SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Skatteudvalget 2020-21
SAU Alm.del Bilag 274
Offentligt

Juni 2021

Borger- og retssikkerhedschefen

Borger- og retssikker-

hedschefens

beretning for 2020

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 1

Indholdsfortegnelse

Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020 .......................................... 2

Forord ..................................................................................................................................................... 3

Udvalgte temaer fra årets indsigelsessager ............................................................. 5

Skatteforvaltningens kommunikation ....................................................................................... 5

Sammenhængskraften i Skatteforvaltningen ..................................................................... 11

Notat- og journaliseringspligten .............................................................................................. 16

Årets indsigelser i tal .................................................................................................. 24

Nye indsigelsessager .................................................................................................................... 24

Afsluttede indsigelsessager ....................................................................................................... 26

Øvrige henvendelser til Borger- og retssikkerhedschefen ........................................... 30

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 2

Borger- og retssikkerhedschefens beretning for

2020

I overensstemmelse med retningslinjerne for behandling af indsigelser over

Skatteforvaltningens behandling af spørgsmål, som ikke er afgørelser

(SKM2018.349.SKTST), afgives hermed Borger- og retssikkerhedschefens beret-

ning for 2020.

Beretningen bliver sendt til skatteministeren, ligesom den bliver offentliggjort på

Borger- og retssikkerhedschefens hjemmeside.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 3

Forord

Denne beretning har som det overordnede formål at redegøre for de indsigelser

over Skatteforvaltningens sagsbehandling, som borgere og virksomheder har

rejst det forgange år, og som jeg og Skatteforvaltningen har taget stilling til.

Med udgangspunkt heri har jeg i dette års beretning udvalgt tre temaer, som har

givet anledning til mange indsigelser over Skatteforvaltningens sagsbehandling

fra borgere og virksomheder, og som samtidig har almen interesse. Disse tre te-

maer er; Skatteforvaltningens kommunikation, sammenhængskraften i Skattefor-

valtningen samt notat- og journaliseringspligten.

Med udgangspunkt i disse tre temaer vil jeg forsøge at fremhæve nogle væsent-

lige retssikkerhedsmæssige pointer, som gør sig gældende for Skatteforvaltnin-

gen samtidig med, at de mest relevante indsigelsessager og henvendelser inden

for disse temaer beskrives med henblik på læring og refleksion. Jeg vil desuden

fremhæve relevante pointer og læringspunkter fra de undersøgelsessager, som

jeg har afsluttet i år om blandt andet Skatteforvaltningens brug af kommunikati-

onskanaler og om henstandsområdet i Skatteforvaltningen.

Kort om Borger- og retssikkerhedschefens funktion:

•

Fungerer selvstændigt og uafhængigt af hele Skatteministeriet.

Kan iværksætte egen drift-undersøgelser. Vurderer selv, hvilke sager der skal undersøges.

Kan foreslå og gennemføre initiativer, der sætter fokus på retssikkerhed.

Sparringspartner i forhold til Skatteforvaltningens medarbejdere.

Kan henstille til ændringer i Skatteforvaltningens procedurer og arbejdsgange.

Behandler indsigelser i 2. instans over Skatteforvaltningens sagsbehandling om fx medarbejderes adfærd,

lang sagsbehandlingstid og kommunikation mv., jf. SKM2018.349.SKTST.

I beretningsåret har jeg i øvrigt gjort mig nærmere tanker om, hvordan Borger-

og retssikkerhedschefens funktion bedst prioriterer arbejdet med at forankre og

udbrede kendskabet til retssikkerhed som et bærende værdigrundlag i Skatte-

forvaltningens arbejde.

Derfor har jeg i løbet af 2020 haft drøftelser med relevante interessenter i Skat-

teforvaltningen for at få et bredere perspektiv på, hvordan min funktion efter in-

teressenternes opfattelse kan skabe størst mulig værdi for både skatteyderne og

Skatteforvaltningen.

Blandt andet på baggrund af disse drøftelser har jeg prioriteret en større del af

min funktions indsats på at arbejde med retssikkerhed i et mere fremadrettet

perspektiv, fx med større vægt på sparring, vejledning og undervisning om rets-

sikkerhedsmæssige emner.

På baggrund af denne prioritering har jeg i 2021 blandt andet iværksat to under-

søgelser om henholdsvis tavshedspligt og Skatteforvaltningens anvendelse af

oplysninger fra internettet, som begge skal være med til at sætte rammerne for

Skatteforvaltningens fremadrettede praksis på disse områder og dermed under-

støtte vejledningen af medarbejderne.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 4

En forudsætning for at kunne prioritere det fremadrettede arbejde med retssik-

kerhed i Skatteforvaltningen er imidlertid, at min funktion bliver inddraget retti-

digt i Skatteforvaltningens arbejde, og at der er væsentlig synlighed om funktio-

nen i forvaltningen.

Denne synlighed kan fx skabes ved løbende undervisning af medarbejdere og et

fokus på løbende at vejlede medarbejdere om retssikkerhedsmæssige emner,

som kan være med til at sikre en ensartet praksis og efterlevelse af skatteyder-

nes rettigheder på tværs af Skatteforvaltningen.

Derfor har jeg aftalt med Skatteforvaltningen, at min funktion varetager en del af

undervisningen af nye medarbejdere og nye ledere i Skatteforvaltningen, herun-

der ved at fortælle om vores rolle i organisationen, og om det af være embeds-

mand i forvaltningen.

Desuden arrangerede min funktion i maj 2021 en retssikkerhedskonference på

Christiansborg med deltagelse af blandt andet skatteministeren og andre in-

terne og eksterne samarbejdspartnere. Dette har også i væsentlig grad bidraget

til at skabe synlighed om Borger- og retssikkerhedschefens funktion både i og

uden for Skatteministeriets koncern.

Det er min opfattelse, at et sådant fremadrettet perspektiv på retssikkerhed i

endnu højere grad kan bidrage til at sikre, at retssikkerhed fortsætter med at

være en grundsten i Skatteforvaltningens arbejde og fast indarbejdet i organisa-

tionen og medarbejdernes daglige rutiner og tankegang.

God læselyst.

Nicolai Pii

Borger- og retssikkerhedschef

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 5

Udvalgte temaer fra årets indsigelsessager

I denne del af beretningen gennemgås tre temaer, som har givet anledning til

mange indsigelser over Skatteforvaltningens sagsbehandling, og som samtidig

har almen interesse:

•

Skatteforvaltningens kommunikation

Sammenhængskraften i Skatteforvaltningen

Notat- og journaliseringspligten

Hvert tema består af en gennemgang af emnet på baggrund af udvalgte, kon-

krete indsigelsessager og henvendelser, som Borger- og retssikkerhedschefen

og Skatteforvaltningen har behandlet i løbet af dette år samt relevante egen

drift-undersøgelser.

Skatteforvaltningens kommunikation

Den måde, som Skatteforvaltningen kommunikerer på, er vigtig. Både fordi det

indhold, som Skatteforvaltningen kommunikerer, kan være af stor økonomisk be-

tydning for modtageren. Men også på grund af omfanget af Skatteforvaltningens

kommunikation, idet Skatteforvaltningen mere eller mindre kommunikerer med

alle skattepligtige borgere og virksomheder i hvert fald én gang årligt.

Kommunikation med modtageren i centrum

Derfor er det også vigtigt, at den måde, som Skatteforvaltningen kommunikerer

på, er god. God kommunikation forudsætter, at en række forhold tænkes ind i

kommunikationen. Fx er det vigtigt, at Skatteforvaltningen skriver i et sprog, som

passer til modtageren.

Tiltaleformen er ikke uden betydning

En skatteyder henvendte sig til Skattestyrelsen for at få ændret sin forskudsopgørelse. Skatteyderen henvendte

sig skriftligt i De-form til Skattestyrelsen, men vedkommende blev selv konsekvent i løbet af korrespondancen

tiltalt i du-form.

Det, at Skattestyrelsen ikke imødekom skatteyderen og tiltalte vedkommende i De-form, var ikke i overensstem-

melse med Skattestyrelsens egen sprogpolitik om at skrive imødekommende og tilpasse tekstens tone efter mod-

tagerens situation. Derfor beklagede Skattestyrelsens fagdirektør over for skatteyderen for den anvendte kom-

munikation.

Også når der rettes henvendelse til særlige befolkningsgrupper, er det vigtigt at

have modtagerens forudsætninger in mente.

Skatteforvaltningens kommunikation skal være i øjenhøjde

Skatteforvaltningen reviderede i 2020 sine retningslinjer for, hvornår og hvordan medarbejdere i Skatteforvaltnin-

gen skal kommunikere med mindreårige i konkrete sager.

Det følger blandt andet af disse retningslinjer, at Skatteforvaltningens kommunikation med mindreårige skal ske

på en måde, så den mindreårige forstår, hvad sagen handler om, så den mindreårige mødes af Skatteforvaltnin-

gen i øjenhøjde.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 6

Det svære skal skrives på en forståelig måde

God kommunikation indebærer også, at Skatteforvaltningen skriver i et sprog,

der er til at forstå

–

også når der ydes vejledning inden for et kompliceret emne

eller komplekst skatteforløb, så risikoen for misforståelser minimeres.

En klar og tydelig kommunikation

–

både i skrift og tale

–

er en forudsætning for,

at skatteyderne forstår det, som Skatteforvaltningen henvender sig om. Ved at

formulere sig og skrive i et sprog, som skatteyderen kan forstå, giver forvaltnin-

gen desuden den enkelte skatteyder mulighed for på en nem måde at sætte sig

ind i, hvorfor en sag får det resultat, som den får. En klar og tydelig kommunika-

tion er dermed også med til at sikre skatteydernes retssikkerhed og tillid til Skat-

teforvaltningen.

Kompliceret kommunikation førte til overvejelse om ændring af vejledningstekst på skat.dk

En borger ringede ind til Skatteforvaltningens Kundecenter for at få vejledning om sin forskudsopgørelse for at

kunne foretage en korrekt indberetning af indkomst.

Borgeren oplevede den telefoniske vejledning som unødvendig kompliceret, teknisk og decideret utroværdig.

Borgeren blev fx vejledt til at indberette sin lønindkomst som kontanthjælp i forskudsopgørelsen.

På baggrund af borgerens klage over Skattestyrelsens sagsbehandling kom fagdirektøren i styrelsen frem til, at

den vejledning, som borgeren havde fået, ikke var korrekt og desuden var unødvendigt kompliceret og teknisk.

Derfor beklagede fagdirektøren over for borgeren.

På baggrund af borgerens klage konstaterede Skattestyrelsen, at vejledningen om emnet på skat.dk ikke inde-

holdt en tilstrækkelig beskrivelse. Borgerens klage gav derfor Skattestyrelsen anledning til at overveje vejlednings-

teksten på skat.dk.

Nemt at komme i kontakt med Skatteforvaltningen

God kommunikation i Skatteforvaltningen handler også om andet end den måde,

der skrives og tales på til skatteyderne. God kommunikation handler også om,

hvordan og ved hjælp af hvilke kanaler kommunikationen foregår, herunder den

adgang, som skatteyderne har til at kommunikere med Skatteforvaltningen.

Det skal fx være nemt for skatteyderne at finde ud af, hvordan man kommer i

kontakt med Skatteforvaltningen

–

såvel mundtligt som skriftligt.

Det indebærer, at Skatteforvaltningen er klar og forståelig i forhold til oplysninger

om, hvilken kommunikationskanal skatteydere skal anvende i deres kontakt med

forvaltningen, så risikoen for misforståelser minimeres. Det betyder også, at

Skatteforvaltningen skal gøre en indsats for at vejlede og håndtere henvendelser

fra skatteydere, der er kommet det forkerte sted hen i forvaltningen.

Vejledning om kommunikationskanaler skal være til at forstå

En skatteyder fik et bindende svar fra Motorstyrelsen vedrørende værdifastsættelse af en bil, herunder også om

muligheden for eksportgodtgørelse, som skulle ske via Motorregistret, medmindre vedkommende ikke havde

NemID eller digital post, hvorefter registreringen kunne ske via mail.

Skatteyderen, der var tilmeldt digital post, ansøgte herefter om eksportgodtgørelse for bilen via mail til Motorsty-

relsen og ikke via Motorregistret, som var den korrekte kommunikationskanal i det pågældende tilfælde.

I den konkrete sag anerkendte Motorstyrelsen, at formuleringen i det bindende svar kunne misforstås. Klagen fra

borgeren gav derfor anledning til, at Motorstyrelsen sidenhen ændrede formuleringen i de bindende svar vedrø-

rende den korrekte kommunikationskanal for eksportgodtgørelse.

Direktøren for Motorstyrelsen indskærpede desuden over for medarbejderne i styrelsen, at det er vigtigt, at der

straks tages kontakt til borgere og virksomheder, hvis man støder på henvendelser, der er sendt det forkerte sted

hen, eller som skulle have været håndteret via Motorregistret.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 7

Hvis skattevæsenet virker lukket og svært at gennemskue rent kommunikativt,

kan det være med til at mindske skatteydernes tillid til Skatteforvaltningen.

Det gælder også i forbindelse med Skatteforvaltningens telefonbetjening af bor-

gere og virksomheder.

En borger kunne ikke komme i telefonisk kontakt med Skatteforvaltningen

En borger tog telefonisk kontakt til Skatteforvaltningens Kundecenter for at få vejledning om anvendelsen af hen-

holdsvis skatte- og bikort. Efter 21 minutters ventetid kom borgeren igennem til en medarbejder i Kundecenteret.

Herefter blev borgeren viderestillet til en anden medarbejder, hvilket genererede yderligere 22 minutters vente-

tid.

Borgeren oplevede ventetiden efter viderestillingen som om, at Kundecenteret havde viderestillet forkert og der-

med afbrudt samtalen. Derfor lagde borgeren på og fik ikke den vejledning, som vedkommende havde regnet

med. Borgeren var derfor meget utilfreds og klagede efterfølgende over den dårlige oplevelse i mødet med Kun-

decenteret.

Fagdirektøren havde forståelse for, at borgeren havde oplevet den yderligere ventetid ved viderestillingen som

om, at samtalen blev afbrudt. Derfor beklagede fagdirektøren ventetiden over for borgeren.

Samtidig er det også vigtigt at være opmærksom på, at skatteyderne kan have

en vis forventning om, hvordan Skatteforvaltningen kommunikerer med dem,

dvs. om det er via skattemappen på skat.dk, mail eller en helt tredje kommunika-

tionskanal.

Når en skatteyder fx henvender sig til Skatteforvaltningen via en bestemt kom-

munikationskanal, såsom skattemappen på skat.dk, vil vedkommende også

have en forventning om, at Skatteforvaltningen svarer via samme kommunikati-

onskanal.

Det følger også af de almindelige uskrevne forvaltningsretlige principper, hvoref-

ter en myndighed som udgangspunkt bør anvende den kommunikationsform,

som en borger eller virksomhed har henvendt sig via, medmindre denne ikke kan

anses for tilstrækkelig sikker i forhold til identifikation af vedkommende og af-

værgelse af risiko for uberettiget spredning af fortrolig information.

Dermed skal Skatteforvaltningen som udgangspunkt også efterleve en skatte-

yders kommunikationspræference.

Til trods for tekniske vanskeligheder og hjemsendelse af medarbejdere burde Skattestyrelsen

have imødekommet en virksomheds kommunikationspræference

En virksomhed anmodede udtrykkeligt Skattestyrelsen om, at al kontakt til virksomhed skulle ske pr. brev eller via

e-Boks.

Af tekniske årsager var det imidlertid ikke muligt for sagsbehandleren i Skattestyrelsen i den type sager at kom-

munikere med virksomheden via e-Boks. Det var som følge af hjemsendelse pga. COVID-19 heller ikke muligt for

Skattestyrelsen at afsende breve i sagen. I stedet kommunikerede Skattestyrelsen derfor til virksomheden via en

helt tredje kommunikationskanal (Bluewhale).

Virksomheden klagede over den manglende imødekommelse af kommunikationspræferencen, hvilket Skattesty-

relsens fagdirektør beklagede. Skattestyrelsen konkluderede desuden, at styrelsen i sagen burde have kopieret

selve afgørelsen til virksomheden til et andet it-system, så afgørelsen på den måde kunne fremsendes til virksom-

hedens e-Boks via dette system.

Der er imidlertid også undtagelser til udgangspunktet om, at Skatteforvaltningen

skal efterleve skatteydernes kommunikationspræferencer.

Niels Fenger m.fl. (red.), Forvaltningsret, Jurist- og Økonomforbundets Forlag 2018, s. 657.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 8

Dette gør sig som nævnt gældende i kommunikation, der indeholder fortrolige

oplysninger, såsom oplysninger om en skatteyders økonomiske forhold. I et så-

dant tilfælde vil Skatteforvaltningen være forpligtet til at besvare en henvendelse

fra en skatteyder via en krypteret kommunikationskanal såsom sikker post, skat-

temappen på skat.dk, e-Boks eller Bluewhale (krypteret meddelelsessystem).

Fortrolige oplysninger kunne ikke sendes til en skatteyders private og ukrypterede mail

En skatteyder fik fremsendt en afgørelse fra Skattestyrelsen pr. brev. Kort efter anmodede skatteyderen om også

at få fremsendt afgørelsen elektronisk til sin private mail. Afgørelsen omhandlede skatteyderens økonomiske for-

hold og indeholdt derfor fortrolige oplysninger. Derfor skulle afgørelsen sendes via en krypteret kommunikations-

kanal.

Skattestyrelsen kunne derfor ikke imødekomme skatteyderens anmodning om at få sendt afgørelsen til den pri-

vate mailadresse, idet denne ikke var en krypteret kommunikationskanal.

Men Skattestyrelsen tilbød samtidig ikke borgeren at få fremsendt afgørelsen elektronisk og krypteret via fx skat-

temappen på skat.dk eller Bluewhale, der er et system til krypteret kommunikation. Skatteyderen modtog derfor

ikke afgørelsen elektronisk.

Herudover er der på Skatteforvaltningens område udstedt en række bekendtgø-

relser, der fastlægger obligatorisk brug af digitale kommunikationskanaler i en

række tilfælde. I disse situationer kan Skatteforvaltningen også fravige skatte-

ydernes kommunikationspræferencer.

Skatteforvaltningens kommunikationskanaler

Når Skatteforvaltningen kommunikerer skriftligt med skatteydere, sker dette via

mange forskellige kommunikationskanaler, såsom brev og diverse digitale kana-

ler (mail, sikker mail, skattemappen på skat.dk, Bluewhale og e-Boks).

Det er imidlertid Borger- og retssikkerhedschefens opfattelse, at det skal være

nemt for skatteydere at finde ud af, hvordan man kommunikerer med Skattefor-

valtningen

–

desuagtet de mange forskellige kommunikationsmuligheder.

Blandt andet bør skatteydere som udgangspunkt kunne forvente, at Skattefor-

valtningen ikke i løbet af det samme sagsforløb henvender sig via flere forskel-

lige kommunikationskanaler.

Borger- og retssikkerhedschefen er imidlertid via konkrete henvendelser fra

skatteydere blevet opmærksom på, at Skatteforvaltningen ikke har en ensartet

praksis for anvendelsen af kommunikationskanaler i den skriftlige kommunika-

tion med borgere og virksomheder.

Eksempler på vilkårlig anvendelse af kommunikationskanaler i skatteforvaltningen

En skatteyder havde oplevet, at Skatteforvaltningen anvendte forskellige kommunikationskanaler i lø-

bet af samme sagsforløb uden umiddelbar logisk prioritering. Desuden var visse af kommunikationska-

nalerne envejs

–

dvs. at borgeren ikke kunne besvare henvendelser fra Skatteforvaltningen via den

samme kommunikationskanal.

En anden skatteyder modtog meddelelser via én kommunikationskanal, men fik samtidig besked af

Skatteforvaltningen om at svare via en helt anden kommunikationskanal.

En tredje sag viste, at der var en uensartet praksis for, hvilke kommunikationskanaler Skatteforvaltnin-

gen anvendte til at sende remindere til virksomheder om fx moms og A-skat. Nogle remindere blev så-

ledes sendt via mail, andre via e-Boks eller pr. brev.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 9

På baggrund af henvendelser om Skatteforvaltningens uensartede anvendelse

af kommunikationskanaler besluttede Borger- og retssikkerhedschefen at un-

dersøge Skatteforvaltningens brug af skriftlige kommunikationskanaler, hvilket

resulterede i en egen drift-undersøgelse, der blev afsluttet i dette beretningsår.

Borger- og retssikkerhedschefens undersøgelse af kommunikationskanaler

Undersøgelsen af Skatteforvaltningens brug af kommunikationskanaler tog ud-

gangspunkt i oplysninger fra Skatteforvaltningen samt en spørgeskemaundersø-

gelse på tværs af Skatteforvaltningen rettet mod kontor- og funktionsledere med

ansvar for enheder, der har direkte kontakt med borgere og virksomheder.

Spørgeskemaundersøgelsen viste overordnet set, at der anvendes mange for-

skellige kommunikationskanaler i de enkelte enheder i Skatteforvaltningen. Helt

konkret anvendes der tre til fem forskellige kommunikationskanaler til både ud-

gående og indgående kommunikation med borgere og virksomheder.

Undersøgelsen viste også, at Skatteforvaltningens medarbejdere ikke synes at

følge en ensartet praksis ved valg af kommunikationskanaler, når der rettes hen-

vendelse til borgere og virksomheder. Tværtimod kan det fremstå som om, at

der på kontor- og/eller medarbejderniveau i Skatteforvaltningen laves egne ret-

ningslinjer for, hvilke kommunikationskanaler der anvendes.

En fælles kommunikationskanalstrategi er en god strategi

Det er Borger- og retssikkerhedschefens opfattelse, at Skatteforvaltningen i val-

get af kommunikationskanal bør inddrage en række momenter, som dels består

af de retlige rammer (fx lovgivning om digital kommunikation, forvaltningsret, in-

formationssikkerhed samt databeskyttelse) og dels af mere driftsmæssige hen-

syn (fx skatteyderpræferencer, omkostninger og systembegrænsninger). Det er

yderst vanskeligt på kontor- eller medarbejderniveau i Skatteforvaltningen at

inddrage disse hensyn korrekt i forbindelse med valg af kommunikationskanal.

På den baggrund anbefalede Borger- og retssikkerhedschefen i undersøgelsen,

at Skatteforvaltningen udarbejder overordnede, generelle retningslinjer for med-

arbejdernes valg af kommunikationskanaler.

Sådanne generelle retningslinjer kan fx være i form af en kanalstrategi eller lig-

nende, der fastlægger en prioritering af Skatteforvaltningens medarbejderes an-

vendelse af kommunikationskanaler ud fra forholdene i de enkelte sager eller

sagstyper, herunder eventuelle systembegrænsninger.

Borger- og retssikkerhedschefens anbefalinger til Skatteforvaltningen

Vedrørende retningslinjer for medarbejderne:

•

Der udarbejdes overordnede,

generelle retningslinjer

for medarbejdernes valg af kommunikationska-

naler.

•

Der skabes et

samlet overblik

over de forskellige kommunikationskanaler med henblik på at under-

støtte vejledningen af medarbejderne.

•

De eksisterende kommunikationskanaler gennemgås for eventuelle

overlap

i funktioner.

•

Skatteforvaltningen skal

–

i sager med risiko for sagsoplysninger i flere systemer

–

sikre, at der sker en

undersøgelse

af systemerne for relevante oplysninger fra skatteydere.

Vedrørende vejledning til borgere og virksomheder:

•

Borgere og virksomheder

vejledes

i fornødent omfang om, via hvilken kanal de kan forvente, at Skat-

teforvaltningen kommunikerer.

Undersøgelsen kan læses i sin helhed på Borger- og retssikkerhedschefens hjemmeside under punktet

”Redegørelser og beretning”.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 10

•

Skatteforvaltningen er opmærksom på, at det ikke

fremstår som om,

at ikke-obligatoriske kommuni-

kationskanaler er obligatoriske at bruge.

Skatteforvaltningens opfølgning på undersøgelsen

Som opfølgning på undersøgelsen, har Skatteforvaltningen generelt udtalt til

Borger- og retssikkerhedschefen, at forvaltningen bakker op om undersøgelsens

konklusioner, herunder i forhold til at udarbejde en sammenhængende kanal-

strategi for forvaltningen.

Skatteforvaltningen har i forlængelse heraf iværksat forskellige initiativer i over-

ensstemmelse med Borger- og retssikkerhedschefens anbefalinger.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 11

Sammenhængskraften i Skatteforvaltningen

Siden SKAT i 2018 gik fra at være én styrelse til Skatteforvaltningen med syv for-

skellige styrelser med hvert deres opgaveområde, har sammenhængskraften i

Skatteforvaltningen været et emne, der i høj grad har optaget Borger- og retssik-

kerhedschefen.

De syv styrelser er således i en juridisk ramme at anse som én forvaltningsmyn-

dighed, hvilket ifølge Skatteforvaltningens hjemmeside

kan sikre, at borgere og

virksomheder altid kan få de svar, der er brug for i skattemæssigt regi, idet de

syv styrelser samarbejder på tværs af Skatteforvaltningen.

Sammenhængskraften er et vigtigt emne, fordi den samlede Skatteforvaltning

–

til trods for den ændrede organisering

–

fortsat har til opgave at være den myn-

dighed, hvor borgere og virksomheder kan få behandlet alle sager om skat, af-

gifter og told mv. For at kunne løse denne opgave på tværs af Skatteforvaltnin-

gens styrelser skal der være en god sammenhængskraft og et godt samarbejde

mellem alle grene af forvaltningen, idet organiseringen for borgere og virksom-

heder kan opleves som kompleks.

Skatteyder forvirret over organiseringen af skattevæsenet

En pårørende til en skatteyder kontaktede Skattestyrelsen for at få afklaring på skatteyderens gælds-

forhold, der omfattede flere styrelser i Skatteforvaltningen. Gældsforholdet omfattede således Motor-

styrelsen, fordi styrelsen havde beregnet de pågældende afgiftskrav, Skattestyrelsen, der stod for op-

krævningen af det motorrelaterede krav, samt Gældsstyrelsen, der foretog inddrivelse af de krav, der

ikke var betalt til Skattestyrelsen i tide.

I den konkrete sag forsøgte Skattestyrelsen bedst muligt at vejlede den pårørende om gældsforløbet

ved at fremsende oversigter over de forskellige krav og deres status, samt ved at vejlede om, at det er

muligt at skylde forskellige krav til Skattestyrelsen og Gældsstyrelsen samtidig. Den pårørende var

imidlertid ikke tilfreds med vejledningen og klagede derfor til Skattestyrelsens fagdirektør.

Fagdirektøren havde forståelse for, at gældsforløbet kunne opleves som kompliceret

–

men udtalte i

øvrigt ikke kritik af Skattestyrelsens vejledning i sagen. Fagdirektøren redegjorde herefter igen for hele

gældsforløbet over for den pårørende.

Sammenhængende service på tværs af Skatteforvaltningen

Organiseringen af Skatteforvaltningen i syv styrelser og samtidig som én fælles

juridisk myndighed indebærer som sagt

–

med forvaltningens egne ord

–

at for-

valtningen kan skabe en sammenhængende service på tværs af styrelserne for

borgere og virksomheder.

Dette forudsætter, at der er et godt samarbejde mellem Skatteforvaltningens syv

styrelser om at give skatteyderne de svar og den vejledning, der er brug for rent

skattemæssigt.

Det er derfor særlig vigtigt med et godt samarbejde mellem de styrelser, der fo-

retager sagsbehandling over for borgere og virksomheder, herunder at der i sa-

ger, der involverer flere styrelser i Skatteforvaltningen, er en tæt koordination

mellem de involverede styrelser, så der ikke opstår misforståelser om blandt an-

det ansvarsområder.

Skatteforvaltningens hjemmeside

(https://www.skatteforvaltningen.dk/om-skatteforvaltningen/).

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 12

Borger blev vejledt forkert om en anden styrelses ansvarsområde

En borger havde ikke betalt sin skat til tiden, og derfor sendte Skattestyrelsen skattekravet til inddrivelse hos

Gældsstyrelsen.

Borgeren indbetalte herefter skattegælden, men betalingen skete til den forkerte styrelse i Skatteforvaltningen.

Borgeren havde nemlig indbetalt beløbet til Skattestyrelsen, men beløbet skulle rettelig være betalt til Gældssty-

relsen, som nu var rette kreditor. Skattestyrelsen sendte derfor det indbetalte beløb videre til Gældsstyrelsen.

Da borgeren tog kontakt til Skattestyrelsen fik vedkommende besked på, at Gældsstyrelsen ville foretage mod-

regning, således at borgerens skattegæld ville blive betalt med indbetalingen.

Det skete imidlertid ikke. For Gældsstyrelsen havde endnu ikke retskraftvurderet borgerens gæld, og derfor

kunne det indbetalte beløb ikke bruges til at betale skattegælden (en retskraftvurdering består i at vurdere, om et

skattekrav er gyldigt eller ej

–

fx kan vurderingen gå på, om der er indtrådt forældelse). Derfor tilbagebetalte

Gældsstyrelsen indbetalingen til borgeren.

Borgeren klagede over sagsforløbet og over, at skattegælden ikke blev udlignet, selvom gælden var betalt, og

selvom Skattestyrelsen havde oplyst om, at det ville ske. Direktøren for Gældsstyrelsen fandt imidlertid ikke, at

der var sket fejl i sagsbehandlingen, idet Gældsstyrelsen ikke må foretage modregning, så længe et skattekrav ikke

er fundet retskraftigt.

Det er således vigtigt, at hver enkelt styrelse gør en stor indsats for at vejlede

skatteyderne om de forskellige styrelsers ansvarsområder og funktioner i for-

hold til vedkommendes skattesager.

Skattestyrelsen henviste til Gældsstyrelsen, selvom sagen var en del af Skattestyrelsens om-

råde

Med henblik på at inddrive en skattegæld foretog Gældsstyrelsen lønindeholdelse af en borgers løn. Rent praktisk

sker dette ved, at der genereres et e-skattekort med en forhøjet trækprocent for en given periode.

Ved en fejl anvendte borgerens arbejdsgiver skattekortet med den forhøjede trækprocent tidligere, end skatte-

kortet trådte i kraft, hvilket medførte, at borgeren fik lønindeholdt skattekravet to gange.

Rent skattemæssigt bliver en merindbetaling som denne indbetalt som forskudsskat for det næstkommende ind-

komstår. Det betyder også, at det er Skattestyrelsen, som er ansvarlig for personskatteområdet, der er rette myn-

dighed i forhold til at få udbetalt en merindbetaling. Dette orienterede Gældsstyrelsen borgeren og dennes ar-

bejdsgiver om.

Da borgeren og dennes arbejdsgiver herefter henvendte sig til Skattestyrelsen, forstod styrelsen imidlertid ikke

problematikken og henviste i stedet tilbage til Gældsstyrelsen, selvom Skattestyrelsen var rette myndighed for

borgerens sag.

Det betød, at borgeren og dennes arbejdsgiver fik en oplevelse af at være kastebold mellem to styrelser.

Direktøren for Gældsstyrelsen beklagede over for borgeren, hvis Skattestyrelsen ikke havde forstået sagens pro-

blematik og i stedet tilbageviste vedkommende til Gældsstyrelsen.

En god vejledning om de forskellige styrelsers ansvarsområder og funktioner

kan også være med til at give skatteyderne det fornødne overblik over en skatte-

sag. Vejledning kan derfor være med til at skabe forståelse for og gennemsigtig-

hed omkring sagsprocesserne og dermed medvirke til at øge tilliden til Skattefor-

valtningen som helhed.

Skattestyrelsen glemte at vejlede om mulig eftergivelse af gæld hos Gældsstyrelsen

En borger blev vurderet fuldt skattepligtig i udlandet. Som følge af nogle konkrete omstændigheder i den forbin-

delse traf Skattestyrelsen afgørelse om, at borgeren havde en restskat.

Borgeren blev imidlertid først opmærksom på restskatten to år efter. I den forbindelse oplyste Skattestyrelsen

fejlagtigt til borgeren, at restskatten var betalt

–

selvom det ikke var tilfældet.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 13

Som følge heraf blev restskatten ikke betalt af borgeren, og skattekravet blev herefter videresendt til inddrivelse

hos Gældsstyrelsen. Borgeren fik flere rykkere og henvendte sig flere gange til Skattestyrelsen uden at få en afkla-

ring i sagen.

Borgeren klagede over sagsbehandlingen og anførte i den forbindelse, at skattekravet burde blive frafaldet som

følge af Skattestyrelsens fejlinformation. I 1. instansbehandlingen af borgerens indsigelse beklagede fagdirektøren

i Skattestyrelsen sagsbehandlingen, men fandt i øvrigt ikke grundlag for at ændre skatteansættelsen. Fagdirektø-

ren vejledte i stedet om muligheden for at få eftergivet de påløbne morarenter hos Gældsstyrelsen.

Borgeren klagede over svaret fra fagdirektøren til Borger- og retssikkerhedschefen. Borger- og retssikkerhedsche-

fen var enig med fagdirektøren i, at sagsforløbet havde været kritisabelt.

I forhold til spørgsmålet om at frafalde skattekravet bemærkede Borger- og retssikkerhedschefen, at fagdirektø-

ren i sit 1. instanssvar til borgeren også burde have vejledt om muligheden for at rette henvendelse til Gældssty-

relsen med henblik på at anmode om eftergivelse af selve skattekravet og ikke kun de påløbne morarenter.

Vejledning er særlig vigtig, når en borger eller virksomhed skal finde ud af, hvor

vedkommende skal henvende sig for fx at få sine partsrettigheder indfriet såsom

retten til at klage over en afgørelse.

Hvem skal man klage til, når en sag omfatter flere styrelser?

Et skattekrav var ikke blevet betalt af en skatteyder, og derfor forsøgte Skattestyrelsen at opkræve beløbet. Da

opkrævningen viste sig ikke at være mulig, oversendte Skattestyrelsen skattekravet til Gældsstyrelsen med hen-

blik på inddrivelse af kravet.

Gældsstyrelsen forsøgte herefter at inddrive kravet hos skatteyderen. Skatteyderen mente imidlertid ikke, at skat-

tekravet, der udgjorde en restskat, var retmæssigt. Derfor påklagede skatteyderen restskattens eksistens og stør-

relse til Gældsstyrelsen.

Selvom Gældsstyrelsen stod for selve inddrivelsen af skattekravet, var det Skattestyrelsen, som skatteyderen ret-

teligt skulle klage til. Gældsstyrelsen vejledte således skatteyderen om, at selvom Gældsstyrelsen stod for inddri-

velse generelt, var det stadigvæk den myndighed (Skattestyrelsen), der havde truffet afgørelsen om skattekravet,

der var fordringshaver og dermed rette klagesubjekt.

Gældsstyrelsen anmodede derfor Skattestyrelsen om at tage kontakt til skatteyderen med henblik på at svare på

skatteyderens spørgsmål i forbindelse med en eventuel klagesag.

Borger- og retssikkerhedschefens undersøgelse af henstandsområdet

Som følge af en konkret indsigelsessag valgte Borger- og retssikkerhedschefen

at iværksætte en egen drift-undersøgelse på henstandsområdet, som blandt an-

det omhandlede samarbejdet mellem Skattestyrelsen og Gældsstyrelsen.

Undersøgelsen omhandlede ligningsmæssig henstand efter skatteforvaltnings-

lovens § 51, hvorefter en skatteyder kan anmode Skattestyrelsen om henstand

for betalingen af et skattekrav. Hvis der gives henstand, betyder det, at skatte-

yderen får udsættelse med betalingen af den del af skatten, som vedkommende

har klaget over.

Reglerne om henstand er begrundet i, at det kan have store ulemper for en skat-

teyder at skulle betale et beløb, som måske uretmæssigt er blevet pålagt skatte-

yderen. Desuden antages det, at adgangen til henstand også udspringer af, at et

omtvistet skattekrav skal kunne afprøves i Skatteforvaltningens klagesystem, in-

den myndighederne opkræver og inddriver skattekravet.

Undersøgelsen kan læses i sin helhed på Borger- og retssikkerhedschefens hjemmeside under punktet

”Redegørelser og beretning”.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 14

Formålet med undersøgelsen var derfor at se nærmere på skatteyderens retstil-

ling i forbindelse med sager om henstand i Skatteforvaltningen, især med fokus

på perioden fra indgivelse af en anmodning om henstand til Skattestyrelsen

træffer afgørelse om henstand.

Undersøgelsen viste, at selv om der igennem de seneste år har været lange

sagsbehandlingstider for henstandsanmodninger i Skattestyrelsen, så var det på

baggrund af en række initiativer lykkedes Skattestyrelsen at afgøre væsentligt

flere sager end tidligere, hvilket var tilfredsstillende. Samtidig henstillede Borger-

og retssikkerhedschefen til, at Skattestyrelsen fortsat har fokus på, at sagsbe-

handlingstiderne vedrørende henstandssager er så kort, som det er muligt og

forsvarligt.

Undersøgelsen viste også, at Skattestyrelsens sagsbehandling af henstandsan-

modninger

–

både sagsbehandlingstiden og processerne

–

har indvirkning på

Gældsstyrelsens inddrivelse af de skattekrav, som er omfattet af en ubehandlet

henstandsanmodning.

Idet Skatteforvaltningen udgør én samlet forvaltningsmyndighed, udtalte Borger-

og retssikkerhedschefen i undersøgelsen, at det må påhvile Skatteforvaltningen

at organisere opgaveløsningen på en sådan måde, at lang sagsbehandlingstid i

én enhed så vidt muligt ikke medfører unødige ulemper for de berørte skatte-

ydere andre steder i forvaltningen.

Samtidig lagde Borger- og retssikkerhedschefen vægt på, at udgangspunktet i

Skatteforvaltningen er, at skattekrav, der er omfattet af en ubehandlet anmod-

ning om henstand, ikke tvangsinddrives.

På den baggrund anbefalede Borger- og retssikkerhedschefen derfor blandt an-

det i undersøgelsen, at Skattestyrelsen og Gældsstyrelsen undersøgte, om det

var muligt og hensigtsmæssigt at ændre eksisterende processer, så skattekrav,

der er omfattet af en ubehandlet anmodning om henstand, som udgangspunkt

ikke bliver oversendt til inddrivelse i Gældsstyrelsen.

Det skyldes, at en oversendelse af et skattekrav til inddrivelse kan medføre en ri-

siko for, at der foretages tvangsinddrivelse af skattekravet i videre omfang end

forudsat, hvorved formålet med henstand kan blive udhulet.

Undersøgelsen indeholdt desuden en række anbefalinger i forhold til inddrivelse

af skattekrav, der er omfattet af en ubehandlet anmodning om henstand, herun-

der i forhold til processerne i Gældsstyrelsen for lønindeholdelse i systemet

PSRM, ligesom det blev anbefalet, at Gældsstyrelsen præciserer deres proces-

vejledninger for udlæg og konkursbegæringer i disse sager.

Skatteforvaltningens opfølgning på undersøgelsen

Skattestyrelsen og Gældsstyrelsen har udtalt til Borger- og retssikkerhedschefen,

at styrelserne i den kommende tid i samarbejde vil se nærmere på undersøgel-

sens anbefalinger og følge op over for Borger- og retssikkerhedschefen.

Skattestyrelsen har desuden udtalt, at det er styrelsens opfattelse, at en kortere

sagsbehandlingstid på henstandsområdet er det mest centrale sted at fokusere i

forhold til at reducere risikoen for, at der sker inddrivelse af krav, hvor der er en

ubehandlet anmodning om henstand til gene for skatteyderen. Derfor har

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 15

Skattestyrelsen iværksat en række yderligere initiativer for at nedbringe sagsbe-

handlingstiden for henstandssager.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 16

Notat- og journaliseringspligten

Spørgsmål og klager, der relaterer sig til notat- og journaliseringspligten, har i

det forgange år givet anledning til flere henvendelser samt konkrete indsigelses-

sager fra borgere og virksomheder.

Notat- og journaliseringspligten er nogle af de forvaltningsretlige spilleregler, der

er med til at sikre borgere og virksomheders retssikkerhed i processen frem til

og efter, der træffes en afgørelse. Derfor har Borger- og retssikkerhedschefen i

dette års beretning fokus på disse grundlæggende regler i Skatteforvaltningens

sagsbehandling.

Notatpligten

Skatteforvaltningen har

–

lige som alle øvrige myndigheder

–

pligt til at notere

oplysninger i sager, hvor der træffes afgørelser. Dette følger af offentlighedslo-

vens § 13.

Forpligtelsen til at tage notat i konkrete sager indtræder, når forvaltningen

mundtligt eller på anden vis modtager oplysninger om en sags faktiske grundlag

eller eksterne faglige vurderinger, der har betydning for sagens afgørelse.

Notatpligten gælder fx, når en sagsbehandler i forvaltningen bliver bekendt med

oplysninger, som bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i

øvrigt tilvejebringes for at skabe klarhed med hensyn til en sags faktiske grund-

lag.

Notatpligten gælder også anonyme henvendelser om mistanke om sort arbejde

Når Skatteforvaltningen modtager en anmeldelse telefonisk

–

fx med en mistanke om skattesnyd eller sort ar-

bejde - og anmelderen oplyser sit navn, men samtidig ønsker at være anonym, skal Skatteforvaltningen gøre an-

melderen opmærksom på, at Skatteforvaltningen har notatpligt.

Notatpligten indebærer, at Skatteforvaltningen skal notere indholdet af de mundtlige oplysninger, herunder også

navnet på den, der giver oplysningerne til Skatteforvaltningen (Den juridiske vejledning pkt. A.A. 7.4.4 og

SKM2016.123).

Hvis en skatteyder ønsker at forblive anonym, skal vedkommende derfor undlade at nævne sit navn eller andre

personhenførbare oplysninger.

Det kan fx være oplysninger om fastslåede økonomiske forhold

, såsom en skat-

teyders indkomstforhold fra en bank eller en arbejdsgivers oplysninger til brug

for fastsættelse af et befordringsfradrag. Hvis disse oplysninger er modtaget te-

lefonisk, under en besigtigelse eller på anden ikke-skriftlig vis, skal sagsbehand-

leren efterfølgende gøre notat om de oplysninger, der har betydning for sagens

afgørelse.

Niels Fenger m.fl. (red.), Forvaltningsret, Jurist- og Økonomforbundets Forlag 2018, s. 540.

Folketingets Ombudsmands myndighedsguide, afsnit om notatpligt, pkt. 3.2.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 17

Manglende notat om dokumenter efterlod tvivl om hændelsesforløbet i en sag

En borger havde medtaget ca. 30 kg dokumentation, som borgeren fandt relevant for sin skattesag, til et møde

med Skattestyrelsen.

Der opstod efterfølgende uenighed om, hvorvidt de medbragte dokumenter var blevet overleveret til Skattesty-

relsen eller ej.

Skattestyrelsen havde imidlertid ikke noteret i mødereferatet, om de medbragte dokumenter rent faktisk var ble-

vet overleveret til styrelsen eller ej. Det fremgik alene af mødereferatet, at borgeren havde medbragt en taske og

to bæreposer med bilag til mødet. Der forelå heller ikke andet dokumentation for, om de medbragte dokumenter

var afleveret til Skattestyrelsen eller ej.

Borger- og retssikkerhedschefen fandt det beklageligt, at det ikke fremgik af Skattestyrelsens mødereferat, hvor-

vidt dokumenterne blev afleveret til Skattestyrelsen efter mødet. Som følge af det manglende notat om spørgs-

målet, var det ikke muligt at fastslå, om Skattestyrelsen havde modtaget dokumenterne til brug for borgerens

skattesag.

Der er ligeledes pligt til snarest muligt at tage notat om væsentlige ekspeditions-

skridt i afgørelsessager, der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Dette

følger af offentlighedslovens § 13, stk. 2.

Det er ikke muligt generelt at fastlægge, hvornår et ekspeditionsskridt skal be-

tragtes som væsentligt. Det beror i stedet på en konkret vurdering af det pågæl-

dende sagsbehandlingsskridts betydning i sagen.

Dog kan det nævnes, at sager, hvor Skatteforvaltningen meddeler en afgørelse

mundtligt eller orienterer om, at en afgørelse om aktindsigt først kan træffes ef-

ter lovens sagsbehandlingsfrist på syv arbejdsdage, må betragtes som væsent-

lige ekspeditionsskridt i en sag.

Dokumentationshensyn

Et af formålene med at føre notat er at varetage et dokumentationshensyn i for-

bindelse med Skatteforvaltningens sagsbehandling.

Notatpligten sikrer, at der ikke blot sagsbehandles efter hukommelsen

Under et møde mellem Skattestyrelsen og en borger havde borgeren informeret styrelsen om, at vedkommende

havde medbragt alle bilag til brug for skattesagen til mødet, men at materialet ikke ville blive udleveret til styrel-

sen.

Oplysningen om, at materialet ikke var udleveret til Skattestyrelsen, fremgik imidlertid ikke af referatet fra mødet.

Dog kunne sagsbehandlerne i sagen huske det, hvorfor oplysningen herom indgik i den videre behandling af bor-

gerens skattesag.

Ved at skrive notat om oplysninger af betydning for en sags afgørelse dokumen-

teres det bevismæssige grundlag, der har ligget til grund for Skatteforvaltnin-

gens afgørelse. Dermed danner notatpligten grundlag for, at Skatteforvaltningen

har mulighed for at klarlægge og dokumentere over for forvaltningen og skatte-

yderen, hvad der er sket i en sag.

Folketingets Ombudsmands myndighedsguide, afsnit om notatpligt, pkt. 4.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 18

Notat som dokumentation for hændelsesforløb

En borger, der tidligere havde været ansat i Skatteforvaltningen, klagede over forvaltningens behandling af ved-

kommendes skattesag. Ifølge borgeren havde en medarbejder i Skatteforvaltningen brudt sin særlige tavsheds-

pligt i forbindelse med behandlingen af borgerens skattesag ved at have taget kontakt til borgerens tidligere leder

i Skatteforvaltningen.

Skatteforvaltningen kunne ikke afvise, at der kunne være blevet foretaget en generel forespørgsel om generelle

ansættelsesforhold, men afviste, at der var blevet spurgt til den konkrete medarbejders ansættelsesforhold. Argu-

mentet fra Skatteforvaltningen var, at en sådan henvendelse i så fald ville fremgå af et notat på borgerens skatte-

sag.

Idet Skatteforvaltningen på daglig basis træffer mange afgørelser, hvortil der

indsamles en betydelig mængde oplysninger, herunder i forbindelse med møder,

under besigtigelser, mundtlige orienteringer eller via informationssøgning mv., er

det vigtigt, at forvaltningen sikrer sig dokumentation for, hvad der har ligget til

grund for en afgørelse.

Kontrolhensyn

En efterlevelse af notatpligten sikrer som nævnt, at Skatteforvaltningen kan do-

kumentere, hvad der er sket i en sag. Denne dokumentation danner desuden

grundlag for, at der er mulighed for at føre en effektiv kontrol med, om Skattefor-

valtningen nu også har handlet korrekt i den pågældende sag.

For hvis de oplysninger, som har haft betydning i sag, ikke er dokumenteret i sa-

gen, er det heller ikke muligt at kontrollere, om oplysningerne fx er fortolket rig-

tigt eller anvendt på den rigtige måde i forhold til retsgrundlaget for afgørelsen.

Borger- og retssikkerhedschefen var afskåret fra at føre kontrol med Gældsstyrelsen som følge

af manglende dokumentation

En virksomhed henvendte sig til Borger- og retssikkerhedschefen, fordi virksomheden ikke mente, at

Gældsstyrelsen havde undersøgt alle faktiske forhold i virksomhedens sag, inden styrelsen havde an-

modet Skifteretten om at begære virksomheden konkurs.

For at vurdere, om Gældsstyrelsen i den konkrete sag havde overholdt de gældende retningslinjer for

konkursbegæringer, anmodede Borger- og retssikkerhedschefen Gældsstyrelsen om det materiale, der

var indgået i styrelsens undersøgelse af, om virksomheden kunne begæres konkurs.

Det eneste materiale, der var i sagen, var selve konkursbegæringen. Selvom Gældsstyrelsens interne

procesvejledning om konkurssager stillede krav om, at der altid blev foretaget en grundig undersø-

gelse af hver sag, var disse undersøgelsesskridt hverken noteret eller på anden måde dokumenteret i

den konkrete sag.

Idet der ingen dokumentation var i sagen, var Borger- og retssikkerhedschefen afskåret fra reelt at un-

dersøge, om virksomheden havde ret i, at Gældsstyrelsen ikke havde undersøgt alle faktiske forhold i

sagen og dermed overholdt sine egne retningslinjer om konkurssager.

Borger- og retssikkerhedschefen fandt det derfor særdeles beklageligt, at Gældsstyrelsen i den kon-

krete sag ikke havde gjort notat på sagen om undersøgelserne samt vurdering af, om betingelserne for

indgivelse af konkursbegæringen var opfyldt.

Krav om notat på ulovbestemt grundlag

I sager, hvor Skatteforvaltningen ikke træffer afgørelser

–

og som derfor ikke er

omfattet af offentlighedslovens § 13

–

kan der alligevel, på baggrund af tilsva-

rende forvaltningsretlige principper på ulovbestemt grundlag, være pligt til at

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 19

gøre notat om væsentlige sagsoplysninger eller ekspeditionsskridt, hvis disse

ikke fremgår af sagen i øvrigt.

Den ulovbestemte notatpligt finder anvendelse i traditionelle administrative sa-

ger, der har en vis indgribende og væsentlig betydning for skatteyderen.

I Skatteforvaltningen kan det fx være sager, hvor der indgives en konkursbegæ-

ring til Skifteretten. I sådanne sager er det Skifteretten, og ikke Skatteforvaltnin-

gen, der træffer afgørelse om at erklære en virksomhed konkurs. Det er derimod

Skatteforvaltningen, der forestår sagsbehandlingen i forbindelse med at frem-

sende en konkursbegæring til vurdering i Skifteretten.

Borger- og retssikkerhedschefen har i en konkret klagesag vurderet, at det

–

set i

forhold til, hvor indgribende en konkursbegæring er for en virksomhed

–

er bedst

stemmende med den ulovbestemte notatpligt, at der i disse sager er en forplig-

telse for sagsbehandlerne til at tage notat om visse sagsskridt.

Borger- og retssikkerhedschefen henstilling om, at Gældsstyrelsen bør føre notat i sager om

konkursbegæringer

Borger- og retssikkerhedschefens undersøgelse af en konkret klagesag viste, at Gældsstyrelsen ikke

havde interne retningslinjer, som stillede krav om, at sagsbehandlerne i sager om konkursbegæringer

skulle notere deres undersøgelse og vurderinger af konkurssager.

Borger- og retssikkerhedschefen mente imidlertid, at det

–

set i forhold til, hvor indgribende en kon-

kursbegæring er for en virksomhed

–

var bedst stemmende med den ulovbestemte grundsætning om

notatpligt, at grundlaget for Gældsstyrelsens beslutninger i sager om konkursbegæringer generelt

blev noteret.

Derfor henstillede Borger- og retssikkerhedschefen til, at Gældsstyrelsen hurtigst muligt sikrede, at

der fremadrettet i konkurssager blev gjort notat om grundlaget for Gældsstyrelsens beslutning om,

hvorvidt der skal indgives en konkursbegæring.

Gældsstyrelsen har efterfølgende på baggrund af sagen udsendt en instruks til styrelsens sagsbehand-

lere på området, hvor det præciseres, at der i alle tilfælde skal gøres notat om de undersøgelser og

vurderinger, der ligger til grund for indgivelse af konkursbegæringer. Gældsstyrelsen har også oplyst,

at notatpligten vil blive indarbejdet i styrelsens procesvejledning for indgivelse af konkursbegæringer.

Pligten til at foretage notat suppleres desuden af princippet om god forvaltnings-

skik. Det betyder, at Skatteforvaltningen i visse tilfælde også kan være forpligtet

til at tage notat i en sag, selvom det hverken følger af forvaltningslovens § 13 el-

ler den ulovbestemte notatpligt.

Vejledning burde være blevet noteret

En virksomhedsejer henvendte sig til Skatteforvaltningens Kundecenter for at få vejledning om at lukke

sin virksomhed korrekt. I hvert af de efterfølgende tre år henvendte virksomhedsejeren sig igen til

Kundecenteret, fordi det hvert år fremgik af virksomhedsejerens årsopgørelse, at virksomheden endnu

ikke var lukket korrekt. Virksomhedsejeren måtte således tage kontakt til Kundecenteret tre år i træk,

før en medarbejder i Kundecenteret løste problemet.

Skatteforvaltningens Kundecenter havde ikke taget notat om de samtaler, som Kundecenterets medar-

bejdere i en årrække havde haft med virksomhedsejeren om lukningen af virksomheden. Det var der-

for ikke muligt for Kundecenteret at dokumentere, hvad Kundecentrets medarbejdere havde talt med

virksomhedsejeren om, og hvilken vejledning den pågældende havde fået.

Niels Fenger m.fl. (red.), Forvaltningsret, Jurist- og Økonomforbundets Forlag 2018, s. 543.

Niels Fenger m.fl. (red), Forvaltningsret, Jurist- og Økonomforbundets Forlag 2018, s. 542.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 20

Selvom Kundecentret ikke havde pligt til at føre notat om henvendelserne, vurderede Skattestyrelsens

fagdirektør, at det havde været hensigtsmæssigt, hvis medarbejderne kort havde noteret, hvad hen-

vendelserne vedrørte og den vejledning, den pågældende havde fået.

Princippet om god forvaltningsskik betyder, at Skatteforvaltningen blandt andet

skal sørge for, at der skabes et tillidsforhold mellem skatteydere og forvaltnin-

gen. Det kan blandt andet sikres ved, at forvaltningen via et notat kan dokumen-

tere over for en skatteyder, hvad der rent faktisk er sket i en sag for på den måde

at undgå tvivl om hændelsesforløbet.

Vejledning burde være sket på et skriftligt grundlag

En borger kontaktede Skatteforvaltningen telefonisk for at få vejledning om aktiebeskatning. Her fik borgeren op-

lyst, at en bestemt aktieløn skulle beskattes som aktieindkomst, og at borgeren kunne anvende sin ægtefælles

fradrag.

Skatteforvaltningen traf imidlertid en afgørelse med en anden beskatningsform end den, som borgeren var blevet

vejledt om telefonisk. Der forelå således ikke notater, som beskrev, hvad borgeren havde fået oplyst om aktiebe-

skatningen. Skattestyrelsen beklagede dette og det faktum, at borgeren var blevet vejledt om emnet telefonisk og

ikke på et skriftligt grundlag, så der have været mulighed for at undersøge alle forhold i sagen og dermed give bor-

geren en mere korrekt vejledning.

Skatteforvaltningen kunne således ved en skriftlig vejledning have tydeliggjort, at der udelukkende var tale om

vejledning, og at borgeren havde mulighed for at få et bindende svar om den kommende aktiebeskatning.

Journaliseringspligten

Forpligtelsen til at journalisere følger af offentlighedslovens § 15, stk. 1. Det bety-

der, at bl.a. dokumenter, der er modtaget eller afsendt af Skatteforvaltningen

som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, i det

omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt,

skal journaliseres.

Skatteforvaltningens instruks om journalisering

Skatteforvaltningens journaliseringsinstruks danner den overordnede ramme for al journalisering i Skatteforvalt-

ningen

–

uanset hvilket journaliseringssystem der anvendes.

Journaliseringsinstruksen skal sikre, at alle medarbejdere i Skatteforvaltningen journaliserer ensartet og derved

højner kvaliteten af journaliseringen.

Skatteforvaltningens instruks om journalisering suppleres desuden af kontorinstrukser, som de enkelte enheder i

Skatteforvaltningen laver efter en fast skabelon. Hver styrelse i Skatteforvaltningen skal desuden udpege mindst

én journaliseringskoordinator, som kan videreformidle information om journalisering og udrulle kvalitetsforbed-

rende tiltag.

Journaliseringspligten medfører, at Skatteforvaltningen blandt andet skal jour-

nalisere eksterne dokumenter, der enten er modtaget eller sendt til fx personer,

virksomheder, banker, institutioner mv., og som indgår i behandlingen af en sag.

Niels Fenger m.fl. (red.), Forvaltningsret, Jurist- og Økonomforbundets Forlag 2018, 543.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 21

Skattestyrelsen havde ikke inddraget alle relevante oplysninger i en afgørelse

I en mailkorrespondance mellem Skattestyrelsen og en virksomhed godkendte en medarbejder fra Skattestyrel-

sen skriftligt, at der ikke skulle indeholdes en bestemt afgift i virksomhedens skattesag. Da Skattestyrelsen senere

traf afgørelse i sagen, indgik dokumentationen om korrespondancen ikke i styrelsens forslag til afgørelse.

Det skyldtes, at korrespondancen ikke var blevet journaliseret i umiddelbar forlængelse af modtagelsen, hvilket

var i strid med journaliseringspligten i offentlighedslovens § 15. Derfor var korrespondancen heller ikke indgået i

grundlaget for forslaget til den afgørelse, som Skattestyrelsen havde sendt til virksomheden.

Fagdirektøren beklagede dette, og korrespondancen indgik herefter i den videre behandling af virksomhedens

skattesag.

Samtidig skal alle dokumenter, der har eller kan have betydning for sagens ind-

hold, processen eller fremskridt i sagen, herunder bevismæssigt materiale fra

tredjeparter, korrespondance, orientering om forventet sagsbehandlingstid mv.,

journaliseres.

Manglende journalisering førte til indskærpelse af journaliseringspligt

En borger anmodede pr. mail Skatteforvaltningen om genoptagelse af en skattesag. Men mailkorrespondancen

fremgik imidlertid ikke af borgerens sag, fordi korrespondancen ikke var blevet journaliseret. Mailkorrespondan-

cen var af betydning for borgerens sag og burde have været journaliseret på vedkommendes sag.

Derfor gav sagen anledning til, at fagdirektøren indskærpede Skattestyrelsens journaliseringspligt.

Sikrer den nødvendige dokumentation i en sag

Formålet med journalisering er først og fremmest at sikre den nødvendige doku-

mentation i en sag. Særligt i forhold til at kunne dokumentere, hvad der er sket i

en sag, fx om Skatteforvaltningen har modtaget alle relevante akter til brug for at

træffe afgørelse i en sag.

Ingen indikationer på manglende journalisering af et dokument

Skattestyrelsen traf afgørelse om fuld aktindsigt i dokumenter, som vedrørte en borgers skattesag. Efter borgeren

havde modtaget afgørelsen, klagede vedkommende over, at der manglede en dom i sagen, som vedkommende

tidligere havde fremsendt til brug for sagen i Skattestyrelsen. Borgeren klagede derfor over Skattestyrelsens sags-

behandling, herunder manglende journalisering.

I forbindelse med klagesagen oplyste Skattestyrelsen til borgeren, at den pågældende dom ikke var journaliseret i

Skattestyrelsens systemer. Det var imidlertid ikke muligt for fagdirektøren i Skattestyrelsen at vurdere, om der var

grundlag for at kritisere Skattestyrelsens journalisering. Det skyldtes, at det var ord mod ord. Borgerens udsagn

om at have sendt dommen på den ene side og på den anden side Skattestyrelsens opfattelse af, at styrelsen i sa-

gen havde behandlet dokumenterne i sagen med den fornødne omhu og uden indikationer på, at der manglede

at blive journaliseret dokumenter i sagen. Der var således ingen referencer eller omtale af dommen, ligesom at

andre dokumenter i sagen var blevet journaliseret flere gange i takt med, at forvaltningen modtog disse i forskel-

lige sammenhænge.

Borgeren klagede herefter til Borger- og retssikkerhedschefen, der udtalte, at hvis dommen var sendt til det da-

værende SKAT, burde den have været journaliseret. Men Borger- og retssikkerhedschefen havde samtidig ikke

mulighed for at fastslå, om dommen var modtaget hos det daværende SKAT eller ej.

Derfor havde Borger- og retssikkerhedschefen heller ikke mulighed for at vurdere, om det daværende SKAT

havde foretaget den nødvendige journalisering i sagen.

Journalisering er desuden med til at sikre en ensartet sagsbehandling af bor-

gere og virksomheders sager, hvilket dermed er med til at styrke retssikkerhe-

den.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 22

Tvivl om brev var modtaget pga. manglende journalisering

I forbindelse med en konkret skattesag fremsendte en borger et brev til Skattestyrelsen med en anmodning om

genoptagelse af en skattesag som følge af et tiltalefrafald i en straffesag.

I sager, hvor der sker tiltalefrafald i en straffesag, bliver den materielle skattesag kun genoptaget, hvis skatteyde-

ren selv henvender sig til Skatteforvaltningen inden for de gældende frister.

Borgeren kunne fremsende en kopi af brevet med datering og stilet til det daværende SKAT. Der blev søgt efter

brevet i Skatteforvaltningens it-systemer og arkiver, men uden held. Resultatet af undersøgelsen tydede på, at det

daværende SKAT ikke havde modtaget brevet.

Skattestyrelsen indledte herefter en undersøgelse af, hvorvidt anmodningen om genoptagelse kunne imødekom-

mes.

Hvis dokumenter af betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt ikke

journaliseres på en sag, kan det være yderst vanskeligt for forvaltningen efterføl-

gende at klarlægge, hvilke oplysninger der er lagt vægt på i en konkret sag.

Journalisering sikrer retten til aktindsigt

Formålet med journalisering er desuden at understøtte borgere og virksomhe-

ders ret til aktindsigt. For hvis de dokumenter, som Skatteforvaltningen har be-

handlet i forbindelse med en konkret sag, ikke er journaliseret på sagen, kan det

medføre, at disse dokumenter enten bliver glemt eller overset i forbindelse med

behandlingen af en anmodning om aktindsigt.

Dermed vil Skatteforvaltningen have svært ved efterfølgende at efterleve en bor-

ger eller virksomheds ret til aktindsigt i disse dokumenter, idet de ikke er journali-

seret på den pågældende sag.

Retten til aktindsigt gælder således uafhængigt af, om et dokument er journalise-

ret eller ej.

Vejledning kan også være omfattet af notat- og journaliseringspligten

Når Skatteforvaltningen yder generel vejledning til borgere og virksomheder, fx

via forvaltningens Kundecenter, er disse oplysninger som udgangspunkt ikke

omfattet af hverken notat- eller journaliseringspligten. Dog kan der være tilfælde,

hvor Skatteforvaltningen yder en så konkret vejledning, at denne kan være om-

fattet af pligten til at notere og journalisere.

Motorstyrelsen overså telefonnotater pga. manglende journalisering

En borger anmodede om aktindsigt i sin egen sag hos Motorstyrelsen. Borgeren kunne konstatere, at

der manglede flere telefonnotater på sagen.

Det drejede sig om telefonnotater fra borgerens henvendelser til Skatteforvaltningens Kundecenter,

herunder et notat om Kundecenterets orientering om en forventet sagsbehandlingstid af borgerens

skattesag hos Motorstyrelsen.

Men selvom Skatteforvaltningens Kundecenter havde taget notat af samtalen med borgeren, så var

notatet ikke blevet journaliseret i sagsbehandlingssystemet i Motorstyrelsen. Telefonnotatet var i ste-

det kun gemt

–

og ikke journaliseret

–

i det system, som Kundecentret bruger til deres sager.

Konsekvensen af Kundecenterets manglende journalisering i sagen var, at Motorstyrelsen overså tele-

fonnotat, da borgeren anmodede om aktindsigt i sin sag.

Selvom Kundecenterets hovedopgave er at yde vejledning, der ikke er journaliseringspligtig, var det

Borger- og retssikkerhedschefens opfattelse, at det pågældende notat efter en konkret vurdering var

journaliseringspligtigt. På den baggrund fandt Borger- og retssikkerhedschefen det beklageligt, at det

pågældende notat ikke var blevet journaliseret i Motorstyrelsens sagsbehandlingssystem.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 23

Sagen gav desuden anledning til mere generelt at undersøge, hvordan Kundecenteret sikrer, at notater

i Kundecenterets sagsbehandlingssystem, som undtagelsesvist er omfattet af journaliseringspligten,

også bliver journaliseret behørigt.

Som følge af undersøgelsen har Skatteforvaltningens Kundecenter taget initiativ til en formalisering af

den nærmere afgrænsning af ansvaret for notat- og journaliseringspligten af journaliseringspligtige op-

lysninger behandlet af Kundecentret i Skatteforvaltningen.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 24

Årets indsigelser i tal

I det følgende afsnit præsenteres en række hovedtal for Borger- og retssikker-

hedschefens og Skatteforvaltningens behandling af indsigelsessager samt de

henvendelser, som Borger- og retssikkerhedschefen har modtaget fra borgere

og virksomheder i 2020.

Hvad er en indsigelse?

Borgere og virksomheder kan i medfør af retningslinjerne i SKM2018.349.SKTST gøre indsigelse over Skattefor-

valtningens behandling af spørgsmål, som ikke er afgørelser. En indsigelse kan således omhandle spørgsmål, der

ikke har betydning for en afgørelses gyldighed, såsom:

•

Lang sagsbehandlingstid

•

Mangelfuld vejledning

•

En medarbejders adfærd

•

Kommunikation

Er der tale om en klage over afgørelser og sagsbehandling, der kan medføre, at en afgørelse anses for ugyldig, er

kompetencen henlagt til det almindelige klagesystem i Skatteforvaltningen.

Nye indsigelsessager

I 2020 modtog hele Skatteforvaltningen 145 indsigelser over forvaltningens

sagsbehandling til 1. behandling. Dette er et fald på 23 indsigelser i forhold til

2019, hvor Skatteforvaltningen modtog 168 indsigelser.

Borger- og retssikkerhedschefen har modtaget 21 indsigelser over Skatteforvalt-

ningens sagsbehandling til 2. behandling i 2020.

Figur 1. Antal indsigelser modtaget i 2018-2020

180

160

140

120

100

2018

132

168

145

2019

2020

Indsigelser, 1. behandling

Indsigelser, 2. behandling

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 25

Generelt skal det bemærkes, at antallet af sager, hvor der bliver gjort indsigelse

over Skatteforvaltningens sagsbehandling, fortsat er meget lavt set i forhold til

det antal sager, der hvert år samlet set bliver behandlet i Skatteforvaltningen.

Indsigelsessager i 1. instans

figur 2

nedenfor kan man se udviklingen i andelen af modtagne indsigelser til 1.

behandling i perioden 2018-2020 fordelt på styrelser i Skatteforvaltningen. Det

bemærkes, at fordelingen af indsigelser på de forskellige styrelser i høj grad af-

hænger af objektive faktorer, herunder styrelsernes størrelser og omfanget af

borgervendt aktivitet.

Figur 2. Andelen af indsigelser modtaget til 1. behandling i 2018-2020 fordelt på styrelser

2018

2019

2020

Skattest

20%

Motor

40%

Vurdering

Told

60%

Gæld

80%

100%

Administration og Service

Således har Skattestyrelsen i 2020 modtaget flest indsigelser over styrelsens

sagsbehandling med i alt 74 indsigelser. Dermed har Skattestyrelsen modtaget,

hvad der svarer til 51 procent af alle de indsigelser, der er modtaget i hele Skat-

teforvaltningen i 2020.

Gældsstyrelsen og Motorstyrelsen har i 2020 modtaget næstflest indsigelser

over styrelsernes sagsbehandling med henholdsvis 27 indsigelser over Gælds-

styrelsens sagsbehandling og 25 indsigelser over Motorstyrelsens sagsbehand-

ling.

Det bemærkes, at der ikke er modtaget indsigelser over sagsbehandlingen i Ud-

viklings- og Forenklingsstyrelsen i perioden 2018 til 2020. Det må blandt andet

antages at skyldes, at Udviklings- og Forenklingsstyrelsen kun har meget få op-

gaver, der indebærer sagsbehandling over for borgere og virksomheder. Af

samme grund er Udviklings- og Forenklingsstyrelsen ikke medtaget i nedenstå-

ende tabeller og figurer om modtagne og afsluttede indsigelser.

Indsigelsessager i 2. instans

Borger- og retssikkerhedschefen har modtaget 21 indsigelser til 2. behandling i

2020, hvilket er et lille fald i forhold til 2019, hvor Borger- og retssikkerhedsche-

fen modtog 23 indsigelser.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 26

Dette antal svarer til, at 12 procent af alle afsluttede indsigelsessager til 1. be-

handling eksklusiv tilbagekaldte/henlagte indsigelser i 2020 blev påklaget til 2.

behandling hos Borger- og retssikkerhedschefen.

Borger- og retssikkerhedschefen har i 2020 modtaget flest indsigelser over

Skattestyrelsens sagsbehandling med 11 klager og næstflest indsigelser over

Gældsstyrelsens sagsbehandling med i alt 7 klager.

Figur 3. Andelen af indsigelser modtaget til 2. behandling i 2018-2020 fordelt på styrelser

2018

2019

2020

Skattest

20%

Motor

40%

Vurdering

Told

60%

Gæld

80%

100%

Administration og Service

Afsluttede indsigelsessager

I 2020 afsluttede Skatteforvaltningen 1. behandlingen af 173 indsigelser over

forvaltningens sagsbehandling. Af disse indsigelser blev 167 afsluttet med et

svar til den, der havde klaget, mens seks indsigelsesklager blev afsluttet ved, at

klagen blev kaldt tilbage eller henlagt.

Tabel 1. Antal afsluttede indsigelser i 2020

Indsigelser, 1. behandling

Heraf tilbagekaldt/henlagt

Indsigelser, 2. behandling

Heraf tilbagekaldt/henlagt

Afsluttede indsigelser i alt

173

188

I Skattestyrelsen blev fire indsigelser tilbagekaldt og en indsigelse blev henlagt. I Vurderingsstyrelsen blev en

indsigelse tilbagekaldt.

Det skal her bemærkes, at Skatteforvaltningen i 2020 har afsluttet flere indsigel-

sessager (167), end forvaltningen har modtaget af nye sager i samme år (145).

Det må antages navnlig at skyldes, at Skattestyrelsen i 2020 har behandlet

mange indsigelsessager, der er modtaget i 2019, og som styrelsen ikke har

kunne afslutte inden for samme år. Skattestyrelsen har således i 2020 afsluttet

97 indsigelsessager (ikke medregnet tilbagekaldte/henlagte indsigelser),

selvom styrelsen alene har modtaget 74 nye indsigelsessager i samme periode.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 27

Nedenstående

figur 4

viser andelen af afsluttede indsigelser behandlet i 1. og 2.

instans fordelt på Skatteforvaltningens styrelser:

Figur 4. Andelen af afsluttede indsigelser i 2020 fordelt på styrelser

–

1. behandling og 2. be-

handling

1. behandling afsluttede

2. behandling afsluttede

Skattest

Motor

20%

Vurdering

Told

40%

Gæld

60%

80%

100%

Administration og Service

Det fremgår af ovenstående

figur 4,

at indsigelser over Gældsstyrelsens sagsbe-

handling udgør 33 procent af de afsluttede 2. instansbehandlinger, mens indsi-

gelser i 1. instans over Gældsstyrelsen kun udgør 17 procent af de afsluttede

indsigelsessager.

Hvad endte indsigelsessagerne med?

En indsigelse over Skatteforvaltningens sagsbehandling kan føre til følgende re-

sultater:

•

Der udtrykkes

beklagelse

for en mangelfuld eller fejlagtig sagsbehandling

i Skatteforvaltningen.

Der gives

kritik

af en mangelfuld eller fejlagtig sagsbehandling i Skattefor-

valtningen.

Der

henstilles

til, at der fremadrettet sker ændringer i Skatteforvaltnin-

gens arbejdsprocesser, systemer mv.

Skatteforvaltningens 1. instansbehandling af indsigelsessager

Ved en gennemgang af Skatteforvaltningens 1. behandling af indsigelsessager i

2020 ses det, at 66 af de afsluttede indsigelser (ikke medregnet tilbage-

kaldte/henlagte indsigelser) i Skatteforvaltningen gav anledning til beklagelse

eller kritik fra direktøren eller fagdirektøren i forhold til styrelsens eller fagdirek-

tørens egen sagsbehandling.

Dette svarer til beklagelser eller kritik i knap 39 procent af de afsluttede indsigel-

sessager i 2020 (ikke medregnet tilbagekaldte/henlagte indsigelser).

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 28

Figur 5. Hvad endte besvarelsen af 1. behandlingen med i de forskellige styrelser i 2020

Gæld

Told

Vurdering

Motor

Skattest

Beklagelse/henstilling

100

Ikke beklagelse/henstilling

Som det fremgår af ovenstående

figur 5,

er der stor forskel på, hvor ofte en sty-

relse i Skatteforvaltningen udtrykker beklagelse eller kritik af egen sagsbehand-

ling.

Motorstyrelsen har oftest udtryk beklagelse eller kritik af egen sagsbehandling,

idet Motorstyrelsen har udtryk beklagelse eller kritik i 54 procent af de afsluttede

indsigelsessager i 2020.

Toldstyrelsen har færrest gange udtrykt beklagelse eller kritik, idet Toldstyrelsen

ikke har udtrykt hverken beklagelse eller kritik i nogle af de 15 indsigelsessager,

som styrelsen har afsluttet i 2020.

Borger- og retssikkerhedschefens 2. behandling af indsigelsessager

Borger- og retssikkerhedschefens 2. behandling af indsigelsessager i 2020 gav i

otte ud af 15 afsluttede sager anledning til kritik og/eller henstillinger i forhold til

Skatteforvaltningens sagsbehandling, jf. nedenstående

figur 6.

Dette svarer til kritik og/eller henstillinger i knap 53 procent af de afsluttede ind-

sigelsessager i 2020.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 29

Figur 6. Hvad endte besvarelsen af 2. behandlingen med i de forskellige styrelser i 2020

Administration og Service

Gæld

Told

Motor

Skattest

Kritik/henstilling

Ikke kritik/henstilling

Sagsbehandlingstid for indsigelsessager

En indsigelsessag behandles således, at en borger eller virksomhed klager til

Skatteforvaltningens visitationsfunktion i Administrations- og Servicestyrelsen.

Herefter modtager klageren en kvittering fra visitationsenheden med oplysning

om den forventede sagsbehandlingstid. Hvis sagsbehandlingstiden ikke kan

overholdes, skal klageren have besked herom sammen med informationen om,

hvornår behandlingen af indsigelsen forventes afsluttet.

Målet er, at en indsigelse over Skatteforvaltningens sagsbehandling afsluttes se-

nest seks uger efter modtagelsen af indsigelsen fra Skatteforvaltningens visite-

ringsfunktion. Undtagelsesvis kan der fastsættes en sagsbehandlingstid på otte

uger, eksempelvis i forbindelse med sommerferie eller juleferie.

Det er vigtigt, at Skatteforvaltningen overholder de udmeldte sagsbehandlingsti-

der i indsigelsessager. Det skyldes, at en lang sagsbehandlingstid i indsigelses-

sagerne ellers kan være med til at forstærke den mistillid til Skatteforvaltningen,

som klageren

–

på baggrund af den indgivne indsigelse

–

ofte i forvejen vil have.

Sagsbehandlingstid i 1. instans indsigelsessager

Den udmeldte sagsbehandlingstid blev nået i 85 indsigelsessager i Skattefor-

valtningen, svarende til 51 procent af de i alt 167 afsluttede indsigelsessager i

2020 (ikke medregnet tilbagekaldte/henlagte indsigelser).

Der er imidlertid stor forskel på, i hvilket omfang de enkelte styrelser formår at

overholde den udmeldte sagsbehandlingstid. De fleste styrelser har afsluttet alle

eller næsten alle indsigelsessager inden for den fastsatte frist.

Dog adskiller Skattestyrelsen sig ved kun at have afsluttet 22 ud af styrelsens 97

afsluttede indsigelsessager inden for den udmeldte sagsbehandlingstid (ikke

medregnet tilbagekaldte/henlagte indsigelser). Det svarer til 22 procent af Skat-

testyrelsens afsluttede indsigelsessager.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 30

Der kan være flere grunde til, at en indsigelsessag trækker ud, fx som følge af sa-

gens omfang, kompleksitet, klagerens forhold eller afklaring af principielle

spørgsmål.

Selv om det kan være forklaringen i en del af indsigelserne på Skattestyrelsens

område, er det ikke tilfredsstillende, at Skattestyrelsen i 2020 har afsluttet så få

indsigelsessager inden for den udmeldte frist.

Sagsbehandlingstid 2. instans indsigelsessager

Hos Borger- og retssikkerhedschefen blev den udmeldte sagsbehandlingstid

nået i 12 indsigelsessager, svarende til 80 procent af de afsluttede indsigelses-

sager i 2020.

Øvrige henvendelser til Borger- og retssikkerhedschefen

Borger- og retssikkerhedschefen modtager en række henvendelser af forskellig

karakter fra borgere, virksomheder, rådgivere, interesseorganisationer og med-

arbejdere i Skatteforvaltningen. Behandlingen af disse henvendelser afhænger

af det konkrete indhold i henvendelsen.

Eksterne henvendelser kan fx være:

•

Spørgsmål inden for Skatteforvaltningens sagsområde

•

Klager over Skatteforvaltningens sagsbehandling (både henvendelser,

der kan blive til indsigelsessager eller klager over materielle afgørelser fra

Skatteforvaltningen)

•

Klager over manglende svar fra Skatteforvaltningen eller lang sagsbe-

handlingstid

•

Klager over en afgørelse fra Skatteforvaltningen

•

Bemærkninger til Skatteforvaltningens systemer og arbejdsprocesser.

Interne henvendelser vedrører for det meste Skatteforvaltningens ønske om juri-

disk sparring om faglige problemstillinger samt til udformningen af systemer og

arbejdsprocesser.

Endelig modtager Borger- og retssikkerhedschefen en række forslag til love, be-

kendtgørelser og styresignaler i høring.

Antallet af henvendelser til Borger- og retssikkerhedschefen i perioden 2018-

2020 fremgår af nedenstående

figur 7.

Det fremgår af figuren, at det samlede

antal henvendelser til Borger- og retssikkerhedschefen er faldet i 2020 i forhold

til 2019.

SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 274: Borger- og retssikkerhedschefens beretning for 2020

Beretning for 2020

Side 31

Figur 7. Antal øvrige henvendelser til Borger- og retssikkerhedschefen i 2018-2020

450

400

410

349

350

300

250

200

150

100

2018

2019

2020

284

Faldet i antallet af henvendelser i 2020 skyldes primært et markant lavere antal

interne henvendelser samt et lille fald i antallet af eksterne henvendelser.

Figur 8. Andelen af øvrige henvendelser til Borger- og retssikkerhedschefen i 2018-2020 for-

delt på henvendelsestyper

Eksterne henvendelser

Interne henvendelser

Love, bekendtgørelser mv.

Styresignaler

Diverse

2018

2019

100

2020

150

200