UFU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 175: Spm. om hvornår ministeren blev opmærksom på problemstillingen om forsinkelserne i sagsbehandlingen af ansøgninger om SPS-støtte

Uddannelses- og Forskningsudvalget 2023-24
UFU Alm.del
Offentligt

Børne- og Undervisningsudvalget 2023-24

BUU Alm.del - Bilag 70

Offentligt

Børne- og Undervisningsudvalget

Ministeren

Frederiksholms Kanal 21

1220 København K

Tlf. nr.: 33 92 50 00

E-mail: [email protected]

www.uvm.dk

CVR-nr.: 20453044

Kære Børne- og Undervisningsudvalg

Hermed orienteres om, at Styrelsen for Undervisning og Kvalitet

(STUK) samt Styrelsen for It og Læring (STIL) har iværksat en hand-

lingsplan med en række prioriterede indsatser for at nedbringe sagsbe-

handlingstiden for ansøgninger om specialpædagogisk støtte (SPS).

Sagsbehandlingstiderne for tildeling af SPS er aktuelt midlertidigt forlæn-

get som følge af implementering af nyt administrativt sagsbehandlingssy-

stem til behandling af ansøgninger om SPS.

Handlingsplanen skal understøtte, at elever og studerende med funktions-

nedsættelser hurtigt og på bedst mulige måde kompenseres for de udfor-

dringer, der følger af deres funktionsnedsættelse. Handlingsplanen inde-

holder:

Flere ressourcer til fortsat systemudvikling af SPSA med henblik

på en yderligere udbygning af funktionalitet samt at lette arbejds-

gange for slutbrugerne.

Flere ressourcer til sagsbehandling af ansøgninger om SPS samt

kommunikation målrettet uddannelsesinstitutioner, elever og le-

verandører om sagsbehandlingen og overgangen til SPSA.

Uddannelsesinstitutionerne får forlænget frist for at søge om re-

fusion for tildelt støtte.

21. december 2023

Sagsnr.: 23/27910

Baggrund for implementering af nyt sagsbehandlingssystem

SPS er en individuel støtte, som staten kan bevilge til elever og stude-

rende med dokumenteret funktionsnedsættelse. Støtten har til formål at

sikre, at elever og studerende med psykisk eller fysisk funktionsnedsæt-

telse har mulighed for at deltage og gennemføre deres uddannelse på lige

fod med andre.

UFU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 175: Spm. om hvornår ministeren blev opmærksom på problemstillingen om forsinkelserne i sagsbehandlingen af ansøgninger om SPS-støtte

Det er STUK, som varetager administrationen af de statslige specialpæ-

dagogiske støtteordninger (herefter SPS-ordninger) på Børne- og Under-

visningsministeriets område samt på Uddannelses- og Forskningsmini-

steriets område. Støtten er reguleret i særskilte lovgivninger på de respek-

tive ressortområder.

Sagsbehandlingen har hidtil været understøttet i systemet, SPS2005, der

blev administreret af Uddannelses- og Forskningsministeriet. Det for-

henværende system var teknologisk forældet, og havde afledt heraf en

række risici og utidssvarende funktioner, som derfor skulle udfases.

STUK og STIL har siden 2021 arbejdet med udviklingen af et nyt og

mere tidssvarende sagsbehandlingssystem til administration af SPS. Det

nye system kaldet ’Specialpædagogisk Støtteadministrationssystem’

(SPSA) blev sat i drift den 23. oktober 2023.

Det nye system, SPSA, er udviklet med formål at understøtte en hurti-

gere, mere sikker og brugervenlig sagsbehandling af ansøgninger om SPS

både lokalt hos administratorer på institutionerne og centralt – til gavn

for elever og studerende.

Udviklingen af det nye system er sket med løbende inddragelse og test

ved slutbrugerne i form af sagsbehandlere, og uddannelsesinstitutioner

og leverandører af SPS.

STUK og STIL gennemfører en række implementeringsunderstøttende

tiltag målrettet, at slutbrugerne har de bedste muligheder for at anvende

SPSA. Det gælder bl.a. undervisningswebinarer i anvendelsen af det nye

system, vejledningsmateriale og videovejledning, som guider brugerne

igennem de forskellige arbejdsgange, en supportfunktion mv.

Status på sagsbehandling og implementering af det nye sagsbe-

handlingssystem

Som følge af overgangen til det nye sagsbehandlingssystem den 23. okto-

ber 2023 opleves der midlertidigt forlængede sagsbehandlingstider for

SPS-ansøgninger.

STUK oplyser, at alle ansøgninger, som er oprettet før overgangen til det

nye sagsbehandlingssystem i uge 43, på nuværende tidspunkt er behand-

let. Uddannelsesinstitutionerne har dermed mulighed for at give elever

og studerende den relevante statsligt tildelte støtte. Institutionerne har

hertil altid mulighed for selv at iværksætte den støtte, som institutionen

vurderer er nødvendigt for at kompensere eleven eller den studerende.

Der er flere årsager til, at der aktuelt opleves midlertidigt forlængede

sagsbehandlingstider, jf. eksempler nedenfor.

UFU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 175: Spm. om hvornår ministeren blev opmærksom på problemstillingen om forsinkelserne i sagsbehandlingen af ansøgninger om SPS-støtte

Sagsbehandlingstiden skal bl.a. ses i lyset af, at det nye system kræver til-

læring af nye funktionaliteter og arbejdsgange for de medarbejdere ved

STUK, uddannelsesinstitutioner samt leverandører, som anvender syste-

met.

Det gælder endvidere, at når STUK behandler ansøgninger i det nye

sagsbehandlingssystem, så prioriterer STUK, at de elever og studerende,

som har behov for støtte først, får behandlet deres ansøgninger først.

Det betyder, at elever og studerende kan opleve en varieret sagsbehand-

lingstid i forhold til, hvornår ansøgningen er indsendt.

Det skal hertil oplyses, at der generelt kan være forskellige årsager til en

længere sagsbehandlingstid af enkelte ansøgninger. Det kan for eksempel

være mere komplekse ansøgninger, hvor den fremsendte dokumentation

fra uddannelsesinstitutionerne er uklar eller mangelfuld, og der er behov

for yderligere oplysninger til sagen for at kunne vurdere støttebehovet.

STUK og STIL arbejder intensivt på at løse de tekniske udfordringer,

som er identificeret ved det nye system, så elever og studerende igen op-

lever en hurtig sagsbehandling.

Generelt vil der i forbindelse med ibrugtagning af et nyt it-system være

tekniske udfordringer, som først konstateres når systemet går i drift –

STIL bemærker, at antallet af hændelser ikke overstiger et forventeligt ni-

veau. Der er afsat ressourcer til løbende at udbedre disse gennem lø-

bende opdateringer af systemet. Disse har løst hovedparten af hændel-

serne, som er identificeret efter ibrugtagen, herunder om udfordringer

med genbestilling af støtte.

Der kan konstateres et fald i antallet af henvendelser til supportfunktion,

hvor brugernes gennemsnitlig tilfredshed ved supporten i november

2023 har været 4,6 på en skala fra 1-5.

Med venlig hilsen

Mattias Tesfaye