og præsidiet

mailkorrespondance mellem værtsbyparterne

mailkorrespondance mellem værtsbyparterne og DR

mailkorrespondance mellem Projektselskabet/værtsbyparterne og deres rådgivere

interne notater fra Projektselskabet og DR

redegørelser fra Projektselskabet, DR, Københavns Kommune, Region Hovedstaden og

REDA

dokumenter fra Kulturministeriets sagsbehandling af ESC 2014

budgetopfølgninger fra Projektselskabet

revisionsprotokollat vedrørende Projektselskabet

sagsmateriale forelagt Borgerrepræsentationen og regionsrådets behandling af ESC

2014.

Vi har desuden holdt bilaterale møder med alle involverede parter. Vi har på arbejdsmøder

med aktørerne (Projektselskabet/WOCO, DR, Københavns Kommune, Region Hovedsta-

den og REDA) mundligt fået uddybet forhold i relation til ESC 2014.

Budget- og regnskabsmateriale

Beretningens afsnit om budget og regnskab har en række henvisninger til det oprindelige

budget. Det oprindelige budget er det udgiftsbudget, som er vedhæftet kontrakten. Det til-

svarende indtægtsbudget har vi fået udleveret af Projektselskabet. Dette budget udgør sam-

tidig sammenligningstallene i det reviderede regnskab pr. 25. juli 2014, som Projektselska-

bet har offentliggjort sammen med sin redegørelse.

Udviklingen i det forventede budgetunderskud er beregnet på baggrund af budgetopfølg-

ninger, som vi har modtaget fra Projektselskabet.

De regnskabstal, som vi har gennemgået i afsnittene omkring budgetoverskridelsen og år-

sagerne hertil, er baseret på det reviderede perioderegnskab pr. 25. juli 2014. Vi har mod-

taget en budgetopfølgning fra Projektselskabet, som er udarbejdet pr. 12. november 2014.

Der er mindre forskydninger i denne i forhold til det reviderede perioderegnskab. Fx er un-

derskuddet mindsket fra 57,9 mio. kr. til 57 mio. kr. Vi har dog valgt at anvende det revide-

rede perioderegnskab, fordi de opgørelser, skøn og vurderinger, som ligger til grund for bud-

getprognosen fra november 2014, ikke er gennemgået af en revisor.

Opgørelsen af Projektselskabets samlede udgifter er fratrukket udgifter til billetafregningen

med DR. Det fremgik af kontrakten, at Projektselskabet havde ansvaret for billetsalget, mens

DR skulle have indtægten fratrukket et billethåndteringsgebyr. Regnskabet indeholder så-

ledes en indtægt fra billetsalget og en stort set tilsvarende udgift, som omfatter afregningen

for billetsalget med DR. Denne udgift er fratrukket i opgørelsen over Projektselskabets ud-

gifter.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

METODE

Opgørelse af, hvad ESC 2014 samlet har kostet skatteborgerne/licensbetalerne

Opgørelsen i kap. 1 af, hvad det samlet set har kostet skatteborgerne/licensbetalerne, om-

fatter de udgifter, som indgår i Projektselskabets og DR’s regnskaber.

WOCO’s udgifter til løn til Projektselskabets administrerende direktør, økonomidirektør og

andre ansatte, som sideløbende med deres ansættelse i WOCO har bidraget til afviklingen

af ESC 2014, samt udgifter til markedsføring og sekretariatsbistand indgår ikke i Projektsel-

skabets regnskab. WOCO har anset det for vanskeligt at opgøre disse udgifter, hvorfor de

ikke er medtaget i opgørelsen.

Københavns Kommune har ligeledes afholdt en række udgifter, som ikke indgår i Projekt-

selskabets regnskab, herunder udlån af medarbejdere, renhold, åbningsfest, etablering af

cykelsti til Refshaleøen mv. Region Hovedstaden har primært bidraget med udlån af perso-

nale. Disse udgifter er ikke medtaget i opgørelsen.

DR har oplyst, at der ikke er indregnet udgifter til engangsvederlag til direktionen i DR’s regn-

skab, der bl.a. er givet på baggrund af merarbejde som følge af ESC 2014 (ca. 0,5 mio. kr.).

Kulturministeriet og Udenrigsministeriet har tilsammen bidraget med 0,5 mio. kr. til at under-

støtte aktiviteter i Danmark og i udlandet i forbindelse med ESC 2014, som ikke indgår i op-

gørelsen. Udenrigsministeriet har uddelt 150.000 kr. til 9 danske ambassader, som i sam-

arbejde med VisitDenmark har gennemført aktiviteter i forbindelse med ESC 2014. Kultur-

ministeriet har uddelt 350.000 kr. til et lyskunstprojekt på B&W Hallerne og 4 andre centra-

le bygningsværker i København.

Derudover kan der være anvendt offentlige midler i Københavns Kommune, Region Hoved-

staden, WOCO og andre offentlige myndigheder, som har relevans for ESC 2014, men som

ikke i alle tilfælde er opgjort og derfor ikke er medtaget i opgørelsen.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

ANDRE UNDERSØGELSER AF ESC 2014

Bilag 3. Andre undersøgelser af ESC 2014

Statsforvaltningen

anmodede

den 25. februar 2014

Københavns Kommunes Borgerrepræ-

sentation om en udtalelse om, hvorvidt:



den ydede støtte er lovlig, herunder skulle Københavns Kommune forholde sig til, om alle

de klargøringsarbejder, som kommunen er med til at bekoste, er midlertidige og fjernes

igen efter afholdelse af ESC 2014

de efterfølgende ekstraudgifter til fjernelse af bærende søjler, klima- og temperaturstyring

m.m. er vedvarende indretningsændringer.



Statsforvaltningen afgav udtalelse i sagen

den 11. april 2014.

Det var Statsforvaltningens op-

fattelse, at Københavns Kommune ikke havde handlet i strid med lovgivningen ved via Pro-

jektselskabet at yde økonomisk tilskud til selskabet bag B&W Hallerne. Statsforvaltningen

fandt således, at Københavns Kommune ikke havde handlet i strid med hverken kommunal-

fuldmagtsreglerne eller reglerne om statsstøtte.

Økonomi- og Indenrigsministeriet

er ikke i almindelighed klageinstans over for Statsfor-

valtningen, men ministeriet kan af egen drift tage spørgsmål om lovligheden af kommunale

og regionale dispositioner eller undladelser, som Statsforvaltningen har udtalt sig om, op til

behandling, når ministeriet skønner, at sagen er af principiel og generel betydning eller har

alvorlig karakter, jf. regionslovens § 31, jf. § 47 og § 53, stk. 1, i lov om kommunernes sty-

relse.

Økonomi- og Indenrigsministeriet besluttede

den 23. maj 2014

at tage sagen op af egen drift,

idet ministeriet skønnede, at sagen rummede spørgsmål af principiel og generel betydning

for:



det hjemmelsmæssige grundlag for Københavns Kommunes og Region Hovedstadens

støtte til ESC 2014

støttens lovlighed efter EU’s statsstøtteregler.

Økonomi- og Indenrigsministeriet har samtidig foretaget høring af Erhvervs- og Vækstmini-

steriet, Kulturministeriet og Statsforvaltningen. Økonomi- og Indenrigsministeriet forventer,

at undersøgelsen er afsluttet

i løbet af 2015.

Statsforvaltningen

fik

den 29. september 2014

en henvendelse fra 3 medlemmer af Kø-

benhavns Borgerrepræsentation, som anmodede Statsforvaltningen om at undersøge:



om Københavns overborgmester har sørget for, at Københavns Kommunes Økonomi-

udvalg og Borgerrepræsentation har fået tilstrækkelige økonomiske oplysninger til at

kunne træffe afgørelser om at give økonomisk tilskud til DR til afholdelse af ESC 2014.

Statsforvaltningen besluttede

den 16. marts 2015,

at der ikke var grundlag for at rejse en

tilsynssag.

Erhvervsstyrelsen

er fondsmyndighed for WOCO, og styrelsen undersøgte i efteråret 2014

en række dispositioner foretaget af WOCO og deres datterselskab (Projektselskabet) i for-

bindelse med afviklingen af ESC 2014 i København og beslutningsprocessen i WOCO.

Erhvervsstyrelsen traf afgørelse vedrørende WOCO

den 2. december 2014,

og styrelsen

udtrykte kritik både over for visse dispositioner foretaget i WOCO og i Projektselskabet og

over beslutningsprocessen i WOCO.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

ANDRE UNDERSØGELSER AF ESC 2014

Det fremgår af afgørelsen, at Erhvervsstyrelsen er af den opfattelse, at der i WOCO og Pro-

jektselskabet i forbindelse med afviklingen af ESC 2014 i København er foretaget en række

dispositioner, som Erhvervsstyrelsen som fondsmyndighed skulle have samtykket til i med-

før af lov om erhvervsdrivende fonde, § 21, stk. 3. Det drejer sig konkret om 3 forhold:



mellemfinansiering af Projektselskabet på ca. 12 mio. kr.

støtteerklæring af 24. april 2014 til DR vedrørende mellemfinansieringsaftale med Pro-

jektselskabet på 12,8 mio. kr. og mulighed for yderligere 5 mio. kr.

støtteerklæring af 30. april 2014 til DR vedrørende mellemfinansieringsaftale med Pro-

jektselskabet på 19,3 mio. kr.

Erhvervsstyrelsen finder endvidere, at der kan sættes spørgsmålstegn ved den hidtidige be-

slutningsproces i WOCO, herunder hvordan alle bestyrelsesmedlemmer i WOCO har ind-

gået i beslutningsprocessen.

Erhvervsstyrelsen kan som fondsmyndighed ikke vurdere, om der konkret er grundlag for at

rejse erstatnings- og/eller straffesag mod ét eller flere nuværende eller tidligere bestyrelses-

medlemmer og direktører i WOCO eller Projektselskabet. Styrelsen finder dog, at dette bør

afklares gennem en ekstern vurdering, som skal omfatte de bestyrelsesmedlemmer og di-

rektører, der har været en del af beslutningen om og gennemførelsen af ESC 2014 i Køben-

havn.

Erhvervsstyrelsen finder desuden, at de foretagne dispositioner i WOCO nødvendiggør, at

WOCO i hvert fald det kommende år er underlagt et skærpet tilsyn, hvor bestyrelsen hvert

kvartal giver Erhvervsstyrelsen en afrapportering med hensyn til de foretagne dispositioner.

WOCO

har som reaktion på Erhvervsstyrelsens afgørelse iværksat en advokatundersøgel-

se af, om der er grundlag for at rejse erstatnings- og/eller straffesag mod ét eller flere nu-

værende eller tidligere bestyrelsesmedlemmer og direktører i WOCO eller Projektselska-

bet.

Statsrevisorerne beretning SB16/2014 - Bilag 1: Beretning om budgetoverskridelsen ved Eurovision Song Contest 2014

ORDLISTE

Bilag 4. Ordliste

European Broadcasting Union

(EBU)

Flyvepunkter

Green Room

Hospitality

Milepæl

En interesseorganisation for tv-stationer med public service-forpligtelser. EBU ejer kon-

ceptet Eurovision Song Contest.

Motorer, der er ophængt i loftskonstruktionen til montering af den rig, som skal bære lyd-

og lysudstyr.

Et rum tilknyttet en venue, der fungerer som opholdsrum for artisterne før og efter deres

optræden.

Strategien for modtagelsen af de gæster, optrædende og andre personer, der deltager i

et specifikt arrangement.

Et delresultat af et samlet indsatsområde, fx en færdigbygget scene (delresultat) som et

led i en færdigbygget venue (indsatsområde). En milepæl skal være fastsat til et bestemt

tidspunkt, og afhængigheden mellem forskellige delleverancer skal fremgå. Milepæle vi-

ser på den måde, hvordan projektet udvikler sig fra start til slut, og hvad der skal opnås

undervejs.

Et udtryk for en aktivitet, der skal fremme brugen af ESC 2014. Aktiviteter er fx events

og eksponering i byrummet.

Har til formål at:



skabe et overblik over projektets aktuelle status i forhold til det planlagte og forventede



sikre erkendelse og synliggørelse af eventuelle afvigelser



gennemføre aktive handlinger, der påvirker projektets fremdrift i den ønskede retning.

Ejendomsselskabet, som ejer Refshaleøen. REDA blev involveret i ESC 2014 i forbindel-

se med, at buddet på ESC fra København indeholdt B&W Hallerne som mulig venue.

REDA’s ret til at kræve sine udgifter refunderet af Projektselskabet, hvis garantiaftalen

over for DR blev aktiveret.

Vurdering af sandsynligheden for, at en hændelse opstår, og en kortlægning af den kon-

sekvens, det har for projektet, hvis hændelsen indtræffer. Formålet med en risikovurde-

ring er ikke at eliminere risici. Formålet er i stedet at identificere de risici, der findes, og

komme med et bud på håndteringen af dem.

Projektselskabet indgik 2 sikringsaftaler med REDA. Begge aftaler gav REDA ret til re-

gres mod Projektselskabet, hvis garantien over for DR blev aktiveret. Desuden afgræn-

sede aftalerne REDA’s leverancer i forbindelse med etablering af venue.

Der blev i alt afgivet 3 støtteerklæringer i forbindelse med ESC 2014. 2 erklæringer hav-

de Københavns Kommune og Region Hovedstaden som fælles afsender, og modtager-

ne var henholdsvis DR og REDA. WOCO afgav desuden en støtteerklæring til REDA.

Ingen af de 3 støtteerklæringer var af juridisk bindende karakter.

Det engelske udtryk for ”spillested”, dvs. det sted, hvor ESC 2014 blev afholdt, hvilket i

praksis vil sige B&W Hallerne på Refshaleøen.

De 4 parter, som i fællesskab forhandlede med DR om at få ESC 2014 til København.

Parterne var WOCO/Projektselskabet, Københavns Kommune, Region Hovedstaden og

REDA.

Den kontrakt, som sikrede, at ESC 2014 kom til København. Kontrakten blev indgået

mellem Projektselskabet og DR og fastlagde opgave- og ansvarsfordelingen mellem de

2 parter.

Outreach

Projektstyring

Refshaleøens Ejendomsselskab

A/S (REDA)

Regres

Risikovurdering

Sikringsaftale

Støtteerklæring

Venue

Værtsby/værtsbyparterne

Værtsby- og venue-kontrakt