SAU, Alm.del - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 666: Spm. om ministeren i forlængelse af den tekniske gennemgang af forslag til finanslov for 2022 vil oversende 12-punktsplanen for konsulentbesparelserne, til skatteministeren

Skatteudvalget 2020-21
SAU Alm.del
Offentligt

Notat

13. september 2021

J.nr. 2019-6204

Økonomistyring

Skatteministeriets koncernfælles retningslinjer for an-

vendelse af konsulenter

Indledning

I Skatteministeriets koncern skal der generelt udvises tilbageholdenhed i forhold til anven-

delse af eksterne konsulenter, og det er helt centralt, at der kun anvendes konsulenter, hvis

det er nødvendigt for at sikre en hensigtsmæssig opgaveløsning.

Indkøb af konsulenter bør således være et nøje overvejet tiltag og kun ske under særlige

omstændigheder, fx når der er behov for meget specialiserede kompetencer. Når der

–

sådanne særlige tilfælde

–

anvendes konsulenter, skal det ske hensigtsmæssigt og omkost-

ningsbevidst. I de tilfælde hvor konsulentanvendelse anses for påkrævet, skal der endvidere

lægges en plan for, hvordan opgaveløsningen efterfølgende kan gøres mindre afhængig af

eksterne konsulenter, fx gennem kompetenceudvikling eller rekruttering.

Skatteministeriets koncernfælles retningslinjer har til formål at understøtte ovenstående til-

gang til konsulentindkøb. Det bemærkes, at indkøb af juridiske tjenesteydelser, herunder

fra Kammeradvokaten, ikke er omfattet af retningslinjerne. Ligeledes gælder en række sær-

lige forhold på it-området,

jf. boks 1.

Boks 1. Særlige forhold på it-området

Drift og videreudvikling af eksisterende it-systemer

En lang række af de nuværende it-systemer, der understøtter centrale dele af skatteopkrævnings-

opgaven, drives og vedligeholdes af eksterne it-leverandører. Vedligeholdelse og videreudvikling

af disse systemer

–

fx som følge af lovændringer

–

kan kun ske som bestillingsopgaver til den

relevante eksterne leverandør. Ydelser fra eksisterende it-driftsleverandører omfattes i forlæn-

gelse heraf ikke af de koncernfælles retningslinjer for anvendelse af konsulenter, da ydelserne

ikke kan fravælges eller løses af interne ressourcer. Undtagelsen ændrer ikke på, at der skal ske

tilstrækkelig leverandørstyring.

It-udvikling

Der pågår en række it-udviklingsprojekter i skatteforvaltningen, fx på ejendomsvurderingsområ-

det og inddrivelsesområdet. Anvendelse af eksterne konsulenter skal ses i sammenhæng med, at

disse it-udviklingsprojekter ofte er karakteriseret ved:



Et behov for et stort antal specialiserede kompetencer i en begrænset tidsperiode,

At finansiering ofte først afklares op til projektstart, og typisk har en midlertidig karakter,

At projekterne ofte er underlagt korte frister, hvorfor der er behov for hurtig eksekvering,

At det ikke er muligt at honorere høje lønforventninger hos de nødvendige specialister.

Der er udviklet en model for it-udviklingsprojekter i Skatteministeriet, der indebærer, at projek-

terne skal forelægges for departementet for at få godkendt igangsættelse af den efterfølgende

SAU, Alm.del - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 666: Spm. om ministeren i forlængelse af den tekniske gennemgang af forslag til finanslov for 2022 vil oversende 12-punktsplanen for konsulentbesparelserne, til skatteministeren

projektfase (fx overgang fra analysefase til gennemførelsesfase). I forlængelse heraf

–

og i lyset

af de særlige karakteristika og rammevilkår på området

–

er it-udviklingsprojekter, der følger

modellen, ikke omfattet af de koncernfælles retningslinjer for anvendelse af konsulenter. Der-

ved undgås det, at der kører to parallelle styrings- og godkendelsesforløb vedr. it-udvikling. I

stedet gælder følgende principper:



Model:

I forbindelse med godkendelse af faseovergang skal der i ledelsesresumeet angives en

overordnet beskrivelse af det forventede behov for konsulentbistand i den forestående fase,

herunder omkostningsskøn.



Strategiske målsætninger og opfølgning:

Udviklings- og Forenklingsstyrelsen har udarbejdet en

handleplan for anvendelsen af konsulenter i forbindelse med it-udviklingsprojekter. Handle-

planen understøtter et skærpet fokus på i hvilket omfang og på hvilke områder konsulentan-

vendelse er hensigtsmæssig, og på hvilket ledelsesniveau anvendelsen skal godkendes. Der

følges op på handleplanen kvartalsvist.

Foruden ovenstående gælder der ligeledes vedrørende it-udvikling, at der altid skal sikres til-

strækkelig leverandørstyring.

De koncernfælles retningslinjer supplerer de udbudsretslige forpligtelser på området,

jf. den

koncernfælles proces for gennemførelse af indkøb af konsulenter

vedlagt som bilag 1, ved at stille

yderligere krav til de procedurer, som alle institutioner i Skatteministeriet skal følge i for-

bindelse med indkøb af ekstern bistand, der overstiger 10.000 kr.

De koncernfælles retningslinjer er opdelt i krav, der skal følges hhv.

før, under og efter

køb af

konsulentydelser med det formål at sikre tilstrækkelig stillingtagen til relevante forhold i

forbindelse med indkøbet. Endvidere stilles der to

tværgående

krav, der gælder på tværs af

faserne. Alle krav gennemgås i de følgende afsnit.

Tværgående

Krav 1. Lokale handleplaner for konsulentanvendelse

Alle institutioner i Skatteministeriet skal udarbejde lokale handleplaner for anvendelsen af

eksterne konsulenter.

De lokale handleplaner skal

–

foruden at udmønte de koncernfælles

retningslinjer til institutionsspecifikke krav og procedurer

–

indeholde en overordnet stil-

lingtagen til institutionens generelle anvendelse af konsulenter og formulere en langsigtet

plan for at gøre institutionens opgaveløsning mindre afhængig af eksterne konsulenter.

Krav 2. Ledelsesinformation til departementet

Der følges op på forbruget til konsulenter i regi af de kvartalsvise udgiftsopfølgninger.

Før indkøb

Krav 3. Dokumentation for beslutning om indkøb

Der skal før et indkøb foretages grundige overvejelser for at afdække, om konsulentindkø-

bet er fagligt velbegrundet og nødvendigt. De relevante overvejelser skal dokumenteres i et

skriftligt beslutningsgrundlag, der skal godkendes af institutionens øverste leder (styrelses-

direktør eller departementschef). Sammenhængende indkøb kan evt. behandles i sammen-

hæng i en samlet godkendelse.

Udviklings- og Forenklingsstyrelsens strategi for anvendelse af konsulenter ifm. it-udviklingsprojekter, jf. boks 1, kan evt.

indgå i styrelsens lokale handleplan. Det er imidlertid ikke et krav.

Side 2 af 8

Ved konsulentindkøb, der økonomisk set er omfattende og/eller langstrakte, er der skær-

pede krav til dokumentation af de økonomiske og faglige overvejelser. Det gælder særligt

overvejelser, der ligger til grund for en beslutning om at anvende eksterne konsulenter frem

for interne ressourcer, herunder evt. en udvidelse af institutionens kompetencegrundlag

gennem nyrekruttering.

Den enkelte institution skal benytte en skabelon, udarbejdet af institutionen selv, til beslut-

ningsgrundlag for køb af konsulentydelser.

Det bemærkes, at der i ganske særlige tilfælde kan gøres undtagelse fra krav 3, såfremt en

given situation nødvendiggør hastende foranstaltninger, fx ved et akut behov for specia-

listassistance i forbindelse med datalæk. Der skal foreligge dokumentation for denne vur-

dering.

Krav 4. Konsulentindkøb over 2 mio. kr. skal godkendes i departementet

I forlængelse af ovenstående skal alle konsulentindkøb over 2 mio. kr. i Skatteministeriets

koncern godkendes af departementet. Større sammenhængende indkøb kan eventuelt be-

handles i sammenhæng i en samlet godkendelse, ligesom der i forbindelse med særligt ha-

stende og komplekse indkøb vil kunne anmodes om forhåndstilsagn.

Under indkøb

Krav 5: Tæt løbende styring og opfølgning

Alle institutioner i Skatteministeriet skal i forbindelse med indkøb af eksterne konsulenter

sikre tilstrækkelig styring og opfølgning på konsulenternes opgaveløsning for at sikre, at

der leveres det aftalte, i rette tid og til den rette pris.

Der skal placeres et klart ansvar for gennemførelsen af konsulentindkøbet, herunder leve-

rancer såvel som økonomi, i hele institutionens ledelseskæde fra funktionsleder/kontorchef

til styrelsesdirektør/departementschef. Endvidere bør der typisk være allokeret mindst en

intern ressource på medarbejderniveau, som har det daglige ansvar for konsulenternes op-

gaveløsning.

Den konkrete styring og opfølgning vil afhænge af den specifikke opgave, som en ekstern

konsulent er indkøbt til. Der skal fx anvendes forskellige styringstilgange alt efter, om en

konsulent indkøbes til at levere timer uden resultatkrav eller til at udarbejde en klar leve-

rance, fx en rapport. I udgangspunktet vil god styring og opfølgning bl.a. forudsætte, at

konsulentindkøbet sker på baggrund af en klar opgavebeskrivelse og klare rammer for sam-

arbejdet og forventede ydelser/leverancer.

Den løbende styring og opfølgning skal dokumenteres. Væsentlige beslutninger og dispo-

sitioner, der ændrer vilkårene for et igangværende indkøb, skal ligeledes dokumenteres.

Krav 6: Løbende vidensopsamling

Det skal i forbindelse med indkøb af eksterne konsulenter sikres, at der i relevant omfang

sker en kompetenceoverførsel i form af viden, metoder og kvalifikationer fra konsulent til

institution. Hermed kan institutionens opgaveløsning styrkes, og fremtidige konsulentind-

køb kan potentielt undgås.

Side 3 af 8

Som hovedregel skal der arbejdes ud fra en tilgang, hvor egne medarbejdere under konsu-

lentindkøbet opkvalificeres til at håndtere fremtidige, tilsvarende opgaver. Ligeledes vil for-

ståelse af konsulenternes metode og fremgangsmåde ofte kunne sikre en større anvende-

lighed af konsulenternes arbejde efter, at indkøbet er afsluttet.

Efter indkøb

Krav 7: Alle konsulentindkøb evalueres

Når et konsulentindkøb er afsluttet udarbejdes en kort evaluering til den ansvarlige ledelse

for at sikre transparens, refleksion og input til institutionens langsigtede arbejde med at

reducere afhængigheden af konsulenter.

Sammenfatning af krav

Kravene i de koncernfælles retningslinjer gælder i forbindelse med indkøb af ekstern bi-

stand, der overstiger 10.000 kr. Alle krav fremgår overordnet af boks 2:

Boks 2. Krav i koncernfælles retningslinjer

Krav 1. Lokale handleplaner for anvendelse af eksterne konsulenter

Alle institutioner i Skatteministeriet skal udarbejde lokale handleplaner, der fastlægger:

Tværgående

Hvordan de koncernfælles retningslinjer konkret udmøntes i institutionen,

Institutionens overordnede stillingtagen til konsulentanvendelse, herunder til hvilke opgavety-

per, der kan indkøbes konsulenter frem for at anvende egne medarbejdere, og hvorfor.

En plan for fremadrettet at gøre institutionens opgaveløsning mindre afhængig af eksterne kon-

sulenter.

Der vil løbende blive taget stilling til behov for ajourføring.

Krav 2. Ledelsesinformation til departementet

Der følges op på forbruget til konsulenter i regi af de kvartalsvise udgiftsopfølgninger.

Krav 3. Dokumentation for beslutning om indkøb

Før indkøb

Under indkøb

Før indkøb af konsulentbistand skal det sikres, at alle relevante forhold er belyst og dokumenteret i et

beslutningsgrundlag, herunder som minimum:



Opgavens indhold og nødvendighed



Vurdering af muligheden for at anvende interne kompetencer



Vurdering af mulighed/fordele ved rekruttering frem for konsulentbistand

Beslutningsgrundlaget skal godkendes af institutionens øverste leder (styrelsesdirektør eller departe-

mentschef).

Krav 4. Konsulentindkøb over 2 mio. kr. skal godkendes i departementet

Konsulentindkøb over 2 mio. kr. skal godkendes i departementet. Godkendelsen forudsætter, at styrel-

sen fremsender et tilstrækkeligt belyst beslutningsgrundlag, der er godkendt af styrelsesdirektøren.

Krav 5: Tæt løbende styring og opfølgning

Der skal sikres tilstrækkelig styring og opfølgning på konsulenternes opgaveløsning for at sikre, at der

leveres det aftalte, i rette tid og til den rette pris. Det indebærer bl.a. løbende opfølgning på perfor-

mance, fakturatjek og økonomistyring, hvilket fx kan understøttes af en lokal vejledning.

Side 4 af 8

Det er vigtigt, at der er klarhed om roller og ansvar i forhold til den løbende styring og opfølgning, her-

under at der er placeret et klart ansvar for gennemførelsen af konsulentindkøbet i hele ledelseskæden.

Krav 6: Løbende vidensopsamling

Der skal gennemføres relevante og tilstrækkelig tiltag, som sikrer overdragelse af viden, således at kon-

krete leverancer er anvendelige efterfølgende og fremadrettet konsulentafhængighed minimeres/und-

gås.

Krav 7: Alle konsulentindkøb evalueres

Efter indkøb

Efter alle konsulentindkøb udarbejdes en evaluering, der som minimum belyser:



Den samlede udgift til konsulentindkøbet.



Det opnåede resultat, herunder om den ønskede værdi er opnået.



Den opnåede videnoverdragelse til institutionens medarbejdere.



Hvorvidt styringen af konsulenterne har været tilstrækkelig og hensigtsmæssig.



Hvordan tilsvarende konsulentindkøb fremadrettet kan undgås.

Evalueringen forelægges institutionens øverste leder (styrelsesdirektør eller departementschef).

Videre proces

Der vil løbende blive taget stilling til behov for ajourføring af de lokale handleplaner med

henblik på at sikre overensstemmelse med de gældende koncernfælles krav såvel som de

aktuelle lokale forhold.

De koncernfælles retningslinjer for konsulentanvendelse i Skatteministeriet kan ligeledes

løbende blive opdateret.

Side 5 af 8

Bilag 1: Skatteministeriets koncernfælles proces for gennemførelse af

indkøb af konsulenter

–

GODKENDT PÅ FÆLLES MYNDIGHEDSFORUM D. 3. OKTOBER 2019

Indledning

I forbindelse med indkøb af eksterne konsulenter skal det sikres, at indkøbet efterlever ud-

budsreglerne, herunder navnlig udbudsloven og cirkulære om indkøb i staten. Denne proces-

beskrivelse understøtter efterlevelse af de udbudsretlige forpligtelser på området.

Vejledning om konsulentanskaffelser

Ved behov for vejledning om konsulentanskaffelser rettes henvendelse til følgende enheder:



Administrations- og Servicestyrelse (ADST),

Indkøb og Udbud,

vedrørende indkøb af kon-

sulentydelser, der ikke er it-konsulentydelser

Udviklings- og Forenklingsstyrelsen (UFST),

Strategisk Indkøb og Leverandørstyring,

ved-

rørende indkøb af it-konsulentydelser

Udviklings- og Forenklingsstyrelsen (UFST),

Strategisk Indkøb og Leverandørstyring,

ved-

rørende indkøb af konsulentydelser

til brug for UFST’s opgaver vedrøre de it-løsninger,

forretningsprocesser samt data og analytics.

Henvendelser til ADST skal ske pr. mail eller telefon evt. via Service telefonen 5x7.

Henvendelser til UFST skal ske gennem MitIT.

Indkøb på eksisterende indkøbsaftaler

Inden et indkøb af en ekstern konsulent foretages, skal det afklares, om indkøbet skal ske på

en eksisterende indkøbsaftale. Koncernen følger cirkulære om indkøb i staten, hvor koncer-

nen er forpligtet til at anvende nedenstående indkøbsaftaler i prioriteret rækkefølge:

Statens forpligtende indkøbsaftaler, som altid skal anvendes hvor muligt

Statens og Kommunernes frivillige indkøbsaftaler (SKI-aftaler), hvis de vurderes egnede

og hensigtsmæssige

Koncernens egne indgåede indkøbsaftaler (rammeaftaler / aftaler / dynamiske indkøbssy-

stemer).

Indkøbsprocedure når der ikke er en eksisterende indkøbsaftale

Kan indkøbsbehovet ikke dækkes af en forpligtende indkøbsaftale eller på en egnet og hen-

sigtsmæssig måde af en eksisterende indkøbsaftale, skal indkøbet konkurrenceudsættes/

markedsafdækkes i overensstemmelse med udbudsreglerne. I den forbindelse skal der søges

bistand hos de enheder, der er anført i afsnit 1.1.

Hvordan indkøbet skal konkurrenceudsættes afhænger af den økonomiske værdi, og hvorvidt

der vurderes at være klar grænseoverskridende interesse for opgaven:



Hvis opgaven har en økonomisk værdi over 1 mio

. kr., skal opgaven konkurrenceudsæt-

tes ved et EU-udbud

Hvis opgaven har en økonomisk værdi under 1 mio. kr., og såfremt det vurderes, at opga-

ven har klar grænseoverskridende interesse, skal opgaven annonceres på udbud.dk

Hvis opgaven har en økonomisk værdi under 1 mio. kr., og såfremt det ikke vurderes, at

opgaven har klar grænseoverskridende interesse, skal der foretages en markedsafdæk-

ning og/eller indhentes tilbud hos udvalgt(e) leverandør(er), jf. udbudslovens regler.

Aftalens økonomiske værdi skal opgøres i overensstemmelse med udbudslovens regler. Så-

fremt der er tale om indkøb af samme/tilsvarende ydelser, skal den ansvarlige medarbejder

Se Serviceboksen for den gældende tærskelværdi for EU-udbud.

Side 6 af 8

for i dkøbsopgave herefter be æv t ”bestillere ” være op ærkso på, at der ka være

en juridisk forpligtigelse til at sammenlægge værdien af aftaler indenfor samme CVR-nummer.

I opgørelsen af værdien skelnes der udbudsretligt ikke mellem hvem, leverandøren af ydelsen

er. Ved koncernfælles indkøb kan der ske sammenlægning af værdien af aftaler på tværs af

CVR-nummer ud fra et kommercielt og ressourcemæssigt hensyn.

Opgaven kan have klar grænseoverskridende interesse, hvis en leverandør, der er etableret i

udlandet, vurderes at have interesse i at byde på opgaven. Der skal foretages en samlet vur-

dering af forhold som: Opgavens karakter, opgavens varighed, den økonomiske værdi af op-

gaven, sprogkrav, udførelsessted med videre.

Processerne kan illustreres således:

Opgaven kan ikke rummes eller kan ikke på en egnet og

hensigtsmæssigt måde rummes af en eksisterende

indkøbsaftale

Opgaven kan rummes af en

eksisterende indkøbsaftale

Økonomiske værdi =

over 1 mio. kr.

Økonomiske værdi =

under 1 mio. med klar

grænseoverskridende

interesse

Økonomiske værdi =

under 1 mio. uden klar

grænseoverskridende

interesse

Aftalen kan indgås via en

eksisterende indkøbsaftale - hvis

den er egnet og hensigtsmæssig

EU-udbud

Annoncering

på udbud.dk

Tilbudsindhentning /

markedsafdækning

Hvem gør hvad i forbindelse med selve købet

De enheder, der er anført i afsnit 1.1., yder vejledning og bistand med:



Afklaring af om indkøbet skal ske på en eksisterende indkøbsaftale

Afklaring af korrekt konkurrenceudsættelsesform, herunder procestid

Udarbejdelse og/eller kvalitetssikring af udbudsmateriale, annonceringsmateriale, mini-

udbuds-materiale med videre i forbindelse med selve indkøbet sammen med bestilleren

Bistand til gennemførelse af selve konkurrenceudsættelsesprocessen og dokumentation i

forbindelse hermed.

Bestilleren har ansvar for:



At afgrænse og beskrive opgaven

At dokumentere, at indkøbet sker i overensstemmelse med de koncernfælles retningslin-

jer for anvendelse af konsulenter

At indkøbet er godkendt af den budgetansvarlige

At al relevant dokumentation journaliseres på indkøbssagen

Udarbejdelse af udbudsmateriale, annonceringsmateriale, miniudbudsmateriale med vi-

dere i forbindelse med selve indkøbet sammen med de enheder, der er anført i afsnit 1.1.

Bistand i relevant omfang til gennemførelse af selve konkurrenceudsættelsesprocessen.

Aftaleansvarlig / contract manager

Efter aftaleindgåelse er det bestilleren, der har ansvar for aftalens gennemførelse, herunder

leverance-, tids-, kvalitets- og budgetstyring, opfølgning på leverandørens performance, fak-

turakontrol mv. Det er med andre ord bestillerens opgave at sikre, at der kontinuerligt leveres

i overensstemmelse med det i aftalen forudsatte.

Side 7 af 8

Såfremt der i aftaleperioden opstår behov for at foretage ændringer af aftalen, som fx kortva-

rig forlængelse af aftalen mm., skal enhederne i afsnit 1.1. altid kontaktes, inden ændringen

foretages. Dette skyldes navnlig, at ændringer af en aftale kan være i strid med udbudsreg-

lerne, ligesom ændringer i udgangspunktet altid skal aftales skriftligt i et tillægsdokument til

aftalen.

Afrapportering / dokumentation

Bestilleren journaliserer og arkiverer dokumentationen med aftalen, så overholdelsen af de

udbudsretlige forpligtelser og de koncernfælles retningslinjer for anvendelse af konsulenter til

enhver tid kan dokumenteres.

Side 8 af 8