Kulturudvalget 2022-23 (2. samling)
KUU Alm.del
Offentligt
Kulturudvalget 2022-23 (2. samling)
Ledelsesresumé – En digital løsning til ansøgning om
offentlige arrangementer
PA Consulting har for Indenrigs- og Boligministeriet gennemført en analyse af muligheder for en digital løsning til
ansøgning om offentlige arrangementer for frivillige foreninger og andre arrangører. Analysen er gennemført med
inddragelse af foreninger, kommuner, politi samt øvrige relevante myndigheder. I dette notat opsummeres
overordnede konklusioner og anbefalinger.
Baggrund og formål
Området for ansøgninger til offentlige arrangementer er generelt præget af manuelle og fysiske arbejdsgange. Det
medfører, at foreningerne oplever en ugennemsigtig og unødigt langstrakt ansøgnings- og sagsbehandlingsproces.
Processen er samtidig sårbar over for fejl og mangler i foreningernes ansøgninger. Dette er særligt aktuelt i de
tilfælde, hvor sagsbehandlingen går på tværs af myndigheder.
Venstre fremsatte i foråret 2021 beslutningsforslaget B 219 – om én digital ansøgning til foreningslivet. Regeringen
kunne ikke støtte forslaget, da forslaget efter regeringens opfattelse ville kræve væsentlig tilpasning af fagsystemer
og administrative processer hos de omfattede myndigheder og medføre væsentlige decentrale
implementeringskonsekvenser og omstillingsomkostninger. Indenrigs- og Boligudvalget bad efterfølgende
Indenrigs- og Boligministeriet om at undersøge, om erfaringerne med de kommunale ansøgningssystemer kunne
udvides til også at omfatte statslige myndigheder, eller om det er muligt med en anden digital løsning.
Undersøgelserne viste, at det såkaldte ARENA-projekt hos KL/KOMBIT alene eksisterende på et konceptuelt plan,
og at eksisterende løsninger - en blanding af egenudviklede kommunale systemer, digitale blanketløsninger og
tilpassede fagsystemer – kun kunne håndtere dele af ansøgningsprocesserne.
På denne baggrund har Indenrigs- og Boligministeriet bedt PA Consulting om at gennemføre en business case
analyse af mulighederne for at etablere en samlet it-løsning til arrangementsansøgninger. Analysen har desuden
skullet belyse (1) nødvendige regelforenklinger, (2) omstillinger hos statslige myndigheder og kommuner, (3)
nuværende aktivitet og omkostningsniveauer forbundet med ansøgningsprocesserne samt (4) scenarier og
økonomi for udvikling af en understøttende it-løsning.
Analysen er udarbejdet med bred inddragelse af aktørerne på området – herunder særligt foreninger, kommuner,
politiet og relevante styrelser.
Der er ved siden af dette ledelsesresumé udarbejdet en samlet analyserapport med tre delanalyser vedr. (1)
nuværende regler, processer og it-understøttelse, (2) samlet aktivitet og økonomi for området og (3)
løsningsforslag.
Analysens konklusioner
De fleste arrangementer falder inden for fire arketyper
Kortlægningen har vist, at de fleste arrangementer falder inden for arketyperne (1) udendørs cykel- og
løbearrangement, (2) udendørs kræmmer- eller julemarked, (3) udendørs musikarrangement og (4) udendørs
parade eller optog. Hver af disse arketyper kræver specifikke minimumstilladelser og ofte også specifikke
ekstratilladelser.
Arrangører oplever en række udfordringer ved ansøgning om offentlige arrangementer
Ved at tale med foreninger og beskrive brugerrejser er der optegnet et billede af de konkrete udfordringer, som
opleves. Foreningerne savner overblik, transparens og vejledning. Selve ansøgningsprocessen mangler en digital
indgang, opleves som ufleksibel og er præget af mange mails og telefonsamtaler. Samtidig opleves lange
sagsbehandlings- og svartider fra myndigheder som et problem.
Kommunerne og politiet er de væsentligste myndigheder
Der er identificeret op mod 40 forskellige tilladelser, som kan være nødvendige for afholdelse af arrangementer,
men de fleste er sjældne og kun relevante i helt særlige tilfælde. PA har i analysen fokuseret på de 15 mest
almindelige tilladelsestyper, hvor myndighedsansvaret for syv af dem ligger i kommunerne, tre hos politiet, fire hos
styrelser og en enkelt hos lokale havnemyndigheder. Data på området er mangelfulde, men det er efter PA’s
vurdering særligt følgende tilladelser, der udgør hovedparten af volumen:
•
•
•
•
Råden over vejareal
Afspærring/trafikregulering
Opsætning af bannere/skilteplaner
Offentlige forlystelser
Confidential between PA Consulting and Indenrigs- og Boligministeriet
1
 KUU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 33: Spm. om den business case analyse, der bl.a. skulle forholde sig til tidshorisonter og økonomi ved forskellige typer af foreningsarrangementer
•
Lejlighedsbevillinger.
Myndighedsansvaret for disse tilladelser ligger hos kommunerne og politiet.
Tilladelser kræver ofte koordination mellem flere myndigheder
Analysen af processer i sagsbehandlingen har vist, at flere af de specifikke tilladelsestyper kræver koordination
mellem flere myndigheder. Det gælder både på det overordnede myndighedsniveau og mellem forskellige områder
hos de enkelte myndigheder. Dette gælder særligt koordination mellem og internt i kommuner og politi.
Systemunderstøttelsen varierer, men har generelt et lavt modenhedsniveau
Der findes enkelte digitale løsninger, som er delvist designet til at understøtte arrangementsansøgninger, men
mange steder foregår sagsbehandlingen enten meget manuelt eller understøttet af systemer, der er designet til
andre formål.
Regelforenkling løser ikke problemet
De 15 tilladelsestyper, som analysen har fokuseret på, er reguleret af 13 forskellige hovedlove. I den forstand er
der mange regler, som foreninger og myndigheder skal forholde sig til, men kompleksitet i reglerne bliver ikke
fremhævet som et væsentligt problem af nogen af parterne. De enkelte lovgivningsmæssige udfordringer, der
peges på, er i stedet (1) håndtering af ændringer i lovgivningen – særligt fremhæves bygningsreglement 18 (BR18)
– og løbende regelændringer under covid-19 som nylige eksempler samt (2) placeringen af myndighedsansvaret,
hvor der i dag ikke er en enkelt myndighed med det samlede ansvar for arrangementsansøgninger.
Regelforenkling løser ikke disse udfordringer, men en digital løsning kan gøre det nemmere at håndtere og
navigere i reglerne på området.
Sagsbehandlingen estimeres til omkring 93 millioner kroner årligt på tværs af myndighederne
Der findes ikke gode data på ressourceforbruget på sagsbehandlingen. Der er derfor foretaget et estimat på den
samlede økonomi på tværs af myndighederne ud fra interviews med kommuner, politi og relevante styrelser.
Økonomien i kommunerne estimeres til 49 millioner kroner, politiet til 42 millioner kroner, mens de resterende
myndigheder udgør 2 millioner kroner. Der er derudover et mindre mørketal i politiets færdsels- og operative
enheder, som også varetager et vist myndighedsansvar. Det har ikke været muligt at fremskaffe estimater på disse
områder.
Arrangørerne bruger over dobbelt så lang tid på ansøgninger
Der er anvendt estimater på det samlede antal årlige arrangementer kombineret med input fra interviews med
arrangører for at estimere arrangørernes tidsforbrug. Der er en høj usikkerhed forbundet med dette estimat, men et
konservativt bud er, at der er et tidsforbrug svarende til 221 millioner kroner på at søge tilladelser til offentlige
arrangementer. Beløbet er en beregnet omkostning, der primært udgøres af frivilligt arbejde, og er dermed ikke
bogførte udgifter. En reduktion i tidsforbruget vil ikke kunne kapitaliseres.
Tre digitale løsningsmodeller
Der er beskrevet tre overordnede digitale portalmodeller med forskellige ambitionsniveauer. Løsningerne adskiller
sig på økonomi og forventet effekt, men ingen er så omfattende som det, der blev præsenteret med
beslutningsforslaget B 219 – om én digital ansøgning til foreningslivet..
1.
Fælles vejledningsportal.
En landsdækkende portal henvendt til foreninger med overblik over alle tilladelser
og kontaktoplysninger på relevante myndigheder med udgangspunkt i de arrangementstyper, som afholdes
mest hyppigt. Via portalen kan foreninger få overblik samt blive guidet til de myndigheder, som skal modtage en
given ansøgning, fx kommune eller politikreds. Portalen skaber således overblik og vejledning, mens digital
selvbetjening og efterfølgende sagsbehandling forestås lokalt med afsæt i de nuværende processer og it-
understøttelse.
Estimater på projektet:
Projektudgifter: 8,9 millioner kroner | Årlig drift: 1 million kroner | Gennemførelse: Omkring halvandet år |
Begrænset effekt.
2.
Fælles ansøgningsportal.
Med denne landsdækkende portalløsning får foreningerne ud over vejledning én
indgang til digital selvbetjening for alle relevante tilladelser. Når en forening udfylder en ansøgning, vil den/de
relevante myndigheder automatisk blive adviseret. Herefter kan myndigheden foretage sagsbehandling,
herunder opfølgning, koordinering og afgørelse via egne it-systemer.
Estimater på projektet:
Confidential between PA Consulting and Indenrigs- og Boligministeriet
2
 KUU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 33: Spm. om den business case analyse, der bl.a. skulle forholde sig til tidshorisonter og økonomi ved forskellige typer af foreningsarrangementer
Projektudgifter: 16,8 millioner kroner | Årlig drift: 3,4 millioner kroner | Gennemførelse: Over to år | Stor effekt for
arrangører.
3.
Fælles sagsbehandlingsportal.
I denne portal kan foreningerne ansøge via selvbetjening. Herudover
understøtter portalen det samlede workflow på tværs af de relevante myndigheder. Hermed vil det være muligt
for foreninger at få et digitalt overblik med digital adgang til dokumenter og informationer samt at kunne følge
status på egen sag. Koordinationen mellem myndighederne lettes derved væsentligt.
Estimater på projektet:
Projektudgifter: 43,7 millioner kroner | Årlig drift: 10,1 millioner kroner | Gennemførelse: Tre-fire år | Stor effekt
for både arrangører og myndigheder.
PA’s anbefalinger til videre forløb
Effektiv governance er en forudsætning for succesfuld implementering
Det vurderes, at der er behov for en landsdækkende løsning, hvor alle kommuner og politikredse indgår. Senere
hen kan øvrige myndigheder tilsluttes løsningen efter konkret vurdering. Det betyder, at ganske mange aktører har
indflydelse på den succesfulde gennemførelse af projektet. Opbakning fra de involverede myndigheder ses som en
væsentlig forudsætning for projektet, som kan sikres ved en effektiv governancemodel.
Anbefaling 1: Gå i dialog med markedet og kvalificer løsningsbeskrivelserne
•
PA vurderer, at det næste skridt mod en beslutning om at etablere en national løsning bør være at igangsætte
en dialog med leverandørmarkedet om den bedste tilgang til at udvikle de løsninger, som er beskrevet i denne
analyse.
•
Igennem en struktureret markedsdialog med tre-fem potentielle leverandører kan analysens
løsningsbeskrivelser og forudsætninger kvalificeres, og der kan laves en vurdering af, hvordan løsningerne
bedst muligt kan etableres.
•
Markedsdialogen vil desuden være et værdifuldt grundlag for beskrivelse af et nationalt it-projekt forud for
initiering af et egentligt it-projekt.
Anbefaling 2: Igangsæt et fællesoffentligt projekt med formel tilslutning
•
PA anbefaler, at der igangsættes et fællesoffentligt projekt med obligatorisk tilslutning for myndighederne på
området – væsentligst kommuner og politi.
•
Projektet skal udvikle en fælles, national digital løsning, som kan gøre ansøgninger om afholdelse af offentlige
arrangementer lettere for foreningerne.
•
Baseret på en balanceret vurdering af estimerede omkostninger, gevinster og behov hos foreninger og
myndigheder anbefales det at vælge en relativt ambitiøs løsning svarende til løsning 2 eller løsning 3.
Anbefaling 3: Etabler en central projektorganisation med entydigt ansvar
•
PA anbefaler, at der som led i udviklingen af en national digital løsning udpeges en central aktør med det
overordnede ansvar for at anskaffe og teknisk implementere løsningen samt skabe gode rammer for lokal
organisatorisk implementering og gevinstrealisering.
•
Det anbefales desuden, at den centrale aktør etablerer et projekt med et dedikeret PMO og et projektteam, som
går på tværs af myndigheder. Projektet bør etableres med afsæt i en bedste praksis-projektmodel som fx
statens it-projektmodel.
•
Som led i at udarbejde et samlet projektgrundlag bør der etableres et mere fuldstændigt målbillede med
initieringsdokumenter, løsningsbeskrivelse og detaljeret implementeringsplan.
Confidential between PA Consulting and Indenrigs- og Boligministeriet
3